Фізичні особи 1С
Фізичні особи 1С — це довідник або набір об’єктів у системі 1С, який використовується для зберігання даних про людей: працівників, кандидатів, підзвітних осіб, контактних осіб контрагентів, засновників, відповідальних осіб, покупців-фізосіб, виконавців, отримувачів виплат та інших осіб, які беруть участь у кадровому, зарплатному, бухгалтерському, управлінському або операційному обліку.
У практиці переходу з 1С на K2 ERP довідник фізичних осіб має особливе значення, тому що він може містити персональні дані, ІПН, паспортні дані, дату народження, контакти, історію працевлаштування, підзвітні суми, зарплатні дані, зв’язки з працівниками, контрагентами, договорами, документами та обліковими записами користувачів.
Головне. Фізична особа в 1С — це запис про людину. Вона може бути працівником, підзвітною особою, контактною особою, покупцем, засновником або іншою людиною в обліку. Перед міграцією в K2 ERP фізичних осіб потрібно очистити від дублів, перевірити зв’язки й захистити персональні дані.
Важливо про 1С і BAS. 1С та частина продуктів BAS мають санкційні, юридичні й кібербезпекові ризики в Україні. Окремі продукти 1С і BAS внесені до відкритих переліків програмного забезпечення, забороненого до використання для окремих категорій організацій. Тому аналіз фізичних осіб у 1С часто є підготовчим етапом до переходу на українську ERP-платформу, а не розвитком старої системи.
Підхід K2 ERP. Під час переходу з 1С фізичних осіб потрібно переносити як контрольований довідник людей: ПІБ, ідентифікатори, ролі, зв’язки з працівниками, підзвітними особами, контрагентами, документами, користувачами, правами доступу та персональними даними.
Вступ
У багатьох базах 1С є довідник “Фізичні особи”.
На перший погляд це простий список людей. Але на практиці він може бути пов’язаний із багатьма важливими ділянками обліку:
- кадрами;
- зарплатою;
- підзвітними особами;
- касою;
- банком;
- авансовими звітами;
- договорами цивільно-правового характеру;
- контактними особами контрагентів;
- покупцями-фізособами;
- відповідальними особами;
- користувачами системи;
- електронними підписами;
- правами доступу;
- персональними даними.
Саме тому довідник фізичних осіб не можна переносити в нову ERP механічно. Його потрібно аналізувати, очищати, звіряти й захищати.
Що таке фізична особа в 1С
Фізична особа в 1С — це запис про людину, який використовується в різних підсистемах обліку.
Фізична особа може мати такі реквізити:
- прізвище;
- ім’я;
- по батькові;
- дата народження;
- стать;
- ІПН / РНОКПП;
- паспортні дані;
- адреса;
- телефон;
- email;
- громадянство;
- дані документа, що посвідчує особу;
- банківські реквізити;
- контактна інформація;
- коментар;
- статус;
- ознака актуальності;
- зв’язок із працівником;
- зв’язок із контрагентом;
- зв’язок із користувачем.
Приклад:
| Поле | Значення |
|---|---|
| ПІБ | Петренко Іван Іванович |
| ІПН | 1234567890 |
| Дата народження | 15.05.1990 |
| Телефон | +380671112233 |
| ivan.petrenko@example.ua | |
| Статус | Працівник |
Простими словами. Фізична особа 1С — це картка людини, яку система може використовувати в кадрах, зарплаті, касі, документах, контактах і звітах.
Фізична особа, працівник і контрагент
У 1С важливо не плутати фізичну особу, працівника і контрагента.
| Об’єкт | Що означає | Приклад |
|---|---|---|
| Фізична особа | Людина як особа | Петренко Іван Іванович |
| Працівник | Людина в контексті роботи в організації | Петренко І.І. як менеджер ТОВ “Компанія” |
| Контрагент | Сторона договору або розрахунків | ФОП Петренко або фізособа-покупець |
| Користувач | Обліковий запис для входу в систему | login: ipetrenko |
| Підзвітна особа | Людина, яка отримує кошти під звіт | Петренко І.І. отримав 3 000 грн |
Одна й та сама людина може бути одночасно фізичною особою, працівником, користувачем і підзвітною особою.
Фізична особа і працівник
У кадровому й зарплатному обліку фізична особа часто пов’язана з працівником.
