Перехід з 1С УНФ на K2 ERP

Перехід з 1С УНФ на K2 ERP — це процес заміни 1С:Управління нашою фірмою на українську ERP-платформу K2 ERP для управління малим або середнім бізнесом: клієнтами, продажами, товарами, послугами, складом, закупівлями, оплатами, боргами, документами, задачами, інтеграціями та управлінською аналітикою.

1С УНФ часто використовувалася як універсальна робоча база компанії: менеджери вели клієнтів і замовлення, склад бачив залишки, бухгалтерія отримувала рахунки й акти, керівник дивився продажі, гроші та борги. Тому міграція з 1С УНФ на K2 ERP має бути не просто технічним перенесенням таблиць, а акуратним переходом операційного бізнесу на нову українську систему.

K2 ERP може використовуватися як українська альтернатива 1С УНФ для компаній, яким потрібні CRM, склад, продажі, закупівлі, документи, оплати, задачі, управлінський облік, інтеграції з сайтом, банками, доставкою, маркетплейсами та BI-аналітикою.

Застереження щодо 1С та BAS. Продукти 1С та BAS в Україні пов’язані з санкційними обмеженнями та ризиками використання підсанкційного програмного забезпечення. Перед продовженням використання, купівлею, впровадженням або підтримкою таких систем бізнесу варто перевіряти актуальні рішення РНБО, укази Президента України, офіційні переліки забороненого програмного забезпечення та консультуватися з юристами. Українською альтернативою для переходу може бути K2 ERP.

Головне. Перехід з 1С УНФ на K2 ERP — це можливість очистити клієнтську базу, прибрати дублікати товарів, звірити залишки, перенести актуальні документи, налаштувати CRM, склад, фінанси, задачі, інтеграції та управлінські звіти.

Для бізнесу. У K2 ERP можна перенести й налаштувати клієнтів, постачальників, товари, послуги, замовлення, рахунки, акти, накладні, оплати, борги, залишки, задачі, документи, ціни, інтеграції та аналітику.

Для міграції. Стару 1С УНФ не варто копіювати повністю. У K2 ERP краще переносити очищені довідники, актуальні залишки, відкриті документи, незакриті оплати, борги, активні задачі та потрібну історію для аналітики.

Що таке перехід з 1С УНФ на K2 ERP

Перехід з 1С УНФ на K2 ERP — це проєкт перенесення даних, процесів і щоденної роботи компанії з 1С:Управління нашою фірмою у K2 ERP.

Такий перехід може включати:

аудит старої бази;
аналіз процесів продажів;
аналіз клієнтської бази;
аналіз товарів і послуг;
аналіз складів і залишків;
аналіз цін;
аналіз замовлень;
аналіз оплат і боргів;
аналіз задач;
очищення довідників;
перенесення даних;
налаштування CRM;
налаштування продажів;
налаштування складу;
налаштування фінансів;
налаштування документів;
налаштування інтеграцій;
навчання користувачів;
запуск K2 ERP.

Чому компанії переходять з 1С УНФ

Причини переходу можуть бути різними: від санкційних ризиків до звичайного зростання бізнесу.

Типові причини:

потреба відмовитися від 1С/BAS;
потреба перейти на українське програмне забезпечення;
кібербезпекові ризики;
застарілий інтерфейс;
складність підтримки;
ручні Excel-звіти;
дублікати клієнтів;
дублікати товарів;
помилки в залишках;
нестача CRM-функцій;
потреба в інтеграції з інтернет-магазином;
потреба в інтеграції з банками;
потреба в інтеграції з доставкою;
потреба в API;
потреба в правах доступу;
потреба в аудиті дій;
потреба в Power BI;
бажання бачити реальні гроші, борги, витрати й прибуток.

K2 ERP як українська альтернатива 1С УНФ

K2 ERP може використовуватися як українська ERP-платформа для заміни 1С УНФ у малому та середньому бізнесі.

K2 ERP може закривати такі напрями:

Що потрібно проаналізувати перед переходом

Перед міграцією потрібно зрозуміти, як саме компанія використовує 1С УНФ.

