Перехід з 1С ЗУП на K2 ERP

Перехід з 1С ЗУП на K2 ERP — це проєкт заміни системи 1С:Зарплата і управління персоналом на українську ERP-платформу K2 ERP для ведення співробітників, підрозділів, посад, кадрових документів, табелів, графіків роботи, заявок, погоджень, HR-процесів, управлінської аналітики та інтеграцій з іншими системами компанії.

1С ЗУП зазвичай використовувалася для кадрового обліку, зарплатних розрахунків, обліку працівників, прийому на роботу, переведень, звільнень, відпусток, лікарняних, табелів, графіків, нарахувань, утримань, кадрових наказів і звітності.

Перехід на K2 ERP дозволяє не просто перенести співробітників і кадрові довідники, а побудувати сучасну модель управління персоналом: заявки, погодження, документообіг, ролі, доступи, аудит дій, інтеграції, HR-аналітику та зв’язок кадрових процесів з проєктами, виробництвом, сервісом, складом, фінансами й управлінським обліком.

Застереження щодо 1С та BAS. Продукти 1С та BAS в Україні пов’язані з санкційними обмеженнями та ризиками використання підсанкційного програмного забезпечення. Перед продовженням використання, купівлею, впровадженням або підтримкою таких систем бізнесу варто перевіряти актуальні рішення РНБО, укази Президента України, офіційні переліки забороненого програмного забезпечення та консультуватися з юристами. Українською альтернативою для переходу може бути K2 ERP.

Головне. Перехід з 1С ЗУП на K2 ERP — це не тільки перенесення списку працівників. Це можливість упорядкувати кадрові дані, підрозділи, посади, графіки, табелі, заявки, погодження, документи, права доступу та HR-аналітику.

Для HR і керівників. У K2 ERP можна організувати єдину базу співробітників, кадрові заявки, погодження відпусток, облік робочого часу, документи, задачі, ролі, доступи, структуру компанії та аналітику по персоналу.

Для міграції. Перед переходом потрібно перевірити співробітників, фізичних осіб, підрозділи, посади, графіки, кадрові документи, табелі, залишки відпусток, нарахування, утримання, ролі, права доступу, інтеграції та звіти.

Що таке перехід з 1С ЗУП на K2 ERP

Перехід з 1С ЗУП на K2 ERP — це процес перенесення кадрових, зарплатних, організаційних і HR-даних зі старої системи 1С:Зарплата і управління персоналом у K2 ERP.

Такий перехід може включати:

аудит старої бази 1С ЗУП;
аналіз кадрових процесів;
аналіз структури компанії;
очищення довідників;
перенесення співробітників;
перенесення фізичних осіб;
перенесення підрозділів;
перенесення посад;
перенесення графіків роботи;
перенесення табелів;
перенесення залишків відпусток;
перенесення кадрових документів;
перенесення відкритих заявок;
налаштування погоджень;
налаштування прав доступу;
налаштування HR-документообігу;
налаштування інтеграцій;
налаштування аналітики;
навчання користувачів;
запуск K2 ERP.

Що таке 1С ЗУП

1С ЗУП — це скорочена назва рішення 1С:Зарплата і управління персоналом.

Система могла використовуватися для:

кадрового обліку;
ведення співробітників;
ведення фізичних осіб;
підрозділів;
посад;
штатного розпису;
прийому на роботу;
кадрових переведень;
звільнень;
відпусток;
лікарняних;
відряджень;
табелів;
графіків роботи;
нарахування зарплати;
утримань;
премій;
кадрових наказів;
зарплатної звітності;
обміну з бухгалтерією.

Чому компанії переходять з 1С ЗУП

Компанії переходять з 1С ЗУП на K2 ERP з різних причин.

Основні причини:

санкційні ризики;
потреба перейти на українське програмне забезпечення;
кібербезпекові ризики;
юридичні ризики;
складність підтримки старої бази;
залежність від старих доробок;
дублікати співробітників;
дублікати фізичних осіб;
неактуальні підрозділи;
неактуальні посади;
застарілий штатний розпис;
ручне погодження відпусток;
ручні Excel-табелі;
відсутність єдиного HR-документообігу;
складність інтеграцій;
потреба в API;
потреба в аудиті дій;
потреба в HR-аналітиці;
стратегічний перехід на K2 ERP.

