Управління доставкою

Управління доставкою — це процес планування, організації, контролю і аналізу переміщення товарів від складу, магазину, виробництва або постачальника до клієнта, торгової точки, іншого складу, маркетплейсу чи кінцевого отримувача.

Управління доставкою охоплює вибір способу доставки, перевізника, маршруту, тарифу, дати, часу, складу відвантаження, упаковки, документів, ТТН, статусів, оплати, повернень, рекламацій і контролю якості сервісу. У сучасній ERP доставка має бути пов’язана зі складом, WMS, продажами, замовленнями покупців, адресним зберіганням, пакуванням, відвантаженням, фінансами, SMS/Viber/email-сповіщеннями, API перевізників, Power BI та audit log.

Головне. Управління доставкою — це не “віддали коробку кур’єру і помолились”. Це контрольований процес: що відвантажили, кому, куди, яким перевізником, за яким тарифом, з якою ТТН, у якому статусі, хто оплатив, чи отримав клієнт і що робити, якщо щось пішло не так.

Проста аналогія. Продаж без доставки — це як ресторан без офіціанта: страва може бути чудова, але якщо її не донесли до клієнта, клієнт оцінить не кухню, а проблему.

Що таке управління доставкою

Управління доставкою — це система дій, документів, статусів, правил і інтеграцій, які забезпечують доставку товару або вантажу від відправника до отримувача.

Воно відповідає на питання:

Що потрібно доставити?
Звідки забрати?
Куди доставити?
Кому доставити?
Коли доставити?
Яким способом?
Яким перевізником?
Скільки це коштує?
Який статус доставки?
Хто відповідальний?
Чи є ТТН?
Чи отримав клієнт товар?
Що робити з поверненням?

Управління доставкою може бути простим — наприклад, “відправити товар службою доставки” — або складним: маршрути кур’єрів, власний автопарк, декілька складів, часові вікна, температурний режим, палети, повернення тари, післяплата, GPS-контроль і SLA.

Для чого потрібне управління доставкою

Управління доставкою потрібне для:

своєчасного виконання замовлень;
контролю відвантажень;
зменшення помилок доставки;
вибору оптимального перевізника;
контролю вартості логістики;
автоматичного створення ТТН;
маршрутизації кур’єрів;
контролю статусів;
інформування клієнтів;
роботи з поверненнями;
контролю післяплати;
аналізу якості доставки;
планування навантаження складу;
контролю пакування;
зменшення втрат і пересорту;
підвищення клієнтського сервісу.

Погана доставка може зіпсувати навіть хороший продаж. Клієнт рідко пам’ятає, як красиво менеджер виставив рахунок. Але якщо посилка приїхала розбита, із запізненням і “десь на іншому відділенні” — пам’ятає дуже добре.

Основні учасники доставки

Учасник	Роль	Приклад
Клієнт	Отримує товар	Покупець інтернет-магазину
Менеджер	Оформлює замовлення і умови доставки	Менеджер продажів
Склад	Комплектує, пакує і відвантажує товар	Основний склад
Логіст	Планує доставку і маршрути	Відділ логістики
Кур’єр	Доставляє товар власною доставкою	Кур’єр компанії
Перевізник	Зовнішня служба доставки	Поштова або транспортна компанія
Фінанси	Контролюють оплату доставки і післяплату	Бухгалтерія, фінансовий відділ
Сервіс / підтримка	Працює з проблемами доставки	Call-центр

Типи доставки

Тип доставки	Опис	Приклад
Самовивіз	Клієнт забирає товар самостійно	Самовивіз зі складу або магазину
Кур’єрська доставка	Доставляє власний або зовнішній кур’єр	Доставка до дверей
Доставка перевізником	Передача вантажу службі доставки	Доставка у відділення або поштомат
Адресна доставка	Доставка на конкретну адресу	Офіс, квартира, склад клієнта
Доставка між складами	Переміщення товару між власними складами	Київ → Львів
Доставка у торгову точку	Постачання в магазин або мережу	Розвезення по магазинах
Виробнича доставка	Переміщення матеріалів або напівфабрикатів	Цех → склад готової продукції
Міжнародна доставка	Доставка через кордон	Експорт, імпорт

Доставка і замовлення покупця

Управління доставкою часто починається із замовлення покупця.

