ERP для прокату

ERP для прокату — це система управління бізнесом оренди та прокату, яка допомагає автоматизувати клієнтів, договори, бронювання, календар доступності, видачу, повернення, застави, тарифи, склад, інвентар, ремонти, оплати, штрафи, документообіг і аналітику.

Прокатний бізнес має особливу логіку: один і той самий актив багато разів видається різним клієнтам, повертається, перевіряється, може бути пошкоджений, ремонтується, знову стає доступним і приносить дохід. Тому ERP має контролювати не тільки продажі, а й життєвий цикл кожної одиниці прокату.

K2 ERP може використовуватися як українська ERP-платформа для прокату й оренди: CRM, клієнти, договори оренди, бронювання, календар доступності, інвентар, склад, видача, повернення, застави, тарифи, ремонти, Service Desk, фінанси, документообіг, права доступу, аудит дій, API, інтеграції та Power BI.

Головне. ERP для прокату має показувати повний цикл: клієнт, заявка, бронювання, договір, об’єкт прокату, видача, застава, строк, повернення, стан, ремонт, оплата, штраф, повторна оренда й прибутковість активу.

Прокат у K2 ERP. K2 ERP може об’єднати CRM, облік інвентарю, бронювання, договори оренди, склад, сервісні ремонти, фінанси, касу, документообіг, погодження, права доступу та Power BI-аналітику.

Практичний принцип. Перед запуском ERP для прокату потрібно підготувати довідник об’єктів оренди, категорії, серійні номери, тарифи, правила застави, статуси доступності, договори, штрафи, правила повернення, ремонти, склади, каси та Power BI-звіти.

Що таке ERP для прокату

ERP для прокату — це система для автоматизації компаній, які здають в оренду обладнання, інструменти, техніку, транспорт, меблі, одяг, інвентар або інші активи.

ERP для прокату може охоплювати:

клієнтів;
заявки на оренду;
бронювання;
календар доступності;
об’єкти прокату;
інвентар;
серійні номери;
договори оренди;
тарифи;
застави;
видачу;
повернення;
продовження оренди;
штрафи;
пошкодження;
ремонти;
склад;
логістику;
оплати;
касу;
документообіг;
Power BI-аналітику.

Для чого потрібна ERP для прокату

ERP потрібна, щоб прокатний бізнес міг точно знати, що доступно, що заброньовано, що видано клієнту, що прострочено, що повернулося з пошкодженням, що потребує ремонту і які активи реально приносять прибуток.

ERP допомагає:

бачити доступність інвентарю;
не продавати один актив двом клієнтам одночасно;
контролювати бронювання;
вести договори оренди;
контролювати застави;
фіксувати видачу й повернення;
контролювати строки оренди;
нараховувати штрафи;
вести ремонтний статус;
бачити історію активу;
контролювати оплати;
аналізувати прибутковість об’єктів прокату;
будувати Power BI-звіти.

Коли бізнесу прокату потрібна ERP

ERP варто впроваджувати, якщо прокат уже складно контролювати в Excel, месенджерах, паперових договорах або простих таблицях.

Типові ознаки:

незрозуміло, який інвентар доступний;
бронювання ведуться вручну;
трапляється подвійне бронювання;
договори зберігаються в папках;
застави контролюються окремо;
повернення фіксуються із запізненням;
пошкодження не аналізуються;
ремонти не пов’язані з об’єктами оренди;
оплати й борги контролюються вручну;
штрафи нараховуються хаотично;
немає історії кожного активу;
склад не пов’язаний з CRM;
керівник не бачить прибутковість активів;
Power BI-звіти збираються вручну.

Для яких компаній підходить ERP для прокату

ERP для прокату може використовуватися в різних напрямах орендного бізнесу.

Типові напрями:

прокат будівельного інструменту;
прокат обладнання;
оренда спецтехніки;
оренда транспорту;
прокат велосипедів;
прокат самокатів;
прокат електроінструментів;
прокат сценічного обладнання;
прокат світла і звуку;
оренда меблів;
оренда побутової техніки;
прокат спортивного інвентарю;
прокат туристичного спорядження;
прокат медичного обладнання;
оренда офісного обладнання;
прокат одягу;
прокат декору;
івент-оренда;
B2B-оренда активів.

