Номенклатура BAS

Номенклатура BAS — це довідник товарів, матеріалів, продукції, послуг, робіт, комплектів, напівфабрикатів, тари, обладнання, запасних частин та інших об’єктів обліку, які використовуються в документах BAS. Номенклатура є однією з ключових сутностей у BAS, тому що через неї проходять закупівлі, продажі, склад, виробництво, ціни, залишки, собівартість, інвентаризація, серії, характеристики, штрихкоди, замовлення, інтеграції, обмін із сайтом, API, BI та управлінська аналітика.

У BAS номенклатура може використовуватися в різних конфігураціях: BAS Бухгалтерія, BAS Управління торгівлею, BAS ERP, BAS Комплексне управління підприємством, BAS Малий бізнес та інших рішеннях. Конкретний набір реквізитів і можливостей залежить від конфігурації, але загальна логіка однакова: номенклатура описує те, що компанія купує, продає, виробляє, зберігає, списує або аналізує.

Під час переходу з BAS на K2 ERP довідник номенклатури є однією з найскладніших ділянок міграції. У старих BAS-базах часто накопичуються дублікати товарів, різні назви однієї позиції, старі артикули, неактуальні групи, помилкові одиниці виміру, зайві характеристики, незаповнені штрихкоди, неактуальні ціни, номенклатура без руху, технічні записи, тестові позиції та помилки інтеграцій.

Головне. Номенклатура BAS — це не просто список товарів. Це основа складського обліку, закупівель, продажів, виробництва, цін, собівартості, штрихкодів, серій, характеристик, інтеграцій, API, BI і міграції в K2 ERP.

Важливо про BAS і 1С. BAS та 1С мають санкційні, юридичні й кібербезпекові ризики в Україні. Окремі продукти 1С і BAS внесені до офіційних переліків забороненого до використання програмного забезпечення для окремих категорій організацій в Україні. Тому під час переходу на K2 ERP потрібно не просто перенести номенклатуру, а очистити її, прибрати дублікати, перевірити артикули, одиниці виміру, характеристики, серії, штрихкоди, ціни, залишки, інтеграції та BI-звіти.

Підхід K2 ERP. У K2 ERP номенклатуру варто переносити як контрольований довідник: з правильними назвами, кодами, артикулами, одиницями виміру, групами, характеристиками, серіями, штрихкодами, цінами, залишками, категоріями, статусами, API-ідентифікаторами та BI-аналітикою.

Вступ

Номенклатура — це один із найважливіших довідників у будь-якій обліковій або ERP-системі.

Через номенклатуру проходять:

закупівлі;
продажі;
склад;
виробництво;
інвентаризація;
переміщення;
списання;
комплектація;
розукомплектація;
ціни;
знижки;
собівартість;
замовлення;
обмін із сайтом;
обмін із CRM;
обмін із WMS;
обмін із маркетплейсами;
BI-аналітика;
управлінські звіти.

Якщо довідник номенклатури ведеться хаотично, проблеми виникають майже в усіх бізнес-процесах.

Наприклад:

товар дублюється під різними назвами;
залишки розбиті між кількома картками;
сайт показує неправильну наявність;
менеджер продає не ту позицію;
закупівельник замовляє дубль;
склад не може знайти товар;
ціна записана не для тієї картки;
собівартість рахується некоректно;
BI показує неправильні продажі.

Що таке номенклатура BAS

Номенклатура BAS — це довідник позицій, які використовуються в господарських операціях.

Номенклатурою можуть бути:

товари;
матеріали;
сировина;
готова продукція;
напівфабрикати;
послуги;
роботи;
комплекти;
набори;
тара;
запчастини;
обладнання;
інструменти;
паливо;
витратні матеріали;
нематеріальні позиції для обліку.

Простий приклад:

Код	Назва	Тип	Одиниця
000001	Ноутбук Lenovo 15	Товар	шт
000002	Доставка по Києву	Послуга	послуга
000003	Борошно пшеничне	Матеріал	кг
000004	Готовий виріб А	Продукція	шт

Навіщо потрібен довідник номенклатури

Довідник номенклатури потрібен для:

створення документів;
закупівлі товарів;
продажу товарів;
списання матеріалів;
контролю залишків;
контролю цін;
розрахунку собівартості;
ведення серій;
ведення характеристик;
штрихкодування;
інвентаризації;
інтеграції із сайтом;
інтеграції зі складом;
BI-звітності;
аналізу прибутковості;
міграції в іншу ERP.

