ERP для документообігу

ERP для документообігу — це система управління документами, погодженнями, файлами, договорами, заявками, рахунками, актами, службовими записками, електронним підписом, електронним документообігом, архівом, правами доступу й аудитом дій у межах єдиної ERP-платформи.

На відміну від окремої системи документообігу, ERP для документообігу пов’язує документи з реальними бізнес-процесами: закупівлями, продажами, фінансами, платежами, бюджетами, складом, виробництвом, логістикою, HR, Service Desk, CRM і управлінською аналітикою.

K2 ERP може використовуватися як українська ERP-платформа для документообігу: договори, додаткові угоди, рахунки, акти, заявки, погодження, маршрути, файли, КЕП, ЕДО, архів, контроль строків, права доступу, аудит дій, інтеграції та Power BI.

Головне. ERP для документообігу має не просто зберігати файли, а керувати життєвим циклом документа: створення, заповнення, погодження, підписання, виконання, оплата, архів, контроль строків і аналітика.

Документообіг у K2 ERP. K2 ERP може об’єднати документообіг із фінансами, казначейством, бюджетуванням, закупівлями, продажами, CRM, HRM, Service Desk, складом, логістикою, виробництвом, погодженнями, КЕП, ЕДО та Power BI.

Практичний принцип. Перед впровадженням ERP для документообігу потрібно описати типи документів, маршрути погодження, ролі погоджувачів, права доступу, шаблони, строки, відповідальних, інтеграції з КЕП/ЕДО та правила архівування.

Що таке ERP для документообігу

ERP для документообігу — це контур ERP-системи, який автоматизує роботу з документами та пов’язує їх із бізнес-процесами компанії.

ERP для документообігу може охоплювати:

договори;
додаткові угоди;
рахунки;
акти;
накладні;
заявки;
службові записки;
накази;
протоколи;
внутрішні документи;
кадрові документи;
фінансові документи;
закупівельні документи;
комерційні пропозиції;
маршрути погодження;
електронний підпис;
електронний документообіг;
архів документів;
контроль строків;
права доступу;
аудит дій;
аналітику.

Для чого потрібна ERP для документообігу

ERP для документообігу потрібна, щоб документи не губилися в пошті, месенджерах, локальних папках, Google Drive, Excel або паперових архівах.

ERP допомагає:

централізувати документи;
прискорити погодження;
контролювати відповідальних;
бачити статус документа;
контролювати строки;
зберігати версії;
пов’язувати документи з договорами, оплатами й бюджетами;
зменшити ручну роботу;
використовувати КЕП;
інтегруватися з ЕДО;
обмежувати доступ до чутливих документів;
фіксувати історію змін;
будувати аналітику по документах і погодженнях.

Коли компанії потрібна ERP для документообігу

ERP для документообігу варто впроваджувати, якщо документи вже складно контролювати вручну.

Типові ознаки:

договори погоджуються в пошті;
рахунки губляться між підрозділами;
заявки погоджуються в месенджерах;
немає єдиного архіву документів;
важко знайти актуальну версію договору;
невідомо, хто затримує погодження;
документи підписуються із запізненням;
платежі проходять без повного пакета документів;
немає контролю строків договорів;
немає контролю додаткових угод;
немає аудиту змін;
права доступу налаштовані хаотично;
керівництво не бачить статус документів;
багато ручної роботи з файлами.

ERP для документообігу і DMS: різниця

Критерій	DMS / система документообігу	ERP для документообігу
Основна роль	Зберігання, погодження й архів документів	Документообіг, пов’язаний із бізнес-процесами ERP
Фокус	Документи, файли, маршрути, архів	Документи плюс фінанси, закупівлі, продажі, склад, HR, CRM, Service Desk
Дані	Картки документів і файли	Документи, договори, контрагенти, заявки, бюджети, платежі, замовлення, акти
Користувачі	Канцелярія, юристи, керівники, виконавці	Усі підрозділи: фінанси, продажі, закупівлі, HR, логістика, виробництво, сервіс
Результат	Контроль документів	Контроль документів і пов’язаних операцій бізнесу

K2 ERP як ERP для документообігу

K2 ERP може використовуватися як українська ERP-платформа для автоматизації документообігу.

