Договори 1С

Договори 1С — це довідник або аналітичний об’єкт у 1С/BAS, який використовується для обліку домовленостей із контрагентами: клієнтами, постачальниками, підрядниками, орендодавцями, банками, працівниками, сервісними компаніями, дилерами, дистриб’юторами або іншими сторонами. Договір у 1С визначає умови розрахунків, валюту, ціни, графік оплат, документи-підстави, аванси, борги, постачання, продажі, акти, рахунки, платежі, взаєморозрахунки та управлінську аналітику.

Договори потрібні не тільки юристам. Вони важливі для бухгалтерії, фінансів, продажів, закупівель, складу, виробництва, сервісу, казначейства, бюджетування, документообігу, прав доступу та Power BI-аналітики. Якщо договори в 1С заведені неправильно, компанія може бачити неправильні борги, аванси, акти звірки, валютні залишки, прострочені оплати, маржу, бюджетні зобов’язання й фінансовий результат.

K2 ERP може використовуватися як українська ERP-платформа для переходу з 1С або BAS. Перед міграцією договірного контуру в K2 ERP потрібно перевірити договори контрагентів, дублікати, неактивні договори, валюти, умови оплат, відкриті аванси, дебіторку, кредиторку, документи без договорів, зв’язок із платежами, рахунками, замовленнями, актами, бюджетами, правами доступу й контрольними сумами.

Важливо про 1С/BAS і санкційні ризики. Програмні продукти 1С і BAS пов’язані з підсанкційним російським ПЗ та можуть створювати юридичні, комплаєнс-, кібербезпекові й репутаційні ризики для компаній в Україні. Для державного сектору, критичної інфраструктури та систем із державними інформаційними ресурсами використання такого ПЗ може бути прямо обмежене або заборонене. Для приватного бізнесу використання 1С/BAS також потребує оцінки ризиків, плану відмови, вивантаження даних, міграції в українську ERP і контролю безпеки.

Головне. Договір 1С має відповідати на питання: з ким працюємо, на яких умовах, у якій валюті, за якими цінами, як оплачуємо, які документи закривають зобов’язання, скільки вже оплачено, скільки поставлено, який борг або аванс залишився.

Перехід у K2 ERP. Перед міграцією з 1С/BAS у K2 ERP потрібно очистити договори: прибрати дублікати, закрити старі договори, звірити валюти, контрагентів, відкриті розрахунки, аванси, документи без договорів, історію оплат і контрольні суми.

Практичний принцип. Договір у 1С не повинен бути просто “обов’язковим полем”. Якщо оплати, акти, рахунки й накладні прив’язані до різних договорів одного контрагента, акт звірки буде неправильним, а міграція в нову ERP перенесе хаос.

Що таке договори 1С

Договори 1С — це об’єкти обліку, які описують умови роботи з контрагентом.

Договір може містити:

контрагента;
номер договору;
дату договору;
строк дії;
організацію;
валюту;
тип договору;
вид розрахунків;
умови оплати;
графік оплат;
тип цін;
ліміт договору;
відповідального;
підрозділ;
проєкт;
статус;
коментар;
пов’язані документи;
файли договору;
додаткові угоди.

Простий приклад договору

Компанія купує товари у постачальника “Метал Постач”. У 1С створено договір поставки.

Поле	Приклад
Контрагент	ТОВ “Метал Постач”
Договір	Договір поставки №42 від 01.03.2026
Валюта	UAH
Умови оплати	50% передоплата, 50% після поставки
Тип цін	Закупівельна ціна постачальника
Відповідальний	Менеджер із закупівель
Статус	Активний

На підставі цього договору можуть створюватися замовлення постачальнику, рахунки, платіжні доручення, надходження товарів, акти звірки й аналітика закупівель.

Для чого потрібні договори в 1С

Договори потрібні для правильного обліку розрахунків і умов співпраці.

Вони допомагають:

розділяти операції з одним контрагентом;
вести взаєморозрахунки;
контролювати аванси;
контролювати борги;
вести валютні розрахунки;
фіксувати умови оплати;
контролювати строки;
аналізувати продажі;
аналізувати закупівлі;
контролювати бюджети;
формувати акти звірки;
налаштовувати права доступу;
готувати міграцію в K2 ERP;
будувати Power BI-аналітику.