Наприклад:
| Фізична особа | Працівник | Організація | Посада |
|---|---|---|---|
| Петренко Іван Іванович | Петренко І.І. | ТОВ “Компанія” | Менеджер |
Фізична особа — це сама людина.
Працівник — це її роль у конкретній організації або трудових відносинах.
Одна фізична особа може мати кілька записів працівника, якщо:
- працювала в різних організаціях групи;
- була звільнена і прийнята повторно;
- працювала за сумісництвом;
- мала кілька кадрових призначень;
- була оформлена за різними договорами.
Фізична особа і контрагент
Фізична особа може бути пов’язана з контрагентом.
Наприклад:
- покупець-фізособа;
- ФОП;
- орендодавець;
- виконавець за договором ЦПХ;
- отримувач виплати;
- засновник;
- контактна особа клієнта.
Важливо розрізняти:
| Ситуація | Як краще моделювати |
|---|---|
| Людина є працівником | Фізична особа + працівник |
| Людина є ФОП і виступає постачальником | Контрагент ФОП + зв’язок із фізособою за потреби |
| Людина купує товар як приватна особа | Контрагент-фізособа або покупець |
| Людина є контактною особою компанії | Контактна особа контрагента |
Фізична особа і користувач системи
У 1С користувач системи не завжди дорівнює фізичній особі.
Користувач — це обліковий запис для входу.
Фізична особа — це людина.
Приклад:
| Фізична особа | Користувач | Роль |
|---|---|---|
| Петренко Іван Іванович | ipetrenko | Менеджер продажу |
| Іваненко Олена Петрівна | oivanenko | Бухгалтер |
Під час міграції в K2 ERP потрібно вирішити, чи переносити зв’язок фізичної особи з користувачем системи.
Основні дані фізичної особи
До основних даних фізичної особи можуть належати:
- ПІБ;
- дата народження;
- ІПН / РНОКПП;
- стать;
- громадянство;
- паспортні дані;
- адреса реєстрації;
- адреса проживання;
- телефон;
- email;
- банківські реквізити;
- сімейний стан;
- дані для кадрового обліку;
- дані для зарплати;
- дані для податкової звітності.
Не всі ці дані потрібно переносити в K2 ERP. Переносити варто тільки те, що потрібне для бізнес-процесів, обліку, звітності або архіву.
Персональні дані
Довідник фізичних осіб містить персональні дані.
До персональних даних можуть належати:
- ПІБ;
- дата народження;
- ІПН / РНОКПП;
- паспортні дані;
- адреса;
- телефон;
- email;
- банківські реквізити;
- зарплатні дані;
- кадрові документи;
- інформація про сім’ю;
- інші дані, які дозволяють ідентифікувати людину.
Важливо. Фізичні особи — це зона підвищеної відповідальності. Під час міграції потрібно обмежити доступ, не передавати зайві персональні дані, логіювати дії й переносити тільки потрібну інформацію.
ІПН / РНОКПП
ІПН або РНОКПП часто використовується як ключ для ідентифікації фізичної особи.
Він допомагає:
- знайти дублікати;
- зв’язати працівника з фізичною особою;
- підготувати зарплатну звітність;
- вести податкові дані;
- перевіряти підзвітних осіб;
- переносити дані в нову систему.
Приклад:
| ПІБ | ІПН | Коментар |
|---|---|---|
| Петренко Іван Іванович | 1234567890 | Унікальна фізична особа |
| Петренко І.І. | 1234567890 | Можливий дубль |
Паспортні дані
Паспортні дані можуть використовуватися для:
- кадрового обліку;
- договорів;
- виплат;
- ідентифікації;
- звітності;
- архіву документів.
Але це чутлива інформація.
Під час міграції потрібно вирішити:
- чи потрібні паспортні дані в K2 ERP;
- хто матиме до них доступ;
- чи потрібно переносити історію змін;
- чи можна залишити частину даних в архіві 1С;
- чи потрібно маскувати або обмежувати перегляд.
Контактна інформація
Фізична особа може мати контактну інформацію:
- телефон;
- email;
- адреса;
- месенджер;
- службовий телефон;
- особистий телефон;
- адреса реєстрації;
- адреса проживання.