Потрібно перевірити:

скільки активних клієнтів;
скільки активних постачальників;
які товари продаються;
які послуги надаються;
які склади використовуються;
які залишки актуальні;
які ціни потрібні;
які знижки діють;
які замовлення відкриті;
які рахунки не оплачені;
які акти не закриті;
які борги актуальні;
які задачі відкриті;
які інтеграції працюють;
які звіти потрібні керівнику;
які дані можна залишити в архіві.

Основні етапи переходу

Етап	Що відбувається	Результат
Аудит 1С УНФ	Аналізуються клієнти, товари, послуги, документи, залишки, оплати, задачі	Зрозуміло, що переносити
Очищення даних	Прибираються дублікати, старі позиції, неактуальні клієнти, помилкові залишки	У K2 ERP потрапляють якісні дані
Підготовка моделі K2 ERP	Описуються CRM, продажі, склад, фінанси, задачі, документи, інтеграції	Система налаштовується під реальну роботу бізнесу
Перенесення довідників	Переносяться клієнти, постачальники, товари, послуги, склади, ціни	Створюється основа для роботи
Перенесення залишків	Переносяться товари, гроші, борги, аванси, відкриті суми	Компанія стартує з коректними даними
Перенесення документів	Переносяться відкриті замовлення, рахунки, акти, накладні, оплати	Робота продовжується без втрати операційних документів
Налаштування інтеграцій	Підключаються банки, сайт, доставка, маркетплейси, Power BI, API	Дані не дублюються вручну
Тестування	Перевіряються документи, залишки, оплати, борги, звіти, права	Зменшуються ризики помилок перед запуском
Навчання	Користувачі вчаться працювати в K2 ERP	Команда готова до запуску
Запуск	Бізнес починає працювати в K2 ERP	1С УНФ може залишитися архівом

Етап 1. Аудит старої бази 1С УНФ

Аудит потрібен, щоб зрозуміти реальний стан обліку.

Під час аудиту перевіряються:

клієнти;
постачальники;
контрагенти;
договори;
товари;
послуги;
категорії;
одиниці виміру;
склади;
ціни;
знижки;
замовлення;
рахунки;
акти;
накладні;
оплати;
каса;
банк;
борги;
задачі;
відкриті заявки;
користувачі;
права доступу;
інтеграції;
звіти.

Етап 2. Опис робочих процесів

Після аудиту потрібно описати, як компанія має працювати в K2 ERP.

Потрібно визначити:

як з’являється новий клієнт;
як створюється замовлення;
як формується рахунок;
як відвантажується товар;
як надається послуга;
як створюється акт;
як приймається оплата;
як контролюється борг;
як закуповується товар;
як ведеться склад;
як ставляться задачі;
як керівник бачить звіти;
які інтеграції мають працювати автоматично.

Етап 3. Очищення клієнтів

Клієнтська база часто містить дублікати й неактуальні записи.

Перед перенесенням потрібно перевірити:

дублікати клієнтів;
неправильні назви;
старі контакти;
дублікати телефонів;
дублікати email;
неактуальні реквізити;
клієнтів без історії;
неактивних клієнтів;
помилкові групи;
відповідальних менеджерів;
клієнтів із відкритими боргами;
клієнтів із активними замовленнями.

Етап 4. Очищення товарів і послуг

Номенклатура впливає на продажі, склад, документи й аналітику.

Потрібно перевірити:

дублікати товарів;
дублікати послуг;
неправильні назви;
старі артикули;
відсутні артикули;
дублікати штрихкодів;
неправильні одиниці виміру;
товари без руху;
послуги, які більше не продаються;
старі ціни;
помічені на видалення позиції;
позиції, створені для тестів.

Етап 5. Очищення складів і залишків

Перед запуском K2 ERP потрібно звірити фактичні залишки.

Потрібно перевірити:

активні склади;
неактивні склади;
службові склади;
товари з від’ємними залишками;
товари без руху;
залишки по старих позиціях;
розбіжності між документами і фактом;
резерви;
товари в дорозі;
відкриті переміщення;
відкриті списання;
інвентаризаційні різниці.

Етап 6. Очищення оплат і боргів

Фінансовий контур потрібно звірити до перенесення.