Договір і контрагент

Контрагент — це сторона, з якою працює компанія. Договір — це конкретні умови співпраці з цією стороною.

Один контрагент може мати багато договорів.

Контрагент	Договір	Для чого використовується
ТОВ “Клієнт Плюс”	Договір продажу №1	Продаж товарів
ТОВ “Клієнт Плюс”	Договір сервісу №2	Обслуговування обладнання
ТОВ “Клієнт Плюс”	Договір оренди №3	Оренда обладнання
ТОВ “Клієнт Плюс”	Договір у EUR №4	Валютні продажі

Якщо всі операції вести по одному загальному договору, потім складно розділити продажі, сервіс, оренду, аванси й борги.

Типи договорів у 1С

У 1С можуть використовуватися різні типи договорів.

Типові варіанти:

договір із покупцем;
договір із постачальником;
договір із підрядником;
договір оренди;
договір сервісного обслуговування;
дилерський договір;
дистриб’юторський договір;
рамковий договір;
валютний договір;
кредитний договір;
договір позики;
трудовий або цивільно-правовий договір;
договір відповідального зберігання;
договір комісії.

Приклад: договори з покупцем

Клієнт купує обладнання, сервіс і запчастини.

Договір	Операції	Чому краще розділити
Продаж обладнання	Рахунки, реалізації, оплати	Для аналізу маржі обладнання
Сервісне обслуговування	Акти, заявки, регулярні платежі	Для контролю сервісного доходу
Постачання запчастин	Продаж запчастин, складські операції	Для окремої аналітики товарів

Якщо всі три напрями змішати в одному договорі, акт звірки буде формально правильний, але управлінська аналітика стане слабшою.

Приклад: договори з постачальником

Постачальник продає компанії матеріали й окремо надає логістичні послуги.

Договір	Що відображає	Аналітика
Договір поставки матеріалів	Надходження товарів, аванси, кредиторка	Закупівлі й склад
Договір логістичних послуг	Доставка, акти послуг, витрати	Логістика й собівартість

Розділення договорів допомагає зрозуміти, скільки компанія витрачає на товар, а скільки — на супутні послуги.

Основні реквізити договору

Реквізит	Приклад	Навіщо потрібен
Номер договору	№42	Ідентифікація договору
Дата	01.03.2026	Початок дії або дата підписання
Контрагент	ТОВ “Метал Постач”	Сторона договору
Валюта	UAH / USD / EUR	Валюта розрахунків
Організація	ТОВ “Компанія”	Юридична особа
Тип договору	З постачальником	Логіка обліку
Умови оплати	30% аванс, 70% після поставки	Казначейство й план платежів
Відповідальний	Закупівельник або менеджер	Контроль виконання
Статус	Активний / закритий	Актуальність договору

Договори і взаєморозрахунки

Договір у 1С часто є основною аналітикою для взаєморозрахунків із контрагентами.

Він допомагає бачити:

борг клієнта;
борг перед постачальником;
аванс від покупця;
аванс постачальнику;
часткову оплату;
часткову поставку;
відкриті документи;
акти звірки;
валютну суму боргу;
гривневий еквівалент.

Пов’язана сторінка: Взаєморозрахунки з контрагентами 1С

Приклад: помилка в договорі при оплаті

Компанія винна постачальнику 120 000 грн за договором №1. Бухгалтер створив платіжне доручення, але вибрав договір №2.

Наслідки:

гроші реально перераховані постачальнику;
у договорі №1 борг залишився відкритим;
у договорі №2 з’явився аванс;
акт звірки по договорах не збігається;
фінансовий відділ бачить неправильну кредиторку;
при міграції в K2 ERP з’явиться розбіжність.

Договори і аванси

Аванси часто контролюються саме по договору.

