База розподілу

База розподілу — це показник, за яким у K2 ERP розподіляються витрати між товарами, партіями, продукцією, послугами, замовленнями, проєктами, центрами витрат або іншими об’єктами собівартості.

Простими словами:

База розподілу відповідає на питання: за яким принципом поділити спільну суму витрат між кількома об’єктами.

У K2 ERP база розподілу використовується для розподілу витрат, накладних витрат, центрів витрат, розрахунку собівартості, собівартості партії, виробничої собівартості, НЗВ, планової собівартості, фактичної собівартості, план-фактного аналізу та управлінської звітності.

Головне. База розподілу визначає, як саме спільні витрати потраплять у собівартість. Якщо база вибрана неправильно, собівартість одних об’єктів буде завищена, а інших — занижена.

Ключова ідея K2 ERP. Система повинна не просто розподіляти витрати, а показувати, яка база використана, які значення бази були взяті, яку частку отримав кожен об’єкт і чому саме така сума потрапила в собівартість.

На що звернути увагу. Одна й та сама сума витрат може дати абсолютно різну собівартість залежно від бази розподілу: за кількістю, вагою, сумою, годинами, машинним часом, площею або вручну.

Вступ

У бізнесі часто виникають витрати, які стосуються не одного конкретного товару, виробу, замовлення або проєкту, а кількох об’єктів одночасно.

Наприклад:

одна доставка привезла 10 різних товарів;
один акт оренди стосується всього цеху;
електроенергія використана кількома виробничими лініями;
зарплата майстра стосується всіх замовлень цеху;
складські витрати обслуговують багато товарних груп;
адміністративні витрати стосуються кількох напрямків бізнесу;
сервісна команда виконувала різні замовлення;
обладнання працювало над кількома виробами.

Такі витрати потрібно розподілити.

Але питання: як саме?

Можна поділити порівну.

Можна поділити за кількістю.

Можна поділити за вагою.

Можна поділити за вартістю.

Можна поділити за годинами роботи.

Можна поділити за машинним часом.

Можна поділити вручну.

Показник, за яким виконується такий розподіл, і називається базою розподілу.

Що таке база розподілу

База розподілу — це кількісний або вартісний показник, який використовується для визначення частки кожного об’єкта в загальній сумі витрат.

Формула:

Частка об’єкта = База об’єкта / Загальна база

Розподілена сума = Загальна сума витрат × Частка об’єкта

Наприклад, є доставка на 10000 грн і три товари.

Якщо база розподілу — вага, то товар із більшою вагою отримає більшу частку доставки.

Якщо база розподілу — вартість, то дорожчий товар отримає більшу частку доставки.

Якщо база розподілу — кількість, то витрати будуть розподілені пропорційно кількості одиниць.

Для чого потрібна база розподілу

Задача	Як допомагає база розподілу	Приклад
Розподіл додаткових витрат	Дозволяє поділити доставку, мито, брокера, страхування між товарами або партіями	Доставка 10000 грн між трьома товарами
Розподіл накладних витрат	Дозволяє включити витрати цеху, складу або сервісу в собівартість	Оренда цеху розподіляється за машинним часом
Розрахунок собівартості	Забезпечує правильне включення спільних витрат у собівартість об’єктів	Вироби отримують частку електроенергії
Облік НЗВ	Дозволяє розділити витрати між готовою продукцією і незавершеним виробництвом	Розподіл за умовними одиницями
Планова калькуляція	Дозволяє закладати планові накладні витрати за нормами або ставками	200 грн на машино-годину
План-фактний аналіз	Дозволяє порівняти плановий і фактичний розподіл	План 180 грн/год, факт 220 грн/год
Управлінська звітність	Пояснює, чому певний об’єкт отримав саме таку суму витрат	Проєкт отримав 30% адміністративних витрат

Де використовується база розподілу

Область	Що розподіляється	Приклад бази
Закупівлі	Доставка, страхування, брокер, сертифікація	Вага, об’єм, сума, кількість
Імпорт	Мито, міжнародна доставка, митні платежі	Митна вартість, вага, інвойсна вартість
Складський облік	Складські витрати	Кількість відвантажень, палетомісця, об’єм
Виробництво	Накладні витрати цеху	Машинний час, людино-години, кількість продукції
Незавершене виробництво	Витрати між випуском і НЗВ	Умовні одиниці, ступінь готовності
Сервіс	Накладні витрати сервісної служби	Людино-години, кількість замовлень
Проєкти	Адміністративні або проєктні витрати	Години команди, бюджет, виручка
Управлінський облік	Загальні витрати компанії	Виручка, прямі витрати, площа, ручна частка

