Технічне завдання на облік в ресторані
Коротко. Модуль Облік ресторану має забезпечити повний цикл: закупівля продуктів → склад ресторану → рецептура / калькуляційна карта → виробництво напівфабрикатів → продаж страв → автоматичне списання інгредієнтів → розрахунок собівартості → фудкост → інвентаризація → списання втрат і відхилень. Кожна продана страва повинна мати розшифровку собівартості до інгредієнтів, партій, рецептури, складу та документа продажу.
Технічне завдання описує реалізацію обліку ресторану в ERP/POS-системі K2 ERP або аналогічній системі з підходом, близьким до конфігурацій 1С, BAS Ресторан, BAS Малий бізнес, R-Keeper / iiko-подібної логіки.
Базові довідники Номенклатура, Склади, Організації, Контрагенти, Каси, Користувачі, Рахунки обліку та базові документи закупівлі, продажу і переміщення вважаються наявними.
1. Мета модуля
Модуль має забезпечити:
- облік сировини, продуктів, напоїв, тари, напівфабрикатів і готових страв;
- ведення рецептур і калькуляційних карт;
- розрахунок планової собівартості страв;
- списання інгредієнтів за фактом продажу;
- виробництво напівфабрикатів і заготовок;
- облік модифікаторів страв;
- облік порцій, виходу, втрат і технологічних відходів;
- інтеграцію з POS-продажами;
- облік залу, доставки, takeaway, банкетів;
- розрахунок фактичної собівартості реалізованих страв;
- контроль фудкосту;
- інвентаризацію кухні, бару і складу;
- аналіз відхилень між теоретичним і фактичним залишком.
Реалізувати. Основна логіка ресторанного обліку: продаж страви автоматично списує інгредієнти за рецептурою з урахуванням складу, партій, модифікаторів, напівфабрикатів і норм виходу.
Не допускати. Не можна списувати собівартість ресторану загальною сумою без розшифровки по стравах, інгредієнтах, рецептурах, складах і документах продажу.
2. Основні об'єкти обліку
| Об'єкт | Обов'язково | Призначення |
|---|---|---|
| Організація | Так | Юридична особа ресторану |
| Заклад / точка продажу | Так | Ресторан, кафе, бар, фудкорт, доставка |
| Склад | Так | Основний склад, кухня, бар, кондитерський цех, склад доставки |
| Номенклатура | Так | Продукти, страви, напої, напівфабрикати, тара |
| Рецептура | Так | Склад страви або напівфабрикату |
| Калькуляційна карта | Так | Розрахунок планової собівартості |
| Меню | Так | Перелік страв для продажу |
| POS-документ продажу | Так | Джерело фактичної реалізації |
| Напівфабрикат | Опційно | Заготовка, соус, тісто, бульйон, маринад |
| Модифікатор | Опційно | Додатки, заміни, виключення інгредієнтів |
| Партія | Опційно | FIFO, термін придатності, простежуваність |
| Термін придатності | Опційно | Контроль швидкопсувних продуктів |
| Зміна | Опційно | Зміна касира, кухні або бару |
| Співробітник | Опційно | Офіціант, кухар, бармен, касир |
3. Типи номенклатури
| Тип | Приклад | Облік залишків | Має рецептуру |
|---|---|---|---|
| Сировина / продукт | М'ясо, борошно, молоко, овочі | Так | Ні |
| Алкогольний напій | Вино, пиво, лікер | Так | Ні або коктейльна карта |
| Безалкогольний напій | Сік, вода, кава зернова | Так | Ні або рецептура |
| Напівфабрикат | Тісто, соус, фарш, бульйон | Так | Так |
| Готова страва | Піца, салат, суп, десерт | Опційно | Так |
| Товар без виробництва | Пляшка води, чіпси | Так | Ні |
| Послуга | Сервісний збір, доставка | Ні | Ні |
| Тара | Пляшка, контейнер, пакет | Так | Ні |
Важливе питання. Для готових страв потрібно погодити режим: страва оприбутковується як готова продукція перед продажем або продається напряму з автоматичним списанням інгредієнтів за рецептурою.
4. Довідник: Заклади / точки продажу
| Поле | Тип | Обов'язково | Опис |
|---|---|---|---|
| Код | Рядок | Так | Код закладу |
| Найменування | Рядок | Так | Назва ресторану або точки |
| Організація | Довідник | Так | Юридична особа |
| Тип точки | Перелік | Так | Ресторан / кафе / бар / доставка / фудкорт |
| Основний склад | Склад | Так | Склад за замовчуванням |
| Склад кухні | Склад | Ні | Склад списання кухні |
| Склад бару | Склад | Ні | Склад списання бару |
| Каса / POS | Довідник | Так | Каса точки продажу |
| Активний | Boolean | Так | Доступність для документів |
5. Довідник: Склади ресторану
| Тип складу | Призначення |
|---|---|
| Основний склад | Зберігання закуплених продуктів |
| Склад кухні | Продукти, передані на кухню |
| Склад бару | Напої, алкоголь, інгредієнти бару |
| Кондитерський цех | Окреме виробництво десертів |
| Склад доставки | Пакування, готові замовлення, тара |
| Склад списання | Технічний склад для втрат, псування, дегустацій |
6. Довідник: Рецептури
Рецептура описує склад страви, напою або напівфабрикату.
