Характеристики сутностей

Характеристики сутностей — це додаткові властивості, параметри або атрибути, які описують об’єкти в ERP-системі.

Простими словами, характеристика відповідає на питання:

який це товар;
який у нього колір, розмір, вага, бренд або матеріал;
до якої групи належить клієнт;
які умови роботи з постачальником;
який тип документа;
який статус обладнання;
які параметри має замовлення;
які особливості має проєкт;
які додаткові дані потрібно зберігати;
за якими властивостями потрібно фільтрувати, шукати, аналізувати і будувати процеси.

У ERP майже все є сутністю: товар, контрагент, документ, працівник, склад, замовлення, договір, обладнання, заявка, проєкт, виробниче замовлення, платіж, основний засіб, партія, серія або будь-який інший об’єкт системи.

Характеристики дозволяють не обмежуватися стандартними полями, а гнучко описувати саме ті параметри, які потрібні бізнесу.

Головне. Характеристики сутностей — це спосіб зробити ERP гнучкою. Якщо бізнесу потрібно зберігати додаткові властивості товарів, клієнтів, документів, обладнання або замовлень, не обов’язково щоразу переписувати всю систему. Можна налаштувати характеристики.

Для керівника. Характеристики дозволяють отримувати аналітику не тільки по стандартних довідниках, а й по реальних бізнес-параметрах: сегментах клієнтів, властивостях товарів, типах замовлень, складності проєктів, категоріях обладнання або ризиках договорів.

Для користувача. Якщо в системі не вистачає поля “тип покриття”, “сезонність”, “джерело клієнта”, “пріоритет заявки” або “клас обладнання”, це може бути характеристикою сутності.

Поширена проблема. Якщо всі додаткові дані пишуться в поле “Коментар”, то це не гнучкість. Це склад даних без полиць, етикеток і шансів на нормальну аналітику.

Вступ

У реальному бізнесі стандартних полів майже ніколи не вистачає.

Один клієнт хоче вести товари за кольором, розміром і матеріалом.

Інший — за моделлю, брендом, гарантією, країною походження і типом сертифіката.

Третій — за діаметром, товщиною, маркою сталі, покриттям і класом міцності.

Комусь потрібно розділяти клієнтів за джерелом залучення, сегментом, рівнем ризику, каналом продажу і регіоном.

Комусь потрібно для договорів зберігати тип ризику, умови пролонгації, відповідального юриста, рівень критичності і наявність штрафних санкцій.

Комусь потрібно для обладнання зберігати модель, серійний номер, дату введення в експлуатацію, стан, клас небезпеки, періодичність ТО і місце встановлення.

Якщо для кожної такої потреби доробляти окреме поле програмістом, система швидко перетвориться на важкий набір винятків.

Саме тому в ERP потрібен механізм характеристик сутностей.

Він дозволяє гнучко додавати властивості до різних об’єктів і використовувати їх у пошуку, фільтрах, звітах, документах, бізнес-процесах, інтеграціях і аналітиці.

Що таке сутність

Сутність — це об’єкт системи, який має дані, властивості, зв’язки і бізнес-значення.

У ERP сутностями можуть бути:

товар;
послуга;
контрагент;
клієнт;
постачальник;
працівник;
склад;
документ;
договір;
рахунок;
замовлення;
заявка;
проєкт;
виробниче замовлення;
основний засіб;
обладнання;
транспорт;
партія;
серія;
платіж;
підрозділ;
бізнес-процес;
задача;
звернення клієнта.

Сутність — це не обов’язково щось фізичне.

Документ, заявка, платіж, договір або проєкт — теж сутності, бо вони мають дані, статуси, зв’язки і поведінку в системі.

Що таке характеристика сутності

Характеристика сутності — це додаткова властивість, яка описує сутність.

Наприклад, для товару характеристиками можуть бути:

колір;
розмір;
вага;
матеріал;
бренд;
країна походження;
сезонність;
гарантійний строк;
тип пакування;
клас якості.

Для контрагента:

сегмент клієнта;
джерело залучення;
рівень ризику;
тип співпраці;
регіон;
відповідальний менеджер;
канал продажу;
пріоритет.

Для договору:

тип договору;
ризиковість;
строк дії;
автоматична пролонгація;
відповідальний юрист;
умови оплати;
критичність;
наявність штрафів.

Для обладнання:

модель;
серійний номер;
виробник;
стан;
місце встановлення;
дата останнього ТО;
періодичність обслуговування;
клас небезпеки.

Характеристика робить сутність більш точною і корисною для обліку.

Для чого потрібні характеристики сутностей

Характеристики потрібні для гнучкого опису об’єктів системи.

Вони допомагають:

додавати потрібні бізнесу поля без складної доробки;
описувати товари, клієнтів, документи, обладнання і процеси;
фільтрувати дані;
будувати звіти;
групувати об’єкти;
шукати потрібні записи;
автоматизувати бізнес-процеси;
формувати друковані форми;
передавати дані в інтеграції;
налаштовувати правила;
зменшувати хаос у коментарях;
уникати дублювання довідників;
створювати гнучку аналітику.

Практичний сенс. Характеристики дозволяють ERP підлаштовуватися під різні галузі і бізнес-моделі без перетворення кожного клієнта на окрему “унікальну сніжинку” з важкою підтримкою.

Характеристика, атрибут, властивість і поле

У різних системах можуть використовуватися різні терміни:

характеристика;
атрибут;
властивість;
параметр;
додаткове поле;
кастомне поле;
реквізит;
ознака.