Номенклатура і довідники BAS

У BAS номенклатура пов’язана з іншими довідниками.

Наприклад:

одиниці виміру;
групи номенклатури;
види номенклатури;
характеристики;
серії;
склади;
ціни;
контрагенти;
договори;
ставки ПДВ;
статті витрат;
рахунки обліку;
штрихкоди;
виробники;
бренди.

Якщо ці зв’язки не перенести або не очистити, після міграції в K2 ERP можуть бути помилки в документах, залишках, цінах і звітах.

Типи номенклатури

Номенклатура може мати різні типи.

Тип	Що означає	Приклад
Товар	Купується і продається	Телефон, запчастина, продукт
Матеріал	Використовується у виробництві або списанні	Метал, борошно, фарба
Продукція	Виробляється компанією	Готовий виріб
Послуга	Не має складського залишку	Доставка, монтаж, консультація
Робота	Виконання певної дії	Ремонт, встановлення
Комплект	Набір кількох позицій	Подарунковий набір
Тара	Упаковка або оборотна тара	Палета, ящик, контейнер

Товари

Товар — це номенклатурна позиція, яку компанія може купувати, зберігати на складі й продавати.

Для товарів важливі:

назва;
артикул;
код;
одиниця виміру;
група;
штрихкод;
виробник;
бренд;
характеристики;
серії;
ціни;
залишки;
собівартість;
ставка ПДВ;
складський облік.

Послуги

Послуга — це номенклатурна позиція, яка зазвичай не має складського залишку.

Приклади:

доставка;
консультація;
монтаж;
ремонт;
оренда;
сервісне обслуговування;
навчання;
розробка;
підтримка.

Для послуг важливі:

назва;
ставка ПДВ;
ціна;
стаття доходів або витрат;
друкована назва;
аналітика;
договори;
звіти.

Матеріали

Матеріали використовуються у виробництві, ремонтах, списанні або внутрішньому споживанні.

Приклади:

сировина;
паливо;
запчастини;
комплектуючі;
упаковка;
витратні матеріали;
будівельні матеріали;
харчові інгредієнти.

Для матеріалів важливі:

одиниці виміру;
партії;
серії;
характеристики;
норми списання;
склад;
собівартість;
виробничі документи.

Продукція

Продукція — це те, що компанія виробляє.

Наприклад:

готовий виріб;
напівфабрикат;
страва;
продукція агровиробництва;
зібраний комплект;
готова партія.

Для продукції важливі:

специфікації;
рецептури;
склад матеріалів;
виробничі маршрути;
собівартість;
серії;
характеристики;
якість;
випуск;
залишки.

Комплекти і набори

Комплект може складатися з кількох позицій.

Наприклад:

Подарунковий набір:
- Чашка
- Кава
- Пакування

Або:

Комплект обладнання:
- Основний блок
- Кабель
- Інструкція
- Кріплення

При міграції важливо зрозуміти, чи комплект у BAS є реальною складською позицією, чи лише комерційним набором для продажу.

Групи номенклатури

Групи допомагають структурувати довідник.

Приклади груп:

товари;
послуги;
матеріали;
готова продукція;
запчастини;
паливо;
тара;
електроніка;
продукти;
одяг;
будматеріали;
архів;
тестові позиції.

Погана структура груп у BAS часто ускладнює звіти й міграцію.

Приклад структури груп

Номенклатура
├── Товари
│   ├── Електроніка
│   ├── Запчастини
│   └── Побутова техніка
├── Матеріали
│   ├── Сировина
│   ├── Упаковка
│   └── Паливо
├── Послуги
│   ├── Доставка
│   ├── Монтаж
│   └── Сервіс
└── Архів

Вид номенклатури

Вид номенклатури може визначати правила обліку.

Наприклад:

товар;
послуга;
матеріал;
продукція;
тара;
набір;
робота.

Вид може впливати на:

складський облік;
рахунки обліку;
ПДВ;
собівартість;
доступні реквізити;
характеристики;
серії;
друковані форми;
звіти.

Код номенклатури

Код — це внутрішній ідентифікатор позиції.

У BAS код може формуватися автоматично або вручну.

Проблеми з кодами:

дублікати;
ручні коди без правил;
старі коди з іншої системи;
різні коди для одного товару;
зміна коду після інтеграції;
залежність сайту або WMS від коду BAS.

