Кредиторська заборгованість

Кредиторська заборгованість — це сума коштів, яку компанія винна іншим особам або організаціям: постачальникам, підрядникам, працівникам, бюджету, банкам, власникам, партнерам або іншим контрагентам.

Простими словами, кредиторська заборгованість відповідає на питання:

кому компанія винна гроші;
за що саме винна;
скільки потрібно заплатити;
коли потрібно заплатити;
чи є прострочення;
за яким договором виник борг;
чи є підтверджувальні документи;
чи вистачить коштів для погашення;
які платежі критичні;
як борги впливають на cash flow.

Головне. Кредиторська заборгованість — це не просто “ми комусь винні”. Це майбутні платежі компанії, які потрібно контролювати, планувати і вчасно закривати.

Для керівника. Кредиторська заборгованість показує, які фінансові зобов’язання вже є в компанії. Якщо її не контролювати, можна радіти залишку на рахунку, який насправді вже давно подумки належить постачальникам, податкам і зарплаті.

Для фінансів. Кредиторка напряму пов’язана з платіжним календарем, cash flow, заявками на оплату, договорами, закупівлями, актами звірки і плануванням ліквідності.

Поширена проблема. Якщо компанія дізнається про борг тільки тоді, коли постачальник уже телефонує втретє і голосом натякає на кінець дружби, то це не управління кредиторкою, а фінансовий серіал з елементами трилера.

Вступ

Кредиторська заборгованість є в більшості компаній.

Бізнес купує товари, матеріали, послуги, орендує приміщення, платить зарплату, користується кредитами, отримує рахунки від постачальників, підрядників, банків, держави та інших контрагентів.

Не всі платежі виконуються одразу.

Компанія може отримати товар сьогодні, а оплатити через 7, 14 або 30 днів. Може отримати послугу в цьому місяці, а акт оплатити в наступному. Може мати податкові зобов’язання, зарплатні виплати, кредитні платежі, відстрочки постачальників або аванси від покупців, які ще потрібно закрити поставкою.

Усе це створює кредиторську заборгованість.

Кредиторка сама по собі не є поганою. Навпаки, вона може бути нормальним інструментом фінансування бізнесу. Якщо постачальник дає відстрочку платежу, компанія може використовувати товар або матеріали ще до фактичної оплати.

Але неконтрольована кредиторська заборгованість — це ризик.

Вона може призвести до:

касових розривів;
зупинки поставок;
штрафів;
втрати довіри постачальників;
прострочень;
судових претензій;
помилок у фінансовій звітності;
неправильного розуміння фінансового стану компанії.

Що таке кредиторська заборгованість простими словами

Кредиторська заборгованість — це борги компанії перед іншими.

Приклад:

Компанія отримала товар від постачальника на 300 000 грн.

Оплату за договором потрібно зробити через 14 днів.

Поки оплата не виконана, у компанії є кредиторська заборгованість перед постачальником на 300 000 грн.

Інший приклад:

Компанія нарахувала зарплату працівникам, але ще не виплатила її.

До моменту виплати це також кредиторська заборгованість.

Ще приклад:

Компанія отримала рахунок за оренду офісу на 50 000 грн, але оплатить його наступного тижня.

Це теж кредиторка.

Проста формула:

Кредиторська заборгованість = те, що компанія повинна заплатити іншим

Кому компанія може бути винна

Кредиторська заборгованість може виникати перед різними сторонами.

Наприклад:

постачальниками товарів;
постачальниками матеріалів;
підрядниками;
орендодавцями;
працівниками;
бюджетом;
банками;
кредиторами;
власниками;
покупцями за отриманими авансами;
транспортними компаніями;
сервісними організаціями;
IT-провайдерами;
страховими компаніями;
іншими контрагентами.

Кому винна компанія	Приклад заборгованості
Постачальнику	Отримали товар, але ще не оплатили.
Підряднику	Підрядник виконав роботи, акт підписано, оплата ще не проведена.
Працівникам	Зарплата нарахована, але ще не виплачена.
Бюджету	Податки нараховані, але строк оплати ще не настав або вже настав.
Банку	Є кредит, відсотки або комісії до сплати.
Покупцю	Отримали аванс, але товар або послугу ще не надали.

Чим кредиторська заборгованість відрізняється від дебіторської

Кредиторську заборгованість часто порівнюють із дебіторською.

Кредиторська заборгованість — це коли компанія винна іншим.

Дебіторська заборгованість — це коли інші винні компанії.

Простий приклад:

Компанія винна постачальнику 100 000 грн — це кредиторка.

Клієнт винен компанії 150 000 грн — це дебіторка.

