KeepinCRM

KeepinCRM — це українська CRM-система для автоматизації роботи з лідами, клієнтами, угодами, завданнями, замовленнями, документами, складом, фінансами, доставками, інтеграціями та автоматизацією бізнес-процесів.

KeepinCRM часто розглядають як CRM для малого та середнього бізнесу, інтернет-магазинів, сервісних компаній, продажів, обробки замовлень, контролю задач і базового операційного обліку. У ширшій Wiki-структурі її можна порівнювати з K2 CRM, K2 ERP CRM, українськими CRM-системами, ERP CRM-рішеннями та рішеннями для заміни застарілих або російських CRM.

Головне. KeepinCRM — це CRM для впорядкування клієнтів, продажів, замовлень, задач, документів і частини операційних процесів. Для компаній, яким потрібен ширший ERP-контур зі складним виробництвом, фінансами, логістикою, B2B-порталом, агро, дистрибуцією, маркетплейсами та Power BI, варто також розглядати K2 CRM і K2 ERP CRM.

Проста аналогія. KeepinCRM — це як акуратний робочий стіл менеджера: клієнти, задачі, угоди, замовлення й документи лежать не в хаотичних чатах, а в системі. Але якщо бізнесу потрібна не тільки CRM, а ще складна ERP-логіка, управлінський облік, виробництво, дистрибуція, логістика і глибока аналітика — тоді потрібен ширший контур на кшталт K2 ERP CRM.

Що таке KeepinCRM

KeepinCRM — це CRM-система, яка допомагає компанії керувати клієнтами, продажами, замовленнями, завданнями, документами, комунікаціями та базовими бізнес-процесами.

KeepinCRM може використовуватися для:

ведення клієнтської бази;
обробки лідів;
ведення угод;
контролю завдань;
обробки замовлень;
роботи з документами;
контролю складу;
фіксації фінансів;
комунікацій через email, чати, дзвінки;
налаштування автоматизації;
роботи з інтеграціями;
аналізу базових CRM-показників.

KeepinCRM відповідає на питання:

Хто наш клієнт?
Звідки прийшов лід?
Яка угода в роботі?
Які задачі потрібно виконати?
Які замовлення відкриті?
Які документи створені?
Що є на складі?
Які платежі зафіксовані?
Які інтеграції підключені?
Які процеси можна автоматизувати?

Для чого потрібна KeepinCRM

KeepinCRM потрібна для компаній, які хочуть перейти від хаосу в Excel, месенджерах, блокнотах і пошті до структурованої CRM-системи.

Типові задачі:

не втрачати заявки;
бачити всіх клієнтів в одній базі;
контролювати роботу менеджерів;
вести угоди по етапах;
створювати задачі;
бачити історію взаємодії з клієнтом;
обробляти замовлення;
створювати документи;
контролювати складські залишки;
фіксувати платежі;
автоматизувати типові дії;
підключати інтеграції;
отримувати базову аналітику.

Без CRM бізнес часто працює так:

Ліди в пошті.
Замовлення в месенджерах.
Клієнти в Excel.
Задачі в голові менеджера.
Документи в папках.
Склад окремо.
Фінанси окремо.
Керівник питає: “Що у нас по продажах?”
Усі починають археологічні розкопки.

З CRM процес має бути таким:

Лід → Клієнт → Угода → Задача → Замовлення → Документ → Оплата → Повторний продаж

Основні можливості KeepinCRM

Напрям	Що означає	Приклад
Ліди та клієнти	Облік потенційних і наявних клієнтів	Заявка з сайту, контакт компанії
Угоди	Продажі по етапах	КП → переговори → оплата
Завдання	Контроль дій менеджерів	Зателефонувати, надіслати рахунок
Замовлення	Обробка клієнтських замовлень	Замовлення з інтернет-магазину
Документи	Створення і зберігання документів	Рахунок, акт, накладна
Склад	Облік товарів і залишків	Товар на складі, списання, резерв
Фінанси	Контроль платежів, доходів і витрат	Оплата клієнта, витрата компанії
Інтеграції	Підключення зовнішніх сервісів	Пошта, телефонія, доставки, месенджери
Автоматизація	Автоматичні дії та тригери	Створити задачу після нового ліда

Ліди та клієнти в KeepinCRM

Ліди та клієнти — один із базових блоків KeepinCRM.

