Реалізація товарів і послуг 1С

Реалізація товарів і послуг 1С — це документ у 1С / BAS, який оформлює продаж товарів, готової продукції, робіт або послуг покупцю. Він впливає на складські залишки, дебіторську заборгованість, дохід, собівартість, ПДВ, проводки, валовий прибуток, взаєморозрахунки, звіти продажів і управлінську аналітику.

У практиці документ «Реалізація товарів і послуг» відповідає на просте питання: що продали, кому, за якою ціною, з якого складу, у якій кількості, з яким ПДВ, за яким договором і як це вплинуло на гроші, борги, склад та прибуток.

Санкційне застереження щодо 1С/BAS. Програмні продукти 1С та окремі рішення BAS пов’язані з російським походженням програмної платформи та можуть підпадати під санкційні, регуляторні, кібербезпекові або закупівельні обмеження в Україні. Перед використанням, супроводом, закупівлею, оновленням або інтеграцією 1С/BAS потрібно перевіряти чинні рішення РНБО, укази Президента України, перелік забороненого програмного забезпечення Держспецзв’язку, вимоги для державного сектору, критичної інфраструктури та внутрішні політики інформаційної безпеки компанії.

K2 ERP. K2 ERP може приймати й аналізувати дані реалізації з 1С/BAS: покупців, договори, рахунки, замовлення, склади, номенклатуру, кількість, ціни, знижки, ПДВ, партії, серії, собівартість, дебіторку, валовий прибуток, Power BI, AI та API.

Головна ідея. Реалізація товарів і послуг у 1С — це не просто “видаткова накладна”. Це документ, який одночасно відвантажує товар, визнає продаж, створює борг покупця, формує дохід, списує собівартість і впливає на валовий прибуток.

Що таке реалізація товарів і послуг 1С

Реалізація товарів і послуг 1С — це документ продажу, який оформлює факт передачі товарів, продукції, робіт або послуг покупцю.

Документ може використовуватися для:

продажу товарів зі складу;
продажу готової продукції;
продажу послуг;
оформлення акту виконаних робіт;
продажу через замовлення покупця;
продажу за рахунком на оплату;
оптового продажу;
роздрібного продажу;
відвантаження за договором;
оформлення ПДВ;
формування дебіторки;
розрахунку валового прибутку.

Простий приклад реалізації

Компанія продала покупцю 5 ноутбуків по 30 000 грн.

У 1С створюють документ Реалізація товарів і послуг:

Покупець	Товар	Кількість	Ціна	Сума	Склад
ТОВ «Клієнт A»	Ноутбук X15	5 шт	30 000 грн	150 000 грн	Основний склад

Після проведення документа:

товар списується зі складу;
виникає дебіторська заборгованість покупця;
формується дохід від реалізації;
списується собівартість товару;
розраховується валовий прибуток;
можуть формуватися ПДВ і бухгалтерські проводки.

Для чого потрібна реалізація

Документ реалізації потрібен, щоб компанія могла:

оформити продаж покупцю;
списати товар зі складу;
зафіксувати дохід;
створити дебіторську заборгованість;
сформувати податкові зобов’язання;
розрахувати собівартість;
порахувати валовий прибуток;
сформувати друковані форми;
зв’язати продаж із рахунком або замовленням;
аналізувати продажі по клієнтах, товарах, менеджерах і каналах;
перенести історію продажів у K2 ERP.

Основні сценарії реалізації

Сценарій	Приклад	Що контролювати
Продаж товарів	покупцю відвантажили 20 одиниць товару	склад, ціна, кількість, собівартість
Продаж послуг	компанія надала консультаційні послуги	акт, сума, ПДВ, стаття доходу
Продаж готової продукції	виробник продав партію продукції	партія, собівартість, виробництво
Продаж за рахунком	клієнт оплатив рахунок, потім отримав товар	рахунок, оплата, реалізація
Продаж за замовленням	відвантаження за замовленням покупця	резерви, виконання замовлення
Часткова реалізація	із замовлених 100 шт відвантажили 40 шт	залишок до відвантаження
Реалізація з поверненням	клієнт повернув частину товару	зв’язок із поверненням і маржа

Реалізація товарів

Реалізація товарів 1С використовується, коли компанія продає товар зі складу.

Документ має правильно визначити:

покупця;
договір;
склад;
номенклатуру;
кількість;
ціну;
знижку;
суму;
ПДВ;
партію;
серію;
рахунок доходів;
рахунок собівартості;
документ-підставу.

Реалізація послуг

Реалізація послуг 1С використовується для оформлення робіт або послуг.