Параметр	Кредиторська заборгованість	Дебіторська заборгованість
Суть	Компанія винна іншим	Інші винні компанії
Приклад	Борг постачальнику за товар	Борг клієнта за відвантаження
Вплив на гроші	Майбутній вихід коштів	Майбутнє надходження коштів
Ризик	Потрібно буде платити	Можуть не заплатити вчасно
Управлінське питання	Кому, коли і скільки платити?	Хто, коли і скільки має заплатити нам?

Просте правило. Дебіторка — це гроші, які мають прийти. Кредиторка — це гроші, які мають піти. Бізнесу потрібен контроль і того, і іншого, бо cash flow не пробачає романтики.

Як виникає кредиторська заборгованість

Кредиторська заборгованість виникає тоді, коли компанія отримала товар, роботу, послугу, гроші або інше зобов’язання, але ще не виконала оплату або зустрічну дію.

Типові ситуації:

отримано товар від постачальника;
отримано послугу;
підписано акт виконаних робіт;
нараховано зарплату;
нараховано податки;
отримано кредит;
нараховано відсотки;
отримано аванс від клієнта;
отримано рахунок за оренду;
отримано комунальні послуги;
отримано обладнання з відстрочкою платежу.

Приклад закупівлі:

Поставка товару → Виникла кредиторська заборгованість → Оплата → Заборгованість закрита

Приклад авансу від покупця:

Отримали аванс → Виникло зобов’язання перед покупцем → Відвантажили товар → Зобов’язання закрите

Основні види кредиторської заборгованості

Кредиторську заборгованість можна поділити за видами.

Основні види:

заборгованість перед постачальниками;
заборгованість перед підрядниками;
заборгованість із зарплати;
заборгованість перед бюджетом;
заборгованість за кредитами;
заборгованість за відсотками;
заборгованість перед покупцями за авансами;
заборгованість перед засновниками;
заборгованість за орендою;
заборгованість за договорами;
інша поточна кредиторська заборгованість.

Заборгованість перед постачальниками

Це один із найпоширеніших видів кредиторки.

Вона виникає, коли компанія отримала товари, матеріали, комплектуючі, обладнання або послуги, але ще не оплатила їх.

Приклад:

Постачальник поставив матеріали на 500 000 грн.

За договором оплата через 30 днів.

До моменту оплати в компанії є кредиторська заборгованість перед постачальником на 500 000 грн.

Для ERP важливо бачити:

постачальника;
договір;
дату поставки;
суму;
строк оплати;
рахунок;
накладну або акт;
залишок боргу;
прострочення;
відповідального;
статус оплати.

Заборгованість перед підрядниками

Підрядники можуть виконувати роботи або надавати послуги.

Наприклад:

ремонт;
монтаж;
будівельні роботи;
маркетингові послуги;
юридичні послуги;
IT-послуги;
логістика;
консалтинг;
сервісне обслуговування.

Кредиторка виникає після отримання послуги або підписання акта, якщо оплата ще не проведена.

Приклад:

Підрядник виконав ремонт обладнання на 80 000 грн.

Акт підписано.

Оплата буде через 10 днів.

У компанії є кредиторська заборгованість на 80 000 грн.

Заборгованість із зарплати

Зарплатна заборгованість виникає, коли зарплату нараховано, але ще не виплачено.

Приклад:

На кінець місяця нараховано зарплату 1 000 000 грн.

Виплата запланована на 5 число наступного місяця.

До виплати це зобов’язання компанії перед працівниками.

Зарплатна кредиторка має високий пріоритет, бо затримка зарплати швидко створює проблеми з мотивацією, репутацією і стабільністю команди.

Заборгованість перед бюджетом

Заборгованість перед бюджетом виникає за податками і зборами.

Наприклад:

ПДВ;
податок на прибуток;
ПДФО;
ЄСВ;
військовий збір;
єдиний податок;
акциз;
місцеві податки;
інші обов’язкові платежі.

Податкові зобов’язання потрібно планувати заздалегідь у платіжному календарі.

Бо податки мають одну неприємну властивість: вони не зникають від того, що їх не включили в план платежів.

Заборгованість за кредитами і позиками

Якщо компанія користується кредитами або позиками, вона має зобов’язання перед банками або кредиторами.

Кредиторка може включати:

тіло кредиту;
відсотки;
комісії;
штрафи;
прострочені платежі;
поточну частину довгострокового боргу.

ERP повинна допомагати контролювати графік погашення.

Приклад:

За кредитним договором компанія має щомісяця платити:

тіло кредиту — 200 000 грн;
відсотки — 35 000 грн.

Ці платежі мають потрапляти в платіжний календар.

Аванси від покупців як кредиторська заборгованість

Не вся кредиторка — це борг постачальникам.

