Технічне завдання: Облік зарплати
Коротко. Модуль Облік зарплати має забезпечити повний цикл: кадрові дані → графіки роботи → табель → нарахування → утримання → податки → ЄСВ → виплата → проводки → звітність. Кожна сума зарплати повинна розкриватися до працівника, виду нарахування, періоду, табельного часу, документа-джерела, підрозділу, статті витрат і бухгалтерської проводки.
Технічне завдання описує реалізацію модуля обліку зарплати в ERP-системі K2 ERP або аналогічній системі з підходом, близьким до конфігурацій 1С, BAS Бухгалтерія, BAS Зарплата та управління персоналом.
Базові довідники Організації, Працівники / фізичні особи, Підрозділи, Посади, Користувачі, Рахунки обліку, Статті витрат і базовий кадровий облік вважаються наявними або реалізуються суміжним модулем.
1. Мета модуля
Модуль має забезпечити:
- ведення зарплатних параметрів працівників;
- облік графіків роботи;
- облік табеля робочого часу;
- розрахунок окладу;
- розрахунок погодинної оплати;
- розрахунок відрядної оплати;
- розрахунок премій, доплат, надбавок;
- розрахунок відпускних;
- розрахунок компенсації невикористаної відпустки;
- розрахунок лікарняних;
- розрахунок декретних, якщо потрібно;
- розрахунок індексації, якщо використовується;
- розрахунок утримань;
- розрахунок ПДФО;
- розрахунок військового збору;
- розрахунок ЄСВ;
- формування зарплати до виплати;
- формування виплат авансу і зарплати;
- формування бухгалтерських проводок;
- формування звітів і розшифровок.
Реалізувати. Усі ставки податків, мінімальна зарплата, максимальна база ЄСВ, пільги, види нарахувань і правила розрахунку мають зберігатися в налаштуваннях з датою дії, а не бути жорстко прописані в коді.
Не допускати. Не можна розраховувати зарплату загальною сумою без розшифровки по працівниках, видах нарахувань, табелю, податках, утриманнях, виплатах і проводках.
2. Загальна схема процесу
| № | Етап | Документ / об'єкт | Результат |
|---|---|---|---|
| 1 | Кадрові дані | Прийняття на роботу / кадрові параметри | Працівник активний для розрахунку |
| 2 | Налаштування оплати | Умови оплати праці | Оклад, ставка, система оплати |
| 3 | План робочого часу | Графік роботи | Планові дні і години |
| 4 | Факт робочого часу | Табель обліку робочого часу | Фактичні дні, години, неявки |
| 5 | Нарахування | Нарахування зарплати | Оклад, премії, доплати, відпускні, лікарняні |
| 6 | Утримання | Утримання із зарплати | Аліменти, виконавчі листи, позики, інші утримання |
| 7 | Податки | Розрахунок ПДФО, ВЗ, ЄСВ | Податкові суми по працівниках |
| 8 | До виплати | Відомість на виплату | Зарплата до виплати |
| 9 | Виплата | Банківська / касова виплата | Закриття заборгованості перед працівниками |
| 10 | Бухгалтерія | Відображення зарплати в обліку | Проводки по зарплаті, податках і ЄСВ |
| 11 | Звітність | Зарплатні звіти | Розшифровки, податкова і управлінська звітність |
3. Основні аналітики зарплатного обліку
| Аналітика | Обов'язково | Де використовується | Призначення |
|---|---|---|---|
| Організація | Так | Усі документи | Юридична особа |
| Працівник | Так | Усі документи | Об'єкт розрахунку зарплати |
| Фізична особа | Так | Працівник, податки, звітність | Ідентифікація особи |
| Підрозділ | Так | Нарахування, витрати, звіти | Місце роботи / центр витрат |
| Посада | Так | Кадрові дані, нарахування | Посада працівника |
| Період нарахування | Так | Нарахування, податки, виплата | Місяць зарплати |
| Вид нарахування | Так | Зарплата, відпускні, лікарняні | Класифікація доходу |
| Вид утримання | Так | Утримання | Класифікація утримання |
| Стаття витрат | Так | Проводки, управлінський облік | Куди віднести витрати |
| Рахунок витрат | Так | Проводки | Бухгалтерський облік |
| Графік роботи | Так | Табель, оклад | Плановий фонд часу |
| Табельний код | Так | Табель | Робота, відпустка, лікарняний, прогул тощо |
| Банківський рахунок / зарплатний проєкт | Ні | Виплата | Виплата на картку |
4. Налаштування: Податкові параметри
Податкові параметри зберігають ставки і межі, що діють у конкретному періоді.
