Рух грошових коштів

Рух грошових коштів — це облік, планування і аналіз усіх грошей, які надходять у компанію та виходять із неї.

Простими словами, рух грошових коштів відповідає на питання:

звідки прийшли гроші;
куди пішли гроші;
скільки грошей є зараз;
скільки очікується надходжень;
які платежі потрібно зробити;
чи вистачить коштів на зарплату, податки, постачальників і кредити;
чи є касовий розрив;
які напрямки генерують гроші;
які напрямки їх споживають;
чи бізнес реально заробляє живі гроші.

У міжнародній практиці рух грошових коштів часто називають cash flow.

Головне. Рух грошових коштів показує не “скільки компанія заробила на папері”, а що реально відбулося з грошима: прийшли, пішли, зависли, не дійшли або героїчно розчинилися між постачальниками, зарплатою і податками.

Для керівника. Прибуток у звіті — це добре. Але зарплату, оренду, податки і постачальників оплачують не прибутком у таблиці, а реальними грошима на рахунку.

Для фінансового відділу. Рух грошових коштів пов’язаний із платіжним календарем, дебіторською заборгованістю, кредиторською заборгованістю, банком, касою, бюджетами, заявками на оплату і фінансовим плануванням.

Поширена проблема. Якщо компанія “прибуткова”, але в день зарплати всі дивляться на банківський рахунок як на останню серію серіалу, значить cash flow потребує уваги.

Вступ

Рух грошових коштів — одна з найважливіших тем у фінансовому управлінні бізнесом.

Компанія може мати продажі, прибуток у звітах, активні замовлення, склад, виробництво і навіть гарну маржу. Але якщо в потрібний день немає грошей на рахунку, бізнес отримує проблему.

Саме тому важливо контролювати не тільки доходи і витрати, а й реальний рух грошей.

Прибуток і гроші — це різні речі.

Компанія може продати товар із прибутком, але отримати оплату через 60 днів.

Може мати багато замовлень, але всі клієнти платять із відстрочкою.

Може отримати аванс від покупця, але ці гроші ще не є чистим прибутком, бо компанія повинна виконати поставку.

Може купити товар, оплатити постачальнику зараз, а продати і отримати гроші пізніше.

Усе це створює рух грошових коштів, який потрібно бачити, планувати і контролювати.

Що таке рух грошових коштів простими словами

Рух грошових коштів — це всі фактичні та планові операції з грошима компанії.

До руху грошових коштів належать:

надходження від покупців;
оплати постачальникам;
виплата зарплати;
сплата податків;
оренда;
комунальні платежі;
кредити;
відсотки;
внески власників;
дивіденди;
купівля обладнання;
продаж активів;
повернення авансів;
отримання позик;
інші платежі та надходження.

Простий приклад:

На початок дня на рахунку було 100 000 грн.

За день компанія отримала від клієнтів 80 000 грн.

Оплатила постачальнику 50 000 грн.

Виплатила зарплату 30 000 грн.

Кінцевий залишок:

100 000 + 80 000 - 50 000 - 30 000 = 100 000 грн

Гроші рухались, але залишок не змінився.

Інший приклад:

На початок дня — 100 000 грн.

Надходжень — 20 000 грн.

Платежів — 150 000 грн.

Кінцевий залишок:

100 000 + 20 000 - 150 000 = -30 000 грн

Це означає, що грошей не вистачає. Виникає касовий розрив.

Для чого потрібно контролювати рух грошових коштів

Рух грошових коштів потрібно контролювати, щоб компанія могла своєчасно виконувати фінансові зобов’язання.

Він допомагає:

бачити реальні залишки коштів;
планувати платежі;
контролювати надходження;
уникати касових розривів;
розуміти, які клієнти затримують оплату;
контролювати борги постачальникам;
планувати зарплату;
планувати податки;
керувати кредитами;
планувати закупівлі;
контролювати інвестиції;
оцінювати ліквідність;
приймати управлінські рішення;
бачити, чи бізнес генерує гроші.

Практичний сенс. Рух грошових коштів показує, чи бізнес має достатньо живих грошей для роботи. Бо прибутковість без ліквідності — це як автомобіль із гарним двигуном, але без пального.

Прибуток і гроші — не одне й те саме

Одна з головних помилок у бізнесі — плутати прибуток і гроші.

Прибуток — це фінансовий результат: доходи мінус витрати.

Гроші — це фактичні кошти на рахунках і в касі.

Приклад:

Компанія продала товар на 1 000 000 грн.

Собівартість товару — 700 000 грн.

Прибуток на папері:

1 000 000 - 700 000 = 300 000 грн

Але клієнт оплатить через 45 днів.

