Організації K2 ERP

Організації K2 ERP — це довідник або облікова сутність у системі K2 ERP, яка описує юридичні особи, ФОП, компанії групи, філії або інші суб’єкти, від імені яких ведеться облік, оформлюються документи, проводяться продажі, закупівлі, платежі, складські операції, податкові документи, управлінська звітність, API-обміни та BI-аналітика.

Організація в K2 ERP може містити назву, код ЄДРПОУ або РНОКПП, податковий статус, юридичну адресу, фактичну адресу, банківські рахунки, каси, відповідальних осіб, підрозділи, склади, договори, печатки, підписи, податкові налаштування, валюту обліку, правила нумерації документів, права доступу та інші реквізити.

У компаніях, які переходять з BAS або 1С на K2 ERP, організації є однією з ключових ділянок міграції. Потрібно правильно перенести юридичні особи, ФОП, реквізити, банківські рахунки, каси, договори, залишки, взаєморозрахунки, документи, права доступу і звітність.

Головне. Організація в K2 ERP — це не просто назва компанії. Це центр обліку, реквізитів, документів, фінансів, складів, банків, кас, податків, прав доступу, звітності й аналітики.

Важливо про BAS і 1С. BAS та 1С мають санкційні, юридичні й кібербезпекові ризики в Україні. Окремі продукти 1С і BAS згадуються в офіційних переліках і роз’ясненнях щодо забороненого до використання програмного забезпечення для окремих категорій організацій в Україні. Тому під час переходу на K2 ERP потрібно не просто перенести довідник організацій, а провести аудит старої структури компаній, доступів, документів, звітів, інтеграцій і архівів.

Підхід K2 ERP. У K2 ERP організації мають бути описані структуровано: юридичні реквізити, податкові налаштування, банківські рахунки, каси, склади, підрозділи, ролі користувачів, звіти, API, BI та правила доступу.

Вступ

У більшості ERP-систем організація є однією з базових сутностей. Вона відповідає на питання: від імені якої компанії виконується операція.

Наприклад:

рахунок виставляється від ТОВ “Компанія А”;
товар купується на ФОП “Іваненко”;
склад належить юридичній особі “Компанія Б”;
банк відкритий на конкретну організацію;
каса працює в межах певної організації;
податкова накладна формується від платника ПДВ;
звітність формується по кожній юридичній особі окремо;
керівник бачить консолідовану аналітику по групі компаній.

Якщо організації налаштовані неправильно, виникають проблеми:

документи оформлюються не від тієї юридичної особи;
платежі потрапляють не в ту компанію;
залишки змішуються;
податкова звітність формується некоректно;
користувачі бачать зайві дані;
BI показує неправильну консолідацію;
міграція з BAS/1С дає розбіжності.

Що таке організація K2 ERP

Організація K2 ERP — це облікова одиниця, яка представляє юридичну особу, ФОП або інший суб’єкт господарювання в ERP-системі.

Організація може використовуватися в:

довідниках;
документах;
договорах;
продажах;
закупівлях;
складських операціях;
касі;
банку;
податкових документах;
фінансовому обліку;
управлінському обліку;
звітах;
BI;
API;
інтеграціях;
правах доступу.

Простий приклад:

Організація	Тип	Приклад використання
ТОВ “Торгова компанія”	Юридична особа	Продажі, закупівлі, склад, банк
ФОП Іваненко І. І.	ФОП	Роздрібні продажі або окремий напрям
ТОВ “Логістика”	Юридична особа групи	Доставка, транспорт, витрати
ТОВ “Виробництво”	Юридична особа групи	Виробничі операції

Навіщо потрібен довідник організацій

Довідник організацій потрібен для:

ведення обліку по юридичних особах;
оформлення документів;
друку рахунків і накладних;
роботи з банками;
роботи з касами;
податкового обліку;
розмежування прав;
управлінської аналітики;
консолідованої звітності;
інтеграцій;
міграції даних;
контролю відповідальності;
роботи групи компаній.

Організація і юридична особа

У більшості випадків організація в ERP відповідає юридичній особі.