K2 ERP може покривати такі напрями:

Основні функції ERP для документообігу

Функція	Що включає	Навіщо це потрібно
Реєстр документів	Картки, номери, типи, статуси, відповідальні, файли	Щоб усі документи були в єдиній системі
Договори	Договори, додаткові угоди, строки, суми, контрагенти, файли	Щоб контролювати юридичні зобов’язання
Погодження	Маршрути, ролі, статуси, коментарі, історія	Щоб документи проходили контрольовано
Шаблони	Шаблони договорів, заявок, службових записок, актів	Щоб прискорити створення документів
Версії	Історія файлів, зміни, коментарі, актуальна версія	Щоб не плутати старі й нові редакції
КЕП	Електронний підпис документів	Щоб підписувати документи цифрово
ЕДО	Обмін документами з контрагентами	Щоб працювати без паперу
Архів	Зберігання, пошук, фільтри, строки зберігання	Щоб швидко знаходити документи
Права доступу	Ролі, підрозділи, типи документів, суми, статуси	Щоб захистити чутливі документи
Аналітика	Power BI, строки погодження, завантаження, статуси	Щоб бачити ефективність документообігу

Реєстр документів

Реєстр документів — це єдиний список усіх документів компанії з реквізитами, статусами, файлами й відповідальними.

У K2 ERP можна вести:

номер документа;
тип документа;
дату створення;
автора;
підрозділ;
контрагента;
договір;
суму;
валюту;
статус;
відповідального;
маршрут погодження;
файли;
версії;
строки;
коментарі;
історію змін.

Типи документів

У ERP для документообігу можна налаштовувати різні типи документів під процеси компанії.

Типові типи:

договір;
додаткова угода;
рахунок;
акт;
накладна;
заявка на оплату;
заявка на закупівлю;
службова записка;
наказ;
протокол;
комерційна пропозиція;
кадровий документ;
фінансовий документ;
юридичний документ;
технічний документ;
сервісний документ;
внутрішній регламент.

Договори в ERP для документообігу

Договір — один із найважливіших документів у компанії, тому він має бути пов’язаний із контрагентом, умовами, сумами, оплатами, заявками, актами й відповідальними.

У K2 ERP можна вести:

договори з клієнтами;
договори з постачальниками;
договори з підрядниками;
договори з перевізниками;
договори оренди;
договори сервісу;
рамкові договори;
додаткові угоди;
специфікації;
файли;
строки дії;
умови оплати;
ліміти;
статуси;
погодження;
історію змін.

Пов’язана сторінка: Погодження договорів

Додаткові угоди

Додаткові угоди змінюють умови договору, тому ERP має зберігати їх у зв’язку з основним договором.

У K2 ERP можна контролювати:

основний договір;
номер додаткової угоди;
дату;
змінені умови;
суму;
строк дії;
файли;
маршрут погодження;
статус підписання;
відповідальних;
історію версій.

Рахунки, акти й накладні

Рахунки, акти й накладні мають бути пов’язані з договорами, замовленнями, оплатами, складом, закупівлями або продажами.

У K2 ERP можна вести:

рахунки від постачальників;
рахунки клієнтам;
акти виконаних робіт;
видаткові накладні;
прибуткові накладні;
товарно-транспортні документи;
статуси оплати;
статуси підписання;
зв’язок із договором;
зв’язок із заявкою на оплату;
зв’язок із замовленням;
файли;
архів.

Службові записки

Службові записки допомагають формалізувати внутрішні запити, рішення, обґрунтування й погодження.

У K2 ERP можна вести службові записки для:

погодження витрат;
погодження закупівлі;
зміни умов договору;
списання;
відрядження;
кадрового питання;
адміністративного питання;
технічної зміни;
зміни процесу;
погодження винятку з правил.

Заявки в документообігу

ERP для документообігу може обробляти не тільки документи, а й заявки, які запускають процеси.

Типові заявки:

заявка на оплату;
заявка на закупівлю;
заявка на договір;
заявка на відпустку;
заявка на відрядження;
заявка на доступ;
заявка на сервіс;
заявка на ремонт;
заявка на зміну;
заявка на погодження бюджету.

