Взаєморозрахунки з контрагентами 1С

Взаєморозрахунки з контрагентами 1С — це облік фінансових зобов’язань між компанією та клієнтами, постачальниками, підрядниками, партнерами й іншими контрагентами в 1С або BAS. Взаєморозрахунки показують, хто кому винен, за яким договором, на підставі якого документа, у якій сумі, валюті, з яким строком оплати й чи є прострочення.

У 1С взаєморозрахунки можуть формуватися на основі рахунків, актів, накладних, оплат, авансів, повернень, коригувань, договорів, замовлень, актів звірки та регістрів обліку. Перед переходом на нову ERP ці дані потрібно ретельно звірити, очистити й підготувати до міграції.

K2 ERP може використовуватися як українська ERP-платформа для перенесення та подальшого ведення взаєморозрахунків: контрагенти, договори, рахунки, акти, оплати, дебіторка, кредиторка, заявки на оплату, платіжний календар, казначейство, бюджетування, документообіг, погодження, аудит дій і Power BI-аналітика.

Головне. Взаєморозрахунки з контрагентами в 1С потрібно переносити в нову ERP тільки після звірки: контрагент, договір, документ-основа, сума, валюта, строк оплати, аванс, борг, прострочення й відповідальний мають бути перевірені.

Перехід у K2 ERP. K2 ERP може приймати звірені взаєморозрахунки з 1С/BAS: дебіторку, кредиторку, аванси, відкриті рахунки, договори, акти, накладні, оплати, залишки по контрагентах і дані для Power BI.

Практичний принцип. Перед вивантаженням взаєморозрахунків з 1С потрібно закрити період, звірити борги з контрагентами, перевірити договори, прибрати дублікати, визначити дату переходу, сформувати контрольні суми й зробити тестове завантаження в K2 ERP.

Що таке взаєморозрахунки з контрагентами в 1С

Взаєморозрахунки з контрагентами в 1С — це облік заборгованості та оплат між компанією і зовнішніми сторонами.

Взаєморозрахунки можуть включати:

дебіторську заборгованість;
кредиторську заборгованість;
аванси отримані;
аванси видані;
рахунки;
акти;
накладні;
оплати;
повернення;
коригування;
договори;
замовлення;
акти звірки;
прострочення;
взаємозаліки;
валютні розрахунки;
історію розрахунків.

Для чого потрібен облік взаєморозрахунків

Облік взаєморозрахунків потрібен, щоб компанія розуміла, хто має заплатити їй, кому має заплатити вона, які платежі прострочені, які документи не закриті й які ризики є у фінансовому контурі.

Взаєморозрахунки допомагають:

контролювати дебіторку;
контролювати кредиторку;
бачити борги по клієнтах;
бачити борги по постачальниках;
планувати платежі;
контролювати договори;
аналізувати прострочення;
формувати акти звірки;
контролювати аванси;
бачити відкриті документи;
готувати платіжний календар;
будувати Power BI-звіти;
готувати міграцію в нову ERP.

Коли потрібно аналізувати взаєморозрахунки 1С

Аналіз взаєморозрахунків потрібен не лише бухгалтерії, а й фінансовому директору, власнику, менеджерам продажів, закупівельникам і керівникам підрозділів.

Типові ситуації:

перехід з 1С на K2 ERP;
перехід з BAS на K2 ERP;
підготовка до міграції даних;
закриття місяця;
фінансова звірка;
аудит;
інвентаризація заборгованості;
підготовка актів звірки;
аналіз дебіторки;
аналіз кредиторки;
запуск казначейства;
запуск бюджетування;
запуск Power BI;
паралельний запуск ERP.

Види взаєморозрахунків у 1С

Вид	Що означає	Навіщо контролювати
Дебіторська заборгованість	Контрагенти винні компанії	Щоб контролювати надходження грошей
Кредиторська заборгованість	Компанія винна контрагентам	Щоб планувати платежі й уникати прострочень
Аванси отримані	Клієнти заплатили наперед	Щоб правильно закривати майбутні поставки або послуги
Аванси видані	Компанія заплатила постачальникам наперед	Щоб контролювати майбутні поставки
Взаємозаліки	Закриття зустрічних зобов’язань	Щоб правильно зменшувати борги
Валютні розрахунки	Борги й оплати у валюті	Щоб контролювати курсові різниці й залишки
Прострочена заборгованість	Борги після строку оплати	Щоб бачити фінансові ризики

Дебіторська заборгованість у 1С

Дебіторська заборгованість — це сума, яку клієнти або інші контрагенти мають сплатити компанії.