Наприклад:

Юридична особа	Організація в K2 ERP	Коментар
ТОВ “Альфа”	ТОВ “Альфа”	Повна відповідність
ФОП Петренко	ФОП Петренко	Облік ФОП
ТОВ “Альфа-Логістика”	ТОВ “Альфа-Логістика”	Окрема компанія групи

Але іноді в ERP можуть бути додаткові внутрішні організації для управлінського обліку, філій або окремих бізнес-напрямів. Це потрібно документувати, щоб не плутати юридичний і управлінський контур.

Організація і компанія групи

Якщо бізнес має кілька юридичних осіб, K2 ERP може використовуватися для групи компаній.

Наприклад:

ТОВ “Виробництво”;
ТОВ “Торгівля”;
ТОВ “Логістика”;
ФОП “Роздріб”;
ТОВ “Імпорт”;
ТОВ “Сервіс”.

У такому разі важливо налаштувати:

окремі реквізити;
окремі банківські рахунки;
окремі каси;
окремі договори;
окремі склади або спільні склади;
права доступу;
консолідовану звітність;
внутрішньогрупові операції.

Основні реквізити організації

Організація може містити такі реквізити:

повна назва;
скорочена назва;
код ЄДРПОУ;
РНОКПП для ФОП;
ІПН платника ПДВ;
податковий статус;
юридична адреса;
фактична адреса;
поштова адреса;
телефони;
email;
сайт;
банківські рахунки;
МФО;
IBAN;
керівник;
головний бухгалтер;
відповідальні особи;
печатка;
підпис;
валюта;
країна;
статус активності.

Приклад картки організації

Поле	Приклад
Назва	ТОВ “К2 Торгівля”
Код ЄДРПОУ	12345678
ІПН	123456789012
Податковий статус	Платник ПДВ
Юридична адреса	м. Київ, вул. Прикладна, 1
Банк	АТ “Банк”
IBAN	UA123456789012345678901234567
Керівник	Іваненко Іван Іванович
Головний бухгалтер	Петренко Олена Сергіївна

Організація і реквізити для друку

Реквізити організації використовуються у друкованих формах.

Наприклад:

рахунок;
видаткова накладна;
акт;
договір;
довіреність;
касовий ордер;
податковий документ;
комерційна пропозиція;
ТТН;
сертифікат;
лист.

Якщо реквізити заповнені неправильно, помилки автоматично потрапляють у документи.

Організація і банківські рахунки

Одна організація може мати кілька банківських рахунків.

Наприклад:

Організація	Рахунок	Валюта	Призначення
ТОВ “К2 Торгівля”	UA...001	UAH	Основний поточний рахунок
ТОВ “К2 Торгівля”	UA...002	EUR	Валютний рахунок
ТОВ “К2 Торгівля”	UA...003	USD	Розрахунки з іноземними постачальниками

Банківські рахунки важливі для:

платіжних документів;
виписок;
оплат;
взаєморозрахунків;
фінансової звітності;
інтеграції з банком.

Організація і каси

Каса також має бути прив’язана до організації.

Приклади:

Основна каса ТОВ;
Каса магазину;
Валютна каса;
Каса ФОП;
Каса філії.

Касові документи мають створюватися від правильної організації.

Організація і склади

Склади можуть належати конкретній організації або використовуватися спільно в управлінському контурі.

Варіанти:

Варіант	Опис	Приклад
Склад однієї організації	Склад належить конкретній юрособі	Склад ТОВ “Торгівля”
Спільний фізичний склад	Один фізичний склад, але облік по кількох організаціях	Склад Київ для ТОВ і ФОП
Філіальний склад	Склад конкретної філії	Склад Львів
Віртуальний склад	Управлінський або транзитний склад	Товар у дорозі

Організація і підрозділи

Підрозділи можуть бути пов’язані з організацією.

Наприклад:

відділ продажів;
бухгалтерія;
склад;
виробництво;
логістика;
сервіс;
філія Київ;
філія Львів;
агронапрям;
ресторанний напрям.

