Облік постачальників

Облік постачальників — це система зберігання, контролю та аналізу інформації про компанії або фізичних осіб, які постачають бізнесу товари, матеріали, послуги, обладнання, комплектуючі, роботи або інші ресурси.

Постачальник — це не просто запис у довіднику контрагентів. Це учасник бізнес-процесу, від якого можуть залежати ціни, строки, якість, собівартість, наявність товарів, виконання замовлень клієнтів, виробництво, сервіс і навіть репутація компанії.

Якщо продажі — це те, що приносить гроші, то закупівлі та постачальники — це те, що часто вирішує, скільки з цих грошей залишиться в компанії після всіх витрат.

Головне. Облік постачальників потрібен не для того, щоб “десь були реквізити”. Він потрібен, щоб компанія знала, у кого купує, на яких умовах, за якими цінами, з якою якістю, з якими строками і скільки винна.

Для керівника. Якісний облік постачальників дозволяє бачити не тільки суму закупівель, а й залежність від конкретних постачальників, прострочені поставки, борги, якість виконання, динаміку цін і ризики.

Для закупівельника. Постачальник у ERP — це історія цін, комерційних пропозицій, договорів, замовлень, поставок, оплат, претензій, контактів і умов роботи.

Поширена проблема. Якщо інформація про постачальника живе в голові закупівельника, пошті бухгалтера і старому Excel-файлі, то це не облік постачальників, а корпоративна археологія.

Вступ

Постачальники є майже в кожному бізнесі.

Торгова компанія закуповує товари для перепродажу.

Виробнича компанія закуповує сировину, матеріали, комплектуючі, обладнання, запчастини.

Сервісна компанія закуповує інструменти, деталі, витратні матеріали, послуги підрядників.

Офісна компанія закуповує техніку, програмне забезпечення, меблі, канцелярію, зв’язок, оренду, ремонт, маркетингові та юридичні послуги.

Навіть компанія, яка “нічого не купує”, зазвичай усе одно щось купує. Просто іноді це розмазано по рахунках, актах, картках співробітників і фразах “та це дрібниця”. А потім ці “дрібниці” раптом складаються в суму, від якої фінансовий директор починає мовчати дуже виразно.

Саме тому облік постачальників — важлива частина ERP.

Він пов’язаний із:

закупівлями;
заявками на закупівлю;
договорами;
замовленнями постачальникам;
поставками;
складом;
цінами;
оплатами;
кредиторською заборгованістю;
якістю поставок;
претензіями;
документами;
бюджетами;
фінансовою звітністю;
управлінською аналітикою.

Що таке облік постачальників

Облік постачальників — це процес ведення всієї інформації про постачальників і операції з ними.

Він включає:

створення картки постачальника;
зберігання реквізитів;
зберігання контактів;
ведення договорів;
ведення умов оплати;
ведення прайс-листів;
контроль замовлень;
контроль поставок;
контроль оплат;
облік боргів;
зберігання документів;
оцінку якості роботи;
аналіз закупівель;
контроль строків;
контроль ризиків.

У простому варіанті облік постачальників — це довідник контрагентів.

У нормальному варіанті — це повноцінна система управління взаємовідносинами з постачальниками.

Хто такий постачальник

Постачальник — це контрагент, який надає компанії товари, роботи, послуги або інші ресурси.

Постачальником може бути:

юридична особа;
фізична особа-підприємець;
фізична особа;
виробник;
дистриб’ютор;
імпортер;
підрядник;
сервісна компанія;
транспортна компанія;
орендодавець;
провайдер послуг;
маркетингова агенція;
IT-компанія;
банк;
страхова компанія;
державна або комунальна організація.

Не всі постачальники однакові.

Один постачальник може постачати критичну сировину для виробництва. Інший — каву в офіс. Обидва потрібні, але якщо не приїде кава, компанія буде бурчати. Якщо не приїде сировина, компанія може зупинити виробництво. Хоча іноді перше теж небезпечно.

Для чого потрібен облік постачальників

Облік постачальників потрібен, щоб компанія могла:

знати, у кого вона закуповує;
контролювати договори;
контролювати ціни;
контролювати умови оплати;
бачити історію закупівель;
контролювати поставки;
контролювати борги;
аналізувати якість постачання;
порівнювати постачальників;
уникати дублювання контрагентів;
зберігати документи;
бачити ризики;
планувати закупівлі;
контролювати бюджети;
управляти cash flow.