Постачальнику потрібно заплатити через 7 днів.

У звіті є прибуток 300 000 грн.

На рахунку грошей може не бути.

Це класична ситуація, коли компанія прибуткова, але має проблеми з cash flow.

Фінансова класика. Прибуток каже: “Ми заробили”. Банківський рахунок питає: “А де?” Саме для цього потрібен контроль руху грошових коштів.

Cash flow

Cash flow — це грошовий потік компанії.

Він показує, як гроші рухаються в бізнесі.

Cash flow може бути:

позитивним;
негативним;
операційним;
інвестиційним;
фінансовим;
плановим;
фактичним;
прогнозним.

Позитивний cash flow означає, що за період грошей надійшло більше, ніж було витрачено.

Негативний cash flow означає, що грошей витрачено більше, ніж надійшло.

Приклад:

Надходження за місяць — 2 000 000 грн.

Платежі за місяць — 1 700 000 грн.

Cash flow:

2 000 000 - 1 700 000 = 300 000 грн

Позитивний cash flow — 300 000 грн.

Інший приклад:

Надходження — 2 000 000 грн.

Платежі — 2 400 000 грн.

Cash flow:

2 000 000 - 2 400 000 = -400 000 грн

Негативний cash flow — мінус 400 000 грн.

Основні види руху грошових коштів

Рух грошових коштів зазвичай поділяють на три основні види:

операційна діяльність;
інвестиційна діяльність;
фінансова діяльність.

Вид діяльності	Що показує	Приклади
Операційна діяльність	Рух грошей від основної діяльності компанії	Оплати від клієнтів, постачальники, зарплата, податки, оренда
Інвестиційна діяльність	Рух грошей, пов’язаний з активами та розвитком	Купівля обладнання, продаж основних засобів, інвестиції
Фінансова діяльність	Рух грошей, пов’язаний із фінансуванням	Кредити, позики, відсотки, дивіденди, внески власників

Такий поділ допомагає зрозуміти не тільки загальну суму руху грошей, а й природу цього руху.

Операційний рух грошових коштів

Операційний рух грошових коштів — це гроші, які рухаються через основну діяльність бізнесу.

Для торгової компанії це продажі товарів і закупівлі.

Для виробничої — продаж продукції, закупівля матеріалів, зарплата виробництва, енергія.

Для сервісної — оплати за послуги, зарплата спеціалістів, витрати на виконання робіт.

До операційного cash flow належать:

надходження від покупців;
оплата постачальникам;
зарплата;
податки;
оренда;
комунальні платежі;
витрати на доставку;
оплата послуг;
оплата матеріалів;
інші поточні платежі.

Операційний cash flow — один із найважливіших показників.

Якщо основна діяльність постійно не генерує гроші, бізнес залежить від кредитів, внесків власників або продажу активів.

Приклад операційного cash flow

Компанія за місяць отримала:

оплати від клієнтів — 1 500 000 грн;
повернення авансу від постачальника — 50 000 грн.

Разом надходження — 1 550 000 грн.

Оплатила:

постачальникам — 900 000 грн;
зарплату — 300 000 грн;
податки — 150 000 грн;
оренду — 80 000 грн;
доставку — 40 000 грн.

Разом платежі — 1 470 000 грн.

Операційний cash flow:

1 550 000 - 1 470 000 = 80 000 грн

Операційний потік позитивний, але невеликий.

Це означає, що бізнес генерує гроші, але запас міцності не дуже великий.

Інвестиційний рух грошових коштів

Інвестиційний рух грошових коштів пов’язаний із купівлею або продажем довгострокових активів.

До нього можуть належати:

купівля обладнання;
купівля транспорту;
купівля нерухомості;
купівля програмного забезпечення;
інвестиції в нові напрями;
модернізація виробництва;
продаж основних засобів;
продаж обладнання;
вкладення в інші компанії.

Інвестиційний cash flow часто буває негативним у періоди розвитку.

Наприклад, компанія купила нове обладнання за 2 000 000 грн.

Це зменшує гроші зараз, але може збільшити виробничі можливості в майбутньому.

Негативний інвестиційний cash flow не завжди поганий. Питання в тому, чи це справді інвестиція, а не просто дорога покупка з красивою назвою.

Приклад інвестиційного cash flow

Компанія купила:

обладнання — 1 200 000 грн;
програмне забезпечення — 200 000 грн;
інструменти — 100 000 грн.

Також продала старий верстат за 300 000 грн.

Інвестиційний cash flow:

300 000 - 1 200 000 - 200 000 - 100 000 = -1 200 000 грн

Це означає, що компанія інвестувала 1 200 000 грн у розвиток.

