K2 Модуль M.E.Doc

K2 Модуль M.E.Doc — інтеграційний модуль K2 ERP для обміну документами, контрагентами, статусами, квитанціями та іншими даними з M.E.Doc, електронною звітністю, ЕДО, КЕП, податковими накладними, первинними документами, продажами, закупівлями, складом, фінансами та управлінською аналітикою, яка може використовуватися як альтернатива для: ручне перенесення документів у M.E.Doc; паперовий документообіг; Excel-журнали документів; ручне підписання документів; окремий ЕДО без ERP; ручне перенесення квитанцій і статусів; 1С; BAS; старі ERP; розрізнені системи документообігу.

Категорії застосування: K2 Модуль M.E.Doc, K2 Модуль Medoc, K2 ERP, K2 Cloud ERP, інтеграції K2 ERP, M.E.Doc, Medoc, ЕДО, КЕП, електронна звітність, електронний документообіг, податкові накладні, українська ERP, українське ПЗ.

K2 Модуль M.E.Doc або K2 Модуль Medoc — інтеграційний модуль K2 ERP для обміну даними між ERP-системою K2 та програмним забезпеченням M.E.Doc. Модуль призначений для автоматизації роботи з електронною звітністю, електронним документообігом, КЕП, первинними документами, податковими накладними, розрахунками коригування, контрагентами, квитанціями, статусами документів, продажами, закупівлями, складом, фінансами та управлінською аналітикою.

M.E.Doc на офіційному сайті позиціонується як рішення для звітності до контролюючих органів, обміну електронними документами з контрагентами та розрахунку зарплати.^[1] Окремо Medoc має напрям електронного документообігу Medoc.ЕДО для обміну документами з контрагентами.^[2] Також Medoc описує API-інтеграцію як гнучкий спосіб підключення до бухгалтерських та ERP-систем.^[3]

Для екосистеми K2 ERP цей модуль важливий тим, що поєднує внутрішній ERP-контур підприємства з українською інфраструктурою електронної звітності, ЕДО та підписання документів. Якщо K2 ERP відповідає за облік, продажі, закупівлі, склад, фінанси, контрагентів, договори, CRM, документи й управлінську аналітику, то M.E.Doc може відповідати за регламентований обмін, підписання, відправлення, квитанції та статуси документів.

Перевага K2 ERP

K2 Модуль M.E.Doc дозволяє поєднати документи, контрагентів, продажі, закупівлі, склад, фінанси, ЕДО, КЕП, податкові накладні, квитанції та статуси в одному ERP-процесі без ручного дублювання даних між K2 ERP і M.E.Doc.

Призначення модуля

K2 Модуль M.E.Doc призначений для автоматизації обміну даними між K2 ERP та M.E.Doc. Його основна задача — зробити документообіг не окремою ручною дією бухгалтера, а частиною керованого бізнес-процесу.

Модуль може використовуватися для:

передавання первинних документів із K2 ERP до M.E.Doc;
отримання статусів документів;
отримання квитанцій;
роботи з податковими накладними;
роботи з розрахунками коригування;
синхронізації контрагентів;
передачі рахунків, актів, видаткових накладних;
контролю підписання КЕП;
журналювання обміну;
контролю помилок;
зв’язку документів із продажами, закупівлями, складом і фінансами;
аналітики електронного документообігу.

Роль M.E.Doc у модулі

M.E.Doc виконує роль зовнішньої системи для звітності, ЕДО, КЕП та обміну документами. На сторінці інтеграції M.E.Doc зазначено, що інтеграція з обліковими системами призначена для автоматизації документообігу та звітності бізнесу, а також для роботи з ERP та іншими обліковими системами.^[4]

У типовій архітектурі:

K2 ERP створює та зберігає операційний документ;
M.E.Doc забезпечує підписання, відправлення, обмін, квитанції та регламентовані дії;
інтеграційний модуль забезпечує обмін між двома системами;
користувач бачить зв’язок між ERP-документом і його статусом у M.E.Doc.

K2 ERP як джерело бізнес-даних

K2 ERP може бути основною системою, де створюються і зберігаються бізнес-дані:

контрагенти;
договори;
товари;
послуги;
рахунки;
акти;
накладні;
податкові дані;
замовлення клієнтів;
замовлення постачальникам;
складські операції;
оплати;
фінансова аналітика;
управлінська звітність.

