Партійний облік

Партійний облік — це спосіб складського, виробничого, торгового та управлінського обліку, за якого товари, сировина, матеріали або готова продукція обліковуються не тільки за номенклатурою та кількістю, а й за конкретними партіями надходження, виробництва або формування.

K2 ERP може використовуватися для партійного обліку в торгівлі, виробництві, агро, елеваторах, харчовій промисловості, фармацевтиці, будівництві, логістиці, паливному бізнесі, роздрібній торгівлі та компаніях, яким потрібно контролювати походження товару, собівартість, якість, терміни придатності, серії, залишки, рух і простежуваність.

Партійний облік потрібен там, де один і той самий товар може мати різну закупівельну ціну, дату надходження, термін придатності, якість, серію, постачальника, виробника, склад, умови зберігання або собівартість.

Головне. Партійний облік дозволяє бачити не просто «скільки товару є на складі», а з яких саме партій складається залишок: коли надійшло, від кого, за якою ціною, з яким терміном придатності, якістю, серією та собівартістю.

Для бізнесу. K2 ERP може допомагати вести партії товарів, матеріалів, сировини, готової продукції, зерна, ліків, харчових продуктів, ПММ, комплектуючих і запасних частин із прив’язкою до складу, документа, постачальника, виробництва, якості, терміну придатності та собівартості.

Для впровадження. Перед запуском партійного обліку потрібно визначити, для яких товарів він обов’язковий, які реквізити партії потрібні, як формуються партії, за яким правилом списуються залишки, як рахувати собівартість і які звіти потрібні керівництву.

Що таке партійний облік

Партійний облік — це облік товарно-матеріальних цінностей за партіями. Партія — це окрема група товарів, матеріалів або продукції, яка має спільні характеристики.

Партія може формуватися за:

датою надходження;
постачальником;
документом закупівлі;
виробничим випуском;
серією виробника;
терміном придатності;
якістю;
складом;
ціною закупівлі;
собівартістю;
номером партії;
лабораторним аналізом;
митною декларацією;
умовами зберігання;
внутрішнім правилом компанії.

Навіщо потрібен партійний облік

Партійний облік потрібен для точного контролю залишків, собівартості, якості та походження товарів.

Він допомагає:

бачити залишки по партіях;
знати, від якого постачальника отримано товар;
контролювати закупівельну ціну;
контролювати термін придатності;
відстежувати якість;
списувати товари за FIFO або FEFO;
аналізувати собівартість;
відстежувати шлях товару;
відкликати проблемну партію;
контролювати брак;
вести серії;
проводити інвентаризацію точніше;
формувати управлінські звіти;
виконувати вимоги галузевого обліку.

Де використовується партійний облік

Партійний облік актуальний для багатьох сфер.

Найчастіше він потрібен у таких напрямах:

Приклади партійного обліку

Галузь	Що обліковується партіями	Навіщо це потрібно
Торгівля	Товари, імпортні поставки, товари з різною закупівельною ціною	Щоб контролювати собівартість, маржу й залишки
Харчова промисловість	Сировина, напівфабрикати, готова продукція	Щоб контролювати терміни придатності, якість і простежуваність
Фармацевтика	Ліки, медичні вироби, серії виробника	Щоб контролювати серії, терміни придатності та відкликання
Агро	Насіння, добрива, ЗЗР, зерно, врожай	Щоб бачити якість, походження, залишки та витрати по полях
Елеватор	Партії зерна, власники, якість, силоси	Щоб контролювати приймання, зберігання, доробку й відвантаження
Виробництво	Сировина, матеріали, випуски продукції	Щоб рахувати собівартість і простежувати використання матеріалів
Будівництво	Матеріали, бетон, метал, партії постачання	Щоб контролювати поставки, якість і списання на об’єкти
Паливний бізнес	ПММ, нафтопродукти, партії поставки	Щоб контролювати якість, залишки, постачальників і собівартість

Партія товару

Партія товару — це конкретна група товару, яка має спільне походження або спільні параметри обліку.