Типова проблема — контакти дублюються або записані в різних форматах.
Приклад нормалізації:
| Було | Стало |
|---|---|
| 0671112233 | +380671112233 |
| +38 (067) 111-22-33 | +380671112233 |
| 380671112233 | +380671112233 |
Фізичні особи і зарплата
У зарплатному обліку фізичні особи критично важливі.
Вони можуть бути пов’язані з:
- працівниками;
- кадровими документами;
- нарахуваннями;
- утриманнями;
- лікарняними;
- відпустками;
- податками;
- військовим збором;
- ЄСВ;
- зарплатними проєктами;
- банківськими картками;
- звітністю.
Під час міграції зарплатних даних потрібно особливо уважно перевіряти зв’язки між фізичною особою, працівником, організацією і нарахуваннями.
Фізичні особи і кадровий облік
У кадровому обліку фізична особа може бути пов’язана з:
- прийняттям на роботу;
- переведеннями;
- звільненнями;
- посадами;
- підрозділами;
- графіками роботи;
- табелем;
- відпустками;
- лікарняними;
- договорами;
- наказами;
- кадровими документами.
Приклад:
| Фізична особа | Кадровий документ | Дата | Посада |
|---|---|---|---|
| Петренко Іван Іванович | Прийняття на роботу | 01.02.2026 | Менеджер |
Фізичні особи і підзвітні особи
Фізична особа може бути підзвітною особою.
Наприклад:
- працівнику видали готівку з каси;
- працівник оплатив витрати;
- подав авансовий звіт;
- повернув залишок;
- має відкритий борг.
Приклад:
| Фізична особа | Документ | Сума | Статус |
|---|---|---|---|
| Петренко Іван Іванович | Видача під звіт | 3 000 грн | Відкрито |
| Петренко Іван Іванович | Авансовий звіт | 2 500 грн | Закрито частково |
Перед міграцією потрібно обов’язково перевірити відкриті підзвітні суми.
Фізичні особи і каса
Фізичні особи можуть зустрічатися в касових документах.
Наприклад:
- отримувач готівки;
- підзвітна особа;
- касир;
- відповідальний;
- покупець-фізособа;
- особа, яка повернула кошти.
Приклад:
| Касовий документ | Фізична особа | Операція |
|---|---|---|
| ВКО №15 | Петренко І.І. | Видача під звіт |
| ПКО №20 | Петренко І.І. | Повернення підзвітних сум |
Фізичні особи і банк
Фізичні особи можуть використовуватися в банківських операціях:
- виплата зарплати;
- переказ підзвітній особі;
- повернення коштів;
- виплата за договором ЦПХ;
- виплата дивідендів;
- інші перекази фізособам.
Також можуть зберігатися банківські реквізити фізичної особи.
Фізичні особи і договори ЦПХ
Фізична особа може виконувати роботи або надавати послуги за договором цивільно-правового характеру.
У такому випадку важливо зберігати:
- ПІБ;
- ІПН;
- договір;
- період дії;
- суму;
- нарахування;
- утримання;
- виплату;
- податкову звітність;
- акти виконаних робіт.
Під час міграції потрібно не переплутати такі фізособи з працівниками або контрагентами-ФОП.
Фізичні особи і контактні особи контрагентів
Фізична особа може бути контактною особою юридичного контрагента.
Наприклад:
| Контрагент | Контактна особа | Посада | Телефон |
|---|---|---|---|
| ТОВ “Клієнт” | Іваненко Олена | Менеджер закупівель | +380671112233 |
Під час міграції потрібно вирішити, чи переносити контактних осіб як фізичних осіб, чи як окремий довідник контактів контрагентів.
Фізичні особи і відповідальні особи
У 1С фізична особа може бути відповідальною за:
- склад;
- касу;
- підрозділ;
- документ;
- проєкт;
- обладнання;
- основний засіб;
- інвентаризацію;
- закупівлю;
- продаж;
- кадровий процес.
Ці зв’язки можуть бути важливими для K2 ERP, особливо якщо вони використовуються в бізнес-процесах і правах доступу.
Дублікати фізичних осіб
Дублікати — одна з найчастіших проблем довідника фізичних осіб.