Основні види баз розподілу

База розподілу	Що означає	Коли використовувати	Приклад
Кількість	Витрати розподіляються пропорційно кількості одиниць	Коли одиниці приблизно однакові	Маркування 1000 однакових одиниць
Вартість	Витрати розподіляються пропорційно сумі товарів або продукції	Коли витрати залежать від вартості	Страхування товару
Вага	Витрати розподіляються пропорційно вазі	Для доставки, складування, важких вантажів	Доставка металу
Об’єм	Витрати розподіляються пропорційно об’єму	Для об’ємних товарів	Меблі, упаковка, тара
Митна вартість	Витрати розподіляються за митною вартістю	Для імпорту	Мито або митні платежі
Людино-години	Витрати розподіляються за часом роботи працівників	Для сервісу, ручного виробництва, проєктів	Сервісне замовлення на 6 годин
Машинний час	Витрати розподіляються за часом роботи обладнання	Для виробництва з дорогим обладнанням	Верстат працював 3 години
Пряма зарплата	Витрати розподіляються пропорційно прямій зарплаті	Коли трудомісткість відображає складність виробу	Ручне виробництво
Прямі матеріали	Витрати розподіляються пропорційно вартості матеріалів	Коли витрати пов’язані з матеріальною складністю	Дороге матеріаломістке виробництво
Площа	Витрати розподіляються за площею	Для оренди, опалення, комунальних	Офіс або склад 500 м²
Виручка	Витрати розподіляються пропорційно доходу	Для управлінських витрат між напрямками	Адміністративні витрати
Кількість замовлень	Витрати розподіляються за кількістю замовлень	Для диспетчеризації, сервісу, логістики	100 сервісних заявок
Ручна частка	Частки задаються вручну	Для нестандартних або разових ситуацій	60% на один проєкт, 40% на інший

База розподілу і правило розподілу

База розподілу — це показник, за яким рахується частка.

Правило розподілу — це повне налаштування, яке визначає, що саме розподіляти, між ким, за якою базою і в якому періоді.

Елемент	Що означає	Приклад
Джерело витрат	Звідки береться сума	Центр витрат “Цех №1”
Сума витрат	Що потрібно розподілити	90000 грн
База розподілу	За яким показником ділити	Машинний час
Об’єкти розподілу	Куди розподіляти	Продукція А, Б, В
Період	За який період виконувати розподіл	Травень 2025
Результат	Сума, яка потрапила на кожен об’єкт	А — 18000 грн, Б — 18000 грн, В — 54000 грн

База розподілу і центр витрат

Центр витрат накопичує витрати.

База розподілу визначає, як ці витрати поділити.

Приклад:

Центр витрат	Сума витрат	База розподілу	Куди розподіляється
Цех №1	90000 грн	Машинний час	Продукція А, Б, В
Сервіс	70000 грн	Людино-години	Сервісні замовлення
Склад	95000 грн	Кількість відвантажень	Товарні напрямки
Адміністрація	200000 грн	Виручка	Напрямки діяльності

База розподілу і собівартість

База розподілу напряму впливає на собівартість.

Одна сума витрат може бути розподілена по-різному.

Приклад:

Накладні витрати — 90000 грн.

Є два вироби:

Виріб	Кількість	Машинний час
Простий виріб	100 шт	50 год
Складний виріб	100 шт	400 год
Разом	200 шт	450 год

Якщо розподіляти за кількістю, обидва вироби отримають по 45000 грн.

Якщо розподіляти за машинним часом, простий отримає 10000 грн, складний — 80000 грн.

Різниця величезна.

Формула бази розподілу

Базова формула:

Частка об’єкта = Значення бази об’єкта / Загальна сума бази

Сума витрат об’єкта = Загальна сума витрат × Частка об’єкта

Або:

Сума витрат об’єкта = Загальна сума витрат × Значення бази об’єкта / Загальна сума бази

Приклад:

загальні витрати — 90000 грн;
загальний машинний час — 500 год;
машинний час продукції А — 100 год.

Сума для продукції А = 90000 × 100 / 500 = 18000 грн

Що потрібно реалізувати в K2 ERP

Механізм баз розподілу в K2 ERP має бути реалізований як універсальний інструмент для розподілу витрат у закупівлях, виробництві, сервісі, проєктах, складах, центрах витрат і управлінському обліку.

