ERP для неприбуткових організацій

ERP для неприбуткових організацій — це система управління НГО, благодійним фондом, громадською організацією або міжнародним проєктним офісом, яка допомагає автоматизувати донорів, гранти, проєкти, бюджети, закупівлі, договори, заявки на оплату, допомогу, склад, документообіг, погодження, фінанси, звітність, права доступу, аудит дій і аналітику.

Неприбуткова організація має особливі вимоги до прозорості: потрібно показати, від кого отримані кошти, на який проєкт вони спрямовані, хто погодив витрати, який договір укладено, що закуплено, кому передано допомогу, які залишки є на складі, які звіти підготовлено для донорів і які витрати підтверджені документами.

K2 ERP може використовуватися як українська ERP-платформа для неприбуткових організацій: донори, гранти, проєкти, бюджети, закупівлі, договори, заявки на оплату, склад, облік допомоги, документообіг, погодження, фінанси, права доступу, аудит дій, API, інтеграції та Power BI.

Головне. ERP для неприбуткової організації має показувати повний цикл: донор, грант, проєкт, бюджет, заявка, закупівля, договір, поставка, склад, передача допомоги, оплата, звітність, аудит і Power BI-аналітика.

Неприбуткова організація в K2 ERP. K2 ERP може об’єднати грантовий облік, фінанси, закупівлі, договори, склад допомоги, проєкти, документообіг, погодження, права доступу, аудит дій і Power BI-аналітику.

Практичний принцип. Перед запуском ERP для НГО потрібно підготувати донорів, гранти, проєкти, бюджети, статті витрат, контрагентів, склади, номенклатуру допомоги, маршрути погодження, шаблони звітів, ролі доступу й Power BI-дашборди.

Що таке ERP для неприбуткових організацій

ERP для неприбуткових організацій — це система для автоматизації управлінських, фінансових, грантових, закупівельних, складських, проєктних, документальних і звітних процесів організації, яка працює не для розподілу прибутку, а для досягнення соціальної, гуманітарної, освітньої, культурної, медичної, екологічної або іншої місії.

ERP для неприбуткової організації може охоплювати:

донорів;
гранти;
благодійні внески;
проєкти;
програми;
бюджети;
статті витрат;
заявки на оплату;
закупівлі;
постачальників;
договори;
склади;
гуманітарну допомогу;
бенефіціарів;
акти передачі;
фінансову звітність;
донорську звітність;
документообіг;
погодження;
права доступу;
аудит дій;
Power BI-аналітику.

Для чого потрібна ERP неприбутковій організації

ERP потрібна, щоб неприбуткова організація могла прозоро керувати коштами, грантами, проєктами, закупівлями, допомогою, документами й звітністю.

ERP допомагає:

контролювати грантові бюджети;
бачити залишки коштів по проєктах;
погоджувати витрати;
вести заявки на оплату;
контролювати закупівлі;
вести договори;
контролювати поставки;
вести склад допомоги;
фіксувати передачу допомоги;
контролювати документи;
готувати донорську звітність;
розмежовувати права доступу;
фіксувати аудит дій;
зменшувати Excel;
будувати Power BI-звіти.

Коли неприбутковій організації потрібна ERP

ERP варто впроваджувати, якщо гранти, проєкти, бюджети, закупівлі, склад і звітність уже складно контролювати через Excel, месенджери, пошту, паперові документи або розрізнені системи.

Типові ознаки:

бюджети грантів ведуться в окремих Excel-файлах;
заявки на оплату погоджуються через пошту;
складно зрозуміти залишок бюджету по проєкту;
договори зберігаються в різних папках;
закупівлі не пов’язані з бюджетом;
допомога на складі не має точного обліку;
акти передачі формуються вручну;
звітність донору збирається довго;
фінанси не пов’язані з проєктами;
немає єдиного аудиту дій;
права доступу налаштовані хаотично;
керівництво не бачить актуальної аналітики;
Power BI-звіти збираються вручну.

Для яких неприбуткових організацій підходить ERP

ERP може використовуватися в різних типах неприбуткових організацій.