Замовлення має містити:

клієнта;
адресу доставки;
контактну особу;
телефон;
email;
спосіб доставки;
бажану дату;
часовий інтервал;
склад відвантаження;
товари;
кількість;
вагу;
об’єм;
спосіб оплати;
післяплату, якщо є;
коментар для кур’єра;
статус доставки.

Приклад:

Поле	Значення
Замовлення	ЗП-000125
Клієнт	Іваненко Іван
Спосіб доставки	Кур’єр до дверей
Адреса	Київ, вул. Прикладна, 10
Дата	20.05.2026
Часове вікно	14:00–18:00
Оплата	Післяплата

Життєвий цикл доставки

Типовий життєвий цикл:

Замовлення створено
  ↓
Доставка запланована
  ↓
Товар зарезервовано
  ↓
Товар зібрано
  ↓
Товар запаковано
  ↓
Створено ТТН або маршрут
  ↓
Передано кур’єру або перевізнику
  ↓
У дорозі
  ↓
Доставлено клієнту
  ↓
Оплата / післяплата
  ↓
Закриття доставки

Якщо щось пішло не так:

Не доставлено → повторна доставка / повернення / рекламація / компенсація

Статуси доставки

Статус	Що означає
Нова	Доставка створена, але ще не оброблена
Очікує комплектації	Склад ще не зібрав товар
Комплектується	Товар збирається на складі
Запаковано	Товар готовий до відвантаження
Очікує передачі перевізнику	ТТН створена, але товар ще на складі
Передано перевізнику	Товар передано службі доставки
У дорозі	Вантаж рухається до отримувача
Прибув у відділення	Очікує отримання клієнтом
Доставлено	Клієнт отримав товар
Не доставлено	Спроба доставки неуспішна
Повернення	Товар повертається
Закрито	Доставка завершена і документи оброблені

Доставка і склад

Доставка тісно пов’язана зі складом.

Склад відповідає за:

резервування товару;
відбір;
перевірку;
пакування;
маркування;
друк документів;
передачу перевізнику;
фіксацію факту відвантаження;
обробку повернень;
контроль браку;
роботу з ТСД;
сканування штрихкодів.

Процес:

Замовлення покупця → Резерв → Відбір → Пакування → Відвантаження → Доставка

Якщо склад зібрав не той товар, доставка просто швидко привезе помилку клієнту. Логістика не виправляє складські помилки, вона іноді просто доставляє їх дорожче.

Доставка і WMS

WMS допомагає організувати фізичні складські операції перед доставкою.

WMS може керувати:

відбором товарів;
маршрутом відбору;
пакуванням;
перевіркою через штрихкоди;
сортуванням по маршрутах;
зонами відвантаження;
передачею перевізнику;
друком етикеток;
обробкою повернень;
контролем помилок.

Приклад:

WMS показує комірнику:
1. Взяти товар А з PICK-01-02
2. Взяти товар Б з PICK-02-05
3. Передати в PACK-01
4. Після пакування передати в SHIP-NOVA

Зони відвантаження

На складі бажано мати зони відвантаження.

Приклади:

зона кур’єрської доставки;
зона самовивозу;
зона перевізника №1;
зона перевізника №2;
зона міжнародних відправлень;
зона великих вантажів;
зона палет;
зона повернень;
зона проблемних відправлень.

Приклад:

Зона	Призначення
SHIP-COURIER	Власні кур’єри
SHIP-NP	Передача поштовому перевізнику
SHIP-PALLET	Палетні відвантаження
PICKUP	Самовивіз
RETURN	Повернення

Пакування доставки

Пакування впливає на якість доставки.

Потрібно враховувати:

тип товару;
крихкість;
вагу;
об’єм;
температурний режим;
вологість;
вимоги перевізника;
маркування;
пломби;
вкладення документів;
брендовану упаковку;
захист від пошкоджень.

Приклад:

Крихкий товар → коробка + наповнювач + маркування “Крихке” + фото пакування.

Погане пакування — це коли товар виїхав нормальним, а приїхав як сучасне мистецтво. Клієнт, як правило, не аплодує.