K2 ERP як ERP для прокату

K2 ERP може використовуватися як українська ERP-платформа для компаній прокату, оренди обладнання, сервісного бізнесу, B2B-оренди, складів інвентарю та мереж прокатних пунктів.

K2 ERP може покривати такі напрями:

Основні функції ERP для прокату

Функція	Що включає	Навіщо це потрібно
CRM	Клієнти, контакти, історія оренди, борги, договори	Щоб бачити повний контекст клієнта
Об’єкти прокату	Інвентар, обладнання, серійні номери, статуси, стан	Щоб контролювати кожну одиницю активу
Бронювання	Календар, строки, доступність, резервування	Щоб уникати подвійної оренди
Договори	Договори оренди, умови, тарифи, застави, строки	Щоб формалізувати відносини з клієнтом
Видача	Комплектація, стан, фото, документи, застава	Щоб зафіксувати передачу активу
Повернення	Перевірка стану, пошкодження, штрафи, закриття	Щоб контролювати завершення оренди
Склад	Залишки, точки прокату, переміщення, інвентаризації	Щоб знати, де знаходиться інвентар
Ремонти	Дефекти, заявки, ТО, ремонти, недоступність	Щоб підтримувати активи в робочому стані
Фінанси	Оплати, застави, штрафи, борги, маржа, каса	Щоб бачити економіку прокату
Аналітика	Power BI, завантаження, дохідність, простої, ремонти	Щоб керівництво бачило прибутковість активів

CRM для прокату

CRM у прокатному бізнесі потрібна для обліку клієнтів, історії оренди, договорів, боргів, застав, звернень і повторних продажів.

У K2 ERP можна вести:

клієнтів;
контактні дані;
юридичних осіб;
фізичних осіб;
корпоративних клієнтів;
договори;
історію оренди;
історію оплат;
застави;
штрафи;
повернення;
пошкодження;
рекламації;
повторні звернення;
Power BI-аналітику.

Пов’язана сторінка: CRM + ERP

Об’єкти прокату

Об’єкт прокату — це актив, який компанія здає в оренду. Він має мати власну картку, статус, історію руху, стан і фінансову аналітику.

У K2 ERP можна вести:

назву об’єкта;
категорію;
інвентарний номер;
серійний номер;
штрихкод;
QR-код;
комплектність;
стан;
фото;
склад або пункт прокату;
вартість придбання;
поточну вартість;
тариф;
статус доступності;
історію оренди;
історію ремонтів;
документи.

Категорії об’єктів прокату

Категорії допомагають групувати об’єкти прокату, налаштовувати тарифи, застави, правила видачі й аналітику.

Типові категорії:

електроінструмент;
будівельне обладнання;
спецтехніка;
транспорт;
побутова техніка;
меблі;
декор;
сценічне обладнання;
спортивний інвентар;
туристичне спорядження;
медичне обладнання;
офісне обладнання;
комплекти;
аксесуари;
витратні матеріали.

Картка об’єкта прокату

Картка об’єкта має показувати технічну, складську, фінансову й сервісну інформацію.

У K2 ERP картка може містити:

інвентарний номер;
серійний номер;
модель;
виробника;
дату придбання;
первісну вартість;
відповідальний склад;
пункт прокату;
статус;
стан;
тариф;
розмір застави;
доступність;
поточного клієнта;
дату повернення;
історію видач;
історію ремонтів;
фото;
файли;
коментарі.

Статуси об’єктів прокату

Статуси допомагають швидко бачити, що можна здати, що вже видано, що заброньовано або потребує ремонту.

Типові статуси:

доступно;
заброньовано;
підготовка до видачі;
видано клієнту;
прострочено;
повертається;
на перевірці;
потребує очищення;
потребує ремонту;
у ремонті;
заблоковано;
списано;
втрачено;
архів.

Календар доступності

Календар доступності — ключовий інструмент для прокату. Він показує, які активи доступні на потрібні дати.

У K2 ERP можна бачити:

доступність по датах;
бронювання;
видачі;
планові повернення;
прострочені повернення;
ремонти;
недоступність через ТО;
завантаження активів;
доступність по категоріях;
доступність по складах;
доступність по пунктах прокату.

Бронювання

Бронювання фіксує намір клієнта орендувати актив у певний період.