K2 Модуль M.E.Doc дозволяє використовувати ці дані для електронного документообігу без повторного введення в M.E.Doc.

Перевага K2 ERP: ERP як єдине джерело даних

Документ створюється в K2 ERP на основі реального продажу, закупівлі, складу або фінансової операції, а не вводиться вручну в кількох системах. Це зменшує ризик помилок у сумах, реквізитах, контрагентах і статусах.

Типова схема інтеграції

Типова схема роботи K2 Модуль M.E.Doc може виглядати так:

У K2 ERP створюється документ: рахунок, акт, накладна, податкова накладна або інший документ.
ERP перевіряє контрагента, договір, товари, послуги, суми, податки й аналітику.
Документ передається в M.E.Doc через інтеграційний механізм або API.
У M.E.Doc документ підписується КЕП.
Документ надсилається контрагенту або до контролюючого органу.
M.E.Doc отримує квитанцію або статус.
Статус повертається в K2 ERP.
У K2 ERP користувач бачить повний життєвий цикл документа.
Дані потрапляють у фінансову, бухгалтерську та управлінську аналітику.

Документи, які може обробляти модуль

K2 Модуль M.E.Doc може бути налаштований для роботи з різними типами документів.

Типові документи:

рахунок;
акт виконаних робіт;
видаткова накладна;
податкова накладна;
розрахунок коригування;
договір;
додаткова угода;
товарно-транспортна накладна;
акт звірки;
первинний документ;
службовий документ;
звітна форма.

У M.E.Doc доступна можливість створення, підписання та обміну з контрагентами первинними документами, зокрема рахунками та видатковими накладними.^[5]

Первинні документи

Первинні документи є основою обліку продажів, закупівель, послуг, складу та фінансів. Якщо вони створюються в K2 ERP, то інтеграція з M.E.Doc дозволяє не переносити їх вручну.

До первинних документів можуть належати:

рахунки;
акти;
накладні;
акти звірки;
документи постачальників;
документи покупців;
службові документи;
документи для ЕДО.

У K2 ERP первинний документ пов’язується з операцією, а в M.E.Doc — з підписанням, відправленням, отриманням і статусом.

Податкові накладні та розрахунки коригування

Податкові накладні та розрахунки коригування є критично важливими документами для платників ПДВ. Вони пов’язані з продажами, закупівлями, оплатами, контрагентами, податковим обліком і звітністю.

K2 Модуль M.E.Doc може використовуватися для:

підготовки даних для податкової накладної;
передавання ПН у M.E.Doc;
передавання РК у M.E.Doc;
підписання КЕП;
відправлення;
отримання квитанції;
повернення статусу в K2 ERP;
контролю зв’язку між ПН, документом продажу та оплатою.

На сторінці інтеграції M.E.Doc окремо згадується передача податкових накладних та інших документів з облікової системи в M.E.Doc.^[6]

ЕДО з контрагентами

K2 Модуль M.E.Doc може використовуватися для обміну електронними документами з контрагентами. Це особливо важливо для B2B-процесів, де документи мають бути підписані обома сторонами.

ЕДО-сценарій може виглядати так:

Документ створюється в K2 ERP.
Передається в M.E.Doc.
Підписується КЕП.
Надсилається контрагенту.
Контрагент підписує, приймає або відхиляє документ.
Статус повертається в ERP.
ERP відображає, які документи підписані, очікують або мають помилки.

Перевага K2 ERP: ЕДО з контекстом обліку

Документ у M.E.Doc не існує окремо від бізнес-операції: у K2 ERP він пов’язаний із замовленням, контрагентом, договором, складом, оплатою, фінансовим результатом і відповідальним менеджером.

КЕП і підписання

КЕП використовується для юридично значущого підписання документів, звітності та обміну з контрагентами. У контексті K2 Модуль M.E.Doc важливо, щоб підписання документів було не ізольованою дією, а частиною контрольованого процесу.

Модуль може допомагати контролювати:

хто створив документ;
хто передав документ у M.E.Doc;
хто має право підпису;
чи документ підписаний;
чи документ відправлений;
чи отримано квитанцію;
чи документ прийнятий або відхилений;
який статус повернувся в ERP.