6.1. Поля шапки
| Поле | Тип | Обов'язково | Опис |
|---|---|---|---|
| Код | Рядок | Так | Унікальний код рецептури |
| Найменування | Рядок | Так | Назва рецептури |
| Страва / напівфабрикат | Номенклатура | Так | Що виробляється або продається |
| Організація | Довідник | Так | Організація |
| Заклад | Довідник | Ні | Якщо рецептура відрізняється по точках |
| Вихід готової страви | Число | Так | Вага або об'єм порції |
| Одиниця виходу | Одиниця | Так | г, кг, мл, л, порція |
| Кількість порцій | Число | Так | Зазвичай 1 або партія |
| Версія | Рядок | Так | Версія рецептури |
| Дата початку дії | Дата | Так | Дата актуальності |
| Дата завершення дії | Дата | Ні | Дата закриття версії |
| Статус | Перелік | Так | Чернетка / Затверджена / Закрита |
| Основна | Boolean | Так | Рецептура за замовчуванням |
6.2. Таблична частина: Інгредієнти
| Поле | Тип | Опис |
|---|---|---|
| Інгредієнт | Номенклатура | Продукт, напівфабрикат, напій, тара |
| Вид інгредієнта | Перелік | Сировина / Напівфабрикат / Тара / Декор / Модифікатор |
| Брутто | Число | Кількість до обробки |
| Втрати холодної обробки, % | Число | Очищення, обрізки |
| Нетто | Число | Кількість після холодної обробки |
| Втрати теплової обробки, % | Число | Уварка, ужарка, випікання |
| Вихід після обробки | Число | Розрахункове поле |
| Одиниця | Одиниця | г, кг, мл, л, шт |
| Склад списання | Склад | Кухня, бар, основний склад |
| Стаття калькуляції | Довідник | Продукти, тара, спеції тощо |
| Обов'язковий | Boolean | Чи можна виключити модифікатором |
| Можлива заміна | Boolean | Чи дозволена заміна інгредієнта |
6.3. Розрахунок рецептури
Нетто = Брутто * (1 - ВтратиХолодноїОбробки / 100)
ВихідПісляОбробки = Нетто * (1 - ВтратиТепловоїОбробки / 100)
КількістьІнгредієнтаНаПродаж =
НормаІнгредієнтаВРецептурі / КількістьПорційВРецептурі * КількістьПроданихПорцій
Реалізувати. Рецептура має підтримувати версійність. При продажі використовується рецептура, яка діяла на дату продажу.
Не допускати. Зміна затвердженої рецептури заднім числом не повинна змінювати собівартість уже закритих продажів. Для змін створюється нова версія рецептури.
7. Довідник: Калькуляційні карти
Калькуляційна карта розраховує планову собівартість страви або напівфабрикату на підставі рецептури та планових/поточних цін інгредієнтів.
7.1. Поля шапки
| Поле | Тип | Обов'язково | Опис |
|---|---|---|---|
| Номер | Рядок | Так | Номер карти |
| Дата | Дата | Так | Дата розрахунку |
| Організація | Довідник | Так | Організація |
| Заклад | Довідник | Ні | Якщо ціни залежать від точки |
| Страва / напівфабрикат | Номенклатура | Так | Об'єкт калькуляції |
| Рецептура | Довідник | Так | Джерело норм |
| Кількість порцій | Число | Так | База калькуляції |
| Джерело цін | Перелік | Так | Остання закупівля / Середня / Планова / Ручна |
| Планова ціна продажу | Число | Ні | Ціна меню |
| Статус | Перелік | Так | Чернетка / Затверджена / Закрита |
7.2. Таблична частина
| Поле | Опис |
|---|---|
| Інгредієнт | Номенклатура з рецептури |
| Кількість | Норма на базу калькуляції |
| Одиниця | Одиниця інгредієнта |
| Ціна | За джерелом цін |
| Сума | Кількість × ціна |
| Стаття калькуляції | Продукти, тара, спеції, декор |
| Частка у собівартості, % | Сума рядка / загальна собівартість |
7.3. Розрахунок планової собівартості
ПлановаСумаІнгредієнта = КількістьІнгредієнта * ПлановаЦінаІнгредієнта
ПлановаСобівартістьСтрави = Сума(ПлановаСумаІнгредієнтів)
ПлановаСобівартістьПорції = ПлановаСобівартістьСтрави / КількістьПорцій
ФудкостПлановийВідсоток = ПлановаСобівартістьПорції / ЦінаПродажу * 100
Важливе питання. Потрібно погодити, яке джерело цін використовувати для калькуляційної карти: остання закупівля, середньозважена ціна, планова ціна або ручна ціна.
8. Довідник: Модифікатори страв
Модифікатор змінює склад, ціну або собівартість страви при продажу.
| Тип модифікатора | Приклад | Вплив на собівартість |
|---|---|---|
| Додати інгредієнт | + сир, + бекон, + соус | Додає списання інгредієнта |
| Прибрати інгредієнт | Без цибулі, без соусу | Зменшує списання, якщо налаштовано |
| Замінити інгредієнт | Молоко → рослинне молоко | Мінус один інгредієнт, плюс інший |
| Змінити розмір | Малий / середній / великий | Змінює коефіцієнт рецептури |
| Комбо | Меню-комплект | Списує кілька страв або рецептур |
8.1. Поля модифікатора
| Поле | Опис |
|---|---|
| Найменування | Назва модифікатора |
| Тип | Додати / Прибрати / Замінити / Розмір / Комбо |
| Страва | До якої страви застосовується |
| Інгредієнт мінус | Що прибрати |
| Інгредієнт плюс | Що додати |
| Кількість | Кількість зміни |
| Додаткова ціна продажу | Націнка за модифікатор |
| Впливати на списання | Так / Ні |
9. Документ: Надходження продуктів
Базовий документ закупівлі використовується для оприбуткування продуктів, напоїв, тари.
9.1. Вимоги до ресторанного обліку
| Поле | Обов'язково | Опис |
|---|---|---|
| Постачальник | Так | Контрагент |
| Склад | Так | Куди приходить товар |
| Номенклатура | Так | Продукт, напій, тара |
| Партія | Опційно | Автоматично або за документом постачальника |
| Термін придатності | Опційно | Для швидкопсувних продуктів |
| Кількість | Так | Кількість надходження |
| Ціна | Так | Закупівельна ціна |
| Сума | Так | Кількість × ціна |
| Сертифікат / якість | Ні | Для алкоголю, м'яса, молока тощо |
10. Документ: Переміщення продуктів між складами
Переміщення використовується для передачі продуктів з основного складу на кухню, бар або кондитерський цех.
| Поле | Опис |
|---|---|
| Склад-відправник | Основний склад |
| Склад-отримувач | Кухня, бар, цех |
| Номенклатура | Продукт |
| Партія | Партія продукту |
| Кількість | Кількість переміщення |
| Сума | Облікова вартість |
Рухи:
| Регістр | Рух |
|---|---|
| ЗапасиНаСкладах | Видаток зі складу-відправника |
| ЗапасиНаСкладах | Прихід на склад-отримувач |
11. Документ: Виробництво напівфабрикату
Виробництво напівфабрикату оформлює приготування заготовок: соусів, тіста, бульйонів, фаршу, кремів, маринадів.