ТТН

ТТН або товарно-транспортна накладна використовується для підтвердження перевезення вантажу.

ТТН може містити:

відправника;
отримувача;
перевізника;
адресу відправлення;
адресу доставки;
опис вантажу;
кількість місць;
вагу;
об’єм;
вартість;
номер замовлення;
номер відправлення;
спосіб оплати доставки;
післяплату;
статус.

У сучасній ERP ТТН часто створюється автоматично через API перевізника.

Електронна ТТН

Електронна ТТН дозволяє скоротити паперовий документообіг і швидше обмінюватися даними між учасниками доставки.

Електронна ТТН може бути корисною для:

транспортних компаній;
великих відвантажень;
B2B-доставки;
роздрібних мереж;
логістичних операторів;
власного автопарку;
підтвердження доставки;
архіву документів.

Важливо, щоб електронні документи були правильно підписані, збережені й доступні для обліку.

Кур’єрська доставка

Кур’єрська доставка може бути власною або зовнішньою.

Для власної кур’єрської доставки ERP має контролювати:

кур’єрів;
маршрути;
замовлення;
адреси;
часові вікна;
статуси;
оплату;
післяплату;
повернення;
GPS, якщо використовується;
підтвердження доставки;
фото;
підпис отримувача;
причини недоставки.

Приклад маршруту:

№	Адреса	Часове вікно	Статус
1	Київ, вул. А, 10	10:00–12:00	Заплановано
2	Київ, вул. Б, 15	12:00–14:00	Заплановано
3	Київ, вул. В, 20	14:00–18:00	Заплановано

Власний автопарк

Якщо компанія має власні автомобілі, управління доставкою включає автопарк.

Потрібно контролювати:

автомобілі;
водіїв;
маршрути;
паливо;
пробіг;
ремонти;
завантаження;
вантажопідйомність;
температурний режим;
графіки;
GPS;
витрати;
документи;
технічний стан;
страхування.

Приклад:

Авто: Mercedes Sprinter
Вантажопідйомність: 1 500 кг
Маршрут: Київ область
Замовлення: 18 доставок
Плановий пробіг: 140 км

Зовнішні перевізники

Компанія може використовувати зовнішніх перевізників.

ERP має зберігати:

список перевізників;
тарифи;
типи доставки;
умови оплати;
API-ключі;
відділення;
поштомати;
строки доставки;
обмеження по вазі;
обмеження по габаритах;
страхування;
післяплату;
статуси;
рейтинг.

При виборі перевізника важливо враховувати не тільки ціну. Найдешевша доставка, яка везе товар три тижні й губить кожну десяту коробку, — це не економія, а логістичний стендап без смішного фіналу.

Вибір перевізника

ERP може допомагати вибирати перевізника за правилами.

Критерії:

місто;
країна;
вага;
об’єм;
терміновість;
вартість;
тип товару;
крихкість;
післяплата;
відділення або адресна доставка;
рейтинг перевізника;
SLA;
історія проблем;
доступність інтеграції.

Приклад:

Умова	Перевізник
До 30 кг, Україна, відділення	Перевізник А
Палетний вантаж	Перевізник Б
Київ, доставка сьогодні	Власний кур’єр
Міжнародна доставка	Перевізник C

Тарифи доставки

ERP може рахувати вартість доставки.

Фактори тарифу:

вага;
об’єм;
габарити;
місто;
країна;
відстань;
тип доставки;
терміновість;
страхова вартість;
післяплата;
палети;
підйом на поверх;
температурний режим;
повернення документів;
додаткове пакування.

Приклад:

Вага: 12 кг
Об’ємна вага: 18 кг
Тип: адресна доставка
Страхова вартість: 10 000 грн
Розрахована доставка: 280 грн

Об’ємна вага

Перевізники часто рахують не тільки фактичну вагу, а й об’ємну.

Приклад:

Коробка легка, але велика.
Фактична вага: 5 кг
Об’ємна вага: 18 кг
Тариф рахується за 18 кг

Тому ERP має зберігати габарити товарів і упаковок. Інакше доставка “раптом” стає дорожчою, хоча насправді її просто ніхто нормально не порахував.

Маршрути доставки

Маршрут доставки — це послідовність точок, які має відвідати кур’єр або автомобіль.