Фінансовий рух грошових коштів

Фінансовий рух грошових коштів пов’язаний із залученням або поверненням фінансування.

До нього належать:

отримання кредитів;
погашення кредитів;
сплата відсотків;
отримання позик;
повернення позик;
внески власників;
виплата дивідендів;
фінансовий лізинг;
інші фінансові операції.

Приклад:

Компанія отримала кредит 1 000 000 грн.

Погасила частину кредиту 200 000 грн.

Сплатила відсотки 50 000 грн.

Фінансовий cash flow:

1 000 000 - 200 000 - 50 000 = 750 000 грн

На перший погляд грошей стало більше. Але це не операційний заробіток, а залучене фінансування.

Важливе уточнення. Кредит збільшує гроші на рахунку, але не робить бізнес прибутковішим. Це гроші, які потрібно буде повернути, часто ще й з відсотками.

Чистий рух грошових коштів

Чистий рух грошових коштів — це різниця між усіма надходженнями і всіма платежами за період.

Формула:

Чистий рух коштів = Усі надходження - Усі платежі

Приклад:

Операційний cash flow — +300 000 грн.

Інвестиційний cash flow — -500 000 грн.

Фінансовий cash flow — +200 000 грн.

Чистий рух:

300 000 - 500 000 + 200 000 = 0 грн

Грошовий залишок за період не змінився, але структура руху важлива.

Компанія заробила гроші операційно, інвестувала в розвиток і частково профінансувала це кредитом.

Залишок грошових коштів

Залишок грошових коштів — це сума грошей, яка є в компанії на певну дату.

Він може включати:

банківські рахунки;
касу;
валютні рахунки;
корпоративні картки;
платіжні системи;
інші грошові інструменти.

Формула:

Кінцевий залишок = Початковий залишок + Надходження - Платежі

Приклад:

Початковий залишок — 500 000 грн.

Надходження — 1 200 000 грн.

Платежі — 1 000 000 грн.

Кінцевий залишок:

500 000 + 1 200 000 - 1 000 000 = 700 000 грн

Залишок збільшився на 200 000 грн.

Рух коштів по рахунках і касах

Компанія може мати багато місць зберігання грошей:

рахунок у банку №1;
рахунок у банку №2;
валютний рахунок;
каса офісу;
каса магазину;
каса складу;
корпоративна картка;
рахунок іншої юридичної особи;
платіжна система.

Важливо бачити рух коштів не тільки загально, а й по кожному рахунку або касі.

Приклад:

Загальний залишок компанії — 1 000 000 грн.

Але:

на рахунку ТОВ “А” — 900 000 грн;
на рахунку ТОВ “Б” — 50 000 грн;
у касі — 50 000 грн.

Якщо платіж потрібно зробити з ТОВ “Б” на 300 000 грн, загальний залишок не рятує. Гроші є, але не там.

ERP повинна показувати рух і залишки по кожному джерелу коштів.

Валютний рух грошових коштів

Якщо компанія працює з валютами, потрібно контролювати валютний рух коштів.

Важливо бачити:

валюту операції;
валютний рахунок;
курс;
гривневий еквівалент;
курсові різниці;
купівлю валюти;
продаж валюти;
комісії банку;
майбутні валютні платежі;
валютні надходження.

Приклад:

Компанія має заплатити 10 000 євро постачальнику.

На рахунку є 3 000 євро.

Потрібно купити ще 7 000 євро.

Якщо курс зміниться, гривнева сума платежу також зміниться.

Валютний cash flow потребує окремого контролю, бо курс може дуже швидко перетворити “ми все порахували” на “треба перерахувати ще раз”.

Касовий розрив

Касовий розрив — це ситуація, коли на певну дату компанії потрібно заплатити більше грошей, ніж вона має або очікує отримати.

Приклад:

На рахунку — 200 000 грн.

Завтра потрібно оплатити:

зарплату — 300 000 грн;
податки — 100 000 грн;
постачальнику — 150 000 грн.

Разом платежі — 550 000 грн.

Доступно — 200 000 грн.

Касовий розрив:

550 000 - 200 000 = 350 000 грн

Касовий розрив не завжди означає, що бізнес поганий. Іноді це проблема дат: гроші від клієнта будуть через 5 днів, а платити потрібно завтра.

Але якщо касові розриви повторюються постійно, потрібно переглядати умови оплат, дебіторку, кредиторку, закупівлі, запаси і фінансове планування.

