ERP для охоронної компанії

ERP для охоронної компанії — це система управління охоронним бізнесом, яка об’єднує клієнтів, договори, об’єкти охорони, пости, графіки змін, наряди, патрулі, інциденти, тривожні виклики, мобільні групи реагування, персонал, зарплату, екіпірування, транспорт, документообіг, Cash Flow, P&L, Power BI, AI, API та інтеграції.

ERP для охоронної компанії потрібна тоді, коли бізнес має багато об’єктів, змін, охоронців, замовників, постів, маршрутів, інцидентів, актів, рахунків, зарплатних правил і витрат, які вже складно контролювати в Excel, месенджерах, окремій бухгалтерській системі або самописному обліку.

Українська ERP. K2 ERP може бути ERP-системою для охоронної компанії: клієнти, договори, об’єкти охорони, пости, графіки змін, наряди, патрулі, інциденти, тривоги, мобільні групи, персонал, зарплата охоронців, екіпірування, транспорт, EAM, документообіг, Cash Flow, P&L, Power BI, AI, API та інтеграції.

Замість 1С/BAS. Для українських охоронних компаній ERP часто розглядається як заміна 1С, альтернатива BAS, альтернатива 1С для охоронної компанії або перехід із застарілих, самописних чи доопрацьованих систем на сучасну українську ERP.

Що таке ERP для охоронної компанії

ERP для охоронної компанії — це програмна система, яка автоматизує управлінські, операційні, кадрові, фінансові, складські та аналітичні процеси охоронного бізнесу.

ERP для охоронної компанії зазвичай охоплює:

Для яких компаній потрібна ERP

Тип компанії	Що потрібно автоматизувати
Фізична охорона	об’єкти, пости, охоронці, зміни, наряди, табелі, інциденти, зарплата
Пультова охорона	тривожні виклики, мобільні групи, клієнти, об’єкти, SLA, реагування
Охорона бізнес-центрів	пости, відвідувачі, пропуски, інциденти, графіки, звіти клієнтам
Охорона складів і виробництва	КПП, патрулі, журнали подій, вантажі, транспорт, інциденти
Охорона ритейлу	магазини, охоронці, графіки, інциденти, крадіжки, службові звіти
Охорона заходів	тимчасові пости, наряди, персонал, зміни, акти, витрати
Технічна охорона	обладнання, датчики, камери, монтаж, сервіс, ремонти, EAM
Інкасація або супровід	маршрути, екіпажі, транспорт, графіки, безпека, акти, витрати
Холдингова охоронна структура	філії, регіони, персонал, консолідація, фінанси, Power BI

Чому охоронній компанії потрібна ERP

Охоронний бізнес має складну операційну модель: багато людей працюють позмінно на різних об’єктах, послуги надаються безперервно, клієнти очікують дисципліни, звітності, швидкої реакції та прозорих актів виконаних робіт.

Потрібно контролювати:

які об’єкти охороняються;
скільки постів на кожному об’єкті;
хто заступив на зміну;
хто запізнився або не вийшов;
які наряди сформовані;
які інциденти сталися;
які тривоги оброблені;
які мобільні групи реагували;
які акти потрібно виставити клієнту;
які рахунки оплачені;
яка дебіторська заборгованість;
як рахується зарплата охоронців;
які витрати по об’єкту;
яка прибутковість клієнта, об’єкта або регіону;
як усе це впливає на Cash Flow і P&L.

Ознаки, що охоронній компанії потрібна ERP

ERP потрібна, якщо:

графіки змін ведуться в Excel;
наряди формуються вручну;
табелі охоронців збираються із затримкою;
зарплата охоронців рахується вручну;
інциденти фіксуються в месенджерах;
немає єдиного реєстру об’єктів і постів;
договори не пов’язані з актами та рахунками;
складно побачити прибутковість конкретного об’єкта;
мобільні групи реагування працюють окремо від фінансів;
екіпірування й обладнання не контролюються;
транспортні витрати не прив’язані до напрямів;
керівник не бачить Cash Flow і P&L по клієнтах, об’єктах і регіонах.

K2 ERP для охоронної компанії

K2 ERP може бути українською ERP-системою для охоронного бізнесу.