Практичний сенс. Облік постачальників допомагає компанії купувати не просто “де знайшли”, а там, де вигідно, надійно, прозоро і контрольовано.

Постачальник як контрагент

У більшості ERP-систем постачальник ведеться в довіднику контрагентів.

Але один і той самий контрагент може бути одночасно:

постачальником;
покупцем;
підрядником;
перевізником;
партнером;
орендодавцем;
сервісною організацією.

Наприклад, компанія може купувати товар у партнера і одночасно продавати йому інші товари або послуги.

Тому важливо не обмежувати контрагента тільки однією роллю.

У картці контрагента бажано мати ознаки або ролі:

постачальник;
покупець;
підрядник;
перевізник;
виробник;
дилер;
інше.

Це дозволяє використовувати одну картку контрагента в різних бізнес-процесах і не створювати дублікати.

Картка постачальника

Картка постачальника — це основне місце зберігання інформації про нього.

У картці можуть бути:

назва;
коротка назва;
код;
тип контрагента;
країна;
місто;
адреса;
юридичні реквізити;
податкові реквізити;
банківські рахунки;
контактні особи;
телефони;
email;
сайт;
відповідальний менеджер;
група постачальника;
статус;
умови оплати;
валюта розрахунків;
основний договір;
прикріплені файли;
коментарі;
історія взаємодії.

Картка постачальника повинна бути не смітником для випадкової інформації, а структурованим джерелом даних.

Якщо в полі “Коментар” написано “нормальні, але дзвонити краще Олегу, бо Ірина не в темі”, це, звичайно, жива інформація. Але краще все ж таки мати нормальні контактні особи, ролі та історію комунікацій.

Реквізити постачальника

Реквізити потрібні для договорів, рахунків, актів, накладних, оплат, податкових документів та інших операцій.

До реквізитів можуть належати:

повна юридична назва;
код ЄДРПОУ або інший ідентифікатор;
податковий номер;
адреса;
банківські реквізити;
IBAN;
система оподаткування;
платник ПДВ або неплатник ПДВ;
контактні дані;
підписанти;
печатка або її відсутність;
електронний документообіг.

У ERP важливо контролювати актуальність реквізитів.

Якщо банківський рахунок змінився, а оплата пішла на старий, потім починається прекрасна гра “хто винен і як повернути гроші”.

Контактні особи постачальника

У постачальника може бути кілька контактних осіб:

менеджер з продажів;
бухгалтер;
логіст;
керівник;
технічний спеціаліст;
юрист;
сервісний інженер;
контакт для претензій;
контакт для документів.

У ERP бажано зберігати не просто телефон постачальника, а контакти з ролями.

Приклад:

У постачальника “ТехноПром” є:

Олег — менеджер з продажів;
Ірина — бухгалтер;
Максим — логіст;
Андрій — технічний спеціаліст.

Якщо потрібно отримати рахунок, звертаємося до менеджера.

Якщо потрібен акт звірки — до бухгалтера.

Якщо затримка поставки — до логіста.

Якщо технічне питання — до спеціаліста.

Це економить час і нерви.

Групи постачальників

Постачальників зручно групувати.

Групи можуть бути такими:

постачальники товарів;
постачальники сировини;
постачальники послуг;
транспортні компанії;
орендодавці;
IT-постачальники;
маркетингові постачальники;
виробники;
імпортери;
локальні постачальники;
стратегічні постачальники;
резервні постачальники;
проблемні постачальники.

Групування допомагає аналізувати закупівлі та керувати процесами.

Наприклад, стратегічні постачальники можуть мати окремі правила погодження договорів, контролю строків і оцінки якості.

Статуси постачальників

У постачальника може бути статус.

Наприклад:

новий;
активний;
перевіряється;
погоджений;
стратегічний;
резервний;
тимчасовий;
заблокований;
проблемний;
архівний.

Статус допомагає контролювати роботу.

Приклад:

Якщо постачальник має статус “заблокований”, система може заборонити створювати нові замовлення без дозволу керівника.

Причини блокування можуть бути різні:

регулярні прострочення;
проблеми з якістю;
невиконання договору;
фінансові ризики;
юридичні ризики;
відсутність документів;
рішення керівництва.

Договори з постачальниками

Договори — ключова частина обліку постачальників.

У договорі фіксуються:

предмет договору;
сторони;
строк дії;
умови оплати;
умови поставки;
ціни або порядок їх визначення;
відповідальність сторін;
гарантії;
штрафи;
порядок документообігу;
умови розірвання;
ліміти;
валюта;
підписанти;
додатки і специфікації.