Маршрут може враховувати:

адреси;
часові вікна;
пріоритети;
вагу;
об’єм;
вантажопідйомність авто;
географію;
пробки;
обмеження руху;
тип товару;
оплату;
повернення;
час на розвантаження.

Приклад:

Склад → Клієнт 1 → Клієнт 2 → Клієнт 3 → Повернення на склад

Оптимізація маршрутів

Оптимізація маршрутів допомагає зменшити:

пробіг;
час доставки;
витрати на паливо;
запізнення;
кількість автомобілів;
порожні пробіги;
перевантаження кур’єрів.

Поганий маршрут:

Київ центр → Бровари → Київ центр → Вишневе → Дарниця

Кращий маршрут:

Київ центр → Дарниця → Бровари → Вишневе

Якщо маршрути будуються “на око”, око швидко стає дорогим логістичним інструментом.

Часові вікна доставки

Часове вікно — це період, коли клієнт готовий прийняти доставку.

Приклад:

Доставка можлива з 14:00 до 18:00.

Часові вікна важливі для:

B2C-доставки;
доставки в офіси;
доставки у торгові точки;
доставки на склади клієнтів;
доставки харчових продуктів;
доставки з монтажем;
сервісних виїздів.

ERP має не просто зберігати часові вікна, а враховувати їх у маршрутах.

SLA доставки

SLA — це узгоджений рівень сервісу доставки.

Приклади SLA:

доставка в той самий день;
доставка наступного дня;
доставка до 48 годин;
доставка у часовому вікні;
95% доставок без запізнення;
не більше 1% пошкоджень;
повернення документів до 5 днів.

SLA потрібен для контролю якості логістики.

Приклад KPI:

Показник	План	Факт
Доставка вчасно	95%	91%
Пошкодження	<1%	1,8%
Недоставки	<3%	4,5%

Післяплата

Післяплата — це оплата клієнтом при отриманні.

ERP має контролювати:

суму післяплати;
перевізника;
номер ТТН;
дату отримання;
дату повернення коштів;
комісію;
розбіжності;
статус оплати;
зв’язок із замовленням;
зв’язок із банком.

Приклад:

Замовлення: 5 000 грн
Післяплата: 5 000 грн
Комісія перевізника: 100 грн
До отримання: 4 900 грн

Якщо післяплату не контролювати, гроші можуть “їхати” довше за товар. А іноді — в невідомому напрямку.

Самовивіз

Самовивіз — це коли клієнт сам забирає товар.

ERP має контролювати:

точку видачі;
готовність замовлення;
резерв;
строк зберігання;
контакт клієнта;
оплату;
документи;
статус видачі;
хто видав;
хто отримав;
повернення в продаж, якщо клієнт не забрав.

Статуси самовивозу:

очікує комплектації;
готово до видачі;
повідомлено клієнта;
видано;
не забрано;
повернуто на склад.

Доставка у відділення

При доставці у відділення важливо правильно вказати:

місто;
відділення;
отримувача;
телефон;
вагу;
габарити;
оголошену вартість;
післяплату;
платника доставки;
коментар;
номер замовлення.

Помилка у відділенні — це коли товар поїхав не туди, а клієнт отримав новий туристичний квест “знайди свою посилку”.

Адресна доставка

Адресна доставка потребує точних даних.

Потрібно зберігати:

місто;
вулицю;
будинок;
корпус;
квартиру або офіс;
поверх;
домофон;
контактну особу;
телефон;
часовий інтервал;
коментар;
координати, якщо є;
умови під’їзду;
потребу в підйомі;
потребу в монтажі.

Приклад:

Київ, вул. Прикладна, 10, офіс 502
Домофон: 25
Доставка: 14:00–18:00
Коментар: дзвонити за 30 хвилин

Доставка B2B

B2B-доставка часто складніша за B2C.

Особливості:

великі партії;
палети;
розвантаження;
документи;
довіреності;
часові вікна складу клієнта;
пропускна система;
повернення документів;
вимоги до транспорту;
часткові поставки;
погоджені графіки;
штрафи за запізнення.