Якщо клієнт заплатив аванс, а компанія ще не поставила товар або не надала послугу, у компанії виникає зобов’язання перед покупцем.

Приклад:

Покупець заплатив аванс 300 000 грн.

Товар ще не відвантажено.

Компанія винна покупцю або товар, або повернення грошей.

Це теж кредиторська заборгованість.

Важливо. Аванс від клієнта — це ще не “зароблені гроші”. Це зобов’язання виконати поставку або послугу. Радіти можна, але витрачати без плану — обережно.

Поточна і довгострокова кредиторська заборгованість

Кредиторська заборгованість може бути поточною або довгостроковою.

Поточна кредиторська заборгованість — це зобов’язання, які потрібно погасити протягом короткого періоду, зазвичай до одного року.

Довгострокова кредиторська заборгованість — це зобов’язання зі строком погашення понад один рік.

Приклади поточної кредиторки:

борг постачальнику за товар;
зарплата до виплати;
податки;
оренда;
поточні платежі за послуги;
короткострокові кредити.

Приклади довгострокової:

довгостроковий кредит;
довгострокова позика;
лізингові зобов’язання;
розстрочка на обладнання.

Прострочена кредиторська заборгованість

Прострочена кредиторська заборгованість — це борг, строк оплати за яким уже минув.

Приклад:

Рахунок потрібно було оплатити 10 числа.

Сьогодні 15 число.

Оплати немає.

Це прострочена кредиторка.

Прострочення створює ризики:

зупинка поставок;
штрафи;
пеня;
погіршення умов роботи;
втрата знижок;
погіршення репутації;
юридичні претензії;
зниження довіри постачальника.

ERP повинна окремо показувати прострочену заборгованість.

Бо борг зі строком оплати через 20 днів і борг, прострочений на 20 днів, — це дуже різні історії.

Аналіз кредиторської заборгованості за строками

Кредиторку зручно аналізувати за строками.

Наприклад:

не прострочена;
прострочена 1–7 днів;
прострочена 8–30 днів;
прострочена 31–60 днів;
прострочена понад 60 днів.

Строк	Сума	Коментар
Не прострочена	800 000 грн	Планові майбутні платежі
1–7 днів	120 000 грн	Потрібен контроль
8–30 днів	90 000 грн	Ризик погіршення відносин
31–60 днів	40 000 грн	Високий ризик
Понад 60 днів	25 000 грн	Потребує термінового рішення

Такий аналіз допомагає бачити не тільки загальну суму, а й якість заборгованості.

Кредиторська заборгованість і платіжний календар

Кредиторська заборгованість напряму пов’язана з платіжним календарем.

Кожен борг, який потрібно оплатити, має потрапити в план платежів.

Платіжний календар показує:

коли потрібно платити;
кому потрібно платити;
яку суму;
чи вистачить грошей;
які платежі критичні;
які платежі можна перенести;
чи буде касовий розрив.

Приклад:

Компанія має кредиторку:

постачальник А — 300 000 грн, оплата 10 числа;
постачальник Б — 150 000 грн, оплата 12 числа;
податки — 200 000 грн, оплата 15 числа;
зарплата — 500 000 грн, оплата 20 числа.

Платіжний календар повинен показати всі ці платежі по датах і вплив на залишок коштів.

Кредиторська заборгованість і cash flow

Кредиторка впливає на майбутній рух коштів.

Велика кредиторська заборгованість може означати, що компанія тимчасово користується ресурсами постачальників. Але це також означає, що в майбутньому будуть платежі.

Для cash flow важливо знати:

які борги вже є;
які строки оплати;
які борги критичні;
які можна реструктуризувати;
які створюють касовий розрив;
які пов’язані з ключовими постачальниками;
які прострочені.

Фінансова логіка. Прибуток може бути в звіті, але кредиторку потрібно платити грошима. Саме тому cash flow важливіший за оптимістичний настрій.

Кредиторська заборгованість і закупівлі

Кредиторка часто виникає з процесу закупівель.

Типовий ланцюжок:

Заявка на закупівлю → Замовлення постачальнику → Поставка → Документи → Кредиторська заборгованість → Оплата

Якщо ERP пов’язує ці документи, компанія бачить повну картину:

хто ініціював закупівлю;
хто погодив;
у якого постачальника купили;
що отримали;
за якою ціною;
які документи є;
скільки залишилось оплатити;
коли строк оплати;
чи є прострочення.

Без такого зв’язку кредиторка перетворюється на список сум, походження яких іноді пояснюється фразою “треба підняти документи”.

Кредиторська заборгованість і постачальники

Облік постачальників і кредиторська заборгованість нерозривно пов’язані.