У більшості випадків ці слова описують схожу ідею: додаткову інформацію про об’єкт.

Але є нюанси.

Поле — це конкретне місце для зберігання даних.

Властивість — це загальна ознака об’єкта.

Атрибут — формалізована властивість, яку можна зберігати і обробляти.

Характеристика — бізнес-орієнтована властивість, яка описує сутність у зрозумілих користувачам термінах.

Наприклад:

Товар має властивість “колір”.

У системі це може бути характеристика “Колір”.

У базі даних це може бути поле або запис у таблиці характеристик.

Для користувача важливо не те, як це зберігається технічно, а те, що він може вказати колір, знайти товар за кольором і побудувати звіт.

Типи характеристик

Характеристики можуть мати різні типи даних.

Наприклад:

текст;
число;
дата;
дата і час;
логічне значення;
список;
довідник;
файл;
зображення;
посилання;
грошова сума;
відсоток;
одиниця виміру;
JSON або структуровані дані;
формула;
множинний вибір.

Тип характеристики	Приклад	Для чого використовується
Текст	Коментар, модель, опис, артикул виробника	Для вільного введення текстових даних
Число	Вага, довжина, потужність, кількість	Для вимірюваних параметрів
Дата	Дата гарантії, дата ТО, дата завершення договору	Для календарних подій
Список	Колір, сезон, тип клієнта, статус ризику	Для вибору зі стандартних значень
Логічне значення	Так/ні, активний/неактивний, потребує сертифіката	Для простих ознак
Довідник	Бренд, виробник, регіон, категорія	Для зв’язку з іншими сутностями
Файл	Сертифікат, фото, паспорт якості	Для прикріплення документів

Правильний тип характеристики дуже важливий.

Якщо дату зберігати текстом, її буде складно фільтрувати.

Якщо число зберігати в коментарі, його буде складно рахувати.

Якщо список значень не нормалізувати, користувачі швидко створять “білий”, “Білий”, “бiлий”, “white” і “біл.” як п’ять різних кольорів.

Текстові характеристики

Текстова характеристика використовується для довільної інформації.

Приклади:

модель;
опис;
примітка;
внутрішній код;
артикул виробника;
технічний коментар;
причина відхилення;
умова договору.

Текст зручний, але його потрібно використовувати обережно.

Якщо характеристика має обмежений набір значень, краще використовувати список або довідник.

Наприклад, “колір” краще робити списком, а не текстом.

Інакше користувачі зможуть написати “червоний”, “Червоний”, “red”, “красний” і “ой такий як минулого разу”. Останнє особливо погано фільтрується.

Числові характеристики

Числова характеристика використовується для параметрів, які можна рахувати, порівнювати і фільтрувати.

Приклади:

вага;
довжина;
ширина;
висота;
діаметр;
потужність;
об’єм;
температура;
тиск;
кількість місць;
гарантійний строк у місяцях;
максимальне навантаження;
рівень знижки.

Числові характеристики корисні для:

фільтрів;
сортування;
розрахунків;
формул;
технічних характеристик;
інтеграцій;
підбору товарів.

Приклад:

Потрібно знайти всі насоси з потужністю понад 5 кВт.

Якщо потужність — числова характеристика, це легко.

Якщо вона написана в коментарі “десь біля 5 кВт”, система може тільки сумно подивитися на цей запис.

Характеристики-списки

Характеристика-список дозволяє вибрати значення з наперед заданого набору.

Приклади:

колір: білий, чорний, сірий, синій;
сезон: літо, зима, всесезонний;
тип клієнта: роздрібний, гуртовий, дилер;
пріоритет: низький, середній, високий, критичний;
ризик договору: низький, середній, високий;
стан обладнання: нове, в роботі, на ремонті, списане.

Списки допомагають підтримувати порядок у даних.

Вони зменшують помилки введення і дозволяють нормально фільтрувати записи.

Логічні характеристики

Логічна характеристика має значення “так” або “ні”.

Приклади:

товар потребує сертифіката;
клієнт VIP;
постачальник заблокований;
договір має автопролонгацію;
обладнання потребує ТО;
документ потребує юридичної перевірки;
товар є небезпечним вантажем;
працівник працює дистанційно.

Такі характеристики зручні для правил.

Наприклад:

Якщо “договір потребує юридичної перевірки = так”, ERP додає юриста в маршрут погодження.

Довідникові характеристики

Довідникова характеристика посилається на іншу сутність або довідник.

Наприклад:

виробник;
бренд;
країна;
регіон;
менеджер;
категорія;
канал продажу;
тип обладнання;
клас клієнта;
постачальник за замовчуванням.

Перевага довідникових характеристик у тому, що вони використовують єдині значення.

Наприклад, бренд “Samsung” не буде введений як “Самсунг”, “SAMSUNG”, “samsung” і “Samsung original”.

Якщо довідник ведеться нормально, аналітика буде нормальною.

Характеристики-файли

Іноді характеристикою може бути файл.

Приклади:

сертифікат товару;
паспорт якості;
фото обладнання;
креслення;
інструкція;
технічний паспорт;
гарантійний документ;
скан договору;
акт перевірки;
лабораторний висновок.

Файлові характеристики корисні, коли для сутності потрібно зберігати підтверджувальні або технічні документи.

Наприклад, для товару можна зберігати сертифікат, для обладнання — паспорт, для договору — підписану версію.

Обов’язкові характеристики

Деякі характеристики можуть бути обов’язковими.

