ERP для продажів

ERP для продажів — це система, яка допомагає компанії керувати всім процесом продажу: від першого звернення клієнта до оплати, відвантаження, доставки, документів, повторних продажів і аналізу прибутковості.

Продажі — це не тільки менеджер, який “домовився з клієнтом”. У реальному бізнесі продаж складається з багатьох пов’язаних дій:

клієнт звернувся;
менеджер створив заявку;
перевірив наявність товару;
погодив ціну;
зробив комерційну пропозицію;
виставив рахунок;
зарезервував товар;
отримав оплату;
передав завдання на склад;
організував доставку;
оформив документи;
проконтролював борг;
передав клієнта на повторний продаж;
керівник побачив результат у звітах.

Якщо це все ведеться в різних таблицях, месенджерах, блокнотах і “я пам’ятаю”, то продажі швидко перетворюються на творчий хаос. Іноді творчий. Але частіше просто хаос.

Головне. ERP для продажів об’єднує клієнтів, замовлення, товари, ціни, склади, оплати, документи, доставку, аналітику і фінансовий результат в одну систему.

Для керівника. ERP дозволяє бачити не тільки “скільки продали”, а й що саме продали, кому, з якою маржею, хто оплатив, хто винен, що зависло на складі і який менеджер реально приносить прибуток.

Для менеджера. Хороша ERP не повинна заважати продавати. Вона має знімати рутину: швидко створити замовлення, побачити залишки, ціни, знижки, історію клієнта, оплату і статус відвантаження.

Поширена проблема. Якщо менеджер продає з Excel, склад живе в іншій таблиці, бухгалтерія в третій системі, а керівник питає “де гроші?”, то це вже не автоматизація продажів, а корпоративний квест.

Вступ

Продажі — це серце багатьох компаній.

Можна мати гарний офіс, розумних людей, сучасний сайт, склад, виробництво, рекламу і навіть мотиваційний плакат “Ми команда”. Але якщо продажі працюють погано, бізнес швидко починає відчувати це в грошах.

ERP для продажів потрібна для того, щоб продажі не були набором випадкових дій, а стали керованим процесом.

У хорошій системі менеджер не шукає інформацію по різних місцях. Він бачить клієнта, історію взаємодії, залишки товару, ціни, знижки, комерційні пропозиції, рахунки, оплати, борги, документи і статус виконання замовлення.

Керівник не питає щодня: “Що там по клієнту?”, “Чому не відвантажили?”, “Де оплата?”, “Хто дав таку знижку?”, “Чому склад не знав?” Він відкриває систему і бачить картину.

ERP для продажів — це не заміна менеджера. Це спосіб зробити його роботу швидшою, точнішою і контрольованою.

Що таке ERP для продажів

ERP для продажів — це частина ERP-системи, яка автоматизує процеси продажу товарів, робіт або послуг.

Вона допомагає керувати:

клієнтами;
лідами;
заявками;
комерційними пропозиціями;
замовленнями;
рахунками;
договорами;
цінами;
знижками;
залишками;
резервами;
оплатами;
відвантаженнями;
доставкою;
поверненнями;
дебіторською заборгованістю;
документами;
аналітикою продажів.

На відміну від простого обліку, ERP показує не тільки факт продажу, а весь ланцюжок: від потреби клієнта до фінансового результату.

ERP і CRM у продажах

У продажах часто використовують два поняття: ERP і CRM.

CRM більше відповідає за роботу з клієнтами: ліди, контакти, історію спілкування, задачі менеджерів, воронку продажів, нагадування, комунікації.

ERP відповідає ширше: товари, склади, замовлення, рахунки, оплати, документи, собівартість, фінанси, відвантаження, аналітика, прибутковість.

Ідеальний варіант — коли CRM і ERP працюють разом.

Питання	CRM	ERP
Хто клієнт?	Контакти, історія спілкування, задачі	Контрагент, договори, документи, взаєморозрахунки
Що хоче клієнт?	Лід, заявка, потреба	Замовлення, номенклатура, кількість, ціна
Чи є товар?	Може показувати загальну інформацію	Показує залишки, резерви, склади, доступність
Скільки коштує?	Може вести пропозицію	Розраховує ціни, знижки, умови, валюту, податки
Чи оплатив клієнт?	Може фіксувати статус	Показує оплату, борг, аванс, дебіторку
Чи заробили ми?	Частково	Показує маржу, собівартість, прибутковість

Правильний підхід. CRM допомагає продавати, ERP допомагає виконати продаж і порахувати результат. Разом вони дають повну картину.

Навіщо продажам ERP

ERP потрібна продажам не для того, щоб ускладнити життя менеджеру ще десятьма полями.