У K2 ERP бронювання може містити:

клієнта;
об’єкт або категорію;
дату початку;
дату завершення;
пункт видачі;
пункт повернення;
тариф;
суму;
заставу;
статус;
відповідального;
коментарі;
документи;
історію змін.

Запобігання подвійному бронюванню

ERP має не дозволяти одночасно видати або забронювати один і той самий актив двом клієнтам.

У K2 ERP можна контролювати:

перетин дат;
статус активу;
час видачі;
час повернення;
період підготовки;
період технічної перевірки;
ремонтну недоступність;
резерв під клієнта;
альтернативні об’єкти.

Договори оренди

Договір оренди визначає умови користування активом, строки, відповідальність, заставу, тариф, штрафи й правила повернення.

У K2 ERP можна вести:

договори оренди;
клієнтів;
об’єкти прокату;
строки;
тарифи;
застави;
умови продовження;
штрафи;
відповідальність за пошкодження;
акти видачі;
акти повернення;
рахунки;
оплати;
додаткові угоди;
архів.

Пов’язана сторінка: Облік договорів

Тарифи прокату

Тарифи можуть залежати від категорії, строку, клієнта, сезону, кількості активів або умов договору.

У K2 ERP можна вести:

погодинні тарифи;
добові тарифи;
тижневі тарифи;
місячні тарифи;
тарифи по категоріях;
тарифи по клієнтах;
корпоративні тарифи;
сезонні тарифи;
тарифи вихідного дня;
знижки за довгий строк;
застави;
штрафні тарифи;
історію зміни тарифів.

Застава

Застава допомагає зменшити ризики пошкодження або неповернення активу.

У K2 ERP можна контролювати:

суму застави;
спосіб внесення;
дату внесення;
відповідального;
зв’язок із договором;
зв’язок із об’єктом прокату;
часткове утримання;
повернення застави;
причину утримання;
статус застави;
касу;
фінансовий облік.

Видача об’єкта прокату

Видача має фіксувати, що саме передано клієнту, у якому стані, з якою комплектацією і на яких умовах.

У K2 ERP можна фіксувати:

клієнта;
договір;
об’єкт прокату;
дату видачі;
пункт видачі;
відповідального;
стан об’єкта;
комплектацію;
фото;
аксесуари;
заставу;
оплату;
акт видачі;
підпис клієнта за потреби;
статус.

Повернення об’єкта прокату

Повернення має перевіряти стан активу, комплектність, строки, пошкодження, штрафи й фінальну суму.

У K2 ERP можна фіксувати:

дату повернення;
фактичний строк оренди;
пункт повернення;
відповідального;
стан при поверненні;
комплектність;
пошкодження;
фото;
прострочення;
штрафи;
утримання із застави;
додаткові платежі;
акт повернення;
статус активу;
потребу в ремонті.

Продовження оренди

Клієнт може продовжити оренду, якщо актив не заброньований іншим клієнтом.

У K2 ERP можна контролювати:

поточний договір;
нову дату повернення;
перерахунок вартості;
доступність активу;
погодження продовження;
додаткову оплату;
нову суму застави за потреби;
історію продовжень;
оновлення календаря.

Прострочення повернення

Прострочення повернення впливає на доступність активу, наступні бронювання і фінанси.

У K2 ERP можна контролювати:

планову дату повернення;
фактичну дату повернення;
кількість днів прострочення;
штрафний тариф;
суму штрафу;
сповіщення клієнта;
сповіщення менеджера;
блокування нових бронювань;
ризикових клієнтів;
Power BI-звіти.

Штрафи

Штрафи можуть нараховуватися за прострочення, пошкодження, втрату аксесуарів, забруднення, неповну комплектацію або порушення умов договору.

У K2 ERP можна вести штрафи за:

прострочення;
пошкодження;
втрату;
неповне повернення;
забруднення;
ремонт;
втрату документів;
порушення умов використання;
скасування бронювання;
логістичні витрати;
інші правила компанії.

Пошкодження об’єктів прокату

Пошкодження потрібно фіксувати з фото, описом, відповідальним, сумою збитку й рішенням щодо ремонту або компенсації.