| Поле | Тип | Обов'язково | Опис |
|---|---|---|---|
| Дата початку дії | Дата | Так | З якої дати діють параметри |
| Дата завершення дії | Дата | Ні | До якої дати діють параметри |
| Ставка ПДФО, % | Число | Так | Використовується для утримання ПДФО |
| Ставка військового збору, % | Число | Так | Використовується для утримання ВЗ |
| Ставка ЄСВ роботодавця, % | Число | Так | Використовується для нарахування ЄСВ |
| Мінімальна зарплата | Число | Так | Для контролів і мінімальної бази ЄСВ |
| Максимальна база ЄСВ | Число | Так | Верхня межа бази ЄСВ |
| Прожитковий мінімум | Число | Ні | Для пільг і розрахунків, якщо застосовується |
| Ознака воєнного періоду / спецрежиму | Boolean | Ні | Для окремих правил, якщо потрібні |
Важливе питання. Система має дозволяти змінювати ставки з дати, а перерахунок минулих періодів виконувати тільки контрольованим документом “Перерахунок зарплати”.
5. Довідник: Види нарахувань
| Поле | Тип | Опис |
|---|---|---|
| Код | Рядок | Унікальний код |
| Найменування | Рядок | Назва нарахування |
| Тип нарахування | Перелік | Оклад / Погодинна / Відрядна / Премія / Доплата / Відпустка / Лікарняний / Компенсація |
| Входить у базу ПДФО | Boolean | Чи оподатковується ПДФО |
| Входить у базу військового збору | Boolean | Чи оподатковується ВЗ |
| Входить у базу ЄСВ | Boolean | Чи входить у базу ЄСВ |
| Входить у середній заробіток | Boolean | Чи враховується для відпускних / лікарняних |
| Враховувати у мінімальній зарплаті | Boolean | Для контролю доплати до МЗП |
| Рахунок витрат за замовчуванням | Рахунок | Для проводок |
| Стаття витрат за замовчуванням | Довідник | Для управлінської аналітики |
| Формула розрахунку | Перелік / формула | Оклад пропорційно часу, ставка × години, % від бази тощо |
| Активний | Boolean | Доступний для документів |
6. Довідник: Види утримань
| Поле | Тип | Опис |
|---|---|---|
| Код | Рядок | Унікальний код |
| Найменування | Рядок | Назва утримання |
| Тип утримання | Перелік | Фіксована сума / Відсоток / Виконавчий лист / Позика / Інше |
| База розрахунку | Перелік | Нараховано / До виплати / Окремий вид нарахування |
| Обмеження відсотка | Число | Максимальний відсоток утримання, якщо застосовується |
| Отримувач | Контрагент / фізична особа | Кому перераховується сума |
| Рахунок розрахунків | Рахунок | Для проводок |
| Активний | Boolean | Доступний для документів |
7. Довідник: Графіки роботи
Графік роботи визначає плановий фонд робочого часу.
| Поле | Тип | Обов'язково | Опис |
|---|---|---|---|
| Код | Рядок | Так | Код графіка |
| Найменування | Рядок | Так | Назва графіка |
| Тип графіка | Перелік | Так | П'ятиденка / змінний / погодинний / індивідуальний |
| Норма годин на день | Число | Так | Стандартна тривалість робочого дня |
| Норма днів на тиждень | Число | Так | Для п'ятиденки, шестиденки тощо |
| Враховувати свята | Boolean | Так | Чи зменшувати норму |
| Активний | Boolean | Так | Доступний для працівників |
8. Документ: Кадрові умови оплати праці
Кадрові умови оплати праці фіксують систему оплати працівника з дати.