Це потрібно для:

відповідальності;
звітності;
план-факту;
витрат;
KPI;
прав доступу;
документообігу.

Організація і договори

Договір зазвичай укладається між організацією і контрагентом.

Наприклад:

ТОВ “К2 Торгівля” ↔ ТОВ “Покупець” → Договір поставки

Або:

ФОП Іваненко ↔ Постачальник → Договір закупівлі

У документах важливо правильно вибирати організацію, бо від цього залежать:

реквізити;
податковий статус;
банк;
умови договору;
взаєморозрахунки;
друкована форма;
звітність.

Організація і документи

Більшість документів у ERP має реквізит “Організація”.

Наприклад:

замовлення покупця;
рахунок;
реалізація;
надходження;
замовлення постачальнику;
переміщення;
списання;
інвентаризація;
касовий ордер;
банківська виписка;
акт;
податкова накладна;
виробничий документ.

Приклад документа з організацією

Поле	Значення
Документ	Замовлення покупця №1001
Організація	ТОВ “К2 Торгівля”
Контрагент	ТОВ “Покупець”
Договір	Договір поставки №15
Склад	Основний склад
Сума	120 000 грн

Організація і нумерація документів

У системі може бути окрема нумерація документів по організаціях.

Наприклад:

Організація	Приклад номера рахунку
ТОВ “К2 Торгівля”	KT-000001
ФОП Іваненко	FI-000001
ТОВ “К2 Логістика”	KL-000001

Це допомагає уникнути плутанини між юридичними особами.

Організація і податковий статус

Податковий статус організації впливає на документи й звіти.

Наприклад:

платник ПДВ;
неплатник ПДВ;
єдиний податок;
загальна система;
неприбуткова організація;
інший спеціальний статус.

Від цього можуть залежати:

податкові документи;
ставки ПДВ;
друковані форми;
регламентована звітність;
правила обліку;
звіти.

Організація і валюта

Організація може працювати з кількома валютами.

Наприклад:

гривня;
долар США;
євро;
інші валюти.

Для валютних операцій важливі:

курси валют;
валютні рахунки;
договори у валюті;
переоцінка;
курсові різниці;
звітність;
управлінська аналітика.

Організація і відповідальні особи

В організації можуть бути відповідальні особи:

директор;
головний бухгалтер;
фінансовий директор;
відповідальний за продажі;
відповідальний за склад;
відповідальний за касу;
підписант;
адміністратор ERP.

Ці дані можуть використовуватися в документах, погодженнях, підписах і звітах.

Організація і користувачі

Користувачі можуть мати доступ до однієї або кількох організацій.

Наприклад:

Користувач	Роль	Доступ до організацій
buh_1	Бухгалтер	ТОВ “К2 Торгівля”
buh_group	Головний бухгалтер	Усі організації
manager_kyiv	Менеджер	ТОВ “К2 Торгівля”
director	Керівник	Усі організації, тільки звіти

Організація і права доступу

Права доступу по організаціях потрібні для безпеки.

Потрібно обмежувати:

хто бачить документи певної організації;
хто може створювати документи;
хто може проводити операції;
хто бачить фінанси;
хто бачить банк;
хто бачить касу;
хто бачить зарплату;
хто бачить собівартість;
хто бачить BI по групі компаній.

Приклад обмеження доступу

Роль	Доступ	Обмеження
Менеджер продажів	Документи своєї організації	Не бачить фінанси й зарплату
Бухгалтер	Фінанси своєї організації	Не бачить інші юрособи без дозволу
Головний бухгалтер	Усі організації	Без технічного адміністрування
Керівник	Консолідовані звіти	Без зміни первинних документів
API-користувач	Тільки дозволені методи	Без доступу до зайвих організацій

Організація і API

API має враховувати організацію.

Наприклад, сайт може створювати замовлення від конкретної організації:

{
  "organization": "ТОВ К2 Торгівля",
  "customer": "ТОВ Покупець",
  "order_number": "WEB-100245",
  "amount": 15000
}

API має контролювати:

чи має сервісний користувач доступ до організації;
чи правильно визначена організація;
чи не створюються документи не від тієї юрособи;
чи журналюється запит;
чи є обмеження по ролях.