Приклад:

Етап	Документ	Сума	Договір
Передоплата постачальнику	Платіжне доручення	50 000 грн	Договір поставки №42
Надходження товару	Надходження товарів і послуг	35 000 грн	Договір поставки №42
Залишок авансу	Звіт по взаєморозрахунках	15 000 грн	Договір поставки №42

Якщо надходження провести по іншому договору, аванс не закриється.

Договори і валюти

Валюта договору визначає валюту розрахунків.

Наприклад:

договір із українським постачальником — UAH;
договір із європейським постачальником — EUR;
договір із американським клієнтом — USD;
управлінський договір може мати ціну в USD, але оплату в UAH за курсом.

Пов’язана сторінка: Валюти 1С

Приклад валютного договору

Компанія купує обладнання за договором у EUR.

Подія	Сума	Курс	Гривневий еквівалент
Рахунок постачальника	10 000 EUR	43,00	430 000 грн
Оплата	10 000 EUR	43,50	435 000 грн
Курсова різниця	—	—	5 000 грн

Якщо договір помилково створити в гривні, курсова різниця може не розрахуватися коректно.

Договори і курсові різниці

Курсові різниці виникають, якщо договір валютний, а курс змінився між датами документів.

Курсові різниці можуть з’являтися при:

оплаті валютного боргу;
надходженні після валютного авансу;
реалізації з подальшою оплатою;
переоцінці валютної дебіторки;
переоцінці валютної кредиторки;
закритті місяця;
поверненні авансів.

Договори і продажі

У продажах договір визначає умови роботи з клієнтом.

У договорі можуть бути:

тип цін;
валюта;
знижки;
відстрочка платежу;
кредитний ліміт;
умови доставки;
графік оплат;
відповідальний менеджер;
підрозділ продажів;
канал продажу.

Пов’язана сторінка: Продажі 1С

Приклад договору з покупцем

Умова	Значення
Клієнт	ТОВ “Рітейл Мережа”
Тип цін	Гуртова ціна
Відстрочка платежу	14 днів
Кредитний ліміт	500 000 грн
Відповідальний	Менеджер B2B
Канал	Дилерські продажі

Якщо менеджер проводить продаж не по цьому договору, система може не застосувати правильні ціни або умови оплати.

Договори і закупівлі

У закупівлях договір визначає умови роботи з постачальником.

Він може впливати на:

закупівельні ціни;
валюту;
графік оплат;
передоплату;
строки поставки;
склад отримання;
відповідального закупівельника;
ліміти закупівель;
умови повернення;
контроль якості.

Пов’язані сторінки:

Договори і замовлення постачальнику

У замовленні постачальнику договір показує, за якими умовами компанія купує товар.

Приклад:

постачальник має два договори;
один — у гривні з післяплатою;
другий — у євро з передоплатою;
замовлення створили по неправильному договору;
рахунок і платіж не збігаються;
аванс не закривається;
очікувана поставка потрапляє не в той контур.

Договори і надходження товарів та послуг

У надходженні товарів і послуг договір впливає на кредиторську заборгованість і закриття авансу.

Потрібно перевіряти:

чи збігається договір із замовленням;
чи збігається договір із рахунком;
чи збігається договір із оплатою;
чи правильна валюта;
чи правильно закритий аванс;
чи правильно сформована кредиторка;
чи правильний акт звірки.

Договори і платіжні доручення

У платіжному дорученні договір показує, яке зобов’язання оплачується.

Типові помилки:

платіж без договору;
платіж по неправильному договору;
платіж по старому договору;
платіж по гривневому договору замість валютного;
платіж не пов’язаний із документом розрахунків;
платіж не закриває аванс або борг.

Договори і касові ордери

У касових ордерах договір може використовуватися для готівкових оплат клієнтів або постачальникам.

Приклад:

клієнт оплатив готівкою 8 000 грн;
ПКО має бути прив’язаний до клієнта й договору;
якщо договір не вказаний, борг може не закритися;
у касі гроші є, але взаєморозрахунки неправильні.

Договори і рахунки

Рахунок покупцю або рахунок постачальника зазвичай має бути прив’язаний до договору.

Рахунок може визначати:

контрагента;
договір;
суму;
валюту;
товар або послугу;
умови оплати;
строк оплати;
підставу для платежу;
відповідального.

