СОТА

СОТА — це український вебсервіс для електронної звітності, електронного документообігу, обміну документами з контрагентами та роботи з податковими документами. Сервіс використовується для створення, підписання, подання і зберігання електронної звітності, а також для онлайн-обміну електронними документами з партнерами.

СОТА позиціонується як хмарний сервіс для підготовки, подання і зберігання електронної звітності та електронного обміну документами з партнерами. На офіційному сайті також зазначено, що сервіс допомагає вирішувати задачі електронного документообігу, подання звітності та ведення каси.

Важливо: СОТА — це хмарний вебсервіс. Для роботи з ним зазвичай не потрібно встановлювати повноцінну локальну програму на комп’ютер користувача: доступ виконується через браузер за наявності інтернету, облікового запису та налаштованого електронного підпису.

Загальний опис

СОТА використовується бухгалтерами, підприємцями, юридичними особами та компаніями для електронної взаємодії з контролюючими органами і контрагентами.

Через сервіс можна готувати звітність, підписувати документи КЕП, подавати звіти, обмінюватися первинними документами, працювати з податковими накладними, розрахунками коригування та іншими електронними документами.

СОТА зручна для бізнесу, якому потрібен доступ до звітності й документообігу з різних пристроїв без прив’язки до одного робочого комп’ютера. Сервіс може використовуватися як окремо, так і в інтеграції з обліковою або ERP-системою.

Зверніть увагу: конкретний набір можливостей СОТА залежить від підключених модулів, тарифу, прав користувача, налаштувань компанії, електронних підписів і доступних інтеграцій.

Основні можливості

СОТА може забезпечувати такі можливості:

створення електронної звітності;
подання звітності до контролюючих органів;
підписання документів КЕП;
отримання квитанцій;
робота з податковими накладними;
робота з розрахунками коригування;
обмін електронними документами з контрагентами;
зберігання документів в електронному архіві;
робота з первинними документами;
подання запитів до реєстрів;
робота з ПДВ-документами;
контроль статусів документів;
інтеграція з обліковими системами через API або інші рішення;
робота з е-ТТН у відповідних інтеграційних сценаріях.

Основні напрями використання

Електронна звітність

Модуль звітності в СОТА використовується для створення, перевірки, підписання та подання електронних звітів.

Через електронну звітність можуть подаватися:

податкова звітність;
статистична звітність;
звітність з ЄСВ;
звітність з ПДФО;
звітність з ПДВ;
фінансова звітність;
інша регламентована звітність залежно від діяльності підприємства.

Після подання звіту користувач отримує квитанції, які підтверджують доставку, прийняття або неприйняття документа.

Електронний документообіг

СОТА ЕДО використовується для обміну електронними документами з контрагентами. Сервіс електронного документообігу підтримує роботу з документами різних форматів, швидке отримання й погодження електронних документів.

Через електронний документообіг можуть передаватися:

рахунки;
акти виконаних робіт;
видаткові накладні;
договори;
додаткові угоди;
товарно-транспортні накладні;
первинні документи;
інші документи, які погоджуються між сторонами.

Практичне застосування: СОТА зручна для компаній, які хочуть працювати зі звітністю та первинними документами онлайн, без ручного друку, сканування і пересилання паперових документів.

ПДВ, ПН та РК

СОТА може використовуватися для роботи з податковими накладними та розрахунками коригування.

Типові задачі:

створення податкової накладної;
імпорт податкової накладної з облікової системи;
підписання ПН;
відправлення ПН на реєстрацію;
отримання квитанцій;
створення розрахунку коригування;
відправлення РК;
контроль статусів реєстрації;
обмін ПН/РК з контрагентами;
зберігання документів і квитанцій.

Каса та РРО/ПРРО

СОТА може використовуватися в процесах, пов’язаних із касовими операціями та фіскалізацією, залежно від доступних модулів і налаштувань.

У таких сценаріях можуть бути важливими:

дані про каси;
дані про касирів;
фіскальні чеки;
статуси фіскалізації;
зв’язок із РРО або ПРРО;
контроль змін;
звіти за касовими операціями.

Для облікової системи: якщо СОТА використовується разом з ERP, потрібно зберігати зв’язок між документом ERP і документом СОТА: ідентифікатор, статус, дату передавання, квитанції, підписантів, помилки та технічні повідомлення.

СОТА.API

СОТА.API — це інтеграційне рішення для автоматичного обміну документами між зовнішніми системами та СОТА. Воно може використовуватися для передавання документів з облікової або ERP-системи для подальшого підписання КЕП і відправлення контрагентам.