Що потрібно реалізувати	Що має робити система	Для чого це потрібно	Пріоритет
Довідник баз розподілу	Система повинна мати перелік доступних баз: кількість, сума, вага, об’єм, години, машинний час, площа, виручка, ручна частка тощо.	Щоб користувачі не вигадували бази вручну в кожному документі.	Високий
Налаштування бази в правилах розподілу	Кожне правило розподілу повинно мати базу, за якою виконується розрахунок.	Щоб витрати розподілялися системно і повторювано.	Високий
Автоматичний збір значень бази	Система повинна брати значення бази з документів, довідників, регістрів, виробничих звітів, складу або введених показників.	Щоб розподіл не вимагав ручних розрахунків.	Високий
Ручне введення бази	Система повинна дозволяти вводити базу вручну, якщо її немає в документах.	Для нестандартних або разових розподілів.	Середній
Перевірка нульової бази	Якщо загальна база дорівнює нулю, система повинна блокувати розподіл або показувати помилку.	Щоб не було ділення на нуль і випадкових сум.	Високий
Підтримка кількох баз для різних витрат	Для різних статей витрат система повинна дозволяти різні бази.	Доставка може розподілятися за вагою, страхування — за вартістю.	Високий
Комбіновані бази	Система повинна підтримувати складні правила, якщо витрати потрібно розподілити в кілька етапів або за кількома базами.	Для складного виробництва і допоміжних центрів.	Середній
Історія зміни бази	Система повинна зберігати, хто і коли змінив базу розподілу в правилі.	Для аудиту й пояснення собівартості.	Високий
Протокол розподілу	Система повинна показувати значення бази, частку кожного об’єкта, суму витрат і результат.	Для прозорості розрахунку.	Високий
Контроль нерозподілених сум	Якщо база відсутня або неповна, система повинна показувати нерозподілені витрати.	Щоб витрати не губилися.	Високий
Планові і фактичні бази	Система повинна підтримувати планову базу для планових калькуляцій і фактичну базу для фактичного розрахунку.	Для план-фактного аналізу.	Високий
Звіти по базах розподілу	Система повинна формувати звіти, які показують, які бази використовуються і як вони впливають на собівартість.	Для контролю методики.	Середній

Картка бази розподілу

У K2 ERP база розподілу повинна мати власну картку або налаштування в довіднику.

Поле	Опис	Приклад
Код бази	Унікальний код	BASE-MACHINE-HOURS
Назва	Назва бази	Машинний час
Тип бази	Кількісна, вартісна, часова, фізична, ручна	Часова
Одиниця виміру	У чому вимірюється база	Години
Джерело даних	Звідки система бере значення	Виробничі звіти обладнання
Область використання	Закупівлі, виробництво, склад, сервіс, проєкти	Виробництво
Дозволено ручне введення	Чи можна задавати значення вручну	Так / Ні
Статус	Активна, заблокована, архівна	Активна
Коментар	Опис правил використання	Використовується для розподілу амортизації та енергії обладнання

Типи баз розподілу

Тип бази	Опис	Приклади
Кількісна	Базується на кількості одиниць	Штуки, кілограми, літри
Вартісна	Базується на сумі або вартості	Вартість товарів, прямі матеріали, виручка
Фізична	Базується на фізичних параметрах	Вага, об’єм, площа, палетомісця
Часова	Базується на часі роботи	Людино-години, машинний час
Операційна	Базується на кількості операцій	Кількість замовлень, відвантажень, заявок
Нормативна	Базується на нормах	Нормативний час, нормативна кількість
Ручна	Частки задаються користувачем	60% / 40%

Приклад 1. Розподіл доставки за кількістю

Одна доставка привезла три товари.

Вартість доставки — 12000 грн.

Товар	Кількість	Частка	Доставка
Товар А	100 шт	25%	3000 грн
Товар Б	200 шт	50%	6000 грн
Товар В	100 шт	25%	3000 грн
Разом	400 шт	100%	12000 грн

Формула для товару А:

12000 × 100 / 400 = 3000 грн

Цей метод підходить, якщо одиниці приблизно однакові за вагою, об’ємом і складністю доставки.

Приклад 2. Розподіл доставки за вагою

Та сама доставка — 12000 грн.

Але товари мають різну вагу.