K2 ERP як українська альтернатива 1С ЗУП

K2 ERP може використовуватися як українська ERP-платформа для заміни 1С ЗУП у кадрових, HR, управлінських і документальних процесах.

K2 ERP може покривати такі напрями:

Що потрібно проаналізувати перед переходом

Перед міграцією потрібно зрозуміти, як саме компанія використовувала 1С ЗУП.

Потрібно перевірити:

скільки активних співробітників;
скільки звільнених співробітників;
скільки фізичних осіб;
чи є дублікати фізичних осіб;
які організації використовуються;
які підрозділи активні;
які посади актуальні;
які графіки роботи застосовуються;
які табелі ведуться;
які кадрові документи створюються;
які заявки погоджуються вручну;
які залишки відпусток актуальні;
які зарплатні дані потрібні після переходу;
які звіти потрібні HR;
які звіти потрібні керівництву;
які інтеграції працюють;
які дані можна залишити в архіві.

Основні етапи переходу

Етап	Що відбувається	Результат
Аудит 1С ЗУП	Аналізуються співробітники, фізичні особи, підрозділи, посади, графіки, табелі, документи	Зрозуміло, що переносити і що очищати
Очищення даних	Прибираються дублікати, неактуальні підрозділи, старі посади, помилкові записи	У K2 ERP переносяться якісні кадрові дані
Опис HR-процесів	Описуються прийом, переведення, звільнення, відпустки, табелі, заявки, погодження	Система налаштовується під реальну роботу HR і керівників
Перенесення довідників	Переносяться організації, співробітники, підрозділи, посади, графіки, ролі	Створюється кадрова основа K2 ERP
Перенесення залишків і станів	Переносяться актуальні статуси, залишки відпусток, відкриті заявки, кадрові стани	Компанія стартує з коректними HR-даними
Налаштування документів	Налаштовуються кадрові документи, заявки, накази, файли, шаблони	HR-документообіг працює в K2 ERP
Налаштування погоджень	Налаштовуються маршрути погодження відпусток, заявок, змін, документів	Рішення не губляться у пошті та месенджерах
Налаштування інтеграцій	Підключаються бухгалтерія, фінанси, документообіг, BI, API, зовнішні сервіси	Дані не дублюються вручну
Тестування	Перевіряються довідники, документи, права, погодження, звіти	Зменшуються ризики помилок перед запуском
Запуск	Компанія починає працювати з HR-процесами в K2 ERP	1С ЗУП може залишитися архівом або тимчасовим джерелом даних

Етап 1. Аудит бази 1С ЗУП

Аудит потрібен, щоб не переносити старий кадровий хаос у нову ERP.

Під час аудиту перевіряються:

організації;
фізичні особи;
співробітники;
підрозділи;
посади;
штатний розпис;
графіки роботи;
табелі;
види нарахувань;
види утримань;
відпустки;
лікарняні;
відрядження;
кадрові накази;
документи прийому;
документи переведення;
документи звільнення;
користувачі;
права доступу;
інтеграції;
звіти;
зовнішні обробки.

Етап 2. Очищення співробітників і фізичних осіб

У 1С ЗУП часто виникали дублікати фізичних осіб або співробітників, особливо якщо людина працювала в різних організаціях, була прийнята повторно або дані вносилися вручну.

Потрібно перевірити:

дублікати фізичних осіб;
дублікати співробітників;
різні написання ПІБ;
помилкові дати народження;
неактуальні контактні дані;
неправильні ІПН;
співробітників без підрозділу;
співробітників без посади;
звільнених співробітників;
співробітників із відкритими кадровими подіями;
записи, створені для тестів;
помічені на видалення об’єкти.

Етап 3. Очищення підрозділів і посад

Структура компанії часто змінюється швидше, ніж довідники в системі.

Перед перенесенням потрібно перевірити:

активні підрозділи;
неактивні підрозділи;
дублікати підрозділів;
старі назви відділів;
підрозділи без співробітників;
службові підрозділи;
актуальні посади;
застарілі посади;
дублікати посад;
неправильні назви посад;
зв’язок посад із підрозділами;
відповідальних керівників.

Етап 4. Очищення графіків і табелів

Графіки й табелі впливають на управління робочим часом, задачами, проєктами, виробництвом і зарплатними процесами.