Вона потрібна, щоб менеджер міг швидко і точно відповісти на питання клієнта:

чи є товар у наявності;
коли можна відвантажити;
яка актуальна ціна;
яка можлива знижка;
які умови оплати;
чи є борг у клієнта;
чи можна дати відстрочку;
які документи потрібні;
який статус замовлення;
чи була вже така покупка;
що клієнт купував раніше;
чи є альтернативний товар;
коли буде поставка.

Якщо менеджер не має цих даних, він або довго уточнює, або обіцяє “на око”. А бізнес потім героїчно розгрібає наслідки.

Типовий процес продажу в ERP

Типовий процес продажу в ERP може виглядати так:

реєстрація клієнта або ліда;
створення заявки;
підбір товару або послуги;
перевірка залишків;
розрахунок ціни;
погодження знижки;
створення комерційної пропозиції;
створення замовлення клієнта;
резерв товару;
виставлення рахунку;
отримання оплати;
підготовка відвантаження;
формування документів;
доставка;
закриття замовлення;
контроль дебіторської заборгованості;
повторний продаж;
аналіз результату.

Цей процес може бути простішим або складнішим залежно від бізнесу.

У маленькому магазині продаж може бути швидким: клієнт прийшов, товар продали, оплату отримали, чек надрукували.

У великій B2B-компанії продаж може тривати тижні або місяці: заявка, технічне погодження, комерційна пропозиція, договір, передоплата, поставка, етапи виконання, документи, післяпродажне обслуговування.

ERP повинна підтримувати обидва сценарії.

Клієнти і контрагенти

У продажах усе починається з клієнта.

У ERP клієнт зазвичай ведеться як контрагент.

Для клієнта важливо зберігати:

назву;
код;
контакти;
юридичні дані;
адреси доставки;
договори;
умови оплати;
відповідального менеджера;
історію замовлень;
історію оплат;
борги;
знижки;
сегмент клієнта;
джерело залучення;
коментарі;
прикріплені файли.

Приклад:

Компанія працює з клієнтом “Будмаркет”.

У системі видно:

основний договір;
контакти закупівельника;
адресу складу;
історію продажів;
борг 120 000 грн;
дозволену відстрочку 14 днів;
персональну знижку 5%;
останнє замовлення;
відповідального менеджера;
скан договору.

Менеджеру не потрібно питати бухгалтера, склад і попереднього менеджера, “що там з цим клієнтом”. Він бачить інформацію в системі.

Ліди і заявки

Не кожен клієнт одразу купує.

Спочатку може бути лід або заявка.

Лід — це потенційний клієнт або потенційна угода.

Заявка — це конкретне звернення клієнта з потребою.

Джерела лідів можуть бути різні:

сайт;
телефон;
email;
месенджери;
реклама;
виставка;
рекомендація;
маркетплейс;
інтернет-магазин;
соціальні мережі;
особистий кабінет.

ERP або пов’язана з нею CRM повинна допомагати не губити ці звернення.

Бо якщо заявка загубилася, продаж не відбувся. А якщо продаж не відбувся, конкурент тихо радіє. Іноді навіть безкоштовно.

Комерційні пропозиції

Комерційна пропозиція — це документ, який менеджер відправляє клієнту до оформлення замовлення.

У ній можуть бути:

товари або послуги;
кількість;
ціна;
знижка;
сума;
строки поставки;
умови оплати;
гарантія;
доставка;
додаткові умови;
строк дії пропозиції.

ERP допомагає швидко формувати комерційні пропозиції на основі даних системи.

Приклад:

Клієнт просить 20 позицій товару.

Менеджер створює пропозицію, система автоматично підтягує ціни, залишки, характеристики товару, знижку клієнта і шаблон документа.

Менеджер не копіює стару пропозицію з файлу “КП_нове_остаточне_для_Івана_2.docx”. І це вже маленька перемога цивілізації.

Замовлення клієнта

Замовлення клієнта — один із ключових документів у продажах.

Воно фіксує, що саме клієнт хоче купити.

У замовленні зазвичай є:

клієнт;
договір;
дата;
відповідальний менеджер;
товари або послуги;
кількість;
ціни;
знижки;
сума;
склад;
дата відвантаження;
умови оплати;
статус;
коментарі;
пов’язані документи.

Замовлення клієнта дозволяє пов’язати продаж з усіма наступними діями:

резервом товару;
рахунком;
оплатою;
відвантаженням;
доставкою;
документами;
поверненням;
аналізом виконання.

Без замовлення продаж часто живе в голові менеджера. А голова менеджера — це не база даних. Особливо після відпустки, лікарняного або переходу до конкурентів.