Наприклад:

Для товару категорії “Електроніка” обов’язкові:

бренд;
модель;
гарантійний строк;
серійний облік;
країна походження.

Для договору обов’язкові:

тип договору;
строк дії;
відповідальний;
умови оплати;
ризиковість.

Для обладнання обов’язкові:

серійний номер;
місце встановлення;
відповідальний;
дата введення в експлуатацію;
періодичність ТО.

ERP може не дозволяти зберегти або провести об’єкт, якщо обов’язкові характеристики не заповнені.

Це дуже корисно. Бо якщо не змусити користувачів заповнювати важливі дані одразу, потім вони перетворюються на “ми колись дозаповнимо”. А “колись” в обліку — це майже ніколи.

Необов’язкові характеристики

Не всі характеристики мають бути обов’язковими.

Деякі потрібні тільки за певних умов.

Наприклад:

характеристика “серійний номер” потрібна тільки для товарів із серійним обліком;
“строк придатності” потрібен для харчових товарів, медикаментів або хімії;
“розмір” потрібен для одягу, але не для послуг;
“потужність” потрібна для обладнання, але не для канцелярії;
“дата ТО” потрібна для обладнання, але не для клієнтів.

Правильна ERP повинна дозволяти налаштовувати характеристики залежно від типу сутності, групи, категорії або бізнес-логіки.

Групи характеристик

Для зручності характеристики можна групувати.

Наприклад, для товару:

основні характеристики;
фізичні параметри;
технічні параметри;
логістика;
сертифікація;
гарантія;
продажі;
закупівлі;
складський облік.

Для контрагента:

загальні дані;
продажі;
фінансові умови;
ризики;
контакти;
маркетинг;
юридична інформація.

Для обладнання:

технічні дані;
експлуатація;
обслуговування;
гарантія;
відповідальні;
документи.

Групування допомагає не перетворювати картку сутності на нескінченний список полів, у якому користувач втрачає волю до життя.

Характеристики товарів

Товари — один із найпоширеніших прикладів використання характеристик.

Для товарів можуть бути характеристики:

колір;
розмір;
бренд;
модель;
матеріал;
вага;
об’єм;
габарити;
країна походження;
сезон;
стать або вікова група;
тип пакування;
гарантія;
сертифікат;
серія;
партія;
строк придатності;
мінімальна партія;
тип зберігання;
температурний режим.

Приклад для одягу:

розмір: S, M, L, XL;
колір: чорний, білий, синій;
матеріал: бавовна, поліестер;
сезон: літо, зима.

Приклад для металопрокату:

марка сталі;
діаметр;
товщина;
довжина;
тип покриття;
клас міцності.

Приклад для електроніки:

бренд;
модель;
потужність;
напруга;
гарантія;
серійний номер;
країна виробництва.

Характеристики номенклатури і варіанти товарів

Потрібно відрізняти характеристики номенклатури від варіантів товарів.

Наприклад, є товар “Футболка базова”.

Варіанти:

колір: білий, чорний;
розмір: S, M, L.

Можна вести кожну комбінацію як окрему номенклатуру:

Футболка біла S;
Футболка біла M;
Футболка чорна S;
Футболка чорна M.

А можна вести одну номенклатуру з характеристиками.

Правильний підхід залежить від бізнес-процесу.

Якщо по кожній комбінації потрібно вести окремі залишки, ціни, штрихкоди і складський облік, ERP має підтримувати це як варіанти або характеристики номенклатури.

Якщо характеристика просто описує товар для аналітики, вона може бути додатковою властивістю.

Важливо. Не кожна характеристика створює окремий складський залишок. Колір і розмір можуть бути варіантами товару, а “країна походження” може бути просто описовою характеристикою.

Характеристики контрагентів

Контрагенти теж можуть мати характеристики.

Для клієнтів:

сегмент;
джерело залучення;
канал продажу;
регіон;
рівень лояльності;
тип клієнта;
кредитний ліміт;
платіжна дисципліна;
відповідальний менеджер;
ризиковість;
VIP-статус;
галузь.

Для постачальників:

тип постачальника;
стратегічний або резервний;
умови оплати;
строк поставки;
рівень надійності;
якість поставок;
наявність сертифікатів;
країна;
валюта розрахунків;
рейтинг.

Приклад:

Клієнт має характеристики:

сегмент: середній бізнес;
джерело: сайт;
канал: B2B;
регіон: Київська область;
ризик: низький.

На основі таких характеристик можна будувати CRM-аналітику, маркетинг, продажі і фінансовий контроль.

Характеристики документів

Документи також можуть мати характеристики.

Наприклад, для договору:

тип договору;
рівень ризику;
строк дії;
автоматична пролонгація;
відповідальний юрист;
підрозділ;
стаття бюджету;
критичність;
статус підписання.

Для заявки на оплату:

пріоритет;
тип платежу;
критичність;
стаття бюджету;
проєкт;
джерело фінансування;
потребує погодження директора;
дата бажаної оплати.

Для замовлення клієнта:

канал продажу;
терміновість;
тип доставки;
джерело замовлення;
умови оплати;
спеціальні умови;
складність виконання.

Характеристики документів допомагають налаштовувати маршрути погодження, фільтри, аналітику і бізнес-процеси.

Характеристики договорів

Договори часто потребують додаткових параметрів.