8.1. Поля документа
| Поле | Тип | Обов'язково | |
|---|---|---|---|
| Номер | Рядок | Так | |
| Дата | Дата | Так | |
| Організація | Довідник | Так | |
| Працівник | Довідник | Так | |
| Підрозділ | Довідник | Так | |
| Посада | Довідник | Так | |
| Графік роботи | Довідник | Так | |
| Система оплати | Перелік | Так | Оклад / погодинна / відрядна / змішана |
| Оклад | Число | Ні | Для окладної системи |
| Годинна ставка | Число | Ні | Для погодинної оплати |
| Денна ставка | Число | Ні | Для денної оплати |
| Валюта | Довідник | Так | Зазвичай гривня |
| Дата початку дії | Дата | Так | З якої дати діють умови |
| Дата завершення дії | Дата | Ні | Якщо умови завершені |
8.2. Рухи документа
| Регістр | Рух | Дані |
|---|---|---|
| УмовиОплатиПрацівників | Запис | Працівник, оклад, ставка, графік, дата дії |
9. Документ: Табель обліку робочого часу
Табель фіксує фактичний час роботи і неявки.
9.1. Поля шапки
| Поле | Тип | Обов'язково | |
|---|---|---|---|
| Номер | Рядок | Так | |
| Період | Місяць | Так | |
| Організація | Довідник | Так | |
| Підрозділ | Довідник | Ні | |
| Відповідальний | Користувач | Ні | |
| Статус | Перелік | Так | Чернетка / Заповнений / Затверджений |
9.2. Таблична частина
| Поле | Опис |
|---|---|
| Працівник | Працівник табеля |
| Графік роботи | Графік працівника |
| Планові дні | За графіком |
| Планові години | За графіком |
| Відпрацьовані дні | Факт роботи |
| Відпрацьовані години | Факт роботи |
| Нічні години | Для доплат |
| Надурочні години | Для доплат |
| Святкові години | Для доплат |
| Дні відпустки | За документами відпустки |
| Дні лікарняного | За лікарняними |
| Інші неявки | Відрядження, простій, прогул тощо |
9.3. Формули табеля
ПлановіГодини = Сума(ГодиниЗаГрафікомЗаПеріод)
ВідпрацьованіГодини = Сума(ГодиниЗТабеляЗКодомРоботи)
КоефіцієнтВідпрацьованогоЧасу = ВідпрацьованіГодини / ПлановіГодини
10. Документ: Нарахування зарплати
Нарахування зарплати є основним документом розрахунку зарплати за період.
10.1. Поля шапки
| Поле | Тип | Обов'язково | |
|---|---|---|---|
| Номер | Рядок | Так | |
| Дата | Дата | Так | |
| Період нарахування | Місяць | Так | |
| Організація | Довідник | Так | |
| Підрозділ | Довідник | Ні | |
| Режим розрахунку | Перелік | Так | Попередній / Остаточний / Перерахунок |
| Статус | Перелік | Так | Чернетка / Розраховано / Затверджено / Проведено |
10.2. Таблична частина: Нарахування
| Поле | Опис |
|---|---|
| Працівник | Кому нараховується |
| Підрозділ | Підрозділ витрат |
| Посада | Посада на дату нарахування |
| Вид нарахування | Оклад, премія, відпустка тощо |
| База | Оклад, ставка, середній заробіток або інша база |
| Планові дні | За графіком |
| Планові години | За графіком |
| Фактичні дні | За табелем |
| Фактичні години | За табелем |
| Кількість | Дні, години, одиниці виробітку |
| Відсоток | Для премій і доплат |
| Сума | Розрахована сума |
| Рахунок витрат | Для проводок |
| Стаття витрат | Для аналітики |
11. Розрахунок окладу
Оклад розраховується пропорційно відпрацьованому часу.
11.1. За днями
СумаОкладу = ОкладМісячний / ПлановіРобочіДні * ФактичноВідпрацьованіДні
11.2. За годинами
СумаОкладу = ОкладМісячний / ПлановіРобочіГодини * ФактичноВідпрацьованіГодини
11.3. Якщо працівник прийнятий або звільнений у середині місяця
ПлановіГодиниПрацівника = ГодиниЗаГрафікомУПеріодіДіїТрудовихВідносин
СумаОкладу = ОкладМісячний / ПлановіГодиниМісяця * ФактичноВідпрацьованіГодини
Важливе питання. Потрібно погодити базовий режим пропорційності окладу: за робочими днями або за робочими годинами. Для змінних графіків бажано використовувати години.