У 1С дебіторка може виникати на основі:

відвантаження товару;
акта виконаних робіт;
наданих послуг;
рахунку;
договору;
замовлення клієнта;
часткової оплати;
відстрочки платежу;
коригування;
повернення;
взаємозаліку.

Перед міграцією в K2 ERP дебіторку потрібно звірити за контрагентами, договорами, документами й строками оплати.

Кредиторська заборгованість у 1С

Кредиторська заборгованість — це сума, яку компанія має сплатити постачальникам, підрядникам, партнерам або іншим контрагентам.

У 1С кредиторка може виникати на основі:

рахунків постачальників;
актів;
накладних;
договорів;
замовлень постачальникам;
отриманих послуг;
поставок товарів;
часткових оплат;
авансів;
коригувань;
взаємозаліків.

У K2 ERP кредиторка може бути пов’язана з казначейством, заявками на оплату, договорами, бюджетами, платіжним календарем і Power BI.

Аванси у взаєморозрахунках

Аванси потрібно переносити окремо від звичайних боргів, щоб правильно відображати майбутні зобов’язання.

Типові аванси:

аванс отриманий від клієнта;
аванс виданий постачальнику;
часткова передоплата;
переплата;
незакритий аванс;
аванс по договору;
аванс по рахунку;
аванс по замовленню.

У міграції важливо не змішати аванси з дебіторкою або кредиторкою.

Договори у взаєморозрахунках

Договір є важливим аналітичним розрізом взаєморозрахунків. Один контрагент може мати кілька договорів із різними умовами, валютами, строками й лімітами.

У взаєморозрахунках потрібно контролювати:

контрагента;
договір;
тип договору;
валюту;
умови оплати;
строк оплати;
ліміт;
відповідального;
рахунки;
акти;
накладні;
оплати;
залишок боргу;
прострочення.

Пов’язана сторінка: Облік договорів

Документи-основи взаєморозрахунків

Взаєморозрахунки мають бути пов’язані з документами-основами, інакше важко зрозуміти, звідки виник борг.

Типові документи:

рахунок покупцю;
рахунок постачальника;
акт виконаних робіт;
видаткова накладна;
прибуткова накладна;
замовлення клієнта;
замовлення постачальнику;
платіжне доручення;
банківська виписка;
касовий документ;
повернення товарів;
коригування боргу;
акт звірки;
взаємозалік.

Акт звірки в 1С

Акт звірки — це документ або звіт, який показує взаємні зобов’язання компанії та контрагента за певний період.

Акт звірки може містити:

контрагента;
договір;
період;
початкове сальдо;
документи нарахувань;
документи оплат;
коригування;
повернення;
кінцеве сальдо;
валюту;
підписи сторін;
коментарі;
розбіжності.

Перед переходом у K2 ERP бажано сформувати акти звірки по ключових контрагентах.

Прострочена заборгованість

Прострочена заборгованість показує, які платежі не виконані у строк.

У 1С і K2 ERP можна аналізувати:

суму прострочення;
кількість днів прострочення;
контрагента;
договір;
документ;
відповідального менеджера;
статтю доходів або витрат;
ризикових клієнтів;
проблемних постачальників;
історію оплат;
план погашення;
Power BI-звіти.

Взаєморозрахунки за замовленнями

У деяких конфігураціях 1С взаєморозрахунки можуть вестися не тільки за договорами, а й за замовленнями.

Це важливо для:

торгівлі;
виробництва під замовлення;
сервісного бізнесу;
проєктного бізнесу;
дистрибуції;
логістики;
будівництва;
індивідуальних поставок.

Перед міграцією потрібно зрозуміти, чи потрібно переносити аналітику по замовленнях у K2 ERP.

