Облік запчастин

Облік запчастин — це контроль запасних частин, вузлів, комплектуючих, витратних матеріалів та інших елементів, які використовуються для ремонту, технічного обслуговування, сервісу, експлуатації обладнання, транспорту, виробничих ліній, складської техніки, IT-інфраструктури або інших технічних об’єктів.

Простими словами, облік запчастин відповідає на питання:

які запчастини є на складі;
де вони знаходяться;
для якого обладнання підходять;
скільки їх потрібно тримати в запасі;
які запчастини критичні;
які потрібно закупити;
які вже зарезервовані під ремонт або ТО;
які були списані;
на яке обладнання списані;
скільки коштує ремонт і обслуговування;
які запчастини використовуються найчастіше;
які лежать роками і займають гроші на складі.

Головне. Облік запчастин потрібен для того, щоб у потрібний момент потрібна деталь була на потрібному складі. Бо коли обладнання стоїть, а запчастина “десь мала бути”, це вже не облік, а виробнича драма з елементами пошукової операції.

Для керівника. Запчастини — це не просто дрібниці на полиці. Це гроші, заморожені в запасах, страховка від простоїв, витрати на ремонти і важлива частина стабільності виробництва, складу, транспорту або сервісу.

Для технічної служби. Нормальний облік запчастин дозволяє швидше ремонтувати обладнання, планувати ТО, резервувати деталі, бачити аналоги, контролювати сумісність і не бігати по складу з питанням “а фільтр до цього компресора ще є?”.

Поширена проблема. Якщо запчастини обліковуються в голові механіка, у старому Excel-файлі і частково в коробках без підписів, то склад запчастин уже існує. Просто він ще не знає, що таке порядок.

Вступ

Запчастини потрібні майже кожній компанії, яка має обладнання, транспорт, складську техніку, виробничі лінії, інструмент, сервери, касове обладнання, холодильні установки, генератори, навантажувачі, периферійні пристрої або будь-яку іншу техніку.

Запчастини використовуються для:

планового технічного обслуговування;
аварійного ремонту;
сервісного обслуговування;
гарантійного ремонту;
модернізації обладнання;
заміни зношених вузлів;
підтримки критичного обладнання;
ремонту транспорту;
обслуговування виробничих ліній;
підтримки складської техніки;
ремонту IT-інфраструктури;
сервісу клієнтського обладнання.

На перший погляд, запчастини — це просто складські залишки.

Але на практиці облік запчастин складніший за звичайний облік товарів.

Бо потрібно знати не тільки кількість і ціну, а й:

сумісність із обладнанням;
аналоги;
серійні номери;
партії;
критичність;
місце зберігання;
мінімальний залишок;
строк поставки;
постачальника;
історію використання;
зв’язок із ремонтами і ТО;
витрати по обладнанню;
гарантію;
технічні характеристики.

Якщо облік запчастин ведеться погано, компанія стикається з типовими проблемами:

запчастина є, але її не можуть знайти;
запчастина є, але не підходить;
запчастина потрібна, але її не закупили;
запчастину купили терміново і дорого;
обладнання стоїть через дрібну деталь;
склад завалений непотрібними деталями;
критичних запчастин немає;
списання робиться “потім”;
неможливо порахувати вартість ремонту;
незрозуміло, яке обладнання дороге в обслуговуванні.

ERP допомагає перетворити склад запчастин із “технічної комори” на керований ресурс.

Що таке облік запчастин простими словами

Облік запчастин — це система, яка показує, які запасні частини є в компанії, де вони знаходяться, для чого призначені, кому або на що видані, які зарезервовані, які потрібно закупити і які вже використані.

Приклад:

Компанія має компресор.

Для нього потрібні:

фільтр повітряний;
фільтр масляний;
ремінь;
мастило;
ущільнювач;
датчик тиску.

У системі повинно бути видно:

скільки таких фільтрів є на складі;
на якому складі вони лежать;
які саме моделі компресорів їх використовують;
коли наступне ТО;
чи вистачить запчастин для ТО;
якщо не вистачить — коли і в кого закупити;
які деталі вже списані на попередні ремонти;
скільки коштує обслуговування компресора.

Це і є нормальний облік запчастин.

Для чого потрібен облік запчастин

Облік запчастин потрібен для стабільної роботи обладнання, контролю витрат і зменшення простоїв.

Він допомагає:

бачити фактичні залишки;
швидко знаходити потрібні деталі;
контролювати критичні запчастини;
планувати закупівлі;
резервувати запчастини під ТО;
забезпечувати аварійні ремонти;
контролювати сумісність;
зменшувати надлишкові запаси;
уникати дублювання номенклатури;
списувати деталі на конкретне обладнання;
рахувати вартість ремонтів;
аналізувати витрати на обслуговування;
контролювати постачальників;
планувати сервіс;
підтримувати історію ремонту обладнання.