Потрібно перевірити:

стандартні графіки;
змінні графіки;
індивідуальні графіки;
неповний робочий час;
нічні зміни;
вихідні;
святкові дні;
табелі за поточний період;
відкриті табелі;
ручні коригування;
помилкові табельні записи;
зв’язок табелів із підрозділами;
зв’язок табелів із проєктами.

Етап 5. Опис цільових HR-процесів у K2 ERP

Перед перенесенням даних потрібно визначити, як кадрові процеси мають працювати після переходу.

Описуються:

прийом співробітника;
переведення;
зміна посади;
зміна підрозділу;
звільнення;
відпустка;
лікарняний;
відрядження;
заявка на зміну графіка;
табель;
погодження заявок;
кадрові накази;
зберігання документів;
доступ керівників;
доступ HR;
доступ бухгалтерії;
HR-аналітика.

Етап 6. Перенесення довідників

Довідники переносяться першими.

Типові довідники:

організації;
фізичні особи;
співробітники;
підрозділи;
посади;
штатні одиниці;
графіки роботи;
види зайнятості;
види відпусток;
види кадрових подій;
види нарахувань;
види утримань;
табельні коди;
керівники;
користувачі;
ролі;
центри відповідальності;
проєкти;
статті витрат.

Етап 7. Перенесення кадрових станів

Після перенесення довідників потрібно перенести поточні кадрові стани.

Можуть переноситися:

активні співробітники;
актуальні посади;
актуальні підрозділи;
поточні графіки роботи;
залишки відпусток;
поточні кадрові події;
відкриті відпустки;
відкриті лікарняні;
відкриті відрядження;
відкриті заявки;
поточні табелі;
актуальні відповідальні;
керівники підрозділів.

Етап 8. Перенесення кадрових документів

Кадрові документи переносяться залежно від потреб бізнесу.

Можливі варіанти:

перенести тільки довідники й поточні стани;
перенести відкриті кадрові документи;
перенести документи за поточний рік;
перенести документи по активних співробітниках;
перенести накази;
перенести файли;
перенести історію відпусток;
перенести історію переведень;
залишити стару 1С ЗУП як архів.

Етап 9. Перенесення зарплатних даних

Зарплатні дані потрібно переносити особливо обережно, з урахуванням того, які функції будуть виконуватися в K2 ERP, а які можуть залишатися в бухгалтерській або зарплатній системі.

Можуть переноситися:

види нарахувань;
види утримань;
історія нарахувань;
актуальні оклади;
премії;
надбавки;
утримання;
аванси;
виплати;
зарплатні проєкти;
розрахункові показники;
аналітики витрат на персонал.

Якщо повна історія зарплати не потрібна для роботи в K2 ERP, її можна залишити в архівній системі, а в K2 ERP перенести тільки потрібні управлінські та кадрові дані.

Етап 10. Перенесення історії

Історія переноситься вибірково.

Вона може бути потрібна для:

HR-аналітики;
аналізу плинності кадрів;
аналізу фонду оплати праці;
аналізу відпусток;
аналізу лікарняних;
юридичних питань;
внутрішнього аудиту;
перевірки кадрових подій;
роботи керівників;
управлінських звітів;
BI-аналітики.

Якщо історія не потрібна для щоденної роботи, 1С ЗУП можна залишити як архів.

Що переносити з 1С ЗУП у K2 ERP

Дані	Що включає	Навіщо потрібно
Фізичні особи	ПІБ, дата народження, ІПН, контакти, документи	Для кадрової бази і зв’язку зі співробітниками
Співробітники	Поточний статус, організація, підрозділ, посада, графік	Для управління персоналом
Підрозділи	Відділи, служби, департаменти, керівники	Для структури компанії, прав і аналітики
Посади	Назви посад, рівні, штатні одиниці	Для кадрового обліку та HR-аналітики
Графіки	П’ятиденка, зміни, індивідуальні графіки	Для табелів і планування роботи
Табелі	Робочий час, відсутності, зміни, коригування	Для контролю часу і розрахунків
Відпустки	Залишки, історія, заявки, графіки відпусток	Для погоджень і планування
Кадрові документи	Прийом, переведення, звільнення, накази	Для HR-документообігу
Нарахування	Оклади, премії, надбавки, утримання	Для управлінського обліку витрат на персонал
Аналітики	Підрозділи, проєкти, центри відповідальності, статті витрат	Для управлінського обліку й BI

Реплікатор K2 для переходу з 1С ЗУП

Реплікатор K2 може використовуватися для перенесення та синхронізації даних зі старих систем у K2 ERP.