Приклад: рахунок без договору

Менеджер виставив клієнту рахунок на 90 000 грн, але не вибрав договір.

Наслідки:

клієнт оплатив рахунок;
оплата потрапила без договору;
реалізація створена по іншому договору;
акт звірки не сходиться;
менеджер бачить “борг”, хоча клієнт оплатив;
бухгалтер вручну шукає розбіжність.

Договори і акти виконаних робіт

Для послуг і проєктів договір часто пов’язаний з актами виконаних робіт.

Приклад:

договір на консалтинг;
щомісяця створюється акт на 60 000 грн;
клієнт оплачує за актом;
у договорі видно історію актів, оплат і боргів;
Power BI показує виручку по договору.

Договори і документообіг

У зрілій ERP договір має бути пов’язаний із документообігом.

Можна контролювати:

проєкт договору;
погодження юристом;
погодження фінансами;
погодження директором;
підписання;
скан договору;
додаткові угоди;
строк дії;
автоматичні нагадування;
статус договору;
архів.

Пов’язана сторінка: ERP для документообігу

Договори і додаткові угоди

Додаткова угода може змінювати умови договору.

Вона може змінити:

ціну;
валюту;
строк дії;
графік оплат;
обсяг поставки;
ліміт;
відповідальних;
реквізити;
умови доставки;
умови розірвання.

Приклад додаткової угоди

Основний договір передбачав оплату протягом 7 днів. Додаткова угода змінила відстрочку на 21 день.

Якщо це не внести в ERP:

платіжний календар буде неправильний;
дебіторка виглядатиме простроченою;
менеджер буде помилково бачити порушення;
фінансовий прогноз буде неточний.

Договори і строк дії

У договорі важливо контролювати дату початку й дату завершення.

Проблеми виникають, якщо:

документи створюються після завершення договору;
договір прострочений, але активний у 1С;
користувачі вибирають старий договір;
новий договір створено, але документи йдуть по старому;
додаткова угода не внесена;
немає нагадування про продовження.

Договори і ліміти

Договір може мати фінансовий ліміт.

Приклад:

Показник	Значення
Ліміт договору	1 000 000 грн
Уже закуплено	860 000 грн
Нове замовлення	220 000 грн
Перевищення	80 000 грн
Дія	Потрібне погодження або додаткова угода

Ліміти корисні для закупівель, проєктів, оренди, сервісу й бюджетного контролю.

Договори і кредитний ліміт клієнта

Для продажів договір може мати кредитний ліміт або відстрочку.

Приклад:

клієнту дозволено борг до 500 000 грн;
поточний борг — 460 000 грн;
нове замовлення — 80 000 грн;
система має попередити про перевищення ліміту;
продаж може потребувати погодження.

Договори і ціни

Договір може визначати тип ціни або індивідуальні ціни.

Наприклад:

роздрібний договір — роздрібна ціна;
дилерський договір — дилерська ціна;
VIP-договір — індивідуальний прайс;
експортний договір — ціни в EUR;
проєктний договір — ціни за специфікацією.

Пов’язана сторінка: Цінові групи 1С

Договори і знижки

У договорі можуть бути закріплені знижки.

Приклад:

Тип клієнта	Умова договору	Знижка
Дилер	Закупівля від 100 000 грн/міс	10%
VIP-клієнт	Індивідуальні умови	15%
Роздріб	Стандартні умови	0–5%
Акційний договір	Тільки окремі товари	Фіксована ціна

Якщо продаж провести не по тому договору, знижка може застосуватися неправильно.

Договори і статті витрат

Для витратних договорів важливо пов’язувати договір зі статтею витрат.

Приклад:

договір оренди складу → стаття “Оренда складу”;
договір із рекламним агентством → “Маркетинг”;
договір із IT-постачальником → “IT-послуги”;
договір із перевізником → “Логістика”;
договір сервісу обладнання → “Ремонт обладнання”.

Пов’язана сторінка: Статті витрат 1С

Договори і підрозділи

Договір може бути прив’язаний до відповідального підрозділу.