Організація і BI

BI-аналітика часто будується з урахуванням організацій.

Приклади звітів:

продажі по організаціях;
прибуток по організаціях;
залишки по організаціях;
дебіторка по організаціях;
кредиторка по організаціях;
рух коштів по організаціях;
план-факт по юридичних особах;
консолідована аналітика групи компаній.

Приклад BI-звіту по організаціях

Організація	Продажі	Витрати	Прибуток
ТОВ “К2 Торгівля”	5 000 000	4 100 000	900 000
ТОВ “К2 Логістика”	1 200 000	950 000	250 000
ФОП Іваненко	800 000	620 000	180 000
Разом	7 000 000	5 670 000	1 330 000

Організація і консолідація

Якщо є кілька організацій, може бути потрібна консолідація.

Консолідація дозволяє бачити:

загальний продаж;
загальний прибуток;
загальні залишки;
загальні борги;
загальні витрати;
ефективність групи;
внутрішньогрупові обороти;
фінансову картину холдингу.

Але консолідація має враховувати внутрішні операції, щоб не подвоїти обороти.

Організація і внутрішньогрупові операції

У групі компаній можуть бути операції між власними організаціями.

Наприклад:

одна компанія продає товар іншій;
логістична компанія надає послуги торговій;
виробнича компанія передає продукцію торговій;
одна організація оплачує витрати іншої;
внутрішня оренда;
внутрішні послуги.

Такі операції потрібно відображати коректно, особливо для консолідованої аналітики.

Організація і регламентований облік

Якщо K2 ERP використовується для регламентованого обліку або передачі даних у бухгалтерський контур, організація є критично важливою.

Вона впливає на:

податкові документи;
бухгалтерські проводки;
звітність;
облік ПДВ;
банківські документи;
касу;
договори;
первинні документи;
закриття періоду.

Організація і управлінський облік

В управлінському обліку організації можуть використовуватися для:

аналізу прибутковості;
план-факту;
центрів фінансової відповідальності;
бюджету;
управлінського балансу;
cash flow;
P&L;
аналізу напрямів бізнесу;
консолідації.

Організація і склади при міграції

Під час міграції з BAS/1С потрібно перевірити, як склади пов’язані з організаціями.

Проблеми:

один склад використовувався кількома організаціями;
залишки не розділені по юрособах;
склад є фізичним, але не юридичним;
у BAS були неактуальні склади;
є дублікати складів;
залишки вивантажені без організації.

Організація і взаєморозрахунки

Взаєморозрахунки мають бути прив’язані до організації.

Наприклад:

Контрагент А винен ТОВ “К2 Торгівля” 100 000 грн
Контрагент А винен ФОП Іваненко 20 000 грн

Це різні заборгованості, які не можна змішувати.

Організація і ціни

Ціни можуть бути загальними або окремими по організаціях.

Наприклад:

одна ціна для всіх;
окремі ціни по ФОП;
окремі ціни по торговій компанії;
окремі ціни по регіонах;
окремі ціни по складу;
окремі ціни по каналу продажу.

Це потрібно враховувати при міграції і інтеграції з сайтом.

Організація і друковані форми

Друковані форми мають підтягувати реквізити правильної організації.

Потрібно перевірити:

рахунок;
накладну;
акт;
договір;
касовий документ;
банківський документ;
ТТН;
комерційну пропозицію;
податковий документ.

Організація і печатка / підпис

У системі можуть зберігатися або використовуватися:

факсиміле;
скан печатки;
підпис директора;
підпис бухгалтера;
шаблон підпису;
електронний підпис;
дані підписанта.

Ці реквізити мають бути доступні тільки відповідальним користувачам.

Організація і документообіг

Організація може впливати на маршрути погодження.

Наприклад:

договори ТОВ погоджує юридичний відділ;
платежі ФОП погоджує власник;
закупівлі виробничої компанії погоджує директор виробництва;
витрати логістичної компанії погоджує керівник логістики.

Організація і філії

Філія не завжди є окремою юридичною особою.