Для переходу з 1С ЗУП Реплікатор K2 може бути корисним для перенесення:

фізичних осіб;
співробітників;
організацій;
підрозділів;
посад;
штатного розпису;
графіків роботи;
табельних кодів;
кадрових документів;
залишків відпусток;
відкритих заявок;
історії кадрових подій;
нарахувань;
утримань;
управлінських аналітик;
даних для BI.

Варіанти переходу з 1С ЗУП на K2 ERP

Варіант	Що переноситься	Коли підходить
Кадровий	Співробітники, фізичні особи, підрозділи, посади, кадрові стани	Коли потрібно швидко створити актуальну HR-базу
Табельний	Графіки, табелі, відсутності, табельні коди	Коли важливий облік робочого часу
Документальний	Кадрові документи, накази, файли, заявки, погодження	Коли потрібен HR-документообіг
Зарплатний	Оклади, види нарахувань, утримань, зарплатні аналітики	Коли K2 ERP має підтримувати управлінську аналітику витрат на персонал
Аналітичний	Історія кадрових подій, відпусток, табелів, нарахувань	Коли потрібна HR-аналітика або Power BI
Процесний	Заявки, погодження, маршрути, ролі, права доступу	Коли важливо замінити ручні процеси
Паралельний	Регулярна синхронізація частини даних	Коли 1С ЗУП і K2 ERP певний час працюють разом

Що не варто переносити механічно

Не потрібно переносити в K2 ERP старі помилки.

Зазвичай не варто переносити без аналізу:

дублікати фізичних осіб;
дублікати співробітників;
неактуальні підрозділи;
застарілі посади;
помилкові графіки;
старі табельні коди без використання;
тестові співробітники;
помилкові кадрові документи;
старі відкриті заявки;
неактуальні види нарахувань;
застарілі права доступу;
звіти, якими вже не користуються;
об’єкти, створені під старі доробки;
помічені на видалення записи.

Налаштування кадрового обліку в K2 ERP

Після міграції потрібно налаштувати кадрову модель.

У K2 ERP можна вести:

співробітників;
фізичних осіб;
організації;
підрозділи;
посади;
керівників;
штатні одиниці;
статуси співробітників;
кадрові події;
кадрові документи;
файли;
історію змін;
відповідальних HR.

Пов’язана сторінка: Кадровий облік

Налаштування заявок і погоджень

У багатьох компаніях кадрові заявки погоджуються в пошті або месенджерах. У K2 ERP їх можна перевести в керований процес.

Можна погоджувати:

відпустки;
відрядження;
лікарняні;
зміну графіка;
прийом співробітника;
кадрове переведення;
зміну посади;
зміну підрозділу;
звільнення;
премії;
компенсації;
навчання;
доступи до систем.

Пов’язана сторінка: Погодження

Налаштування табелів

Табель обліку робочого часу може бути пов’язаний з графіками, відсутностями, задачами, проєктами або виробничими змінами.

У K2 ERP можна організувати:

графіки роботи;
робочі дні;
вихідні;
зміни;
відпустки;
лікарняні;
відрядження;
відсутності;
понаднормову роботу;
табельні коди;
погодження табелів;
звіти по робочому часу.

Пов’язана сторінка: Табель обліку робочого часу

Налаштування HR-документообігу

Кадрові документи мають бути пов’язані зі співробітником, посадою, підрозділом, заявкою, погодженням і файлами.

У K2 ERP можна вести:

заяви;
накази;
договори;
додаткові угоди;
посадові інструкції;
кадрові файли;
скани документів;
шаблони документів;
статуси;
погодження;
електронний підпис;
архів;
історію змін.

Пов’язані сторінки:

Налаштування прав доступу

HR-дані є чутливими, тому права доступу потрібно налаштовувати особливо уважно.