Приклад:

Договір	Підрозділ	Навіщо потрібно
Договір із рекламним агентством	Маркетинг	Контроль бюджету маркетингу
Договір оренди складу	Склад	Витрати складу
Договір сервісу верстатів	Виробництво	Виробничі витрати
Договір із клієнтом B2B	Продажі B2B	Виручка каналу

Пов’язана сторінка: Підрозділи 1С

Договори і проєкти

У проєктному бізнесі договір часто пов’язаний із конкретним проєктом.

Приклад:

договір із клієнтом;
проєкт впровадження ERP;
акти по етапах;
витрати консультантів;
платежі клієнта;
план-факт;
прибутковість проєкту.

Пов’язана сторінка: ERP для проєктного управління

Договори і бюджетування

Договори можуть створювати планові зобов’язання для бюджету.

Наприклад:

договір оренди — щомісячний платіж;
договір сервісу — регулярна абонплата;
договір поставки — майбутні закупівлі;
кредитний договір — графік погашення;
маркетинговий договір — бюджет кампанії.

Пов’язана сторінка: Бюджетування в ERP

Договори і казначейство

У казначействі договір допомагає планувати майбутні платежі.

Можна контролювати:

заявки на оплату;
графік оплат;
платіжний календар;
регулярні платежі;
передоплати;
відстрочки;
ліміти;
прострочені платежі;
борги;
аванси;
валютні ризики.

Приклад платіжного календаря по договору

Договір	Дата платежу	Сума	Статус
Оренда офісу	05.05.2026	80 000 грн	Заплановано
Сервіс обладнання	10.05.2026	25 000 грн	Очікує погодження
Поставка матеріалів	15.05.2026	150 000 грн	Часткова передоплата

Договори і регістр бухгалтерії 1С

Регістр бухгалтерії 1С може зберігати договір як аналітику проводки.

Проводки можуть містити:

контрагента;
договір;
документ розрахунків;
суму;
валюту;
рахунок;
статтю витрат;
підрозділ;
проєкт;
аванс;
борг.

Договори і регістр накопичення 1С

Регістр накопичення 1С може накопичувати управлінські дані по договорах.

У регістрах можуть бути:

взаєморозрахунки;
платежі;
продажі;
закупівлі;
аванси;
борги;
планові платежі;
ліміти;
виконання договорів;
суми по валютах;
прострочення.

Договори і рухи документа 1С

Рухи документа 1С показують, як документ записав дані по договору.

Рухи можуть містити:

регістр;
контрагента;
договір;
документ розрахунків;
суму;
валюту;
аванс;
борг;
статтю витрат;
підрозділ;
проєкт;
документ-реєстратор.

Якщо акт звірки або взаєморозрахунки не сходяться, потрібно перевіряти рухи документів по договорах.

Договори і ОСВ

Оборотно-сальдова відомість 1С допомагає перевірити обороти й сальдо по договорах.

В ОСВ можна бачити:

борги по договорах;
аванси;
обороти;
валютні суми;
гривневий еквівалент;
контрагентів;
рахунки;
розбіжності;
документи без договорів.

Договори і картка рахунку

Картка рахунку 1С дозволяє побачити документи по конкретному договору.

Картка може показувати:

дату;
документ;
контрагента;
договір;
суму;
валюту;
дебет;
кредит;
оплату;
надходження;
реалізацію;
аванс;
борг.

Договори і Power BI

Power BI може показувати договори як окремий управлінський контур.

Power BI може аналізувати:

активні договори;
договори по контрагентах;
договори по відповідальних;
договори по підрозділах;
договори по валютах;
суми договорів;
виконання договорів;
відкриті аванси;
дебіторку;
кредиторку;
прострочені платежі;
договори без рухів;
документи без договорів;
договори із завершеним строком;
план-факт по договорах.

Приклад Power BI-дашборду по договорах

Блок	Що показує	Управлінське питання
Активні договори	420 договорів	Скільки договорів реально діє?
Договори з боргом	86 договорів на 4,8 млн грн	Хто має оплатити?
Передоплати постачальникам	1,2 млн грн	Де гроші сплачені, а поставки немає?
Прострочені договори	37 договорів	Що потрібно продовжити або закрити?
Документи без договору	128 документів	Де потрібно виправити аналітику?

