Замовлення покупця 1С

Замовлення покупця 1С — це документ у 1С / BAS, який фіксує заявку клієнта на купівлю товарів, продукції, робіт або послуг. У ньому зазвичай зазначають покупця, договір, товари, кількість, ціни, знижки, склад, строки відвантаження, резерви, умови оплати, доставку, відповідального менеджера та статус виконання.

У практиці замовлення покупця відповідає на просте питання: що клієнт хоче купити, за якою ціною, коли потрібно відвантажити, чи є товар у наявності, чи зарезервований він і чи оплатив клієнт замовлення.

Санкційне застереження щодо 1С/BAS. Програмні продукти 1С та окремі рішення BAS пов’язані з російським походженням програмної платформи та можуть підпадати під санкційні, регуляторні, кібербезпекові або закупівельні обмеження в Україні. Перед використанням, супроводом, закупівлею, оновленням або інтеграцією 1С/BAS потрібно перевіряти чинні рішення РНБО, укази Президента України, перелік забороненого програмного забезпечення Держспецзв’язку, вимоги для державного сектору, критичної інфраструктури та внутрішні політики інформаційної безпеки компанії.

K2 ERP. K2 ERP може приймати й аналізувати замовлення покупців з 1С/BAS: клієнтів, договори, товари, послуги, кількість, ціни, знижки, резерви, рахунки на оплату, оплати, відвантаження, доставки, статуси, відповідальних, Power BI, AI та API.

Головна ідея. Замовлення покупця в 1С — це центр процесу продажу. Від нього можуть створюватися рахунок на оплату, резерв товару, замовлення постачальнику, переміщення, реалізація, доставка, оплата і звіти по продажах.

Що таке замовлення покупця 1С

Замовлення покупця 1С — це документ, який фіксує намір клієнта придбати товари або послуги.

Документ може використовуватися для:

фіксації заявки клієнта;
погодження ціни;
резервування товарів;
планування відвантаження;
створення рахунку на оплату;
контролю передоплати;
створення реалізації;
планування закупівлі під клієнта;
контролю доставки;
аналізу продажів;
контролю роботи менеджерів;
міграції відкритих замовлень у ERP.

Простий приклад замовлення покупця

Клієнт замовив у компанії 3 позиції:

Товар	Кількість	Ціна	Сума	Статус
Ноутбук X15	2 шт	32 000 грн	64 000 грн	у наявності
Миша бездротова	2 шт	800 грн	1 600 грн	у наявності
Рюкзак для ноутбука	2 шт	1 200 грн	2 400 грн	очікується

Загальна сума замовлення — 68 000 грн.

Після створення замовлення менеджер може:

зарезервувати ноутбуки і миші;
створити рахунок на оплату;
замовити рюкзаки у постачальника;
після оплати створити реалізацію;
передати замовлення на склад;
контролювати статус доставки.

Для чого потрібне замовлення покупця

Замовлення покупця потрібне, щоб компанія могла контролювати:

що саме замовив клієнт;
за якою ціною погоджено продаж;
які знижки застосовані;
чи є товар у наявності;
чи товар зарезервований;
чи потрібно закупити товар під клієнта;
чи виставлений рахунок;
чи була передоплата;
чи відвантажено товар;
чи закрита дебіторка;
чи виконане замовлення повністю;
які замовлення прострочені;
які замовлення потрібно перенести в ERP.

Замовлення покупця і рахунок на оплату

Рахунок на оплату 1С часто створюється на підставі замовлення покупця.

Типовий сценарій:

Менеджер створює замовлення покупця.
Система перевіряє ціни, залишки й резерви.
Менеджер створює рахунок на оплату.
Клієнт оплачує рахунок.
Бухгалтер завантажує банківську виписку.
Система закриває оплату по замовленню.
Склад відвантажує товар.
Створюється реалізація.

