Альтернатива 1С Документообіг

Альтернатива 1С Документообіг — це українська система електронного документообігу або ERP-платформа, яка може замінити рішення екосистеми 1С для роботи з договорами, рахунками, актами, службовими записками, заявками, файлами, задачами, погодженнями, архівом, правами доступу, аудитом дій та інтеграціями.

K2 ERP може розглядатися як українська альтернатива 1С Документообіг для компаній, яким потрібно перенести документи, договори, файли, відкриті погодження, задачі, маршрути, статуси, користувачів, ролі та права доступу в сучасну ERP-систему.

Заміна 1С Документообіг — це не лише перенесення файлів зі старої системи. Важливо побудувати нову модель документообігу: які документи створюються, хто їх погоджує, які статуси використовуються, як працюють договори, як підписуються файли, як зберігається архів, як налаштовуються права доступу та як документи пов’язані з фінансами, закупівлями, продажами, проєктами й управлінським обліком.

Застереження щодо 1С та BAS. Продукти 1С та BAS в Україні пов’язані з санкційними обмеженнями та ризиками використання підсанкційного програмного забезпечення. Перед продовженням використання, купівлею, впровадженням або підтримкою таких систем бізнесу варто перевіряти актуальні рішення РНБО, укази Президента України, офіційні переліки забороненого програмного забезпечення та консультуватися з юристами. Українською альтернативою для переходу може бути K2 ERP.

Головне. Альтернатива 1С Документообіг — це можливість перейти на українську ERP-платформу, де документи, договори, погодження, задачі, файли, архів, права доступу, аудит дій та інтеграції працюють у єдиному бізнес-середовищі.

Для компанії. K2 ERP може допомагати погоджувати договори, заявки на оплату, рахунки, акти, службові записки, закупівлі, витрати, проєктні документи, кадрові документи та інші бізнес-документи.

Для переходу. Перед заміною 1С Документообіг потрібно перевірити типи документів, договори, вкладення, маршрути погодження, відкриті задачі, користувачів, ролі, права доступу, архів, інтеграції з КЕП, ЕДО, бухгалтерією, CRM, ERP та BI.

Що таке 1С Документообіг

1С Документообіг — це загальна назва рішень екосистеми 1С, які використовувалися для електронного документообігу, погодження документів, управління договорами, задачами, дорученнями, файлами, архівом і правами доступу.

У компаніях під цією назвою могли мати на увазі:

1С:Документообіг;
1С:Документообіг КОРП;
1С ДО;
документообіг 1С;
електронний документообіг 1С;
систему погодження документів на базі 1С;
внутрішній архів документів 1С;
дороблену систему документообігу в 1С.

Система могла використовуватися для:

вхідних документів;
вихідних документів;
внутрішніх документів;
договорів;
додаткових угод;
рахунків;
актів;
службових записок;
заявок;
наказів;
розпоряджень;
задач;
доручень;
контролю виконання;
маршрутів погодження;
файлів;
версій файлів;
архіву документів;
прав доступу;
інтеграцій з іншими системами.

Коли потрібна альтернатива 1С Документообіг

Альтернатива 1С Документообіг потрібна компаніям, які хочуть перейти на українську систему документообігу або ERP-платформу.

Типові ситуації:

компанія хоче відмовитися від 1С;
бізнесу потрібне українське програмне забезпечення;
документи зберігаються у 1С, пошті, папках і месенджерах одночасно;
договори погоджуються вручну;
заявки на оплату погоджуються в пошті;
немає єдиного архіву файлів;
важко знайти потрібний договір;
маршрути погодження застаріли;
права доступу налаштовані хаотично;
немає аудиту дій;
потрібна інтеграція з КЕП;
потрібна інтеграція з ЕДО;
потрібні API та сучасні інтеграції;
потрібно перейти на K2 ERP.

Чому компанії шукають заміну 1С Документообіг

Причини пошуку альтернативи можуть бути юридичними, технічними, безпековими та управлінськими.

