Перейти до вмісту

Фізичні особи 1С

Матеріал з K2 ERP Wiki


SEO title: Фізичні особи 1С — довідник фізосіб, працівники, персональні дані та міграція в K2 ERP SEO description: Фізичні особи 1С: що це таке, як працює довідник фізичних осіб, відмінність від працівників і контрагентів, персональні дані, ІПН, паспортні дані, зарплата, підзвітні особи, дублікати, права доступу і перенесення фізосіб з 1С у K2 ERP. SEO keywords: фізичні особи 1С, довідник фізичних осіб 1С, працівники 1С, співробітники 1С, контрагенти 1С, персональні дані 1С, ІПН 1С, паспортні дані 1С, підзвітні особи 1С, зарплата 1С, кадри 1С, міграція з 1С, інтеграція з 1С, заміна 1С, K2 ERP, українська ERP, санкції 1С, санкції BAS, цифрова незалежність Alternative to:


Фізичні особи 1С — це довідник або набір об’єктів у системі , який використовується для зберігання даних про людей: працівників, кандидатів, підзвітних осіб, контактних осіб контрагентів, засновників, відповідальних осіб, покупців-фізосіб, виконавців, отримувачів виплат та інших осіб, які беруть участь у кадровому, зарплатному, бухгалтерському, управлінському або операційному обліку.

У практиці переходу з на K2 ERP довідник фізичних осіб має особливе значення, тому що він може містити персональні дані, ІПН, паспортні дані, дату народження, контакти, історію працевлаштування, підзвітні суми, зарплатні дані, зв’язки з працівниками, контрагентами, договорами, документами та обліковими записами користувачів.

Головне. Фізична особа в — це запис про людину. Вона може бути працівником, підзвітною особою, контактною особою, покупцем, засновником або іншою людиною в обліку. Перед міграцією в K2 ERP фізичних осіб потрібно очистити від дублів, перевірити зв’язки й захистити персональні дані.

Важливо про 1С і BAS. та частина продуктів BAS мають санкційні, юридичні й кібербезпекові ризики в Україні. Окремі продукти і BAS внесені до відкритих переліків програмного забезпечення, забороненого до використання для окремих категорій організацій. Тому аналіз фізичних осіб у часто є підготовчим етапом до переходу на українську ERP-платформу, а не розвитком старої системи.

Підхід K2 ERP. Під час переходу з фізичних осіб потрібно переносити як контрольований довідник людей: ПІБ, ідентифікатори, ролі, зв’язки з працівниками, підзвітними особами, контрагентами, документами, користувачами, правами доступу та персональними даними.

Вступ

У багатьох базах є довідник “Фізичні особи”.

На перший погляд це простий список людей. Але на практиці він може бути пов’язаний із багатьма важливими ділянками обліку:

  • кадрами;
  • зарплатою;
  • підзвітними особами;
  • касою;
  • банком;
  • авансовими звітами;
  • договорами цивільно-правового характеру;
  • контактними особами контрагентів;
  • покупцями-фізособами;
  • відповідальними особами;
  • користувачами системи;
  • електронними підписами;
  • правами доступу;
  • персональними даними.

Саме тому довідник фізичних осіб не можна переносити в нову ERP механічно. Його потрібно аналізувати, очищати, звіряти й захищати.

Що таке фізична особа в 1С

Фізична особа в — це запис про людину, який використовується в різних підсистемах обліку.

Фізична особа може мати такі реквізити:

  • прізвище;
  • ім’я;
  • по батькові;
  • дата народження;
  • стать;
  • ІПН / РНОКПП;
  • паспортні дані;
  • адреса;
  • телефон;
  • email;
  • громадянство;
  • дані документа, що посвідчує особу;
  • банківські реквізити;
  • контактна інформація;
  • коментар;
  • статус;
  • ознака актуальності;
  • зв’язок із працівником;
  • зв’язок із контрагентом;
  • зв’язок із користувачем.