Приклад:

Компанія надала послуги з технічної підтримки на 25 000 грн.

Послуга	Кількість	Ціна	Сума	Документ
Технічна підтримка	1 міс	25 000 грн	25 000 грн	Акт виконаних робіт

Для послуг зазвичай немає складського списання, але є дохід, дебіторка, ПДВ і управлінська аналітика.

Реалізація за рахунком на оплату

Часто продаж починається з рахунку на оплату.

Типовий процес:

Менеджер створює рахунок покупцю.
Покупець оплачує рахунок.
Бухгалтер завантажує банківську виписку.
Склад відвантажує товар.
Створюється реалізація товарів і послуг.
Дебіторка закривається оплатою.
Продаж потрапляє у звіти.

Якщо реалізацію створити без зв’язку з рахунком, можуть виникнути проблеми зі звіркою оплат і виконанням замовлення.

Реалізація за замовленням покупця

Замовлення покупця 1С або замовлення клієнта може бути підставою для реалізації.

Приклад:

Клієнт замовив 100 одиниць товару.

На складі є тільки 60 одиниць.

Компанія робить часткову реалізацію:

Товар	Замовлено	Відвантажено	Залишилось відвантажити
Товар A	100 шт	60 шт	40 шт

Так керівник бачить не тільки факт продажу, а й невиконану частину замовлення.

Реалізація і склад

При продажу товарів документ зменшує залишок на складі.

Потрібно перевіряти:

чи правильний склад;
чи є товар у залишку;
чи не зарезервований товар під інше замовлення;
чи правильна партія;
чи правильна серія;
чи немає мінусових залишків;
чи правильно списується собівартість.

Живий приклад: продали не з того складу

Менеджер оформив реалізацію з Основного складу.

Фактично товар відвантажив магазин.

Що сталося:

на Основному складі товар пішов у мінус;
у магазині товар залишився в обліку;
інвентаризація показала розбіжності;
собівартість могла підтягнутися з неправильної партії;
Power BI показав помилкові залишки.

Причина — неправильний склад у документі реалізації.

Реалізація і таблична частина

Основна деталізація продажу знаходиться в табличній частині документа.

Колонка	Що означає
Номенклатура	товар, продукція, робота або послуга
Кількість	скільки продається
Одиниця виміру	шт, кг, м, л, послуга, комплект
Ціна	ціна продажу
Знижка	зменшення ціни
Сума	підсумок по рядку
Ставка ПДВ	податковий режим продажу
Склад	звідки відвантажується товар
Партія	партія товару
Серія	серійний номер
Рахунок доходів	рахунок обліку доходу
Рахунок собівартості	рахунок списання собівартості

Приклад табличної частини

Номенклатура	Кількість	Ціна	Знижка	Сума	Склад
Кава зернова 1 кг	20 шт	450 грн	5%	8 550 грн	Основний склад
Сироп карамельний	10 шт	220 грн	0%	2 200 грн	Основний склад
Доставка	1 послуга	500 грн	0%	500 грн	-

У такому документі одночасно є товарні рядки і послуга доставки.

Реалізація і ціни

Ціна в реалізації може братися з:

прайсу;
типу цін покупця;
договору;
замовлення покупця;
рахунку на оплату;
ручного введення менеджером;
акційної ціни;
індивідуальної знижки;
інтеграції з сайтом або CRM.

Помилки в ціні одразу впливають на виручку, маржу, дебіторку і бонуси менеджера.

Живий приклад: неправильна ціна

Менеджер мав продати товар по 1 200 грн.

У документі випадково вказав 120 грн.

Система провела реалізацію.

Наслідки:

виручка занижена;
дебіторка занижена;
товар списаний зі складу;
собівартість могла бути більшою за продажну ціну;
звіт валового прибутку показав збиток;
клієнт отримав документ із неправильною ціною.

AI в ERP може виявляти такі аномалії до проведення документа.

Реалізація і знижки

Знижки можуть бути:

ручні;
автоматичні;
за договором;
за кількістю;
за акцією;
за промокодом;
за каналом продажу;
персональні для клієнта.

Знижки потрібно контролювати, бо вони впливають на валовий прибуток.

Товар	Ціна без знижки	Знижка	Ціна після знижки
Товар A	1 000 грн	10%	900 грн

Реалізація і ПДВ

Документ реалізації може формувати податкові зобов’язання з ПДВ.

Потрібно перевіряти:

ставку ПДВ;
суму ПДВ;
дату першої події;
податкову накладну;
коригування;
покупця;
договір;
номенклатуру;
тип операції;
податковий статус покупця.