Потрібно розділяти:

Поняття	Що означає	Приклад
Організація	Юридична особа або ФОП	ТОВ “К2 Торгівля”
Філія	Територіальний підрозділ	Київ, Львів, Одеса
Склад	Місце зберігання товару	Склад Київ
Підрозділ	Організаційна структура	Відділ продажів

Не варто створювати філії як організації, якщо вони не є окремими юридичними особами, без чіткої управлінської причини.

Організація і архів

Старі або неактивні організації не завжди потрібно видаляти.

Краще:

позначити як неактивну;
заборонити створення нових документів;
залишити доступ до історії;
зберегти реквізити;
зберегти звіти;
обмежити права;
використовувати тільки для архіву.

Активна і неактивна організація

Організація може мати статус.

Статус	Що означає	Приклад
Активна	Можна створювати документи	Поточна юридична особа
Неактивна	Нові документи не створюються	Закрита компанія
Архівна	Доступ тільки для перегляду	Стара юрособа після міграції
Тестова	Для навчання або демо	Demo Company

Організація і міграція з BAS/1С

Під час переходу з BAS або 1С у K2 ERP організації потрібно переносити дуже уважно.

Потрібно зібрати:

список організацій;
юридичні реквізити;
податкові реквізити;
банківські рахунки;
каси;
склади;
договори;
залишки;
взаєморозрахунки;
документи;
відповідальних осіб;
друковані форми;
права доступу;
інтеграції;
звіти.

Типові проблеми організацій у BAS/1С

У старих базах часто є проблеми:

дублікати організацій;
старі неактивні юрособи;
тестові організації;
неправильні реквізити;
неактуальні банківські рахунки;
різні назви однієї компанії;
документи оформлені не від тієї організації;
залишки без коректної організації;
склад використовується кількома юрособами без правил;
користувачі мають доступ до всіх організацій без потреби.

Таблиця міграції організацій

BAS/1С	Проблема	K2 ERP	Рішення
ТОВ “Альфа”	Актуальна організація	ТОВ “Альфа”	Перенести реквізити
Альфа ТОВ	Дублікат	Не створювати окремо	Об’єднати з основною
ФОП Іваненко	Немає банківського рахунку	ФОП Іваненко	Дозаповнити реквізити
Тестова організація	Тестові дані	Не переносити	Залишити в архіві BAS
Старе ТОВ	Неактивне	Архівна організація	Перенести тільки історію за потреби

Що переносити в K2 ERP

Потрібно переносити:

актуальні організації;
правильні юридичні реквізити;
податкові реквізити;
актуальні банківські рахунки;
каси;
склади;
договори;
залишки;
відкриті взаєморозрахунки;
відкриті документи;
відповідальних осіб;
правила доступу;
критичну історію за потреби.

Що не варто переносити

Не варто переносити:

тестові організації;
дублікати;
старі неактуальні реквізити;
закриті рахунки без потреби;
помилкові організації;
організації з навчальних баз;
старі технічні записи;
хаотичні управлінські дублікати;
старі права доступу без аудиту;
санкційно ризикові залежності від BAS/1С як активного джерела.

Звірка після міграції

Після перенесення організацій потрібно перевірити:

кількість організацій;
назви;
ЄДРПОУ / РНОКПП;
ІПН;
податковий статус;
банківські рахунки;
каси;
склади;
договори;
залишки;
взаєморозрахунки;
друковані форми;
права доступу;
звіти.

Приклад звірки організацій

Перевірка	BAS/1С	K2 ERP	Статус
Кількість актуальних організацій	4	4	OK
Банківські рахунки	8	8	OK
Каси	5	5	OK
Договори	120	118	Потрібна перевірка
Залишки по організаціях	Є	Є	Звірити суми

Організація і старі інтеграції

Після міграції потрібно перевірити, чи не залишилися старі інтеграції, які працюють із BAS/1С.

Наприклад:

сайт створює замовлення в старій BAS;
CRM читає організації з 1С;
BI бере дані з BAS;
Excel Power Query оновлюється зі старої бази;
Tableau читає старий SQL;
банк завантажує виписки в стару систему;
API працює з неактуальною організацією.