K2 ERP може охоплювати:

Що має включати ERP для охоронної компанії

Контур	Що має бути в ERP
Клієнти	CRM, договори, об’єкти, контакти, рахунки, акти, дебіторка
Об’єкти	об’єкти охорони, адреси, пости, графіки, інструкції, відповідальні
Операції	наряди, зміни, патрулі, мобільні групи, інциденти, журнал подій
Персонал	охоронці, посади, допуски, графіки, табелі, зарплата, KPI
Фінанси	рахунки, акти, оплати, Cash Flow, P&L, дебіторка, платіжний календар
Склад	форма, рації, жетони, ліхтарі, спецзасоби, обладнання, списання
Транспорт	авто груп реагування, пробіг, пальне, ремонти, GPS, витрати
Документи	договори, інструкції постів, акти, службові записки, звіти, ECM
Аналітика	Power BI, прибутковість об’єктів, SLA, інциденти, AI-підказки

Клієнти охоронної компанії

Клієнт охоронної компанії — це замовник охоронних послуг, який може мати один або багато об’єктів, договорів, контактних осіб, рахунків, актів, інцидентів і звернень.

У K2 ERP можна вести:

назву клієнта;
тип клієнта;
галузь;
контактних осіб;
договори;
об’єкти охорони;
відповідального менеджера;
умови оплати;
рахунки;
акти;
оплати;
дебіторку;
звернення;
інциденти;
документи;
P&L клієнта.

CRM для охоронної компанії

CRM для охоронної компанії допомагає керувати продажами охоронних послуг і відносинами з клієнтами.

CRM може підтримувати:

ліди;
джерела звернень;
заявки на охорону;
комерційні пропозиції;
обстеження об’єкта;
розрахунок вартості;
погодження умов;
воронку продажів;
причини програшу;
повторні продажі;
продовження договорів;
роботу з дебіторкою.

Обстеження об’єкта

Обстеження об’єкта охорони потрібне перед запуском послуги.

У ERP можна фіксувати:

адресу;
тип об’єкта;
площу;
кількість входів;
кількість постів;
режим роботи;
ризики;
потребу в технічних засобах;
вимоги клієнта;
фото;
схему;
рекомендації;
попередній розрахунок вартості.

Договір охорони

Договір охорони визначає умови надання послуг охорони.

У K2 ERP можна вести:

клієнта;
об’єкт;
тип послуги;
строк дії;
кількість постів;
графік охорони;
тариф;
щомісячну суму;
умови оплати;
SLA;
штрафи;
відповідальність сторін;
додаткові послуги;
статус погодження;
статус підписання;
додаткові угоди.

Додаткові угоди

Додаткова угода може змінювати умови договору охорони.

Приклади змін:

додати пост;
прибрати пост;
змінити графік;
змінити тариф;
додати мобільну групу;
додати технічну охорону;
змінити SLA;
продовжити строк договору;
змінити відповідального;
змінити порядок оплати.

Об’єкти охорони

Об’єкт охорони — це місце або актив, де надаються охоронні послуги.

Приклади об’єктів:

бізнес-центр;
склад;
виробництво;
магазин;
торговий центр;
офіс;
житловий комплекс;
будівельний майданчик;
банк;
медичний заклад;
школа;
паркінг;
приватний будинок;
логістичний термінал;
тимчасовий захід.

Картка об’єкта охорони

У K2 ERP можна вести картку об’єкта охорони.

Картка може містити:

назву об’єкта;
клієнта;
адресу;
GPS-координати;
відповідального клієнта;
відповідального менеджера;
пости;
графіки;
інструкції;
план об’єкта;
контакти екстрених служб;
обладнання;
журнал подій;
інциденти;
акти;
витрати;
P&L об’єкта.

Пости охорони

Пост охорони — це конкретне місце або функція, яку виконує охоронець на об’єкті.

Приклади постів:

КПП;
рецепція;
вхідна група;
складський пост;
паркінг;
відеонагляд;
обхід території;
пропускний пункт;
пожежний пост;
мобільний патруль;
внутрішній пост;
нічний пост.

Інструкція поста

Інструкція поста охорони описує правила роботи охоронця на конкретному посту.

Інструкція може містити:

режим роботи;
обов’язки;
маршрут обходу;
порядок допуску;
порядок перевірки документів;
правила реагування;
контакти відповідальних;
дії при тривозі;
дії при пожежі;
дії при інциденті;
порядок ведення журналу;
заборони;
чеклісти.

Графіки змін охоронців

Графіки змін охоронців потрібні для планування роботи персоналу.

K2 ERP може підтримувати:

денні зміни;
нічні зміни;
добові зміни;
вахтовий режим;
графік 1/2;
графік 2/2;
графік 12/12;
графік 24/48;
заміни;
відпустки;
лікарняні;
неявки;
переробки;
план-факт годин.