Приклад:

Поле Значення
ПІБ Петренко Іван Іванович
ІПН 1234567890
Дата народження 15.05.1990
Телефон +380671112233
Email ivan.petrenko@example.ua
Статус Працівник

Простими словами. Фізична особа — це картка людини, яку система може використовувати в кадрах, зарплаті, касі, документах, контактах і звітах.

Фізична особа, працівник і контрагент

У важливо не плутати фізичну особу, працівника і контрагента.

Об’єкт Що означає Приклад
Фізична особа Людина як особа Петренко Іван Іванович
Працівник Людина в контексті роботи в організації Петренко І.І. як менеджер ТОВ “Компанія”
Контрагент Сторона договору або розрахунків ФОП Петренко або фізособа-покупець
Користувач Обліковий запис для входу в систему login: ipetrenko
Підзвітна особа Людина, яка отримує кошти під звіт Петренко І.І. отримав 3 000 грн

Одна й та сама людина може бути одночасно фізичною особою, працівником, користувачем і підзвітною особою.

Фізична особа і працівник

У кадровому й зарплатному обліку фізична особа часто пов’язана з працівником.

Наприклад:

Фізична особа Працівник Організація Посада
Петренко Іван Іванович Петренко І.І. ТОВ “Компанія” Менеджер

Фізична особа — це сама людина.

Працівник — це її роль у конкретній організації або трудових відносинах.

Одна фізична особа може мати кілька записів працівника, якщо:

  • працювала в різних організаціях групи;
  • була звільнена і прийнята повторно;
  • працювала за сумісництвом;
  • мала кілька кадрових призначень;
  • була оформлена за різними договорами.

Фізична особа і контрагент

Фізична особа може бути пов’язана з контрагентом.

Наприклад:

  • покупець-фізособа;
  • ФОП;
  • орендодавець;
  • виконавець за договором ЦПХ;
  • отримувач виплати;
  • засновник;
  • контактна особа клієнта.

Важливо розрізняти:

Ситуація Як краще моделювати
Людина є працівником Фізична особа + працівник
Людина є ФОП і виступає постачальником Контрагент ФОП + зв’язок із фізособою за потреби
Людина купує товар як приватна особа Контрагент-фізособа або покупець
Людина є контактною особою компанії Контактна особа контрагента

Фізична особа і користувач системи

У користувач системи не завжди дорівнює фізичній особі.

Користувач — це обліковий запис для входу.

Фізична особа — це людина.

Приклад:

Фізична особа Користувач Роль
Петренко Іван Іванович ipetrenko Менеджер продажу
Іваненко Олена Петрівна oivanenko Бухгалтер

Під час міграції в K2 ERP потрібно вирішити, чи переносити зв’язок фізичної особи з користувачем системи.

Основні дані фізичної особи

До основних даних фізичної особи можуть належати:

  • ПІБ;
  • дата народження;
  • ІПН / РНОКПП;
  • стать;
  • громадянство;
  • паспортні дані;
  • адреса реєстрації;
  • адреса проживання;
  • телефон;
  • email;
  • банківські реквізити;
  • сімейний стан;
  • дані для кадрового обліку;
  • дані для зарплати;
  • дані для податкової звітності.

Не всі ці дані потрібно переносити в K2 ERP. Переносити варто тільки те, що потрібне для бізнес-процесів, обліку, звітності або архіву.

Персональні дані

Довідник фізичних осіб містить персональні дані.

До персональних даних можуть належати:

  • ПІБ;
  • дата народження;
  • ІПН / РНОКПП;
  • паспортні дані;
  • адреса;
  • телефон;
  • email;
  • банківські реквізити;
  • зарплатні дані;
  • кадрові документи;
  • інформація про сім’ю;
  • інші дані, які дозволяють ідентифікувати людину.

Важливо. Фізичні особи — це зона підвищеної відповідальності. Під час міграції потрібно обмежити доступ, не передавати зайві персональні дані, логіювати дії й переносити тільки потрібну інформацію.

ІПН / РНОКПП

ІПН або РНОКПП часто використовується як ключ для ідентифікації фізичної особи.