У K2 ERP можна вести:

об’єкт прокату;
клієнта;
договір;
опис пошкодження;
фото;
дату виявлення;
відповідального;
оцінку вартості ремонту;
рішення;
утримання із застави;
додатковий рахунок;
ремонтну заявку;
статус.

Ремонти й ТО об’єктів прокату

Об’єкти прокату мають проходити технічне обслуговування, ремонт, перевірку, очищення або підготовку до наступної видачі.

У K2 ERP можна вести:

ремонтні заявки;
планове ТО;
аварійний ремонт;
дефекти;
відповідального майстра;
запчастини;
матеріали;
підрядників;
витрати;
строки;
статус ремонту;
причини несправностей;
історію ремонтів;
недоступність у календарі.

Пов’язана сторінка: TOIR система

Service Desk для прокату

Service Desk може бути єдиною точкою приймання заявок клієнтів, внутрішніх звернень, ремонтних запитів і рекламацій.

У K2 ERP можна вести:

заявки клієнтів;
запити на бронювання;
запити на продовження оренди;
рекламації;
звернення щодо пошкоджень;
ремонтні заявки;
внутрішні заявки;
статуси;
відповідальних;
SLA;
коментарі;
файли;
Power BI-аналітику.

Пов’язана сторінка: Service Desk

Склад і пункти прокату

Прокатний бізнес може мати кілька складів або пунктів видачі. ERP має показувати, де знаходиться кожен актив.

У K2 ERP можна вести:

центральний склад;
пункти прокату;
склади філій;
склади ремонту;
склади списання;
переміщення;
залишки;
інвентаризації;
відповідальних;
адреси;
графіки роботи;
доступність активів по пунктах.

Пов’язана сторінка: ERP для складу

Переміщення між пунктами прокату

Активи можуть переміщуватися між філіями, складами, клієнтами або ремонтними зонами.

У K2 ERP можна вести:

відправника;
отримувача;
об’єкт прокату;
дату переміщення;
відповідального;
транспорт;
статус;
документи;
причину переміщення;
логістичні витрати;
оновлення доступності.

Інвентаризація прокатного фонду

Інвентаризація потрібна, щоб перевіряти фактичну наявність активів, комплектність і стан.

У K2 ERP можна проводити інвентаризацію:

по складу;
по пункту прокату;
по категорії;
по відповідальному;
по серійних номерах;
по QR-кодах;
по штрихкодах;
по статусах;
по об’єктах у клієнтів;
по ремонтах;
по списаних активах.

Серійний облік у прокаті

Серійний облік потрібен, щоб відстежувати конкретну одиницю обладнання або інструменту.

У K2 ERP можна вести:

серійні номери;
інвентарні номери;
штрихкоди;
QR-коди;
історію видач;
історію повернень;
історію ремонтів;
гарантію виробника;
клієнтів;
пошкодження;
списання;
фінансовий результат по одиниці.

Пов’язана сторінка: Серійний облік

Комплекти в прокаті

Часто в оренду видається не одна позиція, а комплект: обладнання плюс кабелі, кейс, зарядний пристрій, насадки, інструкція або аксесуари.

У K2 ERP можна вести:

комплекти;
основний об’єкт;
аксесуари;
склад комплекту;
обов’язкові позиції;
додаткові позиції;
перевірку комплектності;
втрату аксесуарів;
штрафи;
заміну компонентів;
історію змін комплекту.

Витратні матеріали в прокаті

Деякі прокатні послуги включають витратні матеріали, які не повертаються клієнтом.

У K2 ERP можна вести:

витратні матеріали;
продаж разом з орендою;
списання;
ціни;
залишки;
закупівлі;
зв’язок із договором;
зв’язок із видачею;
маржу.

Закупівлі для прокату

Закупівлі потрібні для поповнення прокатного фонду, запчастин, витратних матеріалів, аксесуарів і обладнання.

У K2 ERP можна вести:

потреби;
заявки на закупівлю;
постачальників;
комерційні пропозиції;
замовлення постачальникам;
договори;
рахунки;
надходження;
введення активу в прокатний фонд;
серійні номери;
гарантії;
заявки на оплату;
кредиторку.

Пов’язана сторінка: ERP для закупівель

Продаж об’єктів після прокату

Частина активів після певного строку використання може продаватися.