Наряди охорони

Наряд охорони — це документ або запис, який визначає, хто, коли й на який пост заступає.

У наряді можна вести:

дату;
об’єкт;
пост;
зміну;
охоронця;
старшого зміни;
час початку;
час завершення;
інструкцію;
екіпірування;
статус заступання;
відмітку про здачу зміни;
коментарі;
інциденти.

Табель охоронців

Табель охоронців фіксує фактично відпрацьований час.

ERP може формувати табель на основі:

графіка;
нарядів;
фактичних відміток;
замін;
неявок;
запізнень;
понаднормових;
нічних годин;
святкових годин;
чергувань;
відпусток;
лікарняних.

Заступання на зміну

Заступання на зміну може контролюватися через мобільний застосунок, QR-код, геолокацію або ручне підтвердження відповідальним.

ERP може фіксувати:

охоронця;
об’єкт;
пост;
час;
геолокацію;
фото;
чекліст;
прийняття майна;
коментар;
відхилення;
підтвердження старшого зміни.

Здача зміни

Здача зміни потрібна для передачі інформації між охоронцями.

У K2 ERP можна фіксувати:

час здачі;
стан поста;
події за зміну;
інциденти;
передане майно;
ключі;
рації;
документи;
зауваження;
підпис або підтвердження;
фото.

Мобільні групи реагування

Мобільна група реагування — це екіпаж, який виїжджає на тривоги або інциденти.

ERP може вести:

склад групи;
водія;
охоронців;
транспорт;
район відповідальності;
графік чергування;
тривожні виклики;
час реагування;
результат виїзду;
витрати;
SLA;
P&L послуги.

Тривожні виклики

Тривожний виклик — подія, яка потребує реагування.

У K2 ERP можна фіксувати:

клієнта;
об’єкт;
тип тривоги;
час отримання;
джерело сигналу;
мобільну групу;
час виїзду;
час прибуття;
результат;
фото;
коментар;
акт;
SLA;
повторні виклики.

SLA реагування

SLA реагування визначає допустимий час реакції на тривожний виклик або інцидент.

ERP може контролювати:

час отримання сигналу;
час призначення групи;
час виїзду;
час прибуття;
час закриття виклику;
порушення SLA;
причини затримки;
ескалації;
штрафи;
KPI мобільних груп.

Патрулювання

Патрулювання — регулярний або позаплановий обхід території чи маршруту.

ERP може підтримувати:

маршрут;
контрольні точки;
графік обходів;
відповідального;
час проходження;
QR-коди;
NFC-мітки;
геолокацію;
фото;
чекліст;
порушення;
інциденти;
звіт клієнту.

Маршрути патрулів

Маршрут патруля описує послідовність контрольних точок.

У K2 ERP можна вести:

назву маршруту;
об’єкт;
контрольні точки;
порядок проходження;
частоту;
допустиме відхилення часу;
відповідальних;
інструкції;
ризикові зони;
історію проходжень.

Журнал подій

Журнал подій охорони — це цифровий журнал, у якому фіксуються всі важливі події на об’єкті.

У журналі можна вести:

дату;
час;
об’єкт;
пост;
охоронця;
тип події;
опис;
фото;
відео або посилання;
відповідального;
статус;
рішення;
повідомлення клієнту.

Інциденти

Інцидент охорони — це подія, яка потребує реакції, розслідування, звіту або коригувальних дій.

Приклади інцидентів:

спроба проникнення;
порушення пропускного режиму;
крадіжка;
конфлікт;
пошкодження майна;
пожежна тривога;
технічна несправність;
відмова обладнання;
порушення інструкції;
неявка охоронця;
запізнення;
скарга клієнта.

Картка інциденту

У K2 ERP можна вести картку інциденту.

Картка може містити:

дату;
час;
об’єкт;
пост;
охоронця;
тип інциденту;
рівень критичності;
опис;
фото;
учасників;
свідків;
дії охорони;
відповідального;
статус;
висновок;
витрати;
претензію;
CAPA;
вплив на P&L.

Службові звіти

Службовий звіт охорони може формуватися за зміною, добою, тижнем, місяцем або інцидентом.

У звіті можна показувати:

об’єкт;
пост;
зміни;
охоронців;
події;
інциденти;
тривоги;
обходи;
порушення;
зауваження;
рекомендації;
фото;
підписи;
статус погодження.

Пропускний режим

Пропускний режим важливий для складів, виробництва, бізнес-центрів, ЖК, будівництва та інших об’єктів.