11.1. Поля шапки
| Поле | Тип | Обов'язково |
|---|---|---|
| Номер | Рядок | Так |
| Дата | Дата | Так |
| Організація | Довідник | Так |
| Заклад | Довідник | Так |
| Склад списання | Склад | Так |
| Склад оприбуткування | Склад | Так |
| Напівфабрикат | Номенклатура | Так |
| Рецептура | Довідник | Так |
| Кількість випуску | Число | Так |
| Одиниця випуску | Одиниця | Так |
11.2. Таблична частина: Інгредієнти
Заповнюється автоматично за рецептурою.
| Поле | Опис |
|---|---|
| Інгредієнт | Продукт або інший напівфабрикат |
| Кількість нормативна | За рецептурою |
| Кількість фактична | Вводиться або дорівнює нормі |
| Партія | Партія списання |
| Ціна | За методом оцінки |
| Сума | Кількість фактична × ціна |
11.3. Розрахунок
КількістьІнгредієнта = НормаІнгредієнта / ВихідРецептури * КількістьВипуску
СобівартістьНапівфабрикату = Сума(КількістьІнгредієнтаФакт * ЦінаСписання)
СобівартістьОдиниціНапівфабрикату = СобівартістьНапівфабрикату / КількістьВипуску
11.4. Проводки
| Операція | Дт | Кт |
|---|---|---|
| Списано інгредієнти на виробництво напівфабрикату | 23 / виробництво кухні | 20 / 22 / 28 |
| Оприбутковано напівфабрикат | 25 / 20 / 26 відповідно до налаштувань | 23 |
Реалізувати. Напівфабрикат може бути інгредієнтом іншої рецептури. При розрахунку собівартості страви система має розкривати вкладені рецептури.
12. Документ: POS-продаж / Чек ресторану
POS-продаж є джерелом факту реалізації страв і напоїв.
12.1. Поля шапки
| Поле | Тип | Обов'язково | |
|---|---|---|---|
| Номер чека | Рядок | Так | |
| Дата і час | ДатаЧас | Так | |
| Заклад | Довідник | Так | |
| Каса / POS | Довідник | Так | |
| Зміна | Довідник | Так | |
| Офіціант / касир | Користувач | Ні | |
| Тип продажу | Перелік | Так | Зал / доставка / takeaway / банкет |
| Стіл | Довідник | Ні | |
| Гість / клієнт | Довідник | Ні | |
| Сума продажу | Число | Авто | |
| Знижка | Число | Ні | |
| Оплата | Перелік | Так | Готівка / карта / онлайн / змішана |
12.2. Таблична частина: Страви
| Поле | Опис |
|---|---|
| Номенклатура | Страва, напій, товар або послуга |
| Кількість | Кількість продажу |
| Ціна | Ціна меню |
| Сума | Кількість × ціна - знижка |
| Рецептура | Рецептура на дату продажу |
| Модифікатори | Додатки, заміни, виключення |
| Склад списання | Кухня, бар або склад точки |
| Собівартість планова | За калькуляційною картою |
| Собівартість фактична | Після списання інгредієнтів |
12.3. Рухи продажу
| Регістр | Рух | Дані |
|---|---|---|
| ПродажіРесторану | Прихід | Заклад, страва, кількість, сума, тип продажу |
| ТеоретичнеСписанняІнгредієнтів | Прихід | Страва, інгредієнт, кількість за рецептурою |
| ВиручкаКас | Прихід | Каса, сума, тип оплати |
13. Документ: Списання інгредієнтів за продажами
Списання інгредієнтів за продажами може виконуватись:
- онлайн при проведенні чека;
- регламентно в кінці зміни;
- регламентно в кінці дня.
13.1. Поля документа
| Поле | Тип | Обов'язково | |
|---|---|---|---|
| Номер | Рядок | Так | |
| Дата | Дата | Так | |
| Заклад | Довідник | Так | |
| Період з | ДатаЧас | Так | |
| Період по | ДатаЧас | Так | |
| Склад списання | Склад | Ні | |
| Режим списання | Перелік | Так | За рецептурою / По факту / Комбіновано |
13.2. Алгоритм списання
- Отримати всі проведені POS-продажі за період.
- Для кожної проданої страви визначити рецептуру, актуальну на дату продажу.
- Розрахувати потребу інгредієнтів за кількістю проданих порцій.
- Застосувати модифікатори.
- Розкрити вкладені напівфабрикати, якщо налаштовано списання до сировини.
- Визначити склад списання: кухня, бар або склад, заданий у рецептурі.
- Визначити партії за методом FIFO / FEFO / середньозважена.
- Сформувати фактичне списання запасів.
- Сформувати собівартість реалізованих страв.
- Записати відхилення, якщо залишків недостатньо або є заміни.
13.3. Розрахунок кількості інгредієнтів
КількістьДоСписання =
КількістьПроданихПорцій
* НормаІнгредієнтаВРецептурі
/ КількістьПорційВРецептури
З урахуванням модифікаторів:
КількістьДоСписанняФінальна =
КількістьЗаРецептурою + КількістьДоданихІнгредієнтів - КількістьВиключенихІнгредієнтів +/- КількістьЗаміни
13.4. Розрахунок суми списання
СумаСписанняІнгредієнта = КількістьДоСписання * ЦінаСписанняЗаМетодомОцінки
СобівартістьСтравиФакт = Сума(СумаСписанняІнгредієнтівСтрави)
ФудкостФактВідсоток = СобівартістьСтравиФакт / СумаПродажуСтрави * 100
13.5. Проводки
| Операція | Дт | Кт |
|---|---|---|
| Списано собівартість реалізованих страв через інгредієнти | 901 / 902 / 903 відповідно до налаштувань | 20 / 22 / 25 / 26 / 28 |
| Визнано дохід за чеком | 30 / 31 / 36 | 70 |
Реалізувати. Списання має підтримувати два режими: списувати напівфабрикат як залишок або розкривати напівфабрикат до сировини.