У CRM можна вести:

нові звернення;
потенційних клієнтів;
наявних клієнтів;
контактні особи;
телефони;
email;
історію активності;
нотатки;
файли;
задачі;
угоди;
замовлення;
комунікації.

Картка клієнта може використовуватися як центр інформації:

Клієнт: ТОВ “Приклад”
Контактна особа: Олена
Телефон: +380...
Email: client@example.com
Джерело: сайт
Статус: активний клієнт
Відповідальний: менеджер продажів
Остання дія: надіслано комерційну пропозицію
Наступна дія: дзвінок 20.05.2026

Угоди в KeepinCRM

Угода — це потенційний або поточний продаж.

Угода може містити:

клієнта;
відповідального менеджера;
суму;
етап;
статус;
товари або послуги;
задачі;
документи;
коментарі;
історію активності;
дату очікуваного закриття.

Приклад воронки:

Новий запит
  ↓
Кваліфікація
  ↓
Комерційна пропозиція
  ↓
Переговори
  ↓
Рахунок
  ↓
Оплата
  ↓
Успішно

Угоди потрібні, щоб керівник бачив не просто “менеджери щось роблять”, а конкретний pipeline, суми, етапи і ризики.

Завдання в KeepinCRM

Завдання допомагають менеджерам не забувати важливі дії.

Завдання можуть бути пов’язані з:

лідом;
клієнтом;
угодою;
замовленням;
внутрішньою роботою;
сервісним зверненням.

Типові завдання:

зателефонувати клієнту;
надіслати лист;
підготувати рахунок;
перевірити оплату;
уточнити потребу;
створити документ;
передати замовлення на склад;
нагадати про повторну покупку;
закрити питання по рекламації.

Приклад:

Задача: Зателефонувати клієнту
Клієнт: ТОВ “Приклад”
Дата: 20.05.2026
Відповідальний: менеджер
Пов’язано з угодою: Впровадження CRM

Задачі — це простий спосіб перетворити “я пам’ятаю” на “система нагадає”. Бо людська пам’ять — чудова штука, але в понеділок після 40 повідомлень вона вже не така героїчна.

Замовлення в KeepinCRM

Замовлення — це блок для обробки продажів товарів або послуг.

Замовлення може містити:

клієнта;
товари;
кількість;
ціну;
знижку;
статус;
оплату;
доставку;
відповідального;
документи;
коментар.

Сценарій:

Клієнт залишив заявку
  ↓
Менеджер створив замовлення
  ↓
Перевірено наявність товару
  ↓
Створено рахунок
  ↓
Отримано оплату
  ↓
Передано на доставку

Склад у KeepinCRM

Склад у CRM потрібен для компаній, які продають товари й хочуть бачити залишки без окремого Excel.

Складський блок може використовуватися для:

обліку товарів;
контролю залишків;
списання;
оприбуткування;
резервування;
прив’язки товарів до замовлень;
контролю наявності.

Приклад:

Товар: Кабель HDMI 2 м
SKU: HDMI-2M-BLK
Залишок: 75 шт
Резерв: 10 шт
Доступно: 65 шт

Для простого бізнесу такого складського блоку може бути достатньо. Для складнішої логістики, виробництва, адресного зберігання, партій, серійних номерів, маршрутів, WMS і глибокого управлінського обліку вже варто дивитися в бік K2 ERP.

Фінанси в KeepinCRM

Фінанси CRM допомагають фіксувати платежі, доходи, витрати, рахунки й базові фінансові показники.