ERP може контролювати:

відвідувачів;
транспорт;
перепустки;
заявки на допуск;
тимчасові перепустки;
чорні списки;
журнали входу;
журнали виїзду;
вантажі;
відповідальних осіб;
інциденти.

Відвідувачі

У K2 ERP можна вести облік відвідувачів об’єкта.

Можна фіксувати:

ПІБ;
компанію;
документ;
мету візиту;
кого відвідує;
час входу;
час виходу;
перепустку;
транспорт;
коментар;
фото;
статус.

Персонал охорони

Персонал охорони включає охоронців, старших змін, начальників об’єктів, операторів пульта, водіїв груп реагування, інспекторів, менеджерів і керівників напрямів.

ERP може вести:

працівника;
посаду;
підрозділ;
регіон;
допуски;
посвідчення;
графік;
наряди;
табель;
зарплату;
KPI;
навчання;
екіпірування;
документи;
доступи.

Допуски і посвідчення

Для охоронної компанії важливо контролювати документи персоналу.

K2 ERP може вести:

посвідчення охоронця;
строк дії;
медичні довідки;
навчання;
інструктажі;
допуск до об’єкта;
допуск до спеціальних робіт;
документи водія;
сертифікати;
нагадування про завершення строку.

Зарплата охоронців

Зарплата охоронців може мати складні правила.

Вона може залежати від:

ставки за годину;
ставки за зміну;
ставки за добу;
типу об’єкта;
нічних годин;
святкових годин;
понаднормових;
премій;
штрафів;
замін;
неявок;
класу охоронця;
KPI;
якості роботи;
інцидентів.

Зарплата мобільних груп

Зарплата мобільних груп може враховувати:

чергування;
кількість виїздів;
нічні години;
складність маршруту;
SLA;
премії за швидке реагування;
штрафи за порушення;
витрати на пальне;
добові;
додаткові завдання.

KPI охоронної компанії

ERP може підтримувати KPI для керівників, охоронців, мобільних груп, операторів пульта та менеджерів.

Приклади KPI:

своєчасність заступання;
кількість неявок;
кількість запізнень;
виконання обходів;
час реагування;
порушення SLA;
кількість інцидентів;
якість звітності;
задоволеність клієнта;
дебіторка клієнтів;
маржа об’єктів;
P&L регіону.

Екіпірування охоронців

Екіпірування охоронців потрібно контролювати як складські запаси або інвентар.

До екіпірування можуть належати:

форма;
взуття;
куртки;
жилети;
жетони;
бейджі;
рації;
ліхтарі;
планшети;
телефони;
ключі;
аптечки;
спецзасоби;
засоби індивідуального захисту.

Склад охоронної компанії

Склад охоронної компанії може містити форму, обладнання, рації, ліхтарі, витратні матеріали, запасні частини, засоби зв’язку й технічні пристрої.

ERP може контролювати:

надходження;
видачу;
повернення;
переміщення;
списання;
залишки;
відповідальних;
серійні номери;
інвентаризацію;
стан;
ремонти;
втрати.

Видача екіпірування

ERP може фіксувати видачу екіпірування працівнику або на об’єкт.

Можна вести:

працівника;
об’єкт;
позицію;
розмір;
кількість;
серійний номер;
дату видачі;
строк використання;
стан;
відповідального;
повернення;
списання.

Транспорт охорони

Транспорт охорони потрібен для мобільних груп, інспекторів, логістики, доставки персоналу й супроводу.

K2 ERP може вести:

автомобіль;
інвентарний номер;
номерний знак;
водія;
графік;
маршрути;
пробіг;
пальне;
ремонти;
ТО;
страхування;
GPS;
витрати;
P&L використання.

Облік пального

Облік пального важливий для компаній із мобільними групами реагування.

ERP може контролювати:

заправки;
ліміти;
паливні картки;
пробіг;
норми витрат;
маршрути;
відхилення;
списання;
вартість пального;
витрати по автомобілях;
витрати по регіонах.

Обладнання охорони

Обладнання охорони може включати технічні засоби безпеки, які встановлені на об’єктах або використовуються компанією.

Приклади:

камери;
датчики;
сигналізація;
турнікети;
системи доступу;
сервери відеонагляду;
пульти;
тривожні кнопки;
рації;
GPS-трекери;
планшети;
зарядні станції.

EAM для охоронної компанії

EAM система у охоронній компанії допомагає контролювати обладнання, транспорт, засоби зв’язку та технічні системи.