Партія може містити:

номер партії;
дату партії;
постачальника;
документ надходження;
склад;
кількість;
одиницю виміру;
закупівельну ціну;
собівартість;
валюту;
термін придатності;
серію;
виробника;
країну походження;
якість;
статус;
коментар;
файли;
сертифікати.

Партійний облік у K2 ERP

K2 ERP може підтримувати партійний облік як частину складського, виробничого, торгового, аграрного, елеваторного або фінансового контуру.

У K2 ERP партійний облік може бути пов’язаний із:

номенклатурою;
складами;
комірками;
документами надходження;
постачальниками;
виробничими замовленнями;
випуском продукції;
серіями;
термінами придатності;
якістю;
сертифікатами;
переміщеннями;
списаннями;
продажами;
поверненнями;
інвентаризаціями;
собівартістю;
управлінською аналітикою;
Power BI.

Основні можливості партійного обліку в ERP

Можливість	Що означає	Навіщо потрібно
Створення партії	Партія формується при надходженні, виробництві або введенні залишків	Щоб відокремити одну поставку або випуск від іншого
Облік залишків по партіях	Залишок показується не тільки по товару, а й по кожній партії	Щоб бачити структуру складського залишку
Списання по партіях	Система списує або користувач обирає конкретну партію	Щоб контролювати собівартість і термін придатності
FIFO	Спочатку списуються найстаріші партії	Щоб наблизити облік до природного руху запасів
FEFO	Спочатку списуються партії з найменшим терміном придатності	Щоб зменшити ризик прострочення
Контроль термінів	Система показує партії, які скоро втратять придатність	Щоб вчасно продати, використати або списати товар
Контроль якості	Партія може мати статус якості	Щоб не продавати або не списувати заблоковані партії
Простежуваність	Видно шлях партії від надходження до продажу або виробництва	Щоб швидко знайти джерело проблеми
Собівартість партії	Кожна партія може мати свою собівартість	Щоб точніше рахувати маржу й прибуток

Партійний облік і склад

На складі партійний облік дає змогу бачити не тільки загальний залишок товару, а й деталізацію по партіях.

У K2 ERP можна бачити:

товар;
склад;
комірку;
партію;
кількість;
доступний залишок;
резерв;
термін придатності;
дату надходження;
постачальника;
документ надходження;
статус якості;
собівартість;
рух партії.

Пов’язані сторінки:

Партійний облік і WMS

У WMS партійний облік особливо важливий, тому що складські операції виконуються фізично: приймання, розміщення, відбір, переміщення, пакування, відвантаження.

У K2 ERP і WMS можна контролювати:

приймання партій;
розміщення партій по комірках;
відбір партій;
правила FIFO;
правила FEFO;
блокування партій;
переміщення партій;
інвентаризацію по партіях;
сканування штрихкодів;
використання ТЗД;
відвантаження конкретних партій.

Пов’язана сторінка: WMS система

Партійний облік і закупівлі

Партія часто виникає саме при закупівлі. Одна й та сама номенклатура може надходити від різних постачальників, за різними цінами та з різними умовами.

У K2 ERP можна пов’язати партію з:

постачальником;
замовленням постачальнику;
рахунком;
накладною;
митною декларацією;
сертифікатом якості;
закупівельною ціною;
валютою;
датою поставки;
складом;
умовами зберігання;
оплатою;
кредиторською заборгованістю.

Пов’язана сторінка: ERP для закупівель

Партійний облік і продажі

У продажах партійний облік допомагає контролювати, яка саме партія була продана клієнту, за якою собівартістю та з яким терміном придатності.

У K2 ERP можна фіксувати:

клієнта;
замовлення;
рахунок;
склад;
партію;
кількість;
ціну продажу;
собівартість партії;
маржу;
термін придатності;
серію;
документи;
повернення;
рекламації.

Пов’язана сторінка: ERP для торгівлі

Партійний облік і виробництво

У виробництві партійний облік потрібен для простежуваності: з якої сировини, матеріалів або комплектуючих була виготовлена конкретна партія продукції.