Під час міграції потрібно вирішити, чи переносити старий код BAS як основний, чи зберігати його як зовнішній ідентифікатор.

Артикул

Артикул — це комерційний або виробничий код товару.

Він може бути:

артикулом виробника;
внутрішнім артикулом компанії;
артикулом постачальника;
SKU для сайту;
кодом маркетплейсу;
кодом WMS;
старим кодом BAS.

Приклад:

Назва	Код BAS	Артикул	Коментар
Кабель USB-C 1м	000123	CAB-USBC-1M	Внутрішній SKU
Ноутбук Lenovo 15	000124	LEN-15-8-256	Комерційний артикул

Найменування номенклатури

Назва номенклатури має бути зрозумілою і стандартизованою.

Погані назви:

кабель
Кабель
кабель новый
кабель 1
Товар поставщика
Без назви

Кращі назви:

Кабель USB-C 1 м чорний
Ноутбук Lenovo 15.6 8GB 256GB
Доставка по Києву
Борошно пшеничне вищий ґатунок 25 кг

Повна назва і коротка назва

Іноді потрібні різні назви:

внутрішня назва;
назва для друку;
назва для сайту;
назва для постачальника;
назва українською;
назва англійською;
скорочена назва;
повна назва.

Наприклад:

Поле	Значення
Внутрішня назва	Кабель USB-C 1м чорний
Назва для сайту	Кабель USB Type-C 1 м, чорний
Назва для друку	Кабель USB-C 1 м чорний

Одиниці виміру

Одиниця виміру визначає, у чому обліковується номенклатура.

Приклади:

шт;
кг;
г;
л;
м;
м²;
м³;
год;
послуга;
упаковка;
коробка;
палета.

Одиниці виміру критичні для залишків, закупівель, продажів, виробництва й інвентаризації.

Базова одиниця виміру

Базова одиниця — це основна одиниця обліку.

Наприклад:

Номенклатура	Базова одиниця	Додаткова одиниця
Цукор	кг	мішок 25 кг
Вода	л	пляшка 1,5 л
Кабель	м	бухта 100 м
Товар штучний	шт	коробка 12 шт

Перерахунок одиниць

У BAS можуть використовуватися коефіцієнти перерахунку.

Приклад:

1 коробка = 12 шт
1 палета = 48 коробок
1 мішок = 25 кг

Під час міграції потрібно перевірити, чи правильно переносяться коефіцієнти.

Характеристики номенклатури

Характеристики дозволяють вести варіанти однієї номенклатурної позиції.

Наприклад:

колір;
розмір;
об’єм;
модель;
фасування;
матеріал;
сорт;
сезон;
комплектація;
потужність.

Приклад:

Номенклатура	Характеристика	Приклад
Футболка	Розмір / колір	M, чорна
Фарба	Колір	Білий
Кабель	Довжина	1 м
Борошно	Фасування	25 кг

Коли потрібні характеристики

Характеристики потрібні, якщо одна картка номенклатури має багато варіантів.

Наприклад:

Футболка
- S, біла
- S, чорна
- M, біла
- M, чорна
- L, біла
- L, чорна

Але характеристики не завжди потрібні. Іноді краще створювати окремі позиції номенклатури, якщо вони мають різні артикули, ціни, штрихкоди або логіку обліку.

Серії номенклатури

Серії використовуються для обліку партій, термінів придатності, серійних номерів або виробничих партій.

Приклади:

серійний номер пристрою;
партія товару;
дата виробництва;
термін придатності;
номер партії;
номер двигуна;
номер шасі;
номер медичного виробу;
партія харчової продукції.

Серії важливі для:

складу;
гарантії;
якості;
відкликання партій;
простежуваності;
виробництва;
агро;
громадського харчування;
медицини;
техніки.

Штрихкоди

Штрихкод допомагає швидко ідентифікувати товар.

У BAS можуть зберігатися:

EAN-13;
внутрішній штрихкод;
штрихкод упаковки;
штрихкод характеристики;
штрихкод серії;
штрихкод постачальника;
штрихкод для WMS;
штрихкод для каси.

Приклад:

Номенклатура	Характеристика	Штрихкод
Футболка	M чорна	4820000000011
Футболка	L чорна	4820000000012
Кабель USB-C 1 м	-	4820000000100

Номенклатура і ціни

Ціни номенклатури можуть бути різними.