Помилка в ПДВ може вплинути на регламентовану звітність і податкові зобов’язання.

Типові проводки реалізації

Проводки залежать від конфігурації, плану рахунків і налаштувань обліку.

Типова логіка:

Операція	Приклад проводки	Що означає
Визнання доходу	Дт 361 Кт 702	виникла дебіторка і дохід від реалізації товарів
Списання собівартості	Дт 902 Кт 281	товар списано зі складу на собівартість реалізації
Реалізація послуг	Дт 361 Кт 703	виникла дебіторка і дохід від послуг
ПДВ-зобов’язання	Дт 702 / 703 Кт 641	відображено податкові зобов’язання
Оплата покупцем	Дт 311 Кт 361	гроші надійшли, дебіторка закрита

Приклад повного продажу

Компанія продала товар за 10 000 грн.

Собівартість товару — 6 500 грн.

Покупець оплатив після відвантаження.

Показник	Сума
Виручка	10 000 грн
Собівартість	6 500 грн
Валовий прибуток	3 500 грн
Маржа	35%

Після реалізації виникла дебіторка, після банківської виписки дебіторка закрилася оплатою.

Реалізація і дебіторка

Дебіторка 1С виникає, коли покупець отримав товар або послугу, але ще не оплатив.

Документ реалізації має правильно заповнювати:

покупця;
договір;
документ розрахунків;
валюту;
суму;
строк оплати;
відповідального менеджера;
проєкт або напрям.

Якщо договір або документ розрахунків неправильний, борг може висіти не там, де потрібно.

Реалізація і собівартість

Собівартість 1С при реалізації визначає, скільки компанії коштував проданий товар.

На собівартість впливають:

партія;
метод оцінки запасів;
закупівельна ціна;
додаткові витрати;
переміщення;
повернення;
закриття місяця;
мінусові залишки;
ручні коригування.

Якщо товар продали з мінусового залишку, собівартість може бути неправильною або змінитися після закриття місяця.

Реалізація і валовий прибуток

Валовий прибуток 1С розраховується як різниця між виручкою і собівартістю.

Валовий прибуток = Виручка − Собівартість реалізації

Реалізація впливає на:

виручку;
собівартість;
маржу;
націнку;
прибутковість клієнта;
прибутковість товару;
прибутковість менеджера;
прибутковість каналу продажів.

Реалізація і повернення

Якщо покупець повертає товар, створюється повернення від покупця.

Важливо, щоб повернення було пов’язане з реалізацією.

Інакше можуть бути помилки:

неправильна ціна повернення;
неправильна партія;
неправильна собівартість;
неправильний ПДВ;
неправильна дебіторка;
спотворений валовий прибуток.

Реалізація і друковані форми

Документ реалізації може мати друковані форми:

видаткова накладна;
акт виконаних робіт;
товарна накладна;
рахунок-фактура;
податкова накладна;
товарно-транспортна накладна;
специфікація;
гарантійний документ.

Для покупця друкована форма часто є основним підтвердженням відвантаження або виконання послуг.

Реалізація і інтернет-магазин

В інтернет-магазині реалізація може створюватися після виконання замовлення.

Сценарій:

Клієнт створює замовлення на сайті.
ERP резервує товар.
Клієнт оплачує онлайн.
Склад комплектує замовлення.
Товар передається перевізнику.
ERP створює реалізацію.
Банківська виписка або еквайринг закриває оплату.
Power BI показує продаж, маржу і канал.

Реалізація і маркетплейс

Для маркетплейсів важливо окремо обробляти:

замовлення;
комісію маркетплейсу;
доставку;
повернення;
післяплату;
компенсації;
акції;
промокоди;
звіт комісіонера;
фактичне надходження грошей.

У простій 1С це часто ведуть частково вручну. У K2 ERP можна будувати прозорішу модель.

Реалізація і WMS

У зв’язці з WMS реалізація може бути результатом складського відвантаження.

Типовий процес:

ERP створює замовлення покупця.
Товар резервується.
WMS формує завдання на відбір.
Комірник сканує товар через ТЗД.
WMS перевіряє партію, серію і кількість.
Замовлення пакується.
ERP створює реалізацію.
Товар списується зі складу.

Реалізація і CRM

У CRM реалізація пов’язана з угодою, клієнтом і менеджером.

CRM може передавати в ERP:

клієнта;
замовлення;
умови продажу;
знижку;
відповідального менеджера;
джерело ліда;
канал продажу;
очікувану дату оплати.