Товар	Вага	Частка	Доставка
Товар А	100 кг	10%	1200 грн
Товар Б	300 кг	30%	3600 грн
Товар В	600 кг	60%	7200 грн
Разом	1000 кг	100%	12000 грн

Формула для товару В:

12000 × 600 / 1000 = 7200 грн

Висновок. Для транспортних витрат вага часто є справедливішою базою, ніж кількість.

Приклад 3. Розподіл страхування за вартістю

Страхування вантажу — 10000 грн.

Товар	Вартість товару	Частка	Страхування
Товар А	50000 грн	50%	5000 грн
Товар Б	30000 грн	30%	3000 грн
Товар В	20000 грн	20%	2000 грн
Разом	100000 грн	100%	10000 грн

Висновок. Для страхування логічно використовувати вартість, бо ризик страхування залежить саме від вартості товару.

Приклад 4. Розподіл митних витрат за митною вартістю

Митні витрати — 20000 грн.

Товар	Митна вартість	Частка	Митні витрати
Товар А	400000 грн	80%	16000 грн
Товар Б	100000 грн	20%	4000 грн
Разом	500000 грн	100%	20000 грн

Висновок. Для митних платежів часто використовується митна або інвойсна вартість.

Приклад 5. Розподіл накладних витрат за машинним часом

Цех має накладні витрати — 90000 грн.

Продукція	Машинний час	Частка	Накладні витрати
Продукція А	100 год	20%	18000 грн
Продукція Б	100 год	20%	18000 грн
Продукція В	300 год	60%	54000 грн
Разом	500 год	100%	90000 грн

Ставка накладних витрат:

90000 / 500 = 180 грн/год

Продукція В:

300 × 180 = 54000 грн

Приклад 6. Розподіл сервісних накладних за людино-годинами

Сервісний центр має витрати — 70000 грн.

За місяць виконано 350 людино-годин.

Ставка:

70000 / 350 = 200 грн/год

Сервісне замовлення	Людино-години	Сума накладних
Замовлення 1	6 год	1200 грн
Замовлення 2	10 год	2000 грн
Замовлення 3	4 год	800 грн

Приклад 7. Розподіл оренди за площею

Оренда приміщення — 50000 грн.

Підрозділ	Площа	Частка	Оренда
Офіс	200 м²	40%	20000 грн
Склад	250 м²	50%	25000 грн
Сервіс	50 м²	10%	5000 грн
Разом	500 м²	100%	50000 грн

Висновок. Для оренди, опалення або комунальних витрат площа часто є логічною базою.

Приклад 8. Розподіл адміністративних витрат за виручкою

Адміністративні витрати — 200000 грн.

Напрямок	Виручка	Частка	Адміністративні витрати
Виробництво	700000 грн	70%	140000 грн
Торгівля	300000 грн	30%	60000 грн
Разом	1000000 грн	100%	200000 грн

На що звернути увагу. Розподіл за виручкою не завжди справедливий. Напрямок із більшою виручкою може отримати більше адміністративних витрат, навіть якщо реально споживає менше ресурсів адміністрації.

Приклад 9. Ручна база розподілу

Є витрата 50000 грн, яку потрібно розподілити між двома проєктами за управлінським рішенням.

Проєкт	Частка	Сума
Проєкт А	60%	30000 грн
Проєкт Б	40%	20000 грн
Разом	100%	50000 грн

Ручна база корисна для нестандартних випадків, але потребує коментаря і контролю.

Приклад 10. Неправильна база розподілу

Є два товари:

Товар	Кількість	Вага	Вартість
Легка електроніка	100 шт	50 кг	90000 грн
Важкий метал	100 шт	950 кг	10000 грн
Разом	200 шт	1000 кг	100000 грн

Доставка — 10000 грн.

Якщо розподіляти за кількістю

Товар	Частка	Доставка
Легка електроніка	50%	5000 грн
Важкий метал	50%	5000 грн

Якщо розподіляти за вагою

Товар	Частка	Доставка
Легка електроніка	5%	500 грн
Важкий метал	95%	9500 грн

Якщо розподіляти за вартістю

Товар	Частка	Доставка
Легка електроніка	90%	9000 грн
Важкий метал	10%	1000 грн

Критична різниця. Одна й та сама доставка 10000 грн може бути розподілена як 5000/5000, 500/9500 або 9000/1000. Саме тому база розподілу має бути економічно обґрунтованою.