Причини касових розривів

Касові розриви можуть виникати через:

клієнти платять із затримкою;
постачальникам потрібно платити раніше;
великі закупівлі;
сезонність;
помилки планування;
високі запаси;
надмірні витрати;
великі податкові платежі;
кредитні платежі;
інвестиції;
неправильні умови договорів;
відсутність платіжного календаря;
слабкий контроль дебіторки;
неконтрольована кредиторка.

Гумор із фінансів. Касовий розрив — це коли гроші вже майже прийшли, але постачальник, зарплата і податки чомусь не хочуть почекати “майже”.

Платіжний календар

Платіжний календар — це інструмент планування руху грошових коштів.

Він показує:

початковий залишок;
планові надходження;
планові платежі;
кінцевий залишок;
касові розриви;
пріоритети платежів;
прострочені надходження;
майбутні зобов’язання.

Платіжний календар дозволяє дивитися вперед.

Якщо звіт про рух коштів показує, що вже сталося, то платіжний календар показує, що буде.

Приклад:

Сьогодні на рахунку 500 000 грн.

Через три дні потрібно заплатити 700 000 грн.

Через п’ять днів очікується надходження 1 000 000 грн.

Загалом усе добре, але на третій день буде касовий розрив.

Платіжний календар дозволяє побачити це заздалегідь.

Плановий і фактичний рух грошових коштів

Рух грошових коштів може бути плановим і фактичним.

Плановий рух — це очікувані надходження і платежі.

Фактичний рух — це те, що реально відбулося.

Приклад:

План:

10.04 — отримати від клієнта 300 000 грн;
11.04 — оплатити постачальнику 200 000 грн.

Факт:

клієнт оплатив 150 000 грн 12.04;
постачальнику оплатили 200 000 грн 11.04.

План-факт показує:

надходження прийшло пізніше;
сума менша;
платіж виконано за планом;
cash flow погіршився.

ERP повинна допомагати порівнювати план і факт, а не просто показувати красивий план, який реальність уже давно обігнала.

План-фактний аналіз cash flow

План-фактний аналіз руху коштів показує, наскільки реальний рух відрізняється від запланованого.

Він допомагає зрозуміти:

які клієнти не заплатили вчасно;
які платежі були перенесені;
які витрати виникли несподівано;
які надходження не справдилися;
де були помилки прогнозу;
які підрозділи порушили бюджет;
як змінився залишок коштів.

Приклад:

Стаття	План	Факт	Відхилення
Надходження від клієнтів	1 000 000	750 000	-250 000
Оплата постачальникам	600 000	650 000	+50 000
Зарплата	300 000	300 000	0
Податки	150 000	180 000	+30 000

У цьому прикладі компанія отримала менше грошей і витратила більше, ніж планувала.

Це сигнал для фінансового аналізу.

Надходження грошових коштів

Надходження — це гроші, які приходять у компанію.

Джерела надходжень:

оплати від покупців;
аванси від клієнтів;
повернення коштів;
кредити;
позики;
внески власників;
продаж активів;
орендна плата;
відсотки;
інвестиції;
інші надходження.

Найважливіше джерело для більшості компаній — надходження від клієнтів.

Але важливо розуміти, що не кожне надходження означає заробіток.

Наприклад:

Кредит — це надходження грошей, але його потрібно повернути.

Аванс від клієнта — це надходження, але потрібно виконати зобов’язання.

Продаж обладнання — це надходження, але може бути разовою операцією, не пов’язаною з основним бізнесом.

Платежі грошових коштів

Платежі — це гроші, які виходять із компанії.

Типові платежі:

постачальники;
підрядники;
зарплата;
податки;
оренда;
кредити;
відсотки;
доставка;
реклама;
комунальні послуги;
закупівлі;
обладнання;
дивіденди;
повернення клієнтам;
банківські комісії;
інші витрати.

Платежі потрібно групувати за статтями, щоб розуміти, куди йдуть гроші.

Якщо всі платежі просто називаються “витрати”, аналіз буде приблизно такий самий корисний, як карта без назв міст.

Статті руху грошових коштів

Для нормального аналізу потрібно використовувати статті руху коштів.

Приклади статей:

надходження від покупців;
передоплата від покупців;
оплата постачальникам;
закупівля товарів;
закупівля матеріалів;
зарплата;
податки;
оренда;
доставка;
реклама;
кредити;
відсотки;
купівля обладнання;
повернення авансів;
дивіденди;
інші платежі.

Статті дозволяють бачити структуру руху грошей.

Наприклад, керівник може побачити, що за місяць найбільше грошей пішло на закупівлі, зарплату і погашення кредиту.

Дебіторська заборгованість і рух коштів

Дебіторська заборгованість — це гроші, які клієнти винні компанії.

