Технічне завдання на документообіг

Технічне завдання на модуль «Документообіг K2 ERP»

1. Загальна інформація

Модуль Документообіг K2 ERP призначений для реєстрації, зберігання, погодження, виконання, контролю строків та історії руху внутрішніх, вхідних і вихідних документів підприємства.

Модуль повинен забезпечувати повний цикл роботи з документом: від створення або завантаження файлу до погодження, виконання, коментування, перегляду історії та контролю дедлайнів.

Важливо: модуль документообігу повинен працювати не просто як файлове сховище, а як система контролю руху документів, відповідальних осіб, строків виконання та погодження.

2. Основні цілі модуля

Основні цілі модуля:

• централізовано вести внутрішні, вхідні та вихідні документи;
• реєструвати документи з номером, датою, типом, контрагентом, відділом, відповідальними особами та строками;
• завантажувати основні та додаткові файли документа;
• переглядати файли без завантаження, якщо формат підтримується браузером;
• завантажувати файли на комп’ютер користувача;
• налаштовувати маршрути погодження;
• фіксувати етапи проходження документа;
• контролювати дедлайни;
• підсвічувати проблемні документи кольорами;
• зберігати історію дій;
• вести коментарі по документу;
• розмежовувати права доступу між різними категоріями користувачів.

3. Основні розділи модуля

У лівому меню системи має бути окремий розділ Документообіг.

Структура меню:

Розділ	Призначення
Внутрішні документи	Документи, які створюються всередині підприємства: доповідні, службові записки, накази, заявки, розпорядження.
Вхідні документи	Документи, отримані від контрагентів, державних органів, партнерів, клієнтів або інших зовнішніх джерел.
Вихідні документи	Документи, які підприємство надсилає назовні: листи, відповіді, договори, повідомлення, запити.
Довідники документообігу	Типи документів, маршрути погодження, статуси, відділи, ролі, шаблони, правила строків.

4. Типи документів

Модуль повинен підтримувати три основні напрямки документообігу.

Тип	Опис	Приклади документів
Внутрішній документ	Документ, який створюється всередині компанії та проходить внутрішній маршрут погодження або виконання.	Доповідна записка, службова записка, заявка, внутрішній наказ.
Вхідний документ	Документ, який надійшов від зовнішньої організації або фізичної особи.	Рахунок, лист, запит, договір, відповідь на звернення.
Вихідний документ	Документ, який створюється підприємством для відправки зовнішньому отримувачу.	Лист-відповідь, договір, рахунок, офіційне повідомлення.

5. Журнал документів

Кожен розділ документообігу повинен мати табличний журнал документів.

5.1. Основні колонки журналу

Колонка	Опис
Дії	Іконки перегляду, редагування, видалення або переходу до картки документа, залежно від прав користувача.
Дата	Дата документа.
Документ	Назва або короткий опис документа.
Номер	Реєстраційний номер документа.
Поточний статус	Етап проходження документа: створення, погодження, виконання, опрацювання, завершено.
Статус документа	Робочий статус: в роботі, опрацьовано, завершено, відхилено.
Контрагент	Для вхідних і вихідних документів — зовнішня організація або особа.
Назва відділу	Відділ, якого стосується документ.
Тип документу	Тип документа з довідника.
Відповідальний за документ	Основна відповідальна особа за проходження документа.
Відповідальний	Виконавець або користувач, якому передано документ.
Створив	Користувач, який створив запис у системі.
Дата створення	Дата і час створення запису.
Кінцевий термін	Дата, до якої документ має бути погоджений або виконаний.
Примітка	Додатковий текстовий коментар до документа.

5.2. Фільтри журналу

У журналі документів повинні бути доступні фільтри:

• по даті документа;
• по номеру;
• по назві документа;
• по типу документа;
• по контрагенту;
• по відділу;
• по поточному статусу;
• по статусу документа;
• по відповідальному;
• по даті створення;
• по кінцевому строку;
• по прострочених документах;
• по документах, які очікують погодження;
• по документах, які очікують погодження саме поточного користувача.