У K2 ERP можна вести:

партії сировини;
партії матеріалів;
партії напівфабрикатів;
виробничі партії;
партії готової продукції;
специфікації;
списання матеріалів;
випуск продукції;
контроль якості;
собівартість партії;
зв’язок між сировиною і готовою продукцією.

Пов’язані сторінки:

Партійний облік і собівартість

Партійний облік дозволяє рахувати собівартість точніше, якщо одна й та сама номенклатура надходить за різними цінами.

Можливі підходи:

собівартість по кожній партії;
середня собівартість;
FIFO;
FEFO для фізичного руху, якщо потрібен контроль термінів;
управлінська собівартість;
собівартість з урахуванням логістичних витрат;
собівартість з урахуванням митних витрат;
собівартість з урахуванням виробничих витрат.

У K2 ERP партійний облік може допомагати аналізувати:

маржу продажу;
прибутковість товару;
прибутковість партії;
відхилення закупівельної ціни;
вплив логістики;
вплив курсу валюти;
залишки з різною собівартістю.

Пов’язана сторінка: Собівартість виробництва

FIFO, FEFO і ручний вибір партії

У партійному обліку важливо визначити, як саме система обирає партію для списання.

Метод	Суть	Коли підходить
FIFO	Першими списуються партії, які надійшли раніше	Для товарів без критичного терміну придатності
FEFO	Першими списуються партії з найменшим терміном придатності	Для харчових продуктів, ліків, хімії, ЗЗР
Ручний вибір	Користувач сам обирає партію	Для складів, де потрібен контроль якості, серії або конкретного замовлення
Автоматичний підбір	Система підбирає партію за правилами	Для масштабної складської роботи та WMS
Блокування партії	Забороняється списання або продаж певної партії	Для браку, карантину, перевірки якості або претензій

Партійний облік і термін придатності

Для товарів із терміном придатності партійний облік є обов’язковим елементом контролю.

У K2 ERP можна вести:

дату виробництва;
дату надходження;
термін придатності;
дату закінчення придатності;
залишок днів;
попередження про наближення терміну;
блокування прострочених партій;
списання прострочення;
FEFO-відбір;
звіти по прострочених партіях;
звіти по партіях, які скоро закінчаться.

Партійний облік і якість

Партія може мати якісні характеристики або статус контролю якості.

У K2 ERP можна вести статуси:

прийнята;
на контролі;
дозволена до використання;
заблокована;
карантин;
брак;
повернення постачальнику;
уцінка;
списання;
дозволена для виробництва;
дозволена для продажу.

Для партії можна зберігати:

сертифікати;
лабораторні аналізи;
паспорти якості;
фото;
файли;
коментарі;
відповідального;
історію змін.

Партійний облік і простежуваність

Простежуваність дозволяє відповісти на питання: звідки прийшла партія, де вона зберігалася, куди була переміщена, у що була використана і кому продана.

У K2 ERP можна відстежити:

постачальника;
документ надходження;
склад;
комірку;
переміщення;
виробниче використання;
випуск продукції;
відвантаження;
клієнта;
повернення;
списання;
рекламації;
відповідальних користувачів;
історію руху.

Партійний облік у харчовій промисловості

У харчовій промисловості партійний облік потрібен для контролю сировини, напівфабрикатів, готової продукції, термінів придатності та відкликання.

У K2 ERP можна вести:

партії сировини;
партії інгредієнтів;
партії упаковки;
партії напівфабрикатів;
виробничі партії;
партії готової продукції;
дату виробництва;
термін придатності;
лабораторні показники;
сертифікати;
простежуваність від сировини до клієнта.

Партійний облік в агро

В агро партійний облік важливий для насіння, добрив, ЗЗР, палива, запчастин, зерна та врожаю.

У K2 ERP можна вести партії:

насіння;
добрив;
ЗЗР;
палива;
запчастин;
врожаю;
зерна;
продукції елеватора.

Партії можуть бути пов’язані з:

постачальником;
складом;
полем;
культурою;
технологічною картою;
списанням на роботи;
рейсом;
елеватором;
лабораторією;
якістю;
продажем.