Рахунок на оплату

Рахунок на оплату — це документ, який повідомляє клієнту, скільки і за що потрібно заплатити.

ERP дозволяє створювати рахунок на основі замовлення або комерційної пропозиції.

Це зменшує ручне введення і ризик помилок.

У рахунку можуть бути:

реквізити продавця;
реквізити покупця;
номер і дата;
перелік товарів або послуг;
кількість;
ціна;
сума;
ПДВ або інші податкові параметри;
умови оплати;
банківські реквізити;
підпис;
печатка за потреби.

Після виставлення рахунку система може відстежувати оплату.

Оплати і дебіторська заборгованість

Продаж без оплати — це ще не зовсім перемога.

ERP повинна показувати:

виставлені рахунки;
отримані оплати;
аванси;
часткові оплати;
прострочені борги;
дебіторську заборгованість;
кредитний ліміт клієнта;
історію оплат;
відповідального менеджера.

Приклад:

Клієнт замовив товар на 300 000 грн.

Оплатив 100 000 грн.

Залишок боргу — 200 000 грн.

Якщо в системі є умова “відвантаження тільки після 50% передоплати”, ERP може показати, що відвантаження дозволене або заборонене.

Якщо в клієнта є старий прострочений борг, система може попередити менеджера.

Гірка правда. Продати легко. Отримати гроші — цікавіше. Саме тому дебіторська заборгованість повинна бути в ERP, а не в пам’яті менеджера.

Ціни і прайс-листи

Продажі неможливі без нормального управління цінами.

У ERP можна вести:

базові ціни;
оптові ціни;
роздрібні ціни;
індивідуальні ціни;
ціни по групах клієнтів;
акційні ціни;
валютні ціни;
ціни за договорами;
ціни за регіонами;
ціни за каналами продажів.

Приклад:

Один і той самий товар може мати різну ціну для:

роздрібного покупця;
дилера;
великого оптового клієнта;
інтернет-магазину;
маркетплейсу;
VIP-клієнта.

Якщо ціни ведуться вручну в Excel, помилки неминучі.

ERP дозволяє централізовано контролювати ціни і бачити, хто, кому і на яких умовах продає.

Знижки

Знижки — корисний інструмент продажів.

Але без контролю вони можуть перетворитися на легальний спосіб знищення маржі.

ERP повинна дозволяти:

налаштовувати правила знижок;
обмежувати максимальні знижки;
погоджувати великі знижки;
бачити вплив знижки на маржу;
аналізувати знижки по менеджерах;
аналізувати знижки по клієнтах;
контролювати акції.

Приклад:

Менеджер хоче дати клієнту знижку 15%.

Система показує, що при такій знижці маржа буде лише 2%.

ERP може вимагати погодження керівника.

Це не бюрократія. Це захист бізнесу від продажів у стилі “зате клієнт задоволений”.

Залишки на складі

Менеджер з продажів повинен бачити залишки товару.

Але важливо бачити не просто “є на складі”, а:

загальний залишок;
доступний залишок;
зарезервований товар;
очікувані надходження;
залишки по складах;
залишки по партіях;
строки поставки;
аналоги;
комплекти;
дефіцит.

Приклад:

На складі є 100 одиниць товару.

Але 80 уже зарезервовані під інші замовлення.

Доступно для продажу лише 20.

Якщо менеджер бачить тільки загальний залишок, він може пообіцяти клієнту 100 одиниць. А потім склад почне пояснювати, що товар фізично є, але “не для вас”.

ERP повинна показувати доступний залишок.

Резервування товару

Резервування товару — це механізм, який закріплює товар за конкретним замовленням клієнта.

Це потрібно, щоб уникнути ситуації, коли один і той самий товар продали двом клієнтам.

Резерв може бути:

автоматичним;
ручним;
за передоплатою;
за статусом замовлення;
з обмеженим терміном;
по конкретному складу;
по партії;
по серії.

Приклад:

Клієнт оформив замовлення і вніс передоплату.

ERP резервує товар на 3 дні.

Якщо клієнт не доплатив або замовлення скасовано, резерв може бути знятий.

Це дисциплінує процес продажу і склад.

Відвантаження

Відвантаження — це момент, коли товар фізично передається клієнту або службі доставки.

ERP повинна допомагати:

формувати завдання складу;
бачити готовність замовлення;
збирати товар;
контролювати кількість;
друкувати документи;
друкувати етикетки;
фіксувати факт відвантаження;
передавати дані в доставку;
закривати замовлення.

У складних компаніях відвантаження може включати комплектацію, пакування, контроль якості, маркування, фотофіксацію, маршрутизацію і передачу перевізнику.

