Освіта

Освіта — це сфера, у якій важливо керувати навчальними програмами, студентами, учнями, слухачами, абітурієнтами, викладачами, групами, розкладом, договорами, оплатами, заявками, документами, фінансами, комунікаціями та якістю навчального процесу.

K2 ERP може використовуватися як українська ERP-платформа для приватних шкіл, університетів, коледжів, навчальних центрів, мовних шкіл, IT-шкіл, бізнес-шкіл, онлайн-шкіл, EdTech-компаній, корпоративного навчання та освітніх холдингів.

Автоматизація освіти — це не тільки електронний журнал або список студентів. Для керівництва важливо бачити повний цикл: заявка на навчання, консультація, договір, рахунок, оплата, група, розклад, викладач, відвідуваність, успішність, сертифікат, повторний продаж, фінансовий результат і BI-аналітика.

Головне. Освіта потребує єдиної системи для CRM, абітурієнтів, студентів, курсів, груп, розкладу, викладачів, договорів, оплат, заявок, документів, фінансів, комунікацій і BI-аналітики.

Для освітніх організацій. K2 ERP може допомагати контролювати набір студентів, навчальний процес, розклад, навантаження викладачів, договори, платежі, борги, заявки, документообіг, інтеграції з сайтом, LMS, платіжними сервісами та Power BI.

Для впровадження. Перед запуском ERP в освіті потрібно описати освітні продукти, курси, групи, студентів, викладачів, розклад, тарифи, договори, графіки оплат, знижки, заявки, документи, ролі користувачів, інтеграції та управлінські звіти.

Що таке освіта з погляду ERP

З погляду ERP, освіта — це система пов’язаних процесів, які починаються з першого звернення потенційного студента і завершуються не тільки видачею сертифіката, а й повторним навчанням, фінансовою аналітикою та оцінкою якості.

ERP для освіти може охоплювати:

абітурієнтів;
студентів;
учнів;
слухачів;
батьків;
корпоративних клієнтів;
навчальні програми;
курси;
модулі;
групи;
потоки;
розклад;
аудиторії;
онлайн-заняття;
викладачів;
кураторів;
договори;
рахунки;
оплати;
борги;
знижки;
розстрочки;
відвідуваність;
успішність;
сертифікати;
заявки;
документообіг;
комунікації;
фінанси;
Power BI-аналітику.

Для яких освітніх організацій потрібна автоматизація

Автоматизація освіти потрібна організаціям, які працюють із набором студентів, групами, розкладом, викладачами, договорами, оплатами та навчальними результатами.

Типові користувачі:

приватні школи;
університети;
коледжі;
ліцеї;
навчальні центри;
мовні школи;
IT-школи;
бізнес-школи;
онлайн-школи;
EdTech-компанії;
дитячі освітні центри;
центри професійного навчання;
центри підвищення кваліфікації;
тренінгові компанії;
корпоративні університети;
компанії з корпоративним навчанням;
освітні холдинги;
організації з кількома філіями;
компанії, які переходять з 1С, BAS, Excel, Google Sheets, CRM або застарілих освітніх систем.

Які процеси автоматизує K2 ERP в освіті

K2 ERP може допомагати автоматизувати освітні, клієнтські, фінансові, документальні та управлінські процеси.

Основні процеси:

приймання заявок на навчання;
ведення CRM;
робота з абітурієнтами;
консультації;
пробні заняття;
продаж курсів;
формування договорів;
виставлення рахунків;
контроль оплат;
контроль боргів;
формування груп;
ведення розкладу;
призначення викладачів;
облік відвідуваності;
облік успішності;
видача сертифікатів;
заявки студентів і батьків;
документообіг;
комунікації;
управлінський облік;
Power BI-аналітика.

K2 ERP як система для освіти

K2 ERP може використовуватися як українська ERP-платформа для автоматизації освітніх організацій.

