FREDO

FREDO — це український сервіс електронної звітності та електронного документообігу для бізнесу. Він використовується для подання електронної звітності, адміністрування ПДВ, обміну податковими накладними та розрахунками коригування, а також для обміну первинними електронними документами між контрагентами.

До основних сервісів FREDO належать FREDO Звіт і FREDO ДокМен. FREDO Звіт призначений для подання електронної звітності, адміністрування ПДВ та обміну ПН/РК, а FREDO ДокМен — для обміну електронними документами між контрагентами.

Важливо: FREDO — це не ERP-система, а сервіс електронної звітності та документообігу. ERP або облікова система формує бізнес-документи, а FREDO може використовуватися для подання звітності, обміну документами, підписання та контролю статусів.

Загальний опис

FREDO використовується компаніями, бухгалтерами та підприємцями для електронної взаємодії з контролюючими органами і контрагентами. Сервіс дає змогу формувати, підписувати, відправляти та отримувати документи в електронному вигляді.

FREDO Звіт описується як сервіс для здачі електронної звітності, електронного адміністрування ПДВ і обміну податковими накладними та розрахунками коригування між контрагентами. Сервіс також має інтеграцію з системами автоматизації бізнесу BAS.

FREDO ДокМен призначений для обміну електронними документами з контрагентами, зокрема рахунками, актами виконаних робіт, товарними накладними та іншими первинними документами безпосередньо з конфігурацій BAS.

Зверніть увагу: конкретний набір можливостей FREDO залежить від підключеного сервісу, ліцензії, версії програми, налаштувань облікової системи, сертифікатів електронного підпису та доступів користувачів.

Основні сервіси FREDO

FREDO Звіт

FREDO Звіт — це сервіс для подання електронної звітності до контролюючих органів, електронного адміністрування ПДВ, реєстрації податкових накладних і розрахунків коригування, а також обміну ПН/РК з контрагентами.

FREDO Звіт може використовуватися для таких задач:

формування електронної звітності;
подання звітів до контролюючих органів;
підписання звітності електронним підписом;
отримання квитанцій;
адміністрування ПДВ;
реєстрація податкових накладних;
реєстрація розрахунків коригування;
обмін ПН/РК між контрагентами;
інтеграція з BAS;
контроль статусів звітів і податкових документів.

FREDO ДокМен

FREDO ДокМен — це сервіс електронного документообігу для обміну первинними документами між контрагентами.

FREDO ДокМен може використовуватися для обміну такими документами:

рахунками;
актами виконаних робіт;
товарними накладними;
видатковими накладними;
договорами;
додатковими угодами;
іншими електронними документами між контрагентами.

Практичне застосування: FREDO зручний для компаній, які ведуть облік у BAS або іншій обліковій системі та хочуть зменшити ручне дублювання звітів, податкових документів і первинних документів.

Основні можливості

FREDO може забезпечувати такі можливості:

створення електронних документів;
подання електронної звітності;
підписання документів електронним підписом;
відправлення документів до контролюючих органів;
отримання квитанцій;
адміністрування ПДВ;
реєстрація податкових накладних;
реєстрація розрахунків коригування;
обмін ПН/РК між контрагентами;
обмін первинними документами;
отримання вхідних документів;
контроль статусів;
електронний архів;
інтеграція з BAS та іншими обліковими системами;
автоматичне завантаження і вивантаження документів.

FREDO і електронна звітність

Електронна звітність у FREDO використовується для підготовки, підписання та подання регламентованих звітів до державних органів.

До звітності можуть належати:

податкова звітність;
звітність з ПДВ;
звітність з ЄСВ;
звітність з ПДФО;
фінансова звітність;
статистична звітність;
інші регламентовані форми залежно від діяльності підприємства.

У типовому процесі бухгалтер формує звіт в обліковій системі або у FREDO, перевіряє реквізити, підписує документ електронним підписом, відправляє його та отримує квитанції.

FREDO і ПДВ

FREDO може використовуватися для роботи з податковими накладними та розрахунками коригування.

Типові задачі з ПДВ:

формування податкової накладної;
вивантаження податкової накладної з облікової системи;
підписання податкової накладної;
відправлення на реєстрацію;
отримання квитанцій;
обмін податковими накладними з контрагентами;
формування розрахунку коригування;
відправлення розрахунку коригування;
контроль статусу ПН/РК.

