Перехід з Бухгалтерії для України на K2 ERP

Перехід з Бухгалтерії для України на K2 ERP — це проєкт заміни старої бухгалтерської системи на українську ERP-платформу K2 ERP для ведення бухгалтерських, фінансових, документальних, складських, управлінських та інтеграційних процесів.

Під назвою Бухгалтерія для України компанії часто мають на увазі бухгалтерські рішення екосистеми 1С або BAS, які використовувалися для обліку організацій, контрагентів, договорів, первинних документів, рахунків, актів, накладних, банківських операцій, каси, складу, взаєморозрахунків, податкових документів і звітності.

Перехід на K2 ERP може включати аудит старої бази, очищення довідників, перенесення організацій, контрагентів, договорів, номенклатури, складів, банківських рахунків, залишків, відкритих документів, оплат, взаєморозрахунків, налаштування документів, погоджень, прав доступу, інтеграцій і бізнес-аналітики.

Застереження щодо 1С та BAS. Продукти 1С та BAS в Україні пов’язані з санкційними обмеженнями та ризиками використання підсанкційного програмного забезпечення. Перед продовженням використання, купівлею, впровадженням або підтримкою таких систем бізнесу варто перевіряти актуальні рішення РНБО, укази Президента України, офіційні переліки забороненого програмного забезпечення та консультуватися з юристами. Українською альтернативою для переходу може бути K2 ERP.

Головне. Перехід з Бухгалтерії для України на K2 ERP — це не тільки перенесення даних. Це можливість очистити облік, оновити документообіг, налаштувати погодження, права доступу, управлінський облік, інтеграції та BI-аналітику.

Для бухгалтерії. У K2 ERP можна організувати роботу з первинними документами, договорами, рахунками, актами, накладними, банківськими операціями, касою, взаєморозрахунками, витратами, складами, погодженнями та фінансовою аналітикою.

Для міграції. Перехід варто починати з аудиту старої системи: організацій, контрагентів, договорів, номенклатури, документів, банку, каси, залишків, взаєморозрахунків, звітів, інтеграцій і прав доступу.

Що таке перехід з Бухгалтерії для України на K2 ERP

Перехід з Бухгалтерії для України на K2 ERP — це процес перенесення обліку, даних і бізнес-процесів зі старої бухгалтерської системи в K2 ERP.

Такий перехід може стосуватися систем:

1С:Бухгалтерія 8;
1С:Бухгалтерія КОРП;
1С Бухгалтерія для України;
BAS Бухгалтерія;
BAS Бухгалтерія КОРП;
інших рішень, побудованих на підходах 1С/BAS.

Перехід може включати:

аналіз поточної бази;
опис бухгалтерських і фінансових процесів;
очищення довідників;
перенесення довідників;
перенесення залишків;
перенесення відкритих документів;
перенесення взаєморозрахунків;
налаштування документів у K2 ERP;
налаштування банку й каси;
налаштування договорів;
налаштування погоджень;
налаштування прав доступу;
налаштування інтеграцій;
налаштування звітів;
навчання користувачів;
запуск системи.

Чому компанії переходять з Бухгалтерії для України

Компанії переходять з Бухгалтерії для України на K2 ERP з різних причин.

Основні причини:

санкційні ризики;
юридичні ризики;
кібербезпекові ризики;
потреба в українському програмному забезпеченні;
залежність від старої технологічної екосистеми;
складність підтримки старої бази;
складність оновлень;
велика кількість ручних операцій;
дублікати в довідниках;
неактуальні дані;
потреба в сучасному API;
потреба в інтеграції з банками;
потреба в електронному документообігу;
потреба в погодженнях;
потреба в управлінському обліку;
потреба в BI-аналітиці;
стратегічне рішення перейти на K2 ERP.

K2 ERP як українська альтернатива Бухгалтерії для України

K2 ERP може використовуватися як українська альтернатива Бухгалтерії для України для автоматизації бухгалтерії, фінансів, документів, договорів, складу, управлінського обліку, інтеграцій і аналітики.

K2 ERP може покривати такі напрями:

Що потрібно проаналізувати перед переходом

Перед початком міграції потрібно зрозуміти, як саме компанія використовує стару Бухгалтерію для України.