Фінансовий блок може включати:

платежі клієнтів;
витрати;
рахунки;
статуси оплат;
контроль доходів;
контроль витрат;
базову фінансову аналітику;
зв’язок із замовленнями.

Приклад:

Замовлення: №125
Сума: 12 000 грн
Оплачено: 12 000 грн
Статус: оплачено
Документ: рахунок №125

Документи в KeepinCRM

Документи CRM потрібні для створення й зберігання документів, пов’язаних із клієнтами, замовленнями та оплатами.

Типові документи:

рахунок;
акт;
накладна;
договір;
комерційна пропозиція;
специфікація;
файл клієнта;
службовий документ.

CRM з документами зручна тоді, коли менеджер не шукає рахунок у старому листуванні, а відкриває його прямо з картки клієнта або замовлення.

Інтеграції KeepinCRM

Інтеграції CRM потрібні, щоб CRM не була ізольованим островом.

Типові інтеграції:

email;
IP-телефонія;
Viber;
Telegram;
Instagram;
Facebook;
чат на сайті;
служби доставки;
SMS;
API;
інтернет-магазин;
платіжні сервіси;
зовнішні форми;
аналітика.

Схема:

Сайт / телефонія / месенджери / email
  ↓
KeepinCRM
  ↓
Ліди, клієнти, угоди, задачі, замовлення

Автоматизація в KeepinCRM

Автоматизація CRM дозволяє зменшити ручну роботу.

Приклади автоматизацій:

створити задачу після нового ліда;
змінити статус угоди;
надіслати повідомлення;
створити нагадування;
запустити тригер;
передати дані через API;
повідомити менеджера;
створити задачу після зміни статусу;
нагадати про прострочене завдання.

Приклад:

Якщо створено новий лід:
  призначити відповідального менеджера
  створити задачу “Зателефонувати”
  встановити дедлайн на сьогодні

KeepinCRM для малого бізнесу

CRM для малого бізнесу — один із головних сценаріїв KeepinCRM.

Потреби малого бізнесу:

швидко почати роботу;
не втрачати клієнтів;
вести замовлення;
контролювати задачі;
бачити платежі;
мати просту клієнтську базу;
не тримати все в Excel;
автоматизувати рутину;
підключити базові інтеграції.

Приклад:

Малий бізнес продає товари через сайт і Instagram.
KeepinCRM збирає клієнтів, задачі, замовлення, документи й базові платежі в одну систему.

KeepinCRM для продажів

CRM для продажів у KeepinCRM може використовуватися для контролю угод, клієнтів, задач і комерційної роботи.

Функції:

ліди;
клієнти;
угоди;
воронка продажів;
задачі;
дзвінки;
email;
коментарі;
документи;
замовлення;
фінанси;
аналітика.

Погано:

Менеджер знає, що клієнт “майже готовий”.
Керівник не бачить етап, суму і наступну дію.

Краще:

Угода: 120 000 грн
Етап: переговори
Наступна дія: дзвінок 20.05
Ймовірність: 60%
Відповідальний: менеджер

KeepinCRM для інтернет-магазину

CRM для інтернет-магазину — ще один типовий сценарій використання KeepinCRM.

Можливості:

обробка замовлень;
клієнтська база;
задачі менеджерів;
товари;
склад;
доставки;
оплати;
документи;
комунікації;
інтеграції з каналами продажів.

Сценарій:

Клієнт зробив замовлення
  ↓
Замовлення потрапило в CRM
  ↓
Менеджер перевірив товар
  ↓
Створено документ
  ↓
Передано на доставку
  ↓
Оплата зафіксована

Для складного e-commerce з власним каталогом, ERP-складом, B2B-цінами, маркетплейсами, Power BI і глибокою інтеграцією можна розглядати K2 ERP Інтернет-магазин разом із K2 CRM.