Схема блоку фільтрів:

+--------------------------------------------------+
| [ ] Очікують на моє погодження                   |
|                                                  |
| Період:             [ випадаючий список ]        |
| Тип документів:     [ випадаючий список ]        |
| Статус погодження:  [ випадаючий список ]        |
|                                                  |
|                         [ Застосувати ]          |
+--------------------------------------------------+

6. Кольорова підсвітка документів

У журналі документів повинна використовуватись кольорова підсвітка рядків для швидкого візуального контролю стану документів.

Важливо: кольори повинні допомагати керівнику або відповідальному користувачу швидко побачити проблемні документи без відкриття кожної картки окремо.

Колір	Значення	Умова застосування
Зелений	Документ завершено або опрацьовано.	Статус документа: Опрацьовано або Завершено.
Жовтий	Документ в роботі, але маршрут або розпис ще не погоджено повністю.	Документ активний, строк ще не вичерпано, але погодження або виконання триває.
Червоний	Залишилось менше 5 днів до кінцевого строку або строк вже вичерпано.	Поточна дата наближається до дедлайну або перевищує його.
Білий	Звичайний робочий документ без критичних ознак.	Документ не завершено, але немає прострочення або спеціальних умов.

7. Створення нового документа

Користувач з відповідними правами повинен мати кнопку Новий документ.

Після натискання відкривається форма створення документа.

7.1. Поля форми створення

Поле	Тип	Обов’язковість	Опис
Назва документу	Текст	Так	Коротка назва або тема документа.
Номер документу	Текст або автоматична нумерація	Ні / Так залежно від налаштувань	Реєстраційний номер документа.
Дата документу	Дата	Так	Дата самого документа.
Тип документу	Випадаючий список	Так	Значення з довідника типів документів.
Назва відділу	Випадаючий список	Ні	Відділ, якого стосується документ.
Контрагент	Випадаючий список або текст	Для вхідних і вихідних	Зовнішня організація або особа.
Примітка	Текст	Ні	Додаткова інформація.
Файл документу	Завантаження файлу	Так	Основний файл документа.

Схема форми створення:

+------------------------------------------------------+
| Додати новий документ                                |
+------------------------------------------------------+
| Назва документу                                      |
| [______________________________________________]     |
|                                                      |
| Номер документу                                      |
| [______________________________________________]     |
|                                                      |
| Дата документу                                       |
| [ дд.мм.рррр ]                                       |
|                                                      |
| Тип документу                                        |
| [ ------------------------------ v ]                 |
|                                                      |
| Назва відділу                                        |
| [ ------------------------------ v ]                 |
|                                                      |
| Примітка                                             |
| [______________________________________________]     |
|                                                      |
| Файл документу                                       |
| [ Вибрати файл ] файл не вибрано                     |
|                                                      |
|                              [ Так ] [ Ні ]          |
+------------------------------------------------------+

8. Картка документа

Після відкриття документа користувач потрапляє у картку документа.

Картка повинна складатися з двох основних зон:

• ліва частина — файли документа;
• права частина — маршрут, коментарі або історія.

Схема картки:

+---------------------------------------------------------------+
| Назва документа від дд.мм.рррр                                |
+-------------------------------+-------------------------------+
| Основні файли                 | Маршрут погодження             |
|                               |                               |
| Назва | № | Дата | Дії        | 1. Створення                  |
|                               | 2. Погодження розпису          |
| Додані файли                  | 3. До виконання                |
|                               |                               |
| [ Додати файл ]               | [ Основне ] [ Коментарі ]      |
|                               | [ Історія ]                    |
+-------------------------------+-------------------------------+

9. Файли документа

9.1. Основні файли

Основний файл — це головний файл документа, який був завантажений при створенні.

Для основного файлу повинні відображатися:

• назва документа;
• номер;
• дата;
• кнопка перегляду;
• кнопка завантаження;
• службова інформація про створення або завантаження файлу.

9.2. Додані файли

До документа можна додавати додаткові файли:

• додатки;
• скан-копії;
• уточнення;
• нові версії;
• підтверджуючі документи;
• вкладення від виконавців;
• вкладення від погоджувачів.

Для доданих файлів повинна зберігатися інформація:

• хто додав файл;
• дата і час додавання;
• назва файлу;
• тип файлу;
• версія або примітка, якщо передбачено налаштуваннями.