Типові напрями:

благодійні фонди;
громадські організації;
міжнародні НГО;
гуманітарні організації;
волонтерські фонди;
освітні організації;
медичні благодійні організації;
екологічні організації;
правозахисні організації;
культурні фонди;
релігійні організації;
асоціації;
професійні спілки;
соціальні підприємства з неприбутковим контуром;
організації з грантовим фінансуванням;
проєктні офіси міжнародної допомоги.

K2 ERP як ERP для неприбуткових організацій

K2 ERP може використовуватися як українська ERP-платформа для благодійних фондів, громадських організацій, НГО, міжнародних проєктних офісів і організацій, які потребують прозорого грантового обліку, бюджетування, закупівель, складу допомоги й донорської звітності.

K2 ERP може покривати такі напрями:

Основні функції ERP для неприбуткової організації

Функція	Що включає	Навіщо це потрібно
Донори	Донорські організації, контакти, умови, гранти, звіти	Щоб контролювати джерела фінансування
Гранти	Бюджети, періоди, статті витрат, ліміти, звітність	Щоб прозоро управляти коштами
Проєкти	Програми, активності, задачі, бюджети, відповідальні	Щоб керувати реалізацією місії
Закупівлі	Потреби, заявки, постачальники, договори, поставки	Щоб контролювати витрачання коштів
Фінанси	Заявки на оплату, платежі, бюджети, дебіторка, кредиторка	Щоб бачити рух коштів і зобов’язання
Склад	Допомога, матеріали, залишки, переміщення, видача	Щоб контролювати ресурси й гуманітарну допомогу
Документообіг	Договори, акти, рахунки, звіти, службові записки, архів	Щоб мати підтвердження всіх операцій
Погодження	Маршрути, ролі, статуси, коментарі, історія рішень	Щоб забезпечити контроль витрат
Аудит	Журнал змін, дії користувачів, експорт, зміна доступів	Щоб підтримувати прозорість і підзвітність
Аналітика	Power BI, гранти, проєкти, бюджети, склад, платежі, KPI	Щоб керівництво й донори бачили результат

Донори

Донор — це джерело фінансування, яке може надавати гранти, цільові внески, гуманітарну допомогу або інші ресурси.

У K2 ERP можна вести:

донорів;
контактних осіб;
договори з донорами;
грантові угоди;
програми фінансування;
умови використання коштів;
вимоги до звітності;
дедлайни звітів;
комунікації;
документи;
історію фінансування;
Power BI-аналітику.

Гранти

Грант є ключовим об’єктом управління для багатьох неприбуткових організацій. Він має власний бюджет, строки, цілі, правила витрат, донорські вимоги й звітність.

У K2 ERP грант може містити:

донора;
назву гранту;
номер угоди;
період дії;
валюту;
суму;
бюджет;
статті витрат;
ліміти;
проєкти;
відповідальних;
правила закупівель;
правила оплат;
звітні періоди;
документи;
статус виконання.

Грантовий облік

Грантовий облік потрібен, щоб кожна витрата була пов’язана з грантом, проєктом, статтею бюджету, документом і погодженням.

У K2 ERP можна контролювати:

план бюджету;
фактичні витрати;
залишок бюджету;
статті витрат;
періоди;
ліміти;
заявки на оплату;
закупівлі;
договори;
акти;
рахунки;
платежі;
курсові різниці за потреби;
донорську звітність;
Power BI-звіти.

Проєкти і програми

Неприбуткова організація часто працює через проєкти й програми: гуманітарна допомога, освітні заходи, адвокація, медицина, культура, екологія, відновлення, соціальна підтримка.

У K2 ERP можна вести:

програми;
проєкти;
активності;
задачі;
відповідальних;
партнерів;
донорів;
бюджети;
договори;
закупівлі;
витрати;
бенефіціарів;
результати;
індикатори;
звіти;
Power BI-аналітику.

Пов’язана сторінка: ERP для проєктного управління

Бюджетування неприбуткової організації

Бюджетування допомагає планувати грантові кошти, адміністративні витрати, програмні витрати, закупівлі, зарплати, події, логістику і допомогу.

