ЕДО

ЕДО — це скорочення від електронний документообіг. ЕДО використовується для створення, погодження, підписання, надсилання, отримання, зберігання та обробки документів в електронному вигляді.

Електронний документообіг застосовується у бізнесі, бухгалтерії, закупівлях, продажах, кадровому обліку, логістиці, звітності, взаємодії з контрагентами та державними органами.

Важливо: ЕДО дозволяє замінити паперові документи електронними документами, які можуть мати юридичну силу за умови правильного підписання, зберігання та обміну між сторонами.

Загальний опис

Електронний документообіг дає змогу компаніям працювати з документами без друку, ручного підписання, сканування та фізичного пересилання паперів. Документ створюється в електронній системі, проходить погодження, підписується електронним підписом і передається іншій стороні або зберігається в архіві.

ЕДО може використовуватися як усередині компанії, так і для обміну документами з контрагентами. Наприклад, підприємство може створити рахунок, видаткову накладну, акт виконаних робіт або договір в ERP-системі, підписати його електронним підписом і надіслати контрагенту через сервіс електронного документообігу.

Зверніть увагу: ЕДО — це не лише надсилання PDF-файлів електронною поштою. Повноцінний електронний документообіг включає ідентифікацію сторін, підписання, контроль статусів, журнал дій, зберігання документів і можливість перевірки підписів.

Основні можливості ЕДО

ЕДО може забезпечувати такі можливості:

створення електронних документів;
погодження документів усередині компанії;
підписання документів електронним підписом;
надсилання документів контрагентам;
отримання документів від контрагентів;
перевірка електронних підписів;
зберігання документів в електронному архіві;
пошук документів;
контроль статусів;
журналювання дій користувачів;
інтеграція з ERP, CRM або бухгалтерською системою;
обмін документами з державними сервісами;
формування звітності;
контроль строків погодження та підписання.

Типи електронних документів

Через ЕДО можуть оброблятися різні типи документів:

договори;
додаткові угоди;
рахунки;
акти виконаних робіт;
видаткові накладні;
товарно-транспортні накладні;
податкові накладні;
коригування;
заявки;
замовлення;
довіреності;
кадрові документи;
внутрішні накази;
службові записки;
звіти;
первинні бухгалтерські документи.

Практичне застосування: ЕДО особливо корисний для компаній, які регулярно обмінюються актами, накладними, договорами, рахунками та іншими документами з великою кількістю контрагентів.

Внутрішній і зовнішній ЕДО

ЕДО можна умовно поділити на внутрішній і зовнішній.

Внутрішній ЕДО

Внутрішній електронний документообіг використовується всередині компанії. Він допомагає погоджувати документи між працівниками, відділами, керівниками та відповідальними особами.

Приклади внутрішніх документів:

заявки на оплату;
службові записки;
накази;
кадрові документи;
заявки на закупівлю;
внутрішні погодження договорів;
маршрути погодження рахунків;
заявки на відпустку;
документи фінансового контролю.

Зовнішній ЕДО

Зовнішній електронний документообіг використовується для обміну документами з контрагентами, клієнтами, постачальниками, банками, державними органами або іншими зовнішніми сторонами.

Приклади зовнішніх документів:

договори з контрагентами;
акти виконаних робіт;
видаткові накладні;
рахунки;
податкові документи;
документи для перевізників;
документи для маркетплейсів;
звітність.

Електронний підпис

Електронний підпис використовується для підтвердження авторства, цілісності та юридичної значущості електронного документа.

В електронному документообігу можуть використовуватися:

кваліфікований електронний підпис;
удосконалений електронний підпис;
печатка підприємства;
хмарний електронний підпис;
підпис через банківський або державний сервіс;
підпис через сервіс електронного документообігу.

Не плутати: електронний документ без підпису і електронний документ з електронним підписом можуть мати різний юридичний статус. Для важливих господарських документів потрібно перевіряти вимоги до підписання.

Сервіси електронного документообігу

Для ЕДО можуть використовуватися спеціалізовані сервіси. В Україні до таких сервісів часто належать:

Вчасно;
M.E.Doc;
СОТА;
EDIN;
Paperless;
ПТАХ;
сервіси електронного кабінету;
внутрішні корпоративні системи документообігу;
модулі ЕДО в ERP-системах.

Такі сервіси можуть забезпечувати обмін документами, підписання, перевірку підписів, зберігання документів, повідомлення про статуси та інтеграцію з обліковими системами.

ЕДО і ERP

Інтеграція ЕДО з ERP-системою дозволяє автоматизувати роботу з документами без ручного дублювання даних.

ERP може формувати документ, наприклад рахунок, акт або накладну, а модуль ЕДО передає його на підписання і відправлення контрагенту. Після підписання система може повернути статус документа назад в ERP.

Інтеграційний акцент: найкраща схема — коли ERP є джерелом бізнес-даних і документів, а сервіс ЕДО відповідає за підписання, обмін, доставку та підтвердження статусів.

Використання ЕДО у K2 ERP

У системі K2 ERP електронний документообіг може використовуватися для автоматизації створення, погодження, підписання, надсилання та зберігання документів.

Типова інтеграція ЕДО з K2 ERP може передбачати:

створення документа в K2 ERP;
вибір контрагента;
формування друкованої або електронної форми документа;
перевірку реквізитів;
вибір підписанта;
передавання документа в сервіс ЕДО;
підписання документа;
надсилання контрагенту;
отримання статусу доставки;
отримання статусу підписання;
збереження підписаного документа;
зв’язок електронного документа з документом обліку;
журналювання дій користувачів.

