Каса

Каса — це розділ фінансового обліку, який використовується для контролю готівкових коштів компанії: надходження готівки, видачі готівки, касових ордерів, касової книги, підзвітних осіб, авансових звітів, інкасації, переміщення коштів між касами, контролю залишків, ліміту каси та фінансової звітності.

У контексті K2 ERP каса є частиною фінансового контуру ERP-системи разом із банком, оплатами покупців, оплатами постачальникам, підзвітними особами, авансовими звітами, рухом коштів, Cash Flow, фінансовим обліком, управлінським обліком і дашбордами.

Головне. Каса в ERP — це не просто облік готівки. Це контроль руху коштів, відповідальних осіб, касових документів, залишків, підзвітних сум, інкасації, витрат і фінансової дисципліни компанії.

Важливе застереження. Продукти 1С та частина екосистеми BAS пов’язані з санкційними, безпековими та репутаційними ризиками в Україні. Перед використанням, підтримкою або закупівлею BAS/1С компанії варто перевіряти актуальні санкційні списки, офіційні переліки забороненого програмного забезпечення, політики кібербезпеки, вимоги комплаєнсу та внутрішні правила щодо програмного забезпечення.

Українська альтернатива. K2 ERP може розглядатися як українська альтернатива BAS/1С для компаній, яким потрібні облік каси, банк, підзвітні особи, авансові звіти, фінансовий контроль, права доступу, BP-моделі, дашборди, Power BI, AI, API та інтеграції.

Що таке каса

Каса — це місце або обліковий розділ, де фіксується рух готівкових коштів компанії.

Каса може бути:

касою підприємства;
касою магазину;
касою торгової точки;
касою підрозділу;
касою філії;
касою проєкту;
касою матеріально відповідальної особи;
касою в національній валюті;
касою в іноземній валюті;
операційною касою;
управлінською касою.

У K2 ERP каса може використовуватися для фінансового, управлінського та операційного обліку.

Для чого потрібна каса в ERP

Каса в ERP потрібна для того, щоб компанія могла контролювати готівку не в блокнотах, таблицях або месенджерах, а в єдиній системі.

Завдання	Що дає каса в ERP
Облік готівки	фіксує надходження, видачу та залишки готівки
Контроль документів	формує прибуткові та видаткові касові ордери
Підзвітні особи	контролює видачу грошей працівникам і повернення залишків
Авансові звіти	дозволяє закривати підзвіт документами витрат
Інкасація	фіксує передачу готівки в банк або між касами
Фінансовий контроль	показує рух коштів, залишки, витрати, відповідальних осіб
Дашборди	дає керівнику картину готівкових операцій
Аудит	показує, хто створив, погодив або провів касовий документ

Основні касові операції

У касі можуть виконуватися такі операції:

Прибутковий касовий ордер

Прибутковий касовий ордер або ПКО — це документ, який фіксує надходження готівки в касу.

ПКО може створюватися у випадках:

покупець оплатив товар або послугу готівкою;
працівник повернув невикористані підзвітні кошти;
отримано готівку з банку;
внесено кошти засновником;
отримано інше надходження;
виконано переміщення коштів з іншої каси.

Приклад ПКО

Поле	Приклад
Документ	Прибутковий касовий ордер №15
Дата	12.03.2026
Каса	Основна каса
Платник	ФОП Іваненко О.О.
Підстава	Оплата за товар
Сума	12 500,00 грн
Стаття руху коштів	Оплата покупця
Відповідальний	Касир

Видатковий касовий ордер

Видатковий касовий ордер або ВКО — це документ, який фіксує видачу готівки з каси.

ВКО може створюватися у випадках:

видано кошти під звіт;
оплачено постачальнику готівкою;
виплачено зарплату;
повернено кошти покупцю;
передано кошти в іншу касу;
здано готівку в банк;
оплачено господарські витрати;
виконано інкасацію.