14. Методи оцінки списання
| Метод | Опис | Де застосовувати |
|---|---|---|
| FIFO | Списання найстаріших партій | Продукти без терміну або з партійним обліком |
| FEFO | Списання партій з найменшим терміном придатності | Швидкопсувні продукти |
| Середньозважена | Середня ціна по складу | Масові продукти |
| Ідентифікована партія | Списання конкретної партії | Алкоголь, дорогі продукти, делікатеси |
Важливе питання. Для ресторану бажано підтримати FEFO для продуктів із терміном придатності, але бухгалтерський метод оцінки може бути FIFO або середньозважений відповідно до облікової політики.
15. Документ: Акт списання продуктів
Акт списання продуктів використовується для псування, бою, дегустацій, харчування персоналу, технічних втрат.
15.1. Причини списання
| Причина | Облік |
|---|---|
| Псування | Витрати періоду або відповідальна особа |
| Закінчився термін придатності | Витрати періоду |
| Бій / розлив | Витрати періоду або відповідальна особа |
| Дегустація | Маркетингові або представницькі витрати |
| Харчування персоналу | Витрати персоналу / інші витрати |
| Технологічні втрати | Можуть включатися в собівартість у межах норм |
| Інвентаризаційна нестача | Витрати або відповідальна особа |
15.2. Поля документа
| Поле | Тип | Обов'язково |
|---|---|---|
| Дата | Дата | Так |
| Заклад | Довідник | Так |
| Склад | Склад | Так |
| Причина списання | Довідник | Так |
| Відповідальна особа | Користувач | Ні |
| Номенклатура | Номенклатура | Так |
| Партія | Партія | Ні |
| Кількість | Число | Так |
| Ціна | Число | Авто |
| Сума | Число | Авто |
15.3. Проводки
| Операція | Дт | Кт |
|---|---|---|
| Списано псування або нестачу | 947 / 949 | 20 / 22 / 28 |
| Списано на винну особу | 375 | 20 / 22 / 28 |
| Списано технологічні втрати в межах норм | 901 / 23 | 20 / 22 / 28 |
16. Документ: Інвентаризація ресторану
Інвентаризація порівнює фактичні залишки з обліковими.
16.1. Поля документа
| Поле | Опис |
|---|---|
| Дата | Дата інвентаризації |
| Заклад | Точка ресторану |
| Склад | Основний склад, кухня, бар |
| Відповідальна особа | Матеріально відповідальна особа |
| Номенклатура | Продукт / напій / тара |
| Партія | Якщо ведеться партійний облік |
| Залишок обліковий | За регістром запасів |
| Залишок фактичний | Вводиться користувачем |
| Відхилення кількість | Факт - облік |
| Відхилення сума | Відхилення × ціна |
16.2. Розрахунок відхилення
ВідхиленняКількість = ФактичнаКількість - ОбліковаКількість
ВідхиленняСума = ВідхиленняКількість * ОбліковаЦіна
16.3. Документи за результатами
| Результат | Документ |
|---|---|
| Надлишок | Оприбуткування надлишків |
| Нестача | Списання нестач |
| Пересортиця | Коригування пересортиці |
17. Теоретичний і фактичний залишок
Система має розраховувати теоретичний залишок за формулою:
ТеоретичнийЗалишок =
ПочатковийЗалишок
+ Надходження
+ ПереміщенняПрихід
+ ВиробництвоНапівфабрикатівПрихід
- ПродажіЗаРецептурами
- ПереміщенняВидаток
- АктиСписання
- ВиробництвоНапівфабрикатівСписання
Фактичний залишок береться з інвентаризації.
Відхилення = ФактичнийЗалишок - ТеоретичнийЗалишок
Реалізувати. Звіт “Теоретичний vs фактичний залишок” має бути основним інструментом контролю крадіжок, пересортиці, помилок рецептур і неправильного списання.
18. Фудкост
Фудкост — відношення собівартості страви або групи страв до виручки.
18.1. Формули
ФудкостСтрави% = СобівартістьСтрави / ВиручкаСтрави * 100
ФудкостЗакладу% = ЗагальнаСобівартістьПродажів / ЗагальнаВиручка * 100
МаржинальнийПрибуток = Виручка - Собівартість
Маржа% = МаржинальнийПрибуток / Виручка * 100
18.2. Види фудкосту
| Вид | Розрахунок |
|---|---|
| Плановий фудкост | За калькуляційними картами і цінами меню |
| Теоретичний фудкост | За фактичними продажами і рецептурами |
| Фактичний фудкост | За фактичним рухом складу та інвентаризацією |
| Відхилення фудкосту | Фактичний фудкост - теоретичний фудкост |
19. Закриття ресторанного дня / зміни
19.1. Послідовність закриття зміни
- Закрити POS-зміну.
- Завантажити або провести всі чеки.
- Перевірити оплати.
- Сформувати виручку.
- Сформувати теоретичне списання за рецептами.
- Провести списання інгредієнтів.
- Перевірити мінусові залишки.
- Провести акти списання псування і харчування персоналу.
- Провести переміщення між складами.
- Сформувати звіт по фудкосту.
- За потреби провести інвентаризацію.
- Заблокувати зміну.