Приклади характеристик договору:

тип договору;
строк дії;
дата завершення;
автоматична пролонгація;
валюта;
умови оплати;
відповідальний менеджер;
відповідальний юрист;
рівень ризику;
наявність штрафів;
наявність забезпечення;
ліміт договору;
категорія контрагента;
потреба в контролі строків;
статус підписання.

Приклад бізнес-правила:

Якщо характеристика “Рівень ризику = високий”, договір обов’язково йде на погодження директору і юристу.

Якщо “Автоматична пролонгація = так”, система нагадує відповідальному за 30 днів до дати завершення.

Характеристики заявок

Заявки можуть мати характеристики, які впливають на маршрут і пріоритет.

Наприклад, для заявки на закупівлю:

пріоритет;
причина закупівлі;
критичність;
тип потреби;
проєкт;
підрозділ;
планова дата;
джерело фінансування;
потребує тендеру;
потребує трьох комерційних пропозицій.

Для заявки в техпідтримку:

тип проблеми;
пріоритет;
канал звернення;
продукт;
критичність для клієнта;
SLA;
відповідальна команда.

Такі характеристики допомагають системі автоматично визначати, хто має обробляти заявку і в який строк.

Характеристики обладнання

Для обладнання характеристики особливо важливі.

Приклади:

інвентарний номер;
серійний номер;
виробник;
модель;
рік випуску;
дата введення в експлуатацію;
місце встановлення;
відповідальна особа;
стан;
клас небезпеки;
потужність;
гарантійний строк;
дата останнього ТО;
дата наступного ТО;
періодичність обслуговування;
сервісна організація;
технічний паспорт;
фото.

Такі характеристики потрібні для обліку основних засобів, ремонтів, технічного обслуговування, інвентаризації і контролю стану обладнання.

Характеристики працівників

Для працівників характеристики можуть використовуватися в HR і управлінському обліку.

Приклади:

формат роботи;
графік;
рівень доступу;
кваліфікація;
сертифікації;
навички;
мови;
категорія працівника;
тип зайнятості;
наставник;
проєктна роль;
допуск до робіт;
медогляд;
дата наступної атестації.

Наприклад, у виробництві можна зберігати характеристики допуску до певних операцій.

ERP може не дозволити призначити працівника на операцію, якщо він не має потрібного допуску.

Характеристики проєктів

Проєкти можуть мати характеристики:

тип проєкту;
клієнт;
галузь;
складність;
пріоритет;
бюджет;
ризиковість;
етап;
методологія;
відповідальний менеджер;
команда;
дата старту;
дата завершення;
статус;
джерело фінансування.

Це дозволяє аналізувати проєкти не тільки за сумою або клієнтом, а й за складністю, типом, ризиками і прибутковістю.

Характеристики виробничих об’єктів

У виробництві характеристики можуть бути потрібні для:

виробів;
напівфабрикатів;
партій;
серій;
виробничих замовлень;
операцій;
обладнання;
маршрутів;
специфікацій.

Приклади:

складність виробу;
тип технології;
клас точності;
вид обробки;
матеріал;
марка сталі;
партія сировини;
номер плавки;
серія виробу;
контроль якості;
потреба в сертифікації;
тип пакування.

Такі характеристики допомагають контролювати виробництво, якість, простежуваність і собівартість.

Характеристики партій і серій

Для товарів із партійним або серійним обліком характеристики можуть бути критичними.

Для партії:

дата виробництва;
строк придатності;
номер партії;
постачальник;
сертифікат;
країна походження;
умови зберігання;
лабораторний висновок;
номер митної декларації.

Для серії:

серійний номер;
дата продажу;
гарантія;
клієнт;
сервісна історія;
статус;
дата активації;
комплектність.

Це важливо для гарантії, простежуваності, сервісу, повернень і контролю якості.

Характеристики і фільтрація

Одна з головних переваг характеристик — можливість фільтрувати дані.

Наприклад:

знайти всі товари чорного кольору розміру M;
знайти всі договори з високим ризиком;
знайти всіх клієнтів із сегмента “великий бізнес”;
знайти всі заявки з критичним пріоритетом;
знайти обладнання, яке потребує ТО цього місяця;
знайти партії зі строком придатності до кінця кварталу;
знайти постачальників із низьким рейтингом.

Якщо характеристики введені структуровано, фільтри працюють нормально.

Якщо все написано в коментарях, фільтрація перетворюється на археологію.

Характеристики і пошук

Характеристики покращують пошук.

Наприклад, користувач може шукати товар не тільки за назвою, а й за параметрами:

бренд;
модель;
колір;
розмір;
матеріал;
технічна характеристика;
сертифікат;
країна походження.

Для CRM можна шукати клієнтів за:

сегментом;
регіоном;
менеджером;
джерелом;
каналом;
ризиком.

Для обладнання:

серійним номером;
моделлю;
місцем встановлення;
станом;
датою ТО.

Характеристики і аналітика

Характеристики дають можливість будувати глибшу аналітику.

Приклади:

продажі по брендах;
маржа по кольорах і розмірах;
закупівлі по країнах походження;
клієнти по сегментах;
заявки по пріоритетах;
договори по рівню ризику;
обладнання по стану;
проєкти по складності;
виробництво по класах виробів;
рекламації по партіях.

Без характеристик така аналітика часто неможлива або робиться вручну.

Характеристики і бізнес-процеси

Характеристики можуть впливати на бізнес-процеси.