Потрібно проаналізувати:

які організації ведуться;
які довідники використовуються;
які контрагенти активні;
які договори актуальні;
які документи створюються щодня;
які банківські операції виконуються;
які касові операції ведуться;
які склади використовуються;
які залишки потрібно перенести;
які взаєморозрахунки відкриті;
які звіти потрібні бухгалтерії;
які звіти потрібні керівництву;
які інтеграції підключені;
які користувачі працюють у системі;
які дані можна залишити в архіві.

Основні етапи переходу

Етап	Що відбувається	Результат
Аудит старої системи	Аналізуються організації, довідники, документи, залишки, звіти, інтеграції	Зрозуміло, що переносити і що налаштовувати
Очищення даних	Видаляються або об’єднуються дублікати, неактуальні записи, помилки	У K2 ERP переносяться якісні дані
Підготовка моделі K2 ERP	Описуються документи, довідники, ролі, процеси, звіти	Система готується під реальні процеси компанії
Перенесення довідників	Переносяться організації, контрагенти, договори, номенклатура, склади	Створюється основа для роботи
Перенесення залишків	Переносяться гроші, товари, матеріали, борги, аванси, відкриті суми	Є стартові дані для роботи в K2 ERP
Перенесення документів	За потреби переносяться відкриті документи або історія	Документи доступні в новій системі
Налаштування інтеграцій	Підключаються банки, ЕДО, КЕП, Power BI, Excel, API	Дані не дублюються вручну
Тестування	Перевіряються дані, документи, звіти, права, процеси	Зменшуються ризики помилок перед запуском
Навчання	Користувачі вчаться працювати в K2 ERP	Команда готова до переходу
Запуск	Компанія починає роботу в K2 ERP	Стара система може залишитися архівом або тимчасовим джерелом даних

Етап 1. Аудит Бухгалтерії для України

Аудит потрібен, щоб не переносити старі помилки в нову ERP.

Під час аудиту перевіряються:

структура бази;
організації;
підрозділи;
контрагенти;
договори;
номенклатура;
склади;
банківські рахунки;
каси;
документи;
залишки;
взаєморозрахунки;
звіти;
користувачі;
права доступу;
інтеграції;
обміни даними;
ручні доробки;
зовнішні обробки.

Етап 2. Опис бізнес-процесів

Перехід не повинен бути механічним копіюванням старої Бухгалтерії для України.

Перед налаштуванням K2 ERP потрібно описати:

як створюються рахунки;
як створюються акти;
як створюються накладні;
як ведуться договори;
як погоджуються оплати;
як завантажуються банківські виписки;
як ведеться каса;
як контролюються борги;
як списуються витрати;
як ведеться склад;
як формуються управлінські звіти;
хто відповідає за кожен процес.

Етап 3. Очищення контрагентів

Контрагенти — один із найважливіших довідників для бухгалтерії, продажів, закупівель і фінансів.

Перед міграцією потрібно перевірити:

дублікати контрагентів;
неправильні назви;
неактуальні реквізити;
дублікати ЄДРПОУ або ІПН;
дублікати телефонів;
дублікати email;
неактивних клієнтів;
неактивних постачальників;
помилкові групи;
неактуальних відповідальних;
старі договори;
контрагентів без історії.

Етап 4. Очищення договорів

Договори впливають на документи, оплати, взаєморозрахунки та аналітику.

Перед перенесенням потрібно перевірити:

дублікати договорів;
договори без номерів;
договори без дат;
договори без контрагентів;
неактуальні договори;
договори з помилковими сумами;
договори без відповідальних;
договори без файлів;
старі договори, які можна залишити в архіві;
відкриті договори, які потрібно перенести.

Етап 5. Очищення номенклатури

Якщо в Бухгалтерії для України вівся складський або товарний облік, потрібно перевірити номенклатуру.

Потрібно виявити:

дублікати товарів;
дублікати матеріалів;
неправильні одиниці виміру;
старі позиції;
помилкові назви;
неактуальні артикули;
товари без руху;
матеріали без залишків;
помічені на видалення позиції;
неактуальні групи номенклатури.

Етап 6. Очищення організацій і банківських рахунків

Для бухгалтерського переходу важливо правильно перенести юридичні особи та банківські реквізити.