Основні причини:

санкційні ризики;
потреба перейти на українське програмне забезпечення;
кібербезпекові ризики;
юридичні ризики;
репутаційні ризики;
складність підтримки старої системи;
складність оновлень;
залежність від доробок;
застарілі маршрути погодження;
дублікати документів;
хаотична структура папок;
неактуальні типи документів;
зайві ролі користувачів;
складність інтеграцій;
потреба в API;
потреба в КЕП;
потреба в ЕДО;
потреба в аудиті дій;
потреба в управлінській аналітиці.

Чому не варто просто копіювати старий документообіг

Під час переходу не варто механічно переносити всю стару структуру 1С Документообіг у нову систему.

У старій базі можуть бути:

дублікати документів;
тестові документи;
неактуальні типи документів;
старі службові папки;
застарілі маршрути погодження;
неактивні користувачі;
зайві ролі;
неправильні права доступу;
завершені задачі без цінності;
старі шаблони;
пошкоджені вкладення;
непотрібні звіти;
старі доробки;
документи без відповідальних;
документи без актуального статусу.

Перехід на K2 ERP краще використати для очищення архіву, перегляду маршрутів, оновлення прав доступу та побудови сучасного документообігу.

K2 ERP як альтернатива 1С Документообіг

K2 ERP — українська ERP-платформа, яка може використовуватися як альтернатива 1С Документообіг для роботи з документами, договорами, погодженнями, заявками, задачами, файлами, архівом та інтеграціями.

K2 ERP може покривати такі напрями:

Що саме має замінити K2 ERP

Контур 1С Документообіг	Що потрібно в K2 ERP	Навіщо це бізнесу
Документи	Вхідні, вихідні, внутрішні документи, рахунки, акти, службові записки	Щоб документи були в єдиній системі
Договори	Договори, додаткові угоди, файли, статуси, відповідальні, суми	Щоб контролювати юридичні й фінансові зобов’язання
Погодження	Маршрути погодження документів, договорів, рахунків, заявок	Щоб рішення не губилися в пошті та месенджерах
Заявки	Заявки на оплату, закупівлю, витрати, службові запити	Щоб операції проходили контрольований процес
Задачі	Завдання, доручення, відповідальні, строки, статуси	Щоб контролювати виконання
Файли	Вкладення, версії, скани, шаблони, архів	Щоб зберігати документи структуровано
Права доступу	Ролі, доступ по документах, підрозділах, компаніях, проєктах	Щоб захистити конфіденційні дані
Аудит дій	Історія створення, зміни, погодження, експорту, видалення	Щоб бачити, хто і що зробив у системі
Інтеграції	КЕП, ЕДО, бухгалтерія, банки, CRM, ERP, Power BI, API	Щоб документи були пов’язані з процесами бізнесу

Порівняння 1С Документообіг і K2 ERP

Критерій	1С Документообіг	K2 ERP
Клас системи	Документообіг екосистеми 1С	Українська ERP-платформа з документообігом, погодженнями та інтеграціями
Санкційний контекст	Потребує окремої юридичної та комплаєнс-оцінки	Розглядається як українська альтернатива для переходу
Документи	Вхідні, вихідні, внутрішні документи, файли	Документообіг в ERP, документи, файли, статуси, зв’язок з ERP-процесами
Договори	Договірний контур залежно від налаштувань	Договори, додаткові угоди, суми, строки, файли, погодження, платежі
Погодження	Маршрути погодження в межах документообігу	Погодження документів, оплат, закупівель, рахунків, договорів, витрат
Задачі	Задачі, доручення, контроль виконання	Задачі в ERP-процесах, HelpDesk, проєктах, договорах, документах
Права доступу	Ролі й доступи в межах 1С-документообігу	Права доступу в ERP, доступ по ролях, компаніях, підрозділах, документах
Аудит дій	Історія змін залежно від налаштувань	Аудит дій для документів, погоджень, доступів, експорту й критичних змін
Інтеграції	Обміни з 1С/BAS та зовнішніми системами	API K2 ERP, webhooks, ЕДО, КЕП, банки, CRM, Power BI, Реплікатор K2

Альтернатива для договорів

Договори — один із найважливіших документальних контурів для компанії.