Приклад 11. База розподілу для НЗВ

Витрати виробництва — 300000 грн.

На кінець періоду:

готова продукція — 200 одиниць;
НЗВ — 100 одиниць;
готовність НЗВ — 50%.

Розрахунок умовних одиниць:

Об’єкт	Кількість	Готовність	Умовні одиниці
Готова продукція	200	100%	200
НЗВ	100	50%	50
Разом			250

Ставка:

300000 / 250 = 1200 грн за умовну одиницю

Розподіл:

Об’єкт	Умовні одиниці	Сума
Готова продукція	200	240000 грн
НЗВ	50	60000 грн

У цьому випадку база розподілу — умовні одиниці.

Приклад 12. Допоміжний центр витрат і двоетапний розподіл

Ремонтна дільниця має витрати — 60000 грн.

Вона обслуговувала два цехи:

Отримувач	Години ремонту	Частка	Сума
Цех №1	80 год	80%	48000 грн
Цех №2	20 год	20%	12000 грн
Разом	100 год	100%	60000 грн

Потім витрати цехів розподіляються на продукцію.

Це приклад двоетапного розподілу:

Ремонтна дільниця → виробничі цехи.
Виробничі цехи → продукція.

Як обрати правильну базу розподілу

Тип витрат	Рекомендована база	Чому
Доставка	Вага, об’єм, кількість місць	Доставка зазвичай залежить від фізичних параметрів вантажу
Страхування	Вартість товару	Страховий ризик залежить від вартості
Мито	Митна вартість	Митні платежі часто пов’язані з митною вартістю
Оренда	Площа	Оренда залежить від зайнятої площі
Електроенергія обладнання	Машинний час або показники лічильників	Споживання залежить від роботи обладнання
Зарплата майстра	Людино-години або виробничі замовлення	Майстер забезпечує роботу людей або замовлень
Амортизація обладнання	Машинний час	Обладнання зношується під час роботи
Сервісні накладні витрати	Людино-години	Послуги залежать від часу спеціалістів
Адміністративні витрати	Виручка, прямі витрати або ручна методика	Потрібен управлінський підхід
Складські витрати	Палетомісця, об’єм, вага, кількість відвантажень	Залежить від характеру складської роботи

Планова і фактична база розподілу

У K2 ERP потрібно розрізняти планову і фактичну базу.

Ознака	Планова база	Фактична база
Для чого потрібна	Для планових калькуляцій, бюджетів і прогнозу	Для фактичного розподілу витрат
Джерело	Плани, нормативи, бюджети	Реальні документи, звіти, показники
Приклад	План 500 машино-годин	Факт 430 машино-годин
Ризик	Може не збігтися з реальністю	Може бути неповною через помилки обліку

Приклад планової і фактичної бази

Планові накладні витрати — 100000 грн.

Плановий машинний час — 500 год.

Планова ставка:

100000 / 500 = 200 грн/год

Фактичні накладні витрати — 90000 грн.

Фактичний машинний час — 450 год.

Фактична ставка:

90000 / 450 = 200 грн/год

У цьому випадку ставка збіглася.

Але якщо фактичний машинний час був би 300 год:

90000 / 300 = 300 грн/год

Це означає, що через недозавантаження обладнання кожна година стала дорожчою.

Нульова база розподілу

Нульова база — одна з критичних помилок.

Приклад:

витрати цеху — 90000 грн;
база — машинний час;
машинний час за період — 0 год.

Система не може розподілити витрати:

90000 / 0 — неможливо

Причина нульової бази	Що це означає	Що робити
Не внесені виробничі звіти	Дані є фактично, але не введені в систему	Заповнити звіти
Обладнання не працювало	Витрати є, але випуску не було	Вирішити, списувати в період чи переносити
Неправильно налаштоване джерело бази	Система не бачить дані	Перевірити налаштування
Обрана неправильна база	Для цих витрат машинний час не підходить	Змінити базу розподілу

Критично важливо. Якщо база розподілу дорівнює нулю, система не повинна мовчки розкидати витрати випадково або списувати їх без пояснення. Потрібне рішення користувача або налаштована методика.

Неповна база розподілу

Неповна база виникає, коли частина об’єктів має значення бази, а частина — ні.

Приклад:

Продукція	Машинний час
Продукція А	100 год
Продукція Б	0 год
Продукція В	300 год

Якщо Продукція Б реально вироблялася, але машинний час не введено, вона не отримає частку накладних витрат.