Потрібно перевірити:

активні організації;
неактивні організації;
реквізити;
банківські рахунки;
старі рахунки;
дублікати рахунків;
валюту рахунків;
відповідальних;
зв’язок із договорами;
зв’язок із платежами.

Етап 7. Перенесення довідників

Довідники переносяться першими, тому що на них посилаються документи, залишки й звіти.

Типові довідники для перенесення:

організації;
підрозділи;
контрагенти;
договори;
номенклатура;
склади;
банківські рахунки;
каси;
співробітники;
користувачі;
одиниці виміру;
валюти;
статті витрат;
статті доходів;
проєкти;
центри відповідальності;
відповідальні особи.

Етап 8. Перенесення залишків

Залишки потрібно переносити на погоджену дату старту роботи в K2 ERP.

Можуть переноситися:

залишки грошей у банку;
залишки каси;
дебіторська заборгованість;
кредиторська заборгованість;
аванси клієнтів;
аванси постачальникам;
залишки товарів;
залишки матеріалів;
залишки по складах;
залишки по договорах;
залишки по проєктах;
відкриті платежі;
відкриті документи;
залишки по статтях витрат;
управлінські залишки.

Етап 9. Перенесення відкритих документів

Не завжди потрібно переносити всю історію документів. Часто достатньо перенести відкриті документи, які впливають на роботу після запуску.

Це можуть бути:

відкриті рахунки покупцям;
відкриті рахунки постачальників;
непідписані акти;
неоплачені акти;
неоплачені накладні;
відкриті договори;
авансові звіти;
заявки на оплату;
незакриті платежі;
документи з боргами;
документи з невиконаними зобов’язаннями.

Етап 10. Перенесення історії

Історію документів варто переносити тільки тоді, коли вона реально потрібна бізнесу.

Історія може бути потрібна для:

BI-аналітики;
перевірки старих оплат;
роботи з клієнтами;
аналізу продажів;
аналізу закупівель;
аналізу витрат;
звірки взаєморозрахунків;
аудиту;
юридичних запитів;
внутрішньої звітності.

Якщо історія не потрібна для щоденної роботи, стару Бухгалтерію для України можна залишити як архів.

Варіанти міграції

Варіант	Що переноситься	Коли підходить
Мінімальний	Довідники та залишки	Коли стара система залишається архівом
Бухгалтерський	Довідники, залишки, відкриті рахунки, акти, накладні, оплати	Коли потрібно швидко запустити бухгалтерський контур
Фінансовий	Банк, каса, дебіторка, кредиторка, аванси, відкриті платежі	Коли критично важлива фінансова коректність старту
Документальний	Договори, рахунки, акти, накладні, файли, відкриті документи	Коли важливий документообіг
Складський	Номенклатура, склади, залишки товарів і матеріалів	Коли в старій бухгалтерії також вівся склад
Управлінський	Статті витрат, проєкти, підрозділи, центри відповідальності, аналітики	Коли потрібен управлінський облік
Аналітичний	Історія документів, оплат, взаєморозрахунків і витрат	Коли потрібна історія для BI-аналітики
Паралельний	Регулярна синхронізація частини даних	Коли стара система і K2 ERP певний час працюють разом

Реплікатор K2 для переходу з Бухгалтерії для України

Реплікатор K2 може використовуватися для перенесення та синхронізації даних зі старих систем у K2 ERP.

Для переходу з Бухгалтерії для України Реплікатор K2 може бути корисним для перенесення:

організацій;
контрагентів;
договорів;
номенклатури;
складів;
банківських рахунків;
кас;
залишків;
відкритих документів;
рахунків;
актів;
накладних;
оплат;
взаєморозрахунків;
фінансових даних;
управлінських аналітик;
історичних даних для BI.