Приклад ВКО

Поле	Приклад
Документ	Видатковий касовий ордер №22
Дата	14.03.2026
Каса	Основна каса
Отримувач	Петренко Іван Сергійович
Підстава	Видача під звіт на закупівлю канцтоварів
Сума	3 000,00 грн
Стаття руху коштів	Господарські витрати
Відповідальний	Касир

Касова книга

Касова книга — це реєстр касових операцій за певний період.

Касова книга може показувати:

дату операції;
номер документа;
тип документа;
надходження;
витрати;
залишок на початок дня;
залишок на кінець дня;
касира;
підставу операції;
статтю руху коштів.

У K2 ERP касова книга може формуватися за даними прибуткових і видаткових касових ордерів.

Каса і банк

Каса тісно пов’язана з банком.

Типові операції між касою та банком:

отримання готівки з банку;
внесення готівки в банк;
інкасація;
переміщення коштів;
поповнення каси;
здача виручки;
виплата через касу після зняття з банку.

Приклад руху коштів між банком і касою

Операція	Документ	Результат
Знято готівку з банку	Банківська операція	зменшився залишок на рахунку
Готівка надійшла в касу	Прибутковий касовий ордер	збільшився залишок каси
Готівку здано в банк	Видатковий касовий ордер	зменшився залишок каси
Банк зарахував кошти	Банківська операція	збільшився залишок на рахунку

Підзвітна особа

Підзвітна особа — це працівник або інша відповідальна особа, яка отримує кошти під звіт для виконання службових витрат.

Підзвітна особа може отримати гроші на:

відрядження;
закупівлю товарів;
закупівлю матеріалів;
господарські витрати;
транспортні витрати;
поштові витрати;
оплату дрібних послуг;
представницькі витрати;
термінові витрати.

У K2 ERP підзвітна особа може бути пов’язана з працівником, касовим ордером, авансовим звітом, статтями витрат і фінансовим дашбордом.

Авансовий звіт

Авансовий звіт — це документ, яким підзвітна особа звітує про використані кошти.

Авансовий звіт може містити:

підзвітну особу;
дату видачі коштів;
суму авансу;
витрачену суму;
залишок до повернення;
перевитрату;
чеки;
квитанції;
накладні;
акти;
статті витрат;
підрозділ;
проєкт;
коментар.

Приклад авансового звіту

Поле	Приклад
Підзвітна особа	Петренко Іван Сергійович
Отримано під звіт	3 000,00 грн
Витрачено	2 650,00 грн
Повернення в касу	350,00 грн
Стаття витрат	Канцтовари
Документи	чек, накладна

Інкасація

Інкасація — це передача готівкової виручки з каси до банку або спеціальної служби.

Інкасація може використовуватися:

у роздрібній торгівлі;
у магазинах;
у мережах торгових точок;
у сервісних компаніях;
у компаніях із великою кількістю готівкових оплат;
у компаніях із кількома касами.

У K2 ERP інкасація може бути оформлена документами:

видатковий касовий ордер;
переміщення коштів;
банківське надходження;
звіт касира;
касова зміна.

Ліміт каси

Ліміт каси — це гранична сума готівки, яка може залишатися в касі компанії на кінець дня відповідно до внутрішніх правил або регуляторних вимог.

У системі можна контролювати:

залишок каси;
перевищення ліміту;
каси з ризиковими залишками;
потребу в інкасації;
історію залишків;
відповідальних осіб.

У K2 ERP контроль ліміту каси може бути відображений у фінансовому дашборді.

Каса і РРО/ПРРО

У роздрібній торгівлі каса може бути пов’язана з РРО або ПРРО.

РРО/ПРРО використовується для фіскалізації розрахункових операцій, а ERP — для управлінського та фінансового обліку.

Типова логіка:

Покупець оплачує товар.
Створюється чек.
Дані потрапляють у роздрібний продаж.
Готівка відображається в касі.
Формується звіт за зміну.
Гроші здаються в основну касу або банк.
Керівник бачить продажі та рух коштів у дашборді.