По кожному постачальнику потрібно бачити:

загальну суму боргу;
поточний борг;
прострочений борг;
аванси;
акти звірки;
договори;
рахунки;
накладні;
історію оплат;
умови відстрочки;
кредитний ліміт;
блокування поставок;
коментарі відповідальних.

Приклад:

Постачальник “МеталПостач”:

загальний борг — 600 000 грн;
прострочено — 150 000 грн;
найближча оплата — 200 000 грн через 3 дні;
кредитний ліміт — 700 000 грн;
якщо борг перевищить ліміт, постачальник зупиняє поставки.

Це вже управлінська інформація, а не просто бухгалтерська цифра.

Умови відстрочки платежу

Постачальники можуть давати відстрочку оплати.

Наприклад:

оплата одразу;
50% передоплата;
оплата через 7 днів;
оплата через 14 днів;
оплата через 30 днів;
оплата після реалізації товару;
оплата за графіком.

Відстрочка може бути корисною, бо дає компанії час продати товар або використати матеріали до оплати.

Але відстрочка — це не подарунок. Це борг із датою.

ERP повинна автоматично розраховувати дату оплати за умовами договору.

Приклад:

Дата поставки — 01.04.

Відстрочка — 14 днів.

Дата планової оплати — 15.04.

Кредитний ліміт постачальника

Постачальник може встановити кредитний ліміт — максимальну суму боргу, яку дозволено мати.

Приклад:

Постачальник дає ліміт 1 000 000 грн.

Поточна кредиторка — 850 000 грн.

Нове замовлення — 300 000 грн.

Після поставки борг стане 1 150 000 грн.

Ліміт буде перевищено.

ERP повинна показати ризик.

Інакше закупівельник може замовити товар, а постачальник відмовиться відвантажувати через перевищення ліміту. Потім усі здивуються, хоча математика попереджала.

Акти звірки з постачальниками

Акт звірки — це документ, який допомагає перевірити взаєморозрахунки з постачальником.

Він показує:

початковий залишок;
поставки;
акти;
рахунки;
оплати;
повернення;
коригування;
кінцевий залишок.

Акти звірки потрібні, щоб переконатися, що компанія і постачальник однаково розуміють борг.

Приклад:

У компанії в обліку борг 100 000 грн.

Постачальник вважає, що борг 130 000 грн.

Потрібно знайти різницю.

Причини можуть бути такі:

не проведена оплата;
не отримано документ;
дубль накладної;
різні дати;
повернення не враховано;
помилка в сумі;
курсові різниці;
акт підписаний, але не внесений в ERP.

Акт звірки. Це не формальність, а мирна дипломатична місія між вашим обліком і обліком постачальника. Іноді сторони дуже не згодні.

Кредиторська заборгованість і договори

Кредиторка повинна бути пов’язана з договорами.

Договір визначає:

умови оплати;
строки;
валюту;
штрафи;
відповідальність;
ліміти;
графік платежів;
умови поставки;
порядок документів;
порядок розірвання;
гарантії.

Якщо борг не прив’язаний до договору, складніше зрозуміти:

чому виникла заборгованість;
коли її потрібно оплатити;
які наслідки прострочення;
чи є право на відстрочку;
чи є штраф;
хто відповідальний;
чи відповідає платіж умовам договору.

ERP повинна дозволяти бачити кредиторку по договорах.

Кредиторська заборгованість і документи

Кредиторка повинна підтверджуватися документами.

Документи можуть бути:

рахунок;
видаткова накладна;
акт виконаних робіт;
податкова накладна;
договір;
додаткова угода;
специфікація;
акт звірки;
товарно-транспортна накладна;
платіжне доручення;
банківська виписка;
претензія.

ERP повинна пов’язувати борг із документами.

Інакше виникає ситуація: “борг у системі є, але за що — треба шукати”.

А “треба шукати” у фінансах зазвичай означає, що колись хтось не зробив нормальний облік.

Кредиторська заборгованість і заявки на оплату

Заявки на оплату допомагають керувати погашенням кредиторки.

Процес може виглядати так:

Кредиторська заборгованість → Заявка на оплату → Погодження → Платіжний календар → Оплата → Закриття боргу

У заявці на оплату можна вказати:

постачальника;
суму;
договір;
рахунок;
дату бажаної оплати;
пріоритет;
статтю бюджету;
підрозділ;
проєкт;
коментар;
файли;
відповідального.

Це дозволяє не оплачувати все хаотично, а управляти чергою платежів.

Пріоритети погашення кредиторки

Коли грошей не вистачає на всі платежі, потрібно визначати пріоритети.