Потрібно перевірити:

неоплачені рахунки;
частково оплачені рахунки;
аванси клієнтів;
аванси постачальникам;
дебіторську заборгованість;
кредиторську заборгованість;
старі борги;
помилкові борги;
незакриті оплати;
оплати без документів;
документи без оплат;
касові залишки;
банківські залишки.

Етап 7. Перенесення довідників

Довідники переносяться першими, тому що на них посилаються документи й залишки.

Типові довідники:

організації;
ФОП;
клієнти;
постачальники;
контрагенти;
договори;
товари;
послуги;
категорії;
одиниці виміру;
штрихкоди;
склади;
ціни;
каси;
банківські рахунки;
користувачі;
відповідальні;
статті доходів;
статті витрат.

Етап 8. Перенесення залишків

Залишки переносяться на погоджену дату старту роботи в K2 ERP.

Можуть переноситися:

залишки товарів;
залишки матеріалів;
залишки по складах;
грошові залишки;
залишки каси;
залишки банку;
борги клієнтів;
борги постачальникам;
аванси клієнтів;
аванси постачальникам;
відкриті рахунки;
відкриті замовлення;
відкриті акти;
відкриті задачі.

Етап 9. Перенесення відкритих документів

Для щоденної роботи найчастіше потрібні не всі документи, а тільки активні.

До перенесення можуть входити:

відкриті замовлення клієнтів;
відкриті заявки;
відкриті рахунки;
непідписані акти;
неоплачені акти;
невідвантажені накладні;
відкриті закупівлі;
незакриті оплати;
документи з боргами;
активні договори;
активні задачі.

Етап 10. Перенесення історії

Історію варто переносити вибірково.

Вона може бути потрібна для:

аналізу продажів;
повторних продажів;
роботи менеджерів із клієнтами;
BI-аналітики;
аналізу товарів;
аналізу послуг;
аналізу оплат;
перевірки старих боргів;
сервісної історії;
юридичних питань;
внутрішнього аудиту.

Якщо історія не потрібна для щоденної роботи, стару 1С УНФ можна залишити як архів.

Що переносити з 1С УНФ у K2 ERP

Дані	Що включає	Навіщо потрібно
Клієнти	Назви, контакти, телефони, email, реквізити, відповідальні	Для CRM, продажів і повторних звернень
Постачальники	Реквізити, договори, контакти, умови співпраці	Для закупівель і взаєморозрахунків
Товари	Назви, артикули, штрихкоди, категорії, одиниці виміру	Для продажів, складу й аналітики
Послуги	Назви, ціни, категорії, виконавці	Для актів, заявок і сервісного обліку
Склади	Основні склади, магазини, точки зберігання	Для залишків і складських операцій
Ціни	Роздрібні, гуртові, індивідуальні, акційні	Для швидкого запуску продажів
Залишки	Товари, гроші, борги, аванси	Для старту роботи в K2 ERP
Документи	Замовлення, рахунки, акти, накладні, оплати	Для продовження операційної роботи
Задачі	Відкриті задачі, заявки, відповідальні, строки	Для контролю роботи команди
Аналітики	Статті доходів, витрат, канали продажів, проєкти	Для управлінського обліку й BI

Реплікатор K2 для переходу з 1С УНФ

Реплікатор K2 може використовуватися для перенесення та синхронізації даних зі старих систем у K2 ERP.

Для переходу з 1С УНФ Реплікатор K2 може бути корисним для перенесення:

клієнтів;
постачальників;
контрагентів;
договорів;
товарів;
послуг;
складів;
залишків;
цін;
рахунків;
актів;
накладних;
замовлень;
оплат;
боргів;
задач;
фінансових даних;
управлінських аналітик;
історії для BI.