Організація і Excel-звіти

Excel-звіти можуть містити прив’язку до організацій.

Потрібно перевірити:

формули;
Power Query;
старі SQL-запити;
шляхи до файлів;
назви організацій;
коди;
ручні довідники;
план-факт;
консолідацію.

Організація і Tableau / Power BI

BI-системи мають бути перепідключені до K2 ERP або контрольованих вітрин.

Потрібно перевірити:

фільтри по організаціях;
права доступу;
консолідацію;
внутрішньогрупові обороти;
валюту;
податкові статуси;
історію;
старі джерела BAS/1С.

Організація і pgAdmin / PostgreSQL

Якщо K2 ERP використовує PostgreSQL, технічна перевірка може виконуватися через pgAdmin.

Наприклад:

SELECT id, name, edrpou, tax_status
FROM public.organizations
ORDER BY name;

Або пошук дублікатів:

SELECT edrpou, COUNT(*) AS qty
FROM public.organizations
GROUP BY edrpou
HAVING COUNT(*) > 1;

Такі запити мають виконувати технічні спеціалісти з відповідними правами.

Типові помилки з організаціями

Найчастіші помилки:

створити дублікати організацій;
не заповнити ЄДРПОУ;
переплутати ФОП і ТОВ;
не вказати податковий статус;
не перенести банківські рахунки;
не перенести каси;
не розділити доступи;
не звірити залишки по організаціях;
не перевірити друковані форми;
не обмежити BI;
не вимкнути старі BAS/1С-джерела;
створити філії як організації без потреби;
залишити тестові організації в production.

Помилка: дублікати організацій

Погано:

ТОВ “Альфа”
Альфа ТОВ
ТОВ Альфа
ALFA LLC

Наслідки:

документи розходяться по різних записах;
звіти показують неправильні суми;
взаєморозрахунки не збігаються;
BI дублює дані;
міграція ускладнюється.

Помилка: неправильна організація в документі

Якщо документ створений не від тієї організації, можуть бути проблеми:

неправильні реквізити;
неправильний банк;
неправильний договір;
неправильна податкова логіка;
неправильна звітність;
помилки у взаєморозрахунках;
помилки в друкованих формах.

Помилка: усі користувачі бачать усі організації

Це ризик для безпеки.

Наприклад:

менеджер однієї компанії бачить фінанси іншої;
комірник бачить усі склади групи;
бухгалтер ФОП бачить ТОВ;
BI відкриває консолідовані фінанси всім користувачам.

Права мають бути обмежені.

Помилка: стара BAS лишилася джерелом організацій

Після запуску K2 ERP не можна залишати BAS/1С активним джерелом довідника організацій.

Ризики:

ERP і BAS мають різні реквізити;
сайт бере старі дані;
BI показує старі організації;
Excel-звіти не збігаються;
користувачі працюють у двох системах;
джерело істини втрачається.

Як не треба робити

Погані підходи:

переносити всі організації з BAS без аудиту;
переносити тестові організації;
залишати дублікати;
не перевіряти реквізити;
не перевіряти банківські рахунки;
не налаштовувати права доступу;
не звіряти залишки;
не перевіряти друковані форми;
не перепідключати BI;
не перевіряти Power Query;
не вимикати старі BAS/1С-інтеграції;
ігнорувати санкційні й кібербезпекові ризики BAS/1С.

Найгірший сценарій. Компанія переходить у K2 ERP, але переносить організації з BAS/1С без очищення: дублікати, старі реквізити, тестові компанії, неправильні банки, зайві права і BI, який продовжує читати стару BAS.

Як правильно налаштовувати організації K2 ERP

Правильний порядок:

Зібрати список юридичних осіб і ФОП.
Визначити активні організації.
Визначити архівні організації.
Перевірити ЄДРПОУ / РНОКПП.
Перевірити ІПН і податковий статус.
Перевірити юридичні адреси.
Перевірити банківські рахунки.
Перевірити каси.
Перевірити склади.
Перевірити договори.
Перевірити відповідальних осіб.
Налаштувати нумерацію документів.
Налаштувати права доступу.
Налаштувати API.
Налаштувати BI.
Перевірити друковані форми.
Провести міграційну звірку.
Вимкнути старі BAS/1С-джерела.
Перевести стару систему в архів.

