Модуль Prom

Модуль Prom — це інтеграційний модуль для обміну даними між ERP, CRM або обліковою системою та маркетплейсом Prom.ua. Він використовується для автоматизації роботи з товарами, цінами, залишками, замовленнями, статусами, доставкою, оплатами та іншими даними інтернет-продажів.

Prom має публічне API, яке дозволяє компаніям, зареєстрованим на порталі, отримувати віддалений доступ до управління даними в Кабінеті компанії через власний програмний інтерфейс. Для інтеграції з CRM, ERP або іншими зовнішніми системами в кабінеті Prom створюється API-токен із налаштованими правами доступу. :contentReference[oaicite:0]{index=0}

Важливо: модуль Prom не замінює ERP або CRM. Він є інтеграційним шаром, який синхронізує дані між обліковою системою та Prom.ua, щоб зменшити ручне введення товарів, цін, залишків і замовлень.

Загальний опис

Prom.ua використовується як канал онлайн-продажів. Компанія розміщує товари на Prom, отримує замовлення від покупців, обробляє оплату, доставку, статуси та комунікацію з клієнтами.

Без інтеграції менеджерам доводиться вручну переносити товари, ціни, залишки й замовлення між Prom та обліковою системою. Це створює ризик помилок: застарілі ціни, неправильні залишки, дублювання замовлень, несвоєчасне оновлення статусів і проблеми з відвантаженням.

Модуль Prom автоматизує обмін даними. ERP або CRM може бути головною системою для товарів, цін, залишків, клієнтів, документів, оплат, складів і фіскалізації, а Prom — каналом продажів і вітриною для покупців.

Зверніть увагу: конкретні можливості модуля Prom залежать від API Prom, прав API-токена, тарифу, налаштувань кабінету компанії, структури товарів, способів доставки, оплат і бізнес-логіки ERP.

Для чого потрібен модуль Prom

Модуль Prom потрібен для автоматизації роботи з маркетплейсом і зменшення ручної обробки даних.

Основні задачі модуля:

передавання товарів з ERP на Prom;
оновлення назв, описів, фото і характеристик;
синхронізація цін;
синхронізація залишків;
отримання замовлень з Prom;
створення замовлень клієнта в ERP;
створення або оновлення картки клієнта;
передавання статусів замовлень назад у Prom;
передавання номерів ТТН;
контроль оплат;
контроль доставки;
передавання даних для фіскалізації;
зберігання історії обміну;
обробка помилок інтеграції.

Основні можливості

Модуль Prom може забезпечувати такі можливості:

підключення одного або кількох магазинів Prom;
налаштування API-токена;
імпорт товарів з Prom;
експорт товарів у Prom;
оновлення товарних карток;
синхронізація цін;
синхронізація залишків;
отримання нових замовлень;
оновлення статусів замовлень;
передавання номерів ТТН;
зіставлення товарів за артикулом або ідентифікатором;
зіставлення категорій;
зіставлення характеристик;
зіставлення способів доставки;
зіставлення способів оплати;
журнал API-запитів;
повторна відправка після помилки;
ручний і автоматичний режим синхронізації.

Практичне застосування: модуль Prom особливо корисний для магазинів із великим каталогом, частими змінами цін, складськими залишками, великою кількістю замовлень і потребою швидко оновлювати дані на Prom.ua.

API-токен Prom

Для роботи модуля потрібен API-токен Prom. У кабінеті компанії Prom можна створити токен для інтеграції з CRM, ERP або іншими зовнішніми системами. Для токена задаються назва, строк дії та права доступу до груп методів: читання, читання і запис або відсутність доступу. :contentReference[oaicite:1]{index=1}

У модулі Prom бажано зберігати:

назву підключення;
API-токен;
строк дії токена;
магазин або компанію Prom;
права доступу;
дату останньої перевірки;
статус підключення;
користувача, який налаштував інтеграцію;
журнал помилок авторизації.

Не плутати: API-токен — це ключ доступу до даних магазину. Його не можна передавати стороннім особам, публікувати в коді, зберігати у відкритих файлах або виводити в логах.

Синхронізація товарів

Синхронізація товарів дозволяє передавати асортимент з ERP на Prom або отримувати товари з Prom в облікову систему.

З ERP у Prom можуть передаватися:

назва товару;
артикул;
опис;
ціна;
стара ціна;
залишок;
статус наявності;
категорія;
характеристики;
одиниця виміру;
фото;
бренд;
гарантія;
мінімальна кількість для замовлення;
додаткові параметри залежно від API.

З Prom в ERP можуть завантажуватися:

ідентифікатор товару Prom;
назва;
артикул;
ціна;
залишок;
статус;
посилання на товар;
категорія;
замовлені позиції.

Синхронізація цін

Синхронізація цін потрібна для того, щоб на Prom відображалися актуальні ціни з ERP або CRM.

Можливі сценарії:

ERP є головним джерелом цін;
ціни на Prom оновлюються за розкладом;
ціни оновлюються після зміни в ERP;
для Prom використовується окремий тип цін;
ціна залежить від акцій або знижок;
частина товарів не синхронізується автоматично;
ціни округлюються за правилами магазину.