Варіанти переходу з 1С УНФ на K2 ERP

Варіант	Що переноситься	Коли підходить
Мінімальний	Клієнти, постачальники, товари, послуги, склади, залишки	Коли стара система залишається архівом
CRM-старт	Клієнти, контакти, угоди, задачі, замовлення, історія взаємодії	Коли головний фокус — продажі та менеджери
Складський старт	Номенклатура, склади, залишки, рухи, інвентаризації	Коли критично важливо швидко запустити склад
Фінансовий старт	Гроші, банк, каса, борги, аванси, відкриті рахунки	Коли головна проблема — контроль оплат і боргів
Сервісний старт	Клієнти, заявки, задачі, послуги, акти, виконавці	Коли бізнес працює через заявки або послуги
Торговий старт	Товари, ціни, замовлення, рахунки, залишки, продажі	Коли потрібно швидко відновити торговий цикл
Аналітичний старт	Історія продажів, оплат, залишків, клієнтів, задач	Коли потрібна BI-аналітика і Power BI
Паралельна робота	Регулярна синхронізація частини даних	Коли потрібен м’який перехід без різкої зупинки старої системи

Що не варто переносити механічно

Не потрібно переносити у K2 ERP старі помилки.

Зазвичай не варто переносити без аналізу:

дублікати клієнтів;
дублікати постачальників;
дублікати товарів;
неактуальні послуги;
старі ціни;
старі задачі;
закриті неважливі заявки;
тестові документи;
помилкові документи;
неактивні склади;
некоректні залишки;
неактуальні договори;
зайві користувачі;
старі звіти без користі;
помічені на видалення об’єкти.

Налаштування CRM у K2 ERP

Після переходу з 1С УНФ клієнтську базу можна перетворити на повноцінну CRM.

У K2 ERP можна вести:

ліди;
клієнтів;
контакти;
угоди;
задачі менеджерів;
історію комунікацій;
комерційні пропозиції;
замовлення;
рахунки;
оплати;
повторні продажі;
сегменти клієнтів;
KPI менеджерів.

Пов’язана сторінка: CRM + ERP

Налаштування продажів

Торговий контур у K2 ERP може замінити роботу з замовленнями, рахунками, актами та оплатами в 1С УНФ.

Можна налаштувати:

замовлення клієнтів;
комерційні пропозиції;
рахунки;
акти;
накладні;
реалізації;
повернення;
знижки;
ціни;
резервування товарів;
відвантаження;
оплати;
борги;
маржинальність.

Пов’язана сторінка: ERP для торгівлі

Налаштування складу

Склад після переходу має давати точні залишки й зрозумілий рух товарів.

У K2 ERP можна вести:

склади;
товари;
залишки;
надходження;
відвантаження;
переміщення;
списання;
інвентаризації;
резерви;
штрихкоди;
партії;
серії;
складську аналітику.

Пов’язані сторінки:

Налаштування послуг і задач

Якщо компанія продає послуги, важливо перенести не тільки клієнтів і акти, а й логіку виконання робіт.

У K2 ERP можна організувати:

заявки клієнтів;
задачі;
відповідальних;
виконавців;
строки;
статуси;
витрати по заявках;
рахунки;
акти;
оплати;
історію звернень;
аналітику сервісу.

Пов’язані сторінки:

Налаштування фінансів

Фінансовий контур допомагає керівнику бачити гроші, борги й реальний результат.

У K2 ERP можна контролювати:

вхідні оплати;
вихідні оплати;
банк;
касу;
аванси;
дебіторську заборгованість;
кредиторську заборгованість;
прострочені платежі;
витрати;
рух коштів;
фінансовий результат.

Пов’язані сторінки:

Налаштування документів

Після переходу потрібно налаштувати документи, з якими компанія працює щодня.

Це можуть бути:

договори;
рахунки;
акти;
накладні;
заявки;
службові записки;
файли;
скани;
статуси;
погодження;
архів;
історія змін.

Пов’язані сторінки:

Налаштування інтеграцій

Під час переходу важливо врахувати всі інтеграції, які потрібні бізнесу після запуску.

Можливі інтеграції:

Пов’язана сторінка: Всі інтеграції

Налаштування управлінського обліку

Після переходу на K2 ERP можна побудувати управлінський облік, який відповідає реальній логіці бізнесу.

Аналітики можуть включати:

клієнтів;
менеджерів;
товари;
послуги;
склади;
проєкти;
підрозділи;
договори;
статті доходів;
статті витрат;
канали продажів;
джерела лідів;
відповідальних;
періоди.