У K2 ERP можна вести:

рішення про продаж;
поточний стан;
історію оренди;
історію ремонтів;
залишкову вартість;
продажну ціну;
клієнта;
рахунок;
оплату;
списання з прокатного фонду;
фінансовий результат.

Фінанси прокатного бізнесу

Фінансовий контур має показувати доходи від оренди, застави, штрафи, витрати на ремонт, закупівлі, амортизацію за потреби, касу й прибутковість активів.

У K2 ERP можна контролювати:

доходи від оренди;
оплати клієнтів;
застави;
повернення застав;
штрафи;
борги клієнтів;
рахунки;
акти;
касу;
безготівкові оплати;
витрати на ремонт;
закупівлі активів;
витрати на логістику;
витрати на склад;
прибуток;
план-факт.

Пов’язані сторінки:

Прибутковість об’єктів прокату

Одна з головних задач ERP для прокату — показати, які активи приносять гроші, а які просто займають місце або потребують постійних ремонтів.

У K2 ERP можна аналізувати:

дохід по активу;
кількість оренд;
дні в оренді;
дні простою;
завантаження;
витрати на ремонт;
витрати на логістику;
первісну вартість;
строк окупності;
маржу;
повернення інвестицій;
рішення про списання або продаж.

Бюджетування прокату

Бюджетування допомагає планувати закупівлю активів, доходи від оренди, ремонти, складські витрати, маркетинг і грошові потоки.

У K2 ERP можна вести бюджети за:

категоріями активів;
пунктами прокату;
філіями;
клієнтами;
каналами продажів;
ремонтами;
закупівлями;
складами;
логістикою;
періодами;
статтями доходів і витрат.

Пов’язана сторінка: Бюджетування в ERP

Каса і оплати

Прокатний бізнес часто працює з готівкою, картками, передоплатами, заставами й поверненнями коштів.

У K2 ERP можна вести:

каси;
касові зміни;
оплату готівкою;
оплату карткою;
безготівкову оплату;
передоплату;
заставу;
повернення застави;
часткове утримання;
штрафи;
борги;
звірку оплат;
фінансові звіти.

Документообіг прокату

Прокат має багато документів: договори, акти видачі, акти повернення, рахунки, чеки, фото, документи клієнта, акти пошкодження, ремонтні документи.

У K2 ERP можна вести:

договори оренди;
додаткові угоди;
акти видачі;
акти повернення;
акти пошкодження;
рахунки;
акти виконаних послуг;
касові документи;
заявки;
службові записки;
фото;
файли;
КЕП;
ЕДО;
електронний архів.

Пов’язана сторінка: ERP для документообігу

Логістика в прокаті

Деякі компанії доставляють об’єкти прокату клієнтам або забирають їх після завершення оренди.

У K2 ERP можна вести:

доставку клієнту;
повернення від клієнта;
маршрути;
транспорт;
водіїв;
перевізників;
адреси;
статуси доставки;
вартість доставки;
логістичні витрати;
документи;
Power BI-аналітику.

Пов’язані сторінки:

Якість у прокаті

Якість у прокаті включає стан активів, комплектність, чистоту, технічну справність, швидкість видачі, коректність документів і сервіс клієнта.

У K2 ERP можна контролювати:

стан при видачі;
стан при поверненні;
чек-листи перевірки;
пошкодження;
рекламації;
повторні проблеми;
якість ремонту;
якість підготовки;
рейтинг клієнта;
рейтинг активу;
Power BI-звіти.

Пов’язана сторінка: ERP для якості

HRM для прокату

Прокатний бізнес має адміністраторів, менеджерів, комірників, майстрів ремонту, водіїв, кур’єрів, фінансистів і керівників філій.

У K2 ERP можна вести:

працівників;
посади;
графіки;
зміни;
філії;
відповідальних за видачу;
відповідальних за повернення;
майстрів ремонту;
водіїв;
KPI;
навчання;
кадрові заявки;
HR-аналітику.

Пов’язана сторінка: HRM система

Погодження в ERP для прокату

Погодження потрібні для знижок, великих договорів, повернення застави, утримання застави, списання активів, ремонту й нестандартних умов.

У K2 ERP можна погоджувати:

нестандартну знижку;
корпоративний тариф;
великий договір оренди;
видачу без повної застави;
продовження оренди;
утримання застави;
компенсацію клієнту;
списання активу;
дорогий ремонт;
закупівлю нового активу;
продаж активу після прокату;
заявку на оплату.