Практичний сенс. Запчастина на складі має цінність тільки тоді, коли її можна швидко знайти, правильно ідентифікувати і використати саме там, де потрібно.

Чим запчастини відрізняються від звичайних товарів

Запчастини можна обліковувати як номенклатуру, але вони мають свої особливості.

Ознака	Звичайний товар	Запчастина
Основне призначення	Продаж клієнту або використання в операціях	Ремонт, ТО, сервіс, заміна вузлів
Важлива інформація	Ціна, залишок, склад, штрихкод	Сумісність, обладнання, аналоги, критичність, ресурс
Ризик відсутності	Можна втратити продаж	Може зупинитися обладнання або виробництво
Потреба	Часто залежить від продажів	Залежить від регламентів ТО, поломок і експлуатації
Списання	Продаж, переміщення, використання	Списання на ремонт, ТО, обладнання, сервісну заявку

Запчастина може коштувати недорого, але її відсутність може зупинити дороге обладнання.

Саме тому облік запчастин повинен враховувати не тільки ціну деталі, а й наслідки її відсутності.

Основні об’єкти обліку запчастин

У системі обліку запчастин можуть використовуватися такі об’єкти:

номенклатура запчастин;
склади запчастин;
місця зберігання;
обладнання;
основні засоби;
регламенти ТО;
заявки на ТО;
заявки на ремонт;
заявки на закупівлю;
замовлення постачальникам;
резерви;
списання;
переміщення;
акти виконаних робіт;
партії;
серійні номери;
аналоги;
технічні характеристики;
постачальники;
історія використання.

Номенклатура запчастин

Запчастини повинні бути заведені в довіднику номенклатури.

Для кожної запчастини бажано вказувати:

назву;
артикул;
код;
виробника;
модель;
тип;
одиницю виміру;
штрихкод;
технічні характеристики;
сумісність;
аналоги;
постачальників;
мінімальний залишок;
критичність;
місце зберігання;
фото;
документи;
сертифікати;
гарантію;
ціну;
валюту закупівлі.

Приклад правильної назви:

Фільтр повітряний для компресора ABC-500, артикул F-ABC-500-AIR

Погана назва:

Фільтр

Ще гірше:

Фільтр той самий

Такі назви добре працюють тільки в голові людини, яка їх створила. І то не завжди довго.

Класифікація запчастин

Запчастини потрібно класифікувати.

Наприклад:

механічні;
електричні;
електронні;
гідравлічні;
пневматичні;
витратні матеріали;
кріплення;
фільтри;
ремені;
підшипники;
датчики;
кабелі;
ущільнювачі;
інструменти;
вузли;
агрегати;
компоненти автоматики.

Класифікація допомагає:

швидше знаходити запчастини;
налаштовувати права доступу;
планувати закупівлі;
будувати аналітику;
призначати відповідальних;
контролювати мінімальні залишки;
формувати каталоги.

Артикул запчастини

Артикул — це один із найважливіших ідентифікаторів запчастини.

Він може бути:

внутрішній;
виробника;
постачальника;
сервісний;
каталожний;
альтернативний.

Одна і та сама запчастина може мати кілька артикулів.

Наприклад:

внутрішній код ERP: ZP-000125;
артикул виробника: SKF-6205-2RS;
артикул постачальника: 6205-2RS-SKF-UA;
аналог іншого виробника: NSK-6205DDU.

ERP повинна дозволяти зберігати кілька артикулів і швидко знаходити деталь за будь-яким із них.

Штрихкоди і QR-коди

Для швидкої роботи зі складом запчастин можна використовувати штрихкоди або QR-коди.

Вони допомагають:

приймати запчастини;
переміщувати;
інвентаризувати;
видавати в ремонт;
списувати на ТО;
перевіряти залишки;
відкривати картку деталі;
зменшувати помилки введення.

QR-код може вести на картку запчастини, де видно:

назву;
артикул;
фото;
залишки;
сумісність;
місце зберігання;
історію використання.

Це особливо корисно, коли запчастин багато, а назви схожі настільки, що без фото навіть досвідчений механік починає сумніватися.

Характеристики запчастин

Для запчастин важливі характеристики сутностей.

Приклади характеристик:

виробник;
модель;
матеріал;
розмір;
діаметр;
довжина;
ширина;
товщина;
напруга;
потужність;
тип з’єднання;
ресурс;
температурний діапазон;
тиск;
клас захисту;
сумісність;
країна виробництва;
гарантійний строк;
сертифікація.