ERP повертає в CRM:

статус реалізації;
факт відвантаження;
суму продажу;
оплату;
борг;
повернення.

Реалізація і Power BI

Power BI може аналізувати реалізації з 1С/BAS або K2 ERP.

Можна бачити:

продажі по днях;
продажі по клієнтах;
продажі по менеджерах;
продажі по товарах;
продажі по складах;
продажі по каналах;
знижки;
повернення;
собівартість;
валовий прибуток;
маржу;
дебіторку після продажу;
план-факт продажів.

AI для аналізу реалізації

AI в ERP може перевіряти реалізації до або після проведення.

AI може:

знайти продаж нижче собівартості;
знайти аномальну знижку;
знайти неправильну ціну;
знайти реалізацію без складу;
знайти продаж із мінусового залишку;
знайти невірний договір покупця;
знайти відвантаження без оплати;
пояснити падіння маржі;
знайти проблемні товари з частими поверненнями;
сформувати короткий звіт для керівника продажів.

Приклад AI-підказки

AI-підказка. У реалізаціях за останні 7 днів знайдено 4 продажі нижче собівартості, 9 документів із ручною знижкою понад 20% і 3 реалізації з неправильним договором покупця. Рекомендується перевірити документи РТ-000241, РТ-000256 і РТ-000263 перед закриттям місяця.

Типові помилки реалізації 1С

Помилка	Наслідок	Як перевірити
Неправильний покупець	дебіторка виникає не на тому контрагенті	звірити ЄДРПОУ, договір і рахунок
Неправильний договір	оплата може не закрити борг	перевірити договір у рахунку, замовленні й реалізації
Неправильний склад	виникають мінусові залишки або пересорт	звірити фактичне відвантаження
Неправильна ціна	виручка і маржа спотворені	порівняти з прайсом або замовленням
Неправильна кількість	склад і документи не збігаються	звірити з фактичним відвантаженням
Не вказана партія	собівартість може бути неправильною	перевірити партійний облік
Не вказана серія	неможлива гарантія або простежуваність	перевірити серійні товари
Документ не проведений	продаж не потрапляє в звіти	перевірити статус проведення

Живий приклад: реалізація без оплати

Компанія відвантажила клієнту товар на 300 000 грн із відстрочкою 14 днів.

Менеджер не проконтролював оплату.

Через місяць:

товар уже списаний зі складу;
дохід показаний;
дебіторка прострочена;
Cash Flow погіршився;
закупівельник замовив новий товар, але грошей не вистачає.

У K2 ERP така ситуація має потрапляти в дашборд простроченої дебіторки і платіжний календар.

Як перевірити реалізацію перед проведенням

Потрібно перевірити:

Чи правильний покупець.
Чи правильний договір.
Чи є рахунок або замовлення-підстава.
Чи правильний склад.
Чи є товар у залишку.
Чи товар не зарезервований під інше замовлення.
Чи правильна номенклатура.
Чи правильна кількість.
Чи правильна ціна.
Чи погоджена знижка.
Чи правильна ставка ПДВ.
Чи потрібна партія.
Чи потрібна серія.
Чи не продаж нижче собівартості.
Чи правильно сформуються проводки.

Реалізація перед міграцією в ERP

Перед переходом з 1С/BAS у K2 ERP потрібно вирішити, яку історію реалізацій переносити.

Можливі варіанти:

Варіант	Що переноситься	Коли підходить
Тільки залишки і дебіторка	реалізації не переносяться як історія	якщо потрібен швидкий старт
Поточний рік	всі реалізації поточного року	для продажів, маржі, клієнтської аналітики
Відкриті реалізації	документи з незакритою оплатою або поверненнями	для коректної дебіторки
Повна історія продажів	реалізації за кілька років	для BI, повторних продажів і аналітики
Агреговані продажі	підсумки по клієнтах, товарах, місяцях	якщо деталізація документів не потрібна

Завантаження реалізацій у K2 ERP

Завантаження даних 1С для реалізацій може включати:

номер документа;
дату;
покупця;
договір;
рахунок на оплату;
замовлення покупця;
склад;
номенклатуру;
кількість;
одиницю виміру;
ціну;
знижку;
суму;
ПДВ;
партію;
серію;
собівартість;
менеджера;
канал продажу;
статтю доходу;
проводки;
статус оплати;
повернення.