Він допомагає:

  • знайти дублікати;
  • зв’язати працівника з фізичною особою;
  • підготувати зарплатну звітність;
  • вести податкові дані;
  • перевіряти підзвітних осіб;
  • переносити дані в нову систему.

Приклад:

ПІБ ІПН Коментар
Петренко Іван Іванович 1234567890 Унікальна фізична особа
Петренко І.І. 1234567890 Можливий дубль

Паспортні дані

Паспортні дані можуть використовуватися для:

  • кадрового обліку;
  • договорів;
  • виплат;
  • ідентифікації;
  • звітності;
  • архіву документів.

Але це чутлива інформація.

Під час міграції потрібно вирішити:

  • чи потрібні паспортні дані в K2 ERP;
  • хто матиме до них доступ;
  • чи потрібно переносити історію змін;
  • чи можна залишити частину даних в архіві ;
  • чи потрібно маскувати або обмежувати перегляд.

Контактна інформація

Фізична особа може мати контактну інформацію:

  • телефон;
  • email;
  • адреса;
  • месенджер;
  • службовий телефон;
  • особистий телефон;
  • адреса реєстрації;
  • адреса проживання.

Типова проблема — контакти дублюються або записані в різних форматах.

Приклад нормалізації:

Було Стало
0671112233 +380671112233
+38 (067) 111-22-33 +380671112233
380671112233 +380671112233

Фізичні особи і зарплата

У зарплатному обліку фізичні особи критично важливі.

Вони можуть бути пов’язані з:

  • працівниками;
  • кадровими документами;
  • нарахуваннями;
  • утриманнями;
  • лікарняними;
  • відпустками;
  • податками;
  • військовим збором;
  • ЄСВ;
  • зарплатними проєктами;
  • банківськими картками;
  • звітністю.

Під час міграції зарплатних даних потрібно особливо уважно перевіряти зв’язки між фізичною особою, працівником, організацією і нарахуваннями.

Фізичні особи і кадровий облік

У кадровому обліку фізична особа може бути пов’язана з:

  • прийняттям на роботу;
  • переведеннями;
  • звільненнями;
  • посадами;
  • підрозділами;
  • графіками роботи;
  • табелем;
  • відпустками;
  • лікарняними;
  • договорами;
  • наказами;
  • кадровими документами.

Приклад:

Фізична особа Кадровий документ Дата Посада
Петренко Іван Іванович Прийняття на роботу 01.02.2026 Менеджер

Фізичні особи і підзвітні особи

Фізична особа може бути підзвітною особою.

Наприклад:

  • працівнику видали готівку з каси;
  • працівник оплатив витрати;
  • подав авансовий звіт;
  • повернув залишок;
  • має відкритий борг.

Приклад:

Фізична особа Документ Сума Статус
Петренко Іван Іванович Видача під звіт 3 000 грн Відкрито
Петренко Іван Іванович Авансовий звіт 2 500 грн Закрито частково

Перед міграцією потрібно обов’язково перевірити відкриті підзвітні суми.

Фізичні особи і каса

Фізичні особи можуть зустрічатися в касових документах.

Наприклад:

  • отримувач готівки;
  • підзвітна особа;
  • касир;
  • відповідальний;
  • покупець-фізособа;
  • особа, яка повернула кошти.

Приклад:

Касовий документ Фізична особа Операція
ВКО №15 Петренко І.І. Видача під звіт
ПКО №20 Петренко І.І. Повернення підзвітних сум

Фізичні особи і банк

Фізичні особи можуть використовуватися в банківських операціях:

  • виплата зарплати;
  • переказ підзвітній особі;
  • повернення коштів;
  • виплата за договором ЦПХ;
  • виплата дивідендів;
  • інші перекази фізособам.

Також можуть зберігатися банківські реквізити фізичної особи.

Фізичні особи і договори ЦПХ

Фізична особа може виконувати роботи або надавати послуги за договором цивільно-правового характеру.

У такому випадку важливо зберігати:

  • ПІБ;
  • ІПН;
  • договір;
  • період дії;
  • суму;
  • нарахування;
  • утримання;
  • виплату;
  • податкову звітність;
  • акти виконаних робіт.