Наприклад:

закупівельна ціна;
роздрібна ціна;
оптова ціна;
дилерська ціна;
акційна ціна;
інтернет-ціна;
ціна постачальника;
планова собівартість;
мінімальна ціна;
ціна в валюті.

У BAS ціни можуть зберігатися в регістрах або документах встановлення цін залежно від конфігурації.

Приклад цін

Номенклатура	Тип ціни	Ціна
Кабель USB-C 1 м	Закупівельна	80 грн
Кабель USB-C 1 м	Роздрібна	149 грн
Кабель USB-C 1 м	Оптова	120 грн

Номенклатура і залишки

Залишки показують, скільки номенклатури є на складах.

Залишки можуть деталізуватися за:

складом;
організацією;
партією;
серією;
характеристикою;
якістю;
коміркою;
резервом;
замовленням;
датою.

Приклад:

Номенклатура	Склад	Характеристика	Кількість
Футболка	Основний	M чорна	25
Футболка	Основний	L чорна	18
Кабель USB-C 1 м	Склад Київ	-	120

Номенклатура і резерви

Резерви показують, яка кількість товару вже заброньована під замовлення.

Наприклад:

На складі: 100 шт
У резерві: 30 шт
Доступно: 70 шт

Якщо резерви не перенести або не перевірити при міграції, після запуску K2 ERP можуть виникнути помилки в продажах і відвантаженнях.

Номенклатура і собівартість

Собівартість залежить від рухів номенклатури.

На неї впливають:

закупівельні ціни;
партії;
додаткові витрати;
списання;
виробництво;
повернення;
переміщення;
курсові різниці;
метод оцінки запасів;
закриття періоду.

Якщо номенклатура дублюється, собівартість може розраховуватися некоректно.

Номенклатура і ПДВ

Для номенклатури можуть бути важливі податкові параметри.

Наприклад:

ставка ПДВ;
без ПДВ;
пільгова ставка;
імпорт;
експорт;
код УКТ ЗЕД;
код послуги;
податкова група;
акцизність.

Такі реквізити критичні для регламентованого обліку і податкових документів.

УКТ ЗЕД і коди послуг

Для деяких товарів і послуг важливо вести коди:

УКТ ЗЕД;
ДКПП;
код послуги;
акцизний код;
митний код;
внутрішній класифікатор.

Під час міграції потрібно перевірити, чи ці коди актуальні та заповнені.

Номенклатура і виробництво

У виробництві номенклатура використовується як:

сировина;
матеріал;
напівфабрикат;
готова продукція;
відходи;
комплектуючі;
роботи;
послуги виробничого характеру.

Для виробництва важливі:

специфікації;
рецептури;
норми витрат;
характеристики;
серії;
партії;
собівартість;
випуск;
списання матеріалів.

Номенклатура і громадське харчування

У громадському харчуванні номенклатура може бути:

інгредієнтом;
стравою;
напівфабрикатом;
рецептурою;
тарою;
товаром бару;
послугою.

Важливі:

рецептури;
калькуляції;
списання;
фасування;
одиниці виміру;
терміни придатності;
партії;
ціни;
складські залишки.

Номенклатура і агро

В агро номенклатура може включати:

насіння;
добрива;
ЗЗР;
паливо;
запчастини;
врожай;
матеріали;
послуги;
техніку;
готову продукцію.

Важливі:

партії;
поля;
культури;
сезони;
одиниці виміру;
норми витрат;
серії;
складські залишки;
собівартість.

Номенклатура і автотранспорт

Для автотранспорту номенклатура може включати:

паливо;
мастила;
запчастини;
шини;
акумулятори;
послуги ремонту;
транспортні послуги;
витратні матеріали.

Важливі:

серії;
партії;
склад;
списання;
норми витрат;
прив’язка до автомобілів;
витрати;
собівартість перевезень.

Номенклатура і сайт

Якщо BAS інтегрований із сайтом, номенклатура може передаватися в інтернет-магазин.

Передаються:

назва;
артикул;
опис;
ціна;
залишок;
фото;
характеристики;
категорія;
штрихкод;
статус;
доступність;
URL;
SEO-дані.

Під час переходу в K2 ERP потрібно перевірити, чи сайт більше не читає стару BAS.