Якщо це не автоматизовано, склад може жити своїм життям. А відділ продажів — своїм. Зазвичай вони зустрічаються в момент конфлікту.

Доставка

Для багатьох компаній продаж не закінчується на складі.

Потрібно доставити товар клієнту.

ERP може підтримувати:

вибір служби доставки;
адреси доставки;
маршрути;
вартість доставки;
статус доставки;
трекінг;
інтеграцію з перевізниками;
документи доставки;
повернення;
відповідальних осіб.

Приклад:

Клієнт замовив товар через інтернет-магазин.

ERP отримала замовлення, зарезервувала товар, створила завдання на склад, сформувала накладну, передала дані в службу доставки і оновила статус для клієнта.

Менеджер не телефонує кожні 15 хвилин на склад. Клієнт не питає “де моє замовлення?”. Система працює.

Документи продажу

Продаж супроводжується документами.

Це можуть бути:

комерційна пропозиція;
рахунок;
договір;
специфікація;
видаткова накладна;
акт виконаних робіт;
податкова накладна;
товарно-транспортна накладна;
гарантійний талон;
сертифікат;
чек;
повернення;
акт звірки.

ERP дозволяє формувати ці документи на основі введених даних.

Це зменшує помилки і прискорює роботу.

Якщо документ створюється вручну, завжди є ризик:

не той клієнт;
не та сума;
не той товар;
стара ціна;
неправильні реквізити;
забули ПДВ;
не той договір;
не та дата.

ERP не робить людей ідеальними, але суттєво зменшує поле для творчих помилок.

Повернення

Повернення — нормальна частина продажів.

Клієнт може повернути товар через:

брак;
помилкове замовлення;
неправильну комплектацію;
пошкодження;
зміну потреби;
гарантійний випадок;
домовленість сторін.

ERP повинна допомагати:

оформити повернення;
повернути товар на склад;
скоригувати борг;
скоригувати оплату;
сформувати документи;
проаналізувати причину повернення;
побачити відповідального.

Приклад:

Якщо певний товар часто повертають, це може бути сигнал:

проблема з якістю;
неправильний опис на сайті;
менеджери неправильно консультують;
постачальник дає нестабільний товар;
клієнти не розуміють характеристики.

Повернення — це не тільки мінус у продажах. Це джерело інформації.

Продажі послуг

ERP для продажів потрібна не тільки торговим компаніям.

Послуги теж потрібно продавати, рахувати і контролювати.

Для послуг важливо:

заявки клієнтів;
договори;
етапи виконання;
акти;
тарифи;
години роботи;
виконавці;
собівартість;
матеріали;
витрати;
статуси;
повторні звернення;
абонентське обслуговування.

Приклад:

Сервісна компанія отримує заявку від клієнта.

ERP створює замовлення, призначає інженера, фіксує виконані роботи, списує матеріали, формує акт, виставляє рахунок і контролює оплату.

Це теж продаж. Просто замість товару продається робота, час, експертиза або сервіс.

B2B-продажі

B2B-продажі зазвичай складніші за роздріб.

Тут важливі:

договори;
специфікації;
відстрочки платежу;
кредитні ліміти;
персональні ціни;
регулярні замовлення;
тендери;
погодження;
документообіг;
акти звірки;
історія взаєморозрахунків;
кілька контактних осіб;
складні умови поставки.

ERP допомагає контролювати ці процеси.

Приклад:

Клієнт має кредитний ліміт 500 000 грн.

Поточний борг — 470 000 грн.

Нове замовлення — 100 000 грн.

Система повинна попередити, що ліміт буде перевищено.

Інакше менеджер продасть, склад відвантажить, а фінансовий директор потім буде проводити виховну бесіду. Можливо, не дуже надихаючу.

B2C-продажі

B2C-продажі часто мають іншу логіку.

Тут важливі:

швидкість;
простота покупки;
наявність товару;
онлайн-оплата;
доставка;
повернення;
бонуси;
акції;
персональні пропозиції;
інтеграція з інтернет-магазином;
інтеграція з РРО;
інтеграція з ПРРО;
комунікація з клієнтом.

ERP повинна працювати швидко і бути пов’язана з каналами продажів.

Якщо інтернет-магазин показує товар “в наявності”, а склад каже “немає вже тиждень”, клієнт не буде розбиратися, хто винен. Він просто піде в інший магазин.

Інтернет-магазин і ERP

Інтернет-магазин без ERP часто швидко впирається в хаос.

Потрібно синхронізувати:

товари;
залишки;
ціни;
замовлення;
клієнтів;
оплату;
доставку;
статуси;
акції;
повернення;
документи.

ERP може бути центральною системою, яка передає дані в інтернет-магазин і отримує замовлення назад.