Організації K2 ERP і цифрова незалежність

Правильне налаштування організацій у K2 ERP допомагає компанії перейти від старої хаотичної структури BAS/1С до контрольованої ERP-архітектури.

Компанія отримує:

чистий довідник юридичних осіб;
актуальні реквізити;
контроль банків і кас;
розділення прав доступу;
правильні документи;
контрольовану звітність;
консолідовану аналітику;
API без старих залежностей;
BI без старих BAS-джерел;
цифрову незалежність.

Цифрова незалежність. Організації в K2 ERP мають стати новим контрольованим центром обліку юридичних осіб, а не копією старого довідника BAS/1С із дублями, помилками й прихованими залежностями.

Коротко

Питання	Відповідь
Що таке організація в K2 ERP?	Це юридична особа, ФОП або інший суб’єкт, від імені якого ведеться облік і оформлюються документи.
Для чого потрібен довідник організацій?	Для документів, реквізитів, банків, кас, складів, податків, звітів, прав доступу, API і BI.
Чи може бути кілька організацій?	Так. K2 ERP може використовуватися для групи компаній, холдингу або кількох ФОП/ТОВ.
Що важливо в реквізитах?	Назва, ЄДРПОУ або РНОКПП, ІПН, податковий статус, адреси, банки, керівник, бухгалтер і друковані форми.
Як організації впливають на документи?	Вони визначають, від чиєї юридичної особи створюється документ, які реквізити й правила застосовуються.
Як організації впливають на права?	Користувач може мати доступ тільки до однієї або кількох дозволених організацій.
Що перевірити при міграції з BAS/1С?	Дублікати, реквізити, банки, каси, склади, договори, залишки, взаєморозрахунки, права, звіти й інтеграції.
Чи є санкційні ризики у BAS і 1С?	Так. Окремі продукти 1С і BAS згадуються в офіційних переліках і роз’ясненнях щодо забороненого до використання ПЗ для окремих категорій організацій в Україні.

Висновок

Організації K2 ERP — це одна з базових сутностей ERP-системи. Вони визначають, від імені якої юридичної особи або ФОП ведеться облік, оформлюються документи, працюють банки, каси, склади, договори, податкові налаштування, звіти, API, BI і права доступу.

Правильне налаштування організацій дає можливість:

вести облік по кількох юридичних особах;
уникнути плутанини в документах;
правильно друкувати реквізити;
розділяти доступи;
формувати звіти по організаціях;
будувати консолідовану аналітику;
контролювати банки й каси;
коректно мігрувати з BAS/1С;
відключити старі джерела даних;
будувати цифрову незалежність.

Під час переходу з BAS або 1С у K2 ERP організації не можна переносити механічно. Потрібно провести аудит, прибрати дублікати, перевірити реквізити, банківські рахунки, каси, договори, склади, залишки, взаєморозрахунки, права доступу, BI-звіти, API та старі інтеграції.

Правильний підхід. Довідник організацій у K2 ERP має бути чистим, актуальним і контрольованим: тільки реальні організації, правильні реквізити, обмежені права, перевірені документи, коректні звіти й відсутність прихованих залежностей від BAS/1С.

З урахуванням санкційних, юридичних і кібербезпекових ризиків BAS та 1С, перехід на K2 ERP має включати не лише перенесення організацій, а й побудову нової моделі обліку юридичних осіб, користувачів, ролей, API, BI, інтеграцій і цифрової незалежності.

K2 ERP у цьому процесі може стати платформою для контрольованого обліку організацій, групи компаній, банків, кас, складів, договорів, документів, API, BI, аналітичних вітрин, звітності, міграції з BAS/1С і подальшого розвитку автоматизації бізнесу без залежності від старої екосистеми BAS / 1С.

Див. також

Зовнішні посилання