K2 ERP може покривати такі напрями:

Основні модулі для освіти

Модуль	Що включає	Навіщо потрібен
CRM	Ліди, заявки, абітурієнти, консультації, пробні заняття	Щоб керувати набором студентів
Студенти	Картки студентів, контакти, батьки, статуси, історія навчання	Щоб мати єдину базу здобувачів освіти
Курси	Програми, модулі, рівні, пакети, тривалість, вартість	Щоб структурувати освітні продукти
Групи	Навчальні групи, потоки, куратори, викладачі, статуси	Щоб організувати навчальний процес
Розклад	Заняття, аудиторії, викладачі, групи, онлайн-посилання	Щоб контролювати час, ресурси й конфлікти
Викладачі	Викладачі, графіки, навантаження, ставки, предмети	Щоб керувати педагогічними ресурсами
Договори	Договори на навчання, додаткові угоди, файли, статуси	Щоб контролювати юридичні умови
Оплати	Рахунки, графіки оплат, платежі, борги, розстрочки, знижки	Щоб контролювати гроші
Заявки	Звернення студентів, батьків, викладачів і внутрішні задачі	Щоб не губити операційні питання
Документообіг	Договори, заяви, накази, сертифікати, довідки, архів	Щоб документи були в єдиній системі
Аналітика	Набір, конверсія, оплати, борги, групи, викладачі, Power BI	Щоб керівництво бачило ефективність освіти

CRM в освіті

CRM в освіті потрібна для управління набором студентів: від першої заявки до оплати й зарахування в групу.

У K2 ERP можна вести:

ліди;
заявки з сайту;
абітурієнтів;
потенційних студентів;
батьків;
корпоративних клієнтів;
джерела звернень;
консультації;
пробні заняття;
задачі менеджерів;
комерційні пропозиції;
причини відмов;
повторні продажі;
воронку продажів;
конверсію;
KPI менеджерів.

Пов’язана сторінка: CRM + ERP

Студенти, учні та слухачі

Єдина картка студента має показувати не тільки контактні дані, а й навчальну, фінансову та документальну історію.

У K2 ERP можна вести:

студентів;
учнів;
слухачів;
абітурієнтів;
батьків;
опікунів;
корпоративних учасників;
контактні дані;
документи;
статуси;
групи;
курси;
історію навчання;
договори;
рахунки;
оплати;
борги;
відвідуваність;
успішність;
сертифікати;
комунікації.

Освітні програми та курси

Освітній продукт потрібно описувати як керований об’єкт: програма, курс, модуль, рівень, пакет або корпоративне навчання.

У K2 ERP можна вести:

напрями навчання;
освітні програми;
курси;
модулі;
рівні;
пакети навчання;
тривалість;
кількість занять;
вартість;
формат навчання;
онлайн-формат;
офлайн-формат;
змішаний формат;
викладачів;
навчальні матеріали;
правила завершення;
сертифікати.

Групи та потоки

Групи допомагають організувати студентів, викладачів, розклад, відвідуваність, оплати та комунікації.

У K2 ERP можна вести:

групи;
потоки;
рівні;
напрями навчання;
кураторів;
викладачів;
студентів;
дату старту;
дату завершення;
статус групи;
розклад;
аудиторії;
онлайн-посилання;
відвідуваність;
успішність;
фінансовий результат групи.

Розклад занять

Розклад має враховувати викладачів, аудиторії, групи, онлайн-заняття, перенесення, заміни та конфлікти.

У K2 ERP можна вести:

заняття;
дати;
час початку;
час завершення;
групи;
викладачів;
аудиторії;
онлайн-посилання;
теми занять;
навчальні модулі;
статуси занять;
перенесення;
скасування;
заміни викладачів;
повідомлення студентам.

Викладачі та навантаження

Викладачі — ключовий ресурс освітньої організації. ERP має показувати їхній графік, навантаження, ставки, групи та якість роботи.

У K2 ERP можна вести:

викладачів;
предмети;
напрями навчання;
компетенції;
графіки роботи;
доступність;
групи;
заняття;
навантаження;
ставки;
оплати за заняття;
заміни;
відгуки студентів;
KPI викладачів;
історію роботи.

Відвідуваність і успішність

Відвідуваність та успішність допомагають контролювати якість навчання, ризик відтоку студентів і ефективність програм.