Вона напряму впливає на рух грошових коштів.

Приклад:

Компанія продала товар на 1 000 000 грн.

Клієнт ще не оплатив.

У доходах продаж може бути відображений.

Але в русі коштів грошей ще немає.

Чим більше дебіторка і чим довше клієнти не платять, тим гірший cash flow.

ERP повинна допомагати бачити:

хто винен;
скільки винен;
коли мав оплатити;
скільки днів прострочення;
які платежі очікуються;
які клієнти ризикові;
як це впливає на платіжний календар.

Кредиторська заборгованість і рух коштів

Кредиторська заборгованість — це гроші, які компанія винна іншим.

Вона створює майбутні платежі.

Приклад:

Компанія отримала товар від постачальника на 500 000 грн.

Оплата через 14 днів.

Зараз гроші ще не вийшли, але майбутній платіж уже існує.

Кредиторка повинна потрапляти в платіжний календар.

Інакше компанія може думати, що гроші вільні, хоча вони вже мають майбутнього власника.

Рух коштів і закупівлі

Закупівлі створюють платежі.

Типовий ланцюжок:

Заявка на закупівлю → Замовлення постачальнику → Рахунок → Платіж → Поставка

Або:

Поставка → Кредиторська заборгованість → Платіж

Закупівлі впливають на cash flow через:

передоплати;
відстрочки;
великі партії;
імпорт;
доставку;
митні платежі;
валюту;
складські запаси.

Якщо закупівлі не узгоджені з фінансами, можна легко купити багато товару, заморозити гроші в запасах і потім дивуватися, чому на рахунку пусто.

Рух коштів і продажі

Продажі створюють надходження, але не завжди одразу.

Можливі варіанти:

100% передоплата;
часткова передоплата;
оплата після відвантаження;
відстрочка платежу;
оплата частинами;
післяплата;
оплата через маркетплейс;
еквайринг;
готівка;
безготівкова оплата.

Для cash flow важлива не тільки сума продажу, а й дата фактичного отримання грошей.

Приклад:

Продаж на 1 000 000 грн із відстрочкою 30 днів не дає грошей сьогодні.

А продаж на 700 000 грн із передоплатою може бути кращим для ліквідності.

Рух коштів і складські запаси

Запаси — це гроші, які перетворилися на товар або матеріали.

Якщо запасів занадто багато, гроші заморожені на складі.

Приклад:

Компанія має товарних залишків на 5 000 000 грн.

Продажі за місяць — 1 000 000 грн.

Частина грошей лежить у запасах і не працює швидко.

Надлишкові запаси погіршують cash flow.

Але занадто малі запаси можуть зупинити продажі або виробництво.

Тому потрібен баланс.

ERP допомагає бачити:

залишки;
оборотність;
залежалі товари;
дефіцит;
надлишки;
потребу в закупівлях;
вплив закупівель на гроші.

Рух коштів і виробництво

У виробництві рух грошей особливо важливий.

Виробництво потребує грошей до того, як готова продукція буде продана.

Потрібно оплатити:

матеріали;
комплектуючі;
зарплату;
енергію;
оренду;
ремонт обладнання;
підрядників;
логістику;
податки.

А гроші від клієнта можуть прийти пізніше.

Приклад:

Для виробництва партії потрібно закупити матеріали на 1 000 000 грн.

Виробничий цикл — 30 днів.

Клієнт оплатить через 15 днів після відвантаження.

Це означає, що гроші повернуться приблизно через 45 днів.

Фінансовий відділ повинен бачити цей цикл заздалегідь.

Рух коштів і собівартість

Собівартість продукції і рух грошей пов’язані, але це не одне й те саме.

Собівартість показує, скільки коштує виготовити продукцію.

Рух коштів показує, коли саме гроші були витрачені або отримані.

Приклад:

Матеріали закуплені і оплачені в січні.

Продукція виготовлена в лютому.

Продана в березні.

Гроші від клієнта отримані в квітні.

Витрата грошей була в січні, собівартість реалізації може бути в березні, а надходження коштів — у квітні.

Саме тому фінансовий облік і cash flow потрібно аналізувати разом.

Рух коштів і бюджетування

Бюджетування допомагає планувати доходи, витрати і рух коштів.

Бюджет доходів і витрат показує прибутковість.

Бюджет руху грошових коштів показує ліквідність.

Компанія може мати прибутковий бюджет, але негативний cash flow у певні періоди.

Приклад:

За квартал компанія планує прибуток 500 000 грн.

Але в першому місяці потрібно оплатити великі закупівлі, а клієнти заплатять у третьому.

Загалом квартал прибутковий.

Перший місяць — касовий розрив.