Важливо

КЕП, паролі, API-доступи та права підписання потрібно зберігати й налаштовувати безпечно. Доступ до підписання, відправлення документів і перегляду звітності має надаватися лише відповідальним користувачам.

Квитанції та статуси

Квитанції та статуси є важливою частиною інтеграції з M.E.Doc. Без повернення статусів у ERP користувач змушений вручну перевіряти M.E.Doc і переносити інформацію назад у K2 ERP.

K2 Модуль M.E.Doc може працювати зі статусами:

створено;
передано;
підписано;
відправлено;
доставлено;
прийнято;
відхилено;
очікує підпису;
потребує виправлення;
отримано квитанцію;
помилка обміну.

Medoc REST API описує сценарій, у якому документ потрібно створити, підписати та відправити, а потім отримати стан його обробки.^[7]

Medoc REST API у модулі

Medoc REST API може бути одним із технічних механізмів інтеграції K2 ERP з M.E.Doc. Через API можна автоматизувати частину дій із документами, статусами, підписанням, відправленням і довідниками.

У модулі REST API може використовуватися для:

створення документів у M.E.Doc;
передавання документів із K2 ERP;
підписання документів;
відправлення документів;
отримання статусів;
отримання квитанцій;
роботи з довідником контрагентів;
обробки помилок;
журналювання обміну.

M.E.Doc також має сторінку Medoc API, де API описується як інструмент для інтеграції з бухгалтерськими та ERP-системами.^[8]

Контрагенти

Контрагенти є одним із ключових довідників для інтеграції K2 ERP з M.E.Doc. Помилки в реквізитах контрагента призводять до помилок у документах, квитанціях, податкових накладних і ЕДО.

K2 ERP може бути основним джерелом даних про контрагентів:

назва;
ЄДРПОУ;
ІПН;
юридична адреса;
фактична адреса;
банківські реквізити;
контактні особи;
договори;
статус платника ПДВ;
історія документів;
фінансова аналітика.

M.E.Doc у 2024 році повідомляв про реалізацію роботи з довідником контрагентів за допомогою REST API в оновленні Medoc 11.02.157.^[9]

Продажі

У продажах K2 Модуль M.E.Doc дозволяє пов’язати комерційний і документальний процес.

Типовий сценарій продажу:

У K2 ERP створюється замовлення клієнта.
Формується рахунок.
Резервується товар.
Формується видаткова накладна або акт.
За потреби формується податкова накладна.
Документ передається в M.E.Doc.
Підписується КЕП.
Надсилається клієнту або до контролюючого органу.
Статус повертається в ERP.
Оплата й документи відображаються у фінансовій аналітиці.

Закупівлі

У закупівлях модуль може використовуватися для роботи з документами постачальників і контролю статусів.

Типовий сценарій закупівлі:

У K2 ERP створюється замовлення постачальнику.
Отримується рахунок.
Фіксується надходження товару або послуги.
Отримується вхідна накладна або акт.
Документ може бути отриманий через M.E.Doc.
Статус документа передається в ERP.
Документ пов’язується з надходженням, оплатою, договором і складом.

Склад

K2 Модуль M.E.Doc не замінює складський облік, але пов’язує складські документи з електронним документообігом.

У складському контурі модуль може бути пов’язаний з:

видатковими накладними;
вхідними накладними;
поверненнями;
товарно-транспортними накладними;
е-ТТН;
відвантаженням;
надходженням;
переміщенням;
складськими статусами.

Фінанси

Фінансовий контур K2 ERP може використовувати статуси M.E.Doc для контролю документів, оплат і взаєморозрахунків.

Модуль може допомагати:

зв’язувати документ із оплатою;
контролювати дебіторську заборгованість;
контролювати кредиторську заборгованість;
бачити документи без підпису;
бачити документи без квитанцій;
контролювати відхилені документи;
аналізувати затримки підписання;
будувати управлінську аналітику документообігу.

B2B-процеси

У B2B документи мають особливе значення. Продаж або закупівля між компаніями зазвичай включає рахунки, акти, накладні, договори, податкові документи, ТТН, оплату та контроль підписання.