12. Розрахунок погодинної оплати
СумаПогодинноїОплати = ГодиннаСтавка * ФактичноВідпрацьованіГодини
Для нічних годин:
ДоплатаЗаНічні = НічніГодини * ГодиннаСтавка * ВідсотокДоплатиЗаНічні / 100
Для надурочних годин:
ДоплатаЗаНадурочні = НадурочніГодини * ГодиннаСтавка * КоефіцієнтОплатиНадурочних
Для святкових годин:
ОплатаСвяткових = СвятковіГодини * ГодиннаСтавка * КоефіцієнтОплатиСвяткових
13. Розрахунок відрядної оплати
Відрядна оплата розраховується за виробітком.
СумаВідрядноїОплати = КількістьВиробітку * РозцінкаЗаОдиницю
Якщо є коефіцієнт якості:
СумаВідрядноїОплати = КількістьВиробітку * РозцінкаЗаОдиницю * КоефіцієнтЯкості
14. Розрахунок премій
14.1. Премія фіксованою сумою
СумаПремії = ФіксованаСумаПремії
14.2. Премія відсотком від окладу
СумаПремії = СумаОкладу * ВідсотокПремії / 100
14.3. Премія від бази нарахувань
БазаПремії = Сума(Нарахування, які входять у базу премії)
СумаПремії = БазаПремії * ВідсотокПремії / 100
15. Розрахунок доплати до мінімальної зарплати
Система має підтримувати контроль мінімальної зарплати, якщо це потрібно обліковою політикою і законодавством.
БазаДляПорівнянняЗМЗП = Сума(Нарахування, які враховуються для мінімальної зарплати)
МінімальнаЗарплатаПропорційно = МінімальнаЗарплата * ФактичноВідпрацьованийЧас / НормаЧасу
ДоплатаДоМЗП = Максимум(0; МінімальнаЗарплатаПропорційно - БазаДляПорівнянняЗМЗП)
16. Розрахунок відпускних
Відпускні розраховуються за середнім заробітком.
16.1. Документ: Відпустка
| Поле | Тип | Обов'язково |
|---|---|---|
| Працівник | Довідник | Так |
| Вид відпустки | Перелік | Так |
| Дата початку | Дата | Так |
| Дата завершення | Дата | Так |
| Кількість календарних днів | Число | Авто |
| Розрахунковий період | Період | Авто |
| Середньоденний заробіток | Число | Авто |
| Сума відпускних | Число | Авто |
16.2. Формула середньоденного заробітку
СередньоденнийЗаробіток = ЗаробітокЗаРозрахунковийПеріод / КількістьКалендарнихДнівРозрахунковогоПеріоду
16.3. Формула відпускних
СумаВідпускних = СередньоденнийЗаробіток * КількістьДнівВідпустки
16.4. Розшифровка середнього заробітку
Система повинна показувати:
- місяці розрахункового періоду;
- нарахування, що включені в середній заробіток;
- нарахування, що виключені;
- календарні дні;
- виключені дні;
- суму заробітку;
- середньоденний заробіток.
17. Розрахунок компенсації невикористаної відпустки
КількістьДнівКомпенсації = НакопиченіДніВідпустки - ВикористаніДніВідпустки
СумаКомпенсації = СередньоденнийЗаробіток * КількістьДнівКомпенсації
18. Розрахунок лікарняних
Лікарняні розраховуються на підставі документа непрацездатності і середньоденного заробітку.
18.1. Документ: Лікарняний лист
| Поле | Тип | Обов'язково |
|---|---|---|
| Працівник | Довідник | Так |
| Номер лікарняного | Рядок | Так |
| Причина непрацездатності | Перелік | Так |
| Дата початку | Дата | Так |
| Дата завершення | Дата | Так |
| Кількість днів | Число | Авто |
| Страховий стаж | Число | Так |
| Відсоток оплати | Число | Авто / ручне |
| Дні за рахунок роботодавця | Число | Авто |
| Дні за рахунок фонду / ПФУ | Число | Авто |
| Середньоденний заробіток | Число | Авто |
| Сума лікарняних | Число | Авто |
18.2. Формула лікарняних
СередньоденнийЗаробітокЛікарняного = ЗаробітокЗаРозрахунковийПеріод / КалендарніДніРозрахунковогоПеріоду
ДеннаВиплата = СередньоденнийЗаробітокЛікарняного * ВідсотокОплатиЗаСтажем / 100
СумаЛікарняних = ДеннаВиплата * КількістьДнівЛікарняного
18.3. Розподіл джерела фінансування
СумаЗаРахунокРоботодавця = ДеннаВиплата * ДніЗаРахунокРоботодавця
СумаЗаРахунокФонду = ДеннаВиплата * ДніЗаРахунокФонду
19. Розрахунок утримань
19.1. Фіксоване утримання
СумаУтримання = ФіксованаСума
19.2. Утримання відсотком
СумаУтримання = БазаУтримання * ВідсотокУтримання / 100
19.3. Обмеження утримань
МаксимальнаСумаУтримання = БазаДляОбмеження * МаксимальнийВідсотокУтримання / 100
СумаУтриманняФінальна = Мінімум(РозрахованаСумаУтримання; МаксимальнаСумаУтримання)
20. Розрахунок ПДФО
ПДФО розраховується за параметрами, чинними на дату виплати або нарахування згідно з налаштуванням системи.
