Облік договорів

Облік договорів — це процес реєстрації, погодження, зберігання, контролю строків, сум, лімітів, додаткових угод, рахунків, актів, оплат, відповідальних, файлів і статусів договорів у єдиній системі.

Для бізнесу облік договорів важливий не тільки як юридичний архів. Договір впливає на продажі, закупівлі, фінанси, платежі, бюджетування, документообіг, логістику, сервіс, HR, підрядників, клієнтів і управлінську аналітику.

K2 ERP може використовуватися як українська ERP-платформа для обліку договорів: реєстр договорів, картки договорів, додаткові угоди, погодження, контроль строків, ліміти, рахунки, акти, заявки на оплату, КЕП, ЕДО, права доступу, аудит дій, інтеграції та Power BI.

Головне. Облік договорів має показувати не лише файл договору, а весь життєвий цикл: ініціація, підготовка, погодження, підписання, виконання, оплати, додаткові угоди, контроль строків, закриття й архів.

Облік договорів у K2 ERP. K2 ERP може об’єднати договори з фінансами, казначейством, закупівлями, продажами, CRM, документообігом, заявками на оплату, бюджетами, складом, логістикою, сервісом, КЕП, ЕДО та Power BI.

Практичний принцип. Договір не повинен жити окремо у файловій папці. Він має бути пов’язаний із контрагентом, відповідальним, бюджетом, рахунками, актами, оплатами, строками, додатковими угодами та бізнес-процесом, для якого його створено.

Що таке облік договорів

Облік договорів — це системне ведення всіх договорів компанії в єдиному реєстрі з реквізитами, файлами, статусами, відповідальними, строками, сумами, умовами, погодженнями та пов’язаними документами.

Облік договорів може включати:

реєстр договорів;
картки договорів;
договори з клієнтами;
договори з постачальниками;
договори з підрядниками;
договори з перевізниками;
договори оренди;
договори сервісу;
трудові та кадрові договори за потреби;
додаткові угоди;
специфікації;
протоколи розбіжностей;
файли;
погодження;
КЕП;
електронний документообіг;
контроль строків;
контроль оплат;
контроль лімітів;
архів договорів;
аналітику.

Для чого потрібен облік договорів

Облік договорів потрібен, щоб компанія могла контролювати юридичні, фінансові та операційні зобов’язання.

Система обліку договорів допомагає:

швидко знаходити потрібний договір;
бачити актуальну версію;
контролювати строки дії;
не пропускати завершення договорів;
контролювати додаткові угоди;
погоджувати умови;
бачити відповідальних;
контролювати суми й ліміти;
пов’язувати договори з рахунками й актами;
пов’язувати договори з оплатами;
бачити дебіторку й кредиторку;
зберігати файли в єдиному архіві;
підписувати документи КЕП;
інтегруватися з ЕДО;
обмежувати доступ до конфіденційних документів;
фіксувати аудит змін.

Коли компанії потрібна система обліку договорів

Система обліку договорів потрібна, якщо договори вже важко контролювати вручну.

Типові ознаки:

договори зберігаються у різних папках;
актуальна версія договору незрозуміла;
погодження йде в пошті або месенджерах;
немає єдиного реєстру;
невідомо, хто відповідальний за договір;
пропускаються строки завершення;
додаткові угоди губляться;
платежі проходять без перевірки договору;
фінанси не бачать ліміти договорів;
юристи не бачать повну історію змін;
керівництво не бачить статуси погодження;
немає аудиту дій;
доступ до договорів налаштований хаотично;
звіти по договорах збираються вручну.

Облік договорів у K2 ERP

K2 ERP може використовуватися для автоматизації обліку договорів у межах єдиної ERP-платформи.

K2 ERP може покривати такі напрями:

Основні функції обліку договорів

Функція	Що включає	Навіщо це потрібно
Реєстр договорів	Номер, дата, тип, контрагент, статус, відповідальний, файли	Щоб усі договори були в одному місці
Картка договору	Реквізити, сума, валюта, строки, умови, ліміти, зв’язки	Щоб бачити повну інформацію по договору
Погодження	Маршрути, юрист, фінанси, керівники, коментарі, статуси	Щоб договір проходив контрольовано
Додаткові угоди	Зміни умов, сум, строків, файли, погодження	Щоб не втрачати історію змін
Контроль строків	Дата початку, завершення, пролонгація, нагадування	Щоб не пропускати важливі дати
Фінансовий контроль	Ліміти, рахунки, акти, заявки на оплату, платежі, борги	Щоб договір був пов’язаний із фінансами
КЕП	Підписання договорів електронним підписом	Щоб зменшити паперовий цикл
ЕДО	Обмін договорами з контрагентами	Щоб працювати з документами електронно
Права доступу	Ролі, підрозділи, контрагенти, типи договорів, суми	Щоб захистити конфіденційні договори
Аналітика	Power BI, статуси, строки, суми, прострочення, навантаження	Щоб керівництво бачило стан договірної роботи

Реєстр договорів

Реєстр договорів — це централізований список усіх договорів компанії.