EAM може показувати:

які активи працюють;
які в ремонті;
які видані охоронцям;
які встановлені на об’єкті;
коли потрібне ТО;
які витрати на ремонт;
які активи втрачено;
які активи потрібно списати;
як обладнання впливає на якість послуги.

Технічна охорона

Технічна охорона може бути окремим напрямом охоронної компанії.

ERP може підтримувати:

монтаж обладнання;
сервісні заявки;
обслуговування;
ремонти;
заміну датчиків;
тривожні кнопки;
відеонагляд;
системи контролю доступу;
акти виконаних робіт;
абонентські платежі;
P&L технічного напряму.

Пультова охорона

Пультова охорона пов’язана з моніторингом сигналів, тривожними викликами та реагуванням.

K2 ERP може інтегруватися з пультовими системами для:

отримання сигналів;
створення тривожного виклику;
призначення мобільної групи;
фіксації часу реагування;
закриття події;
формування звіту;
контролю SLA;
аналітики повторних тривог.

Охорона заходів

Охорона заходів має тимчасову структуру: короткий проєкт, багато людей, змінні пости, посилена координація та швидка звітність.

ERP може вести:

захід;
клієнта;
локацію;
дату;
кількість постів;
охоронців;
старших груп;
графік;
інструкції;
інциденти;
витрати;
акт;
P&L заходу.

Охорона будівництва

Охорона будівництва потребує контролю КПП, матеріалів, техніки, підрядників і нічних обходів.

ERP може фіксувати:

об’єкт будівництва;
пости;
в’їзд і виїзд транспорту;
відвідувачів;
підрядників;
інциденти;
обходи;
фото;
звіти клієнту;
додаткові зміни.

Охорона ритейлу

Охорона ритейлу має специфіку магазинів, торгових залів, касових зон, складів і запобігання крадіжкам.

ERP може вести:

магазини;
графіки охоронців;
інциденти;
крадіжки;
конфлікти;
акти;
фото;
службові розслідування;
звіти клієнту;
KPI по магазинах.

Акти охоронних послуг

Акт охоронних послуг підтверджує надання послуг клієнту за період.

ERP може формувати акт на основі:

договору;
об’єктів;
постів;
фактично відпрацьованих змін;
додаткових послуг;
тривожних викликів;
ремонтів;
штрафів;
знижок;
погоджень;
електронного підпису.

Рахунки клієнтам

Рахунок клієнту у охоронній компанії може формуватися за договором, абонентською платою, фактичними змінами, викликами або додатковими послугами.

У K2 ERP можна вести:

клієнта;
договір;
об’єкт;
період;
послуги;
кількість постів;
кількість змін;
тариф;
суму;
ПДВ;
строк оплати;
статус;
оплату;
прострочення.

Дебіторська заборгованість клієнтів

Дебіторська заборгованість клієнтів у охоронному бізнесі критична, бо зарплата охоронцям виплачується регулярно, а клієнти можуть затримувати оплату.

ERP має показувати:

клієнта;
договір;
об’єкт;
рахунок;
суму боргу;
строк прострочення;
відповідального менеджера;
історію нагадувань;
ризик зупинки послуг;
вплив на Cash Flow;
P&L клієнта.

Cash Flow охоронної компанії

Cash Flow показує рух грошей охоронної компанії.

K2 ERP може контролювати:

очікувані оплати клієнтів;
фактичні надходження;
прострочену дебіторку;
зарплату охоронців;
податки;
закупівлю форми;
витрати на транспорт;
пальне;
ремонти;
оренду;
зв’язок;
обладнання;
кредити;
касові розриви;
платіжний календар.

P&L охоронної компанії

P&L показує прибутки й збитки охоронного бізнесу.

P&L можна аналізувати:

по компанії;
по клієнту;
по договору;
по об’єкту;
по посту;
по регіону;
по мобільній групі;
по напряму послуг;
по менеджеру;
по періоду.

До P&L можуть входити виручка, зарплата охоронців, зарплата адміністрації, транспорт, пальне, форма, обладнання, зв’язок, оренда, податки, ремонти, амортизація та інші витрати.

Собівартість охоронних послуг

Собівартість охоронних послуг допомагає зрозуміти реальну прибутковість клієнта або об’єкта.

До собівартості можуть входити:

зарплата охоронців;
податки;
форма;
екіпірування;
транспорт;
пальне;
зв’язок;
рації;
обладнання;
адміністративний супровід;
інспектори;
ремонти;
навчання;
витрати мобільних груп.

Бюджетування охоронної компанії

Бюджетування допомагає планувати доходи, витрати, персонал, закупівлі й Cash Flow.