Під час міграції потрібно не переплутати такі фізособи з працівниками або контрагентами-ФОП.

Фізичні особи і контактні особи контрагентів

Фізична особа може бути контактною особою юридичного контрагента.

Наприклад:

Контрагент Контактна особа Посада Телефон
ТОВ “Клієнт” Іваненко Олена Менеджер закупівель +380671112233

Під час міграції потрібно вирішити, чи переносити контактних осіб як фізичних осіб, чи як окремий довідник контактів контрагентів.

Фізичні особи і відповідальні особи

У фізична особа може бути відповідальною за:

  • склад;
  • касу;
  • підрозділ;
  • документ;
  • проєкт;
  • обладнання;
  • основний засіб;
  • інвентаризацію;
  • закупівлю;
  • продаж;
  • кадровий процес.

Ці зв’язки можуть бути важливими для K2 ERP, особливо якщо вони використовуються в бізнес-процесах і правах доступу.

Дублікати фізичних осіб

Дублікати — одна з найчастіших проблем довідника фізичних осіб.

Приклади:

Запис 1 Запис 2 Ознака дубля
Петренко Іван Іванович Петренко І.І. Однаковий ІПН
Іваненко Олена Петрівна Иваненко Елена Петровна Різна мова написання
Сидоренко Олег Сидоренко Олег Миколайович Неповне ПІБ

Дублі можуть виникати через:

  • ручне створення;
  • імпорт;
  • різні підсистеми;
  • помилки користувачів;
  • відсутність ІПН;
  • різні мови написання;
  • повторне прийняття працівника;
  • окремі бази філій.

Як шукати дублікати фізичних осіб

Дублі можна шукати за:

  • ІПН;
  • ПІБ;
  • датою народження;
  • паспортними даними;
  • телефоном;
  • email;
  • банківським рахунком;
  • поєднанням ПІБ + дата народження;
  • поєднанням ПІБ + телефон.

Приклад контрольної таблиці:

Критерій Ризик дубля Дія
Однаковий ІПН Дуже високий Об’єднати або перевірити
Однаковий телефон Середній Перевірити вручну
Схоже ПІБ Середній Перевірити дату народження
Однакова дата народження і схоже ПІБ Високий Перевірити документи

Неактуальні фізичні особи

У старих базах часто є неактуальні фізичні особи:

  • звільнені працівники;
  • старі кандидати;
  • неактивні контактні особи;
  • старі підзвітні особи;
  • фізособи з архівних договорів;
  • дублікати;
  • помилкові записи.

Не всі їх потрібно переносити в K2 ERP.

Можливі рішення:

  • перенести тільки активних;
  • перенести активних і тих, хто має відкриті розрахунки;
  • перенести історичних у архів;
  • залишити старі записи в архівній ;
  • не переносити помилкові записи.

Фізичні особи і помітка видалення

Фізична особа може бути помічена на видалення.

Такі записи потрібно перевірити.

Вони можуть бути:

  • дублями;
  • помилковими;
  • тестовими;
  • неактуальними;
  • створеними випадково;
  • пов’язаними зі старими документами.

Під час міграції записи з поміткою видалення зазвичай не переносять, якщо немає окремої причини.

Фізичні особи і документи

Фізичні особи можуть використовуватися в багатьох документах:

  • кадрові документи;
  • зарплатні документи;
  • авансові звіти;
  • касові ордери;
  • банківські документи;
  • договори;
  • акти;
  • документи переміщення;
  • інвентаризації;
  • документи відповідального зберігання;
  • документи основних засобів.

Перед видаленням або об’єднанням фізичної особи потрібно перевірити, де вона використовується.

Фізичні особи і регістри

У фізичні особи можуть бути аналітикою в регістрах.

Наприклад:

  • взаєморозрахунки з підзвітними особами;
  • зарплатні нарахування;
  • кадрові дані;
  • податкові дані;
  • банківські виплати;
  • відповідальні особи;
  • залишки по підзвітних сумах.