Приклад для підшипника:

внутрішній діаметр;
зовнішній діаметр;
ширина;
тип ущільнення;
виробник;
клас точності.

Якщо ці характеристики зберігаються структуровано, запчастину легше знайти і правильно підібрати.

Сумісність запчастин з обладнанням

Одна з найважливіших задач — знати, для якого обладнання підходить запчастина.

Наприклад:

Фільтр F-100 підходить для:

компресора ABC-500;
компресора ABC-700;
компресора ABC-900.

Ремінь R-250 підходить тільки для:

лінії пакування LP-2.

ERP повинна дозволяти пов’язувати запчастини з обладнанням.

Це допомагає:

швидко підбирати деталь;
уникати помилок;
планувати ТО;
формувати потребу;
аналізувати витрати по обладнанню;
бачити аналоги.

Важливо. Запчастина “майже підходить” — це іноді нормально для коробки на полиці, але дуже погано для обладнання за кілька мільйонів.

Аналоги запчастин

Аналог — це запчастина, яка може замінити іншу.

Аналоги бувають:

повні;
умовні;
тимчасові;
рекомендовані;
допустимі тільки після погодження;
дешевші;
кращі за характеристиками;
від іншого виробника.

Приклад:

Основна запчастина: фільтр F-100 Original.

Аналог: фільтр F-100A FilterPro.

Умова: дозволено використовувати для обладнання ABC-500, але не для ABC-900.

ERP повинна зберігати аналоги з правилами використання.

Бо якщо механік замінив деталь аналогом, а обладнання втратило гарантію, це вже не економія, а сюжет для службового розслідування.

Оригінальні і неоригінальні запчастини

Запчастини можуть бути:

оригінальні;
неоригінальні;
аналоги;
відновлені;
б/в;
сумісні;
універсальні.

Оригінальні запчастини часто дорожчі, але можуть бути потрібні для гарантії або критичного обладнання.

Аналоги можуть бути дешевшими, але потребують перевірки.

В ERP можна зберігати ознаку типу запчастини і правила використання.

Наприклад:

Для обладнання на гарантії дозволені тільки оригінальні запчастини.

Для старого некритичного обладнання дозволені аналоги.

Критичні запчастини

Критичні запчастини — це деталі, відсутність яких може зупинити важливе обладнання або процес.

Приклади:

унікальний датчик;
спеціальний ремінь;
модуль керування;
редуктор;
насос;
плата;
фільтр для критичного компресора;
блок живлення сервера;
запасний вузол виробничої лінії.

Для критичних запчастин потрібно контролювати:

мінімальний залишок;
строк поставки;
постачальника;
аналоги;
резерв;
вартість;
обладнання, для якого вони потрібні;
можливість термінової доставки;
відповідального.

Критична запчастина може лежати роками. І все одно вона потрібна.

Бо коли вона знадобиться, купити її за 2 години може бути неможливо.

Мінімальний залишок

Мінімальний залишок — це кількість запчастини, нижче якої запас не повинен опускатися.

Приклад:

Для фільтра компресора мінімальний залишок — 3 шт.

Якщо на складі залишилось 2 шт, ERP створює сигнал або заявку на закупівлю.

Мінімальний залишок залежить від:

частоти використання;
строку поставки;
критичності;
вартості;
доступності постачальника;
кількості обладнання;
регламентів ТО;
історії поломок.

Максимальний залишок

Максимальний залишок допомагає уникати надлишкових запасів.

Приклад:

Компанія використовує 2 фільтри на місяць.

Строк поставки — 5 днів.

Немає сенсу тримати 200 фільтрів, якщо вони не критичні і легко закуповуються.

Надлишкові запаси — це заморожені гроші.

На складі вони виглядають як порядок і запас міцності.

У фінансовому звіті — як гроші, які могли працювати.

Точка замовлення

Точка замовлення — це рівень залишку, при якому потрібно створювати закупівлю.

Формула може бути спрощеною:

Точка замовлення = Середнє споживання за період поставки + Страховий запас

Приклад:

Запчастина використовується в середньому 4 шт на місяць.

Строк поставки — 2 тижні.

За 2 тижні потрібно приблизно 2 шт.

Страховий запас — 2 шт.

Точка замовлення:

2 + 2 = 4 шт

Якщо залишок впав до 4 шт, потрібно замовляти.

Страховий запас

Страховий запас потрібен для захисту від ризиків.

Ризики:

затримка поставки;
несподіваний ремонт;
брак запчастини;
збільшення навантаження;
недоступність постачальника;
імпортні затримки;
сезонність;
аварія.

Для дешевих і критичних запчастин страховий запас зазвичай доцільний.