У K2 ERP реєстр може містити:

номер договору;
внутрішній номер;
дату договору;
тип договору;
контрагента;
юридичну особу;
підрозділ;
відповідального;
суму;
валюту;
строк дії;
статус;
файли;
маршрут погодження;
пов’язані рахунки;
пов’язані акти;
пов’язані оплати;
додаткові угоди;
коментарі;
історію змін.

Картка договору

Картка договору — це центральне місце, де зібрана вся інформація по договору.

У K2 ERP картка договору може містити:

контрагента;
контактну особу;
юридичну особу компанії;
тип договору;
предмет договору;
суму договору;
валюту;
умови оплати;
умови поставки;
дату початку;
дату завершення;
умови пролонгації;
відповідального менеджера;
відповідального юриста;
фінансового відповідального;
підрозділ;
ЦФВ;
проєкт;
статус;
файли;
історію погодження.

Типи договорів

У системі можна налаштувати різні типи договорів під бізнес-процеси компанії.

Типові типи договорів:

договір з клієнтом;
договір з постачальником;
договір підряду;
договір оренди;
договір перевезення;
договір експедирування;
договір сервісного обслуговування;
рамковий договір;
ліцензійний договір;
договір на ІТ-послуги;
договір на маркетингові послуги;
договір на навчання;
договір із фізичною особою;
внутрішньогруповий договір;
кадровий договір за потреби.

Договори з клієнтами

Договори з клієнтами мають бути пов’язані з CRM, продажами, рахунками, актами, відвантаженнями, оплатами й дебіторською заборгованістю.

У K2 ERP можна контролювати:

клієнта;
контактну особу;
комерційні умови;
ціни;
знижки;
кредитний ліміт;
відстрочку платежу;
рахунки клієнтам;
акти;
накладні;
оплати;
дебіторку;
прострочення;
історію угод;
статус договору.

Пов’язані сторінки:

Договори з постачальниками

Договори з постачальниками мають бути пов’язані із закупівлями, рахунками, надходженнями, актами, заявками на оплату й кредиторською заборгованістю.

У K2 ERP можна вести:

постачальника;
умови закупівлі;
ціни;
строки поставки;
ліміти договору;
замовлення постачальникам;
рахунки постачальників;
акти;
надходження;
заявки на оплату;
платежі;
кредиторку;
прострочені зобов’язання;
статус договору.

Пов’язана сторінка: ERP для закупівель

Договори з підрядниками

Підрядні договори важливі для будівництва, виробництва, сервісу, ремонтів, логістики, адміністративних і проєктних робіт.

У K2 ERP можна контролювати:

підрядника;
об’єкт або проєкт;
обсяг робіт;
кошторис;
графік виконання;
акти виконаних робіт;
рахунки;
заявки на оплату;
утримання;
гарантійні зобов’язання;
претензії;
бюджет;
план-факт.

Договори з перевізниками

Договори з перевізниками мають бути пов’язані з TMS, рейсами, тарифами, актами, рахунками й оплатами.

У K2 ERP можна вести:

перевізника;
маршрути;
тарифи;
типи транспорту;
умови оплати;
рейси;
ТТН;
CMR за потреби;
рахунки перевізника;
акти;
заявки на оплату;
кредиторку;
рейтинг перевізника;
претензії.

Пов’язані сторінки:

Рамкові договори

Рамковий договір визначає загальні умови співпраці, а конкретні поставки, послуги або роботи можуть оформлюватися специфікаціями, заявками, рахунками чи додатковими угодами.

У K2 ERP можна контролювати:

рамковий договір;
пов’язані специфікації;
пов’язані заявки;
пов’язані рахунки;
пов’язані акти;
ліміти;
залишок ліміту;
строк дії;
умови пролонгації;
відповідальних.

Додаткові угоди

Додаткова угода змінює умови основного договору. Її потрібно зберігати в прямому зв’язку з договором.

У K2 ERP можна вести:

основний договір;
номер додаткової угоди;
дату;
суть змін;
зміну суми;
зміну строку;
зміну умов оплати;
зміну реквізитів;
файл;
погодження;
підписання;
статус;
історію версій.

Специфікації до договорів

Специфікації деталізують товари, послуги, роботи, строки, кількість, ціни та умови виконання.