Під час міграції важливо перенести не тільки картку фізособи, а й зв’язок із регістрами, якщо він впливає на залишки або звіти.

Фізичні особи і права доступу

Дані фізичних осіб потребують обмеження доступу.

Права потрібно налаштовувати для:

  • перегляду ІПН;
  • перегляду паспортних даних;
  • перегляду адреси;
  • перегляду банківських реквізитів;
  • перегляду зарплатних даних;
  • редагування картки;
  • видалення;
  • експорту;
  • друку;
  • масового імпорту;
  • перегляду історії змін.

У K2 ERP не всі користувачі мають бачити повну картку фізичної особи.

Фізичні особи і логіювання

Зміни фізичних осіб потрібно логіювати.

Бажано фіксувати:

  • хто створив запис;
  • хто змінив ПІБ;
  • хто змінив ІПН;
  • хто змінив паспортні дані;
  • хто змінив телефон або email;
  • хто змінив банківські реквізити;
  • хто об’єднав дублікати;
  • хто видалив або деактивував запис;
  • старе значення;
  • нове значення;
  • дату і час зміни.

Фізичні особи і імпорт даних

Фізичні особи можуть імпортуватися з файлів.

Наприклад:

  • Excel-таблиця працівників;
  • зарплатний реєстр;
  • список підзвітних осіб;
  • список контактних осіб;
  • дані з кадрової системи;
  • дані з CRM;
  • дані зі старої ;
  • дані з іншої філії.

Приклад CSV:

full_name;tax_id;birth_date;phone;email;status
Петренко Іван Іванович;1234567890;1990-05-15;+380671112233;ivan@example.ua;employee
Іваненко Олена Петрівна;0987654321;1988-03-10;+380501112233;olena@example.ua;contact_person

Фізичні особи і API

У K2 ERP фізичні особи можуть передаватися через API.

Приклад JSON:

{
  "person": {
    "full_name": "Петренко Іван Іванович",
    "tax_id": "1234567890",
    "birth_date": "1990-05-15",
    "phone": "+380671112233",
    "email": "ivan@example.ua",
    "roles": ["employee", "accountable_person"]
  }
}

API може використовуватися для:

  • кадрових систем;
  • зарплатних систем;
  • CRM;
  • електронного документообігу;
  • сервісних систем;
  • мобільних додатків;
  • інтеграції з банками;
  • BI-аналітики.

Фізичні особи і міграція в K2 ERP

Під час переходу з у K2 ERP потрібно вирішити, яких фізичних осіб переносити.

Можливі варіанти:

Варіант Що переноситься Коли доречно
Тільки активні фізичні особи Поточні працівники, підзвітні особи, активні контакти Найпрактичніший варіант
Активні + відкриті розрахунки Особи з боргами, підзвітними сумами, виплатами Для фінансового старту
Повна кадрова історія Усі фізособи з кадровими документами Якщо K2 ERP веде кадровий архів
Контактні особи окремо Контакти контрагентів Якщо CRM ведеться в K2 ERP
Архів у 1С Старі записи залишаються в старій базі Якщо історія потрібна тільки для перегляду

Що переносити по фізичних особах

Для якісної міграції можуть бути потрібні:

  • ПІБ;
  • ІПН / РНОКПП;
  • дата народження;
  • контакти;
  • адреси;
  • статус;
  • ролі;
  • зв’язок із працівником;
  • зв’язок із контрагентом;
  • зв’язок із користувачем;
  • зв’язок із підзвітними сумами;
  • кадрові дані;
  • зарплатні дані;
  • банківські реквізити;
  • відповідальні особи;
  • ознака активності;
  • зовнішній код із ;
  • коментар.

Не всі дані треба переносити всім клієнтам. Обсяг залежить від того, які модулі K2 ERP запускаються.

Таблиця відповідності фізичних осіб

Перед міграцією потрібно створити таблицю відповідності.