Типові ролі:

HR-менеджер;
кадровик;
бухгалтер із зарплати;
фінансист;
керівник підрозділу;
директор;
власник;
співробітник;
керівник проєкту;
табельник;
адміністратор ERP;
аудитор.

Пов’язана сторінка: Права доступу в ERP

Налаштування аудиту дій

Аудит дій у HR-контурі потрібен для контролю доступу до персональних і кадрових даних.

Можна фіксувати:

створення співробітника;
зміну ПІБ;
зміну ІПН;
зміну посади;
зміну підрозділу;
зміну окладу;
зміну графіка;
зміну залишку відпустки;
перегляд чутливих даних;
експорт списку співробітників;
зміну прав доступу;
видалення документа;
погодження заявки.

Пов’язана сторінка: Аудит дій

Налаштування інтеграцій

Під час переходу потрібно врахувати, з якими системами мають обмінюватися HR-дані.

Можливі інтеграції:

Пов’язана сторінка: Всі інтеграції

Налаштування управлінського обліку витрат на персонал

Перехід з 1С ЗУП на K2 ERP може допомогти керівництву бачити витрати на персонал у потрібних розрізах.

Аналітики можуть включати:

організацію;
підрозділ;
посаду;
центр відповідальності;
проєкт;
виробничу ділянку;
сервісну команду;
напрям бізнесу;
статтю витрат;
період;
тип нарахування;
тип зайнятості.

Пов’язана сторінка: Управлінський облік

HR-аналітика після переходу

K2 ERP і BI можуть допомагати аналізувати персонал не тільки як список працівників, а як управлінський ресурс.

Можна аналізувати:

кількість співробітників;
плинність кадрів;
структуру персоналу;
вакансії;
прийоми;
звільнення;
переведення;
відпустки;
лікарняні;
табелі;
понаднормову роботу;
витрати на персонал;
фонд оплати праці;
витрати по підрозділах;
витрати по проєктах;
KPI HR;
план-факт по персоналу.

Пов’язані сторінки:

Паралельна робота 1С ЗУП і K2 ERP

У деяких компаніях перехід може бути поступовим.

Можливі сценарії:

1С ЗУП залишається архівом;
K2 ERP запускається для HR-документообігу;
K2 ERP запускається для заявок і погоджень;
K2 ERP запускається для табелів;
K2 ERP запускається для управлінської аналітики;
частина зарплатних розрахунків тимчасово залишається у старій системі;
K2 ERP отримує частину даних із 1С ЗУП;
після перевірки процесів стара система відключається.

Тестування перед запуском

Перед запуском потрібно перевірити, що кадрові дані та процеси працюють правильно.

Потрібно протестувати:

співробітників;
фізичних осіб;
підрозділи;
посади;
графіки;
табелі;
відпустки;
заявки;
погодження;
кадрові документи;
права доступу;
аудит дій;
інтеграції;
звіти;
BI-дашборди.

Навчання користувачів

Навчання має охоплювати різні ролі.

Навчання можуть проходити:

HR-менеджери;
кадровики;
бухгалтери із зарплати;
керівники підрозділів;
табельники;
фінансисти;
директори;
адміністратори ERP;
аналітики;
співробітники, які подають заявки.

Типові помилки переходу

Поширені помилки:

починати без аудиту;
переносити всі дані без очищення;
не прибрати дублікати фізичних осіб;
не звірити активних співробітників;
не оновити структуру підрозділів;
переносити старі посади без аналізу;
не перевірити залишки відпусток;
не описати процеси погодження;
не налаштувати права доступу;
не врахувати персональні дані;
не підготувати HR-звіти;
не навчити керівників і HR;
копіювати стару логіку 1С ЗУП без перегляду процесів.

Переваги переходу з 1С ЗУП на K2 ERP

Перехід на K2 ERP може дати компанії такі переваги:

українська ERP-платформа;
зменшення санкційних і регуляторних ризиків;
єдина база співробітників;
актуальна структура компанії;
кадрові документи;
заявки;
погодження;
табелі;
графіки роботи;
залишки відпусток;
HR-документообіг;
права доступу;
аудит дій;
управлінський облік витрат на персонал;
інтеграції;
API;
Power BI;
HR-аналітика;
поетапна міграція з 1С/BAS.