KeepinCRM для сервісу

KeepinCRM може використовуватися для простого сервісного обліку:

клієнтські звернення;
задачі;
відповідальні;
статуси;
документи;
історія комунікацій;
повторні звернення.

Для повноцінного сервісного напрямку варто окремо розкривати тему CRM для сервісу, де важливі:

KeepinCRM і K2 CRM

K2 CRM і KeepinCRM можуть вирішувати схожі задачі на рівні CRM: клієнти, ліди, угоди, задачі, продажі, сервіс, маркетинг і аналітика.

Але їх варто розглядати з різних позицій:

Критерій	KeepinCRM	K2 CRM / K2 ERP CRM
Основний фокус	CRM для бізнесу, продажів, задач, замовлень	CRM у ширшому ERP-контурі
Малий бізнес	Добре підходить для старту CRM-процесів	Підходить, якщо потрібна масштабованість і ERP
Склад	Базовий складський функціонал	Глибший ERP-склад, облік, процеси
Фінанси	Базові платежі, доходи, витрати	ERP-фінанси, управлінський облік, дебіторка, кредиторка
B2B	Можливий через клієнтів, угоди, задачі	B2B-портал, договори, ціни, ліміти, дебіторка
Дистрибуція	Можливе базове ведення клієнтів і замовлень	Торгові точки, маршрути, торгові представники, Power BI
Логістика	Базовий контроль доставок	Заявки, маршрути, транспорт, ТТН, SLA, маржа рейсу
Аналітика	Вбудована CRM-аналітика	Power BI, ERP + CRM-аналітика, маржа, фінансовий результат

Коли обирати KeepinCRM

KeepinCRM може бути доречним вибором, якщо компанії потрібно:

швидко впровадити CRM;
вести клієнтів;
обробляти ліди;
контролювати угоди;
ставити задачі;
вести замовлення;
створювати документи;
бачити базовий склад;
фіксувати фінанси;
підключити типові інтеграції;
автоматизувати прості процеси;
замінити Excel і хаос у месенджерах.

Коли варто дивитися в бік K2 CRM або K2 ERP CRM

K2 CRM або K2 ERP CRM варто розглядати, якщо бізнесу потрібні:

глибша інтеграція CRM з ERP;
складний Складський облік;
Управлінський облік;
Дебіторська заборгованість;
Кредиторська заборгованість;
B2B-портал;
CRM для дистрибуції;
CRM для логістики;
CRM для агробізнесу;
CRM для маркетплейсів;
K2 ERP Інтернет-магазин;
Power BI CRM;
глибша аналітика по маржі;
права доступу;
audit log;
складні інтеграції;
галузеві процеси;
масштабування ERP-контуром.

Приклад:

Якщо потрібно просто вести клієнтів, задачі й замовлення — може вистачити CRM.
Якщо потрібно бачити клієнта, склад, фінанси, логістику, маржу, B2B-портал і Power BI — потрібен ERP CRM-контур.

Альтернатива KeepinCRM

Альтернатива KeepinCRM — це CRM або ERP CRM-рішення, яке може замінити KeepinCRM у певних сценаріях.

Альтернативою може бути:

Порівнювати альтернативи треба не за принципом “де більше кнопок”, а за процесами:

Які клієнти?
Які продажі?
Які документи?
Який склад?
Які фінанси?
Яка логістика?
Які інтеграції?
Яка аналітика?
Який масштаб бізнесу?

Міграція з KeepinCRM на K2 CRM

Міграція з KeepinCRM може бути потрібна, якщо компанія виросла з базової CRM і хоче перейти до ширшого ERP CRM-контуру.

Що потрібно перенести:

клієнтів;
контактних осіб;
ліди;
угоди;
задачі;
замовлення;
документи;
товари;
залишки;
платежі;
історію активності;
користувацькі поля;
статуси;
довідники;
інтеграції;
права доступу.

