SRM система

SRM система — це програмна система для управління відносинами з постачальниками. SRM розшифровується як Supplier Relationship Management і охоплює повний цикл роботи з постачальниками: пошук, кваліфікацію, тендери, запити цін, договори, закупівлі, поставки, оцінку якості, SLA, ризики, претензії, документообіг, аналітику та фінансовий контроль.

SRM потрібна компаніям, які хочуть перейти від хаотичних закупівель, Excel-таблиць, листування в пошті та ручних погоджень до прозорої системи управління постачальниками, цінами, договорами, строками, якістю і ризиками.

SRM у K2 ERP. K2 ERP може включати SRM-контур: постачальники, заявки на закупівлю, RFQ/RFP, тендери, комерційні пропозиції, договори, погодження, замовлення постачальникам, поставки, SLA, оцінка постачальників, претензії, кредиторка, Cash Flow, Power BI, AI, API та інтеграції.

Що таке SRM система

SRM система — це інструмент для системного управління постачальниками та закупівельними процесами.

SRM допомагає відповідати на питання:

хто є постачальниками компанії;
які постачальники стратегічні;
хто постачає критичні матеріали;
які умови договорів;
які ціни діють;
хто краще виконує строки;
хто має найбільше претензій;
які закупівлі потребують тендеру;
які постачальники мають ризики;
де можна зменшити витрати;
як закупівлі впливають на Cash Flow;
які постачальники створюють найбільшу цінність.

Для чого потрібна SRM система

SRM система потрібна, щоб зробити закупівлі контрольованими, прозорими та аналітичними.

Вона допомагає:

зменшити залежність від одного постачальника;
порівнювати ціни й умови;
контролювати строки поставок;
вести єдиний реєстр постачальників;
погоджувати нових постачальників;
проводити тендери;
зберігати комерційні пропозиції;
контролювати договори;
оцінювати якість поставок;
вести претензії;
аналізувати закупівельні ризики;
покращувати взаємодію між закупівлями, складом, виробництвом і фінансами.

SRM і ERP

SRM може бути окремою системою або частиною ERP.

Окрема SRM закриває переважно процеси закупівель і постачальників. Але якщо SRM інтегрована з ERP, вона пов’язується з реальними бізнес-даними:

заявками на закупівлю;
складськими залишками;
виробничими потребами;
бюджетами;
договорами;
платежами;
кредиторською заборгованістю;
Cash Flow;
P&L;
якістю поставок;
претензіями;
аналітикою.

Саме тому для середнього та великого бізнесу SRM-контур у складі ERP часто ефективніший, ніж окремий список постачальників або таблиця тендерів.

Кому потрібна SRM система

Тип компанії	Для чого потрібна SRM
Виробництво	матеріали, комплектуючі, MRP, строки поставок, якість, дефіцит
Торгівля	постачальники товарів, ціни, прайси, умови оплати, наявність
Будівництво	підрядники, матеріали, кошториси, тендери, акти, контроль строків
Агробізнес	насіння, ЗЗР, добрива, техніка, паливо, сезонні закупівлі
Медицина	ліки, витратні матеріали, обладнання, сертифікати, строки придатності
Логістика	перевізники, СТО, АЗС, запчастини, шини, послуги
Холдинг	централізовані закупівлі, єдині постачальники, ліміти, консолідація
Ритейл	постачальники товарів, промо, повернення, штрафи, SLA
Маркетплейс	продавці, постачальники, асортимент, залишки, SLA, виплати

Основні модулі SRM системи

Модуль	Що робить
Реєстр постачальників	зберігає картки постачальників, контакти, статуси, категорії
Кваліфікація постачальників	перевіряє документи, сертифікати, ризики, відповідність вимогам
Заявки на закупівлю	збирає потребу від підрозділів, складу, виробництва або проєктів
RFQ/RFP	дозволяє запитувати ціни, умови, строки й технічні пропозиції
Тендери	порівнює пропозиції постачальників і фіксує рішення
Договори	контролює умови, строки, ціни, ліміти, відповідальних і погодження
Замовлення постачальникам	формує закупівлі на основі потреби, тендеру або договору
Поставки	контролює надходження, строки, розбіжності, якість
Оцінка постачальників	аналізує строки, ціни, якість, претензії, сервіс і SLA
Аналітика	показує витрати, економію, ризики, KPI, Cash Flow і P&L

Реєстр постачальників

Реєстр постачальників — основа SRM.