Приклад:

Доставка в розподільчий центр мережі.
Часове вікно: 08:00–10:00.
Потрібна палетна етикетка, ТТН, видаткова накладна, сертифікати.
Запізнення — штраф.

Доставка B2C

B2C-доставка орієнтована на кінцевого клієнта.

Важливо:

швидкість;
зручність;
повідомлення;
вибір способу доставки;
післяплата;
просте повернення;
точний статус;
якісне пакування;
мінімум помилок;
клієнтський сервіс.

B2C-клієнт не хоче знати, що “склад не встиг передати логісту”. Він хоче знати, де його товар і коли він буде.

Доставка маркетплейсів

Маркетплейси можуть мати власні правила доставки.

Потрібно контролювати:

SLA відвантаження;
етикетки;
статуси;
склади маркетплейсу;
FBO / FBS;
повернення;
штрафи;
упаковку;
штрихкоди;
габарити;
документи;
трекінг;
інтеграцію API.

Якщо маркетплейс вимагає відвантажити до 16:00, а склад згадав о 16:30 — це вже не логістика, а фінансовий самостріл.

Міжскладська доставка

Міжскладська доставка використовується для переміщення товарів між складами.

Приклад:

Склад Київ → Склад Львів
Товар: 200 шт
Причина: поповнення регіонального складу

Потрібно контролювати:

склад-відправник;
склад-отримувач;
товар;
кількість;
дату відправлення;
дату отримання;
транспорт;
відповідальних;
розбіжності;
статус;
документи.

Доставка і повернення

Повернення — важлива частина доставки.

Причини повернення:

клієнт не забрав;
клієнт відмовився;
неправильний товар;
пошкодження;
брак;
неповна комплектація;
помилка адреси;
закінчився строк зберігання;
неуспішна доставка;
не пройшла оплата.

Процес:

Не доставлено / відмова
  ↓
Повернення від перевізника
  ↓
Приймання на склад
  ↓
Перевірка стану
  ↓
Рішення: повернути в продаж / брак / ремонт / списання

Недоставка

Недоставка — це ситуація, коли товар не потрапив до отримувача.

Причини:

клієнт не відповідає;
неправильна адреса;
відсутній отримувач;
відмова від товару;
помилка перевізника;
пошкодження вантажу;
втрата;
затримка;
неможливість проїзду;
проблема з оплатою.

ERP має фіксувати причину недоставки.

Приклад:

Замовлення	Причина недоставки	Дія
ЗП-000125	Клієнт не відповідає	Повторна спроба
ЗП-000126	Неправильна адреса	Уточнити адресу
ЗП-000127	Пошкодження	Повернення і акт

Пошкодження при доставці

Якщо товар пошкоджено під час доставки, потрібно зафіксувати:

номер ТТН;
перевізника;
замовлення;
товар;
кількість;
фото;
опис пошкодження;
упаковку;
хто виявив;
дату;
рішення;
претензію перевізнику;
компенсацію.

Пошкодження без фото і документів — це як сварка без свідків: усі щось кажуть, але гроші повертати ніхто не поспішає.

Трекінг доставки

Трекінг дозволяє відстежувати статус доставки.

Джерела статусів:

API перевізника;
мобільний застосунок кур’єра;
WMS;
ERP;
GPS;
ручне оновлення;
сканування на сортувальних пунктах.

Приклади статусів:

створено відправлення;
прийнято перевізником;
у сортувальному центрі;
у дорозі;
прибуло у відділення;
передано кур’єру;
доставлено;
відмова;
повернення.

Сповіщення клієнта

ERP може автоматично відправляти клієнту сповіщення.

Канали:

SMS;
email;
Viber;
Telegram;
push-повідомлення;
особистий кабінет;
дзвінок оператора.

Приклади повідомлень:

Ваше замовлення №10025 запаковано і передано перевізнику.
ТТН: 20450000000000.
Очікувана дата доставки: 20.05.2026.

Клієнт без інформації починає сам шукати правду. Зазвичай через підтримку. Підтримка потім шукає логіста. Логіст шукає склад. Склад шукає коробку. ERP мала б просто показати статус.

Інтеграція з перевізниками

Інтеграція з перевізниками дозволяє автоматизувати доставку.