Номенклатура і CRM

CRM може використовувати номенклатуру для:

комерційних пропозицій;
угод;
замовлень;
прайсів;
рекомендацій;
історії продажів;
планів;
KPI менеджерів.

Після міграції CRM має отримувати номенклатуру з K2 ERP або контрольованого API, а не зі старої BAS.

Номенклатура і WMS

WMS використовує номенклатуру для складських операцій.

Потрібні:

артикул;
штрихкод;
одиниця виміру;
габарити;
вага;
серії;
партії;
комірки;
правила відбору;
упаковки;
залишки;
резерви.

Під час міграції важливо зберегти відповідність між BAS-кодами, WMS-кодами і новими кодами K2 ERP.

Номенклатура і API

API може використовуватися для обміну номенклатурою.

Наприклад:

отримати список товарів;
отримати ціни;
отримати залишки;
створити товар;
оновити опис;
оновити штрихкод;
передати характеристики;
передати серії;
передати категорії;
синхронізувати сайт;
синхронізувати WMS.

Приклад JSON:

{
  "sku": "CAB-USBC-1M",
  "name": "Кабель USB-C 1 м чорний",
  "unit": "шт",
  "barcode": "4820000000100",
  "category": "Кабелі",
  "active": true
}

Номенклатура і BI

У BI номенклатура використовується як аналітичний вимір.

Звіти можуть показувати:

продажі по товарах;
маржинальність;
залишки;
оборотність;
неліквіди;
дефіцит;
надлишки;
закупівлі;
собівартість;
ABC-аналіз;
XYZ-аналіз;
продажі по групах;
продажі по брендах;
продажі по характеристиках.

Приклад BI-звіту по номенклатурі

Номенклатура	Продажі	Маржа	Залишок	Оборотність
Кабель USB-C 1 м	240 000	28%	120	Висока
Ноутбук Lenovo 15	1 800 000	12%	8	Середня
Товар Архівний	5 000	3%	250	Низька

Номенклатура і Excel

У багатьох компаніях номенклатура живе не тільки в BAS, а й в Excel.

Наприклад:

прайси постачальників;
прайси для клієнтів;
Excel-звіти по залишках;
файли для сайту;
файли для маркетплейсів;
файли інвентаризації;
таблиці зі штрихкодами;
ручні відповідності кодів.

Під час міграції потрібно знайти всі такі файли, особливо якщо вони містять старі коди BAS.

Номенклатура і Excel Power Query

Excel Power Query може оновлювати довідник номенклатури з BAS.

Потрібно перевірити:

джерела Power Query;
SQL-запити до BAS;
CSV-вивантаження;
XML-файли;
JSON-сервіси;
локальні шляхи;
ручні відповідності;
файли для BI;
файли для сайту.

Після переходу в K2 ERP такі запити потрібно перепідключити або замінити.

Номенклатура і Tableau / Power BI

Tableau і Power BI часто використовують номенклатуру як довідник.

Потрібно перевірити:

звідки BI бере номенклатуру;
чи немає підключення до BAS;
чи коректні групи;
чи немає дублікатів;
чи правильні артикули;
чи правильно об’єднані характеристики;
чи актуальні ціни;
чи збігаються залишки;
чи правильно рахується маржа.

Дублікати номенклатури

Дублікати — одна з найчастіших проблем.

Приклад:

Кабель USB-C 1м
Кабель USB C 1 м
USB-C cable 1m
Кабель тайпсі
CAB-USBC-1M

Якщо це один і той самий товар, у BAS можуть бути розбиті:

залишки;
продажі;
закупівлі;
ціни;
штрихкоди;
собівартість;
історія;
BI-аналітика.

Ознаки дублікатів

Ознаки дубля:

однаковий артикул;
однаковий штрихкод;
однакова назва;
однаковий код постачальника;
однаковий виробник;
однакова характеристика;
однаковий опис;
однаковий сайт-ID;
однаковий WMS-ID.

Приклад таблиці дублікатів

Позиція 1	Позиція 2	Ознака	Рішення
Кабель USB-C 1м	Кабель USB C 1 м	Однаковий штрихкод	Об’єднати
Фарба біла 1л	Фарба біла 3л	Схожа назва, різний об’єм	Не об’єднувати
Ноутбук Lenovo 15	LEN-15-8-256	Однаковий артикул	Перевірити і об’єднати

Архівна номенклатура

Неактивну номенклатуру не завжди потрібно видаляти.