Для облікової системи: важливо зберігати зв’язок між документом ERP, податковою накладною або розрахунком коригування у FREDO, статусом реєстрації, квитанціями та повідомленнями про помилки.

FREDO і ЕДО

FREDO ДокМен використовується для електронного документообігу з контрагентами. Документи можуть створюватися в обліковій системі, передаватися у FREDO, підписуватися електронним підписом і надсилатися контрагенту.

Типові документи ЕДО:

рахунок;
акт виконаних робіт;
видаткова накладна;
товарна накладна;
договір;
додаткова угода;
інший первинний документ.

Не плутати: FREDO Звіт і FREDO ДокМен вирішують різні задачі. FREDO Звіт орієнтований на звітність, ПДВ і ПН/РК, а FREDO ДокМен — на обмін первинними документами з контрагентами.

Інтеграція FREDO з обліковими системами

FREDO має інтеграцію з системами автоматизації бізнесу BAS. У практиці підприємства це дозволяє формувати документи або звіти на підставі даних облікової системи та передавати їх у FREDO без повторного ручного введення.

Інтеграція може використовуватися для:

формування звітності з даних облікової системи;
передавання податкових накладних;
передавання розрахунків коригування;
передавання первинних документів;
отримання вхідних документів;
отримання квитанцій;
оновлення статусів;
автоматичного завантаження документів;
автоматичного вивантаження документів.

Типова архітектура інтеграції

Типова архітектура інтеграції FREDO з ERP або обліковою системою може включати:

ERP або облікову систему;
модуль інтеграції з FREDO;
сервіс FREDO Звіт або FREDO ДокМен;
електронні підписи;
контрагентів;
контролюючі органи;
журнал обміну;
електронний архів документів.

У такій схемі ERP є джерелом бізнес-даних, а FREDO забезпечує подання, підписання, обмін, отримання квитанцій і контроль статусів.

Інтеграційний акцент: ERP має зберігати зв’язок між власним документом і документом FREDO: ідентифікатор, статус, дату передавання, підписантів, квитанції, помилки та технічні повідомлення.

Використання FREDO у K2 ERP

У системі K2 ERP FREDO може використовуватися як інтеграційний канал для електронної звітності, податкових документів і електронного документообігу.

Типова реалізація може включати:

налаштування підключення до FREDO;
зіставлення компаній;
зіставлення контрагентів;
зіставлення типів документів K2 ERP і FREDO;
формування XML або іншого потрібного формату;
передавання документів у FREDO;
отримання вхідних документів;
підписання документів;
відправлення документів;
отримання статусів;
отримання квитанцій;
збереження ідентифікатора документа FREDO;
зберігання файлів документів;
журналювання обміну;
обробку повторних спроб;
зв’язок документів FREDO із документами K2 ERP.

Для K2 ERP: інтеграцію з FREDO бажано реалізовувати як окремий модуль. Він має передавати документи з ERP у FREDO, отримувати статуси та квитанції, обробляти помилки і повертати результат у картку документа.

Типовий сценарій подання звітності

Типовий процес подання звітності через FREDO може виглядати так:

Користувач формує звіт у K2 ERP або обліковій системі.
Система перевіряє реквізити та період звітності.
Документ передається у FREDO.
Користувач або система підписує документ електронним підписом.
Звіт відправляється до контролюючого органу.
FREDO отримує квитанцію.
K2 ERP отримує статус і квитанцію.
Статус звіту оновлюється в картці документа.
Квитанції зберігаються в електронному архіві.

Типовий сценарій обміну первинними документами

Типовий процес обміну первинними документами через FREDO ДокМен може виглядати так:

Користувач створює документ у K2 ERP.
Документ проходить перевірку реквізитів.
K2 ERP формує електронний документ.
Документ передається у FREDO ДокМен.
Документ підписується електронним підписом.
Документ надсилається контрагенту.
Контрагент отримує, підписує або відхиляє документ.
FREDO повертає статус.
K2 ERP зберігає статус, файл документа і технічні повідомлення.

Типовий сценарій ПН/РК

Типовий процес роботи з податковими накладними або розрахунками коригування може виглядати так:

У K2 ERP створюється документ продажу або коригування.
На його підставі формується ПН або РК.
Система перевіряє реквізити, суми, ставки ПДВ і контрагента.
Документ передається у FREDO.
Документ підписується електронним підписом.
Документ відправляється на реєстрацію або контрагенту.
FREDO отримує квитанції.
K2 ERP оновлює статус ПН або РК.
Квитанції зберігаються разом із документом.