10. Перегляд форматів файлів

Модуль повинен підтримувати перегляд файлів без обов’язкового завантаження на комп’ютер користувача.

Формат	Поведінка системи
PDF	Відкривати у вбудованому переглядачі в браузері.
JPG, PNG, GIF, WebP	Відкривати як зображення у вбудованому переглядачі.
DOC, DOCX	За можливості відкривати у переглядачі або пропонувати завантаження.
XLS, XLSX	За можливості відкривати у переглядачі або пропонувати завантаження.
TXT, CSV	Відкривати як текст або таблицю, якщо підтримується системою.
ZIP, RAR, 7Z	Не переглядати, пропонувати завантаження.
Інші формати	Пропонувати завантаження.

Схема перегляду PDF:

+------------------------------------------------------+
| Назва документа                                      |
+------------------------------------------------------+
| [ PDF-переглядач ]                                   |
|                                                      |
| Сторінка: 1 / N                                      |
| Масштаб: 100%                                        |
|                                                      |
| [ Перегляд ] [ Завантажити ] [ Друк ]                |
+------------------------------------------------------+

11. Маршрут погодження

Документ повинен проходити маршрут погодження згідно з типом документа, відділом або налаштуванням користувача.

Маршрут складається з етапів.

Приклад етапів:

№	Етап	Опис
1	Створення	Документ створюється користувачем або реєстратором.
2	Погодження розпису	Документ погоджується керівником, директором, куратором або іншою відповідальною особою.
3	До виконання	Документ передається виконавцю або відповідальному підрозділу.
4	Виконано	Виконавець відмічає виконання.
5	Завершено	Документ закривається після перевірки або фінального підтвердження.

11.1. Схема погодження

[ Створено ]
      |
      v
[ Погодження відповідальною особою ]
      |
      +---- погоджено ----> [ Передано до виконання ]
      |
      +---- відхилено ----> [ Повернуто на доопрацювання ]
                                   |
                                   v
                              [ Повторне погодження ]

11.2. Дії на етапі погодження

Користувач, який є погоджувачем, повинен мати доступні дії:

• погодити документ;
• відхилити документ;
• повернути на доопрацювання;
• додати коментар;
• додати файл;
• переглянути основний файл;
• переглянути історію документа.

12. Статуси документа

У системі повинні бути окремо розділені:

• поточний статус — етап маршруту;
• статус документа — загальний стан документа.

Статус	Тип статусу	Опис
Створення	Поточний статус	Документ створений, але ще не переданий по маршруту.
Погодження розпису	Поточний статус	Документ очікує погодження відповідальною особою.
Опрацювання	Поточний статус	Документ знаходиться у відповідального користувача або підрозділу.
Виконання	Поточний статус	Документ передано до виконання.
В роботі	Статус документа	Документ активний і ще не завершений.
Опрацьовано	Статус документа	Документ опрацьований, але може очікувати фінального закриття.
Завершено	Статус документа	Роботу з документом завершено.
Відхилено	Статус документа	Документ не погоджено або повернуто.

13. Коментарі до документа

У картці документа має бути вкладка або права панель Коментарі.

Користувачі з відповідними правами можуть:

• писати коментарі;
• бачити коментарі інших користувачів;
• додавати пояснення до погодження;
• додавати пояснення до відхилення;
• додавати службові повідомлення по виконанню.

Схема блоку коментарів:

+------------------------------------------+
| Написати коментар                        |
|                                          |
| Текст повідомлення                       |
| [                                      ] |
| [                                      ] |
|                                          |
| [ Відправити ]                           |
+------------------------------------------+
| Коментарі                                |
|                                          |
| 23.06.2026 15:20 Користувач А            |
| Документ передано на виконання.          |
|                                          |
| 23.06.2026 16:05 Користувач Б            |
| Виконання підтверджено.                  |
+------------------------------------------+

14. Історія документа

У картці документа має бути вкладка Історія.

Історія повинна автоматично фіксувати всі значущі дії:

• створення документа;
• завантаження основного файлу;
• додавання нового файлу;
• відкриття або перегляд документа, якщо це передбачено налаштуваннями;
• погодження;
• відхилення;
• повернення на доопрацювання;
• додавання виконавця;
• виконання;
• зміна статусу;
• зміна кінцевого строку;
• завершення документа.