Бюджет руху коштів дозволяє це побачити.

Рух коштів і кредити

Кредити впливають на рух грошових коштів двічі.

Спочатку кредит дає надходження.

Потім створює платежі:

погашення тіла кредиту;
відсотки;
комісії;
штрафи при простроченні.

Приклад:

Компанія отримала кредит 1 000 000 грн.

Це покращило залишок коштів зараз.

Але щомісяця потрібно платити 100 000 грн тіла кредиту і 20 000 грн відсотків.

Платіжний календар повинен показувати ці майбутні платежі.

Рух коштів і податки

Податки є важливою частиною руху коштів.

Потрібно планувати:

ПДВ;
податок на прибуток;
ПДФО;
ЄСВ;
військовий збір;
єдиний податок;
акциз;
місцеві податки;
інші платежі.

Податки часто виникають не тоді, коли зручно компанії, а тоді, коли встановлений строк.

Якщо податки не врахувати в платіжному календарі, вони можуть раптово з’їсти гроші, які вже подумки віддали постачальнику.

Рух коштів і зарплата

Зарплата — один із найважливіших платежів.

Рух коштів повинен враховувати:

аванс;
основну зарплату;
премії;
бонуси;
відпускні;
лікарняні;
податки із зарплати;
виплати підрядникам.

Зарплатні платежі мають високий пріоритет.

Затримка зарплати може створити проблеми швидше, ніж затримка багатьох інших платежів.

Рух коштів у групі компаній

Якщо бізнес має кілька юридичних осіб, рух коштів потрібно контролювати по кожній окремо і в цілому.

Потрібно бачити:

залишки по кожній компанії;
платежі кожної компанії;
надходження кожної компанії;
внутрішньогрупові перекази;
позики між компаніями;
взаєморозрахунки;
консолідований cash flow;
обмеження по рахунках;
валюту;
податкові наслідки.

Приклад:

Група має 2 000 000 грн загального залишку.

Але компанія, яка повинна завтра платити постачальнику, має лише 100 000 грн.

Гроші є в групі, але не в потрібній юридичній особі.

ERP повинна показувати це заздалегідь.

Прямий і непрямий метод руху грошових коштів

Рух грошових коштів можна аналізувати прямим або непрямим методом.

Прямий метод показує реальні надходження і платежі:

отримано від покупців;
оплачено постачальникам;
виплачено зарплату;
сплачено податки;
оплачено кредити.

Непрямий метод починається з прибутку і коригує його на негрошові операції та зміни в активах і зобов’язаннях.

Для управлінського обліку і платіжного календаря найчастіше зручний прямий метод, бо керівнику потрібно бачити конкретні гроші: хто заплатив, кому заплатили, коли і скільки.

Приклад руху грошових коштів прямим методом

Показник	Сума
Початковий залишок коштів	300 000
Надходження від покупців	1 200 000
Оплата постачальникам	-700 000
Зарплата	-250 000
Податки	-150 000
Оренда	-80 000
Кредитні платежі	-100 000
Кінцевий залишок	220 000

Розрахунок:

300 000 + 1 200 000 - 700 000 - 250 000 - 150 000 - 80 000 - 100 000 = 220 000

Компанія завершила період із залишком 220 000 грн.

Показники для аналізу руху грошових коштів

Для аналізу cash flow можна використовувати різні показники.

Наприклад:

чистий рух грошових коштів;
операційний cash flow;
інвестиційний cash flow;
фінансовий cash flow;
кінцевий залишок коштів;
мінімальний залишок;
касові розриви;
коефіцієнт покриття платежів;
частка простроченої дебіторки;
частка простроченої кредиторки;
оборотність дебіторки;
оборотність кредиторки;
оборотність запасів;
вільний грошовий потік.

Вільний грошовий потік

Вільний грошовий потік — це гроші, які залишаються після основної діяльності та необхідних інвестицій.

У спрощеному вигляді:

Вільний грошовий потік = Операційний cash flow - Капітальні інвестиції

Приклад:

Операційний cash flow — 1 000 000 грн.

Купівля обладнання — 400 000 грн.

Вільний грошовий потік:

1 000 000 - 400 000 = 600 000 грн

Це гроші, які компанія може використовувати для погашення боргів, дивідендів, резервів або розвитку.

Рух коштів і управлінські рішення

Рух грошових коштів допомагає приймати рішення:

чи можна робити нову закупівлю;
чи можна брати нове замовлення з відстрочкою;
чи потрібен кредит;
чи можна інвестувати в обладнання;
чи можна виплачувати дивіденди;
чи потрібно скорочувати витрати;
чи потрібно пришвидшувати оплату від клієнтів;
чи можна давати клієнтам відстрочку;
чи потрібно домовлятися з постачальниками про відстрочку;
чи достатньо резерву коштів.