Що переносити з Бухгалтерії для України

Дані	Що включає	Навіщо потрібно
Організації	Юридичні особи, реквізити, банківські рахунки	Для ведення документів, оплат і звітності
Контрагенти	Клієнти, постачальники, партнери, реквізити	Для рахунків, актів, договорів і взаєморозрахунків
Договори	Номери, дати, умови, суми, відповідальні	Для контролю документів, оплат і боргів
Номенклатура	Товари, матеріали, послуги, одиниці виміру	Для документів, складу й аналітики
Склади	Місця зберігання товарів і матеріалів	Для залишків і складських документів
Банк	Банківські рахунки, виписки, платежі	Для фінансового обліку й руху коштів
Каса	Касові залишки, надходження, витрати	Для обліку готівки
Залишки	Гроші, товари, матеріали, борги, аванси	Для старту роботи в K2 ERP
Відкриті документи	Рахунки, акти, накладні, платежі	Для продовження операційної роботи
Аналітики	Статті витрат, підрозділи, проєкти, відповідальні	Для управлінського обліку й BI

Що не варто переносити механічно

Не потрібно переносити старі проблеми в нову ERP.

Зазвичай не варто переносити без аналізу:

дублікати контрагентів;
дублікати номенклатури;
неактуальні договори;
старі банківські рахунки;
неактивні організації;
неактивні склади;
тестові документи;
помилкові документи;
некоректні залишки;
помічені на видалення об’єкти;
старі службові довідники;
непотрібні звіти;
неактуальні статті витрат;
зайві користувацькі права;
застарілі інтеграції.

Паралельна робота старої системи і K2 ERP

У деяких компаніях перехід відбувається поступово.

Можливі сценарії:

стара Бухгалтерія для України залишається архівом;
K2 ERP запускається для управлінського обліку;
K2 ERP запускається для документообігу;
K2 ERP запускається для погоджень;
K2 ERP запускається для банку й оплат;
K2 ERP запускається для BI-аналітики;
K2 ERP отримує частину даних зі старої системи;
певний час дві системи працюють паралельно;
після перевірки даних стара система відключається.

Налаштування документів у K2 ERP

Після перенесення довідників потрібно налаштувати документи, які використовуватиме бухгалтерія.

Це можуть бути:

рахунок покупцю;
рахунок постачальника;
акт виконаних робіт;
видаткова накладна;
прибуткова накладна;
договір;
заявка на оплату;
банківська операція;
касовий документ;
авансовий звіт;
списання;
переміщення;
службова записка.

Налаштування банку

Банк є одним із ключових контурів для переходу з Бухгалтерії для України.

У K2 ERP можна налаштувати:

банківські рахунки;
банківські виписки;
вхідні платежі;
вихідні платежі;
заявки на оплату;
погодження оплат;
зв’язок оплати з рахунком;
зв’язок оплати з договором;
зв’язок оплати з контрагентом;
контроль залишків;
рух коштів;
фінансову аналітику.

Пов’язана сторінка: Інтеграція з банками

Налаштування каси

Якщо компанія працює з готівкою, потрібно налаштувати касовий облік.

У K2 ERP можна вести:

касові надходження;
касові витрати;
залишки по касі;
підзвітні кошти;
авансові звіти;
внутрішні переміщення грошей;
касові документи;
відповідальних осіб;
аудит касових операцій;
фінансову аналітику.

Налаштування договорів

Договори мають бути пов’язані з контрагентами, документами, оплатами та файлами.

У K2 ERP договір може містити:

контрагента;
номер;
дату;
строк дії;
суму;
валюту;
умови оплати;
організацію;
підрозділ;
відповідального;
статус;
файли;
додаткові угоди;
рахунки;
акти;
оплати;
погодження;
історію змін.

Пов’язана сторінка: Документообіг в ERP

Налаштування взаєморозрахунків

Після переходу потрібно правильно відобразити борги клієнтів і постачальників.

У K2 ERP можна контролювати:

дебіторську заборгованість;
кредиторську заборгованість;
аванси клієнтів;
аванси постачальникам;
прострочені борги;
борги по договорах;
борги по рахунках;
борги по контрагентах;
історію оплат;
планові платежі;
фактичні платежі.

Налаштування управлінського обліку

Перехід на K2 ERP дає можливість побудувати управлінський облік поверх бухгалтерських і фінансових даних.

Аналітики можуть бути такими:

організація;
підрозділ;
центр відповідальності;
проєкт;
контрагент;
договір;
стаття доходів;
стаття витрат;
напрям діяльності;
відповідальний;
документ;
період.