Каса і роздрібна торгівля

У роздрібній торгівлі каса потрібна для обліку:

виручки;
чеків;
повернень;
змін касира;
інкасації;
залишку в касі;
оплат карткою;
оплат готівкою;
змішаних оплат;
службового внесення;
службової видачі.

У K2 ERP касовий контур може бути пов’язаний із продажами, складом, POS, РРО/ПРРО, банком і фінансовою аналітикою.

Каса і продажі

Каса може бути пов’язана з продажами.

Приклад процесу:

Покупець замовляє товар.
Менеджер створює замовлення покупця.
Покупець оплачує готівкою.
Створюється прибутковий касовий ордер.
Товар резервується або відвантажується.
Створюється реалізація.
Продаж потрапляє в дашборд продажів.
Готівка потрапляє у фінансовий облік.

Каса і закупівлі

Каса може використовуватися для оплати дрібних закупівель.

Приклад процесу:

Працівник отримує кошти під звіт.
Купує матеріали або товари.
Надає документи.
Створюється авансовий звіт.
Матеріали оприбутковуються на склад.
Невикористаний залишок повертається в касу.

Такий процес дозволяє контролювати дрібні закупівлі без втрати фінансової дисципліни.

Каса і зарплата

У деяких компаніях каса може використовуватися для виплати:

зарплати;
авансів;
компенсацій;
відрядних;
лікарняних;
інших виплат працівникам.

У K2 ERP виплати через касу можуть бути пов’язані з зарплатою, ПДФО, військовим збором, ЄСВ, працівниками та зарплатними документами.

Каса і права доступу

Каса — це фінансовий розділ, тому доступ до неї потрібно обмежувати.

Типові ролі:

касир;
бухгалтер;
головний бухгалтер;
фінансовий директор;
директор;
аудитор;
адміністратор.

Приклад прав доступу до каси

Операція	Касир	Бухгалтер	Фінансовий директор	Директор
Перегляд каси	так	так	так	так
Створення ПКО	так	так	перегляд	перегляд
Створення ВКО	так	так	перегляд	перегляд
Проведення касових документів	за правилом	так	погодження	перегляд
Видалення документів	ні	обмежено	ні	ні
Перегляд дашборда каси	частково	так	так	так

Каса і BP-модель

Касові операції можуть бути частиною BP-моделей.

Приклади BP-моделей:

погодження видачі готівки;
видача коштів під звіт;
повернення підзвітних сум;
погодження авансового звіту;
інкасація виручки;
виплата зарплати через касу;
повернення коштів покупцю;
переміщення коштів між касами.

Приклад BP-моделі видачі під звіт

Етап	Роль	Документ	Результат
Заявка на кошти	Працівник	Заявка на видачу коштів	сформована потреба
Погодження	Керівник	Заявка	заявка погоджена
Видача готівки	Касир	Видатковий касовий ордер	кошти видані
Звітність	Працівник	Авансовий звіт	витрати підтверджені
Закриття підзвіту	Бухгалтер	Авансовий звіт	підзвіт закритий

Документи каси

Документ	Призначення
Прибутковий касовий ордер	надходження готівки в касу
Видатковий касовий ордер	видача готівки з каси
Касова книга	реєстр касових операцій
Авансовий звіт	звіт підзвітної особи про витрати
Заявка на видачу коштів	запит на отримання готівки
Інкасація	передача готівки до банку або інкасатору
Переміщення коштів	рух коштів між касами або між касою і банком
Звіт касира	підсумок касових операцій за зміну або день
Інвентаризація каси	перевірка фактичної наявності готівки

Довідники каси

Довідник	Що містить
Каси	перелік кас підприємства
Валюти	валюти касового обліку
Касири	відповідальні особи за касові операції
Підзвітні особи	працівники, які можуть отримувати кошти під звіт
Статті руху коштів	класифікація надходжень і витрат
Контрагенти	покупці, постачальники, інші учасники операцій
Організації	юридичні особи або ФОП
Підрозділи	аналітика касових операцій по структурі компанії
Проєкти	аналітика витрат і надходжень по проєктах