У K2 ERP можна вести:

присутність;
відсутність;
запізнення;
причини пропусків;
відпрацювання;
онлайн-відвідування;
оцінки;
тести;
домашні завдання;
контрольні роботи;
модульні результати;
підсумкові результати;
прогрес студента;
рекомендації викладача;
статус завершення курсу.

Сертифікати та документи про навчання

Після завершення курсу освітня організація може формувати сертифікати, довідки або інші документи.

У K2 ERP можна вести:

шаблони сертифікатів;
правила видачі;
завершені курси;
результати навчання;
номери документів;
дати видачі;
файли;
електронні копії;
історію видачі;
архів документів.

Договори на навчання

Договір має бути пов’язаний зі студентом, батьком або юридичною особою, програмою, вартістю, графіком оплат і документами.

У K2 ERP можна вести:

договори зі студентами;
договори з батьками;
договори з юридичними особами;
корпоративні договори;
додаткові угоди;
програми навчання;
вартість;
знижки;
графіки оплат;
строки дії;
відповідальних;
файли;
статуси;
погодження;
архів.

Пов’язані сторінки:

Оплати за навчання

Оплати в освіті потрібно бачити по студенту, договору, групі, курсу, періоду та графіку платежів.

У K2 ERP можна вести:

рахунки;
графіки оплат;
оплати;
часткові оплати;
розстрочки;
борги;
прострочені платежі;
аванси;
повернення коштів;
знижки;
промокоди;
платежі від батьків;
корпоративні оплати;
банк;
касу;
онлайн-платежі;
фінансові звіти.

Пов’язані сторінки:

Заявки студентів, батьків і викладачів

Освітня організація щодня отримує багато звернень: питання щодо розкладу, оплат, документів, перенесення занять, технічного доступу або повернення коштів.

У K2 ERP можна вести:

заявки студентів;
заявки батьків;
заявки викладачів;
внутрішні заявки;
технічні звернення;
фінансові звернення;
запити на документи;
запити на перенесення заняття;
запити на повернення коштів;
категорії заявок;
пріоритети;
виконавців;
статуси;
SLA;
історію комунікацій.

Пов’язана сторінка: HelpDesk система

Корпоративне навчання

Для компаній, які продають навчання бізнес-клієнтам, важливо вести корпоративні договори, групи, учасників, рахунки, акти й звіти для клієнта.

У K2 ERP можна вести:

корпоративних клієнтів;
договори;
комерційні пропозиції;
програми навчання;
групи співробітників;
учасників;
розклад;
викладачів;
акти;
рахунки;
оплати;
звіти для клієнта;
сертифікати;
повторні продажі.

Онлайн-освіта та LMS

Якщо організація використовує LMS, K2 ERP може залишатися центральною системою для CRM, договорів, оплат, груп, фінансів, документообігу та аналітики.

K2 ERP можна інтегрувати з LMS для:

користувачів;
курсів;
груп;
доступів;
статусів проходження;
результатів тестів;
прогресу навчання;
сертифікатів;
оплат;
аналітики навчання.

Пов’язана сторінка: Інтеграція з LMS

Філії, аудиторії та ресурси

Якщо освітня організація має кілька філій або офлайн-локацій, ERP має допомагати керувати аудиторіями, завантаженням приміщень і ресурсами.

У K2 ERP можна вести:

філії;
кампуси;
аудиторії;
кабінети;
місткість аудиторій;
обладнання;
графік зайнятості;
відповідальних;
обмеження;
ремонти;
бронювання;
заняття по аудиторіях;
аналітику завантаження.

Фінанси освітньої організації

Фінансовий контур освіти має показувати доходи, оплати, борги, витрати, зарплатні витрати, виплати викладачам, оренду, маркетинг і фінансовий результат.

У K2 ERP можна контролювати:

рахунки;
оплати;
борги студентів;
корпоративні борги;
банк;
касу;
онлайн-платежі;
заявки на оплату;
витрати;
виплати викладачам;
оренду;
маркетингові витрати;
бюджети;
рух коштів;
прибутковість курсів;
прибутковість груп;
план-факт.