Рекомендація: у K2 ERP бажано мати окреме правило ціноутворення для Prom. Це дозволить відрізняти ціни маркетплейсу від роздрібних, гуртових або внутрішніх цін.

Синхронізація залишків

Prom підтримує налаштування обліку залишків у кабінеті компанії. У довідці Prom зазначено, що облік залишків вмикається в розділі «Налаштування — Залишки товарів», після чого можна налаштовувати автоматичний перерахунок залишків, зміну статусу і відображення залишків на картці товару. :contentReference[oaicite:2]{index=2}

Модуль Prom може оновлювати залишки:

за всіма складами;
за вибраним складом;
за віртуальним складом Prom;
з урахуванням резервів;
з урахуванням неоплачених замовлень;
з урахуванням мінімального залишку;
з округленням або обмеженням показу залишку;
з автоматичним вимкненням товару при нульовому залишку.

Отримання замовлень

Одна з ключових функцій модуля — отримання замовлень з Prom в ERP.

Із замовлення можуть завантажуватися:

номер замовлення Prom;
дата і час створення;
статус замовлення;
покупець;
телефон;
email;
адреса доставки;
спосіб доставки;
спосіб оплати;
список товарів;
кількість;
ціна;
знижки;
загальна сума;
коментар покупця;
службові примітки;
номер ТТН;
статус оплати;
джерело замовлення.

У ERP на підставі замовлення Prom може створюватися:

замовлення клієнта;
картка клієнта;
резерв товару;
завдання на пакування;
документ оплати;
документ доставки;
фіскальний чек;
видаткова накладна.

Для облікової системи: важливо не просто імпортувати замовлення, а зберігати ідентифікатор Prom. Це дозволяє уникати дублювання і правильно оновлювати статуси.

Статуси замовлень

Модуль Prom може синхронізувати статуси замовлень між ERP і Prom.

Типові статуси в ERP:

нове;
прийнято в роботу;
очікує оплати;
оплачено;
резерв;
комплектується;
передано на склад;
відправлено;
виконано;
скасовано;
повернення;
помилка обробки.

Типові задачі зі статусами:

отримати нове замовлення з Prom;
змінити статус в ERP;
передати статус назад у Prom;
передати номер ТТН;
повідомити покупця;
зафіксувати причину скасування;
не оновлювати закриті замовлення без потреби.

Доставка і ТТН

Модуль Prom може працювати з доставкою та номерами ТТН. У сценаріях інтеграції часто потрібно передавати номер ТТН з ERP або CRM назад у Prom, щоб покупець і магазин бачили статус відправлення.

Дані доставки можуть включати:

службу доставки;
тип доставки;
відділення;
поштомат;
адресу;
місто;
отримувача;
телефон отримувача;
номер ТТН;
статус доставки;
дату відправлення;
дату отримання;
вартість доставки.

Оплати

Модуль Prom може враховувати способи оплати та статуси оплат.

В ERP бажано зберігати:

спосіб оплати;
статус оплати;
суму замовлення;
суму передоплати;
суму післяплати;
комісію за потреби;
дату оплати;
платіжний сервіс;
ідентифікатор платежу;
зв’язок з касовим або банківським документом.

Фіскалізація замовлень Prom

Для B2C-продажів через Prom може бути потрібна фіскалізація розрахункових операцій через РРО або ПРРО.

У K2 ERP це може працювати так:

Замовлення надходить з Prom.
ERP перевіряє оплату.
Система формує документ продажу.
Виконується фіскалізація через РРО або ПРРО.
Номер фіскального чека зберігається в ERP.
За потреби чек надсилається покупцю.
Статус замовлення оновлюється.

Використання модуля Prom у K2 ERP

У системі K2 ERP модуль Prom може використовуватися як окремий канал продажів.

Типова реалізація може включати:

налаштування підключення до Prom;
зберігання API-токена;
вибір складів для залишків;
вибір типу цін для Prom;
зіставлення категорій;
зіставлення характеристик;
зіставлення товарів за артикулом або ID;
експорт товарів;
оновлення цін;
оновлення залишків;
імпорт замовлень;
створення документів замовлення клієнта;
резервування товарів;
передавання статусів назад у Prom;
передавання ТТН;
інтеграцію з доставкою;
інтеграцію з оплатами;
фіскалізацію;
журнал технічного обміну.

Для K2 ERP: Prom варто розглядати як зовнішній канал продажів. ERP має бути головною системою для товарів, залишків, цін, документів, оплат і фіскалізації, а Prom — вітриною та джерелом замовлень.

Типовий сценарій синхронізації товарів

Типовий сценарій експорту товарів з K2 ERP у Prom може виглядати так:

Користувач створює або оновлює товар у K2 ERP.
Система перевіряє артикул, назву, категорію, ціну, залишок і фото.
Модуль Prom визначає, чи товар уже існує на Prom.
Якщо товар існує, система оновлює його дані.
Якщо товару немає, система створює нову картку.
Prom повертає результат обробки.
K2 ERP зберігає ідентифікатор товару Prom.
У журналі обміну зберігається статус і можливі помилки.