Звіти по касі

Звіт	Що показує
Залишки каси	залишок готівки по кожній касі
Рух коштів по касі	надходження і витрати за період
Касова книга	реєстр касових операцій
Звіт по підзвітних особах	видані, витрачені та повернуті суми
Звіт по авансових звітах	стан закриття підзвітних сум
Звіт по інкасації	передача готівки в банк
Звіт по статтях руху коштів	структура готівкових надходжень і витрат
Фінансовий звіт	загальний фінансовий результат з урахуванням каси
Cash Flow	рух коштів компанії

Дашборд каси

У K2 ERP можна створити дашборд каси для керівника, бухгалтера або фінансового директора.

Дашборд може показувати:

залишок по касах;
надходження за день;
витрати за день;
залишок на початок і кінець періоду;
перевищення ліміту каси;
підзвітні суми;
прострочені авансові звіти;
інкасації;
готівкові продажі;
витрати за статтями;
рух коштів по підрозділах;
відповідальних касирів.

Приклад дашборда каси

Показник	Що показує
Залишок готівки	сума коштів у касах
Надходження за день	готівкові надходження
Витрати за день	готівкові видачі
Підзвітні суми	кошти, видані працівникам під звіт
Прострочені авансові звіти	підзвіт, який не закрито вчасно
Інкасація	суми, передані до банку
Перевищення ліміту	каси з ризиковим залишком
Готівкові продажі	продажі, оплачені готівкою

Каса і Power BI

Дані з каси можуть передаватися в Power BI для фінансової аналітики.

У Power BI можна аналізувати:

залишки готівки;
рух коштів;
витрати за статтями;
надходження за джерелами;
підзвітні суми;
прострочені авансові звіти;
динаміку готівкових продажів;
інкасацію;
cash flow;
порівняння каси й банку.

Каса і AI

AI може допомагати аналізувати касові операції.

Штучний інтелект може:

знаходити незвичні касові витрати;
виявляти перевищення ліміту каси;
нагадувати про незакриті авансові звіти;
аналізувати витрати підзвітних осіб;
прогнозувати потребу в готівці;
пояснювати зміну залишків;
знаходити дублікати операцій;
формувати короткий фінансовий підсумок для керівника.

Приклад AI-підказки:

AI-підказка. За останні 7 днів витрати з каси на господарські потреби зросли на 38%. Найбільше зростання пов’язане з підзвітною особою Петренко І.С. Рекомендується перевірити авансові звіти та підтвердні документи.

Каса і API

API може використовуватися для інтеграції касового модуля з іншими системами.

Можливі інтеграції:

POS-системи;
РРО/ПРРО;
інтернет-магазин;
мобільний додаток;
банк;
фінансовий сервіс;
Power BI;
AI-сервіс;
електронний документообіг;
CRM;
зовнішня бухгалтерська система.

Для API-доступу потрібно налаштовувати окремі права, токени та журнал дій.

Каса в BAS/1С і перехід на K2 ERP

Багато компаній історично вели касу в 1С або BAS.

Під час переходу на K2 ERP не варто просто копіювати стару структуру. Варто перевірити:

скільки кас реально використовується;
які каси вже неактивні;
чи є дублікати кас;
чи правильно налаштовані статті руху коштів;
чи закриті підзвітні суми;
чи є прострочені авансові звіти;
чи збігаються залишки каси;
хто має доступ до касових документів;
які звіти потрібні керівнику;
які дашборди потрібно побудувати.