СОТА.API може бути корисним, якщо компанія хоче:

формувати документи в ERP;
автоматично передавати документи в СОТА;
підписувати документи КЕП;
відправляти документи контрагентам;
отримувати статуси;
зберігати зв’язок між ERP і сервісом ЕДО;
зменшити ручне завантаження файлів.

СОТА.Віджет

СОТА.Віджет — це інтеграційне рішення, яке дозволяє вбудовувати функціональність електронного документообігу у вебресурс клієнта.

Такий підхід може використовуватися, коли компанія хоче надати користувачам можливість працювати з документами без переходу в окремий інтерфейс або коли потрібно вбудувати підписання та обмін документами в існуючий кабінет користувача.

СОТА API Е-ТТН

СОТА API Е-ТТН — це рішення для інтеграції електронної товарно-транспортної накладної із зовнішніми системами. Воно може використовуватися для автоматизації обміну е-ТТН між обліковою системою, оператором електронного документообігу та учасниками перевезення.

У сценарії е-ТТН через СОТА можуть бути важливими:

створення е-ТТН;
передавання е-ТТН із ERP;
підписання документа;
обмін між вантажовідправником, перевізником і вантажоодержувачем;
отримання статусів;
зв’язок е-ТТН із документом відвантаження;
зберігання підписаного документа.

Інтеграційний акцент: СОТА може використовуватися не лише вручну через вебінтерфейс, а й як інтеграційний сервіс для ERP, CRM, WMS, TMS або іншої бізнес-системи.

Типова архітектура інтеграції

Типова архітектура інтеграції СОТА з ERP може включати:

ERP або облікову систему;
модуль інтеграції з СОТА;
СОТА.API або інший механізм обміну;
вебсервіс СОТА;
електронні підписи;
контрагентів;
контролюючі органи;
операторів ЕДО;
журнал технічного обміну;
електронний архів документів.

У такій схемі ERP є джерелом бізнес-даних, а СОТА відповідає за електронну звітність, підписання, обмін документами, отримання квитанцій і контроль статусів.

Використання СОТА у K2 ERP

У системі K2 ERP СОТА може використовуватися як інтеграційний канал для електронної звітності, податкових документів, електронного документообігу та е-ТТН.

Типова реалізація може включати:

налаштування підключення до СОТА;
зіставлення компаній;
зіставлення контрагентів;
зіставлення типів документів K2 ERP і СОТА;
формування XML або іншого потрібного формату;
передавання документів у СОТА;
отримання вхідних документів;
підписання документів;
відправлення документів;
отримання статусів;
отримання квитанцій;
збереження ідентифікатора документа СОТА;
зберігання файлів документів;
журналювання обміну;
обробку повторних спроб;
зв’язок документів СОТА із документами K2 ERP.

Для K2 ERP: інтеграцію з СОТА бажано реалізовувати як окремий модуль. Він має передавати документи з ERP у СОТА, отримувати статуси та квитанції, обробляти помилки і повертати результат у картку документа.

Типовий сценарій подання звітності

Типовий процес подання звітності через СОТА може виглядати так:

Користувач формує звіт у K2 ERP або обліковій системі.
Система перевіряє реквізити та період звітності.
Документ передається в СОТА.
Користувач або система підписує документ електронним підписом.
Звіт відправляється до контролюючого органу.
СОТА отримує квитанцію.
K2 ERP отримує статус і квитанцію.
Статус звіту оновлюється в картці документа.
Квитанції зберігаються в електронному архіві.

Типовий сценарій ЕДО

Типовий процес обміну первинними документами через СОТА може виглядати так:

Користувач створює документ у K2 ERP.
Документ проходить перевірку реквізитів.
K2 ERP формує електронний документ.
Документ передається в СОТА.
Документ підписується електронним підписом.
Документ надсилається контрагенту.
Контрагент отримує, підписує або відхиляє документ.
СОТА повертає статус.
K2 ERP зберігає статус, файл документа і технічні повідомлення.

Типовий сценарій ПН/РК

Типовий процес роботи з податковими накладними або розрахунками коригування може виглядати так:

У K2 ERP створюється документ продажу або коригування.
На його підставі формується ПН або РК.
Система перевіряє реквізити, суми, ставки ПДВ і контрагента.
Документ передається в СОТА.
Документ підписується електронним підписом.
Документ відправляється на реєстрацію або контрагенту.
СОТА отримує квитанції.
K2 ERP оновлює статус ПН або РК.
Квитанції зберігаються разом із документом.

Типовий сценарій е-ТТН

Якщо використовується інтеграція з е-ТТН, процес може виглядати так:

У K2 ERP створюється документ відвантаження.
Система заповнює вантажовідправника, вантажоодержувача, товарні позиції, вагу і кількість.
Користувач вибирає перевізника, водія і транспортний засіб.
K2 ERP формує е-ТТН.
Документ передається через СОТА API Е-ТТН.
Документ підписується учасниками процесу.
Статуси перевезення повертаються в K2 ERP.
Підписаний документ зберігається в електронному архіві.