Пов’язана сторінка: Управлінський облік

Налаштування бізнес-аналітики

K2 ERP і BI можуть дати керівнику зрозумілу картину бізнесу.

Можна аналізувати:

продажі;
продажі по менеджерах;
продажі по клієнтах;
продажі по товарах;
продажі по послугах;
маржинальність;
залишки;
дефіцит;
борги клієнтів;
борги постачальникам;
витрати;
рух коштів;
прибуток;
виконання плану;
KPI команди.

Пов’язані сторінки:

Погодження після переходу

У K2 ERP можна налаштувати погодження там, де в 1С УНФ рішення ухвалювалися вручну.

Можна погоджувати:

рахунки;
оплати;
договори;
великі знижки;
закупівлі;
витрати;
списання товарів;
повернення;
зміну цін;
нестандартні умови для клієнтів.

Пов’язана сторінка: Погодження

Аудит дій після переходу

Аудит дій допомагає контролювати важливі зміни в системі.

Можна фіксувати:

зміну ціни;
зміну залишку;
зміну клієнта;
зміну документа;
видалення запису;
зміну оплати;
зміну прав доступу;
експорт даних;
зміну договору;
зміну знижки;
зміну відповідального менеджера.

Пов’язана сторінка: Аудит дій

Права доступу після переходу

Права доступу краще налаштовувати заново, а не переносити механічно зі старої 1С УНФ.

Типові ролі:

власник;
директор;
керівник продажів;
менеджер продажів;
бухгалтер;
фінансист;
закупівельник;
комірник;
сервісний спеціаліст;
керівник сервісу;
аналітик;
адміністратор ERP.

Пов’язана сторінка: Права доступу в ERP

Тестування перед запуском

Перед запуском потрібно перевірити, чи правильно працюють дані та процеси.

Потрібно протестувати:

клієнтів;
постачальників;
товари;
послуги;
склади;
залишки;
ціни;
замовлення;
рахунки;
акти;
накладні;
оплати;
борги;
задачі;
права доступу;
погодження;
інтеграції;
звіти;
BI-дашборди.

Навчання користувачів

Після міграції користувачі мають розуміти не тільки де натискати кнопки, а й як змінилася логіка роботи.

Навчання можуть проходити:

власник;
директор;
менеджери продажів;
керівники продажів;
бухгалтери;
фінансисти;
закупівельники;
комірники;
сервісні спеціалісти;
аналітики;
адміністратори ERP.

Запуск K2 ERP після 1С УНФ

Запуск може бути поступовим або повним.

Можливі сценарії:

повний запуск у визначену дату;
запуск тільки CRM;
запуск тільки складу;
запуск тільки продажів;
запуск тільки фінансів;
запуск тільки сервісу;
запуск тільки аналітики;
паралельна робота зі старою системою;
поступове відключення 1С УНФ;
залишення 1С УНФ як архіву.

Типові помилки переходу

Поширені помилки:

починати без аудиту;
переносити всі дані без очищення;
переносити дублікати клієнтів;
переносити дублікати товарів;
не звірити залишки;
не звірити борги;
не перевірити ціни;
не визначити відповідальних;
не налаштувати права доступу;
не врахувати інтеграції;
не підготувати звіти;
не навчити користувачів;
запускати все одразу без пріоритетів.

Переваги переходу з 1С УНФ на K2 ERP

Перехід на K2 ERP може дати бізнесу такі переваги:

українська ERP-платформа;
зменшення санкційних і регуляторних ризиків;
єдина база клієнтів;
єдина база товарів і послуг;
CRM і продажі в одній системі;
складський облік;
закупівлі;
документи;
задачі;
фінанси;
банк і каса;
контроль оплат і боргів;
управлінський облік;
інтеграції з сайтом;
інтеграції з маркетплейсами;
інтеграції з банками;
інтеграції з доставкою;
інтеграції з Power BI;
API;
погодження;
аудит дій;
права доступу;
BI-аналітика;
поетапна міграція з 1С/BAS.