У K2 ERP можна вести бюджети за:

донорами;
грантами;
проєктами;
програмами;
статтями витрат;
активностями;
підрозділами;
регіонами;
партнерами;
періодами;
валютами;
відповідальними;
центрами фінансової відповідальності.

Пов’язана сторінка: Бюджетування в ERP

Статті витрат

Статті витрат мають бути узгоджені з вимогами донорів і внутрішньою управлінською аналітикою.

Типові статті:

персонал;
консультанти;
закупівля товарів;
гуманітарна допомога;
транспорт;
логістика;
оренда;
зв’язок;
обладнання;
IT;
навчання;
заходи;
друк матеріалів;
комунікації;
адміністративні витрати;
аудит;
банківські комісії.

Фінанси неприбуткової організації

Фінансовий контур має показувати кошти по грантах, платежі, заявки на оплату, зобов’язання, залишки бюджетів і підтвердні документи.

У K2 ERP можна контролювати:

грантові бюджети;
фактичні витрати;
заявки на оплату;
рахунки постачальників;
платежі;
платіжний календар;
дебіторку;
кредиторку;
акти;
договори;
витрати по проєктах;
адміністративні витрати;
план-факт;
фінансові звіти;
Power BI-аналітику.

Пов’язані сторінки:

Казначейство

Казначейство допомагає контролювати заявки на оплату, пріоритети, залишки коштів, платіжний календар і відповідність витрат бюджету.

У K2 ERP можна вести:

заявки на оплату;
планові платежі;
фактичні платежі;
платіжний календар;
залишки коштів;
валюти;
банківські рахунки;
пріоритети оплат;
гранти;
проєкти;
бюджетні статті;
погодження платежів;
статуси оплат;
план-факт руху коштів.

Пов’язана сторінка: Казначейство

Заявки на оплату

Заявка на оплату має бути пов’язана з грантом, проєктом, бюджетною статтею, договором, рахунком, постачальником і маршрутом погодження.

У K2 ERP заявка на оплату може містити:

ініціатора;
підрозділ;
грант;
проєкт;
активність;
контрагента;
договір;
рахунок;
суму;
валюту;
бюджетну статтю;
обґрунтування;
дату бажаної оплати;
файли;
погоджувачів;
статус;
історію погодження;
платіж.

Пов’язана сторінка: Погодження заявок на оплату

Закупівлі неприбуткової організації

Закупівлі мають відповідати бюджету, донорським правилам, внутрішнім політикам, погодженням і підтвердним документам.

У K2 ERP можна вести:

потреби проєктів;
заявки на закупівлю;
плани закупівель;
постачальників;
комерційні пропозиції;
порівняльні таблиці;
договори;
замовлення постачальникам;
рахунки;
поставки;
складські надходження;
акти;
заявки на оплату;
контроль виконання.

Пов’язана сторінка: ERP для закупівель

Порівняння пропозицій постачальників

Для прозорості закупівель часто потрібно порівнювати кілька пропозицій.

У K2 ERP можна вести:

закупівельну потребу;
постачальників;
комерційні пропозиції;
ціну;
строки поставки;
умови оплати;
відповідність вимогам;
документи;
обґрунтування вибору;
погодження;
рішення комісії;
зв’язок із договором;
аудит дій.

Постачальники і контрагенти

ERP має забезпечувати єдиний довідник контрагентів: постачальників, підрядників, партнерів, консультантів, орендодавців і донорів.

У K2 ERP можна вести:

постачальників;
підрядників;
консультантів;
партнерів;
донорів;
реквізити;
договори;
рахунки;
акти;
історію співпраці;
умови оплати;
документи;
кредиторку;
рейтинг за потреби.

Договори неприбуткової організації

Договори мають бути пов’язані з грантами, проєктами, бюджетами, закупівлями, актами, рахунками, оплатами й відповідальними.

У K2 ERP можна вести:

грантові угоди;
договори з донорами;
договори з постачальниками;
договори з підрядниками;
договори з консультантами;
договори оренди;
партнерські угоди;
меморандуми;
додаткові угоди;
специфікації;
строки дії;
суми;
ліміти;
акти;
рахунки;
оплати;
архів.