Приклади правил:

якщо заявка має пріоритет “критичний”, скоротити строк обробки;
якщо договір має ризик “високий”, додати юриста і директора;
якщо товар потребує сертифіката, не дозволяти продаж без файлу сертифіката;
якщо обладнання потребує ТО, створити заявку на обслуговування;
якщо клієнт VIP, призначити старшого менеджера;
якщо сума платежу велика, додати фінансового директора;
якщо партія скоро прострочиться, показати попередження складу.

Так характеристики стають не просто даними, а частиною логіки ERP.

Характеристики і друковані форми

Характеристики можуть використовуватися в друкованих формах.

Наприклад:

комерційна пропозиція з технічними характеристиками товару;
паспорт виробу;
специфікація до договору;
етикетка;
цінник;
сертифікат якості;
акт приймання;
гарантійний талон;
інвентаризаційний опис;
сервісний лист.

Приклад:

Для товару в комерційній пропозиції потрібно вивести:

модель;
потужність;
розмір;
матеріал;
гарантію.

Якщо ці дані зберігаються характеристиками, друкована форма може формуватися автоматично.

Характеристики і інтеграції

Характеристики важливі для інтеграцій.

Наприклад, при передачі товарів в інтернет-магазин потрібні:

бренд;
колір;
розмір;
фото;
опис;
матеріал;
характеристики для фільтрів;
SEO-поля;
гарантія;
країна походження.

При передачі даних у маркетплейс можуть бути потрібні конкретні атрибути категорії.

При інтеграції з WMS можуть бути потрібні:

вага;
габарити;
тип пакування;
температурний режим;
небезпечний вантаж;
термін придатності.

При інтеграції з сервісною системою:

серійний номер;
гарантія;
дата продажу;
модель;
клієнт.

Якщо характеристики структуровані, інтеграції працюють набагато краще.

Характеристики і інтернет-магазин

Для інтернет-магазину характеристики товарів — це майже обов’язкова частина.

Вони потрібні для:

фільтрів каталогу;
картки товару;
порівняння товарів;
пошуку;
SEO;
імпорту на маркетплейси;
рекомендацій;
підбору аналогів;
варіантів товарів.

Приклад для взуття:

розмір;
колір;
сезон;
матеріал верху;
матеріал підошви;
бренд;
стать;
країна виробництва.

Приклад для техніки:

бренд;
модель;
потужність;
напруга;
габарити;
гарантія;
клас енергоефективності.

Без характеристик інтернет-магазин стає просто списком назв. А список назв — це не каталог, а довгий тест на терпіння покупця.

Характеристики і маркетплейси

Маркетплейси часто вимагають заповнення атрибутів товару.

Наприклад:

бренд;
категорія;
колір;
розмір;
матеріал;
штрихкод;
країна;
гарантія;
технічні параметри.

Якщо ERP зберігає характеристики структуровано, їх можна передавати в маркетплейс автоматично.

Якщо дані в коментарях або різних Excel-файлах, інтеграція стає болючою.

Маркетплейси не люблять “десь у описі написано”. Їм потрібні конкретні поля.

Характеристики і довідники

Характеристики допомагають не роздувати довідники.

Наприклад, замість створення окремих товарних груп:

Футболки білі;
Футболки чорні;
Футболки червоні;
Футболки сині;
Футболки зелені;

краще мати групу “Футболки” і характеристику “Колір”.

Але тут важливо не переборщити.

Якщо характеристика впливає на складський залишок, ціну, штрихкод і продажі, можливо, це вже варіант номенклатури, а не просто описова властивість.

Характеристики і дублікати

Неправильне використання характеристик може створювати дублікати.

Наприклад, якщо користувачі вводять значення вручну, можуть з’явитися:

чорний;
Чорний;
чёрный;
black;
чорн.;
чорний колір.

Для системи це різні значення.

Для людини — одне й те саме.

Щоб уникати дублікатів, потрібно:

використовувати списки;
використовувати довідники;
обмежувати ручне введення;
налаштовувати перевірки;
чистити дані;
призначати відповідальних за довідники.

Нормалізація характеристик

Нормалізація характеристик — це приведення значень до єдиного стандарту.

Наприклад:

Замість різних значень:

“Київ”;
“м. Київ”;
“Kyiv”;
“Киев”;

використовується одне значення з довідника: “Київ”.

Нормалізація потрібна для якісної аналітики.

Без неї звіт може показати кілька різних “однакових” значень, і керівник почне підозрювати, що система живе творчим життям.

Шаблони характеристик

Для різних типів сутностей можна створювати шаблони характеристик.

Наприклад:

Категорія “Одяг” має характеристики:

розмір;
колір;
сезон;
матеріал;
стать.

Категорія “Електроніка”:

бренд;
модель;
потужність;
напруга;
гарантія.

Категорія “Продукти”:

строк придатності;
умови зберігання;
вага;
склад;
алергени.

Для договорів:

тип договору;
строк дії;
відповідальний;
ризик;
пролонгація.

Шаблони дозволяють автоматично показувати потрібні характеристики залежно від типу об’єкта.

Наслідування характеристик

У складних системах характеристики можуть наслідуватися.

Наприклад:

Група товарів “Електроінструмент” має загальні характеристики:

бренд;
потужність;
напруга;
гарантія.

Підгрупа “Дрилі” додає:

тип патрона;
максимальний діаметр свердління;
режим удару.

Підгрупа “Шліфмашини” додає:

діаметр диска;
тип шліфування;
швидкість обертання.

Так ERP дозволяє не дублювати характеристики для кожної категорії.

Характеристики і валідація

Валідація — це перевірка правильності заповнення.