ERP повинна дозволяти пов’язувати договір із:

постачальником;
заявками на закупівлю;
замовленнями постачальнику;
поставками;
рахунками;
актами;
оплатами;
претензіями;
файлами.

Договір у ERP. Це не просто файл PDF. Це центр зв’язку між постачальником, умовами, документами, оплатами, поставками і відповідальністю.

Умови оплати

У постачальників можуть бути різні умови оплати.

Наприклад:

100% передоплата;
часткова передоплата;
оплата після поставки;
відстрочка 7 днів;
відстрочка 14 днів;
відстрочка 30 днів;
оплата поетапно;
оплата за актом;
оплата за графіком;
кредитний ліміт;
оплата у валюті;
оплата за курсом.

ERP повинна зберігати ці умови і враховувати їх у плануванні платежів.

Приклад:

Постачальник А працює тільки по 100% передоплаті.

Постачальник Б дає відстрочку 14 днів.

Постачальник В дає кращу ціну, але вимагає передоплату.

Для закупівель і фінансів це різні сценарії, бо вони по-різному впливають на cash flow.

Прайс-листи постачальників

Постачальники можуть надавати прайс-листи.

У ERP можна вести:

базові ціни постачальника;
валюту;
одиниці виміру;
мінімальні партії;
строки поставки;
знижки;
акційні ціни;
ціни за договором;
ціни за обсягом;
історію зміни цін.

Це дозволяє порівнювати постачальників і контролювати закупівельні ціни.

Приклад:

Товар “Кабель А” можна купити у трьох постачальників:

Постачальник	Ціна	Строк поставки	Умови оплати
Постачальник А	100 грн	2 дні	Передоплата
Постачальник Б	105 грн	1 день	Відстрочка 14 днів
Постачальник В	95 грн	10 днів	Передоплата

Найдешевший варіант не завжди найкращий. Якщо товар потрібен завтра, постачальник В може бути непридатним, навіть якщо ціна красива.

Історія цін

Історія цін постачальника дуже важлива.

Вона дозволяє бачити:

як змінювалася ціна;
коли була остання закупівля;
чи зростає ціна;
чи дає постачальник знижки;
чи відповідає нова ціна ринку;
хто погодив закупівлю;
за яким договором купували;
який був курс валюти.

Приклад:

Постачальник пропонує нову ціну 120 грн.

ERP показує, що місяць тому цей самий товар купували по 100 грн.

Закупівельник може запитати причину зміни ціни.

Без історії цін компанія часто приймає нову ціну як даність. Постачальник, звичайно, не проти.

Заявки на закупівлю і постачальники

Облік постачальників тісно пов’язаний із заявками на закупівлю.

Заявка фіксує потребу.

Постачальник закриває цю потребу.

Процес може виглядати так:

Потреба → Заявка на закупівлю → Погодження → Вибір постачальника → Замовлення постачальнику → Поставка → Оплата → Закриття

ERP дозволяє бачити, який постачальник був обраний для конкретної заявки і чому.

Це важливо для прозорості закупівель.

Замовлення постачальнику

Замовлення постачальнику — це документ, який фіксує домовленість про закупівлю.

У ньому зазвичай вказують:

постачальника;
договір;
дату;
товари або послуги;
кількість;
ціну;
суму;
валюту;
строк поставки;
склад отримання;
умови оплати;
відповідального;
статус;
пов’язані заявки;
коментарі.

Замовлення постачальнику дозволяє контролювати виконання закупівлі.

Можна бачити:

що замовлено;
що отримано;
що ще очікується;
що оплачено;
які документи отримано;
де є затримка.

Поставка від постачальника

Поставка — це фактичне отримання товарів, матеріалів, обладнання або послуг.

ERP повинна фіксувати:

дату поставки;
постачальника;
замовлення;
склад;
номенклатуру;
кількість;
ціну;
суму;
документи постачальника;
якість;
відповідність замовленню;
відповідального за приймання.

Приклад:

Замовлено 100 одиниць товару.

Постачальник привіз 90.

ERP повинна показати часткове виконання замовлення.

Якщо привезли 100, але 10 пошкоджені, це теж має бути зафіксовано.

Поставка — це не просто “прийшло щось”. Це контроль виконання домовленості.

Часткові поставки

Постачальник може виконати замовлення частково.

Наприклад:

Замовлено:

товар А — 100 шт;
товар Б — 50 шт;
товар В — 20 шт.

Поставлено:

товар А — 100 шт;
товар Б — 30 шт;
товар В — 0 шт.