Пов’язана сторінка: Облік договорів

Контроль виконання договорів

Контроль договорів допомагає бачити, що вже поставлено, що оплачено, які документи отримано і які зобов’язання залишилися.

У K2 ERP можна контролювати:

суму договору;
використаний ліміт;
залишок ліміту;
строки дії;
грант;
проєкт;
поставки;
акти;
рахунки;
оплати;
відповідальних;
прострочення;
статус виконання;
додаткові угоди;
Power BI-звіти.

Склад гуманітарної допомоги

Для благодійних і гуманітарних організацій важливо контролювати склад допомоги: що отримано, де зберігається, кому видано і які документи це підтверджують.

У K2 ERP можна вести:

центральний склад;
склади регіонів;
склади партнерів;
склади проєктів;
номенклатуру допомоги;
залишки;
партії;
терміни придатності;
надходження;
переміщення;
комплектацію наборів;
видачу;
акти передачі;
інвентаризації;
відповідальних.

Пов’язані сторінки:

Номенклатура допомоги

Номенклатура має бути структурованою, щоб організація могла точно звітувати перед донорами й партнерами.

Типові групи:

продуктові набори;
гігієнічні набори;
медикаменти;
медичні вироби;
одяг;
взуття;
ковдри;
обладнання;
генератори;
будівельні матеріали;
освітні матеріали;
IT-обладнання;
меблі;
паливо;
ваучери;
сертифікати.

Комплектація наборів допомоги

Комплектація потрібна, якщо організація формує продуктові, гігієнічні, медичні, освітні або інші набори.

У K2 ERP можна вести:

тип набору;
склад набору;
норми комплектування;
матеріали;
партії;
кількість;
склад;
відповідального;
дату комплектації;
проєкт;
донорський грант;
серійні або партійні номери за потреби;
собівартість набору;
залишки.

Передача допомоги

Передача допомоги має бути документально підтверджена й пов’язана з донором, грантом, проєктом, складом і бенефіціаром або партнером.

У K2 ERP можна вести:

акт передачі;
отримувача;
партнера;
бенефіціара;
проєкт;
грант;
номенклатуру;
кількість;
склад;
дату передачі;
відповідального;
файли;
фото за потреби;
підпис;
КЕП;
статус.

Бенефіціари

Бенефіціари — це люди або організації, які отримують допомогу чи послуги. Їх облік має бути налаштований з урахуванням конфіденційності й прав доступу.

У K2 ERP можна вести:

категорії бенефіціарів;
регіони;
громади;
домогосподарства;
організації-отримувачі;
критерії відбору;
отриману допомогу;
дати передачі;
документи;
згоду на обробку даних за потреби;
обмежені права доступу;
Power BI-аналітику без зайвого розкриття персональних даних.

Інвентаризація допомоги і матеріалів

Інвентаризація потрібна для підтвердження фактичної наявності запасів і відповідності даним ERP.

У K2 ERP можна проводити:

інвентаризацію складу;
інвентаризацію допомоги;
інвентаризацію обладнання;
інвентаризацію наборів;
інвентаризацію за проєктами;
інвентаризацію за донорами;
фіксацію розбіжностей;
погодження результатів;
списання;
оприбуткування;
Power BI-звіти.

Основні засоби і обладнання

Неприбуткова організація може мати офісне обладнання, транспорт, генератори, IT-обладнання, меблі, медичне обладнання, складську техніку й інші активи.

У K2 ERP можна вести:

основні засоби;
інвентарні номери;
грант або джерело фінансування;
місце експлуатації;
відповідальних осіб;
дату придбання;
вартість;
документи;
переміщення;
ремонти;
списання;
інвентаризації;
історію змін.

Пов’язана сторінка: Основні засоби в ERP

Проєктна звітність

Проєктна звітність має показувати, що було заплановано, що виконано, які кошти використані, які документи підтверджують витрати і які результати досягнуті.