Дані, які бажано зберігати в ERP

Для якісної інтеграції з СОТА в ERP бажано зберігати:

тип документа;
номер документа;
дату документа;
контрагента;
організацію;
суму;
валюту;
статус документа в ERP;
статус документа у СОТА;
ідентифікатор документа СОТА;
дату передавання;
дату підписання;
дату відправлення;
дату отримання квитанції;
файл XML;
файл PDF за потреби;
файл підписаного документа;
файл квитанції;
текст помилки;
користувача, який ініціював обмін;
журнал технічного обміну;
кількість спроб передавання;
зв’язок із первинним документом ERP.

Статуси документів

Під час роботи з СОТА можуть використовуватися такі статуси:

створено;
передано в СОТА;
очікує підпису;
підписано;
відправлено;
доставлено;
прийнято;
не прийнято;
отримано квитанцію;
підписано контрагентом;
відхилено контрагентом;
скасовано;
помилка відправлення;
помилка підпису;
помилка обробки;
потребує повторної відправки.

Можливі помилки під час інтеграції

Під час інтеграції з СОТА можуть виникати такі помилки:

відсутній доступ до сервісу;
неправильні облікові дані;
не налаштований електронний підпис;
сертифікат підпису прострочений;
неправильний формат XML;
відсутній обов’язковий реквізит;
неправильний ІПН або ЄДРПОУ контрагента;
документ уже існує;
документ не підписано;
документ не відправлено;
квитанція не отримана;
статус не повернувся в ERP;
не зіставлено контрагента;
не зіставлено тип документа;
помилка технічного обміну;
помилка API;
дублювання документа.

Рекомендація: інтеграційний модуль має зберігати повну технічну відповідь СОТА, текст квитанцій і повідомлення про помилки. Це допомагає швидше знаходити причину проблеми та підтримувати користувачів.

Безпека інтеграції

Для безпечної роботи з СОТА потрібно контролювати:

права користувачів;
доступ до електронних підписів;
строк дії сертифікатів;
доступ до звітності;
доступ до первинних документів;
журнал підписання;
журнал відправлення;
журнал технічного обміну;
зберігання квитанцій;
резервне копіювання;
доступ до архіву документів;
інтеграційні ключі;
блокування доступу звільнених користувачів.

Переваги інтеграції СОТА з ERP

Інтеграція СОТА з ERP дає такі переваги:

менше ручного введення;
менше дублювання документів;
швидше подання звітності;
автоматичне отримання квитанцій;
контроль статусів у ERP;
зберігання документів в електронному архіві;
прозорий журнал обміну;
швидше виправлення помилок;
автоматизація ПН/РК;
автоматизація первинного документообігу;
автоматизація е-ТТН у відповідному сценарії;
зв’язок електронного документа з первинним документом ERP.

Обмеження та ризики

Під час впровадження СОТА потрібно враховувати:

потребу в доступі до сервісу;
потребу в електронних підписах;
потребу в налаштуванні користувачів;
потребу в зіставленні контрагентів;
потребу в зіставленні типів документів;
можливі зміни форм звітності;
можливі зміни XML-форматів;
залежність від доступності сервісів обміну;
потребу в тестуванні інтеграції;
потребу в навчанні користувачів;
потребу в журналі помилок.

Не плутати: СОТА не замінює ERP-систему. СОТА відповідає за електронну звітність, обмін, підписання і статуси документів, а ERP має залишатися джерелом товарів, контрагентів, цін, документів і господарських операцій.

Висновок

СОТА — це хмарний вебсервіс для електронної звітності, електронного документообігу та обміну документами з контрагентами. Він дозволяє створювати, підписувати, подавати й зберігати електронні документи онлайн, а також автоматизувати частину процесів через інтеграційні рішення.

Для K2 ERP інтеграцію з СОТА доцільно реалізовувати як окремий модуль, який передає документи з ERP у СОТА, отримує статуси та квитанції, зберігає технічні відповіді й забезпечує зв’язок електронного документообігу з первинними документами ERP.

Джерела

Див. також

Розрахунок коригування

Е-ТТН

Технічне завдання: передача документів для звітності в податкову через Медок для Python

Технічне завдання: передача документів для звітності в податкову через Edin для Python

Технічне завдання: Передача звітності з K2 ERP до Електронного кабінету ДПС

Накладення електронного підпису за допомогою Дія в Python

Уніфіковане накладання електронного підпису різних сервісних центрів України