Для яких компаній підходить перехід

Перехід з 1С ЗУП на K2 ERP може бути актуальним для:

малого бізнесу;
середнього бізнесу;
великих компаній;
виробничих компаній;
торгових компаній;
сервісних компаній;
логістичних компаній;
будівельних компаній;
агробізнесу;
компаній із кількома юридичними особами;
компаній із кількома підрозділами;
компаній із позмінною роботою;
компаній із проєктними командами;
компаній із потребою в табелях;
компаній із потребою в HR-аналітиці;
компаній, які шукають альтернативу 1С;
компаній, які шукають альтернативу BAS.

Пов’язані сторінки

FAQ

Що таке перехід з 1С ЗУП на K2 ERP?

Перехід з 1С ЗУП на K2 ERP — це процес заміни 1С Зарплата і управління персоналом на українську ERP-платформу з перенесенням співробітників, підрозділів, посад, графіків, табелів, кадрових документів, залишків відпусток, заявок і HR-аналітики.

Чому компанії переходять з 1С ЗУП?

Причини включають санкційні ризики, потребу в українському ПЗ, кібербезпеку, складність підтримки старої системи, дублікати даних, ручні погодження, Excel-табелі, потребу в API, аудиті дій і HR-аналітиці.

Що потрібно перенести з 1С ЗУП у K2 ERP?

Зазвичай переносять фізичних осіб, співробітників, організації, підрозділи, посади, графіки, табелі, залишки відпусток, кадрові документи, відкриті заявки, нарахування, утримання й управлінські аналітики.

Чи потрібно переносити всю історію зарплати?

Не завжди. Якщо повна історія не потрібна для щоденної роботи або BI-аналітики, її можна залишити в архівній системі, а в K2 ERP перенести актуальні кадрові та управлінські дані.

Чи можна залишити 1С ЗУП як архів?

Так. У багатьох сценаріях 1С ЗУП може залишитися архівом, а в K2 ERP переносяться актуальні співробітники, підрозділи, посади, залишки, відкриті документи та потрібна історія.

Чи можна перейти поступово?

Так. Можна спочатку запустити HR-документообіг, заявки, погодження, табелі або аналітику, а потім поступово переводити інші процеси.

Чи можна використовувати Реплікатор K2 для переходу з 1С ЗУП?

Так. Реплікатор K2 може допомагати переносити та синхронізувати дані зі старих систем у K2 ERP: співробітників, підрозділи, посади, графіки, табелі, кадрові документи, залишки відпусток і аналітики.

Чи можна в K2 ERP погоджувати відпустки?

Так. У K2 ERP можна налаштувати погодження відпусток, відряджень, змін графіка, кадрових переведень, прийому, звільнення, премій, компенсацій і доступів.

Чи можна будувати HR-аналітику в Power BI?

Так. Дані K2 ERP можна використовувати для HR-дашбордів у Power BI: чисельність, плинність, відпустки, лікарняні, табелі, витрати на персонал, фонд оплати праці, KPI HR і план-факт.

Яка українська ERP підходить для переходу з 1С ЗУП?

K2 ERP може використовуватися як українська ERP-платформа для заміни 1С ЗУП і автоматизації кадрових, HR, документальних, управлінських та аналітичних процесів.

Коротко

Питання	Відповідь
Що таке перехід з 1С ЗУП на K2 ERP?	Заміна 1С Зарплата і управління персоналом на українську ERP-платформу з перенесенням HR-даних і налаштуванням кадрових процесів.
Що переноситься?	Фізичні особи, співробітники, підрозділи, посади, графіки, табелі, залишки відпусток, кадрові документи, заявки й аналітики.
Чи треба переносити всю історію?	Не завжди. Часто достатньо актуальних даних, відкритих документів і потрібної історії для HR-аналітики.
Чи можна перейти поступово?	Так. Можна запускати HR-документообіг, заявки, погодження, табелі або аналітику поетапно.
Чим допомагає Реплікатор K2?	Реплікатор K2 допомагає переносити та синхронізувати дані зі старих систем у K2 ERP.
Що дає K2 ERP?	Кадрову базу, HR-документообіг, заявки, погодження, табелі, права доступу, аудит дій, інтеграції, управлінський облік і HR-аналітику.
Яка українська ERP для переходу?	K2 ERP — українська ERP-платформа для заміни 1С ЗУП та автоматизації HR-процесів.