ERP повинна показувати залишок до поставки:

товар Б — 20 шт;
товар В — 20 шт.

Це дозволяє закупівельнику контролювати незакриті позиції.

Без такого контролю частина замовлення може загубитися, а потім виробництво або продажі раптово дізнаються, що “ми думали, воно вже приїхало”.

Документи постачальника

Постачальник передає документи.

Це можуть бути:

рахунок;
видаткова накладна;
акт виконаних робіт;
податкова накладна;
товарно-транспортна накладна;
сертифікат;
паспорт якості;
гарантійний талон;
специфікація;
договір;
додаткова угода;
акт звірки;
претензійний лист.

ERP повинна дозволяти зберігати документи і пов’язувати їх із постачальником, договором, замовленням, поставкою або оплатою.

Документи поруч із операцією. Рахунок має бути біля оплати, накладна — біля поставки, договір — біля постачальника, сертифікат — біля товару. Інакше все це живе в пошті, а пошта — не ERP.

Оплати постачальникам

Оплати постачальникам — важлива частина обліку.

ERP повинна показувати:

рахунки до оплати;
суми;
строки оплати;
умови оплати;
фактичні платежі;
аванси;
часткові оплати;
переплати;
заборгованість;
валюту;
курс;
призначення платежу;
відповідального;
зв’язок із договором і замовленням.

Приклад:

Постачальник виставив рахунок на 300 000 грн.

Компанія оплатила 100 000 грн авансом.

Після поставки потрібно оплатити ще 200 000 грн.

ERP повинна показати залишок заборгованості.

Кредиторська заборгованість

Кредиторська заборгованість — це сума, яку компанія винна постачальникам та іншим контрагентам.

Для керівника це один із ключових показників.

Потрібно знати:

кому винна компанія;
скільки винна;
за якими договорами;
за які поставки;
коли потрібно оплатити;
які борги прострочені;
які платежі критичні;
які можна перенести;
які постачальники можуть зупинити поставки через борг.

Кредиторська заборгованість впливає на cash flow.

Якщо її не контролювати, компанія може раптово отримати ситуацію, коли грошей на рахунку менше, ніж запланованих оплат.

Фінансова реальність. Постачальники теж люблять гроші. І якщо компанія забуває про борги, постачальники швидко нагадують. Іноді дуже голосно.

Акти звірки з постачальниками

Акт звірки допомагає перевірити взаєморозрахунки з постачальником.

Він показує:

початковий борг;
поставки;
оплати;
повернення;
коригування;
кінцевий борг.

Акти звірки потрібні, щоб переконатися, що компанія і постачальник однаково розуміють взаєморозрахунки.

Приклад:

У компанії облік показує борг 50 000 грн.

Постачальник вважає, що борг 80 000 грн.

Потрібно знайти причину:

не проведена оплата;
не отримано документ;
різні дати;
помилка в сумі;
дубль документа;
повернення не враховано;
різниця в курсі валюти.

ERP допомагає формувати і перевіряти акти звірки.

Повернення постачальнику

Іноді товар потрібно повернути постачальнику.

Причини:

брак;
неправильна кількість;
не той товар;
пошкодження;
невідповідність специфікації;
прострочений товар;
помилка в замовленні;
домовленість сторін.

ERP повинна дозволяти оформити повернення і пов’язати його з поставкою, замовленням, договором і взаєморозрахунками.

Повернення впливає на:

залишки на складі;
борг перед постачальником;
документи;
якість постачальника;
статистику претензій.

Претензії до постачальників

Якщо постачальник порушує умови, компанія може створити претензію.

Претензії можуть стосуватися:

строків поставки;
якості;
кількості;
ціни;
документів;
упаковки;
гарантії;
сервісу;
невідповідності договору.

У ERP бажано фіксувати:

дату претензії;
постачальника;
замовлення;
поставку;
причину;
суму;
відповідального;
статус;
результат;
файли;
коментарі.

Це дозволяє аналізувати проблемних постачальників.

Якщо постачальник десятий раз “трохи затримав” поставку, це вже не випадковість, а стиль роботи.

Оцінка постачальників

Оцінка постачальників допомагає вибирати кращих партнерів.

Критерії можуть бути такими:

ціна;
якість;
строки поставки;
точність виконання;
кількість претензій;
гнучкість;
умови оплати;
повнота документів;
швидкість реакції;
стабільність;
наявність товару;
сервіс.

ERP може формувати рейтинг постачальників.