У K2 ERP можна вести:

договори;
додаткові угоди;
контрагентів;
реквізити;
предмет договору;
суми;
валюти;
строки дії;
відповідальних;
статуси;
файли;
скани;
версії;
погодження;
електронний підпис;
платежі за договором;
акти;
архів.

Пов’язані сторінки:

Альтернатива для погодження документів

Погодження документів у K2 ERP може бути пов’язане не лише з файлом, а й з бізнес-процесом.

Можна погоджувати:

договори;
додаткові угоди;
рахунки;
акти;
заявки на оплату;
заявки на закупівлю;
службові записки;
накази;
витрати;
бюджети;
знижки;
списання;
проєктні документи;
кадрові документи.

Пов’язана сторінка: Погодження

Альтернатива для заявок на оплату

Якщо в 1С Документообіг погоджувалися платежі, у K2 ERP цей процес можна пов’язати з бюджетом, договором, контрагентом і фінансовим планом.

У K2 ERP можна організувати:

створення заявки;
вибір контрагента;
вибір договору;
вибір статті бюджету;
вибір центру відповідальності;
додавання рахунку;
додавання файлів;
перевірку ліміту;
маршрут погодження;
статуси;
історію погоджень;
передавання в оплату;
контроль виконання.

Пов’язана сторінка: Погодження заявок на оплату

Альтернатива для рахунків і актів

Рахунки, акти й первинні документи часто потребують погодження, перевірки, підписання та зв’язку з оплатами.

У K2 ERP можна вести:

рахунки;
акти;
накладні;
файли;
скани;
контрагентів;
договори;
суми;
статуси;
відповідальних;
погодження;
зв’язок із заявкою на оплату;
зв’язок із проєктом;
архів.

Пов’язана сторінка: Погодження рахунків

Альтернатива для службових записок

Службові записки часто використовуються для внутрішніх звернень, погоджень, пояснень, запитів і управлінських рішень.

У K2 ERP можна вести:

службові записки;
теми;
ініціаторів;
відповідальних;
підрозділи;
файли;
коментарі;
маршрути погодження;
статуси;
рішення;
задачі;
історію змін.

Альтернатива для задач і доручень

Задачі та доручення в документообігу мають бути пов’язані з документами, відповідальними, строками та статусами.

У K2 ERP можна вести:

задачі;
доручення;
відповідальних;
спостерігачів;
строки;
пріоритети;
статуси;
коментарі;
файли;
зв’язок із документом;
зв’язок із договором;
зв’язок із проєктом;
контроль прострочення;
історію виконання.

Пов’язані сторінки:

Альтернатива для електронного архіву

Електронний архів потрібен, щоб документи не зберігалися хаотично у папках, пошті, месенджерах або на локальних дисках.

У K2 ERP можна організувати:

картки документів;
вкладення;
версії файлів;
скани;
шаблони;
статуси;
відповідальних;
контрагентів;
періоди;
типи документів;
фільтри;
архівні категорії;
права доступу;
історію змін.

Альтернатива для КЕП та ЕДО

Під час переходу з 1С Документообіг важливо перевірити, як компанія підписує та обмінюється документами.

K2 ERP може бути пов’язана з:

електронним підписом;
КЕП;
сервісами електронного документообігу;
внутрішнім погодженням;
зовнішнім обміном документами;
архівом підписаних файлів;
статусами підписання;
історією погодження.

Пов’язані сторінки:

Альтернатива для прав доступу

Документообіг часто містить конфіденційні дані: договори, фінанси, кадрові документи, юридичні матеріали, комерційні пропозиції.