БазаПДФО = Сума(Нарахування, які входять у базу ПДФО) - ПодатковаСоціальнаПільга
ПДФО = БазаПДФО * СтавкаПДФО / 100
Якщо податкова соціальна пільга не застосовується:
БазаПДФО = Сума(Нарахування, які входять у базу ПДФО)
21. Розрахунок військового збору
БазаВійськовогоЗбору = Сума(Нарахування, які входять у базу військового збору)
ВійськовийЗбір = БазаВійськовогоЗбору * СтавкаВійськовогоЗбору / 100
22. Розрахунок ЄСВ
ЄСВ нараховується на фонд оплати праці за рахунок роботодавця.
22.1. База ЄСВ
БазаЄСВПопередня = Сума(Нарахування, які входять у базу ЄСВ)
22.2. Максимальна база ЄСВ
БазаЄСВЗУрахуваннямМаксимуму = Мінімум(БазаЄСВПопередня; МаксимальнаБазаЄСВ)
22.3. Мінімальна база ЄСВ
Якщо працівник відпрацював повний місяць і застосовується мінімальна база:
БазаЄСВФінальна = Максимум(БазаЄСВЗУрахуваннямМаксимуму; МінімальнаЗарплата)
Якщо мінімальна база не застосовується:
БазаЄСВФінальна = БазаЄСВЗУрахуваннямМаксимуму
22.4. Сума ЄСВ
ЄСВ = БазаЄСВФінальна * СтавкаЄСВ / 100
22.5. Донарахування ЄСВ до мінімальної бази
ДодатковаБазаЄСВ = Максимум(0; МінімальнаЗарплата - БазаЄСВПопередня)
ЄСВДонарахування = ДодатковаБазаЄСВ * СтавкаЄСВ / 100
Важливе питання. Правила мінімальної бази ЄСВ мають бути параметризовані за категоріями працівників, ознакою неповного часу, сумісництва, інвалідності та іншими винятками.
23. Розрахунок зарплати до виплати
ЗагальнаСумаНарахувань = Сума(Усі нарахування працівника за період)
ЗагальнаСумаУтримань = ПДФО + ВійськовийЗбір + ІншіУтримання
СумаДоВиплати = ЗагальнаСумаНарахувань - ЗагальнаСумаУтримань - РанішеВиплаченийАванс
24. Документ: Аванс
Аванс може розраховуватися кількома способами.