Краще:

позначити як архівну;
заборонити нові документи;
залишити історію;
не передавати на сайт;
не показувати в активних списках;
залишити для звітів;
не переносити в активну номенклатуру K2 ERP без потреби.

Тестова номенклатура

У BAS часто є тестові позиції:

Тест
Товар тест
123
qwerty
Не використовувати
Старий товар

Такі записи не потрібно переносити в K2 ERP як активні.

Номенклатура без руху

Перед міграцією потрібно знайти номенклатуру без руху.

Наприклад:

не продавалася 3 роки;
не закуповувалася 3 роки;
немає залишку;
немає ціни;
немає активних документів;
не використовується в інтеграціях.

Такі позиції можна перенести в архів або не переносити в активний довідник.

Якість номенклатури

Якість номенклатури визначається тим, наскільки вона придатна для обліку й аналітики.

Ознаки якісної номенклатури:

унікальний артикул;
правильна назва;
правильна група;
правильна одиниця виміру;
немає дублікатів;
заповнений штрихкод, якщо потрібен;
правильні характеристики;
правильні серії;
актуальні ціни;
коректні залишки;
правильні податкові реквізити;
зрозумілий статус.

Номенклатура і міграція з BAS у K2 ERP

Міграція номенклатури з BAS у K2 ERP має включати не просто копіювання довідника.

Потрібно виконати:

Вивантаження номенклатури.
Аналіз структури груп.
Пошук дублікатів.
Перевірку артикулів.
Перевірку штрихкодів.
Перевірку одиниць виміру.
Перевірку характеристик.
Перевірку серій.
Перевірку цін.
Перевірку залишків.
Перевірку податкових реквізитів.
Перевірку інтеграцій.
Перевірку BI-звітів.
Очищення архівних позицій.
Завантаження в K2 ERP.
Контрольні звірки.
Вимкнення старих BAS-джерел.

Що переносити в K2 ERP

Потрібно переносити:

активну номенклатуру;
товари із залишками;
товари з відкритими замовленнями;
товари з актуальними цінами;
послуги, які використовуються;
матеріали для виробництва;
продукцію;
серії за потреби;
характеристики;
штрихкоди;
артикули;
одиниці виміру;
групи;
коди для інтеграцій;
податкові реквізити;
історію за потреби.

Що не варто переносити

Не варто переносити без аналізу:

дублікати;
тестові позиції;
старі товари без руху;
помилкові записи;
номенклатуру з навчальних баз;
архівні позиції як активні;
старі групи без структури;
неактуальні штрихкоди;
неправильні одиниці виміру;
технічні записи BAS;
застарілі інтеграційні коди;
позиції, які існують тільки через старі помилки.

Таблиця міграції номенклатури

BAS	Проблема	K2 ERP	Рішення
Кабель USB-C 1м	Активний товар	Кабель USB-C 1 м чорний	Перенести
Кабель USB C 1 м	Дублікат	Не створювати окремо	Об’єднати
Тест товар	Тестовий запис	Не переносити	Видалити з міграції
Старий товар 2018	Немає руху і залишків	Архів	Перенести тільки за потреби
Футболка	Є характеристики	Футболка + характеристики	Перенести з варіантами

Звірка після міграції

Після міграції потрібно звірити:

кількість активних позицій;
кількість груп;
кількість одиниць виміру;
кількість характеристик;
кількість серій;
кількість штрихкодів;
кількість позицій із залишками;
залишки по складах;
ціни;
артикули;
зв’язки із сайтом;
BI-звіти;
API-відповіді.

Приклад звірки

Перевірка	BAS	K2 ERP	Статус
Активна номенклатура	12 000	10 800	OK після очищення
Штрихкоди	8 500	8 480	Перевірити 20
Залишки	1 250 000 грн	1 250 000 грн	OK
Характеристики	3 200	3 200	OK
Ціни	18 000	17 950	Перевірити неактивні

Номенклатура і старі інтеграції BAS

Після міграції потрібно перевірити, чи не залишилися старі BAS-джерела.

Наприклад:

сайт читає товари з BAS;
WMS читає коди BAS;
Excel Power Query читає CSV із BAS;
Tableau читає SQL-запит до BAS;
Power BI оновлює номенклатуру з BAS;
маркетплейс бере залишки зі старого файлу;
CRM створює замовлення з кодами BAS;
стара обробка продовжує вивантажувати товари.