Приклади:
| Запис 1 | Запис 2 | Ознака дубля |
|---|---|---|
| Петренко Іван Іванович | Петренко І.І. | Однаковий ІПН |
| Іваненко Олена Петрівна | Иваненко Елена Петровна | Різна мова написання |
| Сидоренко Олег | Сидоренко Олег Миколайович | Неповне ПІБ |
Дублі можуть виникати через:
- ручне створення;
- імпорт;
- різні підсистеми;
- помилки користувачів;
- відсутність ІПН;
- різні мови написання;
- повторне прийняття працівника;
- окремі бази філій.
Як шукати дублікати фізичних осіб
Дублі можна шукати за:
- ІПН;
- ПІБ;
- датою народження;
- паспортними даними;
- телефоном;
- email;
- банківським рахунком;
- поєднанням ПІБ + дата народження;
- поєднанням ПІБ + телефон.
Приклад контрольної таблиці:
| Критерій | Ризик дубля | Дія |
|---|---|---|
| Однаковий ІПН | Дуже високий | Об’єднати або перевірити |
| Однаковий телефон | Середній | Перевірити вручну |
| Схоже ПІБ | Середній | Перевірити дату народження |
| Однакова дата народження і схоже ПІБ | Високий | Перевірити документи |
Неактуальні фізичні особи
У старих базах часто є неактуальні фізичні особи:
- звільнені працівники;
- старі кандидати;
- неактивні контактні особи;
- старі підзвітні особи;
- фізособи з архівних договорів;
- дублікати;
- помилкові записи.
Не всі їх потрібно переносити в K2 ERP.
Можливі рішення:
- перенести тільки активних;
- перенести активних і тих, хто має відкриті розрахунки;
- перенести історичних у архів;
- залишити старі записи в архівній 1С;
- не переносити помилкові записи.
Фізичні особи і помітка видалення
Фізична особа може бути помічена на видалення.
Такі записи потрібно перевірити.
Вони можуть бути:
- дублями;
- помилковими;
- тестовими;
- неактуальними;
- створеними випадково;
- пов’язаними зі старими документами.
Під час міграції записи з поміткою видалення зазвичай не переносять, якщо немає окремої причини.
Фізичні особи і документи
Фізичні особи можуть використовуватися в багатьох документах:
- кадрові документи;
- зарплатні документи;
- авансові звіти;
- касові ордери;
- банківські документи;
- договори;
- акти;
- документи переміщення;
- інвентаризації;
- документи відповідального зберігання;
- документи основних засобів.
Перед видаленням або об’єднанням фізичної особи потрібно перевірити, де вона використовується.
Фізичні особи і регістри
У 1С фізичні особи можуть бути аналітикою в регістрах.
Наприклад:
- взаєморозрахунки з підзвітними особами;
- зарплатні нарахування;
- кадрові дані;
- податкові дані;
- банківські виплати;
- відповідальні особи;
- залишки по підзвітних сумах.
Під час міграції важливо перенести не тільки картку фізособи, а й зв’язок із регістрами, якщо він впливає на залишки або звіти.
Фізичні особи і права доступу
Дані фізичних осіб потребують обмеження доступу.
Права потрібно налаштовувати для:
- перегляду ІПН;
- перегляду паспортних даних;
- перегляду адреси;
- перегляду банківських реквізитів;
- перегляду зарплатних даних;
- редагування картки;
- видалення;
- експорту;
- друку;
- масового імпорту;
- перегляду історії змін.
У K2 ERP не всі користувачі мають бачити повну картку фізичної особи.
Фізичні особи і логіювання
Зміни фізичних осіб потрібно логіювати.
Бажано фіксувати:
- хто створив запис;
- хто змінив ПІБ;
- хто змінив ІПН;
- хто змінив паспортні дані;
- хто змінив телефон або email;
- хто змінив банківські реквізити;
- хто об’єднав дублікати;
- хто видалив або деактивував запис;
- старе значення;
- нове значення;
- дату і час зміни.
Фізичні особи і імпорт даних
Фізичні особи можуть імпортуватися з файлів.
Наприклад:
- Excel-таблиця працівників;
- зарплатний реєстр;
- список підзвітних осіб;
- список контактних осіб;
- дані з кадрової системи;
- дані з CRM;
- дані зі старої 1С;
- дані з іншої філії.