| Спосіб | Формула |
|---|---|
| Фіксована сума | СумаАвансу = ФіксованаСумаПрацівника |
| Відсоток від окладу | СумаАвансу = Оклад * ВідсотокАвансу / 100 |
| За фактично відпрацьований час | СумаАвансу = Оклад / ПлановіГодини * ГодиниДоДатиАвансу |
| Ручне введення | Сума вводиться користувачем |
25. Документ: Відомість на виплату зарплати
25.1. Поля шапки
| Поле | Тип | Обов'язково | |
|---|---|---|---|
| Номер | Рядок | Так | |
| Дата | Дата | Так | |
| Організація | Довідник | Так | |
| Період зарплати | Місяць | Так | |
| Вид виплати | Перелік | Так | Аванс / зарплата / міжрозрахункова виплата |
| Спосіб виплати | Перелік | Так | Банк / каса |
| Зарплатний проєкт | Довідник | Ні | Для банківської виплати |
| Статус | Перелік | Так | Чернетка / Підготовлена / Виплачена |
25.2. Таблична частина
| Поле | Опис |
|---|---|
| Працівник | Отримувач |
| Нараховано | Загальні нарахування |
| ПДФО | Утриманий ПДФО |
| Військовий збір | Утриманий ВЗ |
| Інші утримання | Аліменти, позики тощо |
| Аванс | Раніше виплачено |
| До виплати | Сума до виплати |
| Банківський рахунок | Картковий рахунок працівника |
| Статус виплати | Не виплачено / виплачено / помилка |
26. Бухгалтерські проводки
| Операція | Дт | Кт |
|---|---|---|
| Нараховано зарплату адміністрації | 92 | 66 |
| Нараховано зарплату виробничих працівників | 23 | 66 |
| Нараховано зарплату збуту | 93 | 66 |
| Нараховано зарплату інших підрозділів | 91 / 94 | 66 |
| Утримано ПДФО | 66 | 641 |
| Утримано військовий збір | 66 | 642 / 641 відповідно до плану рахунків |
| Нараховано ЄСВ | 23 / 91 / 92 / 93 / 94 | 651 |
| Виплачено зарплату з банку | 66 | 31 |
| Виплачено зарплату з каси | 66 | 30 |
| Перераховано ПДФО | 641 | 31 |
| Перераховано військовий збір | 642 / 641 | 31 |
| Перераховано ЄСВ | 651 | 31 |
| Утримано аліменти / виконавчий лист | 66 | 685 / 377 |
Важливе питання. Рахунки проводок мають бути налаштовуваними за видом нарахування, підрозділом, посадою, статтею витрат і способом відображення зарплати.
27. Регістри зарплатного обліку
| Регістр | Призначення | Виміри | Ресурси |
|---|---|---|---|
| УмовиОплатиПрацівників | Зберігання окладів і ставок | Працівник, організація, дата дії | Оклад, ставка, графік |
| ТабельРобочогоЧасу | Факт часу | Працівник, період, код часу | Дні, години |
| НарахуванняПрацівників | Розраховані нарахування | Працівник, період, вид нарахування | Сума, дні, години |
| УтриманняПрацівників | Утримання із зарплати | Працівник, період, вид утримання | Сума |
| ПодаткиПрацівників | ПДФО, ВЗ | Працівник, період, податок | База, ставка, сума |
| ЄСВПрацівників | ЄСВ роботодавця | Працівник, період | База, ставка, сума |
| РозрахункиЗПрацівниками | Заборгованість перед працівниками | Працівник, організація | Нараховано, утримано, виплачено, залишок |
| ВиплатиЗарплати | Факт виплат | Працівник, відомість, спосіб виплати | Сума |
| СереднійЗаробіток | Розшифровка середнього | Працівник, документ, період | Заробіток, дні, середня |
28. Контрольні правила
| Контроль | Правило |
|---|---|
| Працівник без умов оплати | Заборонити розрахунок зарплати |
| Працівник без графіка | Заборонити розрахунок окладу |
| Немає табеля | Попередження або блокування залежно від налаштування |
| Планові години = 0 | Заборонити розрахунок пропорційного окладу |
| Нарахування без виду | Заборонити проведення |
| Нарахування без статті витрат | Заборонити проведення або попередити |
| Ставка податку не знайдена | Заборонити проведення |
| Мінус до виплати | Попередження або блокування |
| Виплата більше боргу | Заборонити або дозволити як аванс залежно від налаштування |
| Закритий період | Заборонити зміну документів без спеціальних прав |
29. Звіти
| Звіт | Призначення |
|---|---|
| Розрахунковий листок | Розшифровка нарахувань, утримань і виплат працівника |
| Відомість нарахувань | Нарахування по працівниках і видах нарахувань |
| Відомість утримань | Утримання по працівниках |
| Податки із зарплати | ПДФО, військовий збір, бази і суми |
| ЄСВ | База ЄСВ, ставка, сума, донарахування до мінімальної бази |
| Заборгованість по зарплаті | Нараховано, утримано, виплачено, залишок |
| ФОП по підрозділах | Фонд оплати праці за підрозділами і статтями витрат |
| Табель робочого часу | Планові і фактичні години, неявки |
| Середній заробіток | Розшифровка розрахунку відпускних і лікарняних |
| Проводки по зарплаті | Бухгалтерські проводки по нарахуваннях, податках, виплатах |
30. Розрахунковий листок
Розрахунковий листок має показувати:
- працівника;
- підрозділ;
- посаду;
- період;
- оклад / ставку;
- планові дні і години;
- фактичні дні і години;
- усі нарахування;
- усі утримання;
- ПДФО;
- військовий збір;
- аванс;
- суму до виплати;
- фактично виплачено;
- борг на кінець періоду.