Пов’язані сторінки:

Партійний облік на елеваторі

На елеваторі партійний облік потрібен для зерна, якості, власників, зберігання, доробки та відвантаження.

У K2 ERP можна вести:

партії зерна;
власників зерна;
культуру;
клас;
вологість;
сміттєву домішку;
білок;
інші якісні показники;
силоси;
приймання;
сушіння;
очищення;
доробку;
зберігання;
змішування;
відвантаження;
залишки;
акти;
сертифікати.

Пов’язана сторінка: ERP для елеватора

Партійний облік у фармацевтиці та аптеках

У фармацевтиці та аптеках партійний і серійний облік потрібен для контролю ліків, термінів придатності, серій виробника та відкликання.

У K2 ERP можна вести:

серії ліків;
партії постачання;
виробника;
постачальника;
термін придатності;
сертифікати;
залишки по аптеках;
переміщення;
продаж;
списання прострочення;
повернення;
блокування серії;
відкликання партії.

Пов’язана сторінка: ERP для аптеки

Партійний облік у торгівлі

У торгівлі партійний облік допомагає контролювати різну собівартість, постачальників, імпортні поставки, терміни придатності та повернення.

У K2 ERP можна вести:

партії закупівлі;
партії імпорту;
партії по постачальниках;
партії по складах;
залишки по партіях;
резервування партій;
продаж конкретної партії;
повернення по партії;
рекламації;
маржу по партії;
аналіз залежалих партій.

Пов’язана сторінка: Торгівля

Партійний облік у будівництві

У будівництві партійний облік може бути потрібен для матеріалів, які мають сертифікати, якість, постачальника або прив’язку до конкретного об’єкта.

У K2 ERP можна вести:

партії бетону;
партії металу;
партії цементу;
партії сумішей;
партії кабелю;
партії труб;
сертифікати якості;
постачальників;
об’єкти будівництва;
склади;
списання на проєкти;
контроль витрат.

Пов’язані сторінки:

Партійний облік і серійний облік

Партійний облік і серійний облік схожі, але не однакові.

Критерій	Партійний облік	Серійний облік
Що обліковується	Група одиниць товару	Кожна окрема одиниця
Приклад	Партія 1000 кг цукру	Ноутбук із конкретним серійним номером
Основна мета	Контроль походження, якості, терміну, собівартості групи	Контроль конкретного виробу
Де використовується	Харчі, ліки, зерно, сировина, матеріали, паливо	Техніка, обладнання, електроніка, інструмент
Простежуваність	По партії	По конкретній одиниці

У деяких випадках можуть використовуватися обидва підходи: товар має партію і серійні номери всередині партії.

Партійний облік і інвентаризація

Інвентаризація при партійному обліку має перевіряти не тільки загальну кількість товару, а й правильність партій.

У K2 ERP можна проводити:

інвентаризацію по складах;
інвентаризацію по комірках;
інвентаризацію по партіях;
інвентаризацію по термінах придатності;
інвентаризацію по серіях;
інвентаризацію по статусах якості;
фіксацію розбіжностей;
списання нестач;
оприбуткування надлишків;
коригування партій;
аудит змін.

Партійний облік і повернення

Повернення потрібно пов’язувати з партією, щоб розуміти, яка саме партія повернулася, кому вона була продана і чи може вона знову потрапити на склад.

У K2 ERP можна вести:

повернення від клієнта;
партію повернення;
причину повернення;
стан товару;
контроль якості;
повернення на склад;
блокування партії;
уцінку;
списання;
повернення постачальнику;
рекламації;
історію партії.

Партійний облік і документообіг

Партія часто має супровідні документи: сертифікати, паспорти якості, лабораторні аналізи, накладні, митні документи.

У K2 ERP можна зберігати:

сертифікати якості;
паспорти якості;
лабораторні протоколи;
накладні;
митні декларації;
договори;
акти;
фото;
файли;
скани;
статуси;
погодження;
архів.

Пов’язана сторінка: Документообіг в ERP

Партійний облік і права доступу

Права доступу мають визначати, хто може створювати, змінювати, списувати, блокувати або коригувати партії.