Наприклад:

Постачальник	Ціна	Строки	Якість	Документи	Загальна оцінка
Постачальник А	5	3	4	4	4.0
Постачальник Б	4	5	5	5	4.8
Постачальник В	5	2	3	2	3.0

Постачальник із найнижчою ціною не завжди найкращий.

Якщо він постійно затримує поставки і не дає документи, економія може перетворитися на втрати.

Стратегічні постачальники

Не всі постачальники однаково важливі.

Стратегічні постачальники — це ті, від яких суттєво залежить робота компанії.

Наприклад:

основний постачальник сировини;
постачальник критичних комплектуючих;
постачальник унікального обладнання;
постачальник ключових товарів;
основний логістичний партнер;
IT-провайдер критичної системи.

Для стратегічних постачальників потрібен окремий контроль:

договори;
строки;
резервні постачальники;
ризики;
ціни;
якість;
залежність бізнесу;
фінансові умови;
плани поставок.

Якщо компанія має одного критичного постачальника і не має альтернативи, це ризик.

Резервні постачальники

Резервний постачальник потрібен на випадок, якщо основний не може виконати поставку.

Причини можуть бути різні:

дефіцит товару;
затримка;
підвищення ціни;
проблеми з якістю;
логістичні проблеми;
фінансові проблеми постачальника;
форс-мажор.

ERP може зберігати альтернативних постачальників для товарів або груп товарів.

Приклад:

Для товару А основний постачальник — “Постачальник 1”.

Резервні:

“Постачальник 2” — дорожче на 5%, але швидка доставка;
“Постачальник 3” — дешевше, але строк 14 днів.

Це допомагає швидко приймати рішення при проблемах.

Постачальники і склад

Постачальники тісно пов’язані зі складом.

Склад отримує товари, матеріали або обладнання від постачальників.

ERP повинна забезпечувати зв’язок:

постачальник;
замовлення постачальнику;
поставка;
склад;
партія;
серія;
термін придатності;
якість;
документи;
залишки.

Приклад:

Якщо товар має брак, важливо знати, від якого постачальника він прийшов, у якій партії, за якою накладною і кому вже був відвантажений.

Без такого обліку розслідування браку перетворюється на серіал із поганим фіналом.

Постачальники і виробництво

У виробництві постачальники впливають на:

наявність сировини;
строки виробництва;
собівартість;
якість продукції;
виконання замовлень клієнтів;
планування закупівель;
запаси;
простої.

Якщо постачальник затримує матеріал, виробництво може зупинитися.

Якщо постачальник поставляє неякісну сировину, компанія може отримати брак готової продукції.

Тому для виробничих компаній облік постачальників — це не просто бухгалтерська функція, а частина виробничої стабільності.

Постачальники і собівартість

Закупівельна ціна постачальника впливає на собівартість.

А собівартість впливає на прибуток.

Якщо постачальник підвищує ціни, а компанія не переглядає продажні ціни, маржа може зменшитися.

Приклад:

Товар продається за 1 000 грн.

Закупівельна ціна була 700 грн.

Маржа — 300 грн.

Постачальник підняв ціну до 850 грн.

Якщо продажна ціна залишилась 1 000 грн, маржа стала 150 грн.

Продажі можуть виглядати такими самими, але прибуток уже вдвічі менший.

ERP повинна допомагати бачити зміну закупівельних цін і вплив на маржу.

Постачальники і бюджети

Закупівлі у постачальників повинні бути пов’язані з бюджетами.

Особливо це важливо для:

адміністративних витрат;
маркетингу;
IT;
виробничих закупівель;
проєктних витрат;
капітальних інвестицій;
ремонтів;
сервісу.

ERP може показувати:

план закупівель;
фактичні закупівлі;
перевищення бюджету;
залишок бюджету;
майбутні зобов’язання;
очікувані платежі;
витрати по постачальниках.

Постачальники і cash flow

Постачальники прямо впливають на рух коштів.

Потрібно знати:

кому потрібно платити;
коли потрібно платити;
за що саме;
які платежі критичні;
які платежі можна перенести;
які постачальники можуть зупинити поставки;
які є аванси;
які є відстрочки;
які є борги.

ERP дозволяє планувати платежі постачальникам і бачити майбутнє навантаження на cash flow.

Приклад:

На наступний тиждень потрібно оплатити:

постачальнику А — 300 000 грн;
постачальнику Б — 150 000 грн;
постачальнику В — 500 000 грн.

Разом — 950 000 грн.

Очікувані надходження — 700 000 грн.