Маршрути погодження

Маршрут погодження визначає, хто і в якій послідовності має перевірити документ.

У K2 ERP можна налаштувати маршрути за:

типом документа;
сумою;
контрагентом;
підрозділом;
юридичною особою;
центром фінансової відповідальності;
проєктом;
статтею бюджету;
типом договору;
ризиком;
статусом;
умовами оплати;
нестандартними умовами.

Ролі погоджувачів

У документообігу можуть брати участь різні ролі.

Типові погоджувачі:

ініціатор;
керівник підрозділу;
юрист;
фінансист;
бухгалтер;
бюджетний контролер;
фінансовий директор;
комерційний директор;
операційний директор;
директор;
власник;
служба безпеки;
HR;
ІТ;
адміністратор ERP.

Статуси документів

Статуси допомагають бачити, на якому етапі перебуває документ.

Типові статуси:

чернетка;
на погодженні;
очікує уточнення;
погоджено;
відхилено;
на підписанні;
підписано;
в роботі;
виконано;
закрито;
архів;
скасовано;
прострочено.

Коментарі та історія погодження

Під час погодження важливо зберігати не тільки фінальний статус, а й історію рішень.

У K2 ERP можна фіксувати:

хто погодив;
коли погодив;
хто відхилив;
причину відхилення;
коментарі;
запити на уточнення;
зміну маршруту;
зміну файлу;
зміну суми;
зміну умов;
повторне погодження;
історію версій.

Шаблони документів

Шаблони допомагають швидше створювати документи й зменшують кількість помилок.

У K2 ERP можна використовувати шаблони для:

договорів;
додаткових угод;
рахунків;
актів;
службових записок;
заявок;
наказів;
протоколів;
листів;
комерційних пропозицій;
кадрових документів;
внутрішніх регламентів.

Версії документів

Версійність потрібна, щоб не втрачати історію змін і бачити актуальну редакцію документа.

У K2 ERP можна контролювати:

номер версії;
дату версії;
автора змін;
файл версії;
коментар;
статус версії;
порівняння змін за потреби;
актуальну версію;
архів попередніх версій.

Електронний підпис і КЕП

КЕП допомагає підписувати документи в електронному вигляді без паперового циклу.

У K2 ERP можна організувати процес:

підготовка документа;
погодження;
відправка на підпис;
підписання КЕП;
перевірка статусу;
зберігання підписаного файлу;
архівування;
контроль підписантів;
історія підписання.

Пов’язана сторінка: Інтеграція з КЕП

Електронний документообіг

ЕДО дозволяє обмінюватися документами з контрагентами в електронному вигляді.

K2 ERP може інтегруватися з електронним документообігом для:

надсилання документів контрагентам;
отримання документів;
підписання;
перевірки статусів;
зберігання файлів;
зв’язку з договором;
зв’язку з рахунком;
зв’язку з актом;
зв’язку з оплатою;
архіву.

Пов’язані сторінки:

Архів документів

Архів потрібен, щоб документи швидко знаходилися і зберігалися за правилами компанії.

У K2 ERP можна вести:

електронний архів;
пошук по реквізитах;
пошук по контрагенту;
пошук по договору;
пошук по датах;
пошук по сумах;
фільтри по статусах;
строки зберігання;
відповідальних;
права доступу;
історію відкриття й змін;
архівні статуси.

Пошук документів

Швидкий пошук — одна з ключових переваг ERP для документообігу.

Пошук може працювати за:

номером документа;
типом документа;
контрагентом;
договором;
датою;
сумою;
статусом;
відповідальним;
підрозділом;
проєктом;
ЦФВ;
коментарем;
тегом;
файлом.

Контроль строків документів

ERP має допомагати не пропускати важливі строки.

У K2 ERP можна контролювати:

строк дії договору;
дату завершення додаткової угоди;
строк підписання;
строк погодження;
строк оплати;
строк виконання зобов’язання;
строк надання акта;
строк відповіді;
строк продовження договору;
автоматичні нагадування;
прострочені документи.

Документообіг і фінанси

Документи мають бути пов’язані з фінансовими процесами: заявками на оплату, рахунками, актами, бюджетами, платежами й боргами.