19.2. Протокол закриття
| Блок | Що показувати |
|---|---|
| Продажі без рецептури | Страви, які неможливо списати |
| Інгредієнти без залишку | Номенклатура з недостатнім залишком |
| Відсутні ціни списання | Партії або продукти без вартості |
| Модифікатори без налаштування | Модифікатори, що не вплинули на списання |
| Мінусові залишки | Склад, продукт, кількість |
| Фудкост | План, факт, відхилення |
| Виручка | Готівка, карта, онлайн, доставка |
20. Регістри ресторанного обліку
| Регістр | Призначення | Виміри | Ресурси |
|---|---|---|---|
| ЗапасиНаСкладах | Облік залишків продуктів | Заклад, склад, номенклатура, партія | Кількість, сума |
| РецептуриСтрав | Норми інгредієнтів | Страва, рецептура, інгредієнт, версія | Брутто, нетто, вихід |
| КалькуляціїСтрав | Планова собівартість | Страва, інгредієнт, дата | Кількість, ціна, сума |
| ПродажіРесторану | Факт продажів | Заклад, каса, страва, тип продажу | Кількість, виручка, знижка |
| ТеоретичнеСписанняІнгредієнтів | Нормативне списання за продажами | Страва, інгредієнт, склад | Кількість |
| ФактичнеСписанняІнгредієнтів | Реальне списання запасів | Склад, інгредієнт, партія | Кількість, сума |
| ВиробництвоНапівфабрикатів | Облік заготовок | Напівфабрикат, склад, рецептура | Кількість, сума |
| Фудкост | Аналіз собівартості | Заклад, страва, група меню, період | Виручка, собівартість, фудкост% |
| ІнвентаризаційніВідхилення | Контроль залишків | Склад, номенклатура, партія | Факт, облік, відхилення |
21. Контрольні правила
| Контроль | Правило |
|---|---|
| Рецептура | Продаж виробничої страви без затвердженої рецептури заборонити або вивести в помилки закриття |
| Версія рецептури | Використовувати рецептуру, чинну на дату продажу |
| Залишки | Не дозволяти списання понад залишок або дозволяти з протоколом мінусів |
| Партії | Для FEFO обирати партію з найменшим терміном придатності |
| Модифікатори | Модифікатор має явно визначати вплив на ціну і списання |
| Напівфабрикати | Заборонити продаж страви, якщо неможливо розрахувати вкладений напівфабрикат |
| Закрита зміна | Заборонити зміну чеків після закриття зміни без спеціальних прав |
| Закритий період | Заборонити зміну документів, які впливають на собівартість |
| Інвентаризація | Після затвердження інвентаризації формувати документи надлишків і нестач |
22. Звіти
| Звіт | Призначення |
|---|---|
| Продажі по стравах | Кількість, виручка, знижки, середній чек |
| Собівартість проданих страв | Розшифровка собівартості по рецептурах та інгредієнтах |
| Фудкост по стравах | Плановий, теоретичний і фактичний фудкост |
| Фудкост по групах меню | Аналіз по кухні, бару, десертах, доставці |
| Рух продуктів | Надходження, переміщення, списання, залишок |
| Залишки по складах | Основний склад, кухня, бар, партії, терміни придатності |
| Теоретичний vs фактичний залишок | Контроль інвентаризаційних відхилень |
| Списання і втрати | Псування, бій, харчування персоналу, дегустації |
| Рецептурна відомість | Склад страв і напівфабрикатів |
| Калькуляційні карти | Планова собівартість і ціна продажу |
| Маржинальність меню | Виручка, собівартість, маржа, фудкост |
| Мінусові залишки | Помилки списання або закупівель |
23. Приймальні критерії
| № | Критерій |
|---|---|
| 1 | Можна створити рецептуру страви з інгредієнтами, брутто, нетто, втратами і виходом |
| 2 | Можна створити калькуляційну карту і розрахувати планову собівартість порції |
| 3 | Можна вести версії рецептур за датами |
| 4 | Можна виробити напівфабрикат за рецептурою |
| 5 | Напівфабрикат може бути інгредієнтом іншої страви |
| 6 | POS-продаж формує теоретичне списання інгредієнтів |
| 7 | Система списує інгредієнти за рецептурою з урахуванням модифікаторів |
| 8 | Система підтримує FIFO, FEFO, середньозважену або ідентифіковану партію |
| 9 | Можна розрахувати фактичну собівартість проданої страви |
| 10 | Можна розрахувати фудкост по страві, групі меню і закладу |
| 11 | Можна провести інвентаризацію кухні, бару і складу |
| 12 | Система показує відхилення теоретичного і фактичного залишку |
| 13 | Можна оформити списання псування, бою, дегустацій і харчування персоналу |
| 14 | Система формує протокол помилок при закритті зміни |
| 15 | Кожна сума собівартості розкривається до чека, страви, рецептури, інгредієнта і партії |
24. Коротко для програміста
| Питання | Відповідь |
|---|---|
| Головний об'єкт продажу | Страва / товар у POS-чеку |
| Джерело норм списання | Затверджена рецептура на дату продажу |
| Джерело планової собівартості | Калькуляційна карта |
| Джерело фактичної собівартості | Фактичне списання інгредієнтів за партіями |
| Головний регістр залишків | ЗапасиНаСкладах |
| Головний регістр рецептур | РецептуриСтрав |
| Головний регістр продажів | ПродажіРесторану |
| Головний регістр списання | ФактичнеСписанняІнгредієнтів |
| Формула списання | Продані порції × норма інгредієнта за рецептурою ± модифікатори |
| Формула фудкосту | Собівартість / виручка × 100 |
| Критичний контроль | Продаж без рецептури, мінусові залишки, відсутня ціна списання, зміна рецептури заднім числом |
25. Відкриті питання для замовника
Питання для погодження перед розробкою.
- Списання інгредієнтів виконувати онлайн при продажі чи регламентно в кінці зміни?
- Страви оприбутковуються як готова продукція чи продаються без попереднього виробництва?
- Напівфабрикати списувати як окремий залишок чи розкривати до сировини?
- Який метод оцінки списання використовувати: FIFO, FEFO, середньозважена чи партійний?
- Чи потрібен облік термінів придатності?
- Чи потрібен окремий склад кухні та бару?
- Чи потрібно вести алкоголь окремо з серіями/акцизними марками?
- Чи потрібна інтеграція з POS-системою, доставкою, QR-меню, фіскальним реєстратором?
- Як обліковувати харчування персоналу?
- Як обліковувати дегустації, компліменти, списання на маркетинг?
- Чи потрібна інвентаризація по змінах або тільки періодична?