ERP повинна показати дефіцит коштів заздалегідь, а не в день платежу.

Постачальники і податковий облік

Постачальники впливають і на податковий облік.

Важливо контролювати:

статус платника ПДВ;
податкові накладні;
правильність документів;
дати операцій;
суми;
податковий кредит;
первинні документи;
відповідність договору;
акти;
накладні;
коригування.

Якщо документи від постачальника оформлені неправильно або не отримані, це може створити проблеми для бухгалтерії.

Тому в ERP бажано контролювати не тільки факт поставки, а й комплект документів.

Валютні постачальники

Якщо компанія працює з іноземними постачальниками або закупівлями у валюті, виникають додаткові задачі.

Потрібно контролювати:

валюту договору;
курс;
дату курсу;
митні платежі;
доставку;
імпортні витрати;
банківські комісії;
передоплати;
курсові різниці;
строки поставки;
міжнародні документи;
собівартість з урахуванням додаткових витрат.

Валютні закупівлі можуть суттєво впливати на собівартість.

Наприклад, товар куплено за 10 000 доларів. Якщо курс змінився між замовленням і оплатою, реальна вартість у гривні також змінилася.

ERP повинна допомагати бачити ці зміни.

Імпорт і додаткові витрати

При імпорті важливо враховувати не тільки ціну постачальника.

До собівартості можуть входити:

митні платежі;
доставка;
страхування;
брокерські послуги;
сертифікація;
банківські комісії;
зберігання;
розвантаження;
інші витрати.

Приклад:

Постачальник продав товар за 100 000 грн.

Доставка — 15 000 грн.

Митні витрати — 20 000 грн.

Брокер — 5 000 грн.

Реальна вартість закупівлі — 140 000 грн.

Якщо ERP не врахує додаткові витрати, собівартість буде занижена, а прибуток — намальований красивіше, ніж є насправді.

Дублі постачальників

Одна з типових проблем у довіднику постачальників — дублікати.

Наприклад, один і той самий постачальник може бути заведений як:

ТОВ “Альфа”;
Альфа ТОВ;
ООО Альфа;
Альфа;
TOV Alfa;
Альфа постачальник.

У результаті історія закупівель, борги, договори і документи розкидані по різних картках.

Це створює проблеми:

неправильна кредиторська заборгованість;
дублювання договорів;
складність аналізу закупівель;
ризик подвійної оплати;
помилки в документах;
втрата історії взаємодії.

ERP повинна допомагати контролювати дублікати і якість довідників.

Класика довідників. Якщо одного постачальника завели п’ять разів, то це вже не контрагент, а маленька група компаній у вашій базі. На жаль, вигадана.

Якість даних про постачальників

Якість обліку постачальників залежить від якості даних.

Проблеми виникають, коли:

не заповнені реквізити;
немає контактів;
немає договорів;
не вказані умови оплати;
немає статусів;
не ведеться історія цін;
не прикріплюються документи;
постачальники дублюються;
немає відповідальних;
старі постачальники не архівуються;
не контролюються банківські реквізити;
відсутні правила створення контрагентів.

Потрібен регламент ведення довідника постачальників.

Інакше довідник швидко перетвориться на місце, де живуть помилки, старі записи і “не чіпайте, бо не знаємо, що це”.

Права доступу

Інформація про постачальників може бути чутливою.

Не всі користувачі повинні бачити:

закупівельні ціни;
договори;
умови оплати;
борги;
банківські реквізити;
комерційні пропозиції;
претензії;
внутрішні коментарі;
рейтинги постачальників.

ERP повинна дозволяти налаштовувати права доступу.

Наприклад:

закупівельник бачить своїх постачальників і закупівельні ціни;
бухгалтерія бачить реквізити, документи і взаєморозрахунки;
склад бачить постачальника в документах поставки;
керівник бачить аналітику;
звичайний користувач бачить тільки обмежену інформацію.

Аналітика по постачальниках

Облік постачальників має давати аналітику.

Можна аналізувати:

закупівлі по постачальниках;
закупівлі по товарах;
закупівлі по групах;
динаміку цін;
строки поставок;
прострочені поставки;
часткові поставки;
якість;
претензії;
кредиторську заборгованість;
аванси;
переплати;
обороти;
залежність від постачальників;
частку одного постачальника в закупівлях;
виконання договорів;
виконання бюджетів.

Приклад:

Якщо 80% критичної сировини закуповується в одного постачальника, це ризик.