У K2 ERP можна формувати звіти за:

грантом;
проєктом;
активністю;
донором;
бюджетною статтею;
періодом;
регіоном;
партнером;
видом допомоги;
закупівлями;
договорами;
платежами;
складськими рухами;
передачею допомоги.

Донорська звітність

Донорська звітність може мати різні формати, але має базуватися на перевірених даних ERP.

У K2 ERP можна готувати:

фінансові звіти;
звіти по бюджетних статтях;
звіти по витратах;
звіти по закупівлях;
звіти по договорах;
звіти по платежах;
звіти по складу;
звіти по переданій допомозі;
звіти по бенефіціарах;
звіти по індикаторах;
підтвердні реєстри;
Power BI-дашборди.

Індикатори і KPI проєктів

Окрім фінансів, неприбуткова організація має контролювати результативність проєктів.

У K2 ERP можна вести:

цілі;
індикатори;
планові значення;
фактичні значення;
періоди;
регіони;
активності;
відповідальних;
джерела підтвердження;
документи;
статус виконання;
Power BI-аналітику.

Документообіг неприбуткової організації

Документообіг має об’єднувати договори, грантові угоди, акти, рахунки, заявки, службові записки, звіти, листи, протоколи, накази й електронний архів.

У K2 ERP можна вести:

грантові угоди;
договори;
додаткові угоди;
акти;
рахунки;
заявки на оплату;
заявки на закупівлю;
службові записки;
листи;
протоколи;
накази;
donor reports;
реєстри допомоги;
акти передачі;
файли;
КЕП;
ЕДО;
електронний архів.

Пов’язана сторінка: ERP для документообігу

Погодження документів

Погодження має бути прозорим: хто погодив, коли погодив, що відхилено, які коментарі додано і на якому етапі документ.

У K2 ERP можна погоджувати:

грантові бюджети;
заявки на закупівлю;
заявки на оплату;
договори;
додаткові угоди;
рахунки;
акти;
службові записки;
списання;
передачу допомоги;
звіти донору;
зміни бюджету;
компенсації;
документи з КЕП.

Пов’язана сторінка: Погодження

Service Desk для неприбуткової організації

Service Desk може використовуватися для внутрішніх заявок: IT, офіс, склад, логістика, закупівлі, фінанси, документи, доступи та звернення команд.

У K2 ERP можна вести:

IT-заявки;
заявки на закупівлю;
заявки на оплату;
заявки на склад;
заявки на логістику;
заявки на доступ;
звернення працівників;
звернення партнерів;
категорії;
пріоритети;
виконавців;
SLA;
статуси;
Power BI-аналітику.

Пов’язана сторінка: Service Desk

HRM для неприбуткової організації

HRM потрібен для управління працівниками, волонтерами, консультантами, проєктними командами, підрядниками, навчанням і кадровими процесами.

У K2 ERP можна вести:

працівників;
волонтерів;
консультантів;
підрозділи;
проєктні команди;
ролі;
графіки;
відпустки;
навчання;
інструктажі;
кадрові заявки;
договори з консультантами;
KPI;
HR-аналітику.

Пов’язана сторінка: HRM система

Права доступу в ERP для неприбуткової організації

ERP для неприбуткової організації містить фінансові, грантові, персональні, донорські, складські й звітні дані, тому доступи потрібно налаштовувати уважно.

Типові ролі:

директор;
виконавчий директор;
фінансовий директор;
бухгалтер;
грантовий менеджер;
проєктний менеджер;
координатор програми;
закупівельник;
юрист;
комірник;
логіст;
HR;
фандрейзер;
аналітик Power BI;
аудитор;
волонтер з обмеженим доступом;
адміністратор ERP.

У K2 ERP можна обмежувати доступ за:

ролями;
проєктами;
грантами;
донорами;
підрозділами;
регіонами;
складами;
договорами;
бюджетами;
сумами;
статтями витрат;
бенефіціарами;
персональними даними;
фінансовими даними;
правом експорту;
адміністративними діями.

Пов’язана сторінка: Права доступу в ERP

Аудит дій у ERP для неприбуткової організації

Аудит дій потрібен, щоб бачити, хто створив документ, змінив бюджет, погодив оплату, змінив суму, оформив передачу допомоги або експортував дані.