Мапінг реалізації 1С і K2 ERP

Поле 1С	Поле K2 ERP	Коментар
Дата	Дата реалізації	важлива для продажів, ПДВ і дебіторки
Контрагент	Покупець	потрібен мапінг контрагентів
Договор	Договір	важливо для взаєморозрахунків
ЗаказПокупателя	Замовлення клієнта	потрібне для виконання замовлень
Склад	Склад відвантаження	потрібен мапінг складів
Номенклатура	Товар / послуга	потрібен мапінг номенклатури
Количество	Кількість	перевірити одиниці виміру
Цена	Ціна продажу	звірити з прайсом або договором
Скидка	Знижка	потрібна для аналізу маржі
Сумма	Сума продажу	звірити з документом
Серия	Серія	потрібна для гарантії та сервісу

Обмін реалізаціями 1С і ERP

Обмін даними 1С може передавати реалізації між 1С, K2 ERP, CRM, WMS, сайтом, маркетплейсом, банком, Power BI або іншими системами.

Обмін може включати:

замовлення клієнтів;
рахунки;
реалізації;
відвантаження;
статуси доставки;
оплати;
повернення;
знижки;
партії;
серії;
собівартість;
дебіторку;
валовий прибуток.

Що не варто переносити без перевірки

У нову ERP не варто автоматично переносити:

реалізації без покупця;
реалізації без договору;
реалізації з неправильними складами;
продажі з мінусових залишків;
документи з нульовою або помилковою ціною;
документи з дублями рядків;
реалізації без партій при партійному обліку;
реалізації без серій при серійному обліку;
старі технічні документи;
документи, які були скасовані або сторновані;
реалізації з невиправленими поверненнями.

Контрольний список перед переходом з 1С

Перед перенесенням реалізацій у K2 ERP потрібно перевірити:

період міграції;
покупців;
договори;
рахунки на оплату;
замовлення покупців;
склади;
номенклатуру;
одиниці виміру;
кількість;
ціни;
знижки;
ПДВ;
партії;
серії;
собівартість;
повернення;
дебіторку;
статуси оплати;
проводки;
тестове завантаження.

Мінімальний старт у ERP

Перший етап:

покупці;
договори;
номенклатура;
склади;
поточні реалізації;
дебіторка;
залишки товарів;
базові звіти продажів.

Другий етап:

замовлення покупців;
рахунки на оплату;
знижки;
партії;
серії;
собівартість;
валовий прибуток;
Power BI;
контроль маржі.

Третій етап:

AI-аналіз продажів;
прогноз продажів;
автоматичний контроль знижок;
інтеграція з CRM;
інтеграція з WMS;
інтеграція з маркетплейсами;
API-обмін;
повна заміна 1С/BAS.

Коротко

Питання	Відповідь
Що таке реалізація товарів і послуг 1С?	Це документ продажу, який оформлює відвантаження товарів, продаж продукції, робіт або послуг покупцю.
На що впливає реалізація?	На складські залишки, дебіторку, дохід, ПДВ, собівартість, валовий прибуток, проводки і звіти продажів.
Які дані найважливіші?	Покупець, договір, склад, номенклатура, кількість, ціна, знижка, ПДВ, партія, серія, рахунок або замовлення-підстава.
Які типові помилки?	Неправильний покупець, договір, склад, ціна, кількість, ПДВ, продаж із мінусового залишку, відсутня партія або серія.
Чи можна перенести реалізації з 1С у K2 ERP?	Так. K2 ERP може приймати реалізації з 1С/BAS разом із рядками, покупцями, договорами, складами, цінами, знижками, ПДВ, партіями, серіями, собівартістю й оплатами.

Висновок

Реалізація товарів і послуг 1С — це один із головних документів продажу. Він оформлює факт відвантаження товару або надання послуги, створює дебіторську заборгованість, формує дохід, списує складські залишки, впливає на собівартість, ПДВ, валовий прибуток і управлінські звіти.

K2 ERP може використовувати дані реалізацій під час переходу з 1С/BAS: для продажів, складу, дебіторки, Cash Flow, P&L, валового прибутку, Power BI, AI, CRM, WMS, маркетплейсів і API-інтеграцій.

Правильна міграція реалізацій — це не просто перенесення номерів документів. Потрібно перенести покупців, договори, рахунки, замовлення, склади, номенклатуру, кількість, ціни, знижки, ПДВ, партії, серії, собівартість, повернення, оплати й дебіторку. Саме ці дані дозволяють у новій ERP бачити реальні продажі, прибутковість і фінансовий стан бізнесу.

Головний результат. Коректна реалізація дозволяє керівнику бачити не тільки суму продажу, а й реальну маржу, собівартість, борг покупця, виконання замовлення, вплив знижок, повернення, Cash Flow і прибутковість клієнтів, товарів та менеджерів.

Див. також

Зовнішні посилання