Дані, які бажано зберігати в ERP

Для якісної інтеграції з FREDO в ERP бажано зберігати:

тип документа;
номер документа;
дату документа;
контрагента;
організацію;
суму;
валюту;
статус документа в ERP;
статус документа у FREDO;
ідентифікатор документа FREDO;
дату передавання;
дату підписання;
дату відправлення;
дату отримання квитанції;
файл XML;
файл PDF за потреби;
файл підписаного документа;
файл квитанції;
текст помилки;
користувача, який ініціював обмін;
журнал технічного обміну;
кількість спроб передавання;
зв’язок із первинним документом ERP.

Статуси документів

Під час роботи з FREDO можуть використовуватися такі статуси:

створено;
передано у FREDO;
очікує підпису;
підписано;
відправлено;
доставлено;
прийнято;
не прийнято;
отримано квитанцію;
підписано контрагентом;
відхилено контрагентом;
скасовано;
помилка відправлення;
помилка підпису;
помилка обробки;
потребує повторної відправки.

Можливі помилки під час інтеграції

Під час інтеграції з FREDO можуть виникати такі помилки:

відсутня ліцензія;
неправильна версія програми;
відсутній доступ до сервісу;
не налаштований електронний підпис;
сертифікат підпису прострочений;
неправильний формат XML;
відсутній обов’язковий реквізит;
неправильний ІПН або ЄДРПОУ контрагента;
документ уже існує;
документ не підписано;
документ не відправлено;
квитанція не отримана;
статус не повернувся в ERP;
не зіставлено контрагента;
не зіставлено тип документа;
помилка технічного обміну.

Рекомендація: інтеграційний модуль має зберігати повну технічну відповідь FREDO, текст квитанцій і повідомлення про помилки. Це допомагає швидше знаходити причину проблеми та підтримувати користувачів.

Безпека інтеграції

Для безпечної роботи з FREDO потрібно контролювати:

права користувачів;
доступ до електронних підписів;
строк дії сертифікатів;
доступ до звітності;
доступ до первинних документів;
журнал підписання;
журнал відправлення;
журнал технічного обміну;
зберігання квитанцій;
резервне копіювання;
доступ до архіву документів;
блокування доступу звільнених користувачів.

Переваги інтеграції FREDO з ERP

Інтеграція FREDO з ERP дає такі переваги:

менше ручного введення;
менше дублювання документів;
швидше подання звітності;
автоматичне отримання квитанцій;
контроль статусів у ERP;
зберігання документів в електронному архіві;
прозорий журнал обміну;
швидше виправлення помилок;
автоматизація ПН/РК;
автоматизація первинного документообігу;
зв’язок електронного документа з первинним документом ERP.

Обмеження та ризики

Під час впровадження FREDO потрібно враховувати:

потребу в ліцензії;
залежність від версії сервісу;
потребу в електронних підписах;
потребу в налаштуванні користувачів;
потребу в зіставленні контрагентів;
потребу в зіставленні типів документів;
можливі зміни форм звітності;
можливі зміни XML-форматів;
залежність від доступності сервісів обміну;
потребу в тестуванні інтеграції;
потребу в навчанні користувачів.

Не плутати: FREDO не замінює ERP-систему. FREDO відповідає за електронну звітність, обмін, підписання і статуси документів, а ERP має залишатися джерелом товарів, контрагентів, цін, документів і господарських операцій.

Висновок

FREDO — це сервіс електронної звітності та електронного документообігу, який допомагає бізнесу подавати звітність, працювати з ПДВ, обмінюватися податковими накладними, розрахунками коригування та первинними документами.

Для K2 ERP інтеграцію з FREDO доцільно реалізовувати як окремий модуль, який передає документи з ERP у FREDO, отримує статуси та квитанції, зберігає технічні відповіді й забезпечує зв’язок електронного документообігу з первинними документами ERP.

Джерела

Див. також

Розрахунок коригування

Е-ТТН

Технічне завдання: передача документів для звітності в податкову через Медок для Python

Технічне завдання: передача документів для звітності в податкову через Edin для Python

Технічне завдання: Передача звітності з K2 ERP до Електронного кабінету ДПС

Накладення електронного підпису за допомогою Дія в Python

Уніфіковане накладання електронного підпису різних сервісних центрів України