Можна планувати:

виручку по договорах;
нові об’єкти;
витрати на зарплату;
витрати на форму;
витрати на транспорт;
пальне;
ремонт обладнання;
закупівлі рацій;
навчання;
податки;
маркетинг;
Cash Flow;
P&L;
бюджети регіонів.

Документообіг охоронної компанії

Документообіг охоронної компанії охоплює договори, додаткові угоди, акти, рахунки, інструкції постів, службові звіти, журнали подій, документи персоналу й документи по обладнанню.

K2 ERP може зберігати й погоджувати:

договори з клієнтами;
додаткові угоди;
акти;
рахунки;
інструкції постів;
службові записки;
звіти по інцидентах;
документи охоронців;
акти видачі форми;
акти списання;
документи транспорту;
документи обладнання.

ECM для охоронної компанії

ECM система потрібна для електронного архіву, версій документів, прав доступу й швидкого пошуку.

ECM може підтримувати:

картки документів;
версії;
шаблони;
електронний архів;
права доступу;
конфіденційні документи;
погодження;
електронний підпис;
повнотекстовий пошук;
AI-пошук;
зв’язок із клієнтом, договором, об’єктом і інцидентом.

BPM для охоронної компанії

BPM система допомагає автоматизувати внутрішні процеси охоронної компанії.

Приклади процесів:

погодження договору;
запуск нового об’єкта;
погодження комерційної пропозиції;
формування наряду;
заміна охоронця;
розгляд інциденту;
службове розслідування;
заявка на форму;
заявка на ремонт авто;
погодження рахунку;
закриття місяця по об’єкту.

QMS для охоронної компанії

QMS система може використовуватися для контролю якості охоронних послуг.

Можна вести:

стандарти роботи постів;
чеклісти перевірок;
аудити об’єктів;
скарги клієнтів;
невідповідності;
CAPA;
оцінку охоронців;
контроль інструктажів;
KPI якості;
аналіз повторних інцидентів.

LMS для охоронної компанії

LMS система може використовуватися для навчання охоронців, операторів пульта, водіїв мобільних груп і менеджерів.

Курси можуть охоплювати:

інструкції постів;
правила пропускного режиму;
дії при тривозі;
дії при пожежі;
комунікацію з відвідувачами;
першу допомогу;
роботу з ERP;
роботу з мобільним застосунком;
правила звітності;
охорону праці.

Дашборд охоронної компанії

Дашборд охоронної компанії показує власнику, CEO, COO, CFO, керівнику операцій, начальнику охорони, HR і фінансисту ключові показники.

Він може містити:

кількість клієнтів;
кількість об’єктів;
кількість постів;
графіки змін;
неявки;
запізнення;
відкриті інциденти;
тривожні виклики;
час реагування;
SLA;
дебіторку;
зарплату;
витрати;
Cash Flow;
P&L;
прибутковість об’єктів;
KPI персоналу.

Приклад дашборда охоронної компанії

Блок	Що показує
Об’єкти	активні об’єкти, пости, графіки, відповідальні, інструкції
Зміни	наряди, заступання, неявки, заміни, табелі, понаднормові
Події	журнал подій, інциденти, тривоги, патрулі, службові звіти
Персонал	охоронці, допуски, навчання, KPI, зарплата, екіпірування
Фінанси	рахунки, акти, оплати, дебіторка, Cash Flow, P&L
Якість	SLA, скарги клієнтів, аудити, CAPA, повторні порушення

Power BI для охоронної компанії

Power BI може використовуватися для розширеної аналітики поверх даних K2 ERP.

У Power BI можна аналізувати:

клієнтів;
об’єкти;
пости;
зміни;
табелі;
зарплату;
інциденти;
тривожні виклики;
SLA;
мобільні групи;
транспорт;
пальне;
екіпірування;
рахунки;
дебіторку;
Cash Flow;
P&L;
прибутковість об’єктів.

AI в ERP для охоронної компанії

AI у K2 ERP може допомагати власнику, CEO, COO, CFO, операційному директору, начальнику охорони, HR, диспетчерам і фінансистам.

AI може:

прогнозувати неявки охоронців;
знаходити об’єкти з низькою прибутковістю;
пояснювати зростання витрат;
прогнозувати Cash Flow;
виявляти ризик порушення SLA;
аналізувати повторні інциденти;
знаходити клієнтів із ризиком неоплати;
підказувати оптимальні заміни в графіку;
аналізувати транспортні витрати;
формувати короткий звіт по об’єкту або регіону.