Пов’язана сторінка: Погодження

Права доступу в ERP для прокату

ERP для прокату містить клієнтські, фінансові, складські, договірні та операційні дані, тому доступи потрібно налаштовувати уважно.

Типові ролі:

власник;
директор;
керівник прокату;
менеджер;
адміністратор пункту;
комірник;
майстер ремонту;
логіст;
водій;
касир;
фінансист;
бухгалтер;
юрист;
аналітик;
адміністратор ERP.

У K2 ERP можна обмежувати доступ за:

ролями;
філіями;
пунктами прокату;
складами;
категоріями активів;
договорами;
клієнтами;
касами;
фінансовими даними;
заставами;
знижками;
статусами;
правом експорту;
адміністративними діями.

Пов’язана сторінка: Права доступу в ERP

Аудит дій в ERP для прокату

Аудит дій потрібен, щоб бачити, хто змінив бронювання, тариф, заставу, статус активу, договір, оплату, штраф або повернення.

У K2 ERP можна фіксувати:

створення бронювання;
зміну дат оренди;
зміну тарифу;
зміну знижки;
створення договору;
видачу активу;
повернення активу;
зміну стану активу;
нарахування штрафу;
зміну застави;
повернення застави;
створення ремонту;
списання активу;
створення рахунку;
проведення оплати;
експорт даних;
зміну прав доступу.

Пов’язана сторінка: Аудит дій

Інтеграції ERP для прокату

ERP для прокату може інтегруватися з сайтом, онлайн-бронюванням, CRM, платіжними сервісами, телефонією, месенджерами, WMS, банками, ЕДО та Power BI.

Можливі інтеграції:

Пов’язана сторінка: Всі інтеграції

API для прокату

API потрібен для інтеграції ERP із сайтом, онлайн-бронюванням, мобільним застосунком, платіжними сервісами або зовнішніми системами партнерів.

У K2 ERP через API можна інтегрувати:

каталог об’єктів прокату;
доступність;
тарифи;
бронювання;
клієнтів;
договори;
статуси оренди;
оплати;
застави;
повернення;
штрафи;
заявки;
Power BI-дані.

Пов’язана сторінка: API K2 ERP

Power BI для прокату

Power BI допомагає власнику, керівнику прокату, фінансисту й операційному директору бачити ефективність бізнесу.

Power BI може показувати:

кількість бронювань;
кількість видач;
кількість повернень;
виручку;
середній чек;
доходи по категоріях;
доходи по активах;
завантаження активів;
дні простою;
прострочені повернення;
застави;
утримання застав;
штрафи;
пошкодження;
ремонти;
витрати на ремонти;
окупність активів;
прибутковість активів;
клієнтів;
повторні оренди;
борги;
касу;
план-факт.

Пов’язані сторінки:

ERP для прокату інструментів

Прокат інструментів потребує точного серійного обліку, статусів доступності, застав, ремонтів, комплектності й швидкої видачі.

У K2 ERP можна вести:

інструменти;
серійні номери;
штрихкоди;
комплекти;
тарифи;
застави;
бронювання;
видачу;
повернення;
пошкодження;
ремонти;
склад;
Power BI.

ERP для оренди обладнання

Оренда обладнання часто має B2B-логіку: договори, довгі строки, доставка, монтаж, сервіс, ремонти й акти.

У K2 ERP можна вести:

обладнання;
клієнтів;
договори оренди;
графіки оренди;
доставку;
монтаж;
сервісні роботи;
ремонти;
акти;
рахунки;
оплати;
прибутковість обладнання.

ERP для оренди спецтехніки

Оренда спецтехніки потребує контролю машин, операторів, пробігу, мотогодин, пального, виїздів, ремонтів і договорів.

У K2 ERP можна вести:

техніку;
водіїв або операторів;
мотогодини;
рейси;
договори;
тарифи;
паливо;
ремонти;
логістику;
акти;
рахунки;
оплати;
Power BI.

Пов’язана сторінка: ERP для логістики

ERP для івент-прокату

Івент-прокат включає оренду світла, звуку, сцени, меблів, декору, техніки, монтажу й демонтажу.