Приклади правил:

вага не може бути від’ємною;
дата завершення договору не може бути раніше дати початку;
гарантійний строк має бути числом;
якщо “Потребує сертифіката = так”, файл сертифіката обов’язковий;
якщо “Тип товару = харчовий”, строк придатності обов’язковий;
якщо “Валюта = EUR”, потрібно вказати валютний рахунок;
якщо “Ризик = високий”, потрібне погодження юриста.

Валідація допомагає не пускати в систему сміттєві дані.

А сміттєві дані в ERP — це як пісок у механізмі. Наче трохи, але потім усе скрипить.

Характеристики і права доступу

Не всі характеристики повинні бути доступні всім користувачам.

Наприклад:

фінансові ризики договору може бачити керівництво і фінанси;
внутрішній рейтинг клієнта може бути прихований від частини менеджерів;
зарплатні характеристики працівника доступні тільки HR і бухгалтерії;
закупівельні умови постачальника не потрібні всім користувачам;
службові ознаки можуть редагувати тільки адміністратори.

ERP повинна дозволяти налаштовувати права доступу:

на перегляд;
на редагування;
на заповнення;
на використання в звітах;
на експорт.

Характеристики і історія змін

Для важливих характеристик потрібна історія змін.

Наприклад:

кредитний ліміт клієнта;
ризик договору;
статус обладнання;
відповідальний менеджер;
гарантійний строк;
категорія постачальника;
статус VIP;
дата ТО.

Історія дозволяє бачити:

хто змінив значення;
коли змінив;
яке було старе значення;
яке стало нове;
чому змінив.

Це важливо для контролю, аудиту і відповідальності.

Характеристики і масове оновлення

Іноді характеристики потрібно оновлювати масово.

Наприклад:

змінити категорію товарів;
додати бренд до групи номенклатури;
оновити гарантійний строк;
проставити регіон клієнтам;
змінити статус постачальників;
оновити дату наступного ТО обладнання;
додати нову характеристику всім товарам категорії.

ERP повинна підтримувати масове оновлення, але з контролем прав і історії.

Бо масово оновити правильно — це зручно.

Масово оновити неправильно — це швидкий спосіб створити багато роботи для всіх.

Характеристики і якість даних

Характеристики корисні тільки тоді, коли дані якісні.

Проблеми виникають, якщо:

характеристики не заповнюються;
значення вводяться хаотично;
немає списків;
немає довідників;
немає відповідальних;
дублюються значення;
використовуються різні одиниці виміру;
немає обов’язкових полів;
немає валідації;
старі характеристики не чистяться;
користувачі не розуміють, що і як заповнювати.

Погані характеристики можуть бути навіть гірші, ніж їх відсутність.

Бо вони створюють ілюзію аналітики.

А ілюзія аналітики — це коли звіт є, цифри є, кольори красиві, а рішення краще не приймати.

Одиниці виміру в характеристиках

Для числових характеристик важливо вказувати одиниці виміру.

Наприклад:

вага — кг;
довжина — м;
потужність — кВт;
напруга — В;
температура — °C;
об’єм — л;
площа — м²;
тиск — бар.

Якщо одиниці не контролюються, користувачі можуть вводити різні формати:

10 кг;
10000 г;
0,01 т;
десять кілограмів.

Для людини це зрозуміло.

Для системи — ні.

ERP повинна або зберігати одиницю окремо, або мати чіткі правила введення.

Характеристики і формули

Деякі характеристики можуть розраховуватися автоматично.

Наприклад:

об’єм = довжина × ширина × висота;
площа = ширина × довжина;
дата наступного ТО = дата останнього ТО + періодичність;
рівень ризику = формула за кількома параметрами;
пріоритет заявки = залежить від критичності і клієнта;
гарантія до = дата продажу + гарантійний строк.

Формульні характеристики зменшують ручну роботу і помилки.

Але формули повинні бути зрозумілими і контрольованими.

Інакше користувачі будуть бачити число і питати: “А звідки воно взялося?” Це нормальне питання. ERP повинна мати відповідь.

Характеристики і API

У сучасних системах характеристики часто використовуються через API.

Наприклад:

інтернет-магазин отримує характеристики товару;
мобільний додаток передає параметри заявки;
WMS отримує габарити і вагу;
CRM передає сегмент клієнта;
сервісна система отримує серійний номер обладнання;
BI-система будує аналітику за характеристиками.

Тому характеристики повинні мати:

код;
назву;
тип;
значення;
зв’язок із сутністю;
стабільну структуру;
правила доступу;
можливість експорту та імпорту.

Характеристики і імпорт даних

При перенесенні даних із інших систем характеристики дуже важливі.

Наприклад, при міграції товарів потрібно перенести:

бренд;
модель;
колір;
розмір;
країну;
вагу;
габарити;
гарантію;
штрихкод;
сертифікати.

При перенесенні клієнтів:

сегмент;
регіон;
менеджер;
канал;
джерело;
кредитний ліміт;
статус.

Проблема в тому, що в старих системах частина таких даних могла бути в коментарях, частина в назві, частина в окремих полях, частина в Excel.

Перед імпортом потрібно зробити аудит і нормалізацію.

Характеристики і назви товарів

Погана практика — записувати всі характеристики в назву товару.

Наприклад:

Футболка чоловіча чорна бавовна розмір L літня бренд X

Це можна прочитати, але складно обробляти.