Пріоритетними можуть бути:

зарплата;
податки;
ключові постачальники;
платежі, які зупиняють виробництво;
платежі, які блокують продажі;
кредити;
критичні послуги;
оренда;
платежі з великими штрафами.

Менш критичними можуть бути:

закупівлі, які можна перенести;
необов’язкові витрати;
платежі без штрафів;
постачальники, які погодили відстрочку;
внутрішні витрати, які можна оптимізувати.

Пріоритети повинні бути зрозумілими і погодженими.

Інакше компанія може оплатити не те, що критично, а те, хто голосніше попросив.

Реструктуризація кредиторської заборгованості

Іноді компанія не може погасити борг у строк.

У такому випадку можна домовлятися про реструктуризацію.

Варіанти:

перенесення строку оплати;
часткова оплата;
графік погашення;
відстрочка;
розстрочка;
взаємозалік;
перегляд умов договору;
заміна зобов’язання;
домовленість про постачання в рахунок боргу.

ERP повинна фіксувати нові умови, щоб платіжний календар показував актуальний графік.

Взаємозалік

Взаємозалік можливий, коли компанія одночасно винна контрагенту і контрагент винен компанії.

Приклад:

Компанія винна постачальнику 100 000 грн.

Цей самий контрагент винен компанії 60 000 грн за інший договір.

Можна провести взаємозалік на 60 000 грн.

Після цього залишок боргу компанії:

100 000 - 60 000 = 40 000 грн

Взаємозалік повинен бути правильно оформлений документами.

Списання кредиторської заборгованості

Іноді кредиторська заборгованість може бути списана.

Причини:

закінчився строк позовної давності;
кредитор відмовився від вимоги;
борг врегульований угодою;
помилка в обліку;
ліквідація контрагента;
інші юридичні або бухгалтерські підстави.

Списання кредиторки потрібно робити обережно і з правильним документальним оформленням.

Це не кнопка “борг зник”.

Якщо натиснути її без підстав, борг може повернутися. І, як правило, не сам, а з питаннями.

Кредиторська заборгованість у фінансовій звітності

Кредиторська заборгованість відображається у фінансовій звітності як зобов’язання.

Вона впливає на:

баланс;
ліквідність;
фінансовий стан;
коефіцієнти платоспроможності;
аналіз боргового навантаження;
оцінку ризиків;
управлінську звітність.

Якщо кредиторка не відображена або відображена неправильно, фінансова звітність буде спотворена.

Наприклад:

Компанія отримала послуги на 500 000 грн, але не відобразила зобов’язання.

У звітності борги занижені, а фінансовий стан виглядає кращим, ніж є насправді.

Кредиторська заборгованість і ліквідність

Ліквідність показує, чи може компанія виконувати свої короткострокові зобов’язання.

Кредиторська заборгованість прямо впливає на ліквідність.

Якщо короткострокових боргів багато, а грошей і швидких надходжень мало, компанія може мати проблеми.

Для аналізу потрібно дивитися не тільки суму кредиторки, а й:

строки погашення;
структуру боргів;
прострочення;
доступні кошти;
очікувані надходження;
дебіторку;
запаси;
кредитні лінії;
платіжний календар.

Кредиторська заборгованість і прибуток

Кредиторка не дорівнює витратам і не дорівнює прибутку.

Це зобов’язання.

Компанія може бути прибутковою, але мати велику кредиторську заборгованість і проблеми з платежами.

Приклад:

Компанія продала продукцію з прибутком, але клієнт платить через 60 днів.

Постачальнику потрібно заплатити через 10 днів.

У звіті прибуток є.

У платіжному календарі — касовий розрив.

Саме тому прибуток і гроші — різні речі.

Кредиторська заборгованість і управлінський облік

В управлінському обліку кредиторку потрібно аналізувати в різних розрізах.

Наприклад:

по постачальниках;
по договорах;
по статтях витрат;
по проєктах;
по підрозділах;
по юридичних особах;
по строках;
по валютах;
по пріоритетах;
по відповідальних;
по статусах оплати.

Такий аналіз допомагає відповідати на питання:

хто створює найбільше зобов’язань;
які підрозділи генерують найбільше платежів;
які постачальники критичні;
де є прострочення;
які борги пов’язані з конкретними проєктами;
чи є перевищення бюджету;
які платежі очікуються найближчим часом.

Кредиторська заборгованість у групі компаній

У групі компаній кредиторка може бути складнішою.

Потрібно контролювати:

борги кожної юридичної особи;
внутрішньогрупові борги;
борги перед зовнішніми постачальниками;
перекази між компаніями;
аванси;
взаємозаліки;
консолідовану кредиторку;
обмеження по рахунках і валютах;
податкові наслідки.

Приклад:

Компанія А має гроші.