Наслідок:

собівартість Продукції Б буде занижена;
собівартість А і В буде завищена;
маржинальність буде спотворена.

Ручна база і контроль

Ручна база потрібна, але повинна контролюватися.

Що контролювати	Навіщо
Сума часток має дорівнювати 100%	Щоб не було недорозподілу або перерозподілу
Повинен бути коментар	Щоб пояснити управлінське рішення
Потрібен відповідальний	Щоб було зрозуміло, хто задав частки
Потрібна історія змін	Щоб бачити, хто змінив пропорції
Потрібне погодження	Якщо ручний розподіл впливає на важливу собівартість

Алгоритм розподілу за базою в K2 ERP

Типовий алгоритм:

Система визначає суму витрат для розподілу.
Система визначає об’єкти, між якими треба розподілити витрати.
Система визначає базу розподілу.
Система отримує значення бази для кожного об’єкта.
Система перевіряє, що загальна база не дорівнює нулю.
Система рахує загальну суму бази.
Система рахує частку кожного об’єкта.
Система множить загальну суму витрат на частку.
Система округлює результат за правилами.
Система контролює залишок округлення.
Система формує рухи по регістрах.
Система формує проводки, якщо потрібно.
Система записує протокол розподілу.
Система показує помилки і попередження.
Користувач перевіряє результат.
Розподіл фіксується або перераховується.

Округлення при розподілі

При розподілі можуть виникати копійчані різниці.

Приклад:

100 грн потрібно розподілити між трьома об’єктами порівну.

100 / 3 = 33,3333 грн

Після округлення:

33,33;
33,33;
33,33.

Разом — 99,99 грн.

Залишок — 0,01 грн.

K2 ERP повинна мати правило:

додати різницю до найбільшого об’єкта;
додати до першого об’єкта;
додати до останнього об’єкта;
розподілити за системним правилом;
показати окремо різницю округлення.

Протокол розподілу за базою

У K2 ERP обов’язково потрібен протокол.

Поле протоколу	Що показує
Документ або операція розподілу	Який розподіл виконано
Сума витрат	Яка сума розподілялася
Джерело витрат	Центр витрат, документ, стаття або партія
База розподілу	За яким показником виконано розподіл
Джерело бази	Звідки взяті значення бази
Об’єкти розподілу	Куди розподілялися витрати
Значення бази по об’єктах	Кількість, вага, години, площа тощо
Частка об’єкта	Відсоток кожного об’єкта
Розподілена сума	Скільки отримав кожен об’єкт
Округлення	Як оброблена різниця округлення
Помилки	Нульова база, відсутні значення, нерозподілені суми

Приклад протоколу розподілу

Об’єкт	База	Частка	Сума до розподілу	Розподілено
Продукція А	100 год	20%	90000 грн	18000 грн
Продукція Б	100 год	20%	90000 грн	18000 грн
Продукція В	300 год	60%	90000 грн	54000 грн
Разом	500 год	100%	90000 грн	90000 грн

Звіти по базах розподілу

У K2 ERP потрібні окремі звіти для контролю баз розподілу.

Звіт 1. Використані бази розподілу

Правило розподілу	Джерело витрат	База	Період	Сума
Розподіл Цеху №1	Цех №1	Машинний час	Травень	90000 грн
Розподіл сервісу	Сервісний центр	Людино-години	Травень	70000 грн
Розподіл оренди	Офіс	Площа	Травень	50000 грн

Звіт 2. Значення бази по об’єктах

Об’єкт	База	Значення	Частка
Продукція А	Машинний час	100 год	20%
Продукція Б	Машинний час	100 год	20%
Продукція В	Машинний час	300 год	60%

Звіт 3. Розподілені суми за базами

База розподілу	Кількість правил	Загальна сума розподілу
Машинний час	5	450000 грн
Людино-години	3	210000 грн
Вага	4	120000 грн
Вартість	6	300000 грн

Звіт 4. Помилки баз розподілу

Правило	Проблема	Наслідок	Дія
Розподіл Цеху №2	Нульовий машинний час	Неможливо розподілити 73000 грн	Заповнити виробничі звіти
Розподіл сервісу	Немає людино-годин по частині замовлень	Частина замовлень не отримає накладні	Перевірити табелі робіт
Розподіл доставки	Немає ваги по товару Б	Доставка розподілена неповно	Заповнити вагу в номенклатурі

Звіт 5. Порівняння баз розподілу

Цей звіт потрібен, щоб побачити, як зміна бази впливає на собівартість.