Вивантаження договорів з 1С

Під час переходу в K2 ERP договори потрібно вивантажувати разом із контрагентами, документами, оплатами, авансами й залишками.

Зазвичай вивантажують:

код договору;
номер договору;
дату договору;
контрагента;
організацію;
тип договору;
валюту;
строк дії;
статус;
умови оплати;
тип цін;
відповідального;
підрозділ;
проєкт;
ліміт;
залишок боргу;
залишок авансу;
пов’язані документи;
коментар.

Пов’язана сторінка: Вивантаження даних 1С

Приклад структури файлу договорів

Поле	Приклад	Навіщо потрібно
contract_code	CON-00042	Ідентифікація договору
contract_number	№42	Номер договору
contract_date	01.03.2026	Дата договору
counterparty	ТОВ “Метал Постач”	Контрагент
organization	ТОВ “Компанія”	Юридична особа
contract_type	Постачальник	Тип договору
currency	UAH	Валюта розрахунків
valid_until	31.12.2026	Строк дії
status	Активний	Чи використовується
responsible	Петренко С.В.	Відповідальний

Приклад структури залишків по договорах

Поле	Приклад	Навіщо потрібно
counterparty	ТОВ “Клієнт Плюс”	Контрагент
contract	Договір продажу №15	Договір
currency	UAH	Валюта
receivable	120000.00	Дебіторська заборгованість
payable	0.00	Кредиторська заборгованість
advance_received	30000.00	Аванс від покупця
advance_paid	0.00	Аванс постачальнику
date	30.04.2026	Дата зрізу

Зовнішній звіт для договорів 1С

Зовнішній звіт 1С може використовуватися, якщо стандартних договірних звітів недостатньо.

Зовнішній звіт може показувати:

список договорів;
активні договори;
прострочені договори;
договори без рухів;
дублікати договорів;
договори без контрагентів;
документи без договорів;
аванси по договорах;
борги по договорах;
валютні договори;
договори без відповідальних;
договори без підрозділів;
контрольні суми;
дані для K2 ERP;
дані для Power BI.

Зовнішня обробка для договорів 1С

Зовнішня обробка 1С може використовуватися для експорту, очищення або масового оновлення договорів.

Обробка може допомогти:

вивантажити договори;
знайти дублікати;
знайти старі договори;
знайти документи без договорів;
замінити старий договір на новий;
перевірити валюти;
перевірити залишки;
перевірити аванси;
сформувати контрольні таблиці;
підготувати файл для K2 ERP;
підготувати дані для Power BI.

Договори при міграції з 1С у K2 ERP

Договори важливі для міграції, бо вони пов’язують контрагентів, документи, платежі, аванси, борги, валюти, бюджети й права доступу.

Перед міграцією потрібно перевірити:

довідник договорів;
контрагентів;
дублікати;
активні й закриті договори;
договори без рухів;
документи без договорів;
договори з відкритими авансами;
договори з боргами;
валютні договори;
прострочені договори;
договори без відповідальних;
договори без підрозділів;
контрольні суми.

Пов’язана сторінка: Міграція даних з 1С

Реплікатор K2 і договори 1С

Реплікатор K2 може використовуватися для перенесення та синхронізації даних зі старих систем у K2 ERP.

Для договорів Реплікатор K2 може бути корисним для:

перенесення контрагентів;
перенесення договорів;
перенесення валют;
перенесення умов оплат;
перенесення відповідальних;
перенесення зв’язків із документами;
перенесення авансів;
перенесення дебіторки;
перенесення кредиторки;
перенесення файлів договорів;
формування контрольних сум;
звірки після завантаження;
підготовки даних для Power BI.

Карта міграції договорів

Карта міграції описує, як договори з 1С переходять у K2 ERP.