Компанія Б має борг перед постачальником.

Потрібно зрозуміти, чи може компанія А профінансувати компанію Б, на якій підставі і як це відобразиться в обліку.

Валютна кредиторська заборгованість

Якщо борг у валюті, виникають додаткові питання.

Потрібно контролювати:

валюту зобов’язання;
курс на дату операції;
курс на дату оплати;
курсові різниці;
валютні залишки;
дату купівлі валюти;
банківські комісії;
строк платежу;
ризик зміни курсу.

Приклад:

Компанія винна постачальнику 10 000 євро.

При курсі 42 грн це 420 000 грн.

Якщо курс зріс до 44 грн, борг у гривневому еквіваленті вже 440 000 грн.

Різниця — 20 000 грн.

Валютна кредиторка може суттєво впливати на фінансовий результат і cash flow.

Кредиторська заборгованість і імпорт

При імпорті кредиторка може виникати перед:

іноземним постачальником;
перевізником;
митним брокером;
страховою компанією;
банком;
митницею;
складом тимчасового зберігання.

Імпортні платежі можуть включати:

оплату товару;
доставку;
мито;
ПДВ при імпорті;
брокерські послуги;
банківські комісії;
сертифікацію;
страхування.

Усе це потрібно планувати.

Інакше можна оплатити товар постачальнику, але не мати коштів на митне оформлення. І товар буде стояти, сумно нагадуючи, що логістика теж любить гроші.

Кредиторська заборгованість і бюджетування

Кредиторка має бути пов’язана з бюджетом.

Коли підрозділ створює витрату, потрібно розуміти:

чи є бюджет;
яка стаття бюджету;
чи не перевищено ліміт;
коли виникне платіж;
чи впливає це на cash flow;
хто погодив витрату;
чи відповідає витрата плану.

Приклад:

Бюджет маркетингу на місяць — 300 000 грн.

Вже є погоджені зобов’язання на 280 000 грн.

Нова заявка на оплату — 50 000 грн.

ERP повинна показати перевищення бюджету.

Кредиторська заборгованість і проєкти

У проєктному бізнесі кредиторку потрібно прив’язувати до проєктів.

Наприклад:

Компанія виконує проєкт для клієнта.

Для нього купуються матеріали, послуги підрядників, обладнання.

Кредиторка за цими витратами повинна бути прив’язана до конкретного проєкту.

Це дозволяє бачити:

фактичні витрати проєкту;
майбутні платежі;
прибутковість проєкту;
касові розриви по проєкту;
борги перед підрядниками;
чи вистачає авансів клієнта для фінансування.

Кредиторська заборгованість і склад

Склад впливає на кредиторку через поставки.

Коли товар або матеріали отримані, але не оплачені, виникає борг перед постачальником.

ERP повинна пов’язувати:

замовлення постачальнику;
поставку;
склад;
накладну;
рахунок;
договір;
кредиторську заборгованість;
оплату.

Якщо товар прийнято на склад, а документ постачальника не внесено, кредиторка може бути неповною.

Якщо документ внесено, але товар не отримано, теж виникає ризик.

Потрібна звірка між складом, закупівлями і бухгалтерією.

Кредиторська заборгованість і виробництво

У виробництві кредиторка виникає через закупівлю матеріалів, комплектуючих, послуг підрядників, ремонту, енергії, обладнання.

Якщо виробництво запускає великі замовлення, воно створює потребу в закупівлях.

Закупівлі створюють майбутню кредиторку.

Фінанси повинні бачити це заздалегідь.

Приклад:

Виробниче замовлення потребує матеріалів на 2 000 000 грн.

Постачальники дають відстрочку 15 днів.

Це означає, що через 15 днів у платіжному календарі з’явиться значний платіж.

Якщо це не врахувати, виробництво може бути запущене, продукція ще не продана, а постачальники вже чекають оплату.

Контроль кредиторської заборгованості

Контроль кредиторки включає:

регулярне оновлення даних;
звірку з постачальниками;
аналіз прострочень;
контроль строків оплати;
планування платежів;
погодження оплат;
контроль бюджетів;
аналіз за договорами;
аналіз за статтями;
контроль документів;
контроль авансів;
аналіз cash flow;
роботу з простроченими боргами.

Керівник повинен бачити не тільки загальну суму кредиторки, а й її структуру.

Бо загальна цифра 5 000 000 грн може означати нормальні майбутні платежі. А може — фінансову пожежу з простроченнями, зупиненими постачаннями і податками на завтра.