Пов’язана сторінка: Управлінський облік

Налаштування погоджень

Погодження допомагають контролювати фінансові й документальні рішення.

У K2 ERP можна погоджувати:

рахунки;
оплати;
договори;
акти;
витрати;
заявки на оплату;
авансові звіти;
закупівлі;
списання;
зміни бюджету;
перевищення лімітів;
документи перед підписанням.

Пов’язана сторінка: Погодження

Налаштування аудиту дій

Аудит дій допомагає контролювати зміни після переходу з Бухгалтерії для України.

Можна фіксувати:

створення документа;
зміну суми;
зміну контрагента;
зміну договору;
зміну банківського рахунку;
зміну реквізитів;
зміну статусу;
погодження оплати;
видалення документа;
експорт даних;
зміну прав користувача;
зміну довідників.

Пов’язана сторінка: Аудит дій

Налаштування прав доступу

Права доступу потрібно налаштовувати за ролями, а не переносити механічно зі старої системи.

Типові ролі:

головний бухгалтер;
бухгалтер;
фінансист;
фінансовий директор;
керівник;
власник;
менеджер продажів;
закупівельник;
комірник;
юрист;
керівник підрозділу;
аналітик;
адміністратор ERP.

Пов’язана сторінка: Права доступу в ERP

Налаштування інтеграцій

Під час переходу важливо врахувати всі інтеграції, які були або потрібні після запуску.

Можливі інтеграції:

Пов’язана сторінка: Всі інтеграції

Налаштування бізнес-аналітики

Після переходу на K2 ERP варто побудувати нову модель аналітики.

Можна аналізувати:

доходи;
витрати;
прибуток;
рух коштів;
платежі;
банк;
касу;
дебіторську заборгованість;
кредиторську заборгованість;
витрати по статтях;
витрати по підрозділах;
витрати по проєктах;
фінансовий результат;
план-факт;
KPI.

Пов’язані сторінки:

Тестування перед запуском

Перед запуском потрібно перевірити, що дані й процеси працюють правильно.

Потрібно протестувати:

довідники;
залишки;
контрагентів;
договори;
рахунки;
акти;
накладні;
банк;
касу;
оплати;
взаєморозрахунки;
склад;
погодження;
права доступу;
звіти;
інтеграції;
BI-дашборди.

Навчання користувачів

Користувачі мають розуміти, як працювати в новій системі.

Навчання можуть проходити:

головний бухгалтер;
бухгалтери;
фінансисти;
керівники;
менеджери продажів;
закупівельники;
комірники;
юристи;
аналітики;
адміністратори ERP.

Запуск K2 ERP після Бухгалтерії для України

Запуск може бути різним залежно від масштабу компанії.

Можливі сценарії:

повний запуск у визначену дату;
запуск тільки бухгалтерського контуру;
запуск тільки управлінського обліку;
запуск тільки документообігу;
запуск тільки погоджень;
запуск банку й оплат;
запуск аналітики;
паралельна робота зі старою системою;
поступове відключення старої системи.

Типові помилки переходу

Поширені помилки:

починати без аудиту;
переносити всі дані без очищення;
переносити дублікати;
не звірити залишки;
не перевірити взаєморозрахунки;
не описати документи;
не налаштувати права доступу;
не врахувати погодження;
не врахувати інтеграції;
не підготувати звіти;
не навчити користувачів;
намагатися повністю скопіювати стару систему замість побудови кращої ERP-моделі.

Переваги переходу з Бухгалтерії для України на K2 ERP

Перехід на K2 ERP може дати компанії такі переваги:

українська ERP-платформа;
зменшення санкційних і регуляторних ризиків;
єдина база контрагентів;
єдина база договорів;
первинні документи;
банк і каса;
контроль оплат;
погодження рахунків;
документообіг;
електронний підпис;
інтеграції з банками;
інтеграції з ЕДО;
управлінський облік;
фінансова аналітика;
Power BI;
аудит дій;
права доступу;
API;
поетапна міграція з 1С/BAS.