Приклад історії:

Дата і час	Користувач	Дія
23.06.2026 15:27	Користувач 1	Створено документ.
23.06.2026 15:28	Користувач 1	Завантажено основний файл.
24.06.2026 11:10	Користувач 2	Погоджено розпис.
25.06.2026 09:40	Користувач 3	Додано виконання.
25.06.2026 10:15	Користувач 2	Документ завершено.

15. Права доступу

Права доступу повинні налаштовуватись через ролі користувачів.

15.1. Категорії користувачів

Категорія користувача	Опис
Адміністратор	Повний доступ до налаштувань, довідників, ролей, маршрутів, усіх документів.
Реєстратор документів	Створює, реєструє та завантажує документи.
Автор документа	Створює власні документи та бачить їх проходження.
Погоджувач	Погоджує або відхиляє документи на своєму етапі.
Виконавець	Отримує документи до виконання, додає коментарі, файли та відмітку про виконання.
Керівник підрозділу	Бачить документи свого підрозділу, контролює строки і відповідальних.
Директор / керівник компанії	Бачить усі документи або документи визначених напрямків, контролює критичні строки.
Спостерігач	Має доступ тільки на перегляд визначених документів.

15.2. Матриця прав доступу

Дія	Адміністратор	Реєстратор	Автор	Погоджувач	Виконавець	Керівник	Спостерігач
Перегляд журналу	Так	Так	Свої	Призначені	Призначені	Підрозділ	Дозволені
Створення документа	Так	Так	Так	Ні	Ні	За правами	Ні
Редагування картки	Так	До запуску маршруту	До запуску маршруту	Ні	Ні	За правами	Ні
Завантаження основного файлу	Так	Так	Так	Ні	Ні	За правами	Ні
Додавання додаткового файлу	Так	Так	Так	Так	Так	Так	Ні
Перегляд файлів	Так	Так	Свої	Призначені	Призначені	Підрозділ	Дозволені
Погодження документа	Так	Ні	Ні	Так	Ні	Так, якщо в маршруті	Ні
Відхилення документа	Так	Ні	Ні	Так	Ні	Так, якщо в маршруті	Ні
Додавання коментаря	Так	Так	Так	Так	Так	Так	Ні / за правами
Позначка виконання	Так	Ні	Ні	Ні	Так	Так	Ні
Зміна маршруту	Так	За правами	Ні	Ні	Ні	За правами	Ні
Видалення документа	Так	Тільки до погодження	Тільки свій до погодження	Ні	Ні	Ні	Ні
Перегляд історії	Так	Так	Свої	Призначені	Призначені	Підрозділ	Дозволені

Обмеження: видалення або редагування документа після старту погодження повинно бути заборонене для звичайних користувачів. Такі дії може виконувати тільки адміністратор або спеціально уповноважена роль.

16. Довідники модуля

У модулі повинні бути такі довідники:

Довідник	Призначення
Типи документів	Налаштування видів документів: лист, рахунок, доповідна, заявка, договір, наказ.
Статуси документів	Налаштування статусів: в роботі, опрацьовано, завершено, відхилено.
Маршрути погодження	Налаштування етапів погодження по типах документів.
Відділи	Структура підрозділів підприємства.
Ролі користувачів	Групи доступу до функцій модуля.
Правила строків	Налаштування строків виконання для різних типів документів.
Шаблони документів	Заготовки документів для швидкого створення.

17. Налаштування маршрутів погодження

Маршрут погодження повинен налаштовуватись у довіднику.

Параметри маршруту:

• назва маршруту;
• тип документа;
• відділ або напрямок;
• список етапів;
• відповідальний за кожен етап;
• кількість днів на етап;
• можливість паралельного погодження;
• можливість повернення на попередній етап;
• дія після завершення етапу;
• кінцевий статус після завершення маршруту.