Документ	Що означає	Приклад
Замовлення покупця	клієнт хоче купити товар	замовив 10 одиниць товару
Рахунок на оплату	компанія виставила суму до оплати	рахунок на 50 000 грн
Банківська виписка	клієнт оплатив	надійшло 50 000 грн
Реалізація	товар фактично відвантажено	склад відвантажив 10 одиниць

Живий приклад: замовлення є, а товар не зарезервували

Клієнт замовив 20 одиниць популярного товару. Менеджер створив замовлення, але не поставив резерв.

Через годину інший менеджер продав цей товар іншому клієнту.

Що сталося:

перший клієнт чекає товар;
у системі замовлення є;
але товар уже відвантажений іншому клієнту;
менеджер змушений переносити строк поставки;
клієнт незадоволений;
компанія втрачає довіру.

Причина — замовлення не було пов’язане з резервом товару.

Замовлення покупця і резерв товару

Резерв товару 1С — це закріплення товару під конкретне замовлення.

Приклад:

На складі є 100 одиниць товару.

Клієнт A замовив 30 одиниць, клієнт B замовив 20 одиниць.

Показник	Кількість
Фактичний залишок	100 шт
Резерв клієнта A	30 шт
Резерв клієнта B	20 шт
Доступний залишок	50 шт

Якщо резерви працюють правильно, менеджери не продають один і той самий товар кільком клієнтам.

Замовлення покупця і доступний залишок

Доступний залишок показує, скільки товару реально можна продати.

Формула:

Доступний залишок = Фактичний залишок − Резерви

Якщо в замовленнях не вести резерви, доступний залишок буде завищений.

Замовлення покупця і склад

У замовленні покупця важливо вказати склад або джерело відвантаження.

Приклади:

основний склад;
магазин;
регіональний склад;
склад готової продукції;
склад інтернет-магазину;
склад відповідального зберігання;
склад постачальника;
склад браку або повернень — якщо товар не можна продавати.

Якщо в замовленні вказати неправильний склад, система може показувати товар у наявності, але фізично склад не зможе його відвантажити.

Замовлення покупця і ціни

У замовленні покупця фіксуються ціни продажу.

Ціна може залежати від:

типу ціни;
прайсу;
договору;
категорії клієнта;
знижки;
акції;
валюти;
менеджера;
каналу продажу;
обсягу замовлення;
індивідуальних умов.

Живий приклад: неправильна ціна в замовленні

Клієнту погодили спеціальну ціну 950 грн за одиницю.

Менеджер помилково створив замовлення за стандартною ціною 1 100 грн.

Клієнт отримав рахунок на більшу суму і відмовився платити.

Наслідки:

замовлення затрималось;
бухгалтерія чекала оплату;
склад зарезервував товар;
товар був недоступний для інших клієнтів;
менеджер витратив час на виправлення.

У K2 ERP такі ситуації можна контролювати через погодження знижок і AI-перевірку відхилень від прайсу.

Замовлення покупця і знижки

Знижки в замовленні можуть бути:

ручні;
автоматичні;
акційні;
накопичувальні;
договірні;
сезонні;
персональні;
за обсяг;
за каналом продажу.

Для управління бізнесом важливо бачити не тільки суму замовлення, а й суму знижки та її вплив на маржу.

Приклад впливу знижки на маржу

Показник	Без знижки	Зі знижкою
Ціна продажу	1 000 грн	850 грн
Собівартість	700 грн	700 грн
Валовий прибуток	300 грн	150 грн
Маржа	30%	17,6%

Знижка виглядає як “лише 15%”, але валовий прибуток зменшується вдвічі.

Замовлення покупця і оплата

Оплата може бути:

передоплата 100%;
часткова передоплата;
оплата після відвантаження;
відстрочка платежу;
оплата частинами;
оплата карткою;
оплата готівкою;
оплата через еквайринг;
взаємозалік.

У замовленні бажано бачити:

суму замовлення;
суму оплачено;
суму боргу;
строк оплати;
прострочення;
статус оплати.