Якщо один постачальник дає найнижчу ціну, але має 30% прострочених поставок, це теж ризик.

Аналітика дозволяє бачити не тільки ціну, а реальну якість співпраці.

Типові помилки в обліку постачальників

Найпоширеніші помилки:

дублікати постачальників;
відсутність договорів;
неактуальні реквізити;
немає контактних осіб;
не ведеться історія цін;
не контролюються строки поставок;
немає оцінки якості;
не фіксуються претензії;
документи зберігаються в пошті;
оплати не пов’язані з замовленнями;
поставки не пов’язані із заявками;
немає контролю авансів;
немає актів звірки;
немає резервних постачальників;
немає відповідального за довідник.

Окрема помилка — вважати, що постачальники “і так зрозумілі”.

Зрозумілі вони рівно до моменту, поки не звільнився закупівельник, не змінився бухгалтер або не потрібно терміново знайти, за що була оплата пів року тому.

Excel в обліку постачальників

Excel може бути корисним для аналізу.

Але як основна система обліку постачальників він має багато недоліків:

різні версії файлів;
немає єдиного джерела правди;
складно контролювати права доступу;
легко помилитися;
немає зв’язку з документами;
немає зв’язку з оплатами;
немає історії змін;
немає автоматичного контролю боргів;
немає нормальної аналітики;
складно працювати кільком користувачам.

Excel добре підходить для тимчасового аналізу, але постачальники повинні жити в ERP.

Інакше рано чи пізно з’явиться файл:

Постачальники_новий_остаточний_перевірений_версія_8_Саша_не_чіпати.xlsx

А це вже сигнал, що пора впроваджувати систему.

Автоматизація обліку постачальників в ERP

ERP дозволяє зробити облік постачальників системним.

Вона допомагає:

вести єдиний довідник постачальників;
контролювати реквізити;
вести договори;
зберігати контакти;
вести прайс-листи;
контролювати заявки;
створювати замовлення постачальникам;
контролювати поставки;
вести складський облік;
контролювати оплати;
бачити кредиторську заборгованість;
формувати акти звірки;
фіксувати претензії;
оцінювати постачальників;
аналізувати закупівлі;
контролювати бюджети;
планувати cash flow.

У правильній ERP постачальник пов’язаний з усім ланцюжком закупівлі: від потреби до оплати.

Як K2 ERP допомагає з обліком постачальників

K2 ERP може використовуватися для комплексного обліку постачальників.

Система може охоплювати:

довідник контрагентів;
ролі постачальників;
картки постачальників;
реквізити;
контактні особи;
договори;
файли;
заявки на закупівлю;
замовлення постачальникам;
поставки;
склад;
прайс-листи;
історію цін;
оплати;
кредиторську заборгованість;
акти звірки;
претензії;
оцінку постачальників;
документообіг;
бізнес-процеси;
права доступу;
аналітику.

Для малого бізнесу це може бути простий облік постачальників, договорів, рахунків і оплат.

Для середнього бізнесу — закупівлі, заявки, склад, контроль боргів і аналітика.

Для великого бізнесу — багаторівневе погодження, стратегічні постачальники, рейтинги, бюджети, проєкти, виробничі потреби, імпорт, валютні операції, документообіг і фінансовий контроль.

Приклад процесу в K2 ERP

Приклад типового процесу:

у довіднику створюється постачальник;
заповнюються реквізити і контактні особи;
додається договір;
створюється заявка на закупівлю;
заявка погоджується;
закупівельник вибирає постачальника;
створюється замовлення постачальнику;
постачальник виставляє рахунок;
фінансовий відділ планує оплату;
склад приймає поставку;
документи прикріплюються до операції;
ERP показує взаєморозрахунки;
при потребі формується акт звірки;
система накопичує історію цін, строків і якості.

У результаті компанія бачить не просто “ми щось купили”, а повний ланцюжок роботи з постачальником.

Впровадження обліку постачальників

Впровадження обліку постачальників краще робити поетапно.

Типові етапи:

очистити довідник контрагентів;
прибрати дублікати;
визначити ролі постачальників;
заповнити реквізити;
додати контактних осіб;
прив’язати договори;
налаштувати групи постачальників;
налаштувати статуси;
налаштувати умови оплати;
налаштувати заявки і замовлення;
налаштувати поставки;
налаштувати оплати;
налаштувати акти звірки;
налаштувати аналітику;
визначити відповідальних;
навчити користувачів.

Не потрібно починати з дуже складної системи оцінки постачальників, якщо в довіднику ще три однакових записи одного контрагента.