У K2 ERP можна вести:

специфікації;
номенклатуру;
послуги;
роботи;
кількість;
ціну;
суму;
валюту;
строки;
умови поставки;
зв’язок із замовленням;
зв’язок із рахунком;
статус погодження.

Погодження договорів

Погодження договору потрібне, щоб юридичні, фінансові, комерційні й операційні ризики були перевірені до підписання.

У K2 ERP можна налаштувати погодження за:

типом договору;
сумою;
контрагентом;
юридичною особою;
підрозділом;
ЦФВ;
проєктом;
строком дії;
умовами оплати;
кредитним лімітом;
відстрочкою;
нестандартними умовами;
ризиком контрагента;
зміною шаблону договору.

Пов’язана сторінка: Погодження договорів

Типові погоджувачі договору

У процесі погодження договору можуть брати участь різні ролі.

Типові погоджувачі:

ініціатор договору;
керівник підрозділу;
юрист;
фінансист;
бюджетний контролер;
бухгалтер;
комерційний директор;
директор із закупівель;
операційний директор;
фінансовий директор;
служба безпеки;
директор;
власник.

Статуси договорів

Статуси допомагають бачити, на якому етапі перебуває договір.

Типові статуси:

чернетка;
на погодженні;
очікує уточнення;
погоджено;
відхилено;
на підписанні;
підписано;
діє;
призупинено;
завершується;
завершено;
розірвано;
архів;
скасовано.

Контроль строків договорів

Контроль строків допомагає не пропускати завершення договорів, пролонгацію, перегляд умов або потребу в додатковій угоді.

У K2 ERP можна контролювати:

дату початку;
дату завершення;
строк дії;
умови автоматичної пролонгації;
дату попередження;
дату перегляду умов;
дату підписання;
дату виконання зобов’язань;
строк оплати;
строк поставки;
строк надання актів;
прострочені договори;
договори, що завершуються.

Контроль сум і лімітів договорів

Якщо договір має суму або ліміт, ERP має показувати, скільки вже використано і який залишок доступний.

У K2 ERP можна контролювати:

загальну суму договору;
ліміт договору;
суму рахунків;
суму актів;
суму оплат;
суму замовлень;
залишок ліміту;
перевищення ліміту;
погодження перевищення;
план-факт по договору.

Договори і рахунки

Рахунки мають бути пов’язані з договором, щоб фінанси бачили юридичну основу платежу або виставлення рахунку.

У K2 ERP можна зв’язати договір із:

рахунками клієнтам;
рахунками постачальників;
статусами рахунків;
сумами;
строками оплати;
частковими оплатами;
простроченнями;
заявками на оплату;
дебіторкою;
кредиторкою.

Договори і акти

Акти підтверджують виконання робіт або послуг. Вони мають бути пов’язані з договором, рахунком і оплатою.

У K2 ERP можна вести:

акти виконаних робіт;
акти наданих послуг;
статус підписання;
дату акта;
суму;
контрагента;
договір;
рахунок;
заявку на оплату;
фактичну оплату;
файли;
архів.

Договори і заявки на оплату

Заявка на оплату має перевіряти договір, суму, бюджет, рахунок, акт і статус погодження.

У K2 ERP заявка на оплату може бути пов’язана з:

договором;
контрагентом;
рахунком;
актом;
сумою;
статтею бюджету;
ЦФВ;
проєктом;
лімітом договору;
умовами оплати;
маршрутом погодження;
фактичним платежем.

Пов’язана сторінка: Погодження заявок на оплату

Договори і платіжний календар

Платіжний календар має враховувати майбутні платежі за договорами.

У K2 ERP можна бачити:

планові платежі за договорами;
графіки оплат;
регулярні платежі;
платежі постачальникам;
надходження від клієнтів;
прострочені платежі;
погоджені заявки;
непогоджені заявки;
майбутні зобов’язання;
дефіцит коштів;
план-факт руху коштів.

Пов’язана сторінка: Казначейство

Договори і бюджетування

Договір може бути пов’язаний із бюджетом, статтею витрат, ЦФВ або проєктом.

У K2 ERP можна контролювати:

бюджет договору;
статтю витрат;
статтю доходів;
ЦФВ;
проєкт;
планові витрати;
фактичні витрати;
заявки в погодженні;
доступний залишок бюджету;
перевищення бюджету;
погодження перевитрат;
план-факт.

Пов’язана сторінка: Бюджетування в ERP

Договори і CRM

У продажах договір має бути пов’язаний із клієнтом, угодою, комерційною пропозицією, рахунком, оплатою і відвантаженням.