K2 Модуль M.E.Doc може бути важливим для:

корпоративних продажів;
гуртових продажів;
дистрибуції;
закупівель;
сервісних компаній;
виробничих компаній;
логістичних компаній;
компаній із великою кількістю контрагентів;
компаній із регулярним документообігом.

SAF-T UA

SAF-T UA є напрямом, пов’язаним зі структурованими обліковими даними та електронним аудитом. M.E.Doc повідомляв про введення в експлуатацію сервісу Medoc API SAF-T UA у 2025 році.^[10]

Для K2 ERP це може бути важливо в майбутніх або окремо налаштованих сценаріях:

підготовка структурованих облікових даних;
перевірка повноти обліку;
передавання даних у потрібному форматі;
аудит документів;
контроль відповідності облікових даних;
зв’язок із регламентованими вимогами.

е-ТТН

Електронна товарно-транспортна накладна може бути важливою для компаній, які працюють із логістикою, доставкою, перевезеннями, дистрибуцією та складом. M.E.Doc має напрям рішень для е-ТТН і REST API для інтеграції роботи з ТТН до облікової системи.^[11]

У зв’язці з K2 ERP це може бути корисно для:

відвантажень;
перевезень;
роботи з перевізниками;
товарно-транспортних документів;
логістичних статусів;
контролю доставки;
зв’язку складу, документів і фінансів.

Журнал обміну

K2 Модуль M.E.Doc має передбачати журнал обміну, оскільки документообіг потребує контролю й аудиту.

Журнал може містити:

дату і час передачі;
користувача;
тип документа;
номер документа;
контрагента;
напрям обміну;
статус;
текст помилки;
квитанцію;
повторну спробу;
зв’язок із документом K2 ERP.

Обробка помилок

Під час інтеграції можуть виникати помилки. Їх потрібно не приховувати, а коректно показувати відповідальним користувачам.

Типові помилки:

некоректні реквізити контрагента;
відсутній ЄДРПОУ або ІПН;
неправильна податкова група;
помилка підписання КЕП;
недоступний API;
неправильні права доступу;
документ уже існує;
документ відхилено;
не отримано квитанцію;
помилка формату;
помилка зв’язку;
невідповідність сум.

Технічна примітка

Для промислової інтеграції важливо не лише передавати документи, а й мати зрозумілий журнал помилок, повторну відправку, відповідальних користувачів і контроль статусів у K2 ERP.

Технічні особливості інтеграції

Перед запуском K2 Модуль M.E.Doc потрібно визначити технічну архітектуру та правила обміну.

Основні питання:

які документи передаються з K2 ERP у M.E.Doc;
які документи отримуються з M.E.Doc у K2 ERP;
які статуси повертаються в ERP;
як обробляються квитанції;
як працює КЕП;
де виконується підписання;
хто має права на відправлення;
як синхронізуються контрагенти;
як обробляються помилки;
як ведеться журнал обміну;
які версії M.E.Doc використовуються;
чи доступний Medoc REST API;
які формати документів підтримуються;
як забезпечується безпека ключів;
як відбувається архівування документів;
як працює повторна відправка;
як документ блокується від дублювання.

Безпека

Інтеграція з M.E.Doc працює з важливими бізнес-даними: документами, контрагентами, сумами, підписами, звітністю та статусами. Тому безпека є обов’язковою частиною впровадження.

Потрібно контролювати:

права користувачів;
доступ до КЕП;
паролі;
API-ключі;
журнали дій;
резервні копії;
доступ до документів;
права на підписання;
права на відправлення;
шифрування й захист каналів;
контроль змін.

Важливо

Документи, КЕП, API-доступи та журнали інтеграції мають захищатися на рівні прав користувачів, технічної інфраструктури та внутрішніх регламентів компанії.

Типові проблеми без інтеграції

Якщо K2 ERP і M.E.Doc працюють окремо, бізнес може стикатися з типовими проблемами:

ручне перенесення документів;
дублювання контрагентів;
помилки в реквізитах;
різні суми в ERP і M.E.Doc;
втрата статусів документів;
відсутність зв’язку між документом і оплатою;
складність контролю квитанцій;
ручна перевірка підписання;
затримки в обміні з контрагентами;
складність пошуку документів;
відсутність єдиної аналітики документообігу;
розрив між бухгалтерією, складом, продажами й фінансами.