Приклад CSV:
full_name;tax_id;birth_date;phone;email;status
Петренко Іван Іванович;1234567890;1990-05-15;+380671112233;ivan@example.ua;employee
Іваненко Олена Петрівна;0987654321;1988-03-10;+380501112233;olena@example.ua;contact_person
Фізичні особи і API
У K2 ERP фізичні особи можуть передаватися через API.
Приклад JSON:
{
"person": {
"full_name": "Петренко Іван Іванович",
"tax_id": "1234567890",
"birth_date": "1990-05-15",
"phone": "+380671112233",
"email": "ivan@example.ua",
"roles": ["employee", "accountable_person"]
}
}
API може використовуватися для:
- кадрових систем;
- зарплатних систем;
- CRM;
- електронного документообігу;
- сервісних систем;
- мобільних додатків;
- інтеграції з банками;
- BI-аналітики.
Фізичні особи і міграція в K2 ERP
Під час переходу з 1С у K2 ERP потрібно вирішити, яких фізичних осіб переносити.
Можливі варіанти:
| Варіант | Що переноситься | Коли доречно |
|---|---|---|
| Тільки активні фізичні особи | Поточні працівники, підзвітні особи, активні контакти | Найпрактичніший варіант |
| Активні + відкриті розрахунки | Особи з боргами, підзвітними сумами, виплатами | Для фінансового старту |
| Повна кадрова історія | Усі фізособи з кадровими документами | Якщо K2 ERP веде кадровий архів |
| Контактні особи окремо | Контакти контрагентів | Якщо CRM ведеться в K2 ERP |
| Архів у 1С | Старі записи залишаються в старій базі | Якщо історія потрібна тільки для перегляду |
Що переносити по фізичних особах
Для якісної міграції можуть бути потрібні:
- ПІБ;
- ІПН / РНОКПП;
- дата народження;
- контакти;
- адреси;
- статус;
- ролі;
- зв’язок із працівником;
- зв’язок із контрагентом;
- зв’язок із користувачем;
- зв’язок із підзвітними сумами;
- кадрові дані;
- зарплатні дані;
- банківські реквізити;
- відповідальні особи;
- ознака активності;
- зовнішній код із 1С;
- коментар.
Не всі дані треба переносити всім клієнтам. Обсяг залежить від того, які модулі K2 ERP запускаються.
Таблиця відповідності фізичних осіб
Перед міграцією потрібно створити таблицю відповідності.
| Код фізособи 1С | ПІБ у 1С | Фізична особа в K2 ERP | Коментар |
|---|---|---|---|
| 1C-PER-0001 | Петренко Іван Іванович | Петренко Іван Іванович | Активний працівник |
| 1C-PER-0002 | Петренко І.І. | Петренко Іван Іванович | Дубль, об’єднано |
| 1C-PER-0003 | Іваненко Олена Петрівна | Іваненко Олена Петрівна | Контактна особа |
Приклад міграційного файлу фізичних осіб
CSV-файл:
external_id;full_name;tax_id;birth_date;phone;email;role;active
1C-PER-0001;Петренко Іван Іванович;1234567890;1990-05-15;+380671112233;ivan@example.ua;employee;true
1C-PER-0003;Іваненко Олена Петрівна;0987654321;1988-03-10;+380501112233;olena@example.ua;contact_person;true
XML-приклад:
<ФізичніОсоби>
<ФізичнаОсоба>
<ЗовнішнійКод>1C-PER-0001</ЗовнішнійКод>
<ПІБ>Петренко Іван Іванович</ПІБ>
<ІПН>1234567890</ІПН>
<ДатаНародження>1990-05-15</ДатаНародження>
<Телефон>+380671112233</Телефон>
<Роль>Працівник</Роль>
</ФізичнаОсоба>
</ФізичніОсоби>
Контроль після міграції
Після перенесення потрібно звірити:
- кількість активних фізичних осіб;
- кількість працівників;
- кількість підзвітних осіб;
- відкриті підзвітні суми;
- зарплатні залишки;
- кадрові зв’язки;
- дублікати;
- контактні особи;
- банківські реквізити;
- користувачів;
- права доступу.