Пов’язані сторінки:

Управлінський облік в освіті

Управлінський облік має показувати реальну економіку курсів, груп, викладачів, філій, каналів продажів і освітніх напрямів.

У K2 ERP можна аналізувати:

доходи по курсах;
доходи по групах;
доходи по філіях;
доходи по менеджерах;
витрати по курсах;
витрати по викладачах;
витрати по філіях;
маркетингові витрати;
вартість залучення студента;
маржу курсів;
прибутковість груп;
борги;
конверсію заявок;
повторні продажі;
план-факт;
KPI навчального закладу.

Пов’язана сторінка: Управлінський облік

Документообіг в освіті

Освітня організація працює з договорами, заявами, наказами, рахунками, актами, сертифікатами, довідками, файлами та архівом.

У K2 ERP можна вести:

договори на навчання;
корпоративні договори;
додаткові угоди;
заяви;
накази;
рахунки;
акти;
сертифікати;
довідки;
навчальні документи;
файли;
скани;
шаблони;
статуси;
погодження;
КЕП;
ЕДО;
архів.

Пов’язані сторінки:

Погодження в освіті

У K2 ERP можна налаштувати погодження процесів, які впливають на фінанси, договори, розклад, знижки, повернення та витрати.

Можна погоджувати:

договори;
рахунки;
заявки на оплату;
великі знижки;
повернення коштів;
перенесення оплат;
зміни розкладу;
запуск нової групи;
запуск нового курсу;
витрати на викладачів;
маркетингові витрати;
закупівлі;
службові записки.

Пов’язана сторінка: Погодження

Права доступу в освіті

Права доступу мають враховувати ролі користувачів, філії, напрями навчання, фінансові дані та персональні дані студентів.

Типові ролі:

власник;
директор;
академічний директор;
керівник навчального центру;
керівник філії;
менеджер з продажів;
куратор групи;
адміністратор навчання;
викладач;
методист;
фінансист;
бухгалтер;
маркетолог;
HR;
студент;
батько;
аналітик;
адміністратор ERP.

Пов’язана сторінка: Права доступу в ERP

Аудит дій в освіті

Аудит дій потрібен для контролю змін у договорах, оплатах, знижках, розкладі, персональних даних і доступах.

У K2 ERP можна фіксувати:

створення студента;
зміну контактних даних;
зміну договору;
зміну вартості навчання;
зміну знижки;
зміну графіка оплат;
зміну платежу;
повернення коштів;
зміну групи;
зміну розкладу;
зміну викладача;
зміну статусу студента;
видачу сертифіката;
експорт даних;
зміну прав доступу;
видалення документа.

Пов’язана сторінка: Аудит дій

Інтеграції для освіти

ERP для освіти має працювати з сайтом, CRM, LMS, платіжними сервісами, банками, email, SMS, календарями, документообігом і BI.

Можливі інтеграції:

Пов’язана сторінка: Всі інтеграції

Інтеграція з сайтом

Сайт часто є головним джерелом заявок на навчання. ERP має отримувати заявки автоматично, щоб менеджери швидко обробляли звернення.

У K2 ERP можна передбачити інтеграцію для:

заявок з форм;
запису на консультацію;
запису на пробне заняття;
вибору курсу;
промокодів;
контактних даних;
джерела заявки;
UTM-міток;
статусу обробки;
передачі даних у CRM;
аналітики конверсій.

Power BI для освіти

Після впровадження K2 ERP можна побудувати управлінські дашборди для власників, директорів, академічних керівників, фінансистів, маркетологів, менеджерів і кураторів.

Power BI може показувати:

заявки на навчання;
джерела заявок;
конверсію в консультацію;
конверсію в оплату;
набір студентів;
кількість активних студентів;
кількість груп;
завантаження викладачів;
завантаження аудиторій;
відвідуваність;
успішність;
доходи по курсах;
доходи по групах;
доходи по філіях;
оплати;
борги;
розстрочки;
повернення;
витрати;
маржу курсів;
прибутковість груп;
повторні продажі;
KPI менеджерів;
KPI викладачів;
план-факт.