Можливості:

створення ТТН;
розрахунок тарифу;
отримання списку відділень;
отримання поштоматів;
перевірка адрес;
отримання статусів;
друк етикеток;
контроль післяплати;
скасування відправлення;
масове створення відправлень;
отримання реєстру доставок;
отримання актів і рахунків.

Схема:

ERP → API перевізника → ТТН → Етикетка → Статус → Доставка → Закриття

Приклад JSON доставки

{
  "order_id": "SO-2026-00125",
  "delivery_method": "courier",
  "carrier": "CARRIER_001",
  "recipient": {
    "name": "Іваненко Іван",
    "phone": "+380501112233",
    "city": "Київ",
    "address": "вул. Прикладна, 10, офіс 502"
  },
  "parcels": [
    {
      "weight_kg": 12.5,
      "length_cm": 40,
      "width_cm": 30,
      "height_cm": 20,
      "declared_value": 5000
    }
  ],
  "cash_on_delivery": 5000,
  "expected_delivery_date": "2026-05-20",
  "comment": "Дзвонити за 30 хвилин"
}

Приклад JSON статусу доставки

{
  "tracking_number": "20450000000000",
  "status": "delivered",
  "status_date": "2026-05-20T16:45:00",
  "recipient_confirmed": true,
  "cash_on_delivery_received": true
}

Доставка і фінанси

Доставка впливає на фінанси.

Потрібно контролювати:

вартість доставки;
хто платить за доставку;
післяплату;
комісії перевізника;
компенсації;
повернення коштів;
рахунки перевізників;
акти перевізників;
собівартість доставки;
маржу замовлення;
безкоштовну доставку;
поріг безкоштовної доставки.

Приклад:

Показник	Значення
Вартість товару	5 000 грн
Доставка	180 грн
Комісія післяплати	100 грн
Клієнт оплатив	5 000 грн
Компанія отримала після комісії	4 900 грн

Безкоштовна доставка

Безкоштовна доставка насправді не безкоштовна. Її просто хтось оплачує: компанія, постачальник, маркетинговий бюджет або маржа.

ERP має допомагати контролювати:

умови безкоштовної доставки;
поріг суми;
категорії товарів;
акції;
регіони;
перевізників;
фактичну вартість;
вплив на маржу.

Приклад:

Безкоштовна доставка при замовленні від 2 000 грн.
Фактична доставка: 160 грн.
ERP має врахувати 160 грн як витрати замовлення.

Доставка і маржа

Доставка може суттєво впливати на маржу.

Приклад:

Показник	Сума
Продаж	1 000 грн
Собівартість товару	700 грн
Валова маржа	300 грн
Доставка за рахунок компанії	180 грн
Реальна маржа	120 грн

Якщо не враховувати доставку, можна думати, що продаж прибутковий. А потім фінанси тихо пояснять, що це був благодійний логістичний проєкт.

Доставка і документообіг

Доставка пов’язана з документами:

замовлення покупця;
видаткова накладна;
ТТН;
акт перевізника;
рахунок перевізника;
чек;
документ післяплати;
акт пошкодження;
претензія;
документи повернення;
акт звірки з перевізником.

ERP має зберігати зв’язок:

Замовлення → Відвантаження → ТТН → Статус доставки → Оплата → Документи перевізника

Доставка і права доступу

У доставці потрібні права доступу.

Роль	Може робити	Обмеження
Менеджер	Вказувати спосіб доставки і бачити статус	Не змінює тарифи перевізників
Комірник	Пакувати і передавати товар	Не змінює адресу після відвантаження
Логіст	Планувати маршрути і перевізників	Не змінює фінансові документи
Кур’єр	Бачить свої доставки	Не бачить всі замовлення компанії
Фінансист	Контролює оплату і післяплату	Не редагує складські операції
Керівник	Бачить аналітику і KPI	Не виконує операційне сканування

Audit log доставки

Audit log має фіксувати:

хто створив доставку;
хто змінив адресу;
хто змінив перевізника;
хто створив ТТН;
хто скасував ТТН;
хто передав товар перевізнику;
хто змінив статус;
хто підтвердив доставку;
хто оформив повернення;
хто змінив суму післяплати;
хто закрив доставку.

Audit log — це коли фраза “адреса сама змінилась” не проходить перевірку реальністю.