Для K2 ERP: ЕДО бажано реалізовувати як окремий модуль інтеграції. Він має отримувати документ із ERP, передавати його в сервіс електронного документообігу, обробляти статуси та повертати результат у картку документа.

Типовий сценарій роботи ЕДО

Типовий процес роботи з електронним документообігом може виглядати так:

Користувач створює документ в ERP або сервісі ЕДО.
Система перевіряє реквізити документа.
Документ проходить внутрішнє погодження.
Відповідальна особа підписує документ електронним підписом.
Документ надсилається контрагенту.
Контрагент отримує документ.
Контрагент підписує або відхиляє документ.
Система отримує статус.
Підписаний документ зберігається в електронному архіві.
Статус документа оновлюється в ERP.

Статуси документів в ЕДО

Для контролю процесу в ЕДО можуть використовуватися такі статуси:

створено;
чернетка;
на погодженні;
погоджено;
відхилено;
очікує підпису;
підписано;
надіслано;
доставлено;
отримано контрагентом;
підписано контрагентом;
відхилено контрагентом;
анульовано;
помилка відправлення;
помилка підпису;
архівовано.

Дані, які бажано зберігати в обліковій системі

Після обміну електронним документом в ERP бажано зберігати:

номер документа;
дату документа;
тип документа;
контрагента;
суму документа;
валюту;
відповідального користувача;
підписанта;
статус погодження;
статус підписання;
статус доставки;
ідентифікатор документа в сервісі ЕДО;
дату відправлення;
дату підписання;
дату отримання контрагентом;
файл документа;
файл підпису або контейнер підписаного документа;
журнал помилок;
зв’язок із первинним документом ERP.

Переваги ЕДО

До основних переваг електронного документообігу можна віднести:

зменшення використання паперу;
швидше погодження документів;
швидший обмін із контрагентами;
менше ручної роботи;
зменшення ризику втрати документів;
контроль статусів;
зручний електронний архів;
швидкий пошук документів;
можливість роботи віддалено;
інтеграція з ERP і бухгалтерськими системами;
зменшення витрат на друк, доставку і зберігання паперових документів.

Обмеження та ризики ЕДО

ЕДО має і певні обмеження:

потрібні електронні підписи;
потрібно налаштувати права доступу;
потрібно домовитися з контрагентами про формат обміну;
не всі контрагенти можуть користуватися одним і тим самим сервісом;
інтеграція з ERP може потребувати розробки;
потрібно контролювати строк дії електронних підписів;
потрібно забезпечити безпечне зберігання документів;
можливі помилки підписання або відправлення;
потрібен контроль юридичних вимог до конкретних типів документів.

Рекомендація: перед впровадженням ЕДО потрібно визначити перелік документів, маршрути погодження, відповідальних осіб, сервіси обміну, вимоги до підписів і правила зберігання електронних документів.

Можливі помилки під час роботи ЕДО

Під час роботи з електронним документообігом можуть виникати такі ситуації:

документ не підписано;
підпис недійсний;
сертифікат підпису прострочений;
документ не доставлено контрагенту;
контрагент відхилив документ;
неправильні реквізити;
помилка формату документа;
відсутній файл підпису;
користувач не має прав на підписання;
документ дублюється;
статус не повернувся в ERP;
помилка API сервісу ЕДО;
немає зв’язку із сервісом ЕДО.

Безпека ЕДО

Для безпечної роботи електронного документообігу потрібно контролювати:

права доступу користувачів;
ролі підписантів;
захист електронних підписів;
журнал дій;
двофакторну автентифікацію;
обмеження доступу до конфіденційних документів;
резервне копіювання;
шифрування передавання даних;
строк дії сертифікатів;
правила зберігання документів;
блокування доступу звільнених працівників.

ЕДО і електронна звітність

ЕДО часто пов’язаний з електронною звітністю, але це не одне й те саме.

Електронний документообіг охоплює обмін документами між компаніями, всередині компанії або з іншими організаціями.

Електронна звітність — це подання звітів до державних органів в електронному вигляді.

Не плутати: ЕДО — це широкий процес роботи з електронними документами. Електронна звітність є окремим напрямом, пов’язаним із поданням звітів до державних органів.

Висновок

ЕДО — це важливий інструмент для автоматизації роботи з документами. Він дозволяє створювати, погоджувати, підписувати, надсилати, отримувати та зберігати документи в електронному вигляді.

Для бізнесу електронний документообіг зменшує ручну роботу, пришвидшує обмін документами, спрощує контроль статусів і покращує доступ до архіву. У поєднанні з K2 ERP ЕДО може стати частиною єдиного процесу: від створення документа в обліковій системі до його підписання, відправлення контрагенту та збереження підписаної версії.

Див. також

Технічне завдання: Передача звітності з K2 ERP до Електронного кабінету ДПС

Технічне завдання: передача документів для звітності в податкову через Вчасно для Python

Технічне завдання: передача документів для звітності в податкову через Медок для Python

Технічне завдання: передача документів для звітності в податкову через Edin для Python

Накладення електронного підпису за допомогою Дія в Python

Уніфіковане накладання електронного підпису різних сервісних центрів України