Типовий сценарій обробки замовлення

Типовий сценарій обробки замовлення з Prom у K2 ERP може виглядати так:

Покупець оформлює замовлення на Prom.
Модуль Prom отримує нове замовлення через API.
K2 ERP перевіряє, чи замовлення вже не імпортоване.
Система створює замовлення клієнта.
Система зіставляє товари за артикулом або ID Prom.
Товари резервуються на складі.
Менеджер перевіряє оплату і доставку.
Формується відвантаження.
Створюється ТТН.
За потреби виконується фіскалізація.
Статус і номер ТТН передаються назад у Prom.

Дані, які бажано зберігати в ERP

Для якісної інтеграції з Prom в ERP бажано зберігати:

ID магазину Prom;
API-токен;
ID товару Prom;
артикул товару;
статус синхронізації товару;
дату останнього оновлення товару;
номер замовлення Prom;
ID замовлення Prom;
дату замовлення;
статус замовлення Prom;
статус замовлення ERP;
покупця;
телефон покупця;
спосіб доставки;
спосіб оплати;
номер ТТН;
статус оплати;
статус фіскалізації;
номер фіскального чека;
текст помилки API;
журнал запитів і відповідей;
кількість спроб синхронізації.

Журнал обміну

Журнал обміну потрібен для контролю інтеграції та швидкого пошуку помилок.

У журналі бажано зберігати:

дату і час запиту;
напрям обміну;
тип операції;
об’єкт обміну;
ідентифікатор Prom;
ідентифікатор ERP;
статус операції;
текст помилки;
технічну відповідь API;
користувача або сервіс, який запустив обмін;
кількість повторних спроб;
результат повторної обробки.

Можливі помилки під час інтеграції

Під час роботи модуля Prom можуть виникати такі помилки:

API-токен недійсний;
строк дії токена завершився;
недостатньо прав доступу;
API тимчасово недоступне;
товар не знайдено;
дублюється артикул;
не зіставлена категорія;
не зіставлена характеристика;
не завантажується фото;
неправильна ціна;
неправильний залишок;
замовлення вже імпортоване;
товар із замовлення не знайдено в ERP;
неправильний спосіб доставки;
неправильний спосіб оплати;
не передано номер ТТН;
статус не оновився;
помилка фіскалізації;
перевищено ліміт запитів або виникла технічна помилка обміну.

Рекомендація: модуль Prom має мати механізм повторної обробки помилок. Наприклад, якщо API тимчасово недоступне, система повинна повторити запит пізніше, а не втрачати замовлення або оновлення товару.

Безпека інтеграції

Для безпечної роботи модуля Prom потрібно контролювати:

доступ до API-токена;
права користувачів;
строк дії токена;
журнал дій;
обмеження доступу до налаштувань;
шифрування секретів;
захист логів;
резервне копіювання налаштувань;
блокування доступу звільнених працівників;
розмежування прав між менеджерами й адміністраторами;
контроль змін цін і залишків.

Переваги модуля Prom

До основних переваг модуля Prom можна віднести:

менше ручного введення;
швидше оновлення товарів;
актуальні ціни;
актуальні залишки;
автоматичне отримання замовлень;
менше помилок менеджерів;
швидша обробка замовлень;
контроль статусів;
передавання ТТН;
зв’язок із оплатами;
зв’язок із фіскалізацією;
централізований облік у ERP;
прозорий журнал інтеграції.

Обмеження та ризики

Під час впровадження модуля Prom потрібно враховувати:

залежність від API Prom;
потребу в API-токені;
строк дії API-токена;
потребу в правильному зіставленні товарів;
різницю категорій ERP і Prom;
різницю характеристик;
можливі помилки в артикулах;
потребу в контролі залишків;
потребу в обробці дублювань;
потребу в тестуванні перед масовим експортом;
ризик оновлення неправильних цін;
ризик передавання неправильних залишків.

Не плутати: модуль Prom — це не просто імпорт замовлень. Повноцінна інтеграція має охоплювати товари, ціни, залишки, замовлення, статуси, доставку, оплату, фіскалізацію та журнал помилок.

Висновок

Модуль Prom — це інтеграційний компонент для автоматизації обміну між ERP або CRM і маркетплейсом Prom.ua. Він дозволяє синхронізувати товари, ціни, залишки, отримувати замовлення, передавати статуси, ТТН і забезпечувати зв’язок онлайн-продажів з внутрішнім обліком компанії.

Для K2 ERP модуль Prom доцільно реалізовувати як окремий канал продажів із власними налаштуваннями API, типом цін, складами, правилами синхронізації, журналом обміну, обробкою помилок і зв’язком із доставкою, оплатами та фіскалізацією.

Джерела

Див. також

Інтеграція з Prom, Rozetka, Hotline

Інтеграція з Новою поштою в Python

Інтеграція з Укрпоштою в Python

РРО

Інтеграція РРО в Python

Технічне завдання: інтеграція ПРРО Checkbox для Python

ДПС

ЕДО