Без аналізу cash flow рішення часто приймаються на основі залишку на рахунку сьогодні.

А це дуже небезпечно, бо сьогоднішній залишок може бути вже “зайнятий” майбутніми платежами.

Типові помилки в управлінні рухом коштів

Найпоширеніші помилки:

плутають прибуток і гроші;
не ведуть платіжний календар;
не контролюють дебіторку;
не контролюють кредиторку;
не планують податки;
не враховують зарплату заздалегідь;
не бачать майбутні платежі;
не розділяють операційний, інвестиційний і фінансовий cash flow;
планують надходження занадто оптимістично;
не враховують валютні ризики;
не контролюють запаси;
роблять великі закупівлі без фінансового плану;
не ведуть план-факт;
ведуть усе в Excel вручну;
не мають резерву коштів.

Окрема класика — “гроші на рахунку є, значить можна платити”.

Можливо, можна.

А можливо, ці гроші вже завтра потрібні на зарплату, податки і критичного постачальника. Гроші не підписані, але зобов’язання про них уже знають.

Excel у русі грошових коштів

Excel часто використовують для обліку і планування руху коштів.

На старті це може бути нормально.

Але з ростом компанії виникають проблеми:

різні версії файлів;
ручне оновлення;
помилки у формулах;
немає інтеграції з банком;
немає автоматичного зв’язку з рахунками;
немає зв’язку з дебіторкою;
немає зв’язку з кредиторкою;
немає погодження платежів;
немає контролю прав доступу;
складно працювати з кількома валютами;
складно вести кілька юридичних осіб;
складно робити план-факт;
легко пропустити касовий розрив.

Типовий файл:

CashFlow_новий_оновлений_фінал_після_правок_директора_версія_12.xlsx

Якщо цей файл є головним інструментом управління грошима, компанія вже живе небезпечно. Просто поки що звикла.

Автоматизація руху грошових коштів в ERP

ERP дозволяє автоматизувати облік і планування руху грошових коштів.

Система може брати дані з:

банківських виписок;
касових документів;
рахунків клієнтам;
рахунків постачальників;
замовлень клієнтів;
замовлень постачальникам;
заявок на оплату;
договорів;
платіжного календаря;
дебіторської заборгованості;
кредиторської заборгованості;
зарплати;
податків;
кредитних графіків;
бюджетів;
виробничих замовлень;
закупівель.

ERP допомагає:

бачити фактичний рух грошей;
планувати майбутні платежі;
контролювати надходження;
формувати платіжний календар;
аналізувати cash flow;
бачити касові розриви;
контролювати бюджети;
погоджувати платежі;
робити план-факт;
формувати звіти для керівника.

Як K2 ERP допомагає з рухом грошових коштів

K2 ERP може використовуватися для автоматизації руху грошових коштів і фінансового контролю.

Система може охоплювати:

банківські рахунки;
каси;
валюти;
грошові залишки;
банківські виписки;
касові операції;
надходження від клієнтів;
оплати постачальникам;
заявки на оплату;
погодження платежів;
платіжний календар;
дебіторську заборгованість;
кредиторську заборгованість;
договори;
рахунки;
замовлення;
бюджети;
ліміти;
податки;
зарплату;
кредити;
план-факт;
cash flow аналітику;
права доступу;
звіти для керівництва.

Для малого бізнесу це може бути простий контроль надходжень, платежів і залишків.

Для середнього бізнесу — платіжний календар, заявки на оплату, дебіторка, кредиторка, банк і план-факт.

Для великого бізнесу — казначейство, кілька юридичних осіб, валюти, ліміти, бюджети, консолідований cash flow, інтеграції з банками і складні маршрути погодження.

Приклад процесу в K2 ERP

Приклад процесу контролю руху коштів:

клієнту виставляється рахунок;
очікуване надходження потрапляє в платіжний календар;
постачальник виставляє рахунок;
відповідальний створює заявку на оплату;
заявка проходить погодження;
ERP перевіряє бюджет і доступний залишок коштів;
платіж потрапляє в календар;
банківська виписка підтверджує фактичну оплату або надходження;
система оновлює залишки;
керівник бачить план-факт cash flow;
фінансовий відділ бачить майбутні касові розриви.

Такий процес дозволяє керувати грошима не вручну, а на основі документів і фактичних операцій.