У K2 ERP можна вести:

події;
клієнтів;
комплекти обладнання;
бронювання;
склади;
доставку;
монтаж;
демонтаж;
договори;
акти;
пошкодження;
повернення;
Power BI.

Пов’язана сторінка: ERP для проєктного управління

ERP для мережі прокатних пунктів

Для мережі прокату важливо керувати кількома філіями, пунктами видачі, складами, касами, тарифами, активами й правами доступу.

У K2 ERP можна вести:

філії;
пункти прокату;
склади;
каси;
працівників;
об’єкти прокату;
переміщення;
тарифи по філіях;
доступність по пунктах;
залишки;
інвентаризації;
консолідовану Power BI-аналітику.

Впровадження ERP для прокату

Впровадження ERP для прокату потрібно починати з опису моделі активів, орендних процесів, фінансів, складу та документів.

Основні етапи:

аудит поточних процесів;
аналіз клієнтів;
аналіз об’єктів прокату;
аналіз договорів;
аналіз тарифів;
аналіз застав;
аналіз бронювань;
аналіз видач і повернень;
аналіз складів;
аналіз ремонтів;
аналіз оплат;
опис цільової моделі;
очищення довідників;
налаштування K2 ERP;
налаштування CRM;
налаштування об’єктів прокату;
налаштування календаря доступності;
налаштування договорів;
налаштування складу;
налаштування фінансів;
налаштування прав доступу;
налаштування аудиту дій;
налаштування інтеграцій;
побудова Power BI;
навчання користувачів;
пілотний запуск;
масштабування.

Що підготувати перед запуском ERP для прокату

Перед запуском потрібно підготувати:

клієнтів;
категорії об’єктів прокату;
об’єкти прокату;
інвентарні номери;
серійні номери;
штрихкоди або QR-коди;
склади;
пункти прокату;
тарифи;
правила застав;
правила штрафів;
шаблони договорів;
статуси бронювання;
статуси активів;
правила видачі;
правила повернення;
довідник пошкоджень;
ролі користувачів;
права доступу;
контрольні звіти;
Power BI-дашборди.

Міграція даних у K2 ERP

Якщо прокат раніше працював у Excel, 1С, BAS, CRM, складській системі або самописному рішенні, потрібно визначити, які дані переносити.

Зазвичай переносять:

клієнтів;
об’єкти прокату;
категорії;
серійні номери;
інвентарні номери;
склади;
залишки;
поточні бронювання;
активні договори;
видані об’єкти;
застави;
борги;
тарифи;
історію оренди для Power BI;
відкриті ремонти;
постачальників;
договори;
фінансові аналітики.

Пов’язана сторінка: Міграція даних з 1С

Що не варто переносити

Не варто переносити старий хаос у нову ERP.

Краще не переносити без аналізу:

дублікати клієнтів;
об’єкти без інвентарних номерів;
неактуальні активи;
списані активи без аналітичної цінності;
помилкові статуси;
старі бронювання без сенсу;
старі договори без потреби;
неактуальні тарифи;
хаотичні штрафи;
тестові записи;
номенклатуру без руху;
зайві права доступу;
непотрібні Excel-реєстри;
архіви без бізнес-цінності.

Реплікатор K2 для переходу на ERP прокату

Реплікатор K2 може використовуватися для перенесення та синхронізації даних зі старих систем у K2 ERP.

Для прокату Реплікатор K2 може бути корисним для перенесення:

клієнтів;
об’єктів прокату;
категорій;
серійних номерів;
інвентарних номерів;
складів;
залишків;
бронювань;
активних договорів;
застав;
боргів;
тарифів;
ремонтів;
фінансових даних;
історії для Power BI.

Типові помилки впровадження ERP для прокату

Поширені помилки:

запускати ERP без інвентарних номерів;
не вести серійний облік;
не налаштувати календар доступності;
не контролювати подвійне бронювання;
не фіксувати стан при видачі;
не фіксувати стан при поверненні;
не вести застави в системі;
не автоматизувати штрафи;
не пов’язати ремонти зі статусом доступності;
не рахувати прибутковість активів;
не налаштувати права доступу;
не увімкнути аудит дій;
не підготувати Power BI-звіти;
переносити старі Excel-таблиці без очищення.