Типові ролі:

керівник складу;
комірник;
закупівельник;
менеджер продажів;
технолог;
виробничий менеджер;
лаборант;
контролер якості;
фінансист;
бухгалтер;
аналітик;
адміністратор ERP.

Пов’язана сторінка: Права доступу в ERP

Аудит дій у партійному обліку

Аудит дій особливо важливий, тому що зміна партії може впливати на залишки, собівартість, якість і юридичну відповідальність.

У K2 ERP можна фіксувати:

створення партії;
зміну номера партії;
зміну терміну придатності;
зміну статусу якості;
зміну кількості;
переміщення партії;
списання партії;
блокування партії;
розблокування партії;
зміну собівартості;
зміну сертифіката;
видалення документа;
зміну прав доступу.

Пов’язана сторінка: Аудит дій

Power BI для партійного обліку

Після впровадження партійного обліку в K2 ERP можна будувати аналітичні дашборди для складу, закупівель, продажів, виробництва, якості та фінансів.

Power BI може показувати:

залишки по партіях;
партії по складах;
партії по постачальниках;
партії по термінах придатності;
прострочені партії;
партії, що скоро закінчуються;
заблоковані партії;
партії на контролі якості;
рух партій;
собівартість партій;
маржу по партіях;
залежалі партії;
повернення по партіях;
списання по партіях;
дефекти по партіях;
KPI складу.

Пов’язані сторінки:

Впровадження партійного обліку в K2 ERP

Впровадження партійного обліку потрібно починати з правил бізнесу, а не з технічного поля «номер партії».

Основні етапи:

визначити товари з партійним обліком;
описати реквізити партії;
визначити правила формування партій;
визначити правила списання;
налаштувати FIFO або FEFO;
описати контроль термінів придатності;
описати контроль якості;
налаштувати склади й комірки;
налаштувати документи надходження;
налаштувати документи списання;
налаштувати виробничі документи;
налаштувати продажі;
налаштувати повернення;
налаштувати інвентаризацію;
налаштувати права доступу;
налаштувати аудит дій;
підготувати звіти;
протестувати сценарії;
навчити користувачів.

Що потрібно підготувати перед впровадженням

Дані	Що включає	Навіщо потрібно
Номенклатура	Товари, матеріали, сировина, продукція, які потребують партійного обліку	Щоб визначити, де партії обов’язкові
Реквізити партії	Номер, дата, постачальник, серія, термін, якість, собівартість	Щоб партія містила потрібну інформацію
Склади	Склади, комірки, зони зберігання, відповідальні	Щоб партії були пов’язані з фізичним зберіганням
Залишки	Поточні залишки по товарах і партіях	Для старту партійного обліку
Правила списання	FIFO, FEFO, ручний вибір, автоматичний підбір	Щоб система правильно відбирала партії
Якість	Статуси, контроль, блокування, сертифікати, лабораторія	Щоб не використовувати проблемні партії
Документи	Надходження, переміщення, списання, виробництво, продажі, повернення	Щоб рух партій був повним
Звіти	Залишки, терміни, рух, собівартість, маржа, якість	Для контролю й управління

Типові помилки партійного обліку

Поширені помилки:

включити партійний облік для всіх товарів без потреби;
не визначити правила формування партії;
не звірити стартові залишки;
не вести терміни придатності;
не налаштувати FIFO або FEFO;
дозволити ручні зміни партій без аудиту;
не контролювати якість;
не блокувати проблемні партії;
не пов’язати партії з виробництвом;
не пов’язати партії з продажами;
не навчити склад;
не підготувати інвентаризацію по партіях;
не налаштувати звіти;
вести партії формально, але не використовувати їх в операціях.

Переваги партійного обліку в K2 ERP

Партійний облік у K2 ERP може дати компанії такі переваги:

контроль залишків по партіях;
точніша собівартість;
контроль термінів придатності;
контроль якості;
FIFO;
FEFO;
простежуваність товару;
зв’язок із постачальником;
зв’язок із виробництвом;
зв’язок із клієнтом;
контроль браку;
контроль повернень;
швидке відкликання проблемної партії;
аналітика по партіях;
складська дисципліна;
управлінська прозорість;
Power BI-дашборди;
зменшення ризиків списань і втрат.