У K2 ERP можна фіксувати:

створення документа;
зміну документа;
зміну суми;
зміну гранту;
зміну проєкту;
зміну бюджетної статті;
погодження;
відхилення;
коментар погоджувача;
створення договору;
зміну договору;
створення заявки на оплату;
проведення оплати;
складські операції;
передачу допомоги;
експорт даних;
зміну прав доступу.

Пов’язана сторінка: Аудит дій

Інтеграції ERP для неприбуткової організації

ERP для неприбуткової організації може інтегруватися з банками, електронним документообігом, КЕП, CRM, сайтом, формами збору заявок, WMS, Power BI та іншими системами.

Можливі інтеграції:

Пов’язана сторінка: Всі інтеграції

API для неприбуткової організації

API потрібен для інтеграції ERP з сайтом, CRM, формами заявок, складом, банками, зовнішніми кабінетами донорів або внутрішніми системами.

У K2 ERP через API можна інтегрувати:

донорів;
гранти;
проєкти;
заявки;
закупівлі;
договори;
рахунки;
акти;
платежі;
бюджети;
складські залишки;
передачу допомоги;
бенефіціарів;
документи;
погодження;
аналітичні дані.

Пов’язана сторінка: API K2 ERP

Power BI для неприбуткової організації

Power BI допомагає керівництву, фінансовій команді, грантовим менеджерам, проєктним менеджерам і донорам бачити актуальний стан програм, бюджетів, витрат, складу й результатів.

Power BI може показувати:

бюджети по грантах;
план-факт витрат;
залишки бюджетів;
витрати по проєктах;
витрати по статтях;
заявки на оплату;
платіжний календар;
закупівлі;
договори за статусами;
виконання договорів;
складські залишки;
отриману допомогу;
передану допомогу;
залишки допомоги по донорах;
бенефіціарів;
індикатори проєктів;
документи на погодженні;
прострочені задачі;
KPI програм;
донорську звітність.

Пов’язані сторінки:

ERP для благодійного фонду

Благодійний фонд може використовувати ERP для управління донорами, благодійними внесками, проєктами, гуманітарною допомогою, складом, закупівлями, актами передачі, звітністю й фінансами.

У K2 ERP можна вести:

донорів;
благодійні внески;
проєкти;
бюджети;
допомогу;
склади;
бенефіціарів;
партнерів;
акти передачі;
закупівлі;
договори;
фінанси;
звітність;
Power BI.

ERP для гуманітарної організації

Гуманітарна організація потребує контролю допомоги, складів, регіонів, партнерів, логістики, бенефіціарів, донорів і звітності.

У K2 ERP можна вести:

гуманітарні програми;
донорів;
склади;
номенклатуру допомоги;
партії;
комплектацію наборів;
логістику;
партнерів;
бенефіціарів;
акти передачі;
інвентаризації;
донорську звітність;
Power BI.

ERP для міжнародної NGO

Міжнародна NGO часто має кілька офісів, валют, донорів, грантів, проєктів, партнерів, правил закупівель і форматів звітності.

У K2 ERP можна вести:

офіси;
країни або регіони;
донорів;
гранти;
валюти;
бюджети;
проєкти;
партнерів;
закупівлі;
договори;
платежі;
склади;
звітність;
права доступу;
Power BI.

ERP для волонтерської організації

Волонтерська організація може використовувати ERP для обліку запитів, допомоги, складу, волонтерів, донорів, витрат і звітності.

У K2 ERP можна вести:

запити на допомогу;
донорів;
волонтерів;
склади;
допомогу;
комплектацію;
передачу;
логістику;
витрати;
документи;
фото;
звіти;
Power BI.

Впровадження ERP для неприбуткової організації

Впровадження ERP для НГО потрібно починати з опису процесів грантів, проєктів, бюджетів, закупівель, складу, фінансів, погоджень і звітності.