Краще:

Назва: Футболка чоловіча базова

Характеристики:

колір: чорний;
матеріал: бавовна;
розмір: L;
сезон: літо;
бренд: X.

Тоді можна нормально фільтрувати, групувати, шукати і передавати дані в інтернет-магазин.

Назва повинна бути назвою.

Характеристики — характеристиками.

Коментар — коментарем.

Коли все змішано в одне поле, система не аналізує дані, а читає прозу.

Характеристики і категорії

Характеристики часто залежать від категорії.

Наприклад:

Для категорії “Ноутбуки” потрібні:

процесор;
оперативна пам’ять;
SSD;
діагональ екрана;
відеокарта;
операційна система.

Для категорії “Взуття”:

розмір;
колір;
матеріал;
сезон;
тип підошви.

Для категорії “Метал”:

марка сталі;
діаметр;
товщина;
довжина;
покриття.

Тому ERP повинна дозволяти налаштовувати різні набори характеристик для різних категорій.

Характеристики і статуси

Іноді статус сутності теж можна реалізувати як характеристику.

Наприклад:

статус клієнта;
статус обладнання;
статус договору;
статус заявки;
статус товару;
статус постачальника.

Але важливо розуміти різницю.

Якщо статус впливає на поведінку системи, документи, права, маршрути або проводки, можливо, це має бути системне поле.

Якщо статус використовується для аналітики або фільтрації, він може бути характеристикою.

Приклад:

“VIP-клієнт” може бути характеристикою.

А “Документ проведено” — краще системний статус документа, а не характеристика.

Характеристики і безпека

Деякі характеристики можуть мати безпекове значення.

Наприклад:

рівень доступу працівника;
критичність обладнання;
клас небезпечного вантажу;
ризик контрагента;
конфіденційність договору;
обмеження на продаж товару;
потреба в сертифікаті;
санкційний ризик контрагента;
внутрішній рейтинг безпеки.

Такі характеристики повинні мати контроль доступу, історію змін і правила використання.

Типові помилки при роботі з характеристиками

Найпоширеніші помилки:

усе записується в коментар;
характеристики дублюються в назві;
немає типів даних;
немає списків значень;
немає обов’язкових характеристик;
немає шаблонів по категоріях;
користувачі вводять значення вручну;
немає відповідального за якість даних;
характеристики створюються хаотично;
однакова характеристика має різні назви;
різні одиниці виміру змішуються;
немає історії змін;
немає прав доступу;
характеристики не використовуються у звітах;
старі характеристики не очищуються.

Окрема класика — створити 200 характеристик для товару, з яких заповнені 7, а користувачі бояться відкривати картку.

Гнучкість — це добре.

Але гнучкість без порядку дуже швидко стає цифровим бур’яном.

Excel у характеристиках

Excel часто використовується для характеристик товарів, клієнтів або обладнання.

На старті це може бути зручно.

Але з ростом компанії виникають проблеми:

різні версії файлів;
помилки введення;
різні назви характеристик;
дублікати значень;
немає валідації;
немає прав доступу;
немає історії змін;
складно інтегрувати з ERP;
складно оновлювати;
складно використовувати в бізнес-процесах;
важко будувати якісну аналітику.

Типовий файл:

Характеристики_товарів_оновлені_фінал_після_правок_маркетплейсу_версія_11.xlsx

Якщо такий файл є головним джерелом правди, правда може бути дуже залежною від того, хто останнім сортував таблицю і чи не з’їхали рядки.

Автоматизація характеристик в ERP

ERP дозволяє зробити характеристики системними.

Система може забезпечити:

створення характеристик;
типи даних;
групи характеристик;
шаблони;
обов’язковість;
списки значень;
довідники;
одиниці виміру;
валідацію;
права доступу;
історію змін;
масове оновлення;
імпорт;
експорт;
фільтри;
пошук;
звіти;
бізнес-правила;
інтеграції;
друковані форми.

ERP перетворює характеристики з “додаткових полів” на частину бізнес-логіки.

Як K2 ERP допомагає з характеристиками сутностей

K2 ERP може використовуватися для гнучкого опису сутностей через характеристики.

Система може охоплювати характеристики для:

товарів;
номенклатури;
контрагентів;
клієнтів;
постачальників;
договорів;
документів;
заявок;
замовлень;
проєктів;
обладнання;
основних засобів;
працівників;
партій;
серій;
виробничих об’єктів;
складських операцій;
CRM;
інтернет-магазину;
інтеграцій.

Можна налаштовувати:

типи характеристик;
обов’язкові поля;
списки значень;
довідникові значення;
шаблони по категоріях;
права доступу;
фільтри;
звіти;
правила бізнес-процесів;
використання в друкованих формах;
використання в API та інтеграціях.

Для малого бізнесу це може бути просте додавання потрібних властивостей до товарів або клієнтів.

Для середнього бізнесу — структуровані характеристики для каталогів, CRM, документів, договорів і аналітики.

Для великого бізнесу — гнучка модель даних, шаблони характеристик, інтеграції, права доступу, історія змін, аналітика і бізнес-правила на основі характеристик.

Приклад процесу в K2 ERP

Приклад для товарів:

адміністратор створює категорію “Електроінструмент”;
налаштовує характеристики: бренд, модель, потужність, напруга, гарантія;
для характеристики “бренд” використовується довідник;
для “потужність” використовується числове поле з одиницею кВт;
гарантія є обов’язковою;
користувач створює товар і заповнює характеристики;
товар потрапляє в інтернет-магазин;
клієнти фільтрують товари за брендом і потужністю;
керівник бачить продажі по брендах.