У K2 ERP можна налаштувати ролі:

директор;
власник;
юрист;
фінансист;
бухгалтер;
менеджер договорів;
керівник підрозділу;
керівник проєкту;
закупівельник;
менеджер продажів;
HR;
аудитор;
адміністратор ERP;
звичайний користувач.

Пов’язана сторінка: Права доступу в ERP

Альтернатива для аудиту дій

Аудит дій у документообігу потрібен, щоб контролювати важливі зміни й доступ до файлів.

У K2 ERP можна фіксувати:

створення документа;
зміну документа;
зміну статусу;
додавання файлу;
видалення файлу;
зміну договору;
запуск погодження;
погодження документа;
відхилення документа;
зміну маршруту;
зміну прав доступу;
перегляд конфіденційних даних;
експорт файлу;
видалення документа.

Пов’язана сторінка: Аудит дій

Інтеграції як частина альтернативи 1С Документообіг

Під час переходу потрібно описати всі інтеграції, які були пов’язані з документообігом.

Можливі інтеграції:

Пов’язана сторінка: Всі інтеграції

Перехід з 1С Документообіг на K2 ERP

Перехід з 1С Документообіг на K2 ERP — це проєкт міграції документообігу, який має охоплювати документи, файли, договори, маршрути погодження, задачі, архів, права доступу, інтеграції та історію.

Основні етапи:

аудит бази 1С Документообіг;
аналіз типів документів;
аналіз договорів;
аналіз файлів і вкладень;
аналіз папок і архіву;
аналіз маршрутів погодження;
аналіз задач і доручень;
аналіз користувачів;
аналіз ролей і прав доступу;
аналіз інтеграцій;
очищення довідників;
опис цільової моделі K2 ERP;
перенесення довідників;
перенесення документів;
перенесення файлів;
перенесення відкритих погоджень;
перенесення відкритих задач;
налаштування маршрутизації;
налаштування прав доступу;
налаштування інтеграцій;
тестування;
навчання;
запуск.

Що переносити з 1С Документообіг

Дані	Що включає	Коментар
Типи документів	Вхідні, вихідні, внутрішні, договори, службові записки, заявки	Потрібно залишити тільки актуальні типи
Документи	Картки документів, реквізити, статуси, відповідальні, дати	Переносяться актуальні та потрібні історичні документи
Договори	Договори, додаткові угоди, контрагенти, суми, строки	Критично перевірити активні договори
Файли	Вкладення, скани, версії, шаблони	Потрібно оцінити обсяг і структуру архіву
Погодження	Маршрути, статуси, погоджувачі, історія	Відкриті погодження потрібно переносити особливо уважно
Задачі	Доручення, відповідальні, строки, статуси	Переносяться відкриті та важливі історичні задачі
Користувачі	Працівники, ролі, групи, відповідальні	Неактивних користувачів краще залишити в архіві
Права доступу	Ролі, групи доступу, обмеження по документах	Потрібно переглянути перед перенесенням
Історія	Погодження, зміни, коментарі, виконання задач	Переноситься, якщо потрібна для аудиту або BI

Реплікатор K2 для переходу з 1С Документообіг

Реплікатор K2 може використовуватися для перенесення та синхронізації даних зі старих систем у K2 ERP.

Для 1С Документообіг Реплікатор K2 може бути корисним для перенесення:

типів документів;
карток документів;
договорів;
контрагентів;
файлів;
вкладень;
статусів;
маршрутів погодження;
відкритих погоджень;
задач;
доручень;
користувачів;
ролей;
прав доступу;
історії погоджень;
управлінських аналітик.