Об’єкт	За кількістю	За вагою	За вартістю
Легка електроніка	5000 грн	500 грн	9000 грн
Важкий метал	5000 грн	9500 грн	1000 грн

Контроль помилок

Помилка	Що означає	Наслідок	Що робити
Нульова база	Загальна база дорівнює нулю	Розподіл неможливий	Заповнити базу або змінити правило
Відсутнє значення бази	У частини об’єктів немає кількості, ваги, годин або іншого показника	Собівартість буде спотворена	Заповнити дані
Неправильна база	Витрати розподіляються економічно нелогічно	Одні об’єкти завищені, інші занижені	Переглянути методику
Ручна база без коментаря	Частки задані вручну без пояснення	Неможливо перевірити рішення	Вимагати коментар і погодження
Сума часток не дорівнює 100%	Ручний розподіл неповний або завищений	Виникне нерозподілена або зайва сума	Перевірити частки
Подвійне використання бази	Одні витрати розподілені двічі	Собівартість завищена	Перевірити протокол
Застаріла база	Використовуються старі нормативи або дані минулого періоду	Розподіл не відповідає факту	Оновити базу
Зміна бази в закритому періоді	Перерахунок може змінити собівартість і фінансовий результат	Потрібен контрольований перерахунок	Обмежити права і вести журнал змін

Права доступу

Роль	Що бачить	Що може робити
Економіст	Бази розподілу, правила, протоколи, план-факт	Налаштовувати методику і аналізувати результат
Бухгалтер	Бази, що впливають на бухгалтерський розподіл і проводки	Виконувати закриття періоду і перевіряти суми
Керівник виробництва	Виробничі бази: машинний час, людино-години, випуск, НЗВ	Контролювати виробничі показники
Логіст	Вагу, об’єм, доставку, транспортні бази	Заповнювати дані для розподілу логістичних витрат
Закупівельник	Вартісні та кількісні бази закупівель	Прив’язувати додаткові витрати до поставок
Фінансовий директор	Повну методику розподілу і вплив на собівартість	Затверджувати бази і правила
Адміністратор	Технічні налаштування довідників і прав	Керувати доступом

Налаштування баз розподілу в K2 ERP

Налаштування	Варіанти	Коментар
Тип бази	Кількісна, вартісна, часова, фізична, ручна	Визначає логіку отримання даних
Джерело даних	Документи, довідники, регістри, ручне введення	Важливо для автоматизації
Область використання	Закупівлі, виробництво, склад, сервіс, проєкти	Одна база може використовуватися в різних областях
Обов’язковість значень	Обов’язково або необов’язково	Для критичних баз краще вимагати заповнення
Округлення	До копійок, до гривні, за правилами	Потрібно для точного розподілу
Ручне редагування	Заборонено, дозволено з правами, дозволено з погодженням	Ручні бази треба контролювати
Історія змін	Увімкнено або вимкнено	Для аудиту бажано увімкнути
Контроль нульової бази	Помилка, попередження, автоматичне списання в період	Залежить від методики обліку

База розподілу і закриття періоду

Перед закриттям періоду система повинна перевірити:

чи всі правила розподілу мають базу;
чи всі об’єкти мають значення бази;
чи немає нульових баз;
чи немає нерозподілених витрат;
чи немає ручних баз без коментаря;
чи немає змін бази після розрахунку;
чи правильно оброблене округлення;
чи сформований протокол;
чи погоджені зміни в методиці.

Після закриття періоду зміна бази розподілу повинна бути обмежена або виконуватися через контрольований перерахунок.

База розподілу і перерахунок собівартості

Перерахунок потрібен, якщо:

змінилася база розподілу;
змінилося значення бази;
додали нові об’єкти розподілу;
видалили або змінили документи;
змінилася сума витрат;
додали виробничі години;
змінили вагу або об’єм товару;
змінили ступінь готовності НЗВ;
відкрили закритий період.

У K2 ERP перерахунок повинен:

знайти всі розподіли, де використовується база;
перерахувати частки;
перерахувати суми;
оновити собівартість;
сформувати різницю;
записати протокол;
показати вплив на фінансовий результат.