- Які норми технологічних втрат потрібно підтримувати?
26. Процес формування технологічних карт і калькуляцій
26.1. Загальна логіка
Технологічна карта описує фізичний склад і технологію приготування страви або напівфабрикату.
Калькуляційна карта розраховує грошову собівартість страви або напівфабрикату на підставі технологічної карти, норм інгредієнтів і цін.
| Об'єкт | Відповідає на питання | Основні дані | Результат |
|---|---|---|---|
| Технологічна карта | З чого і як готується страва? | Інгредієнти, брутто, нетто, втрати, вихід, процес приготування | Норми списання |
| Калькуляційна карта | Скільки коштує страва? | Норми з техкарти + ціни інгредієнтів | Планова собівартість і фудкост |
| POS-продаж | Що фактично продано? | Страва, кількість, ціна, модифікатори | Підстава для списання інгредієнтів |
| Списання інгредієнтів | Що треба списати зі складу? | Продажі × норми техкарти | Фактична собівартість реалізації |
Правильна логіка. Технологічна карта є джерелом кількісних норм, калькуляційна карта є джерелом планової вартості, а фактична собівартість формується під час списання інгредієнтів за фактичними цінами запасів.
Не допускати. Не можна використовувати калькуляційну карту як єдине джерело фактичного списання, якщо ціни закупівель і залишки змінюються. Калькуляція дає планову собівартість, а факт має рахуватись за фактичними партіями або середньою ціною.
26.2. Життєвий цикл технологічної карти
| Етап | Хто виконує | Що робиться | Статус |
|---|---|---|---|
| 1. Створення | Шеф-кухар / технолог | Створюється нова технологічна карта страви або напівфабрикату | Чернетка |
| 2. Заповнення інгредієнтів | Шеф-кухар / технолог | Вказуються продукти, брутто, нетто, втрати, вихід | Чернетка |
| 3. Перевірка норм | Технолог / бухгалтер-калькулятор | Перевіряються одиниці, коефіцієнти, втрати, склад списання | На перевірці |
| 4. Розрахунок калькуляції | Бухгалтер-калькулятор | Формується калькуляційна карта за цінами інгредієнтів | На перевірці |
| 5. Затвердження | Керівник / шеф / бухгалтер | Карта дозволяється для продажу і списання | Затверджена |
| 6. Використання | POS / склад / виробництво | За картою списуються інгредієнти при продажі | Діюча |
| 7. Зміна | Шеф / технолог | При зміні рецепту створюється нова версія | Нова чернетка |
| 8. Закриття | Адміністратор / бухгалтер | Стара версія закривається датою завершення | Закрита |
26.3. Статуси технологічної карти
| Статус | Що дозволено | Що заборонено |
|---|---|---|
| Чернетка | Редагування всіх полів | Використання в POS і списанні |
| На перевірці | Перегляд, коментарі, перевірка | Продаж і списання |
| Затверджена | Використання в продажах, калькуляціях і списанні | Зміна критичних полів без нової версії |
| Закрита | Перегляд історії | Нові продажі за цією картою |
Критичні поля, які не можна змінювати в затвердженій карті без нової версії:
- склад інгредієнтів;
- брутто;
- нетто;
- відсотки втрат;
- вихід страви;
- одиниця виходу;
- кількість порцій;
- склад списання;
- ознака напівфабрикату;
- правила модифікаторів.
26.4. Структура технологічної карти
26.4.1. Шапка технологічної карти
| Поле | Тип | Обов'язково | Як використовується |
|---|---|---|---|
| Код | Рядок | Так | Унікальний ідентифікатор карти |
| Найменування | Рядок | Так | Назва технологічної карти |
| Номенклатура | Довідник Номенклатура | Так | Страва, напій або напівфабрикат |
| Тип карти | Перелік | Так | Страва / Напівфабрикат / Напій / Заготовка / Комбо |
| Організація | Довідник | Так | Юридична особа |
| Заклад | Довідник | Ні | Якщо рецептура відрізняється по точках |
| Кухня / цех | Довідник | Ні | Кухня, бар, кондитерський цех |
| Кількість порцій | Число | Так | База нормування |
| Вихід однієї порції | Число | Так | Вага або об'єм готової порції |
| Одиниця виходу | Одиниця виміру | Так | г, кг, мл, л, порція |
| Версія | Рядок | Так | Версія рецептури |
| Дата початку дії | Дата | Так | З цієї дати карта використовується при продажах |
| Дата завершення дії | Дата | Ні | Після цієї дати карта не використовується |
| Статус | Перелік | Так | Чернетка / На перевірці / Затверджена / Закрита |
26.4.2. Таблична частина: Інгредієнти
| Поле | Тип | Як розраховується / використовується |
|---|---|---|
| Рядок | Число | Порядок інгредієнта |
| Інгредієнт | Номенклатура | Продукт, напівфабрикат, тара або декор |
| Тип інгредієнта | Перелік | Сировина / Напівфабрикат / Тара / Декор / Спеція |
| Брутто | Число | Кількість продукту до обробки |
| Втрати холодної обробки, % | Число | Очищення, обрізання, розморожування |
| Нетто | Число | Розрахунок: Брутто - холодні втрати |
| Втрати теплової обробки, % | Число | Уварка, ужарка, випікання |
| Вихід після обробки | Число | Розрахунок: Нетто - теплові втрати |
| Одиниця | Одиниця виміру | Одиниця списання |
| Склад списання | Склад | Звідки списувати інгредієнт |
| Стаття калькуляції | Довідник | Продукти, тара, спеції, декор |
| Обов'язковий | Boolean | Якщо Так — не можна прибрати без модифікатора |
| Можна замінити | Boolean | Дозволяє заміну через модифікатор |
| Коментар | Текст | Технологічна примітка |
26.5. Формування технологічної карти
Процес формування технологічної карти:
- Користувач створює нову технологічну карту.
- Обирає номенклатуру страви або напівфабрикату.
- Вказує базу нормування: 1 порція, 10 порцій, 1 кг, 1 л.
- Заповнює вихід готової страви.
- Додає інгредієнти.