Варіанти переходу на K2 ERP

Варіант	Суть	Коли підходить
Архівний перехід	Перенесення документів і файлів як архіву	Коли стара система більше не використовується для активних процесів
Договірний старт	Перенесення договорів, додаткових угод, файлів і статусів	Коли головний контур — договори
Погодження	Налаштування маршрутів погодження документів, рахунків, заявок, договорів	Коли потрібно замінити ручні або старі погодження
Заявки на оплату	Погодження заявок на оплату, рахунків, актів і договорів	Коли документообіг пов’язаний із фінансами
Задачі	Перенесення відкритих задач, доручень і контролю виконання	Коли документообіг активно використовувався для задач
ЕДО і КЕП	Підключення електронного підпису та зовнішнього документообігу	Коли потрібен юридично значущий електронний обмін
Паралельна робота	1С Документообіг і K2 ERP певний час працюють разом	Коли потрібен м’який перехід

Що не варто переносити

Під час переходу не варто переносити все автоматично.

Краще не переносити без аналізу:

дублікати документів;
тестові документи;
неактуальні типи документів;
старі службові папки;
неактивні маршрути;
застарілі задачі;
завершені доручення без цінності;
неактивних користувачів;
зайві ролі;
застарілі права доступу;
старі шаблони;
пошкоджені вкладення;
непотрібні звіти;
старі доробки;
об’єкти, створені під стару структуру компанії.

Паралельна робота 1С Документообіг і K2 ERP

Перехід може бути поступовим, особливо якщо в системі є багато відкритих погоджень і задач.

Можливі сценарії:

1С Документообіг залишається архівом;
K2 ERP запускається для нових договорів;
K2 ERP запускається для нових погоджень;
K2 ERP запускається для заявок на оплату;
K2 ERP запускається для задач;
старі документи залишаються у старій системі;
частина документів переноситься в K2 ERP;
певний час дані синхронізуються;
після завершення відкритих процесів стара система відключається.

Типові помилки при виборі альтернативи

Поширені помилки:

шукати точну копію 1С Документообіг;
переносити всі документи без аналізу;
не перевірити відкриті погодження;
не перенести важливі файли;
не звірити договори;
не налаштувати права доступу;
перенести старі ролі без перегляду;
не перевірити маршрути погодження;
не врахувати КЕП та ЕДО;
не описати цільові процеси;
не навчити користувачів;
не налаштувати аудит дій;
не залишити стару систему архівом, якщо це потрібно;
копіювати стару логіку 1С замість побудови нового документообігу.

Переваги K2 ERP як альтернативи 1С Документообіг

Перехід на K2 ERP може дати компанії такі переваги:

українська ERP-платформа;
зменшення санкційних і регуляторних ризиків;
документообіг у єдиній ERP;
договори;
рахунки;
акти;
службові записки;
заявки на оплату;
погодження;
задачі;
електронний архів;
КЕП;
ЕДО;
права доступу;
аудит дій;
інтеграції;
API;
Power BI;
зв’язок документів із фінансами, CRM, закупівлями, проєктами та управлінським обліком;
поетапна міграція з 1С/BAS.

Для яких компаній підходить K2 ERP замість 1С Документообіг

K2 ERP може бути актуальною для:

малого бізнесу;
середнього бізнесу;
великих компаній;
холдингів;
груп компаній;
виробничих компаній;
торгових компаній;
будівельних компаній;
агробізнесу;
логістичних компаній;
сервісних компаній;
компаній із великим договірним контуром;
компаній із погодженням платежів;
компаній із внутрішніми заявками;
компаній із проєктним обліком;
компаній із потребою в ЕДО;
компаній із потребою в КЕП;
компаній із потребою в електронному архіві;
компаній, які шукають альтернативу 1С;
компаній, які шукають альтернативу BAS;
компаній, які переходять з 1С Документообіг, 1С:Документообіг КОРП, 1С ERP або BAS ERP.