Для яких компаній підходить перехід

Перехід з Бухгалтерії для України на K2 ERP може бути актуальним для:

малого бізнесу;
середнього бізнесу;
великих компаній;
торгових компаній;
виробничих компаній;
сервісних компаній;
логістичних компаній;
будівельних компаній;
агробізнесу;
роздрібних мереж;
компаній із кількома юридичними особами;
компаній із кількома складами;
компаній із потребою в управлінському обліку;
компаній із потребою в погодженнях;
компаній із потребою в BI-аналітиці;
компаній, які шукають альтернативу 1С;
компаній, які шукають альтернативу BAS.

Пов’язані сторінки

FAQ

Що таке перехід з Бухгалтерії для України на K2 ERP?

Перехід з Бухгалтерії для України на K2 ERP — це процес заміни старої бухгалтерської системи на українську ERP-платформу з перенесенням довідників, залишків, документів, оплат, взаєморозрахунків і налаштуванням нових бізнес-процесів.

Що мається на увазі під Бухгалтерією для України?

Зазвичай під цим мають на увазі бухгалтерські рішення екосистеми 1С або BAS, зокрема 1С:Бухгалтерія 8, 1С Бухгалтерія для України, BAS Бухгалтерія або подібні конфігурації.

Чому варто переходити з Бухгалтерії для України?

Причини включають санкційні ризики, потребу в українському ПЗ, кібербезпеку, складність підтримки старої системи, потребу в API, документообігу, погодженнях, управлінському обліку та BI-аналітиці.

Що потрібно перенести з Бухгалтерії для України?

Зазвичай переносять організації, контрагентів, договори, номенклатуру, склади, банківські рахунки, каси, залишки, відкриті документи, оплати, взаєморозрахунки й управлінські аналітики.

Чи потрібно переносити всю історію документів?

Не завжди. Часто достатньо перенести довідники, залишки, відкриті документи й взаєморозрахунки, а стару систему залишити архівом. Історію варто переносити, якщо вона потрібна для роботи або BI-аналітики.

Чи можна перейти поступово?

Так. Можна спочатку запустити K2 ERP для управлінського обліку, документообігу, погоджень, банку, оплат або аналітики, а потім поступово переводити інші процеси.

Що таке Реплікатор K2?

Реплікатор K2 — це інструмент, який може допомагати переносити та синхронізувати дані зі старих систем у K2 ERP під час переходу з 1С або BAS.

Чи можна залишити стару Бухгалтерію для України як архів?

Так. У багатьох сценаріях стара система може залишитися архівом, а в K2 ERP переносяться тільки актуальні довідники, залишки, відкриті документи та потрібна історія.

Чи можна підключити банки до K2 ERP?

Так. Для фінансового контуру можуть використовуватися інтеграції з банками, банківськими виписками, платежами, заявками на оплату та погодженнями.

Чи можна після переходу будувати Power BI-звіти?

Так. Дані K2 ERP можна використовувати для побудови BI-аналітики, фінансових дашбордів, KPI, план-факт аналізу, аналізу витрат, боргів, платежів і руху коштів у Power BI.

Яка українська ERP підходить для переходу з Бухгалтерії для України?

K2 ERP може використовуватися як українська ERP-платформа для заміни Бухгалтерії для України, автоматизації бухгалтерії, фінансів, документів, інтеграцій, управлінського обліку та BI-аналітики.

Коротко

Питання	Відповідь
Що таке перехід з Бухгалтерії для України на K2 ERP?	Заміна старої бухгалтерської системи на українську ERP-платформу з перенесенням даних і налаштуванням процесів.
Які системи маються на увазі?	1С:Бухгалтерія 8, 1С Бухгалтерія для України, BAS Бухгалтерія та подібні бухгалтерські рішення.
Що переноситься?	Організації, контрагенти, договори, номенклатура, склади, банк, каса, залишки, документи, оплати й взаєморозрахунки.
Чи потрібно переносити всю історію?	Не завжди. Часто достатньо довідників, залишків і відкритих документів, а стару систему залишити архівом.
Чи можна перейти поступово?	Так. Можна запускати окремі модулі й певний час працювати паралельно зі старою системою.
Чим допомагає Реплікатор K2?	Реплікатор K2 допомагає переносити та синхронізувати дані зі старих систем у K2 ERP.
Що дає K2 ERP?	Бухгалтерію, фінанси, документообіг, погодження, права доступу, аудит дій, інтеграції, управлінський облік і BI.