Взаєморозрахунки за валютами

Якщо компанія працює з валютними договорами, потрібно окремо контролювати валюту боргу, валюту оплати й курсові різниці.

Потрібно перевірити:

валюту договору;
валюту документа;
валюту оплати;
курс;
суму у валюті;
суму в управлінській валюті;
дату курсу;
курсові різниці;
переоцінку;
залишок боргу;
правила перенесення в K2 ERP.

Взаємозаліки в 1С

Взаємозалік використовується, коли компанія і контрагент мають зустрічні зобов’язання.

Потрібно контролювати:

контрагента;
договори;
документи;
суму зарахування;
дату;
підставу;
відповідального;
залишок після взаємозаліку;
бухгалтерські проводки за потреби;
управлінське відображення;
акт або службовий документ.

Коригування взаєморозрахунків

Коригування можуть виникати через помилки, повернення, знижки, зміни умов, списання боргу або уточнення документів.

Потрібно аналізувати:

причину коригування;
документ-основу;
контрагента;
договір;
суму;
дату;
відповідального;
погодження;
фінансовий вплив;
коментар;
підтвердні документи;
відображення в новій ERP.

Вивантаження взаєморозрахунків з 1С

Вивантаження взаєморозрахунків потрібно виконувати за погодженою структурою, щоб дані можна було перевірити й завантажити в K2 ERP.

Зазвичай вивантажують:

контрагента;
код контрагента;
договір;
документ-основу;
дату документа;
строк оплати;
валюту;
суму документа;
суму оплати;
залишок боргу;
тип боргу;
кількість днів прострочення;
відповідального;
підрозділ;
проєкт;
статтю доходів або витрат.

Пов’язана сторінка: Вивантаження даних 1С

Зовнішній звіт для взаєморозрахунків 1С

Для аналізу й вивантаження взаєморозрахунків може використовуватися Зовнішній звіт 1С.

Такий звіт може показувати:

дебіторку;
кредиторку;
аванси;
контрагентів;
договори;
документи;
строки оплат;
прострочення;
акти звірки;
контрольні суми;
відкриті документи;
розбіжності;
дані для K2 ERP;
дані для Power BI.

Зовнішня обробка для взаєморозрахунків 1С

Зовнішня обробка 1С може використовуватися, якщо потрібно не тільки сформувати звіт, а й виконати дію з даними.

Обробка може допомогти:

вивантажити взаєморозрахунки у файл;
сформувати контрольні таблиці;
оновити аналітики;
підготувати дані до міграції;
знайти помилки;
знайти дублікати контрагентів;
сформувати акти звірки;
підготувати відкриті документи;
сформувати файл для K2 ERP;
підготувати дані для Power BI.

Міграція взаєморозрахунків з 1С у K2 ERP

Міграція взаєморозрахунків — один із найвідповідальніших етапів переходу на нову ERP, бо помилки в боргах одразу впливають на фінанси.

У K2 ERP зазвичай переносять:

контрагентів;
договори;
відкриті рахунки;
відкриті акти;
відкриті накладні;
залишки дебіторки;
залишки кредиторки;
аванси;
часткові оплати;
строки оплат;
відповідальних;
фінансові аналітики;
історію для Power BI.

Пов’язана сторінка: Міграція даних з 1С

Реплікатор K2 для взаєморозрахунків

Реплікатор K2 може використовуватися для перенесення та синхронізації даних зі старих систем у K2 ERP.

Для взаєморозрахунків Реплікатор K2 може бути корисним для перенесення:

контрагентів;
договорів;
рахунків;
актів;
накладних;
оплат;
дебіторки;
кредиторки;
авансів;
фінансових аналітик;
відкритих документів;
історії для Power BI;
контрольних звірок.

Карта міграції взаєморозрахунків

Карта міграції описує, як дані про взаєморозрахунки з 1С переходять у K2 ERP.

Карта має містити:

об’єкт у 1С;
поле в 1С;
об’єкт у K2 ERP;
поле в K2 ERP;
правило перетворення;
тип боргу;
валюту;
правило округлення;
правило визначення строку оплати;
правило визначення відповідального;
контрольну суму;
відповідального за перевірку;
статус готовності.