Приклад звірки:
| Показник | У 1С | У K2 ERP | Різниця |
|---|---|---|---|
| Активні працівники | 120 | 120 | 0 |
| Підзвітні особи з відкритим боргом | 15 | 15 | 0 |
| Контактні особи контрагентів | 450 | 450 | 0 |
| Дублі за ІПН | 25 | 0 | Очищено |
Типові проблеми фізичних осіб 1С
У старих базах 1С часто зустрічаються проблеми:
- дублікати фізичних осіб;
- неповне ПІБ;
- різні мови написання;
- відсутній ІПН;
- неправильний ІПН;
- старі паспортні дані;
- неактуальні телефони;
- фізична особа не пов’язана з працівником;
- працівник створений без фізичної особи;
- підзвітні суми висять на дублях;
- контактні особи змішані з працівниками;
- старі кандидати не деактивовані;
- помічені на видалення записи використовуються в документах;
- немає обмеження доступу до персональних даних.
Як не треба робити
Погані підходи:
- переносити всі фізичні особи без очищення;
- переносити дублікати;
- не перевіряти ІПН;
- не розділяти працівників, контрагентів і контактних осіб;
- переносити зайві персональні дані;
- не обмежувати доступ;
- не перевіряти підзвітні суми;
- не зберігати зовнішні коди;
- не перевіряти зв’язки з документами;
- залишати стару 1С активною після запуску K2 ERP.
Найгірший сценарій. Компанія переносить у K2 ERP усіх фізичних осіб зі старої 1С разом із дублями, помилковими ІПН, неактуальними контактами, зайвими персональними даними і відкритими підзвітними боргами на неправильних людей.
Як правильно працювати з фізичними особами перед міграцією
Правильний порядок:
- Сформувати список усіх фізичних осіб.
- Відокремити активних від архівних.
- Знайти дублікати за ІПН.
- Знайти дублікати за ПІБ і датою народження.
- Перевірити фізичних осіб, пов’язаних із працівниками.
- Перевірити фізичних осіб із відкритими підзвітними сумами.
- Перевірити контактних осіб контрагентів.
- Перевірити помічені на видалення записи.
- Визначити, які персональні дані переносити.
- Налаштувати правила доступу.
- Підготувати таблицю відповідності.
- Виконати тестове перенесення.
- Звірити кількість і зв’язки.
- Зафіксувати результат у протоколі міграції.
Фізичні особи і K2 ERP
У K2 ERP фізичні особи можуть бути частиною єдиної моделі людей.
Система може підтримувати:
- картки фізичних осіб;
- ролі фізичних осіб;
- працівників;
- підзвітних осіб;
- контактних осіб;
- користувачів;
- відповідальних осіб;
- персональні дані;
- права доступу;
- логіювання;
- зв’язок із документами;
- API;
- BI-аналітику;
- архів;
- історію змін.
Фізичні особи і BI-аналітика
Дані фізичних осіб можуть використовуватися в BI, але з обмеженнями доступу.
Можлива аналітика:
- кількість активних працівників;
- підзвітні борги;
- прострочені авансові звіти;
- відповідальні особи по складах;
- кадровий рух;
- контактні особи клієнтів;
- активність менеджерів;
- документи по відповідальних;
- кількість дублів після очищення.
Персональні дані в BI потрібно показувати тільки тим користувачам, які мають відповідні права.
Фізичні особи і цифрова незалежність
Аналіз фізичних осіб 1С — це частина підготовки до виходу зі старої ризикової системи.
Компанія повинна:
- забрати важливі дані про людей;
- очистити дублікати;
- захистити персональні дані;
- перенести активні зв’язки;
- не переносити старий хаос;
- зберегти потрібний архів;
- перейти на українську ERP;
- зменшити залежність від 1С і BAS.
Цифрова незалежність. Фізичні особи — це не просто довідник. Це персональні дані людей, кадрові зв’язки, підзвітні суми, контакти й відповідальність. Під час переходу з 1С їх потрібно переносити особливо обережно.