Приклад контролю оплати

Замовлення	Сума	Оплачено	Борг	Статус
ЗП-000154	80 000 грн	80 000 грн	0 грн	можна відвантажувати
ЗП-000155	120 000 грн	60 000 грн	60 000 грн	чекати доплату
ЗП-000156	45 000 грн	0 грн	45 000 грн	очікується оплата

Замовлення покупця і реалізація

Реалізація товарів 1С може створюватися на підставі замовлення покупця.

Замовлення показує план продажу, а реалізація — факт відвантаження.

Етап	Документ	Що означає
Клієнт замовив	Замовлення покупця	план продажу
Клієнту виставили рахунок	Рахунок на оплату	сума до оплати
Клієнт оплатив	Банківська виписка	факт надходження грошей
Товар відвантажили	Реалізація товарів	факт продажу і списання товару

Часткове відвантаження замовлення

У реальному бізнесі замовлення не завжди виконується повністю.

Приклад:

Клієнт замовив 100 одиниць товару, але на складі є тільки 60.

Товар	Замовлено	Відвантажено	Залишилось
Товар A	100 шт	60 шт	40 шт

Статус замовлення має бути не “закрите”, а “частково виконане”.

Замовлення покупця і закупівля під клієнта

Якщо товару немає на складі, замовлення покупця може створити потребу в закупівлі.

Сценарій:

Клієнт замовив 50 одиниць товару.
На складі є тільки 10.
Система бачить дефіцит 40.
Менеджер або закупівельник створює замовлення постачальнику.
Після надходження товар резервується під клієнта.
Замовлення покупця відвантажується.

Показник	Кількість
Замовлено клієнтом	50 шт
Є на складі	10 шт
Дефіцит	40 шт
Потрібно закупити	40 шт

Замовлення покупця і виробництво під замовлення

У виробничих компаніях замовлення покупця може запускати виробництво.

Приклад:

Клієнт замовив нестандартні металеві двері.

Замовлення покупця містить:

клієнта;
розміри;
комплектацію;
колір;
фурнітуру;
строк поставки;
ціну;
передоплату.

На підставі замовлення створюється виробниче замовлення, а потім відстежується план-факт виробництва.

Замовлення покупця і доставка

У замовленні можуть фіксуватися умови доставки:

самовивіз;
доставка кур’єром;
доставка перевізником;
доставка власним транспортом;
доставка на відділення;
адресна доставка;
доставка частинами.

Важливі поля:

адреса доставки;
контактна особа;
телефон;
дата доставки;
перевізник;
вартість доставки;
статус доставки;
номер ТТН.

Статуси замовлення покупця

Статуси допомагають контролювати виконання.

Приклади статусів:

нове;
погоджується;
очікує оплату;
оплачено;
у резерві;
очікує закупівлю;
очікує виробництво;
готове до відвантаження;
частково відвантажене;
відвантажене;
доставляється;
виконане;
скасоване;
прострочене.

Приклад статусів у процесі

Статус	Що означає	Хто відповідає
Нове	клієнт зробив заявку	менеджер
Очікує оплату	рахунок виставлений	клієнт / фінанси
У резерві	товар закріплений під клієнта	склад / продажі
Готове до відвантаження	товар є і оплата виконана	склад
Виконане	товар відвантажено і замовлення закрите	продажі / бухгалтерія

Замовлення покупця і дебіторка

Дебіторка 1С виникає не завжди в момент замовлення. Залежить від облікової логіки.

Можливі варіанти:

дебіторка виникає після реалізації;
аванс виникає після оплати до відвантаження;
замовлення використовується тільки як план;
у звітах контролюється очікувана оплата по замовленнях.

Для управлінського обліку важливо бачити не тільки фактичну дебіторку, а й очікувані надходження по відкритих замовленнях.

Замовлення покупця і Cash Flow

Cash Flow може використовувати замовлення покупців для прогнозу надходжень.

Наприклад:

Замовлення	Сума	Очікувана дата оплати	Ймовірність	Прогноз Cash Flow
ЗП-000201	100 000 грн	10.03.2026	90%	90 000 грн
ЗП-000202	50 000 грн	15.03.2026	60%	30 000 грн

Так CFO бачить не тільки гроші на рахунку, а й майбутні надходження.