31. Закриття зарплатного періоду
31.1. Послідовність закриття
- Перевірити кадрові дані.
- Перевірити умови оплати праці.
- Заповнити і затвердити табелі.
- Провести відпустки, лікарняні, відрядження, неявки.
- Розрахувати основну зарплату.
- Розрахувати премії, доплати, надбавки.
- Розрахувати утримання.
- Розрахувати ПДФО і військовий збір.
- Розрахувати ЄСВ.
- Сформувати зарплату до виплати.
- Сформувати відомості на виплату.
- Сформувати проводки.
- Перевірити звіти.
- Закрити період від змін.
31.2. Протокол закриття
| Блок | Що показувати |
|---|---|
| Помилки | Працівники без графіка, ставки, табеля, податкових параметрів |
| Попередження | Мінус до виплати, нульові години, відсутні статті витрат |
| Нарахування | Загальна сума по видах нарахувань |
| Утримання | Загальна сума по видах утримань |
| Податки | База і сума ПДФО, ВЗ |
| ЄСВ | База, ставка, сума, додаткова база |
| Виплата | Сума до виплати по банку і касі |
| Проводки | Кількість і сума проводок |
32. Приймальні критерії
| № | Критерій |
|---|---|
| 1 | Можна задати умови оплати праці працівника з дати |
| 2 | Можна заповнити табель робочого часу |
| 3 | Система розраховує оклад пропорційно дням або годинам |
| 4 | Система розраховує погодинну оплату |
| 5 | Система розраховує відрядну оплату |
| 6 | Система розраховує премії і доплати |
| 7 | Система розраховує відпускні з розшифровкою середнього заробітку |
| 8 | Система розраховує лікарняні з розподілом джерел фінансування |
| 9 | Система розраховує утримання |
| 10 | Система розраховує ПДФО за параметрами періоду |
| 11 | Система розраховує військовий збір за параметрами періоду |
| 12 | Система розраховує ЄСВ з урахуванням мінімальної і максимальної бази |
| 13 | Система формує суму до виплати |
| 14 | Система формує відомість на виплату через банк або касу |
| 15 | Система формує бухгалтерські проводки |
| 16 | Система формує розрахунковий листок |
| 17 | Кожна сума розкривається до документа-джерела і формули розрахунку |
33. Коротко для програміста
| Питання | Відповідь |
|---|---|
| Головний документ розрахунку | Нарахування зарплати |
| Джерело планового часу | Графік роботи |
| Джерело фактичного часу | Табель обліку робочого часу |
| Джерело окладу / ставки | Умови оплати праці працівника |
| Джерело податкових ставок | Податкові параметри з датою дії |
| Формула окладу | Оклад / норма часу × факт часу |
| Формула ПДФО | База ПДФО × ставка ПДФО |
| Формула ВЗ | База ВЗ × ставка ВЗ |
| Формула ЄСВ | База ЄСВ з урахуванням мін/макс × ставка ЄСВ |
| Формула до виплати | Нараховано - ПДФО - ВЗ - інші утримання - аванс |
| Основний контроль | Не проводити зарплату без табеля, умов оплати, ставок податків і видів нарахувань |
34. Відкриті питання для замовника
Питання для погодження.
- Чи потрібен повний кадровий облік, чи тільки зарплатний розрахунок?
- Оклад рахувати пропорційно дням чи годинам?
- Чи є змінні графіки роботи?
- Чи потрібна погодинна і відрядна оплата?
- Чи потрібні премії за KPI?
- Чи потрібен імпорт табеля з Excel, СКУД або іншої системи?
- Чи потрібна інтеграція з банківським зарплатним проєктом?
- Чи потрібен розрахунок лікарняних і декретних?
- Чи потрібен облік виконавчих листів і аліментів?
- Чи потрібна управлінська зарплата окремо від бухгалтерської?
- Чи потрібна деталізація ФОП по проєктах, замовленнях або виробничих підрозділах?
- Чи потрібна автоматична регламентована звітність?