Код фізособи 1С ПІБ у 1С Фізична особа в K2 ERP Коментар
1C-PER-0001 Петренко Іван Іванович Петренко Іван Іванович Активний працівник
1C-PER-0002 Петренко І.І. Петренко Іван Іванович Дубль, об’єднано
1C-PER-0003 Іваненко Олена Петрівна Іваненко Олена Петрівна Контактна особа

Приклад міграційного файлу фізичних осіб

CSV-файл:

external_id;full_name;tax_id;birth_date;phone;email;role;active
1C-PER-0001;Петренко Іван Іванович;1234567890;1990-05-15;+380671112233;ivan@example.ua;employee;true
1C-PER-0003;Іваненко Олена Петрівна;0987654321;1988-03-10;+380501112233;olena@example.ua;contact_person;true

XML-приклад:

<ФізичніОсоби>
    <ФізичнаОсоба>
        <ЗовнішнійКод>1C-PER-0001</ЗовнішнійКод>
        <ПІБ>Петренко Іван Іванович</ПІБ>
        <ІПН>1234567890</ІПН>
        <ДатаНародження>1990-05-15</ДатаНародження>
        <Телефон>+380671112233</Телефон>
        <Роль>Працівник</Роль>
    </ФізичнаОсоба>
</ФізичніОсоби>

Контроль після міграції

Після перенесення потрібно звірити:

  • кількість активних фізичних осіб;
  • кількість працівників;
  • кількість підзвітних осіб;
  • відкриті підзвітні суми;
  • зарплатні залишки;
  • кадрові зв’язки;
  • дублікати;
  • контактні особи;
  • банківські реквізити;
  • користувачів;
  • права доступу.

Приклад звірки:

Показник У 1С У K2 ERP Різниця
Активні працівники 120 120 0
Підзвітні особи з відкритим боргом 15 15 0
Контактні особи контрагентів 450 450 0
Дублі за ІПН 25 0 Очищено

Типові проблеми фізичних осіб 1С

У старих базах часто зустрічаються проблеми:

  • дублікати фізичних осіб;
  • неповне ПІБ;
  • різні мови написання;
  • відсутній ІПН;
  • неправильний ІПН;
  • старі паспортні дані;
  • неактуальні телефони;
  • фізична особа не пов’язана з працівником;
  • працівник створений без фізичної особи;
  • підзвітні суми висять на дублях;
  • контактні особи змішані з працівниками;
  • старі кандидати не деактивовані;
  • помічені на видалення записи використовуються в документах;
  • немає обмеження доступу до персональних даних.

Як не треба робити

Погані підходи:

  • переносити всі фізичні особи без очищення;
  • переносити дублікати;
  • не перевіряти ІПН;
  • не розділяти працівників, контрагентів і контактних осіб;
  • переносити зайві персональні дані;
  • не обмежувати доступ;
  • не перевіряти підзвітні суми;
  • не зберігати зовнішні коди;
  • не перевіряти зв’язки з документами;
  • залишати стару активною після запуску K2 ERP.

Найгірший сценарій. Компанія переносить у K2 ERP усіх фізичних осіб зі старої разом із дублями, помилковими ІПН, неактуальними контактами, зайвими персональними даними і відкритими підзвітними боргами на неправильних людей.

Як правильно працювати з фізичними особами перед міграцією

Правильний порядок:

  1. Сформувати список усіх фізичних осіб.
  2. Відокремити активних від архівних.
  3. Знайти дублікати за ІПН.
  4. Знайти дублікати за ПІБ і датою народження.
  5. Перевірити фізичних осіб, пов’язаних із працівниками.
  6. Перевірити фізичних осіб із відкритими підзвітними сумами.
  7. Перевірити контактних осіб контрагентів.
  8. Перевірити помічені на видалення записи.
  9. Визначити, які персональні дані переносити.
  10. Налаштувати правила доступу.
  11. Підготувати таблицю відповідності.
  12. Виконати тестове перенесення.
  13. Звірити кількість і зв’язки.
  14. Зафіксувати результат у протоколі міграції.

Фізичні особи і K2 ERP

У K2 ERP фізичні особи можуть бути частиною єдиної моделі людей.