Що потрібно перенести з BAS/1С по касі

Дані	Для чого потрібні в K2 ERP
Каси	старт обліку готівки
Залишки каси	початковий залишок готівки
Підзвітні особи	контроль виданих і незакритих сум
Авансові звіти	історія підзвітних витрат
Статті руху коштів	фінансова аналітика
Касири	відповідальні особи
Контрагенти	покупці, постачальники, отримувачі коштів
Документи каси	за потреби — історія касових операцій
Права доступу	безпечна робота з готівкою

Типові помилки в обліку каси

Помилка	Наслідок	Як уникнути
Не звіряти залишок каси	у системі одні дані, фактично інші	регулярно проводити інвентаризацію каси
Не закривати підзвіт	неможливо контролювати видані кошти	вести авансові звіти
Давати доступ усім користувачам	ризик помилок і зловживань	налаштувати права доступу
Не використовувати статті руху коштів	немає фінансової аналітики	класифікувати всі операції
Не контролювати ліміт каси	ризик порушення внутрішніх правил	налаштувати контроль залишків
Не вести касову книгу	немає реєстру касових операцій	формувати касові звіти
Не інтегрувати касу з продажами	продажі й гроші розходяться	пов’язати касу з рахунками, оплатами та реалізаціями

Приклад роботи каси в торговій компанії

Компанія продає генератори та має основну касу.

Операція 1. Покупець оплатив товар готівкою

Документ	Сума	Результат
Замовлення покупця	25 000,00 грн	створено продаж
Прибутковий касовий ордер	25 000,00 грн	гроші надійшли в касу
Реалізація	25 000,00 грн	товар продано

Операція 2. Працівнику видано кошти під звіт

Документ	Сума	Результат
Видатковий касовий ордер	4 000,00 грн	кошти видано працівнику
Авансовий звіт	3 600,00 грн	витрати підтверджено
Прибутковий касовий ордер	400,00 грн	залишок повернуто в касу

Операція 3. Готівку здано в банк

Документ	Сума	Результат
Видатковий касовий ордер	20 000,00 грн	готівка вибула з каси
Банківська операція	20 000,00 грн	кошти зараховано на рахунок

Коротко

Питання	Відповідь
Що таке каса?	Каса — це розділ обліку готівкових коштів компанії: надходження, видача, залишки, підзвіт, інкасація та касові документи.
Що таке ПКО?	Прибутковий касовий ордер — документ для надходження готівки в касу.
Що таке ВКО?	Видатковий касовий ордер — документ для видачі готівки з каси.
Що таке авансовий звіт?	Документ, яким підзвітна особа підтверджує використання отриманих коштів.
Для чого потрібна касова книга?	Для реєстрації касових операцій і контролю руху готівки.
Чи можна вести кілька кас?	Так. У компанії можуть бути каси підрозділів, магазинів, філій, проєктів або валютні каси.
Чи потрібні права доступу до каси?	Так. Каса є фінансовим розділом, тому доступ до неї потрібно обмежувати ролями.
Чи можна замінити BAS/1С на K2 ERP для обліку каси?	Так. K2 ERP може бути українською альтернативою BAS/1С для обліку каси, банку, підзвітних осіб, фінансів, дашбордів та інтеграцій.

Висновок

Каса — це важливий елемент фінансового обліку компанії. Вона дозволяє контролювати готівкові надходження, видачі, залишки, підзвітних осіб, авансові звіти, інкасацію, переміщення коштів, касову книгу та фінансову дисципліну.

У K2 ERP каса може бути пов’язана з банком, продажами, закупівлями, зарплатою, підзвітними особами, BP-моделями, правами доступу, дашбордами, Power BI, AI, API та інтеграціями.

Під час переходу з BAS або 1С на K2 ERP касовий облік потрібно не просто перенести, а переглянути: очистити довідники, звірити залишки, закрити підзвіт, налаштувати права доступу, побудувати дашборди та забезпечити прозорий контроль руху готівки.

Головний результат. Каса в K2 ERP дозволяє компанії перейти від ручного контролю готівки до прозорого фінансового обліку: ПКО, ВКО, касова книга, підзвітні особи, авансові звіти, інкасація, права доступу, BP-моделі, дашборди, Power BI, AI, API та інтеграції — у сучасній українській ERP-платформі.

Див. також

Зовнішні посилання