Контроль якості взаєморозрахунків перед міграцією

Перед перенесенням потрібно перевірити, чи відповідають взаєморозрахунки реальному стану.

Потрібно перевірити:

дублікати контрагентів;
дублікати договорів;
документи без договорів;
оплати без документів;
аванси без закриття;
борги з неправильними строками;
старі борги без статусу;
валютні розбіжності;
документи з помилковими сумами;
взаємозаліки;
коригування;
акти звірки;
підписані підтвердження з контрагентами.

Контрольні суми по взаєморозрахунках

Контрольні суми потрібні для звірки між 1С і K2 ERP після перенесення.

Контроль може включати:

загальну дебіторку;
загальну кредиторку;
дебіторку по контрагентах;
кредиторку по контрагентах;
борги по договорах;
борги по валютах;
аванси отримані;
аванси видані;
кількість відкритих документів;
суму прострочення;
суму по філіях;
суму по підрозділах;
суму по відповідальних.

Фінальне вивантаження взаєморозрахунків

Фінальне вивантаження виконується на дату переходу після закриття періоду й контрольної звірки.

Перед фінальним вивантаженням потрібно:

визначити дату переходу;
закрити документи періоду;
провести банківські виписки;
провести касові документи;
звірити рахунки;
звірити акти;
звірити накладні;
сформувати акти звірки;
перевірити аванси;
зафіксувати контрольні суми;
зробити резервну копію;
вивантажити фінальні дані;
завантажити в K2 ERP;
перевірити результат.

Взаєморозрахунки в K2 ERP

У K2 ERP взаєморозрахунки можуть бути частиною фінансового, договірного, закупівельного, продажного й казначейського контурів.

У K2 ERP можна вести:

контрагентів;
договори;
рахунки;
акти;
накладні;
оплати;
дебіторку;
кредиторку;
аванси;
заявки на оплату;
платіжний календар;
акти звірки;
прострочення;
ліміти;
відповідальних;
Power BI-аналітику.

Заявки на оплату і кредиторка

Після переходу в K2 ERP кредиторка може бути пов’язана із заявками на оплату й казначейством.

Заявка на оплату може містити:

контрагента;
договір;
рахунок;
суму;
валюту;
строк оплати;
пріоритет;
бюджетну статтю;
проєкт;
відповідального;
маршрут погодження;
статус;
платіж;
історію погодження.

Пов’язана сторінка: Погодження заявок на оплату

Платіжний календар

Платіжний календар допомагає бачити майбутні надходження й виплати на основі взаєморозрахунків.

У K2 ERP можна контролювати:

планові надходження;
планові виплати;
заявки на оплату;
борги клієнтів;
борги постачальникам;
прострочення;
залишки коштів;
пріоритети платежів;
договори;
рахунки;
відповідальних;
план-факт платежів.

Пов’язана сторінка: Казначейство

Бюджетування і взаєморозрахунки

Взаєморозрахунки мають бути пов’язані з бюджетами, статтями витрат, проєктами й підрозділами.

У K2 ERP можна аналізувати:

витрати по статтях;
платежі по бюджетах;
договори по бюджетах;
кредиторку по статтях;
дебіторку по проєктах;
план-факт платежів;
перевищення лімітів;
заявки без бюджету;
прострочені платежі;
залишок бюджету.

Пов’язана сторінка: Бюджетування в ERP

Power BI для взаєморозрахунків

Power BI допомагає керівництву й фінансовій команді бачити стан розрахунків у зручних дашбордах.

Power BI може показувати:

загальну дебіторку;
загальну кредиторку;
прострочену дебіторку;
прострочену кредиторку;
борги по контрагентах;
борги по договорах;
борги по менеджерах;
борги по філіях;
борги по валютах;
аванси;
динаміку оплат;
план-факт платежів;
ризикових контрагентів;
топ боржників;
прогноз надходжень.

Пов’язані сторінки:

Взаєморозрахунки для продажів

Менеджери продажів мають бачити не лише замовлення, а й оплату, борги, прострочення й кредитні ліміти клієнтів.

У K2 ERP можна контролювати:

борг клієнта;
прострочення;
кредитний ліміт;
відкриті рахунки;
неоплачені акти;
історію оплат;
відповідального менеджера;
блокування за правилами компанії;
план надходжень;
Power BI-аналітику продажів.