Приклад процесу:

товар створюється в ERP;
ціна передається на сайт;
залишок оновлюється автоматично;
клієнт робить замовлення;
замовлення потрапляє в ERP;
товар резервується;
склад отримує завдання;
клієнт отримує статус;
після відвантаження оновлюється інформація про доставку.

Це набагато краще, ніж вручну переносити замовлення з сайту в облік. Ручне перенесення працює рівно до того моменту, поки замовлень мало і всі ще добрі.

Маркетплейси

Багато компаній продають через маркетплейси.

ERP може допомагати інтегруватися з ними.

Потрібно контролювати:

товари;
залишки;
ціни;
замовлення;
комісії;
доставки;
повернення;
оплату;
документи;
різні правила майданчиків.

Якщо компанія продає одночасно через сайт, магазин, маркетплейс і менеджерів, без ERP легко продати один і той самий товар кілька разів.

Або забути оновити ціну.

Або втратити замовлення.

Або раптово дізнатися, що прибуток з маркетплейсу з’їла комісія, доставка і повернення.

Продажі і склад

Продажі тісно пов’язані зі складом.

Менеджер продає те, що склад повинен відвантажити.

Якщо між продажами і складом немає єдиної системи, виникають проблеми:

менеджер не бачить реальних залишків;
склад не бачить пріоритетів;
товар не зарезервований;
відвантаження затримується;
клієнт отримує не те;
документи формуються із запізненням;
залишки не відповідають реальності.

ERP допомагає синхронізувати продажі і склад.

Менеджер бачить доступний товар. Склад бачить замовлення. Керівник бачить виконання.

Продажі і закупівлі

Продажі також пов’язані із закупівлями.

Якщо товару немає, його потрібно закупити.

ERP може допомагати:

бачити дефіцит;
формувати потребу;
створювати замовлення постачальнику;
контролювати строки поставки;
повідомляти менеджера;
резервувати майбутнє надходження;
аналізувати попит.

Приклад:

Клієнт замовляє товар, якого немає на складі.

ERP показує, що товар буде через 5 днів за замовленням постачальнику.

Менеджер може чесно назвати клієнту строк.

Це краще, ніж класичне “має бути скоро”, яке в перекладі з бізнес-мови означає “ніхто не знає”.

Продажі і виробництво

У виробничих компаніях продажі пов’язані з виробництвом.

Клієнт може замовити продукцію, яку ще потрібно виготовити.

ERP повинна допомагати:

прийняти замовлення;
перевірити можливість виробництва;
розрахувати потребу в матеріалах;
перевірити завантаження виробництва;
запланувати строки;
сформувати виробниче завдання;
контролювати виконання;
відвантажити готову продукцію;
порахувати собівартість.

Для виробничого бізнесу продаж без зв’язку з виробництвом небезпечний.

Менеджер може продати те, що виробництво фізично не встигає зробити. А потім усі разом будуть пояснювати клієнту, що “ми дуже стараємось”.

ERP дозволяє продавати з урахуванням реальних можливостей.

Продажі і фінанси

Продажі повинні бути пов’язані з фінансами.

Керівнику важливо знати:

скільки продали;
скільки оплатили;
скільки винні клієнти;
які продажі прибуткові;
які продажі збиткові;
яка маржа;
які витрати на продаж;
які комісії;
яка доставка;
який фінансовий результат.

Якщо продажі великі, а грошей немає, потрібно дивитися дебіторку, відстрочки, повернення, запаси і витрати.

Іноді компанія радіє високому обороту, але фінансовий результат скромний. Це як бігти марафон, а потім дізнатися, що бігли не в той бік.

Маржинальність продажів

Маржинальність показує, скільки компанія заробляє на продажі після врахування собівартості.

Проста формула:

Маржа = Ціна продажу - Собівартість

Приклад:

Товар продали за 1 000 грн.

Собівартість — 700 грн.

Маржа — 300 грн.

Але потрібно враховувати також знижки, доставку, комісії, бонуси, повернення, витрати на залучення клієнта.

ERP допомагає бачити реальну прибутковість.

Бо продаж із великою сумою може бути менш вигідним, ніж менший продаж з хорошою маржею.

Воронка продажів

Воронка продажів показує, як потенційні клієнти проходять шлях до покупки.

Етапи можуть бути такими:

лід;
перший контакт;
потреба визначена;
комерційна пропозиція;
переговори;
рахунок;
очікування оплати;
продаж;
повторний продаж;
втрачена угода.

ERP або CRM-модуль допомагає бачити, на якому етапі знаходиться кожен клієнт.