Приклад AI-підказки

AI-підказка. Об’єкт «Логістичний центр Захід» має ризик падіння маржі нижче 12% у поточному місяці. Основні причини — 6 понаднормових змін, 3 заміни через неявки, збільшення витрат на пальне мобільної групи та прострочення оплати клієнта на 18 днів. Рекомендується переглянути графік, провести роботу з персоналом і посилити контроль дебіторки.

API та інтеграції

ERP для охоронної компанії має інтегруватися з операційними, фінансовими й технічними системами.

K2 ERP може інтегруватися з:

CRM;
мобільним застосунком охоронця;
GPS;
системами пультової охорони;
системами відеонагляду;
системами контролю доступу;
QR/NFC-контрольними точками;
телефонією;
месенджерами;
банками;
клієнт-банком;
електронним документообігом;
електронним підписом;
Power BI;
AI-сервісами;
зовнішніми API.

Мобільний застосунок охоронця

Мобільний застосунок охоронця може бути інтегрований із K2 ERP.

Через застосунок охоронець може:

підтвердити заступання;
пройти контрольну точку;
переглянути інструкцію поста;
створити подію;
зафіксувати інцидент;
додати фото;
отримати задачу;
здати зміну;
підтвердити отримання екіпірування;
бачити свій графік.

Кабінет клієнта

Кабінет клієнта може бути зовнішнім сервісом, інтегрованим із K2 ERP.

Клієнт може бачити:

свої об’єкти;
пости;
графіки;
звіти;
інциденти;
тривожні виклики;
акти;
рахунки;
оплати;
заявки;
документи;
SLA;
повідомлення.

Міграція на ERP для охоронної компанії

Перехід на ERP потребує підготовки клієнтських, договірних, операційних, кадрових і фінансових даних.

Типовий план:

Провести аудит поточних систем.
Зібрати клієнтів.
Очистити дублікати клієнтів.
Зібрати активні договори.
Зібрати об’єкти охорони.
Описати пости.
Описати графіки змін.
Зібрати охоронців.
Зібрати допуски й документи.
Описати правила зарплати.
Зібрати наряди й табелі.
Зібрати рахунки й акти.
Звірити оплати.
Звірити дебіторку.
Зібрати склад екіпірування.
Зібрати транспорт.
Налаштувати інциденти й журнал подій.
Налаштувати Cash Flow.
Налаштувати P&L.
Налаштувати документообіг.
Побудувати дашборди.
Навчити користувачів.
Запустити K2 ERP поетапно.

Що переносити в ERP

Дані	Навіщо потрібні
Клієнти	CRM, договори, об’єкти, рахунки, дебіторка, P&L
Договори	тарифи, строки, SLA, акти, рахунки, умови оплати
Об’єкти охорони	операційне управління, пости, графіки, інциденти
Пости	наряди, зміни, інструкції, табелі, собівартість
Охоронці	графіки, наряди, табелі, зарплата, допуски, KPI
Графіки	планування змін і контроль замін
Табелі	зарплата, план-факт, аналіз робочого часу
Рахунки й акти	фінансовий контроль і дебіторка
Екіпірування	склад, видача, повернення, списання
Транспорт	мобільні групи, пальне, ремонти, витрати

Що не варто переносити автоматично

У нову ERP не варто без перевірки переносити:

дублікати клієнтів;
неактуальні договори;
закриті об’єкти без аналітичної цінності;
пости без актуального статусу;
охоронців без актуального статусу;
старі графіки без потреби;
табелі без звірки;
зарплатні правила без підтвердження;
борги без звірки;
екіпірування без інвентаризації;
транспортні витрати без документів;
інциденти без структури;
ручні коригування без пояснення.

Стару систему можна залишити архівом, а в K2 ERP перенести очищені актуальні дані.

Типові помилки при впровадженні ERP для охоронної компанії

Помилка	Наслідок	Як уникнути
Не описати об’єкти й пости	неможливо коректно планувати зміни й рахувати собівартість	створити структуру клієнт → договір → об’єкт → пост
Не формалізувати графіки	табелі й зарплата залишаються ручними	налаштувати типові графіки, заміни, неявки й понаднормові
Не зв’язати наряди з табелем	фактичні години не контролюються	формувати табель на основі нарядів і фактичних відміток
Не описати правила зарплати	розрахунок зарплати буде неточним	формалізувати ставки, нічні, святкові, штрафи, премії й KPI
Не рахувати P&L по об’єктах	збиткові об’єкти непомітні	прив’язати доходи й витрати до клієнтів, договорів, об’єктів і постів
Не контролювати екіпірування	форма й обладнання губляться або списуються без контролю	вести склад, видачу, повернення, інвентаризацію й відповідальних
Копіювати стару систему один в один	ERP повторює старі проблеми	побудувати цільову модель управління охоронним бізнесом

Мінімальний старт ERP для охоронної компанії

Перший етап:

клієнти;
договори;
об’єкти охорони;
пости;
охоронці;
графіки змін;
наряди;
табелі;
рахунки;
акти;
оплати;
дебіторка;
базовий Cash Flow;
дашборд охоронної компанії.