Основні звіти по кредиторській заборгованості

У ERP корисні такі звіти:

кредиторська заборгованість по постачальниках;
кредиторська заборгованість по договорах;
прострочена кредиторка;
графік погашення;
кредиторка за строками;
кредиторка по статтях витрат;
кредиторка по проєктах;
кредиторка по юридичних особах;
кредиторка по валютах;
акти звірки;
план-факт оплат;
майбутні платежі;
кредиторка з перевищенням лімітів.

Ключові показники кредиторської заборгованості

Для аналізу можна використовувати показники:

загальна сума кредиторки;
прострочена кредиторка;
частка простроченої кредиторки;
середній строк оплати;
оборотність кредиторської заборгованості;
кредиторка по найбільших постачальниках;
співвідношення дебіторки і кредиторки;
кредиторка до виручки;
кредиторка до грошових залишків;
майбутні платежі на 7, 14, 30 днів.

Приклад:

Якщо кредиторка росте швидше, ніж виручка і грошові надходження, це може бути сигналом проблем.

Якщо прострочена кредиторка постійно зростає, компанія фінансує себе за рахунок постачальників. Деякий час це може працювати. Потім постачальники починають фінансувати вже свої нерви.

Типові помилки в обліку кредиторської заборгованості

Найпоширеніші помилки:

борги не прив’язані до договорів;
немає строків оплати;
не ведеться платіжний календар;
не контролюється прострочення;
документи постачальників вносяться із запізненням;
оплати не зв’язуються з рахунками;
не проводяться акти звірки;
не контролюються аванси;
не враховуються податки;
не враховується зарплата;
валютна кредиторка рахується неправильно;
немає пріоритетів платежів;
немає погодження заявок на оплату;
кредиторка ведеться в Excel;
немає відповідального за актуальність даних.

Окрема класика — “ми знаємо, кому винні”.

Зазвичай це працює до першого великого постачальника, трьох юридичних осіб, п’яти рахунків, двох валют і одного бухгалтера у відпустці.

Excel у кредиторській заборгованості

Excel часто використовують для контролю кредиторки.

На старті це може бути зручно.

Але з ростом компанії виникають проблеми:

різні версії файлів;
ручне оновлення;
помилки у формулах;
немає зв’язку з документами;
немає автоматичного плану платежів;
немає інтеграції з банком;
немає контролю прав доступу;
немає історії змін;
складно працювати з валютами;
складно вести кілька компаній;
легко пропустити прострочення;
складно робити акти звірки;
немає єдиного джерела правди.

Типовий симптом:

Кредиторка_нова_оновлена_фінальна_після_звірки_версія_9.xlsx

Якщо такий файл є головним джерелом правди по боргах, правда може бути дуже залежною від того, хто останнім його редагував.

Автоматизація кредиторської заборгованості в ERP

ERP дозволяє зробити облік кредиторки системним.

Система може автоматично формувати заборгованість на основі:

поставок;
актів;
рахунків;
договорів;
замовлень постачальникам;
заявок на закупівлю;
зарплатних документів;
податкових зобов’язань;
кредитних графіків;
банківських виписок;
авансів;
взаємозаліків.

ERP дозволяє контролювати:

строки оплати;
прострочення;
платіжний календар;
заявки на оплату;
погодження;
акти звірки;
договори;
бюджети;
cash flow;
валюту;
права доступу;
історію змін.

Як K2 ERP допомагає з кредиторською заборгованістю

K2 ERP може використовуватися для комплексного обліку і контролю кредиторської заборгованості.

Система може охоплювати:

постачальників;
договори;
заявки на закупівлю;
замовлення постачальникам;
поставки;
акти;
рахунки;
документи;
заявки на оплату;
платіжний календар;
банківські виписки;
каси;
валюти;
аванси;
взаємозаліки;
акти звірки;
прострочену заборгованість;
бюджети;
ліміти;
cash flow;
права доступу;
аналітику.

Для малого бізнесу це може бути простий контроль боргів постачальникам і планових оплат.

Для середнього бізнесу — кредиторка по договорах, заявки на оплату, платіжний календар, банк і акти звірки.

Для великого бізнесу — багатокомпанійність, валюти, бюджети, ліміти, погодження, казначейство, консолідована кредиторка, інтеграції з банками і глибока фінансова аналітика.

Приклад процесу в K2 ERP

Приклад процесу:

закупівельник створює замовлення постачальнику;
постачальник поставляє товар;
склад приймає товар;
бухгалтерія отримує накладну або акт;
ERP формує кредиторську заборгованість;
за договором система визначає строк оплати;
борг потрапляє в платіжний календар;
відповідальний створює заявку на оплату;
заявка проходить погодження;
фінансовий відділ перевіряє cash flow;
бухгалтерія проводить оплату;
банківська виписка підтверджує факт;
заборгованість закривається;
в акті звірки видно правильний залишок.