Керівник може аналізувати:

скільки лідів прийшло;
скільки стало клієнтами;
де губляться угоди;
які менеджери краще конвертують;
які джерела реклами ефективні;
який середній цикл продажу.

Воронка продажів корисна тим, що показує не тільки результат, а й процес.

KPI менеджерів з продажів

ERP допомагає рахувати показники менеджерів.

Наприклад:

кількість лідів;
кількість дзвінків;
кількість комерційних пропозицій;
кількість замовлень;
сума продажів;
маржа;
оплати;
дебіторська заборгованість;
повторні продажі;
конверсія;
середній чек;
виконання плану.

Але KPI потрібно налаштовувати обережно.

Якщо мотивувати менеджера тільки на оборот, він може давати великі знижки і продавати з мінімальною маржею.

Якщо мотивувати тільки на кількість дзвінків, він буде дзвонити багато. Не факт, що корисно.

Якщо мотивувати на оплату і маржу, поведінка буде ближчою до інтересів бізнесу.

Обережно з KPI. Що вимірюємо, те й отримуємо. Якщо міряти тільки кількість дій, можна отримати дуже активну і дуже безрезультатну команду.

Плани продажів

ERP може допомагати планувати продажі.

Плани можуть бути:

по компанії;
по відділу;
по менеджеру;
по товарній групі;
по клієнту;
по регіону;
по каналу продажів;
по місяцю;
по кварталу.

План-фактний аналіз показує, наскільки виконано план.

Приклад:

План продажів менеджера — 1 000 000 грн.

Факт — 850 000 грн.

Виконання — 85%.

Але краще дивитися не тільки оборот, а й маржу та оплату.

Менеджер може зробити продажів на 1 000 000 грн, але з низькою маржею і простроченою оплатою. Формально план виконаний. Фактично фінансовий директор плаче в Excel.

Аналітика продажів

ERP повинна давати аналітику продажів у різних розрізах.

Наприклад:

продажі по клієнтах;
продажі по менеджерах;
продажі по товарах;
продажі по товарних групах;
продажі по складах;
продажі по регіонах;
продажі по каналах;
продажі по договорах;
продажі по періодах;
продажі по джерелах лідів;
маржа по продажах;
повернення;
дебіторка;
виконання плану.

Хороша аналітика дозволяє бачити не тільки “скільки”, а й “чому”.

Наприклад:

Продажі впали на 15%.

Причини можуть бути різні:

менше лідів;
немає товару;
виросла ціна;
менеджери не обробили заявки;
клієнти пішли до конкурентів;
сезонність;
проблеми з доставкою;
сайт погано працює;
рекламний канал просів.

ERP дає дані для аналізу.

Дашборди продажів

Дашборд — це візуальна панель з ключовими показниками.

Для продажів на дашборді можуть бути:

продажі за день;
продажі за місяць;
виконання плану;
нові замовлення;
неоплачені рахунки;
прострочена дебіторка;
топ клієнтів;
топ товарів;
проблемні замовлення;
маржа;
повернення;
активність менеджерів.

Дашборд корисний, коли керівнику потрібно швидко зрозуміти ситуацію.

Але дашборд має бути чесним.

Якщо він показує тільки красиві цифри, а проблеми заховані, це не дашборд, а корпоративна листівка.

Інтеграції для продажів

Продажі часто потребують інтеграцій.

ERP може інтегруватися з:

сайтом;
інтернет-магазином;
маркетплейсами;
телефонією;
email;
месенджерами;
банками;
службами доставки;
РРО;
ПРРО;
платіжними системами;
складським обладнанням;
CRM;
BI-системами;
зовнішніми кабінетами;
API партнерів.

Інтеграції зменшують ручну роботу.

Приклад:

Клієнт зробив замовлення на сайті.

ERP автоматично отримала замовлення, створила клієнта, зарезервувала товар, передала завдання складу, отримала оплату, сформувала фіскальний чек і відправила статус доставки.

Менеджер при цьому займається не переписуванням даних, а реальною роботою з клієнтом.

РРО і ПРРО в продажах

Для роздрібних продажів важливі РРО та ПРРО.

ERP може допомагати:

формувати фіскальні чеки;
передавати дані в ПРРО;
контролювати оплати;
пов’язувати чек із продажем;
вести касові зміни;
контролювати повернення;
формувати звіти.

Це особливо важливо для магазинів, інтернет-магазинів і компаній, які продають фізичним особам.

Особистий кабінет клієнта

ERP для продажів може включати особистий кабінет клієнта.

У кабінеті клієнт може бачити:

свої замовлення;
рахунки;
статуси оплат;
статуси доставки;
документи;
акти;
історію покупок;
бонуси;
персональні ціни;
залишки;
заявки;
звернення в підтримку.