У K2 ERP можна вести:

назву постачальника;
ЄДРПОУ;
юридичні дані;
контактних осіб;
категорії товарів або послуг;
статус постачальника;
договори;
банківські реквізити;
сертифікати;
документи;
історію закупівель;
рейтинг;
ризики;
відповідального менеджера.

Кваліфікація постачальників

Кваліфікація постачальників потрібна, щоб не працювати з випадковими або ризиковими контрагентами.

Перевіряти можна:

реєстраційні документи;
податковий статус;
ліцензії;
сертифікати якості;
фінансову надійність;
репутацію;
досвід поставок;
виробничі потужності;
відповідність вимогам компанії;
санкційні та комплаєнс-ризики;
умови оплати;
гарантії.

Заявка на закупівлю

Заявка на закупівлю — стартовий документ закупівельного процесу.

Заявка може створюватися:

складом;
виробництвом;
проєктним відділом;
сервісною службою;
офісом;
філією;
ЦФВ;
автоматично через MRP;
автоматично через мінімальні залишки.

У заявці можна вести товар, кількість, бажаний строк, бюджет, ЦФВ, проєкт, обґрунтування, пріоритет і відповідального.

RFQ і RFP

RFQ — Request for Quotation, запит ціни.

RFP — Request for Proposal, запит пропозиції.

У SRM можна вести:

список постачальників;
предмет закупівлі;
технічні вимоги;
кількість;
строки;
умови оплати;
умови доставки;
прикріплені файли;
відповіді постачальників;
порівняльну таблицю;
рішення закупівельного комітету.

Тендери

Тендер у SRM — це контрольований процес вибору постачальника.

K2 ERP може підтримувати:

створення тендеру;
запрошення постачальників;
збір пропозицій;
порівняння цін;
порівняння строків;
оцінку якості;
технічну оцінку;
комерційну оцінку;
протокол вибору;
погодження переможця;
формування договору або замовлення.

Договори з постачальниками

Договір з постачальником визначає умови роботи.

У K2 ERP можна контролювати:

постачальника;
предмет договору;
строки;
ціни;
валюти;
ліміти;
умови оплати;
умови доставки;
штрафи;
SLA;
відповідальних;
погодження;
документи;
дату завершення;
пролонгацію.

Замовлення постачальнику

Замовлення постачальнику фіксує конкретну закупівлю.

Воно може формуватися з:

заявки на закупівлю;
тендеру;
договору;
MRP;
мінімальних залишків;
замовлення клієнта;
виробничого замовлення;
бюджету проєкту.

Поставки

SRM має бути пов’язана з фактичними поставками.

Потрібно контролювати:

планову дату поставки;
фактичну дату поставки;
кількість;
якість;
документи;
розбіжності;
недопоставку;
пересортицю;
прострочення;
претензії;
вплив на виробництво або продажі.

Оцінка постачальників

Оцінка постачальників — ключовий процес SRM.

Постачальників можна оцінювати за такими критеріями:

ціна;
строк поставки;
стабільність строків;
якість товару;
кількість претензій;
гнучкість;
умови оплати;
якість документів;
швидкість реакції;
виконання SLA;
стратегічна важливість;
ризик заміни.

SLA постачальників

SLA постачальника — це набір вимірюваних зобов’язань постачальника.

SLA може включати:

строк відповіді на запит;
строк поставки;
відсоток своєчасних поставок;
допустимий рівень браку;
строк заміни товару;
строк закриття претензії;
повноту документів;
точність кількості;
якість пакування;
підтримку гарантійних зобов’язань.