Пов’язані сторінки

Сторінка	Навіщо дивитися
K2 ERP	Українська ERP-платформа для автоматизації бізнесу
Партійний облік	Поточна сторінка про партії, залишки, якість, собівартість і простежуваність
Складський облік	Базовий облік залишків, руху, складів і документів
ERP для складу	ERP для складів, залишків, переміщень, інвентаризацій і WMS
WMS система	Адресне зберігання, ТЗД, штрихкоди, відбір і комірки
Серійний облік	Облік конкретних одиниць товару за серійними номерами
Собівартість виробництва	Розрахунок собівартості матеріалів, партій і готової продукції
ERP для виробництва	Використання партій у виробничих процесах
ERP для агро	Партії насіння, ЗЗР, добрив, зерна й урожаю
Power BI	BI-аналітика по партіях, залишках, якості й собівартості

Дивіться також

FAQ

Що таке партійний облік?

Партійний облік — це облік товарів, матеріалів, сировини або готової продукції за окремими партіями, які можуть мати власну дату надходження, постачальника, серію, термін придатності, якість, ціну та собівартість.

Для чого потрібен партійний облік?

Він потрібен для контролю залишків, собівартості, термінів придатності, якості, простежуваності, повернень, списань, виробництва, продажів і відкликання проблемних партій.

Чи можна вести партійний облік у K2 ERP?

Так. K2 ERP може підтримувати партійний облік для складу, закупівель, продажів, виробництва, агро, елеватора, торгівлі, фармацевтики, харчової промисловості та інших напрямів.

Чим партійний облік відрізняється від серійного?

Партійний облік веде групу товарів як одну партію, а серійний облік веде кожну окрему одиницю за серійним номером. Іноді товар може мати і партію, і серійні номери.

Що таке FIFO?

FIFO — це правило списання, за яким першими використовуються або продаються партії, які надійшли раніше.

Що таке FEFO?

FEFO — це правило списання, за яким першими використовуються або продаються партії з найменшим терміном придатності.

Чи можна контролювати терміни придатності?

Так. У K2 ERP можна вести дату виробництва, дату завершення придатності, залишок днів, попередження, блокування прострочених партій і FEFO-відбір.

Чи можна блокувати проблемні партії?

Так. Партію можна перевести в статус контролю якості, карантину, браку або блокування, щоб заборонити її продаж, списання чи використання у виробництві.

Чи можна бачити собівартість по партіях?

Так. Партійний облік може дозволяти бачити собівартість кожної партії, аналізувати маржу продажів, відхилення закупівельних цін і прибутковість партій.

Чи можна підключити Power BI для партійного обліку?

Так. Дані K2 ERP можна використовувати для Power BI-дашбордів: залишки по партіях, терміни придатності, рух партій, якість, собівартість, маржа, повернення, списання та KPI складу.

Коротко

Питання	Відповідь
Що таке партійний облік?	Облік товарів, матеріалів або продукції за партіями з окремими параметрами: дата, постачальник, серія, термін, якість, собівартість.
Де він потрібен?	У складі, торгівлі, виробництві, агро, елеваторах, аптеках, харчовій промисловості, будівництві та логістиці.
Що дає K2 ERP?	Залишки по партіях, FIFO, FEFO, якість, терміни придатності, собівартість, простежуваність, документи й Power BI.
Чим відрізняється від серійного обліку?	Партійний облік веде групу товару, серійний — кожну окрему одиницю.
Чи можна контролювати терміни?	Так. Можна вести дату придатності, попередження, FEFO, блокування і списання прострочених партій.
Чи можна бачити собівартість?	Так. Можна аналізувати собівартість і маржу по кожній партії.
Чи можна будувати BI?	Так. Дані K2 ERP можна використовувати для Power BI-дашбордів по партіях.