Взаєморозрахунки для закупівель

Закупівельники мають бачити, які постачальники очікують оплату, які рахунки прострочені й які поставки ще не закриті.

У K2 ERP можна контролювати:

постачальника;
договір;
рахунки;
акти;
накладні;
оплати;
аванси;
відкриті поставки;
строки оплат;
кредиторку;
заявки на оплату;
історію цін;
рейтинг постачальника.

Взаєморозрахунки для сервісу і проєктів

У сервісному й проєктному бізнесі важливо пов’язувати борги з актами, заявками, проєктами й етапами робіт.

У K2 ERP можна бачити:

проєкт;
клієнта;
договір;
акт;
рахунок;
оплату;
аванс;
залишок боргу;
етап робіт;
відповідального;
маржу;
план-факт;
прострочення.

Права доступу до взаєморозрахунків

Взаєморозрахунки містять фінансові й комерційні дані, тому доступи потрібно налаштовувати уважно.

Типові ролі:

власник;
директор;
фінансовий директор;
бухгалтер;
казначей;
менеджер продажів;
керівник продажів;
закупівельник;
керівник закупівель;
керівник проєкту;
аналітик Power BI;
адміністратор ERP.

У K2 ERP доступ можна обмежувати за:

ролями;
підрозділами;
філіями;
юридичними особами;
контрагентами;
договорами;
документами;
сумами;
статтями бюджету;
проєктами;
фінансовими даними;
правом експорту;
адміністративними діями.

Пов’язана сторінка: Права доступу в ERP

Аудит дій по взаєморозрахунках

Аудит потрібен, щоб бачити, хто змінив суму боргу, строк оплати, договір, документ, статус, оплату або аналітику.

У K2 ERP можна фіксувати:

створення рахунку;
зміну рахунку;
створення акта;
зміну акта;
проведення оплати;
зміну договору;
зміну строку оплати;
зміну суми;
зміну контрагента;
коригування боргу;
взаємозалік;
погодження заявки на оплату;
експорт даних;
зміну прав доступу.

Пов’язана сторінка: Аудит дій

Типові помилки у взаєморозрахунках 1С

Поширені проблеми:

дублікати контрагентів;
дублікати договорів;
документи без договорів;
оплати без правильного документа;
аванси не закриті;
борги висять на старих договорах;
неправильні строки оплат;
помилкова валюта;
різні суми в управлінському й бухгалтерському обліку;
старі борги без статусу;
взаємозаліки не відображені;
коригування без пояснення;
акти звірки не підписані;
відповідальні не заповнені.

Типові помилки при міграції взаєморозрахунків

Поширені помилки переходу:

переносити борги без звірки;
не розділяти дебіторку й кредиторку;
змішувати аванси й борги;
не переносити договори;
не переносити документи-основи;
не врахувати часткові оплати;
не перенести валюту;
не перенести строки оплати;
не зробити контрольні суми;
не провести тестове завантаження;
не погодити результат із фінансами;
не підписати протокол міграції.

Впровадження перенесення взаєморозрахунків у K2 ERP

Перенесення взаєморозрахунків потрібно виконувати як окремий фінансовий підпроєкт міграції.

Основні етапи:

аналіз поточної бази 1С;
аналіз конфігурації;
аналіз договорів;
аналіз дебіторки;
аналіз кредиторки;
аналіз авансів;
аналіз валют;
формування карти міграції;
очищення контрагентів;
очищення договорів;
звірка документів;
тестове вивантаження;
тестове завантаження в K2 ERP;
звірка контрольних сум;
виправлення помилок;
фінальне вивантаження;
фінальне завантаження;
підписання протоколу;
запуск Power BI.

Що підготувати перед вивантаженням взаєморозрахунків

Перед вивантаженням потрібно підготувати:

дату переходу;
список контрагентів;
список договорів;
відкриті рахунки;
відкриті акти;
відкриті накладні;
банківські виписки;
касові документи;
аванси;
взаємозаліки;
коригування;
акти звірки;
відповідальних менеджерів;
фінансові статті;
валютні курси;
контрольні звіти;
карту міграції;
тестову базу K2 ERP.