Це зменшує навантаження на менеджерів.

Клієнт не телефонує щоразу з питанням “а де мій рахунок?” або “а що там із доставкою?”. Він відкриває кабінет і бачить статус.

Мобільні продажі

Мобільні сценарії важливі для торгових представників, менеджерів у дорозі, сервісних інженерів, кур’єрів і керівників.

Мобільний додаток або адаптивний веб-інтерфейс може дозволяти:

створювати замовлення;
дивитися залишки;
працювати з клієнтами;
фіксувати оплату;
робити фото;
сканувати штрихкоди;
бачити маршрути;
закривати заявки;
погоджувати знижки;
переглядати дашборди.

Продажі не повинні бути прив’язані тільки до офісного комп’ютера.

Офлайн-режим у продажах

У деяких сценаріях потрібен офлайн-режим.

Наприклад:

торговий представник працює без стабільного інтернету;
склад має слабкий зв’язок;
кур’єр працює в дорозі;
сервісний інженер на об’єкті;
магазин тимчасово втратив інтернет.

Офлайн-режим дозволяє виконувати дії без зв’язку, а потім синхронізувати дані.

Це складніше технічно, але для реального бізнесу дуже корисно.

Типові помилки в автоматизації продажів

Під час автоматизації продажів часто роблять помилки.

Найпоширеніші:

автоматизують хаос без зміни процесів;
не описують правила знижок;
не контролюють залишки;
не налаштовують резерви;
не зв’язують продажі з оплатами;
не контролюють дебіторку;
не налаштовують права доступу;
не навчають менеджерів;
не аналізують маржу;
не інтегрують сайт і склад;
залишають Excel як головну систему;
не визначають відповідальних;
не контролюють якість довідників.

ERP не врятує продажі, якщо компанія не готова навести порядок у процесах.

Але ERP чудово показує, де саме порядок відсутній. Іноді дуже безжально.

Як впроваджувати ERP для продажів

Впровадження ERP для продажів краще робити поетапно.

Типові етапи:

описати процес продажу;
визначити ролі користувачів;
налаштувати клієнтів і контрагентів;
налаштувати номенклатуру;
налаштувати ціни;
налаштувати знижки;
налаштувати склади;
налаштувати замовлення;
налаштувати рахунки;
налаштувати оплати;
налаштувати відвантаження;
налаштувати документи;
налаштувати аналітику;
інтегрувати сайт або інші канали;
навчити менеджерів;
запустити тестову експлуатацію;
перевірити звіти;
поступово розширювати функціонал.

Не варто намагатися автоматизувати все за один день.

Продажі — жива система. Її потрібно запускати акуратно, щоб не зупинити роботу менеджерів.

Що потрібно описати перед впровадженням

Перед впровадженням ERP для продажів потрібно відповісти на питання:

які канали продажів є в компанії;
хто працює з клієнтами;
як створюється замовлення;
як формується ціна;
як працюють знижки;
хто погоджує знижки;
як перевіряються залишки;
як резервується товар;
які умови оплати;
чи є кредитні ліміти;
як контролюється дебіторка;
як відбувається відвантаження;
як працює доставка;
які документи потрібні;
які звіти потрібні керівнику;
які інтеграції потрібні;
які права доступу мають бути.

Чим краще це описано на старті, тим менше буде сюрпризів після запуску.

Приклад для торгової компанії

Торгова компанія продає товари оптом і в роздріб.

ERP може допомогти:

вести клієнтів;
вести договори;
налаштувати оптові і роздрібні ціни;
бачити залишки;
резервувати товар;
формувати рахунки;
контролювати оплати;
передавати завдання на склад;
оформляти відвантаження;
друкувати документи;
аналізувати маржу;
контролювати дебіторку.

Керівник бачить, які товари продаються добре, які зависли, які клієнти приносять прибуток, а які постійно купують зі знижкою і платять із запізненням.

Приклад для інтернет-магазину

Інтернет-магазин отримує замовлення з сайту.

ERP може:

приймати замовлення автоматично;
створювати клієнта;
перевіряти залишки;
резервувати товар;
отримувати оплату;
формувати чек через ПРРО;
створювати завдання складу;
передавати доставку перевізнику;
оновлювати статус на сайті;
обробляти повернення;
аналізувати ефективність товарів.

Без ERP власник інтернет-магазину часто живе між сайтом, таблицею, банком, службою доставки і складом. Це весело перші два дні. Потім починається дорослий бізнес.

Приклад для виробничої компанії

Виробнича компанія продає продукцію під замовлення.