Управління доставкою в K2 ERP

У K2 ERP управління доставкою може бути частиною наскрізного процесу продажів, складу і логістики.

Можливості:

способи доставки;
перевізники;
тарифи;
маршрути;
кур’єри;
власний автопарк;
інтеграції з перевізниками;
створення ТТН;
друк етикеток;
статуси доставки;
трекінг;
післяплата;
повернення;
зв’язок зі складом;
зв’язок із WMS;
адресне зберігання;
пакування;
відвантаження;
Power BI;
audit log;
права доступу;
API.

Приклад процесу в K2 ERP:

Замовлення покупця
  ↓
Резерв товару
  ↓
Відбір на складі
  ↓
Пакування
  ↓
Створення доставки
  ↓
Створення ТТН через API
  ↓
Передача перевізнику
  ↓
Оновлення статусів
  ↓
Доставка клієнту
  ↓
Контроль післяплати
  ↓
Закриття замовлення

Доставка і Power BI

У Power BI можна аналізувати:

кількість доставок;
доставку вчасно;
прострочені доставки;
недоставки;
повернення;
пошкодження;
витрати на доставку;
доставка по перевізниках;
доставка по регіонах;
середній строк доставки;
SLA;
післяплату;
ефективність кур’єрів;
маршрути;
вартість доставки на замовлення;
вплив доставки на маржу.

Приклад дашборду:

Показник	Значення
Доставок за місяць	12 500
Вчасно доставлено	94,2%
Недоставки	3,1%
Повернення	2,4%
Середня вартість доставки	86 грн
Пошкодження	0,7%

KPI управління доставкою

Корисні KPI:

відсоток доставок вчасно;
середній час доставки;
вартість доставки на замовлення;
частка недоставок;
частка повернень;
частка пошкоджень;
частка доставок із першої спроби;
SLA по перевізниках;
середній час від пакування до передачі перевізнику;
кількість проблемних доставок;
сума післяплати в дорозі;
час повернення післяплати;
ефективність кур’єрів;
завантаження авто;
вартість кілометра;
кількість скарг клієнтів.

Типові помилки управління доставкою

Помилка	Причина	Наслідок
Немає статусів доставки	Доставка ведеться вручну	Ніхто не знає, де замовлення
Неправильна адреса	Не перевіряють дані	Недоставка або повторна доставка
Немає інтеграції з перевізником	ТТН створюють вручну	Помилки і зайва робота
Не контролюють післяплату	Немає зв’язку з фінансами	Гроші зависають
Не рахують вартість доставки	Доставка “десь у витратах”	Неправильна маржа
Погане пакування	Немає стандартів	Пошкодження і рекламації
Немає причин недоставки	Статус “не доставлено” без деталей	Неможливо покращити процес
Немає KPI перевізників	Не аналізують сервіс	Поганий перевізник продовжує псувати клієнтів

Помилка: доставка живе окремо від ERP

Поганий процес:

Замовлення в ERP
ТТН у кабінеті перевізника
Статус у месенджері
Післяплата в Excel
Повернення на складі
Аналітика “потім зробимо”

Наслідок:

немає єдиної картини;
склад не бачить статусів;
менеджер не може відповісти клієнту;
фінанси не бачать післяплату;
логістика не бачить KPI;
керівник бачить тільки скарги.

Краще:

ERP є центром доставки: ТТН, статуси, післяплата, повернення, документи і аналітика пов’язані з замовленням.

Помилка: немає контролю пакування

Якщо товар пошкоджується в доставці, потрібно перевірити пакування.

Питання:

чи правильна коробка;
чи є наповнювач;
чи захищений крихкий товар;
чи є маркування;
чи не перевантажена коробка;
чи є фото пакування;
чи відповідає упаковка вимогам перевізника;
чи не економлять на копійчаній упаковці, втрачаючи дорогий товар.

Пакування — це не місце для героїчної економії. Картон дешевший за рекламацію.

Помилка: клієнта не інформують

Якщо клієнт не отримує статуси, він звертається в підтримку.

Погано:

Клієнт не знає, де замовлення.
Менеджер не знає, де замовлення.
Логіст “зараз уточнить”.