Замовлення покупця і валовий прибуток

Валовий прибуток 1С можна прогнозувати ще на етапі замовлення.

Потрібно знати:

ціну продажу;
знижку;
планову собівартість;
фактичну собівартість;
логістичні витрати;
комісію маркетплейсу;
комісію еквайрингу;
повернення.

Приклад прогнозу валового прибутку

Товар	Ціна продажу	Собівартість	Валовий прибуток
Товар A	2 000 грн	1 300 грн	700 грн
Товар B	1 500 грн	1 100 грн	400 грн

Якщо замовлення має низьку маржу, система може вимагати погодження знижки.

Замовлення покупця і документи-підстави

На підставі замовлення покупця можуть створюватися:

рахунок на оплату;
реалізація товарів;
замовлення постачальнику;
переміщення товарів;
резерв товарів;
виробниче замовлення;
заявка на доставку;
повернення товарів;
акт виконаних робіт;
банківський платіж;
закриття замовлення.

Живий приклад: часткова оплата і часткове відвантаження

Клієнт замовив товарів на 200 000 грн.

Умови договору:

50% передоплата;
50% після відвантаження.

Клієнт оплатив 100 000 грн.

На складі було тільки 70% товару.

Компанія відвантажила частину замовлення на 140 000 грн.

У системі має бути видно:

замовлено — 200 000 грн;
оплачено — 100 000 грн;
відвантажено — 140 000 грн;
залишилось відвантажити — 60 000 грн;
залишилось отримати оплату — 100 000 грн;
статус — частково виконане.

Типові помилки замовлення покупця 1С

Помилка	Наслідок	Як перевірити
Неправильний клієнт	замовлення, рахунок і оплата потрапляють не тому контрагенту	перевірити контрагента і ЄДРПОУ
Неправильний договір	оплата або дебіторка закривається не там	звірити договір у замовленні й оплаті
Неправильна ціна	клієнт отримує неправильний рахунок, маржа спотворена	порівняти з прайсом або комерційною пропозицією
Не поставлений резерв	товар можуть продати іншому клієнту	перевірити резерви по замовленню
Неправильний склад	товар показує наявність, але склад не може відвантажити	перевірити склад відвантаження
Не закрите замовлення	у звітах висять старі відкриті замовлення	перевірити статуси виконання
Дубль замовлення	закупівля або резерв створюється двічі	перевірити замовлення по клієнту, даті й сумі

Як перевірити замовлення покупця

Перед підтвердженням потрібно перевірити:

Чи правильний клієнт.
Чи правильний договір.
Чи правильна номенклатура.
Чи правильна кількість.
Чи правильна ціна.
Чи погоджена знижка.
Чи є товар у наявності.
Чи потрібен резерв.
Чи правильний склад.
Чи потрібна закупівля.
Чи потрібне виробництво.
Чи правильні умови оплати.
Чи потрібен рахунок на оплату.
Чи заповнена доставка.
Чи є відповідальний менеджер.
Чи правильний статус.

Замовлення покупця перед міграцією в ERP

Перед переходом із 1С/BAS у K2 ERP потрібно особливо уважно перевірити відкриті замовлення покупців.

Потрібно визначити:

які замовлення активні;
які замовлення вже виконані, але не закриті;
які замовлення скасовані;
які мають резерви;
які мають передоплату;
які частково відвантажені;
які очікують закупівлю;
які очікують виробництво;
які мають прострочені строки;
які потрібно перенести в K2 ERP.

Завантаження замовлень покупців у K2 ERP

Завантаження даних 1С для замовлень покупців може включати:

номер документа;
дату;
клієнта;
договір;
відповідального менеджера;
організацію;
склад;
номенклатуру;
кількість;
ціну;
знижку;
суму;
валюту;
ПДВ;
резерв;
статус;
умови оплати;
суму оплати;
суму відвантаження;
адресу доставки;
документ-підставу;
коментар.