Як правильно обирати базу розподілу

Правило	Пояснення	Приклад
База має відображати причину витрат	Якщо витрати виникають через вагу, не варто розподіляти їх за вартістю	Доставка важких вантажів → вага
База має бути доступною в системі	Якщо дані неможливо зібрати, розподіл буде ручним і ризиковим	Машинний час потрібен у виробничих звітах
База має бути зрозумілою користувачам	Користувачі повинні розуміти, чому сума потрапила саме так	Оренда → площа
База має бути стабільною	Часті ручні зміни ускладнюють аудит	Затверджене правило на період
Для різних витрат можуть бути різні бази	Не можна всі витрати розподіляти одним методом	Страхування → вартість, доставка → вага
Базу потрібно переглядати	Бізнес-процеси змінюються	Після запуску нового обладнання змінити базу на машинний час

Типові сценарії використання

Сценарій	Як має працювати K2 ERP
Одна доставка на кілька товарів	Система розподіляє доставку за вагою, об’ємом, кількістю або сумою.
Імпортна партія	Мито, брокер і доставка розподіляються між товарами за відповідними базами.
Накладні витрати цеху	Витрати розподіляються на продукцію за машинним часом, годинами або кількістю.
Сервісні витрати	Витрати сервісного центру розподіляються на замовлення за людино-годинами.
Оренда офісу	Витрати розподіляються між підрозділами за площею.
Адміністративні витрати	Витрати розподіляються на напрямки за виручкою, прямими витратами або ручною часткою.
Частковий випуск продукції	Витрати розподіляються між готовою продукцією і НЗВ за умовними одиницями.
Закриття місяця	Система перевіряє бази, виконує розподіл, формує протокол і показує помилки.

Зв’язок з іншими механізмами K2 ERP

Механізм	Зв’язок
Розподіл витрат	База розподілу є основою будь-якого розподілу.
Накладні витрати	Накладні витрати розподіляються за базами.
Центр витрат	Витрати центрів розподіляються за визначеними базами.
Розрахунок собівартості	Бази розподілу визначають, як спільні витрати входять у собівартість.
Собівартість партії	Додаткові витрати партії можуть розподілятися за вагою, сумою або кількістю.
Планова собівартість	Планові бази використовуються в планових калькуляціях.
Фактична собівартість	Фактичні бази використовуються при фактичному розрахунку.
Нормативна собівартість	Нормативні бази можуть використовуватися для ставок і норм.
Незавершене виробництво	Витрати між випуском і НЗВ розподіляються за умовними одиницями або готовністю.
План-фактний аналіз	Порівнює планову і фактичну базу та їх вплив на собівартість.
Закриття періоду	Перевіряє наявність баз і фіксує результат розподілу.

Коротко

Питання	Відповідь
Що таке база розподілу?	Це показник, за яким спільні витрати діляться між об’єктами.
Для чого вона потрібна?	Щоб правильно розподіляти доставку, накладні витрати, витрати центрів, НЗВ, послуги і проєкти.
Які бувають бази?	Кількість, вартість, вага, об’єм, машинний час, людино-години, площа, виручка, ручна частка.
Як рахується розподіл?	Сума витрат множиться на частку об’єкта в загальній базі.
Що головне при виборі бази?	Вона має відповідати економічній причині витрат.
Яка головна помилка?	Використовувати зручну, але економічно неправильну базу.
Що має показувати система?	Значення бази, частки, розподілені суми, джерело даних і протокол розрахунку.

Висновок

База розподілу — це один із найважливіших елементів правильного розрахунку собівартості в K2 ERP.

Вона визначає, як спільні витрати перетворюються на собівартість конкретних товарів, партій, виробів, послуг, замовлень, проєктів або напрямків.

База розподілу відповідає на питання:

за яким принципом поділити витрати;
яка частка належить кожному об’єкту;
чому саме така сума потрапила в собівартість;
чи справедливо розподілені витрати;
чи не завищена собівартість одного об’єкта;
чи не занижена собівартість іншого;
чи можна довіряти маржинальності;
чи правильно закритий період.

Правильно обрана база розподілу робить собівартість чесною, зрозумілою і придатною для управлінських рішень.

У K2 ERP база розподілу повинна бути не прихованою формулою, а повноцінним контрольованим механізмом: із довідником, правилами, джерелами даних, перевірками, протоколом, звітами, історією змін і перерахунком.

Саме так K2 ERP повинна реалізовувати базу розподілу: від вибору економічного принципу до прозорої собівартості й фінансової правди.

Див. також

Зовнішні посилання