Пов’язані сторінки:

Впровадження K2 ERP в освіті

Впровадження ERP в освіті потрібно починати з опису моделі навчального закладу: як залучають студентів, як продають курси, як формують групи, як ведуть розклад, як контролюють оплати і які звіти потрібні керівництву.

Основні етапи:

аудит освітніх процесів;
опис CRM і воронки продажів;
опис курсів і програм;
опис студентів і груп;
опис розкладу;
опис викладачів;
опис договорів;
опис оплат;
опис знижок;
опис відвідуваності;
опис успішності;
опис заявок;
опис документообігу;
опис фінансів;
опис інтеграцій;
налаштування K2 ERP;
перенесення довідників;
перенесення активних студентів;
перенесення оплат і боргів;
налаштування ролей;
налаштування звітів;
тестування;
навчання;
запуск.

Що потрібно підготувати перед впровадженням

Дані	Що включає	Навіщо потрібно
Освітні продукти	Курси, програми, модулі, рівні, пакети, формати	Для структури навчання
Студенти	Учні, слухачі, батьки, контакти, статуси, історія	Для навчального й фінансового обліку
Групи	Групи, потоки, куратори, викладачі, дати старту й завершення	Для організації навчального процесу
Викладачі	Предмети, графіки, ставки, навантаження, доступність	Для розкладу та обліку роботи викладачів
Розклад	Заняття, аудиторії, онлайн-посилання, заміни, перенесення	Для операційного управління навчанням
Договори	Договори на навчання, корпоративні договори, додаткові угоди	Для юридичного й фінансового контролю
Фінанси	Рахунки, оплати, борги, знижки, розстрочки, повернення	Для контролю грошей
Заявки	Типи звернень, статуси, відповідальні, SLA	Для сервісної роботи зі студентами та батьками
Інтеграції	Сайт, CRM, LMS, платежі, банки, календарі, Power BI	Для автоматизації без ручного дублювання

Типові помилки впровадження ERP в освіті

Поширені помилки:

починати без опису воронки набору;
не розділити абітурієнтів, студентів і випускників;
не очистити дублікати контактів;
не описати курси й освітні програми;
не описати групи та потоки;
не перевірити договори;
не звірити оплати й борги;
не описати графіки оплат;
не налаштувати розклад;
не врахувати заміни викладачів;
не налаштувати права доступу;
не передбачити аудит дій;
не підготувати інтеграцію з сайтом;
не підготувати інтеграцію з платежами;
не підготувати BI-звіти;
запускати систему без тестового періоду.

Застереження щодо 1С та BAS в освіті

В освітніх організаціях можуть використовуватися 1С, BAS, Excel, Google Sheets, окремі CRM, LMS або самописні рішення.

Перед продовженням використання 1С або BAS варто врахувати:

санкційні ризики;
юридичні ризики;
кібербезпекові ризики;
репутаційні ризики;
складність підтримки;
залежність від доробок;
складність інтеграцій;
ризики зберігання персональних і фінансових даних;
потребу в українській альтернативі.

Українською альтернативою для переходу може бути K2 ERP.

Переваги автоматизації освіти в K2 ERP

Впровадження K2 ERP в освіті може дати такі переваги:

українська ERP-платформа;
єдина база студентів;
CRM для набору;
облік абітурієнтів;
облік груп;
курси й освітні програми;
розклад;
викладачі;
навантаження;
відвідуваність;
успішність;
договори;
рахунки;
оплати;
борги;
знижки;
розстрочки;
заявки;
документообіг;
погодження;
права доступу;
аудит дій;
API;
інтеграції з сайтом;
інтеграції з LMS;
інтеграції з платіжними сервісами;
Power BI;
управлінська аналітика.