Номенклатура і старі коди BAS

Старі коди BAS можуть бути потрібні після міграції.

Їх можна зберегти як:

зовнішній код;
код BAS;
legacy ID;
інтеграційний ідентифікатор;
поле для зіставлення;
історичний код.

Це допомагає зіставити старі документи, BI-звіти, API, сайт, WMS і архівні дані.

Номенклатура і pgAdmin / PostgreSQL

Якщо K2 ERP використовує PostgreSQL, технічні спеціалісти можуть перевіряти номенклатуру через pgAdmin.

Приклад пошуку дублікатів за артикулом:

SELECT sku, COUNT(*) AS qty
FROM public.items
WHERE sku IS NOT NULL AND trim(sku) <> ''
GROUP BY sku
HAVING COUNT(*) > 1;

Приклад пошуку товарів без одиниці виміру:

SELECT id, name
FROM public.items
WHERE unit_id IS NULL;

Такі перевірки мають виконуватися обережно, бажано в тестовій або аналітичній базі.

Типові помилки з номенклатурою BAS

Найчастіші помилки:

дублікати товарів;
неправильні одиниці виміру;
незаповнені артикули;
однакові штрихкоди в різних позиціях;
різні назви одного товару;
змішування товарів і послуг;
неактуальні групи;
характеристики там, де мали бути окремі товари;
окремі товари там, де мали бути характеристики;
старі серії;
помилкові залишки;
неактуальні ціни;
номенклатура без руху;
старі BAS-інтеграції після міграції.

Помилка: дублікати номенклатури

Дублікати призводять до того, що:

залишки розбиті;
продажі розбиті;
закупівлі розбиті;
собівартість викривлена;
BI показує неправильні цифри;
сайт показує дублікати;
склад не знаходить товар;
інвентаризація ускладнюється.

Помилка: неправильна одиниця виміру

Якщо товар обліковується не в тій одиниці, виникають проблеми.

Наприклад:

Закупівля: коробка
Склад: шт
Продаж: упаковка
Коефіцієнт не налаштований

Наслідки:

неправильні залишки;
неправильні ціни;
неправильні замовлення;
помилки інвентаризації;
помилки виробництва.

Помилка: старі штрихкоди

Якщо штрихкод неправильний або дублюється:

каса може пробити не той товар;
WMS знайде не ту позицію;
інвентаризація буде помилковою;
сайт може об’єднати товари неправильно;
BI може отримати неправильну деталізацію.

Помилка: не перевірити характеристики

Погано:

Футболка M чорна — окрема номенклатура
Футболка L чорна — характеристика
Футболка S біла — інша група

Така змішана модель ускладнює залишки, ціни, сайт і BI.

Помилка: залишити BAS джерелом номенклатури

Після запуску K2 ERP не можна залишати BAS активним джерелом товарів.

Ризики:

сайт показує старі товари;
ціни беруться зі старої BAS;
залишки не збігаються;
WMS працює зі старими кодами;
BI показує стару аналітику;
користувачі не розуміють, де джерело істини;
санкційні ризики не усунені.

Як не треба робити

Погані підходи:

переносити всю номенклатуру BAS без очищення;
не шукати дублікати;
не перевіряти одиниці виміру;
не перевіряти артикули;
не перевіряти штрихкоди;
не аналізувати характеристики;
не аналізувати серії;
не перевіряти ціни;
не звіряти залишки;
не перевіряти сайт;
не перевіряти WMS;
не перепідключати BI;
не вимикати старі BAS-обміни;
ігнорувати санкційні й кібербезпекові ризики BAS/1С.

Найгірший сценарій. Компанія переходить у K2 ERP, але переносить номенклатуру BAS без очищення: дублікати, старі артикули, неправильні одиниці, зайві характеристики, помилкові штрихкоди, старі ціни, неактуальні залишки і BI, який досі читає BAS.

Як правильно вести номенклатуру

Правильні принципи:

Створити правила найменування.
Визначити структуру груп.
Вести унікальні артикули.
Контролювати штрихкоди.
Правильно налаштувати одиниці виміру.
Визначити, де використовуються характеристики.
Визначити, де використовуються серії.
Позначати архівні позиції.
Забороняти дублікати.
Контролювати ціни.
Контролювати залишки.
Перевіряти інтеграції.
Вести відповідального за довідник.
Періодично очищати довідник.
Під час міграції не переносити сміття в нову ERP.