Карта має містити:

договір 1С;
код;
номер;
дату;
контрагента;
організацію;
тип договору;
валюту;
строк дії;
статус;
відповідального;
підрозділ;
проєкт;
умови оплати;
залишок авансу;
залишок боргу;
правило очищення;
правило об’єднання дублів;
цільовий договір K2 ERP;
контрольну суму.

Контрольні суми по договорах

Контрольні суми потрібні, щоб переконатися, що договірні дані перенесені правильно.

Контроль може включати:

кількість договорів;
кількість активних договорів;
кількість закритих договорів;
кількість валютних договорів;
кількість договорів із боргами;
кількість договорів з авансами;
суму дебіторки по договорах;
суму кредиторки по договорах;
суму авансів покупців;
суму авансів постачальникам;
кількість документів без договору;
кількість дублів;
суму розбіжностей після завантаження.

Договори в K2 ERP

У K2 ERP договори можуть бути частиною CRM, продажів, закупівель, фінансів, казначейства, документообігу, бюджетування, сервісу, проєктного управління й Power BI.

У K2 ERP можна контролювати:

контрагентів;
договори;
додаткові угоди;
строки дії;
умови оплат;
валюту;
ліміти;
заявки;
платежі;
рахунки;
акти;
замовлення;
аванси;
борги;
погодження;
файли;
аудит дій;
Power BI-дашборди.

Права доступу до договорів

Договори містять фінансові й юридичні умови, тому доступ потрібно обмежувати.

Типові ролі:

менеджер продажів;
закупівельник;
бухгалтер;
казначей;
юрист;
фінансовий директор;
керівник підрозділу;
директор;
аудитор;
адміністратор ERP;
аналітик Power BI.

Доступ можна обмежувати за:

контрагентами;
підрозділами;
типами договорів;
сумами;
валютами;
статусами;
правом створення;
правом редагування;
правом погодження;
правом перегляду файлів;
правом експорту;
адміністративними діями.

Пов’язана сторінка: Права доступу в ERP

Аудит дій по договорах

Аудит потрібен, щоб бачити, хто створив, змінив, погодив, закрив або експортував договір.

У K2 ERP можна фіксувати:

створення договору;
зміну номера;
зміну дати;
зміну контрагента;
зміну валюти;
зміну умов оплати;
зміну ліміту;
зміну відповідального;
зміну статусу;
додавання файлу;
погодження;
відхилення;
закриття договору;
експорт договорів;
зміну прав доступу.

Пов’язана сторінка: Аудит дій

Типові помилки в договорах 1С

Поширені проблеми:

договір не заповнений у документах;
один договір використовується для всіх операцій;
дублікати договорів;
старі договори досі активні;
неправильна валюта договору;
платежі й документи по різних договорах;
аванс не закривається через різні договори;
документи створюються після завершення договору;
немає відповідального;
немає підрозділу;
немає строку дії;
договори названі незрозуміло;
договори заведені як “Основной”, “Без договора”, “Договір 1”;
Power BI показує документи без договорів.

Типові помилки при міграції договорів

Поширені помилки переходу:

перенести всі старі договори без очищення;
не прибрати дублікати;
не закрити неактуальні договори;
не перевірити валюту;
не перевірити аванси;
не перевірити борги;
не перевірити документи без договору;
не звірити договори з контрагентами;
не перенести умови оплати;
не перенести відповідальних;
не перенести файли договорів;
не зробити контрольні суми;
не погодити результат із фінансами, продажами, закупівлями й юристами.

Впровадження контролю договорів при переході в K2 ERP

Контроль договорів потрібно виконувати як частину підготовки фінансів, продажів, закупівель і документообігу до міграції.

Основні етапи:

аналіз довідника договорів;
аналіз контрагентів;
пошук дублів;
пошук старих договорів;
аналіз договорів без рухів;
аналіз документів без договорів;
аналіз авансів;
аналіз дебіторки;
аналіз кредиторки;
аналіз валют;
аналіз строків дії;
аналіз відповідальних;
погодження цільової структури;
формування карти міграції;
тестове вивантаження;
тестове завантаження в K2 ERP;
звірка контрольних сум;
запуск Power BI.