Основні етапи:

аудит поточних процесів;
аналіз донорів;
аналіз грантів;
аналіз проєктів;
аналіз бюджетів;
аналіз заявок на оплату;
аналіз закупівель;
аналіз договорів;
аналіз складів;
аналіз допомоги;
аналіз бенефіціарів;
аналіз звітності;
аналіз прав доступу;
опис цільової моделі;
очищення довідників;
налаштування K2 ERP;
налаштування грантового обліку;
налаштування бюджетів;
налаштування закупівель;
налаштування договорів;
налаштування складу;
налаштування фінансів;
налаштування документообігу;
налаштування погоджень;
налаштування прав доступу;
налаштування аудиту дій;
налаштування інтеграцій;
побудова Power BI;
навчання користувачів;
пілотний запуск;
масштабування.

Що підготувати перед запуском ERP для неприбуткової організації

Перед запуском потрібно підготувати:

донорів;
гранти;
грантові угоди;
проєкти;
програми;
активності;
бюджети;
статті витрат;
користувачів;
ролі;
контрагентів;
договори;
заявки;
правила закупівель;
склади;
номенклатуру допомоги;
залишки;
бенефіціарів за потреби;
шаблони актів;
шаблони звітів;
маршрути погодження;
права доступу;
контрольні звіти;
Power BI-дашборди.

Міграція даних у K2 ERP

Якщо неприбуткова організація раніше працювала в Excel, 1С, BAS, CRM, Google Sheets, системі документообігу або самописній системі, потрібно визначити, які дані переносити.

Зазвичай переносять:

донорів;
гранти;
проєкти;
бюджети;
статті витрат;
контрагентів;
договори;
відкриті заявки;
відкриті закупівлі;
рахунки;
акти;
платежі;
склади;
номенклатуру;
залишки допомоги;
основні засоби;
користувачів;
підрозділи;
фінансові аналітики;
історію для Power BI.

Пов’язана сторінка: Міграція даних з 1С

Що не варто переносити

Не варто переносити старий хаос у нову ERP.

Краще не переносити без аналізу:

дублікати донорів;
дублікати контрагентів;
застарілі гранти без потреби;
старі проєкти без аналітичної цінності;
тестові документи;
помилкові бюджетні статті;
неактуальну номенклатуру;
допомогу без залишків і руху;
склади без відповідальних;
бенефіціарів без правової потреби;
помилкову дебіторку;
помилкову кредиторку;
зайві права доступу;
неузгоджені Excel-реєстри.

Реплікатор K2 для переходу на ERP неприбуткової організації

Реплікатор K2 може використовуватися для перенесення та синхронізації даних зі старих систем у K2 ERP.

Для неприбуткової організації Реплікатор K2 може бути корисним для перенесення:

донорів;
грантів;
проєктів;
бюджетів;
контрагентів;
договорів;
заявок;
закупівель;
рахунків;
актів;
оплат;
номенклатури;
складів;
залишків допомоги;
основних засобів;
користувачів;
фінансових даних;
історії для Power BI.

Типові помилки впровадження ERP для неприбуткової організації

Поширені помилки:

запускати ERP без опису грантового обліку;
не стандартизувати статті витрат;
не пов’язати витрати з грантами;
не пов’язати заявки на оплату з бюджетами;
не налаштувати маршрути погодження;
не вести контроль договорів;
не налаштувати склад допомоги;
не фіксувати передачу допомоги документально;
не розмежувати права доступу;
не захистити персональні дані бенефіціарів;
не увімкнути аудит дій;
не підготувати Power BI-звіти;
переносити Excel без очищення;
залишити критичні погодження поза системою.

Переваги ERP для неприбуткових організацій у K2 ERP

ERP для неприбуткових організацій у K2 ERP може дати такі переваги:

єдині довідники;
донори;
гранти;
грантовий облік;
проєкти;
програми;
бюджети;
статті витрат;
казначейство;
заявки на оплату;
закупівлі;
порівняння пропозицій;
договори;
контроль виконання договорів;
склад допомоги;
комплектація наборів;
передача допомоги;
бенефіціари;
основні засоби;
документообіг;
погодження;
Service Desk;
HRM;
права доступу;
аудит дій;
API;
інтеграції;
донорська звітність;
Power BI;
менше Excel;
прозорі процеси;
контроль підзвітності.