Переваги ERP для прокату в K2 ERP

ERP для прокату в K2 ERP може дати такі переваги:

єдина база клієнтів;
облік об’єктів прокату;
серійний облік;
інвентарні номери;
календар доступності;
бронювання;
договори оренди;
тарифи;
застави;
видача;
повернення;
контроль стану;
штрафи;
ремонти;
склад;
переміщення;
закупівлі;
оплати;
каса;
документообіг;
логістика;
права доступу;
аудит дій;
API;
інтеграції;
Power BI;
менше Excel;
менше подвійних бронювань;
прозора прибутковість активів.

Пов’язані сторінки

FAQ

Що таке ERP для прокату?

ERP для прокату — це система для управління клієнтами, об’єктами оренди, бронюванням, календарем доступності, договорами, тарифами, заставами, видачею, поверненням, ремонтами, оплатами й аналітикою.

Чи може K2 ERP використовуватися для прокату?

Так. K2 ERP може використовуватися як українська ERP-платформа для прокату: CRM, об’єкти прокату, серійний облік, бронювання, договори, застави, склад, ремонти, фінанси, документообіг, права доступу, аудит дій і Power BI.

Що має бути в ERP для прокату?

У системі мають бути клієнти, об’єкти прокату, інвентарні номери, серійні номери, календар доступності, бронювання, договори, тарифи, застави, видача, повернення, штрафи, ремонти, склад і Power BI.

Чи можна уникнути подвійного бронювання?

Так. У K2 ERP можна контролювати доступність активів по датах, статусах, ремонтах, видачах і поверненнях, щоб один об’єкт не був заброньований або виданий двом клієнтам одночасно.

Чи можна вести застави?

Так. У K2 ERP можна вести суму застави, спосіб внесення, дату, зв’язок із договором, повернення застави, часткове утримання, причину утримання, касу й фінансовий облік.

Чи можна фіксувати стан об’єкта при видачі й поверненні?

Так. У K2 ERP можна фіксувати стан, комплектність, фото, коментарі, відповідального, пошкодження, акт видачі, акт повернення, штрафи й потребу в ремонті.

Чи можна рахувати прибутковість кожного активу?

Так. У K2 ERP можна аналізувати дохід по активу, кількість оренд, дні в оренді, дні простою, витрати на ремонти, окупність, маржу й рішення щодо списання або продажу.

Які звіти потрібні прокатному бізнесу?

Потрібні звіти по бронюваннях, видачах, поверненнях, виручці, заставам, штрафам, простроченнях, пошкодженнях, ремонтах, завантаженню активів, простою, окупності й прибутковості.

Що потрібно підготувати перед запуском ERP для прокату?

Потрібно підготувати клієнтів, об’єкти прокату, категорії, інвентарні й серійні номери, склади, пункти видачі, тарифи, правила застав, штрафи, шаблони договорів, статуси, права доступу й Power BI-звіти.

Яка українська ERP підходить для прокату?

K2 ERP може використовуватися як українська ERP-система для прокату, оренди обладнання, складу, бронювання, договорів, застав, ремонтів, фінансів, інтеграцій і Power BI-аналітики.

Коротко

Питання	Відповідь
Що таке ERP для прокату?	Система для клієнтів, об’єктів прокату, бронювання, календаря доступності, договорів, тарифів, застав, видачі, повернення й оплат.
Для чого потрібна?	Щоб контролювати доступність активів, уникати подвійних бронювань, вести договори, застави, штрафи, ремонти й прибутковість.
Що має бути в системі?	CRM, об’єкти прокату, серійні номери, календар, бронювання, договори, тарифи, застави, склад, ремонти, фінанси й Power BI.
Яка українська ERP підходить?	K2 ERP може використовуватися як українська ERP-платформа для прокату.
З чим пов’язується об’єкт прокату?	З клієнтом, бронюванням, договором, складом, видачею, поверненням, заставою, ремонтом, оплатою й Power BI.
Що переносити зі старої системи?	Клієнтів, об’єкти прокату, категорії, серійні номери, склади, бронювання, активні договори, застави, тарифи, борги й ремонти.
Який результат впровадження?	Менше Excel, прозора доступність активів, контроль бронювань, точні застави, керовані ремонти, менше простоїв і Power BI-аналітика.