Що підготувати перед аналізом договорів

Перед аналізом потрібно підготувати:

довідник контрагентів;
довідник договорів;
список активних договорів;
список закритих договорів;
документи продажів;
документи закупівель;
рахунки;
платіжні доручення;
банківські виписки;
касові ордери;
акти;
замовлення;
аванси;
акти звірки;
ОСВ по контрагентах;
картки рахунків;
файли договорів;
контрольні звіти;
карту міграції;
тестову базу K2 ERP.

Переваги правильного контролю договорів

Правильний контроль договорів дає компанії прозорі розрахунки й менше ручних звірок.

Переваги:

чисті взаєморозрахунки;
правильні аванси;
правильна дебіторка;
правильна кредиторка;
коректні валютні розрахунки;
контроль строків дії;
контроль лімітів;
правильні акти звірки;
прозорий платіжний календар;
менше документів без договорів;
швидша міграція в K2 ERP;
прозорий аудит дій;
якісна Power BI-аналітика.

Пов’язані сторінки

FAQ

Що таке договори 1С?

Договори 1С — це довідник або аналітика для обліку умов роботи з контрагентами: клієнтами, постачальниками, підрядниками, орендодавцями, банками або іншими сторонами.

Для чого потрібні договори в 1С?

Вони потрібні для взаєморозрахунків, авансів, боргів, валютних операцій, продажів, закупівель, оплат, рахунків, актів, актів звірки, бюджетування й управлінської аналітики.

Чим договір відрізняється від контрагента?

Контрагент — це компанія або особа, з якою працює бізнес. Договір — це конкретні умови роботи з цим контрагентом: валюта, ціни, оплата, строки, ліміти й документи.

Чому небезпечні дублікати договорів?

Дублікати розривають взаєморозрахунки. Оплата може потрапити в один договір, надходження — в інший, а борг або аванс залишиться відкритим.

Де використовуються договори в 1С?

У продажах, закупівлях, рахунках, оплатах, касових ордерах, надходженнях, реалізаціях, актах, авансах, взаєморозрахунках, валютному обліку, проводках, регістрах і звітах.

Як договір впливає на валютний облік?

Валюта договору визначає, у якій валюті ведуться розрахунки. Якщо договір валютний, система має правильно рахувати гривневий еквівалент і курсові різниці.

Чому договори важливі при переході в K2 ERP?

Вони пов’язують контрагентів, платежі, документи, аванси, борги, валюти, бюджети й права доступу. Якщо договори не очистити, нова ERP отримає неправильні взаєморозрахунки.

Як вивантажити договори з 1С?

Договори можна вивантажити через довідник договорів, стандартні звіти, регістри, ОСВ, картку рахунку, зовнішній звіт, зовнішню обробку, Excel, CSV або сценарій міграції.

Що потрібно перевірити перед перенесенням договорів?

Потрібно перевірити дублікати, активність, валюти, строки дії, відповідальних, документи без договорів, аванси, дебіторку, кредиторку, файли договорів і контрольні суми.

Який результат правильного контролю договорів?

Результат — чисті взаєморозрахунки, правильні аванси й борги, коректні валютні договори, контроль строків, прозорий платіжний календар, аудит дій і готовність до Power BI-аналітики в K2 ERP.

Коротко

Питання	Відповідь
Що таке договори 1С?	Довідник або аналітика для обліку умов роботи з контрагентами.
Для чого потрібні?	Для взаєморозрахунків, оплат, авансів, боргів, валют, продажів, закупівель, актів і бюджетів.
Що перевіряють?	Контрагента, номер, дату, валюту, строк дії, тип договору, умови оплати, аванси, борги й документи.
Чи важливі при переході на K2 ERP?	Так, договори потрібно очистити й перенести перед міграцією в K2 ERP.
Що важливо перед міграцією?	Прибрати дублікати, закрити старі договори, звірити аванси, борги, валюти й документи без договорів.
Що допомагає з перенесенням?	Реплікатор K2, зовнішні звіти, зовнішні обробки, карта міграції, тестове завантаження й контрольні суми.
Який результат?	Чисті договори, правильні взаєморозрахунки, контроль строків, аудит дій і Power BI-аналітика.