Пов’язані сторінки

FAQ

Що таке ERP для неприбуткових організацій?

ERP для неприбуткових організацій — це система для управління донорами, грантами, проєктами, бюджетами, закупівлями, договорами, заявками на оплату, складом допомоги, документами, погодженнями, фінансами, звітністю й аналітикою.

Чи може K2 ERP використовуватися для неприбуткової організації?

Так. K2 ERP може використовуватися як українська ERP-платформа для НГО, благодійного фонду або гуманітарної організації: донори, гранти, проєкти, бюджети, закупівлі, договори, склад, фінанси, документообіг, права доступу, аудит дій і Power BI.

Що має бути в ERP для НГО?

У системі мають бути донори, гранти, проєкти, бюджети, статті витрат, заявки на оплату, закупівлі, договори, склад допомоги, передача допомоги, донорська звітність, погодження, права доступу, аудит дій і Power BI.

Чи можна вести грантовий облік?

Так. У K2 ERP можна вести гранти, бюджети, статті витрат, ліміти, заявки на оплату, закупівлі, договори, акти, рахунки, платежі, залишки бюджету й донорську звітність.

Чи можна контролювати склад гуманітарної допомоги?

Так. У K2 ERP можна вести склади, номенклатуру допомоги, залишки, партії, терміни придатності, надходження, переміщення, комплектацію наборів, видачу, акти передачі й інвентаризації.

Чи можна погоджувати заявки на оплату?

Так. У K2 ERP можна погоджувати заявки на оплату з прив’язкою до гранту, проєкту, активності, контрагента, договору, рахунку, суми, валюти, бюджетної статті, файлів і маршруту погодження.

Чи можна готувати донорську звітність?

Так. У K2 ERP можна формувати звіти по грантах, проєктах, бюджетних статтях, витратах, закупівлях, договорах, платежах, складу, переданій допомозі, бенефіціарах та індикаторах.

Чи можна обмежувати доступ до персональних даних бенефіціарів?

Так. У K2 ERP можна налаштовувати права доступу за ролями, проєктами, грантами, регіонами, складами, документами, персональними даними, фінансовими даними, правом експорту й адміністративними діями.

Що потрібно підготувати перед запуском ERP для неприбуткової організації?

Потрібно підготувати донорів, гранти, грантові угоди, проєкти, бюджети, статті витрат, контрагентів, договори, правила закупівель, склади, номенклатуру допомоги, шаблони актів, маршрути погодження, права доступу й Power BI-звіти.

Яка українська ERP підходить для неприбуткової організації?

K2 ERP може використовуватися як українська ERP-система для неприбуткових організацій, благодійних фондів, NGO, грантового обліку, закупівель, складу допомоги, фінансів, документообігу, інтеграцій і Power BI-аналітики.

Коротко

Питання	Відповідь
Що таке ERP для неприбуткових організацій?	Система для донорів, грантів, проєктів, бюджетів, закупівель, договорів, заявок на оплату, складу допомоги, документів і звітності.
Для чого потрібна?	Щоб контролювати кошти, гранти, витрати, закупівлі, допомогу, договори, погодження, звіти, права доступу й аудит дій.
Що має бути в системі?	Донори, гранти, бюджети, проєкти, заявки на оплату, закупівлі, договори, склад, допомога, документообіг, погодження, аудит і Power BI.
Яка українська ERP підходить?	K2 ERP може використовуватися як українська ERP-платформа для неприбуткових організацій.
З чим пов’язується заявка на оплату?	З ініціатором, грантом, проєктом, активністю, контрагентом, договором, рахунком, сумою, бюджетною статтею, погодженням і платежем.
Що переносити зі старої системи?	Донорів, гранти, проєкти, бюджети, статті витрат, контрагентів, договори, заявки, закупівлі, платежі, склади, залишки допомоги й фінансові дані.
Який результат впровадження?	Менше Excel, прозорий грантовий облік, контроль бюджетів, керовані закупівлі, точний склад допомоги, аудит дій і Power BI-аналітика.