Система може підтримувати:

  • картки фізичних осіб;
  • ролі фізичних осіб;
  • працівників;
  • підзвітних осіб;
  • контактних осіб;
  • користувачів;
  • відповідальних осіб;
  • персональні дані;
  • права доступу;
  • логіювання;
  • зв’язок із документами;
  • API;
  • BI-аналітику;
  • архів;
  • історію змін.

Фізичні особи і BI-аналітика

Дані фізичних осіб можуть використовуватися в BI, але з обмеженнями доступу.

Можлива аналітика:

  • кількість активних працівників;
  • підзвітні борги;
  • прострочені авансові звіти;
  • відповідальні особи по складах;
  • кадровий рух;
  • контактні особи клієнтів;
  • активність менеджерів;
  • документи по відповідальних;
  • кількість дублів після очищення.

Персональні дані в BI потрібно показувати тільки тим користувачам, які мають відповідні права.

Фізичні особи і цифрова незалежність

Аналіз фізичних осіб — це частина підготовки до виходу зі старої ризикової системи.

Компанія повинна:

  • забрати важливі дані про людей;
  • очистити дублікати;
  • захистити персональні дані;
  • перенести активні зв’язки;
  • не переносити старий хаос;
  • зберегти потрібний архів;
  • перейти на українську ERP;
  • зменшити залежність від і BAS.

Цифрова незалежність. Фізичні особи — це не просто довідник. Це персональні дані людей, кадрові зв’язки, підзвітні суми, контакти й відповідальність. Під час переходу з їх потрібно переносити особливо обережно.

Коротко

Питання Відповідь
Що таке фізичні особи ? Це довідник людей, які використовуються в кадрах, зарплаті, касі, підзвітних сумах, контактах, документах і звітах.
Чим фізична особа відрізняється від працівника? Фізична особа — це людина, а працівник — її роль у конкретній організації або трудових відносинах.
Чим фізична особа відрізняється від контрагента? Контрагент — сторона розрахунків або договору, а фізична особа — картка людини. Іноді вони можуть бути пов’язані.
Що перевірити перед міграцією? Дублі, ІПН, активність, зв’язки з працівниками, підзвітні суми, контактні особи, персональні дані й права доступу.
Чи потрібно переносити всіх фізичних осіб? Не завжди. Часто достатньо активних фізосіб, працівників, підзвітних осіб і контактів із поточними процесами.
Яка головна помилка? Перенести всі записи без очищення дублів і без контролю персональних даних.
Чи є санкційні ризики у і BAS? Так. Окремі продукти і BAS внесені до переліків забороненого програмного забезпечення для окремих категорій організацій в Україні.

Висновок

Фізичні особи — це важливий довідник, який може використовуватися в кадровому, зарплатному, касовому, фінансовому, управлінському й контактному обліку. Він містить не тільки ПІБ, а й персональні дані, ІПН, контакти, зв’язки з працівниками, підзвітними особами, контрагентами, користувачами та документами.

Під час переходу на K2 ERP фізичних осіб потрібно переносити уважно.

Потрібно:

  • знайти дублікати;
  • перевірити ІПН;
  • розділити фізичних осіб, працівників і контрагентів;
  • перевірити підзвітні суми;
  • перевірити активних працівників;
  • перевірити контактних осіб;
  • визначити, які персональні дані переносити;
  • налаштувати права доступу;
  • логіювати зміни;
  • виконати контрольну звірку.

Правильний підхід. Фізичних осіб потрібно переносити не як випадковий список людей, а як очищений, захищений і структурований довідник із ролями, зв’язками, правами доступу та контрольованими персональними даними.

З урахуванням санкційних, юридичних і кібербезпекових ризиків та BAS, аналіз фізичних осіб старої системи має бути частиною ширшої стратегії переходу на українське програмне забезпечення, цифрову незалежність і сучасну ERP-архітектуру.

K2 ERP у цьому процесі може стати новою платформою для контрольованого обліку фізичних осіб, працівників, підзвітних осіб, контактів, користувачів, персональних даних, API, BI-аналітики, логіювання, прав доступу і подальшого розвитку автоматизації бізнесу.

Див. також

Зовнішні посилання