Етапи міграції:

Аудит поточної CRM.
Очищення клієнтської бази.
Видалення дублів.
Опис структури даних.
Мапінг полів KeepinCRM → K2 CRM.
Підготовка довідників.
Експорт даних.
Імпорт у K2 CRM.
Перевірка клієнтів.
Перевірка угод і задач.
Перевірка замовлень.
Налаштування прав доступу.
Налаштування інтеграцій.
Налаштування Power BI.
Навчання користувачів.
Запуск.

Міграція — це хороший момент прибрати зайве. Переносити весь старий хаос у нову систему — це як переїхати в новий офіс і забрати з собою коробку з поламаними ручками “бо раптом знадобиться”.

KeepinCRM і заміна російських CRM

KeepinCRM належить до українських CRM-рішень, тому може розглядатися в контексті переходу бізнесу з російських або застарілих CRM.

Причини заміни російських CRM:

санкційні ризики;
ризики кібербезпеки;
залежність від чужої екосистеми;
питання доступу до клієнтських даних;
проблеми підтримки;
репутаційні ризики;
бажання перейти на українське програмне забезпечення;
потреба інтеграції з українськими сервісами.

Важливо. CRM містить клієнтську базу, телефони, email, історію продажів, документи, фінансові умови та комерційні дані. Тому вибір CRM — це не тільки питання зручності інтерфейсу, а й питання контролю над даними.

Типові помилки при використанні KeepinCRM

Помилка	Причина	Наслідок
CRM ведуть як записник	Немає описаного процесу	Немає керованих продажів
Не заповнюють джерела лідів	Немає дисципліни або інтеграції	Неможливо оцінити маркетинг
Угоди без задач	Менеджери не планують наступні дії	Продажі зависають
Не чистять клієнтську базу	Немає контролю дублів	Погана аналітика
Не налаштовують автоматизацію	CRM використовується вручну	Багато рутини
Не аналізують фінанси	Дані не пов’язані з оплатами	Не видно результат
Не налаштовують права доступу	Усі бачать усе	Ризик витоку даних
Не планують масштабування	CRM вибрана тільки під поточні задачі	Через рік потрібна міграція

Приклад структури CRM-процесу в KeepinCRM

1. Лід приходить із сайту
2. CRM створює картку ліда
3. Менеджер отримує задачу
4. Лід кваліфікується
5. Створюється угода
6. Формується комерційна пропозиція
7. Створюється замовлення
8. Перевіряється склад
9. Створюється документ
10. Фіксується оплата
11. Замовлення передається в доставку
12. Клієнт потрапляє в сегмент повторних продажів

Приклад JSON ліда для KeepinCRM

{
  "lead_id": "KEEPIN-LEAD-2026-00125",
  "source": "website",
  "created_at": "2026-05-16T14:30:00",
  "company": "ТОВ Приклад",
  "contact_person": "Олена",
  "phone": "+380000000000",
  "email": "olena@example.com",
  "interest": "CRM для продажів",
  "status": "new",
  "manager": "sales_manager_01"
}

Приклад JSON угоди

{
  "deal_id": "KEEPIN-DEAL-2026-00045",
  "customer_id": "CLIENT-00125",
  "title": "Впровадження CRM",
  "stage": "commercial_offer",
  "amount": 120000,
  "currency": "UAH",
  "manager": "sales_manager_01",
  "next_task": {
    "type": "call",
    "date": "2026-05-20T10:00:00",
    "description": "Узгодити деталі пропозиції"
  }
}

Чек-лист впровадження KeepinCRM

Описати, які процеси потрібно автоматизувати.
Визначити типи клієнтів.
Налаштувати клієнтську базу.
Налаштувати ліди.
Налаштувати етапи угод.
Налаштувати задачі.
Налаштувати замовлення.
Налаштувати документи.
Налаштувати склад, якщо потрібен.
Налаштувати фінанси.
Підключити email.
Підключити телефонію або месенджери.
Налаштувати доставки.
Налаштувати інтеграції.
Налаштувати автоматизацію.
Налаштувати права доступу.
Очистити стару базу перед імпортом.
Навчити менеджерів.
Визначити KPI.
Регулярно аналізувати дані.