Пов’язані 1С та BAS сторінки

Сторінка	Навіщо дивитися
1С:Документообіг	Опис старої системи, її ролі та ризиків використання
1С:Документообіг КОРП	Корпоративна версія документообігу 1С
Перехід з 1С Документообіг на K2 ERP	Детальний сценарій міграції з 1С Документообіг на K2 ERP
Перехід з 1С:Документообіг КОРП на K2 ERP	Детальний сценарій міграції з корпоративного документообігу 1С
1С:ERP Управління підприємством 2	Суміжна ERP-система екосистеми 1С
BAS ERP	ERP-рішення екосистеми BAS
BAS Комплексне управління підприємством	Комплексне рішення BAS для управління підприємством
Альтернатива 1С	Загальна сторінка про перехід з 1С на K2 ERP
Альтернатива BAS	Загальна сторінка про перехід з BAS на K2 ERP
Всі 1С терміни	Довідник термінів 1С/BAS для міграції

Дивіться також

FAQ

Що таке альтернатива 1С Документообіг?

Альтернатива 1С Документообіг — це українська система або ERP-платформа, яка може замінити 1С для документів, договорів, погоджень, задач, файлів, архіву, прав доступу, аудиту дій та інтеграцій.

Чому компанії шукають заміну 1С Документообіг?

Причини включають санкційні ризики, потребу в українському ПЗ, кібербезпеку, складність підтримки старої системи, застарілі маршрути погодження, проблеми з доступами, складність інтеграцій, потребу в API, КЕП, ЕДО та аудиті дій.

Чи може K2 ERP замінити 1С Документообіг?

Так. K2 ERP може використовуватися як українська альтернатива 1С Документообіг для документів, договорів, погоджень, заявок, задач, файлів, архіву, прав доступу, аудиту дій, інтеграцій і BI-аналітики.

Що потрібно перенести з 1С Документообіг у K2 ERP?

Зазвичай переносять типи документів, картки документів, договори, файли, вкладення, статуси, маршрути погодження, відкриті погодження, задачі, доручення, користувачів, ролі, права доступу та потрібну історію.

Чи потрібно переносити весь архів документів?

Не завжди. Часто достатньо перенести активні договори, відкриті погодження, важливі файли та потрібну історію. Стару систему можна залишити архівом.

Чи можна перейти поступово?

Так. Можна спочатку запустити нові договори, заявки на оплату, погодження або задачі в K2 ERP, а старі документи тимчасово залишити в 1С Документообіг.

Чи можна використовувати Реплікатор K2 для переходу?

Так. Реплікатор K2 може допомагати переносити та синхронізувати дані зі старих систем у K2 ERP: документи, договори, файли, погодження, задачі, ролі, права доступу та історію.

Чи можна в K2 ERP погоджувати договори та заявки на оплату?

Так. У K2 ERP можна налаштувати погодження договорів, додаткових угод, рахунків, заявок на оплату, службових записок, витрат, закупівель і проєктних документів.

Чи можна підключити КЕП та електронний документообіг?

Так. У K2 ERP можна передбачити інтеграції з КЕП і сервісами електронного документообігу для підписання, обміну, зберігання та контролю статусів документів.

Яка українська ERP підходить для заміни 1С Документообіг?

K2 ERP може використовуватися як українська ERP-платформа для заміни 1С Документообіг і побудови сучасного документообігу з погодженнями, архівом, правами доступу, аудитом дій та інтеграціями.

Коротко

Питання	Відповідь
Що шукає бізнес?	Українську альтернативу 1С Документообіг для документів, договорів, погоджень, задач і архіву.
Яка альтернатива?	K2 ERP — українська ERP-платформа з документообігом, погодженнями, договорами, задачами, архівом, аудитом і інтеграціями.
Що може замінити K2 ERP?	Документи, договори, рахунки, акти, заявки, маршрути погодження, задачі, файли, архів, права доступу й аудит дій.
Що переносити?	Типи документів, документи, договори, файли, маршрути погодження, задачі, користувачів, ролі, права доступу й потрібну історію.
Чи треба переносити весь архів?	Не завжди. Стару систему можна залишити архівом, а в K2 ERP перенести активні документи та відкриті процеси.
Чи можна перейти поступово?	Так. Можна запускати договори, заявки на оплату, погодження, задачі або архів поетапно.
Чим допомагає Реплікатор K2?	Реплікатор K2 допомагає переносити та синхронізувати дані зі старих систем у K2 ERP.