Приклад для договорів:

адміністратор створює характеристики: тип договору, ризик, пролонгація, відповідальний юрист;
якщо ризик високий, ERP додає юриста і директора в погодження;
якщо є пролонгація, система створює нагадування;
керівник бачить звіт по договорах із високим ризиком.

Що потрібно описати перед впровадженням характеристик

Перед впровадженням характеристик потрібно відповісти на питання:

які сутності потребують додаткових характеристик;
які характеристики потрібні;
які з них обов’язкові;
які типи даних потрібні;
які характеристики мають бути списками;
які мають бути довідниками;
які одиниці виміру використовуються;
які характеристики залежать від категорій;
які потрібні для аналітики;
які потрібні для інтеграцій;
які потрібні для друкованих форм;
які впливають на бізнес-процеси;
хто відповідає за якість даних;
хто може створювати нові характеристики;
хто може редагувати значення;
які права доступу потрібні;
які старі дані потрібно очистити.

Чим краще описана модель характеристик, тим менше хаосу буде в системі.

Ролі в роботі з характеристиками

У роботі з характеристиками можуть брати участь різні ролі.

Роль	Що робить
Адміністратор ERP	Створює характеристики, налаштовує типи, шаблони, права, обов’язковість і правила.
Керівник напряму	Визначає, які характеристики потрібні для бізнес-процесів і аналітики.
Категорійний менеджер	Визначає характеристики товарних категорій.
Менеджер з продажів	Заповнює або використовує характеристики клієнтів, замовлень і товарів.
Закупівельник	Використовує характеристики товарів, постачальників, умов поставки і сертифікатів.
Склад	Використовує характеристики для зберігання, партій, серій, габаритів і умов зберігання.
Маркетинг	Використовує характеристики для сайту, каталогу, фільтрів, SEO і маркетплейсів.
Фінанси	Використовують характеристики для аналітики, бюджетів, ризиків, договорів і звітів.
IT / інтегратор	Налаштовує імпорт, експорт, API і обмін характеристиками з іншими системами.

Коротко

Питання	Відповідь
Що таке характеристики сутностей?	Це додаткові властивості об’єктів ERP: товарів, клієнтів, документів, договорів, обладнання, заявок, проєктів та інших сутностей.
Що таке сутність?	Це об’єкт системи, який має дані і бізнес-значення: товар, документ, клієнт, договір, працівник, обладнання, замовлення тощо.
Для чого потрібні характеристики?	Для гнучкого опису об’єктів, фільтрації, пошуку, аналітики, друкованих форм, інтеграцій і бізнес-процесів.
Які бувають типи характеристик?	Текст, число, дата, список, довідник, логічне значення, файл, зображення, формула та інші.
Чому не можна все писати в коментар?	Бо коментар важко фільтрувати, аналізувати, перевіряти, передавати в інтеграції і використовувати в бізнес-правилах.
Чим характеристика відрізняється від варіанта товару?	Варіант товару може впливати на залишки, ціни і штрихкоди, а характеристика може бути просто описовою властивістю.
Навіщо потрібні списки значень?	Щоб уникати хаотичного введення, дублікатів і різних написань одного значення.
Як характеристики допомагають в аналітиці?	Вони дозволяють будувати звіти по брендах, сегментах, ризиках, категоріях, пріоритетах, станах обладнання та інших бізнес-параметрах.
Як характеристики впливають на бізнес-процеси?	Вони можуть запускати правила: додати погоджувача, показати попередження, зробити поле обов’язковим, створити задачу або змінити маршрут.
Чому важлива якість характеристик?	Бо неправильні або хаотичні значення створюють погану аналітику, помилки в інтеграціях і проблеми в обліку.
Як ERP допомагає?	ERP дозволяє налаштовувати типи характеристик, шаблони, обов’язковість, списки, права, історію, фільтри, звіти та інтеграції.
Як K2 ERP може допомогти?	K2 ERP може автоматизувати характеристики товарів, клієнтів, документів, договорів, обладнання, заявок, проєктів, партій, серій і бізнес-процесів.

Висновок

Характеристики сутностей — це важливий механізм гнучкого налаштування ERP.

Вони дозволяють описувати об’єкти системи так, як це потрібно конкретному бізнесу: товари — за технічними параметрами, клієнтів — за сегментами, договори — за ризиками, обладнання — за станом, заявки — за пріоритетами, проєкти — за складністю, партії — за строками придатності.

Без характеристик система або обмежує бізнес стандартними полями, або змушує все писати в коментарях, назвах і Excel-файлах.

З характеристиками ERP стає гнучкішою, зрозумілішою і кориснішою.

Характеристики допомагають:

структурувати дані;
покращувати пошук;
будувати фільтри;
формувати аналітику;
автоматизувати правила;
підтримувати інтеграції;
створювати друковані форми;
зменшувати хаос у довідниках;
адаптувати систему під різні галузі.

K2 ERP може допомогти зробити характеристики сутностей частиною єдиної системи управління: від товарного каталогу до CRM, від договорів до погодження, від обладнання до сервісу, від інтернет-магазину до аналітики.

Характеристики — це не просто “ще одні поля”.

Це спосіб описати бізнес нормальною мовою даних.

Бо якщо система не знає, що товар має розмір, клієнт має сегмент, договір має ризик, а обладнання має стан, вона бачить бізнес дуже приблизно.

А приблизний облік — це завжди шлях до приблизних рішень.