Краще:

Клієнт отримує повідомлення:
- замовлення зібрано;
- передано перевізнику;
- номер ТТН;
- прибуло у відділення;
- доставлено.

Помилка: не аналізують недоставки

Недоставка без причини не дає користі.

Погано:

Статус: не доставлено.

Краще:

Не доставлено.
Причина: клієнт не відповів.
Дія: повторити доставку завтра.

Або:

Не доставлено.
Причина: неправильна адреса.
Дія: уточнити адресу з клієнтом.

Чек-лист управління доставкою

Є способи доставки.
Є довідник перевізників.
Є тарифи.
Є адреси і контакти клієнтів.
Є статуси доставки.
Є зв’язок із замовленням.
Є зв’язок зі складом.
Є пакування.
Є ТТН.
Є інтеграція з перевізниками, якщо потрібно.
Є трекінг.
Є SMS/email/Viber-сповіщення.
Є контроль післяплати.
Є облік повернень.
Є причини недоставки.
Є контроль пошкоджень.
Є KPI.
Є Power BI-аналітика.
Є audit log.
Є права доступу.

Типові питання

Що таке управління доставкою?

Управління доставкою — це процес планування, організації, контролю і аналізу доставки товарів від складу або продавця до клієнта, складу, магазину чи іншого отримувача.

Навіщо ERP для доставки?

ERP потрібна, щоб пов’язати доставку із замовленням, складом, пакуванням, ТТН, перевізником, статусами, оплатою, післяплатою, поверненнями і аналітикою.

Що таке ТТН?

ТТН — це товарно-транспортна накладна, яка підтверджує перевезення вантажу і містить дані про відправника, отримувача, перевізника, вантаж і маршрут доставки.

Що важливіше: ціна доставки чи якість?

Важливі обидва показники. Дешева доставка з високою кількістю втрат, пошкоджень і недоставок може коштувати бізнесу дорожче, ніж якісний перевізник із трохи вищим тарифом.

Чому потрібно контролювати післяплату?

Бо післяплата — це гроші компанії, які тимчасово знаходяться у перевізника. ERP має показувати, які суми очікуються, коли вони мають надійти і чи є розбіжності.

Що робити з недоставленими замовленнями?

Потрібно фіксувати причину, відповідального і дію: повторна доставка, уточнення адреси, повернення на склад, зв’язок із клієнтом або рекламація перевізнику.

Коротко

Питання	Відповідь
Що це?	Управління процесом доставки товарів від відправника до отримувача.
Основні об’єкти	Замовлення, склад, пакування, перевізник, ТТН, маршрут, статус, післяплата.
Основні типи	Самовивіз, кур’єр, перевізник, адресна доставка, B2B, B2C, міжскладська доставка.
Головний контроль	Статуси, строки, вартість, доставка вчасно, недоставки, повернення, післяплата.
Найкраща практика	Інтеграція з перевізниками, WMS, трекінг, сповіщення клієнтів, KPI і audit log.
Головний ризик	Доставка живе окремо від ERP, а статуси шукають у листуванні.

Висновок

Управління доставкою — це критична частина продажів, складу, логістики і клієнтського сервісу. Воно забезпечує контроль над тим, як товар проходить шлях від замовлення до отримувача: резервування, відбір, пакування, ТТН, перевізник, маршрут, статус, післяплата, повернення і закриття.

Якісна доставка — це не тільки швидкість. Це точність, прозорість, контроль вартості, правильні документи, зручність для клієнта, мінімум пошкоджень, зрозумілі статуси і реальна аналітика.

Хороше управління доставкою — це коли клієнт знає, де його замовлення, менеджер бачить статус, склад знає, що відвантажено, фінанси контролюють оплату, логістика бачить KPI, а керівник не дізнається про проблеми доставки з гнівного відгуку в інтернеті.

У сучасній ERP, зокрема в K2 ERP, доставка має бути пов’язана із замовленнями, складом, WMS, адресним зберіганням, штрихкодуванням, ТТН, перевізниками, кур’єрами, післяплатою, поверненнями, Power BI, API, audit log і правами доступу. Тоді доставка стає не хаотичним “відправили якось”, а керованим бізнес-процесом.

Див. також

Зовнішні посилання