Такий процес дозволяє бачити борг від моменту поставки до повного погашення.

Що потрібно описати перед автоматизацією кредиторки

Перед впровадженням обліку кредиторської заборгованості потрібно відповісти на питання:

які типи кредиторки є в компанії;
хто створює постачальників;
хто вносить договори;
хто вносить рахунки і акти;
як визначається строк оплати;
хто створює заявки на оплату;
хто погоджує платежі;
які пріоритети оплат;
чи потрібен платіжний календар;
як ведуться аванси;
як проводяться акти звірки;
як контролюється прострочення;
чи є валютні зобов’язання;
чи є кілька юридичних осіб;
які бюджети і ліміти потрібні;
які звіти потрібні керівнику;
які права доступу потрібні.

Чим краще описані правила, тим менше буде хаосу в платежах.

Ролі в роботі з кредиторською заборгованістю

У процесі роботи з кредиторкою беруть участь різні ролі.

Роль	Що робить
Закупівельник	Створює замовлення постачальникам, контролює поставки, умови і строки.
Склад	Приймає товар або матеріали, підтверджує фактичне отримання.
Бухгалтерія	Вносить документи, контролює взаєморозрахунки, оплати, акти звірки і закриття боргу.
Фінансовий відділ	Планує платежі, контролює cash flow, бюджети, пріоритети і платіжний календар.
Керівник підрозділу	Погоджує витрати свого напряму.
Директор	Погоджує великі, критичні або нестандартні платежі.
Власник	Контролює загальний рівень зобов’язань, ліквідність і фінансову стратегію.
ERP-адміністратор	Налаштовує права, маршрути погодження, довідники, статуси і звіти.

Коротко

Питання	Відповідь
Що таке кредиторська заборгованість?	Це сума, яку компанія винна постачальникам, підрядникам, працівникам, бюджету, банкам, покупцям за авансами або іншим контрагентам.
Чим кредиторка відрізняється від дебіторки?	Кредиторка — це компанія винна іншим. Дебіторка — це інші винні компанії.
Як виникає кредиторська заборгованість?	Через отримані товари, послуги, роботи, нараховану зарплату, податки, кредити, аванси покупців або інші зобов’язання.
Що таке прострочена кредиторка?	Це борг, строк оплати за яким уже минув.
Чому важливо контролювати строки?	Бо прострочення може призвести до штрафів, зупинки поставок, втрати довіри і касових проблем.
Як кредиторка пов’язана з платіжним календарем?	Кредиторка формує майбутні платежі, які потрібно планувати по датах, пріоритетах і доступних коштах.
Що таке акт звірки?	Це документ, який допомагає перевірити взаєморозрахунки між компанією і контрагентом.
Чому аванси від покупців є кредиторкою?	Бо компанія отримала гроші, але ще повинна поставити товар, надати послугу або повернути кошти.
Які звіти потрібні?	Кредиторка по постачальниках, договорах, строках, простроченнях, валютах, проєктах, юридичних особах і графік платежів.
Чому Excel небезпечний для кредиторки?	Через ручне оновлення, різні версії, помилки, відсутність зв’язку з документами, оплатами, банком і платіжним календарем.
Як ERP допомагає?	ERP формує кредиторку на основі документів, контролює строки, прострочення, заявки на оплату, платіжний календар, акти звірки і cash flow.
Як K2 ERP може допомогти?	K2 ERP може автоматизувати облік кредиторки, договори, поставки, рахунки, заявки на оплату, платіжний календар, банк, акти звірки і фінансову аналітику.

Висновок

Кредиторська заборгованість — це важлива частина фінансового управління компанією.

Вона показує, кому компанія винна, скільки, за що і коли потрібно платити.

Кредиторка може бути нормальним інструментом роботи з постачальниками і відстрочками платежу. Але якщо її не контролювати, вона швидко перетворюється на ризик для cash flow, постачань, виробництва, репутації і фінансової стабільності.

Якісний облік кредиторської заборгованості дозволяє бачити:

борги перед постачальниками;
прострочені платежі;
строки оплати;
договори;
документи;
акти звірки;
аванси;
валютні зобов’язання;
майбутні платежі;
касові розриви;
пріоритети оплат;
вплив на фінансову звітність.

K2 ERP може допомогти зробити кредиторську заборгованість не хаотичним списком боргів, а керованою частиною фінансової системи: від закупівлі до поставки, від рахунку до заявки на оплату, від платіжного календаря до банківської виписки, від договору до акту звірки.

Кредиторка — це не ворог бізнесу.

Ворог — це неконтрольована кредиторка.

Бо борги самі по собі ще не проблема. Проблема починається тоді, коли вони приходять раніше, ніж гроші.