Мапінг замовлення покупця 1С і K2 ERP

Поле 1С	Поле K2 ERP	Коментар
Дата	Дата замовлення	важлива для строків і аналітики
Контрагент	Клієнт	потрібен мапінг контрагентів
Договор	Договір	важливо для оплат і дебіторки
Номенклатура	Товар / послуга	потрібен мапінг номенклатури
Количество	Кількість	перевірити одиниці виміру
Цена	Ціна продажу	звірити з прайсом і знижками
Склад	Склад відвантаження	потрібне зіставлення складів
Резерв	Резерв товару	критично для відкритих замовлень
Статус	Статус замовлення	нове, оплачено, частково виконане, закрите

Обмін замовленнями покупців 1С і ERP

Обмін даними 1С може передавати замовлення покупців між 1С, K2 ERP, CRM, сайтом, маркетплейсом, WMS, MES, банком або Power BI.

Обмін може включати:

заявки клієнтів;
кошик інтернет-магазину;
замовлення з маркетплейсів;
статуси замовлень;
резерви;
оплати;
відвантаження;
доставки;
повернення;
повідомлення клієнту;
аналітику продажів.

Замовлення покупця і CRM

У CRM замовлення покупця може бути пов’язане з угодою.

CRM показує:

ліда;
клієнта;
потребу;
комерційну пропозицію;
стадію угоди;
відповідального менеджера;
ймовірність продажу;
замовлення;
рахунок;
оплату;
повторні продажі.

Замовлення покупця і WMS

У зв’язці з WMS замовлення покупця може запускати складський процес.

Сценарій:

Клієнт оформив замовлення.
ERP перевірила залишок.
Товар зарезервовано.
WMS створила завдання на відбір.
Комірник зібрав товар через ТЗД.
Система перевірила серії й партії.
Замовлення передано на пакування.
Створена реалізація і доставка.

Замовлення покупця і маркетплейс

Для маркетплейсу важливо швидко обробляти замовлення.

Замовлення може приходити з:

Rozetka;
Prom;
Epicentr Marketplace;
Shopify;
WooCommerce;
OpenCart;
власного сайту;
B2B-порталу.

У ERP потрібно контролювати:

номер зовнішнього замовлення;
клієнта;
товари;
оплату;
комісію;
доставку;
статус;
повернення;
залишки.

Power BI для замовлень покупців

Power BI може аналізувати замовлення покупців.

Можна бачити:

кількість замовлень;
суму замовлень;
відкриті замовлення;
прострочені замовлення;
частково виконані замовлення;
замовлення по менеджерах;
замовлення по клієнтах;
замовлення по товарах;
резерви;
дефіцит;
план-факт продажів;
прогноз Cash Flow;
прогноз валового прибутку.

AI для аналізу замовлень покупців

AI в ERP може допомагати аналізувати замовлення і знаходити проблеми.

AI може:

знайти замовлення без резерву;
знайти замовлення з низькою маржею;
виявити неправильні ціни;
знайти прострочені замовлення;
знайти замовлення без оплати;
знайти дублікати замовлень;
прогнозувати ймовірність оплати;
прогнозувати дефіцит товарів;
пояснювати падіння продажів;
формувати короткий звіт для керівника продажів.

Приклад AI-підказки

AI-підказка. За останні 7 днів знайдено 18 замовлень без резерву, 6 замовлень із маржею нижче 10%, 4 дублікати від одного клієнта та 9 замовлень із простроченою оплатою. Рекомендується перевірити ціни, погодити знижки і зарезервувати товари по замовленнях ЗП-000412, ЗП-000418 і ЗП-000421.