ERP може:

приймати замовлення клієнта;
перевіряти можливість виробництва;
рахувати потребу в матеріалах;
планувати строки;
формувати виробниче завдання;
контролювати виконання;
рахувати собівартість;
повідомляти менеджера про готовність;
оформляти відвантаження;
аналізувати прибутковість замовлення.

Це дозволяє не обіцяти клієнту неможливі строки і не запускати виробництво “на око”.

Приклад для сервісної компанії

Сервісна компанія продає послуги.

ERP може:

приймати заявки;
вести клієнтів;
планувати роботи;
призначати виконавців;
рахувати години;
списувати матеріали;
формувати акти;
виставляти рахунки;
контролювати оплату;
бачити прибутковість сервісу;
аналізувати повторні звернення.

Для сервісу важливо не тільки продати роботу, а й правильно її виконати, оформити і отримати оплату.

Як K2 ERP допомагає продажам

K2 ERP може використовуватися як платформа для автоматизації продажів різного рівня складності.

Система може охоплювати:

клієнтів;
заявки;
CRM;
замовлення;
рахунки;
ціни;
знижки;
склади;
резерви;
оплати;
документи;
доставку;
інтернет-магазини;
РРО;
ПРРО;
аналітику;
інтеграції;
особисті кабінети;
мобільні сценарії;
індивідуальні модулі.

Для малого бізнесу це можуть бути типові сценарії продажів.

Для середнього бізнесу — окрема хмара, інтеграції, склад, сайт, CRM і аналітика.

Для великого бізнесу — індивідуальна логіка, складні процеси погодження, велика кількість користувачів, інтеграції, кабінети клієнтів, мобільні додатки і глибока фінансова аналітика.

Коротко

Питання	Відповідь
Що таке ERP для продажів?	Це система, яка автоматизує процес продажу від першого звернення клієнта до замовлення, оплати, відвантаження, документів і аналітики.
Чим ERP відрізняється від CRM?	CRM більше працює з клієнтами і воронкою, ERP охоплює також склад, ціни, замовлення, оплати, документи, собівартість і фінансовий результат.
Навіщо менеджеру ERP?	Щоб швидко бачити клієнта, залишки, ціни, знижки, замовлення, оплату, статус відвантаження і історію роботи.
Навіщо керівнику ERP для продажів?	Щоб бачити продажі, маржу, дебіторку, виконання планів, ефективність менеджерів, товарів, клієнтів і каналів продажів.
Що таке замовлення клієнта?	Це ключовий документ, який фіксує, що клієнт хоче купити, у якій кількості, за якою ціною і на яких умовах.
Навіщо резервувати товар?	Щоб один і той самий товар не був проданий кільком клієнтам одночасно.
Чому важлива дебіторська заборгованість?	Бо продаж без оплати створює ризик для cash flow і може зіпсувати фінансовий стан компанії.
Чому важлива маржа?	Бо великий оборот без прибутковості не означає успішний бізнес.
Чи потрібна інтеграція з інтернет-магазином?	Так, якщо компанія продає онлайн. ERP повинна синхронізувати товари, ціни, залишки, замовлення, оплату і доставку.
Чи можна автоматизувати B2B і B2C продажі?	Так. ERP може підтримувати договори, відстрочки, кредитні ліміти, роздріб, чеки, доставки, особисті кабінети і різні канали продажів.
Як K2 ERP допомагає продажам?	K2 ERP об’єднує CRM, замовлення, склад, ціни, документи, оплати, інтеграції, аналітику і може адаптуватися під різні бізнес-процеси.

Висновок

ERP для продажів — це не просто програма для створення рахунків.

Це система, яка допомагає компанії продавати швидше, точніше і контрольованіше.

Вона об’єднує клієнтів, менеджерів, склад, фінанси, документи, доставку, інтернет-магазин, маркетплейси, оплату, аналітику і керівництво.

Для менеджера ERP — це інструмент швидкої роботи з клієнтом.

Для складу — зрозумілі замовлення і резерви.

Для фінансів — контроль оплат, боргів і маржі.

Для керівника — прозора картина продажів.

Для власника — відповідь на головне питання: не просто “скільки продали”, а “скільки заробили і де гроші”.

K2 ERP дозволяє будувати продажі як частину єдиної системи автоматизації підприємства. Це може бути простий облік продажів для малого бізнесу, інтеграція з інтернет-магазином для онлайн-торгівлі, складна B2B-система з договорами і відстрочками або повноцінна платформа з CRM, WMS, TMS, CMS, мобільними додатками і кабінетами клієнтів.

Продажі без ERP можуть працювати. Але чим більше компанія росте, тим більше ручний хаос починає коштувати грошей.

А ERP потрібна саме для того, щоб продажі перестали бути хаосом і стали керованою системою.