Переваги K2 Модуль M.E.Doc

K2 Модуль M.E.Doc може дати бізнесу такі переваги:

менше ручного перенесення документів;
єдиний довідник контрагентів;
контроль статусів документів;
зв’язок документа з продажем або закупівлею;
зв’язок документа з оплатою;
зв’язок документа зі складом;
швидше підписання КЕП;
контроль квитанцій;
прозорий журнал обміну;
менше помилок у реквізитах;
кращий контроль первинних документів;
фінансова аналітика;
управлінська аналітика документообігу;
підтримка B2B-процесів;
кращий контроль регламентованих строків.

Перевага K2 ERP: M.E.Doc без ручної рутини

K2 Модуль M.E.Doc дозволяє зменшити ручне дублювання документів, реквізитів, контрагентів, сум, статусів і квитанцій між ERP, бухгалтерією, ЕДО та звітністю.

Практична користь для відділів компанії

Бухгалтерія отримує менше ручного перенесення документів, кращий контроль квитанцій, статусів, податкових документів і первинки.

Відділ продажів бачить, чи документ клієнту відправлено, підписано, прийнято або відхилено.

Відділ закупівель може контролювати документи постачальників і їх зв’язок із надходженням, оплатою та договором.

Склад бачить зв’язок між відвантаженням, накладною, ТТН і документальним статусом.

Фінансовий відділ отримує зв’язок між документами, оплатами, дебіторською та кредиторською заборгованістю.

Керівництво бачить аналітику документообігу, затримки, проблемні документи й навантаження на процес.

Український бізнес підтримує український бізнес

K2 ERP і M.E.Doc є частинами української бізнес-екосистеми. K2 ERP допомагає автоматизувати облік, продажі, закупівлі, склад, фінанси, CRM, e-commerce, B2B і аналітику, а M.E.Doc забезпечує звітність, ЕДО, КЕП і обмін документами.

Таке поєднання українських продуктів і сервісів допомагає:

розвивати українську ERP-екосистему;
підтримувати український електронний документообіг;
поєднувати ERP, ЕДО, КЕП, звітність і документи;
зменшувати ручну роботу бухгалтерії;
зменшувати залежність від застарілих систем;
будувати альтернативу пострадянській ERP-моделі;
формувати сучасну цифрову інфраструктуру для бізнесу.

Перевага для українського бізнесу

K2 Модуль M.E.Doc демонструє, як українська ERP та український сервіс електронної звітності й документообігу можуть працювати разом: K2 ERP керує обліком, складом, документами й фінансами, а M.E.Doc забезпечує звітність, ЕДО, КЕП і обмін документами.

Значення модуля для K2 ERP

K2 Модуль M.E.Doc підсилює K2 ERP як відкриту ERP-платформу для українського бізнесу. Модуль дає можливість поєднати операційний облік із електронною звітністю, ЕДО, підписанням документів, квитанціями, податковими документами та статусами.

Для бухгалтерії, фінансового відділу, продажів, закупівель, складу та керівництва це означає більш керований процес:

документ створено в K2 ERP → передано в M.E.Doc → підписано КЕП → надіслано → отримано статус → відображено в K2 ERP → включено в аналітику.

Див. також

Посилання

Примітки

[1] ttps://medoc.ua/

[2] ttps://medoc.ua/elektronniy_dokumentoobig

[3] ttps://medoc.ua/page/integrationapi

[4] ttps://medoc.ua/page/integration

[5] ttps://medoc.ua/faq/stvorennja-pdpisannja-ta-vdpravka-pervinnih-dokumentv

[6] ttps://medoc.ua/integration

[7] ttps://medoc.ua/faq/opis-metodv-web-api

[8] ttps://medoc.ua/page/integrationapi

[9] ttps://medoc.ua/faq/Import-dovidnyka-kontrahentiv-za-dopomohoiu-restapi

[10] ttps://medoc.ua/news/onovlennja-servsu-medoc-api-saf-t-ua-nov-mozhlivost

[11] ttps://medoc.ua/page/ettn

[1]

[2]

[3]

[4]

[5]

[6]

[7]

[8]

[9]

[10]

[11]