Що потрібно описати перед автоматизацією руху коштів

Перед впровадженням обліку руху грошових коштів потрібно відповісти на питання:

які рахунки і каси використовуються;
які валюти є в компанії;
які статті руху коштів потрібні;
хто створює заявки на оплату;
хто погоджує платежі;
як ведеться платіжний календар;
як контролюється дебіторка;
як контролюється кредиторка;
які регулярні платежі є;
як плануються податки;
як планується зарплата;
як враховуються кредити;
чи є кілька юридичних осіб;
чи потрібна консолідація;
чи потрібна інтеграція з банком;
які бюджети і ліміти потрібні;
які звіти потрібні керівнику;
які права доступу потрібні.

Чим краще описана фінансова логіка, тим точнішим буде cash flow у системі.

Ролі в управлінні рухом коштів

У процесі управління рухом коштів беруть участь різні ролі.

Роль	Що робить
Керівник	Приймає рішення на основі залишків, cash flow, касових розривів і фінансових прогнозів.
Фінансовий директор	Контролює cash flow, платіжний календар, ліквідність, бюджети, кредити і фінансові ризики.
Бухгалтерія	Відображає фактичні платежі, банківські виписки, касу, документи і взаєморозрахунки.
Фінансовий відділ	Планує платежі, контролює надходження, погоджує заявки, аналізує план-факт.
Менеджери з продажів	Впливають на надходження через роботу з клієнтами і контроль оплат.
Закупівельники	Впливають на платежі через замовлення постачальникам, умови оплат і закупівлі.
Керівники підрозділів	Створюють або погоджують витрати свого напряму.
ERP-адміністратор	Налаштовує довідники, права доступу, статуси, маршрути погодження і звіти.

Коротко

Питання	Відповідь
Що таке рух грошових коштів?	Це облік і аналіз усіх надходжень та платежів компанії за певний період.
Що таке cash flow?	Це грошовий потік компанії: як гроші заходять у бізнес і як виходять із нього.
Чим прибуток відрізняється від грошей?	Прибуток — це доходи мінус витрати, а гроші — фактичні кошти на рахунках і в касі.
Які є основні види руху коштів?	Операційний, інвестиційний і фінансовий рух грошових коштів.
Що таке операційний cash flow?	Гроші від основної діяльності компанії: клієнти, постачальники, зарплата, податки, оренда.
Що таке інвестиційний cash flow?	Гроші, пов’язані з купівлею або продажем довгострокових активів, обладнання, інвестицій.
Що таке фінансовий cash flow?	Гроші, пов’язані з кредитами, позиками, внесками власників, відсотками і дивідендами.
Що таке касовий розрив?	Це ситуація, коли на певну дату потрібно заплатити більше, ніж компанія має або очікує отримати.
Як платіжний календар пов’язаний із рухом коштів?	Він планує майбутні надходження, платежі, залишки і касові розриви.
Чому важлива дебіторська заборгованість?	Бо продаж без оплати не дає грошей, а затримки клієнтів погіршують cash flow.
Чому важлива кредиторська заборгованість?	Бо вона формує майбутні платежі, які потрібно планувати і контролювати.
Як ERP допомагає?	ERP збирає дані з банку, каси, рахунків, договорів, дебіторки, кредиторки, заявок і формує актуальний cash flow.
Як K2 ERP може допомогти?	K2 ERP може автоматизувати рух грошових коштів, платіжний календар, заявки на оплату, банк, касу, дебіторку, кредиторку, бюджети і план-факт.

Висновок

Рух грошових коштів — це фінансова реальність бізнесу.

Він показує, що відбувається з грошима: звідки вони приходять, куди йдуть, коли виникають касові розриви і чи вистачає компанії коштів для нормальної роботи.

Прибуток важливий.

Але без грошей на рахунку прибуток не оплатить зарплату, податки, кредити і постачальників.

Саме тому cash flow потрібно контролювати так само уважно, як продажі, витрати і прибуток.

Якісний контроль руху грошових коштів дозволяє бачити:

фактичні надходження;
фактичні платежі;
планові платежі;
майбутні надходження;
касові розриви;
залишки по рахунках;
валютні кошти;
дебіторську заборгованість;
кредиторську заборгованість;
платіжний календар;
план-факт;
операційний, інвестиційний і фінансовий cash flow.

K2 ERP може допомогти зробити управління рухом коштів частиною єдиної системи підприємства: від рахунку клієнту до фактичного надходження, від заявки на оплату до банківської виписки, від платіжного календаря до аналізу cash flow.

Рух грошових коштів — це не просто фінансовий звіт.

Це пульс бізнесу.

І якщо цей пульс не контролювати, компанія може виглядати здоровою на папері, але дуже нервово почуватися біля банківського рахунку.