Претензії до постачальників

Претензія до постачальника потрібна, якщо постачальник порушив умови.

Причини претензій:

прострочення поставки;
недопоставка;
неправильна номенклатура;
брак;
пошкодження;
неправильні документи;
невідповідність ціни;
порушення SLA;
відмова від гарантійної заміни.

SRM має зберігати історію претензій і враховувати її в рейтингу постачальника.

Ризики постачальників

SRM допомагає керувати ризиками.

Типові ризики:

залежність від одного постачальника;
нестабільні строки;
валютні коливання;
зростання цін;
санкційні ризики;
дефіцит матеріалів;
низька якість;
фінансова нестабільність постачальника;
логістичні обмеження;
відсутність альтернатив;
критичність для виробництва.

Закупівельна аналітика

Закупівельна аналітика показує, як компанія витрачає гроші.

У K2 ERP можна аналізувати:

витрати по постачальниках;
витрати по категоріях;
витрати по ЦФВ;
витрати по проєктах;
динаміку цін;
економію від тендерів;
виконання договорів;
прострочені поставки;
якість поставок;
претензії;
кредиторку;
вплив закупівель на Cash Flow.

SRM і MRP

Для виробництва SRM має бути пов’язана з MRP.

MRP формує потребу в матеріалах, а SRM допомагає:

знайти постачальника;
перевірити ціни;
сформувати RFQ;
провести тендер;
створити замовлення постачальнику;
проконтролювати строк поставки;
попередити про дефіцит;
оцінити постачальника після поставки.

SRM і казначейство

Закупівлі напряму впливають на гроші.

SRM у зв’язці з казначейством дозволяє бачити:

майбутні платежі постачальникам;
умови передоплати;
відстрочки платежу;
кредиторську заборгованість;
заявки на платіж;
платіжний календар;
касові розриви;
пріоритети оплат;
вплив закупівель на Cash Flow.

SRM і документообіг

SRM має бути пов’язана з документообігом.

У K2 ERP можна погоджувати:

нового постачальника;
заявку на закупівлю;
тендер;
вибір переможця;
договір;
зміну ціни;
замовлення постачальнику;
акт;
претензію;
платіж.

Дашборд SRM

Дашборд SRM показує керівнику закупівель, CFO, COO та власнику ключові показники постачальників і закупівель.

Він може містити:

кількість активних постачальників;
стратегічних постачальників;
закупівлі по категоріях;
економію від тендерів;
прострочені поставки;
претензії;
рейтинг постачальників;
кредиторку;
майбутні платежі;
ризикових постачальників;
залежність від одного постачальника;
Cash Flow;
KPI закупівель.

AI в SRM

AI у K2 ERP може допомагати закупівельникам, фінансистам, виробництву, складу та керівникам.

AI може:

знаходити ризикових постачальників;
пояснювати зростання закупівельних цін;
прогнозувати дефіцит;
знаходити дублікати постачальників;
пропонувати альтернативних постачальників;
аналізувати SLA;
виявляти прострочені поставки;
прогнозувати Cash Flow;
знаходити закупівлі без договорів;
формувати короткий звіт по постачальниках.

Приклад AI-підказки

AI-підказка. Постачальник «Альфа» за останні 60 днів тричі порушив строк поставки критичних комплектуючих, а ціна зросла на 8%. Рекомендується провести RFQ серед альтернативних постачальників, переглянути страховий запас і оновити рейтинг постачальника.

Power BI для SRM

Power BI може використовуватися для розширеної закупівельної аналітики.

У Power BI можна аналізувати:

витрати по постачальниках;
витрати по категоріях;
економію;
динаміку цін;
SLA;
строки поставок;
претензії;
якість;
кредиторку;
ризики;
тендери;
закупівельні KPI;
Cash Flow.

API та інтеграції

SRM має інтегруватися з іншими системами.