Другий етап:

зарплата охоронців;
інциденти;
журнал подій;
мобільні групи;
тривожні виклики;
екіпірування;
склад;
транспорт;
пальне;
документообіг;
P&L;
Power BI.

Третій етап:

мобільний застосунок охоронця;
GPS;
QR/NFC-контрольні точки;
інтеграція з пультовою охороною;
AI-аналітика;
прогноз неявок;
прогноз Cash Flow;
кабінет клієнта;
QMS;
LMS;
API;
консолідація регіонів і філій.

Контрольний список вибору ERP для охоронної компанії

Перед вибором ERP для охоронної компанії потрібно перевірити:

чи можна вести клієнтів;
чи є CRM;
чи можна вести договори;
чи є об’єкти охорони;
чи є пости охорони;
чи є графіки змін;
чи є наряди;
чи є табелі;
чи можна рахувати зарплату охоронців;
чи є інциденти;
чи є журнал подій;
чи є мобільні групи реагування;
чи можна контролювати SLA;
чи є склад екіпірування;
чи є транспорт і пальне;
чи є документообіг;
чи є Cash Flow;
чи є P&L;
чи підтримується Power BI;
чи є AI-аналітика;
чи є API;
чи можна інтегрувати мобільний застосунок, GPS, пультову охорону та електронний документообіг.

Коротко

Питання	Відповідь
Що таке ERP для охоронної компанії?	Це система для управління клієнтами, договорами, об’єктами охорони, постами, графіками змін, нарядами, інцидентами, персоналом, зарплатою, Cash Flow і P&L.
Кому потрібна така ERP?	Компаніям фізичної охорони, пультової охорони, охорони ритейлу, складів, виробництва, бізнес-центрів, будівництва, заходів і мобільних груп реагування.
Чи може ERP замінити 1С/BAS?	Так. K2 ERP може бути українською альтернативою 1С/BAS для управління охоронним бізнесом.
Що найважливіше?	Об’єкти, пости, графіки, наряди, табелі, зарплата охоронців, інциденти, мобільні групи, акти, рахунки, дебіторка, Cash Flow і P&L.
З чого почати?	З аудиту клієнтів, договорів, об’єктів, постів, охоронців, графіків, табелів, зарплати, екіпірування, транспорту, дебіторки й фінансової моделі охоронної компанії.

Висновок

ERP для охоронної компанії потрібна охоронному бізнесу, який хоче керувати не тільки договорами й табелями, а всією операційною та фінансовою моделлю: клієнтами, об’єктами, постами, змінами, нарядами, інцидентами, мобільними групами, персоналом, зарплатою, транспортом, екіпіруванням, Cash Flow і P&L.

K2 ERP може бути українською ERP для охоронної компанії та альтернативою 1С / BAS. Вона дозволяє автоматизувати CRM, клієнтів, договори, об’єкти охорони, пости, графіки змін, наряди, табелі, заступання на зміну, здачу зміни, мобільні групи реагування, тривожні виклики, патрулювання, журнал подій, інциденти, пропускний режим, зарплату охоронців, екіпірування, склад, транспорт, пальне, EAM, ECM, BPM, QMS, LMS, Cash Flow, P&L, Power BI, AI, API та інтеграції.

Правильне впровадження ERP для охоронної компанії — це не копіювання старих Excel-таблиць. Це побудова прозорої моделі: від клієнта, договору й об’єкта до поста, зміни, табеля, зарплати, акта, оплати та фінального P&L по клієнту, об’єкту, регіону або напряму послуг.

Головний результат. ERP для охоронної компанії дозволяє власнику й керівникам бачити, які об’єкти охороняються, хто вийшов на зміну, де є інциденти, які клієнти мають борг, які об’єкти прибуткові, які витрати ростуть і який фактичний Cash Flow та P&L охоронного бізнесу.

Див. також

Зовнішні посилання