Переваги правильного перенесення взаєморозрахунків

Правильне перенесення взаєморозрахунків дає фінансовій команді надійний старт у новій ERP.

Переваги:

звірена дебіторка;
звірена кредиторка;
правильні аванси;
коректні договори;
правильні відкриті документи;
контроль строків оплат;
платіжний календар;
заявки на оплату;
менше ручних звірок;
прозорі борги;
контроль відповідальних;
аудит дій;
Power BI-аналітика;
кращий контроль грошових потоків.

Пов’язані сторінки

FAQ

Що таке взаєморозрахунки з контрагентами в 1С?

Взаєморозрахунки з контрагентами в 1С — це облік боргів, оплат, авансів, рахунків, актів, накладних, договорів і взаємних зобов’язань між компанією та клієнтами, постачальниками, підрядниками або партнерами.

Що входить у взаєморозрахунки?

До взаєморозрахунків входять дебіторська заборгованість, кредиторська заборгованість, аванси отримані, аванси видані, оплати, рахунки, акти, накладні, договори, коригування, взаємозаліки й акти звірки.

Чи можна перенести взаєморозрахунки з 1С у K2 ERP?

Так. У K2 ERP можна перенести звірені взаєморозрахунки з 1С або BAS: контрагентів, договори, відкриті документи, дебіторку, кредиторку, аванси, строки оплат, відповідальних і фінансові аналітики.

Що потрібно перевірити перед перенесенням взаєморозрахунків?

Потрібно перевірити контрагентів, договори, документи-основи, оплати, аванси, строки оплат, валюту, прострочення, взаємозаліки, коригування, акти звірки й контрольні суми.

Чи потрібно переносити всю історію взаєморозрахунків?

Не завжди. Часто достатньо перенести відкриті документи, дебіторку, кредиторку й аванси на дату переходу, а історію залишити в архіві 1С або передати в Power BI.

Як вивантажити взаєморозрахунки з 1С?

Взаєморозрахунки можна вивантажити через стандартні звіти, зовнішній звіт, зовнішню обробку, файли Excel/CSV/XML/JSON або спеціальний сценарій міграції.

Для чого потрібен акт звірки перед міграцією?

Акт звірки підтверджує, що борги з контрагентом узгоджені. Це зменшує ризик перенесення помилкової дебіторки або кредиторки в нову ERP.

Чим допомагає Реплікатор K2?

Реплікатор K2 може використовуватися для перенесення та синхронізації даних зі старих систем у K2 ERP, зокрема контрагентів, договорів, рахунків, актів, оплат, дебіторки, кредиторки й відкритих документів.

Чи можна будувати Power BI по взаєморозрахунках?

Так. Power BI може показувати дебіторку, кредиторку, прострочення, борги по контрагентах, договорах, менеджерах, філіях, валютах, аванси, динаміку оплат і прогноз надходжень.

Який результат правильного перенесення взаєморозрахунків?

Результат — звірена дебіторка й кредиторка, правильні аванси, коректні договори, контроль відкритих документів, платіжний календар, заявки на оплату, аудит дій і Power BI-аналітика в K2 ERP.

Коротко

Питання	Відповідь
Що таке взаєморозрахунки з контрагентами 1С?	Облік боргів, оплат, авансів, договорів і документів між компанією та контрагентами.
Що включають?	Дебіторку, кредиторку, аванси, рахунки, акти, накладні, оплати, договори, взаємозаліки й акти звірки.
Для чого потрібні?	Щоб контролювати, хто винен компанії, кому винна компанія, які платежі прострочені й які документи відкриті.
Чи можна перенести в K2 ERP?	Так, після звірки й очищення дані можна перенести в K2 ERP.
Що важливо перед міграцією?	Звірити контрагентів, договори, документи, оплати, аванси, валюту, строки оплат і контрольні суми.
Що допомагає з перенесенням?	Реплікатор K2, зовнішні звіти, зовнішні обробки, карта міграції й тестове завантаження.
Який результат?	Чисті борги, правильні аванси, платіжний календар, контроль оплат, аудит дій і Power BI-аналітика.