Контрольний список для міграції номенклатури

Перевірка	Навіщо
Дублікати	Не переносити один товар кілька разів
Артикули	Зберегти ідентифікацію товарів
Штрихкоди	Забезпечити склад, касу, WMS, сайт
Одиниці виміру	Коректні залишки і документи
Характеристики	Правильні варіанти товарів
Серії	Простежуваність і гарантія
Ціни	Правильні продажі й закупівлі
Залишки	Коректний старт у K2 ERP
API	Сайт, CRM, WMS, маркетплейси
BI	Правильна аналітика

Номенклатура BAS і цифрова незалежність

Очищення номенклатури під час переходу в K2 ERP — це не тільки технічна задача. Це можливість побудувати нову якість даних.

Компанія отримує:

чистий довідник товарів;
менше дублікатів;
правильні артикули;
правильні штрихкоди;
коректні одиниці виміру;
контроль характеристик;
контроль серій;
актуальні ціни;
правильні залишки;
якісний сайт-каталог;
правильну BI-аналітику;
відмову від старої BAS-залежності.

Цифрова незалежність. Номенклатура в K2 ERP має стати новим контрольованим джерелом товарів, послуг, цін, залишків, штрихкодів, характеристик і BI-аналітики, а не копією старого довідника BAS із дублями, помилками й прихованими залежностями.

Коротко

Питання	Відповідь
Що таке номенклатура BAS?	Це довідник товарів, послуг, матеріалів, продукції, комплектів та інших позицій обліку в BAS.
Для чого вона потрібна?	Для закупівель, продажів, складу, виробництва, цін, залишків, собівартості, API, BI та інтеграцій.
Що важливо в картці номенклатури?	Назва, код, артикул, одиниця виміру, група, тип, штрихкод, характеристики, серії, ціни, податкові реквізити.
Чому небезпечні дублікати?	Вони розбивають залишки, продажі, закупівлі, ціни, собівартість і BI-аналітику.
Що перевірити при міграції в K2 ERP?	Дублікати, артикули, штрихкоди, одиниці виміру, характеристики, серії, ціни, залишки, сайт, WMS, API і BI.
Чи потрібно переносити всю номенклатуру?	Ні. Потрібно переносити активну й потрібну номенклатуру, а тестові, помилкові та архівні записи очищати або переносити окремо.
Чи можна залишити BAS джерелом номенклатури?	Ні. Після переходу джерелом істини має бути K2 ERP або контрольована інтеграційна архітектура.
Чи є санкційні ризики у BAS і 1С?	Так. Окремі продукти 1С і BAS внесені до офіційних переліків забороненого до використання ПЗ для окремих категорій організацій в Україні.

Висновок

Номенклатура BAS — це один із найважливіших довідників у старій обліковій системі. Вона впливає на продажі, закупівлі, склад, виробництво, ціни, залишки, собівартість, штрихкоди, серії, характеристики, інвентаризацію, сайт, WMS, CRM, API, BI і управлінську аналітику.

Під час переходу з BAS у K2 ERP номенклатуру не можна переносити механічно. Її потрібно очистити, дедублікувати, перевірити артикули, штрихкоди, одиниці виміру, характеристики, серії, ціни, залишки, групи, податкові реквізити, інтеграції, Excel-звіти, Power Query, Tableau, Power BI і старі API або файлові обміни.

Правильний підхід. Номенклатура в K2 ERP має бути чистою, структурованою і контрольованою: без дублікатів, без старих BAS-залежностей, з актуальними артикулами, штрихкодами, одиницями виміру, характеристиками, серіями, цінами, залишками, API і BI.

З урахуванням санкційних, юридичних і кібербезпекових ризиків BAS та 1С, перехід на K2 ERP має включати не лише перенесення номенклатури, а й побудову нової моделі обліку товарів, послуг, матеріалів, продукції, характеристик, серій, цін, залишків, інтеграцій, звітності та цифрової незалежності.

K2 ERP у цьому процесі може стати платформою для контрольованого обліку номенклатури, товарів, послуг, матеріалів, продукції, серій, характеристик, штрихкодів, цін, залишків, складів, API, BI, аналітичних вітрин, міграції з BAS/1С і подальшого розвитку автоматизації бізнесу без залежності від старої екосистеми BAS / 1С.

Див. також

Зовнішні посилання