- Для кожного інгредієнта вказує брутто.
- Система розраховує нетто за втратами холодної обробки.
- Система розраховує вихід після теплової обробки.
- Користувач визначає склад списання.
- Користувач визначає статтю калькуляції.
- Система перевіряє одиниці виміру і коефіцієнти перерахунку.
- Карта переходить на перевірку.
- Після перевірки карта затверджується.
- На підставі затвердженої карти формується калькуляційна карта.
26.5.1. Формули технологічної карти
ВтратиХолодноїОбробкиКількість = Брутто * ВтратиХолодноїОбробки% / 100
Нетто = Брутто - ВтратиХолодноїОбробкиКількість
ВтратиТепловоїОбробкиКількість = Нетто * ВтратиТепловоїОбробки% / 100
ВихідПісляОбробки = Нетто - ВтратиТепловоїОбробкиКількість
НормаНа1Порцію = КількістьІнгредієнта / КількістьПорційУКарті
НормаНаПродаж = НормаНа1Порцію * КількістьПроданихПорцій
26.6. Формування калькуляційної карти
Калькуляційна карта формується на підставі затвердженої технологічної карти.
Джерела даних:
| Дані | Джерело |
|---|---|
| Страва / напівфабрикат | Технологічна карта |
| Інгредієнти | Технологічна карта |
| Норми списання | Технологічна карта |
| Втрати і вихід | Технологічна карта |
| Ціни інгредієнтів | Остання закупівля / середня ціна / планова ціна / ручна ціна |
| Ціна продажу | Меню / прайс ресторану |
| Фудкост | Розрахунок системи |
26.6.1. Алгоритм формування калькуляції
- Користувач обирає технологічну карту.
- Система перевіряє, що карта має статус “Затверджена”.
- Система копіює інгредієнти і норми з технологічної карти.
- Для кожного інгредієнта система визначає ціну.
- Система розраховує суму по кожному інгредієнту.
- Система підсумовує собівартість карти.
- Система розраховує собівартість однієї порції.
- Система підтягує або дозволяє ввести ціну продажу.
- Система розраховує плановий фудкост і маржу.
- Калькуляція затверджується.
26.6.2. Джерела цін для калькуляції
| Джерело ціни | Як визначається | Для чого використовувати |
|---|---|---|
| Остання закупівельна ціна | Ціна з останнього документа надходження | Швидкий розрахунок актуальної калькуляції |
| Середньозважена ціна | Поточна середня ціна залишку на складі | Наближено до фактичної собівартості |
| Планова ціна | Вручну затверджена планова ціна інгредієнта | Стабільні калькуляції та меню |
| Ручна ціна | Вводиться в калькуляційній карті | Тимчасові або тестові розрахунки |
Важливе питання. Для управління меню краще використовувати планові ціни. Для аналізу фактичного фудкосту потрібно рахувати факт за реальними цінами списання запасів.
26.7. Формули калькуляції
СумаІнгредієнта = КількістьІнгредієнтаЗаТехКартою * ЦінаІнгредієнта
СобівартістьКарти = Сума(СумаІнгредієнтів)
Собівартість1Порції = СобівартістьКарти / КількістьПорційУКарті
ЦінаБезПДВ = ЦінаПродажу / (1 + СтавкаПДВ / 100)
ВаловийПрибутокНаПорцію = ЦінаПродажуБезПДВ - Собівартість1Порції
Фудкост% = Собівартість1Порції / ЦінаПродажуБезПДВ * 100
Маржа% = ВаловийПрибутокНаПорцію / ЦінаПродажуБезПДВ * 100
26.8. Як технологічна карта впливає на облік
Технологічна карта не формує бухгалтерських проводок сама по собі. Вона створює нормативну базу для майбутніх операцій.
| Операція | Як використовується технологічна карта |
|---|---|
| Продаж страви | Визначає, які інгредієнти потрібно списати |
| Виробництво напівфабрикату | Визначає, що списати і що оприбуткувати |
| Калькуляція | Дає кількісні норми для розрахунку собівартості |
| Контроль залишків | Дає теоретичне списання для порівняння з фактом |
| Інвентаризація | Допомагає пояснити відхилення між теоретичним і фактичним залишком |
| Фудкост | Дає планову і теоретичну собівартість |
26.9. Як калькуляційна карта впливає на облік
Калькуляційна карта не повинна напряму формувати бухгалтерські проводки. Вона використовується для планової оцінки, ціноутворення та контролю.
| Процес | Як використовується калькуляція |
|---|---|
| Формування меню | Дає планову собівартість і рекомендовану ціну |
| Розрахунок фудкосту | Планова собівартість / ціна продажу |
| Аналіз маржі | Ціна продажу - планова собівартість |
| Контроль зміни закупівельних цін | Перерахунок калькуляції показує зміну фудкосту |
| Порівняння з фактом | Планова собівартість порівнюється з фактичним списанням |
Не допускати. Калькуляційна карта не замінює фактичний складський облік. Якщо інгредієнт подорожчав або списався з іншої партії, фактична собівартість має змінитися незалежно від планової калькуляції.
26.10. Облік продажу страви за технологічною картою
26.10.1. Алгоритм
- POS передає в ERP чек із проданими стравами.
- Для кожної страви система шукає затверджену технологічну карту на дату і час продажу.
- Система визначає кількість проданих порцій.
- Система розраховує кількість інгредієнтів до списання.
- Система застосовує модифікатори.
- Якщо у складі є напівфабрикат, система або списує його як окрему номенклатуру, або розкриває до сировини.
- Система визначає склад списання.
- Система визначає партії за FIFO / FEFO / середньозваженою.
- Система розраховує фактичну суму списання.
- Система формує собівартість реалізованої страви.
- Система записує дані у регістри продажів, списання і фудкосту.