Типові задачі з замовленнями покупців

Задача	Що потрібно зробити
Прийняти замовлення клієнта	створити документ із товарами, цінами і строками
Виставити рахунок	створити рахунок на оплату на підставі замовлення
Зарезервувати товар	закріпити залишок під клієнта
Закупити товар під клієнта	створити замовлення постачальнику на дефіцит
Відвантажити товар	створити реалізацію на підставі замовлення
Перевірити виконання	порівняти замовлено, оплачено, відвантажено
Підготувати міграцію	вивантажити відкриті замовлення, резерви, оплати, відвантаження

Що не варто переносити без перевірки

У нову ERP не варто автоматично переносити:

старі виконані замовлення зі статусом “відкрите”;
дублікати замовлень;
замовлення без клієнта;
замовлення без договору, якщо договір потрібен для обліку;
замовлення без рядків;
замовлення з неправильними цінами;
замовлення з неактуальними резервами;
скасовані замовлення;
замовлення без бізнес-цінності;
замовлення з ручними коригуваннями без пояснення.

Контрольний список перед переходом з 1С

Перед перенесенням замовлень покупців у K2 ERP потрібно перевірити:

період міграції;
відкриті замовлення;
виконані замовлення;
скасовані замовлення;
клієнтів;
договори;
номенклатуру;
одиниці виміру;
ціни;
знижки;
склади;
резерви;
оплати;
відвантаження;
доставки;
статуси;
відповідальних менеджерів;
дублікати;
тестове завантаження.

Мінімальний старт у ERP

Перший етап:

клієнти;
договори;
номенклатура;
склади;
відкриті замовлення;
резерви;
рахунки на оплату;
оплати;
базові статуси.

Другий етап:

часткові відвантаження;
доставки;
закупівлі під клієнта;
виробництво під замовлення;
CRM;
WMS;
Power BI;
план-факт продажів.

Третій етап:

AI-аналіз замовлень;
прогноз оплат;
прогноз дефіциту;
автоматичне погодження знижок;
інтеграція з маркетплейсами;
API-обмін;
повна заміна 1С/BAS.

Коротко

Питання	Відповідь
Що таке замовлення покупця 1С?	Це документ, який фіксує заявку клієнта на товари або послуги з цінами, кількістю, строками, складом, оплатою, резервом і статусом виконання.
Чим замовлення відрізняється від рахунку?	Замовлення фіксує потребу клієнта і процес виконання, а рахунок на оплату показує суму, яку потрібно оплатити.
Чим замовлення відрізняється від реалізації?	Замовлення — це план продажу, а реалізація — факт відвантаження товару або надання послуги.
Які дані найважливіші?	Клієнт, договір, товари, кількість, ціни, знижки, склад, резерв, оплата, відвантаження, доставка, статус і відповідальний менеджер.
Чи можна перенести замовлення покупців з 1С у K2 ERP?	Так. K2 ERP може приймати відкриті замовлення, рядки, резерви, оплати, відвантаження, статуси, доставки, клієнтів, договори й аналітику з 1С/BAS.

Висновок

Замовлення покупця 1С — це ключовий документ продажів, який поєднує клієнта, товар, ціну, резерв, оплату, відвантаження, доставку і статус виконання. Він дозволяє контролювати не тільки факт продажу, а весь шлях від заявки клієнта до виконаного замовлення.

K2 ERP може використовувати дані замовлень покупців під час переходу з 1С/BAS: для CRM, продажів, складу, резервів, WMS, закупівель під клієнта, виробництва під замовлення, Cash Flow, Power BI, AI та API-інтеграцій.

Правильна міграція замовлень покупців — це не просто перенесення номерів документів. Потрібно перенести клієнтів, договори, рядки замовлень, ціни, знижки, резерви, оплати, відвантаження, статуси, доставки й відповідальних. Саме ці дані дозволяють новій ERP стартувати без втрати клієнтських зобов’язань і без хаосу в продажах.

Головний результат. Коректний облік замовлень покупців дозволяє керівнику бачити реальну воронку продажів, відкриті зобов’язання перед клієнтами, резерви товарів, очікувані оплати, майбутній Cash Flow, дефіцит товарів, маржу замовлень і якість роботи менеджерів.

Див. також

Зовнішні посилання