Спочатку порядок у базі. Потім красива аналітика.

Що потрібно описати перед автоматизацією

Перед автоматизацією обліку постачальників потрібно відповісти на питання:

хто створює постачальників;
хто перевіряє реквізити;
хто відповідає за договори;
які групи постачальників потрібні;
які статуси потрібні;
які умови оплати використовуються;
як ведуться прайс-листи;
як фіксуються комерційні пропозиції;
як створюються замовлення постачальникам;
як контролюються поставки;
як контролюються оплати;
як формуються акти звірки;
як фіксуються претензії;
як оцінюється якість постачальників;
які права доступу потрібні;
які звіти потрібні керівнику.

Чим краще описано правила, тим якісніший буде облік.

Ролі в обліку постачальників

У процесі роботи з постачальниками можуть бути різні ролі.

Роль	Що робить
Закупівельник	Шукає постачальників, отримує пропозиції, створює замовлення, контролює поставки.
Бухгалтерія	Контролює документи, оплати, взаєморозрахунки, акти звірки.
Фінансовий відділ	Планує платежі, контролює бюджети, cash flow і кредиторську заборгованість.
Склад	Приймає поставки, перевіряє кількість і якість, фіксує надходження.
Юрист	Перевіряє договори, додаткові угоди, претензії і юридичні ризики.
Керівник підрозділу	Погоджує потреби і контролює закупівлі свого напряму.
Директор	Контролює стратегічних постачальників, великі суми, ризики і ключові умови.

Коротко

Питання	Відповідь
Що таке облік постачальників?	Це система ведення інформації про постачальників, договори, ціни, замовлення, поставки, документи, оплати, борги і якість роботи.
Хто такий постачальник?	Контрагент, який постачає компанії товари, матеріали, послуги, обладнання, роботи або інші ресурси.
Для чого потрібна картка постачальника?	Щоб зберігати реквізити, контакти, договори, умови оплати, документи, історію закупівель і відповідальних.
Чому важливо вести договори?	Договори визначають умови поставки, оплати, відповідальність, строки, гарантії і юридичні зобов’язання.
Що таке кредиторська заборгованість?	Це сума, яку компанія винна постачальникам за отримані товари, роботи або послуги.
Навіщо потрібна історія цін?	Щоб бачити зміну закупівельних цін, контролювати зростання вартості і порівнювати постачальників.
Чому важлива оцінка постачальників?	Вона дозволяє вибирати не тільки найдешевших, а й найнадійніших постачальників за якістю, строками і умовами.
Що таке стратегічний постачальник?	Постачальник, від якого суттєво залежить робота компанії, виробництво, продажі або сервіс.
Чому небезпечні дублікати постачальників?	Вони розбивають історію закупівель, борги, договори і документи між кількома картками одного контрагента.
Чому Excel не підходить як основна система?	У ньому складно контролювати права, історію змін, документи, оплати, поставки, борги і аналітику.
Як ERP допомагає з постачальниками?	ERP пов’язує постачальника із заявками, замовленнями, поставками, оплатами, договорами, документами, складом і фінансами.
Як K2 ERP може допомогти?	K2 ERP може автоматизувати довідник постачальників, договори, заявки, закупівлі, поставки, оплати, акти звірки, претензії та аналітику.

Висновок

Облік постачальників — це не просто довідник із назвами компаній.

Це важлива частина управління закупівлями, фінансами, складом, виробництвом, сервісом і ризиками.

Якісний облік постачальників дозволяє бачити:

у кого компанія купує;
за якими цінами;
на яких умовах;
які договори діють;
які поставки очікуються;
скільки компанія винна;
які документи отримані;
які постачальники надійні;
які створюють проблеми;
де є залежність;
де можна зекономити;
де потрібен резервний варіант.

Без системного обліку постачальників компанія ризикує втратити контроль над закупівлями, боргами, строками, документами і собівартістю.

K2 ERP дозволяє вести постачальників як частину єдиної системи управління підприємством: від заявки на закупівлю до поставки, від договору до оплати, від складу до фінансової аналітики.

Бо постачальник — це не просто той, хто “прислав рахунок”.

Це партнер, ризик, джерело витрат, джерело товарів, частина собівартості і важливий елемент стабільності бізнесу.

І якщо постачальники ведуться нормально, компанія купує краще, платить розумніше, планує точніше і менше залежить від випадковості.

А випадковість у закупівлях — це дуже дорогий постачальник. Просто рахунок він виставляє не одразу.