26.10.2. Формула списання при продажу
КількістьІнгредієнтаДоСписання =
КількістьПроданихПорцій
* КількістьІнгредієнтаВТехКарті
/ КількістьПорційВТехКарті
КількістьФінальна =
КількістьЗаТехКартою + ДоданіМодифікатори - ВиключеніМодифікатори +/- Заміни
СумаФактичногоСписання = КількістьФінальна * ЦінаПартіїАбоСередняЦіна
ФактичнаСобівартістьСтрави = Сума(СумаФактичногоСписанняІнгредієнтів)
26.10.3. Проводки
| Операція | Дт | Кт |
|---|---|---|
| Визнано дохід за чеком | 30 / 31 / 36 | 70 |
| Списано інгредієнти проданих страв | 901 / 902 / 903 | 20 / 22 / 25 / 26 / 28 |
26.11. Облік виробництва напівфабрикату за технологічною картою
Напівфабрикат виробляється до продажу і має залишок на складі.
26.11.1. Алгоритм
- Користувач створює документ “Виробництво напівфабрикату”.
- Обирає напівфабрикат і технологічну карту.
- Вказує кількість випуску.
- Система розраховує інгредієнти до списання.
- Користувач підтверджує фактичну кількість інгредієнтів.
- Система списує інгредієнти зі складу кухні.
- Система розраховує фактичну собівартість напівфабрикату.
- Система оприбутковує напівфабрикат на склад.
- Далі напівфабрикат може списуватись у складі страв.
26.11.2. Формули
КількістьІнгредієнта =
КількістьВипускуНапівфабрикату
* НормаІнгредієнтаВТехКарті
/ ВихідНапівфабрикатуВТехКарті
СобівартістьНапівфабрикату = Сума(КількістьІнгредієнта * ЦінаСписання)
СобівартістьОдиниціНапівфабрикату =
СобівартістьНапівфабрикату / КількістьВипускуНапівфабрикату
26.11.3. Проводки
| Операція | Дт | Кт |
|---|---|---|
| Списано продукти на виробництво напівфабрикату | 23 | 20 / 22 / 28 |
| Оприбутковано напівфабрикат | 25 / 20 / 26 | 23 |
26.12. Варіанти обліку готових страв
| Варіант | Як працює | Коли використовувати |
|---|---|---|
| Без оприбуткування страв | Продаж одразу списує інгредієнти за техкартою | Основний режим для ресторанів à la carte |
| Через виробництво готової страви | Спочатку страва оприбутковується, потім продається як готова продукція | Кулінарія, вітрина, кейтеринг, доставка з готовими наборами |
| Через напівфабрикати | Заготовки виробляються окремо, а страви списують ці заготовки | Заклади з централізованою кухнею або складними рецептами |
26.13. Версійність і дата дії
При продажі система повинна визначати технологічну карту за правилом:
ДатаПочаткуДії <= ДатаПродажу <= ДатаЗавершенняДії
Якщо дата завершення порожня, карта діє безстроково.
Якщо знайдено кілька карт:
- обрати карту з ознакою “Основна”;
- якщо кілька основних — блокувати продаж або списання;
- якщо немає чинної карти — записати помилку в протокол закриття зміни.
Критично. Зміна рецептури має впливати тільки на майбутні продажі. Історичні продажі повинні залишатися прив'язаними до тієї версії карти, яка діяла на момент продажу.
26.14. Планова, теоретична і фактична собівартість
| Вид собівартості | Джерело | Для чого використовується |
|---|---|---|
| Планова | Калькуляційна карта | Меню, ціноутворення, плановий фудкост |
| Теоретична | Продажі × технологічні карти | Контроль очікуваного списання |
| Фактична | Реальне списання запасів за партіями / середньою ціною | Бухгалтерський облік і фактичний фудкост |
26.14.1. Формули
ПлановаСобівартістьПродажів =
Сума(КількістьПроданихСтрав * ПлановаСобівартістьПорції)
ТеоретичнаКількістьСписання =
Сума(КількістьПроданихСтрав * НормаІнгредієнта)
ФактичнаСобівартістьПродажів =
Сума(ФактичноСписанаКількістьІнгредієнтів * ФактичнаЦінаСписання)
ВідхиленняСобівартості =
ФактичнаСобівартістьПродажів - ПлановаСобівартістьПродажів
26.15. Як обліковуються зміни цін інгредієнтів
Зміна закупівельної ціни продукту не повинна автоматично змінювати технологічну карту.
| Що змінилося | Що має змінитись |
|---|---|
| Змінилась закупівельна ціна інгредієнта | Фактична собівартість списання і нова калькуляція при перерахунку |
| Змінилась норма інгредієнта | Нова версія технологічної карти |
| Змінився вихід страви | Нова версія технологічної карти |
| Змінилась ціна продажу | Меню / прайс, фудкост перераховується |
| Змінився склад страви | Нова версія технологічної карти і нова калькуляція |
26.16. Контрольні правила для техкарт і калькуляцій
| Контроль | Правило |
|---|---|
| Немає інгредієнтів | Заборонити затвердження техкарти |
| Нульовий вихід | Заборонити затвердження техкарти |
| Немає одиниці виміру | Заборонити затвердження техкарти |
| Немає коефіцієнта перерахунку | Заборонити розрахунок калькуляції |
| Немає ціни інгредієнта | Показати помилку калькуляції |
| Немає складу списання | Заборонити списання за продажем |
| Дві активні карти на одну страву | Блокувати списання або вимагати основну карту |
| Продаж без карти | Включити в протокол помилок закриття зміни |
| Зміна затвердженої карти | Дозволити тільки через нову версію |
26.17. Мінімальна структура регістрів для техкарт і калькуляцій
| Регістр | Виміри | Ресурси | Призначення |
|---|---|---|---|
| РецептуриСтрав | Страва, версія, інгредієнт, дата початку, дата завершення | Брутто, нетто, вихід, втрати | Зберігання норм |
| КалькуляціїСтрав | Страва, калькуляція, інгредієнт, дата | Кількість, ціна, сума | Планова собівартість |
| ПродажіСтрав | Чек, дата, страва, заклад, склад | Кількість, виручка | Факт продажів |
| ТеоретичнеСписання | Чек, страва, інгредієнт, склад | Кількість | Норма списання за продажем |
| ФактичнеСписання | Документ списання, інгредієнт, партія, склад | Кількість, сума | Фактична собівартість |