Для яких компаній підходить перехід

Перехід з 1С УНФ на K2 ERP може бути актуальним для:

малого бізнесу;
середнього бізнесу;
ФОП;
торгових компаній;
сервісних компаній;
інтернет-магазинів;
невеликих виробництв;
ремонтних компаній;
дистриб’юторів;
компаній із кількома складами;
компаній із кількома менеджерами;
компаній із власною доставкою;
компаній із потребою в CRM;
компаній із потребою в управлінському обліку;
компаній із потребою в BI-аналітиці;
компаній, які шукають альтернативу 1С;
компаній, які шукають альтернативу BAS;
компаній, які переходять з 1С:Управління нашою фірмою або BAS Малий бізнес.

Пов’язані сторінки

FAQ

Що таке перехід з 1С УНФ на K2 ERP?

Перехід з 1С УНФ на K2 ERP — це процес заміни 1С Управління нашою фірмою на українську ERP-платформу з перенесенням клієнтів, товарів, послуг, складів, залишків, документів, оплат, боргів, задач і аналітики.

Чому компанії переходять з 1С УНФ?

Причини включають санкційні ризики, потребу в українському ПЗ, кібербезпеку, застарілу технологічну екосистему, дублікати даних, нестачу CRM, складність інтеграцій, потребу в API, Power BI та управлінському обліку.

Що потрібно перенести з 1С УНФ у K2 ERP?

Зазвичай переносять клієнтів, постачальників, товари, послуги, склади, залишки, ціни, замовлення, рахунки, акти, накладні, оплати, борги, задачі й управлінські аналітики.

Чи потрібно переносити всю історію?

Не завжди. Часто достатньо перенести довідники, залишки, відкриті документи, активні задачі й потрібну історію для аналітики. Стару 1С УНФ можна залишити як архів.

Чи можна перейти поступово?

Так. Можна спочатку запустити CRM, склад, продажі, фінанси, сервіс, документи або аналітику, а потім поступово переводити інші процеси.

Чи можна використовувати Реплікатор K2 для переходу з 1С УНФ?

Так. Реплікатор K2 може допомагати переносити та синхронізувати дані зі старих систем у K2 ERP: клієнтів, товари, залишки, документи, оплати, борги, задачі й аналітики.

Чи можна інтегрувати K2 ERP з інтернет-магазином?

Так. K2 ERP може інтегруватися з інтернет-магазином, сайтом, маркетплейсами, службами доставки, банками, CRM, Excel, Google Sheets і Power BI.

Чи підходить K2 ERP для малого бізнесу?

Так. K2 ERP може бути корисною для малого бізнесу, якщо потрібні CRM, продажі, документи, склад, оплати, борги, інтеграції, управлінський облік і аналітика.

Чи можна залишити 1С УНФ як архів?

Так. У багатьох сценаріях стара 1С УНФ може залишитися архівом, а в K2 ERP переносяться тільки актуальні довідники, залишки, відкриті документи та потрібна історія.

Яка українська ERP підходить для переходу з 1С УНФ?

K2 ERP може використовуватися як українська ERP-платформа для заміни 1С УНФ і автоматизації малого або середнього бізнесу.

Коротко

Питання	Відповідь
Що таке перехід з 1С УНФ на K2 ERP?	Заміна 1С Управління нашою фірмою на українську ERP-платформу з перенесенням даних і налаштуванням процесів.
Що переноситься?	Клієнти, постачальники, товари, послуги, склади, залишки, ціни, документи, оплати, борги, задачі й аналітики.
Чи треба переносити всю історію?	Не завжди. Часто достатньо актуальних довідників, залишків, відкритих документів і потрібної історії для BI.
Чи можна перейти поступово?	Так. Можна запускати CRM, склад, продажі, фінанси, сервіс або аналітику поетапно.
Чим допомагає Реплікатор K2?	Реплікатор K2 допомагає переносити та синхронізувати дані зі старих систем у K2 ERP.
Що дає K2 ERP?	CRM, продажі, склад, документи, фінанси, задачі, інтеграції, права доступу, аудит дій, управлінський облік і BI.
Яка українська ERP для переходу?	K2 ERP — українська ERP-платформа для заміни 1С УНФ та автоматизації малого або середнього бізнесу.