K2 ERP може інтегрувати SRM з:

ERP;
MRP;
WMS;
CRM;
банками;
клієнт-банком;
електронним документообігом;
електронним підписом;
тендерними майданчиками;
кабінетом постачальника;
поштою;
Telegram;
Power BI;
AI-сервісами;
зовнішніми API.

Кабінет постачальника

Кабінет постачальника може бути частиною SRM.

Через кабінет постачальник може:

оновлювати контактні дані;
завантажувати документи;
відповідати на RFQ;
подавати комерційні пропозиції;
бачити замовлення;
підтверджувати строки;
завантажувати рахунки;
повідомляти про відвантаження;
бачити претензії;
відстежувати статус оплат.

Типові помилки при впровадженні SRM

Помилка	Наслідок	Як уникнути
Вести SRM окремо від ERP	закупівлі не пов’язані зі складом, виробництвом і фінансами	інтегрувати SRM з ERP, MRP, складом і казначейством
Не очистити постачальників	дублікати й некоректна аналітика	провести очищення довідника постачальників
Не описати категорії закупівель	неможливо аналізувати витрати	створити єдину категорійну структуру
Не оцінювати постачальників	компанія не бачить ризики й слабкі місця	запустити рейтинг і SLA
Не контролювати договори	закупівлі йдуть поза погодженими умовами	зв’язати закупівлі з договорами
Не пов’язати закупівлі з Cash Flow	платежі створюють касові розриви	інтегрувати SRM з платіжним календарем
Копіювати старий процес один в один	SRM повторює хаос старих закупівель	описати цільову модель закупівель

Мінімальний старт SRM

Перший етап:

реєстр постачальників;
категорії закупівель;
договори;
заявки на закупівлю;
замовлення постачальникам;
поставки;
кредиторка;
базовий дашборд SRM.

Другий етап:

RFQ;
тендери;
оцінка постачальників;
SLA;
претензії;
казначейство;
Cash Flow;
Power BI.

Третій етап:

кабінет постачальника;
AI-аналітика;
API;
інтеграції з тендерними майданчиками;
прогнозування ризиків;
автоматичні рекомендації альтернативних постачальників.

Коротко

Питання	Відповідь
Що таке SRM система?	Це система управління постачальниками: реєстр, кваліфікація, RFQ/RFP, тендери, договори, поставки, SLA, оцінка, ризики та аналітика.
Чим SRM відрізняється від закупівель?	Закупівлі фокусуються на покупці товарів і послуг, а SRM — на довгостроковому управлінні постачальниками, якістю, ризиками, умовами та цінністю.
Чи потрібна SRM у складі ERP?	Так. SRM у складі ERP пов’язує постачальників із MRP, складом, договорами, платежами, Cash Flow, P&L і аналітикою.
Що найважливіше в SRM?	Єдиний реєстр постачальників, заявки, RFQ, тендери, договори, оцінка, SLA, ризики, кредиторка, Cash Flow і дашборди.
Чи може K2 ERP мати SRM-контур?	Так. K2 ERP може включати SRM-функції для закупівель, постачальників, договорів, тендерів, SLA, аналітики, AI, API та інтеграцій.

Висновок

SRM система потрібна компаніям, які хочуть керувати постачальниками стратегічно, а не просто оформлювати закупівлі. Вона допомагає бачити, хто постачає критичні товари, які ціни діють, хто порушує строки, які договори закінчуються, де є ризики, скільки компанія витрачає і як закупівлі впливають на Cash Flow.

K2 ERP може включати SRM-контур для управління постачальниками, заявками на закупівлю, RFQ/RFP, тендерами, договорами, поставками, претензіями, SLA, оцінкою постачальників, кредиторкою, Cash Flow, Power BI, AI, API та інтеграціями.

Головний результат. SRM система дозволяє компанії зменшити закупівельні ризики, підвищити прозорість постачальників, контролювати ціни, строки, якість, договори, платежі та приймати рішення на основі даних.

Див. також

Зовнішні посилання