Приклад маршруту:

Етап	Роль	Строк	Дія після погодження
Створення	Автор або реєстратор	1 день	Передати на погодження
Погодження керівником	Керівник підрозділу	2 дні	Передати директору або виконавцю
Виконання	Виконавець	5 днів	Передати на перевірку
Завершення	Відповідальний за документ	1 день	Закрити документ

18. Контроль строків

Для кожного документа повинен бути кінцевий строк.

Система повинна контролювати:

• загальний строк документа;
• строк кожного етапу маршруту;
• наближення дедлайну;
• прострочення;
• документи без відповідального;
• документи, які очікують дії користувача.

18.1. Повідомлення про строки

Система повинна підтримувати повідомлення:

• у системі;
• на електронну пошту;
• у майбутньому — через корпоративний чат K2 Chat або інші канали.

Повідомлення повинні надсилатись:

• при призначенні відповідального;
• при передачі документа на погодження;
• при поверненні документа на доопрацювання;
• за декілька днів до дедлайну;
• при простроченні;
• при завершенні документа.

19. Пошук і сортування

Журнали документів повинні підтримувати:

• пошук по назві документа;
• пошук по номеру;
• пошук по контрагенту;
• пошук по відповідальному;
• пошук по примітці;
• сортування по даті;
• сортування по номеру;
• сортування по строку;
• сортування по статусу;
• сортування по відповідальному.

20. Експорт даних

У журналі документів повинні бути кнопки експорту:

• Excel;
• CSV.

Експорт повинен враховувати поточні фільтри користувача.

Наприклад, якщо користувач відфільтрував прострочені вхідні документи за місяць, у файл експорту повинні потрапити саме ці записи.

21. Версії файлів

Для документа повинна бути можливість додавати нову версію файлу.

Система повинна зберігати:

• попередню версію;
• нову версію;
• дату створення версії;
• автора версії;
• коментар до версії;
• історію змін.

Схема блоку версій:

+------------------------------------------+
| Нова версія                              |
| [ Завантажити ]                          |
+------------------------------------------+
| Історія змін файлу                       |
|                                          |
| 22.06.2026 16:22 Створено користувачем   |
| 23.06.2026 11:40 Додано нову версію      |
| 23.06.2026 15:10 Переглянуто документ    |
+------------------------------------------+

22. Життєвий цикл документа

Типовий життєвий цикл документа:

1. Користувач створює документ.
2. Завантажує основний файл.
3. Вказує тип, дату, номер, відділ, відповідальних.
4. Система визначає маршрут погодження.
5. Документ переходить на перший етап.
6. Погоджувач переглядає файл.
7. Погоджувач погоджує або повертає документ.
8. Документ переходить до виконавця.
9. Виконавець додає результат або файл виконання.
10. Відповідальний перевіряє результат.
11. Документ отримує статус Опрацьовано або Завершено.
12. В історії зберігається повний ланцюжок дій.

23. Приклад інтерфейсу журналу

+------------------------------------------------------------------------------------------------------+
| Вхідні документи                                                                                     |
+------------------------------------------------------------------------------------------------------+
| [ + Новий документ ] [ Фільтри ] [ ] Очікують на погодження                                          |
+------------------------------------------------------------------------------------------------------+
| Д | Пр | Дата       | Документ              | №    | Статус       | Контрагент      | Відповідальний |
+------------------------------------------------------------------------------------------------------+
| 👁 | ✓  | 23.06.2026 | Лист про інформацію   | 0964 | В роботі     | Організація 1   | Користувач А   |
| 👁 | ✓  | 22.06.2026 | Рахунок               | 0962 | В роботі     | Організація 2   | Користувач Б   |
| 👁 | ✓  | 19.06.2026 | Лист щодо коштів      | 0959 | Опрацьовано  | Організація 3   | Користувач В   |
+------------------------------------------------------------------------------------------------------+

24. Приклад інтерфейсу картки документа

+------------------------------------------------------------------------------------------------------+
| Назва документа від 23.06.2026                                                                       |
+---------------------------------------------------+--------------------------------------------------+
| Основні файли                                     | Основне                                          |
|                                                   |                                                  |
| Назва документа | № | Дата | Перегляд | Завантаж. | Дата: 23.06.2026                                |
| Документ 1      | 1 | дата | [👁]     | [↓]       | Крайній строк: 01.07.2026                       |
|                                                   |                                                  |
| Додані файли                                      | 1. Створення                                    |
| [ Додати файл ]                                   | 2. Погодження                                   |
|                                                   | 3. До виконання                                 |
|                                                   |                                                  |
|                                                   | [Основне] [Коментарі] [Історія]                 |
+---------------------------------------------------+--------------------------------------------------+