Пов’язані сторінки

Сторінка	Навіщо дивитися
K2 ERP	Українська ERP-платформа для автоматизації бізнесу
Освіта	Поточна сторінка про автоматизацію освітніх організацій
ERP для освіти	ERP для навчальних закладів, курсів, студентів, оплат і аналітики
CRM + ERP	Ліди, заявки, консультації, клієнти, продажі та повторні продажі
HelpDesk система	Заявки студентів, батьків, викладачів і внутрішні звернення
Управлінський облік	Доходи, витрати, курси, групи, філії, маржа та план-факт
Казначейство в ERP	Оплати, банк, каса, борги, платіжний календар
Документообіг в ERP	Договори, заяви, накази, сертифікати, файли й архів
Power BI	BI-аналітика для керівництва
Всі інтеграції	Перелік інтеграцій K2 ERP

Дивіться також

FAQ

Що таке автоматизація освіти?

Автоматизація освіти — це впровадження системи для управління заявками, студентами, курсами, групами, розкладом, викладачами, договорами, оплатами, заявками, документами, фінансами та аналітикою.

Чи може K2 ERP використовуватися в освіті?

Так. K2 ERP може використовуватися як українська ERP-платформа для шкіл, університетів, курсів, навчальних центрів, онлайн-шкіл, корпоративного навчання, CRM, фінансів, документообігу та BI-аналітики.

Які освітні процеси можна автоматизувати в K2 ERP?

Можна автоматизувати заявки на навчання, CRM, студентів, групи, курси, розклад, викладачів, відвідуваність, успішність, договори, рахунки, оплати, борги, знижки, заявки, документи, фінанси та звіти.

Чи можна вести CRM для набору студентів?

Так. У K2 ERP можна вести ліди, заявки з сайту, консультації, пробні заняття, воронку продажів, задачі менеджерів, джерела звернень, конверсію та KPI менеджерів.

Чи можна вести розклад занять?

Так. У K2 ERP можна вести заняття, групи, викладачів, аудиторії, онлайн-посилання, перенесення, заміни, статуси занять і контроль конфліктів.

Чи можна контролювати оплати за навчання?

Так. K2 ERP може вести рахунки, графіки оплат, часткові оплати, розстрочки, борги, прострочені платежі, знижки, повернення, банк, касу та онлайн-платежі.

Чи можна інтегрувати K2 ERP з LMS?

Так. K2 ERP може інтегруватися з LMS для обміну даними про користувачів, курси, групи, доступи, прогрес навчання, результати тестів і сертифікати.

Чи можна підключити сайт і платіжні сервіси?

Так. K2 ERP може отримувати заявки з сайту, передавати їх у CRM, а також інтегруватися з платіжними сервісами для автоматичної фіксації оплат і контролю боргів.

Чи можна підключити Power BI для освіти?

Так. Дані K2 ERP можна використовувати для Power BI-дашбордів: заявки, конверсія, набір, активні студенти, групи, викладачі, відвідуваність, оплати, борги, доходи, витрати, KPI і план-факт.

Яка українська ERP підходить для освіти?

K2 ERP може використовуватися як українська ERP-система для приватної школи, університету, навчального центру, курсів, онлайн-школи, корпоративного навчання або освітньої компанії, яка переходить із 1С, BAS, Excel, Google Sheets чи застарілої системи.

Коротко

Питання	Відповідь
Що таке освіта в ERP?	Управління заявками, студентами, курсами, групами, розкладом, викладачами, оплатами, документами, фінансами й BI.
Яка українська ERP підходить?	K2 ERP — українська ERP-платформа для шкіл, університетів, курсів, навчальних центрів, онлайн-шкіл і корпоративного навчання.
Що може автоматизувати K2 ERP?	CRM, заявки, студентів, групи, курси, розклад, викладачів, відвідуваність, договори, оплати, борги, документи й Power BI.
Чи можна вести набір студентів?	Так. Можна вести заявки, ліди, консультації, пробні заняття, воронку продажів, джерела звернень і конверсію.
Чи можна контролювати оплати?	Так. Можна вести рахунки, графіки оплат, борги, розстрочки, знижки, повернення, банк, касу й онлайн-платежі.
Чи можна інтегрувати LMS?	Так. Можлива інтеграція з LMS для курсів, груп, доступів, прогресу, тестів і сертифікатів.
Чи можна будувати BI?	Так. Дані K2 ERP можна використовувати для Power BI-дашбордів по освіті.