Коротко
| Питання | Відповідь |
|---|---|
| Що таке фізичні особи 1С? | Це довідник людей, які використовуються в кадрах, зарплаті, касі, підзвітних сумах, контактах, документах і звітах. |
| Чим фізична особа відрізняється від працівника? | Фізична особа — це людина, а працівник — її роль у конкретній організації або трудових відносинах. |
| Чим фізична особа відрізняється від контрагента? | Контрагент — сторона розрахунків або договору, а фізична особа — картка людини. Іноді вони можуть бути пов’язані. |
| Що перевірити перед міграцією? | Дублі, ІПН, активність, зв’язки з працівниками, підзвітні суми, контактні особи, персональні дані й права доступу. |
| Чи потрібно переносити всіх фізичних осіб? | Не завжди. Часто достатньо активних фізосіб, працівників, підзвітних осіб і контактів із поточними процесами. |
| Яка головна помилка? | Перенести всі записи без очищення дублів і без контролю персональних даних. |
| Чи є санкційні ризики у 1С і BAS? | Так. Окремі продукти 1С і BAS внесені до переліків забороненого програмного забезпечення для окремих категорій організацій в Україні. |
Висновок
Фізичні особи 1С — це важливий довідник, який може використовуватися в кадровому, зарплатному, касовому, фінансовому, управлінському й контактному обліку. Він містить не тільки ПІБ, а й персональні дані, ІПН, контакти, зв’язки з працівниками, підзвітними особами, контрагентами, користувачами та документами.
Під час переходу на K2 ERP фізичних осіб потрібно переносити уважно.
Потрібно:
- знайти дублікати;
- перевірити ІПН;
- розділити фізичних осіб, працівників і контрагентів;
- перевірити підзвітні суми;
- перевірити активних працівників;
- перевірити контактних осіб;
- визначити, які персональні дані переносити;
- налаштувати права доступу;
- логіювати зміни;
- виконати контрольну звірку.
Правильний підхід. Фізичних осіб 1С потрібно переносити не як випадковий список людей, а як очищений, захищений і структурований довідник із ролями, зв’язками, правами доступу та контрольованими персональними даними.
З урахуванням санкційних, юридичних і кібербезпекових ризиків 1С та BAS, аналіз фізичних осіб старої системи має бути частиною ширшої стратегії переходу на українське програмне забезпечення, цифрову незалежність і сучасну ERP-архітектуру.
K2 ERP у цьому процесі може стати новою платформою для контрольованого обліку фізичних осіб, працівників, підзвітних осіб, контактів, користувачів, персональних даних, API, BI-аналітики, логіювання, прав доступу і подальшого розвитку автоматизації бізнесу.
Див. також
- K2
- K2 ERP
- ERP
- 1С
- BAS
- Довідники 1С
- Працівники 1С
- Контрагенти 1С
- Каса 1С
- Банк 1С
- Авансовий звіт
- Підзвітні особи
- Зарплата 1С
- Кадровий облік
- Документи 1С
- Проведений документ 1С
- Непроведений документ 1С
- Журнал документів 1С
- Реквізити 1С
- Обробки 1С
- Інтеграція через файли
- Інтеграція через XML
- Імпорт даних
- Експорт даних
- API
- BI
- JSON
- XML
- CSV
- Міграція з 1С
- Міграція з BAS
- Інтеграція з 1С
- Інтеграція з BAS
- Заміна 1С
- Заміна BAS
- Персональні дані
- Права доступу
- Українське програмне забезпечення
- Автоматизація бізнесу
- Цифрова незалежність
- Деколонізація обліку
Зовнішні посилання
- Сайт K2 ERP
- Wiki K2 ERP
- Хмара K2 ERP
- Перелік забороненого до використання програмного забезпечення на сайті Держспецзв’язку
- Роз’яснення Держспецзв’язку щодо переліку забороненого ПЗ
- Указ Президента України №601/2024
- Закон України «Про захист персональних даних»
- Telegram-канал K2 ERP
- Група обговорення функціоналу та пропозицій
- LinkedIn K2
- K2
- K2 ERP
- ERP
- 1С
- Фізичні особи 1С
- Довідники 1С
- Працівники
- Кадровий облік
- Зарплата
- Підзвітні особи
- Персональні дані
- Права доступу
- Бухгалтерський облік
- Управлінський облік
- Документи 1С
- Міграція з 1С
- Інтеграція з 1С
- Заміна 1С
- Заміна BAS
- API
- BI
- Обмін даними
- Імпорт даних
- Експорт даних
- Українське програмне забезпечення
- Автоматизація бізнесу
- Цифрова незалежність України
- Деколонізація обліку