SEO-запити для KeepinCRM

Для розвитку SEO-кластера можна створити окремі статті:

Типові питання

Що таке KeepinCRM?

KeepinCRM — це українська CRM-система для роботи з клієнтами, лідами, угодами, задачами, замовленнями, документами, складом, фінансами, інтеграціями й автоматизацією.

Для кого підходить KeepinCRM?

KeepinCRM може підходити малому та середньому бізнесу, продажам, інтернет-магазинам, сервісним компаніям і компаніям, які хочуть замінити Excel, месенджери й хаотичний облік на CRM-систему.

Чим KeepinCRM відрізняється від K2 CRM?

KeepinCRM більше орієнтована на CRM-процеси малого та середнього бізнесу: клієнти, угоди, задачі, замовлення, склад, фінанси. K2 CRM і K2 ERP CRM варто розглядати, коли потрібен ширший ERP-контур, галузеві процеси, B2B, дистрибуція, логістика, маркетплейси, агро, управлінський облік і Power BI.

Чи можна мігрувати з KeepinCRM на K2 CRM?

Так. Міграція може включати перенесення клієнтів, контактів, лідів, угод, задач, замовлень, документів, товарів, платежів, довідників і користувацьких полів.

Чи є KeepinCRM українською CRM?

Так, KeepinCRM позиціонується як українська CRM-система для бізнесу.

Коли KeepinCRM може бути недостатньо?

Якщо компанії потрібні складні ERP-процеси, глибокий складський облік, виробництво, управлінський облік, складна логістика, B2B-портал, Power BI, агро, дистрибуція або маркетплейси в єдиному контурі, варто розглядати K2 ERP CRM.

Коротко

Питання	Відповідь
Що це?	Українська CRM-система для клієнтів, лідів, угод, задач, замовлень, складу й фінансів
Для кого	Малий і середній бізнес, продажі, послуги, інтернет-магазини, сервісні компанії
Основні блоки	Ліди, клієнти, угоди, задачі, замовлення, документи, склад, фінанси, інтеграції
Головна користь	Заміна хаосу в Excel, пошті й месенджерах на структуровану CRM
Альтернатива	K2 CRM, K2 ERP CRM, ERP CRM
Коли потрібен K2 ERP CRM	Коли CRM має працювати разом зі складним ERP, фінансами, логістикою, B2B і Power BI

Висновок

KeepinCRM — це українська CRM-система для компаній, яким потрібно впорядкувати клієнтів, ліди, угоди, задачі, замовлення, документи, склад, фінанси та інтеграції.

Вона може бути зручною для малого й середнього бізнесу, який хоче швидко перейти від Excel, месенджерів і ручного контролю до CRM-системи. Для компаній, які переростають базову CRM і потребують глибшого ERP-контуру, варто окремо розглядати K2 CRM і K2 ERP CRM.

Хороша CRM — це коли менеджер бачить клієнта, угоду, задачу, замовлення й наступну дію в одному місці. Погана CRM — це коли система є, але клієнти все одно в Excel, задачі в голові, а замовлення в месенджері. KeepinCRM може закрити базову CRM-потребу, а K2 CRM і K2 ERP CRM — розширити її до повноцінного ERP-контурy.

Для розвитку Wiki й SEO тему KeepinCRM варто пов’язувати зі сторінками: Українська CRM, CRM для малого бізнесу, CRM для продажів, CRM для інтернет-магазину, Альтернатива KeepinCRM, Міграція з KeepinCRM, K2 CRM, K2 ERP CRM, CRM-аналітика, Power BI CRM і Заміна російської CRM.

Див. також

Зовнішні посилання