25. Вимоги до безпеки

Система повинна забезпечувати:

• авторизацію користувачів;
• перевірку прав на кожну дію;
• заборону доступу до документів без прав;
• логування дій;
• контроль видалення;
• контроль завантаження файлів;
• обмеження типів файлів, якщо це передбачено політикою безпеки;
• захист від завантаження небезпечних файлів;
• аудит змін документа.

26. Вимоги до зберігання файлів

Файли повинні зберігатися так, щоб система могла:

• швидко відкрити файл для перегляду;
• завантажити файл користувачу;
• зберігати кілька файлів для одного документа;
• зберігати історію версій;
• не втрачати зв’язок між файлом і документом;
• контролювати доступ до файлу відповідно до прав користувача.

27. Вимоги до швидкодії

Модуль повинен коректно працювати при великій кількості документів.

Мінімальні вимоги:

• пагінація журналів;
• фільтрація без повного перезавантаження сторінки, якщо це підтримується архітектурою;
• індексація полів пошуку;
• окреме зберігання файлів і метаданих;
• швидке відкриття картки документа;
• швидкий пошук по номеру, даті, статусу та відповідальному.

28. Вимоги до адаптивності інтерфейсу

Інтерфейс повинен коректно працювати:

• на великих моніторах;
• на ноутбуках;
• на планшетах;
• на мобільних пристроях у спрощеному режимі.

Для широких таблиць повинна бути горизонтальна прокрутка.

29. Адміністративні налаштування

Адміністратор повинен мати можливість налаштовувати:

• типи документів;
• маршрути погодження;
• статуси;
• ролі;
• права доступу;
• кольори підсвітки;
• правила дедлайнів;
• шаблони повідомлень;
• обов’язковість полів;
• формати файлів, доступні для завантаження;
• обмеження розміру файлів.

30. Очікуваний результат впровадження

Після реалізації модуля підприємство повинно отримати єдину систему документообігу, де видно:

• які документи створені;
• хто відповідальний;
• на якому етапі знаходиться документ;
• хто погодив або не погодив документ;
• які документи прострочені;
• які документи очікують дії користувача;
• які файли прикріплені;
• яка історія проходження документа;
• які документи завершені.

Результат: модуль документообігу K2 ERP повинен дати керівнику, виконавцю та адміністратору прозорий контроль над документами, строками, погодженнями, файлами та відповідальними особами.

31. Критерії приймання

Модуль вважається реалізованим, якщо виконані такі умови:

№	Критерій	Очікуваний результат
1	Створення документа	Користувач може створити документ з усіма основними реквізитами.
2	Завантаження файлу	До документа можна додати основний файл.
3	Додаткові файли	До документа можна додавати додаткові файли.
4	Перегляд файлу	PDF і зображення відкриваються у переглядачі.
5	Журнал документів	Документи відображаються у таблиці з фільтрами, сортуванням і кольоровою підсвіткою.
6	Маршрут погодження	Документ проходить визначені етапи погодження.
7	Коментарі	Користувачі можуть залишати коментарі відповідно до прав.
8	Історія	Усі важливі дії фіксуються в історії.
9	Права доступу	Користувач бачить і виконує тільки дозволені дії.
10	Контроль строків	Система підсвічує документи відповідно до строків і статусів.

32. Подальший розвиток модуля

У майбутніх версіях можна передбачити:

• електронний підпис;
• інтеграцію з VDoc;
• інтеграцію з K2 Chat;
• автоматичне розпізнавання тексту з PDF або сканів;
• шаблони документів з автозаповненням;
• автоматичну реєстрацію вхідних документів з електронної пошти;
• інтеграцію з CRM, HR, WMS, бухгалтерією та проектним модулем;
• аналітичні дашборди по прострочених документах;
• рейтинг виконавців по строках виконання;
• контроль завантаження нових версій документів.