Для дорогих і рідкісних — потрібно рахувати баланс між ризиком простою і вартістю зберігання.

Склади запчастин

Запчастини можуть зберігатися на різних складах.

Наприклад:

центральний склад;
склад цеху;
склад ремонтної служби;
склад сервісної бригади;
склад транспорту;
склад IT;
склад підрядника;
автомобіль сервісного інженера;
комора майстра;
аварійний запас.

ERP повинна показувати залишки по кожному складу.

Бо загалом запчастина може бути в компанії, але якщо вона на іншому об’єкті за 300 км, для поточного ремонту це слабка втіха.

Місця зберігання

Усередині складу запчастини можуть мати конкретні місця зберігання:

стелаж;
полиця;
комірка;
ящик;
зона;
контейнер;
шафа;
інструментальна кімната.

Приклад:

Фільтр F-100:

склад: ремонтна комора;
стелаж: 2;
полиця: B;
комірка: 14.

Таку запчастину можна знайти швидко.

Якщо місце не вказане, пошук може зайняти більше часу, ніж сама заміна.

Резервування запчастин

Запчастини можна резервувати під конкретні роботи.

Наприклад:

планове ТО;
аварійний ремонт;
сервісну заявку;
виробниче замовлення;
гарантійний ремонт;
модернізацію.

Приклад:

Через тиждень планується ТО лінії пакування.

Потрібні 2 ремені.

ERP резервує ці 2 ремені.

Якщо інший ремонт хоче їх використати, система показує, що вони вже зарезервовані.

Резервування допомагає уникнути ситуації, коли запчастина “була”, але її вже забрали на іншу роботу.

Видача запчастин у ремонт

Запчастини видаються зі складу під конкретну заявку або ремонт.

У документі видачі бажано вказувати:

запчастину;
кількість;
склад;
обладнання;
заявку;
виконавця;
дату;
причину;
відповідального;
коментар.

Приклад:

Видано:

ремінь R-250 — 1 шт;
мастило — 2 л.

Підстава:

ремонт лінії пакування LP-2;
заявка №458;
виконавець: механік Іваненко.

Після виконання ремонту запчастини можуть бути списані або повернуті, якщо не використані.

Списання запчастин

Списання запчастин — це відображення фактичного використання.

Запчастини можуть списуватися на:

обладнання;
основний засіб;
заявку на ремонт;
планове ТО;
сервісну заявку;
виробниче замовлення;
підрозділ;
центр витрат;
гарантійний ремонт;
внутрішні потреби.

Приклад:

На планове ТО компресора списано:

фільтр повітряний — 1 шт;
мастило — 2 л;
прокладка — 1 шт.

Вартість списання відноситься на обслуговування компресора.

Повернення невикористаних запчастин

Не всі видані запчастини можуть бути використані.

Наприклад:

Для ремонту видали 3 деталі.

Фактично використали 2.

Одна повертається на склад.

ERP повинна дозволяти оформити повернення.

Інакше склад покаже менше залишків, а витрати ремонту будуть завищені.

Заміна запчастини на обладнанні

При ремонті важливо фіксувати не тільки списання нової деталі, а й заміну старої.

Процес може виглядати так:

Стара деталь знята → Нова деталь встановлена → Стара деталь списана, відремонтована або повернута

Стара деталь може бути:

списана;
відправлена на ремонт;
повернута на склад як б/в;
передана підряднику;
використана як донор деталей;
утилізована.

Для дорогих вузлів це особливо важливо.

Облік б/в запчастин

Іноді зняті запчастини можуть ще використовуватися.

Наприклад:

вузол після ремонту;
робоча плата;
відновлений двигун;
б/в редуктор;
деталь після діагностики;
тимчасова заміна.

Такі запчастини бажано обліковувати окремо.

Можна використовувати статуси:

нова;
б/в справна;
потребує ремонту;
на діагностиці;
непридатна;
списана;
відновлена.

Без такого обліку старі деталі часто лежать у коробках “раптом знадобиться”. Іноді справді знадобиться. Але спочатку треба зрозуміти, що в коробці.

Ремонт запчастин і вузлів

Деякі запчастини або вузли можна ремонтувати.

Наприклад:

електродвигуни;
редуктори;
насоси;
плати;
блоки живлення;
датчики;
гідравлічні вузли;
інструмент;
змінні блоки.

ERP може підтримувати цикл:

Знято з обладнання → Передано на ремонт → Відремонтовано → Повернуто на склад → Використано повторно

Це дозволяє контролювати вартість відновлення і залишки придатних вузлів.

Серійний облік запчастин

Деякі запчастини потрібно обліковувати по серійних номерах.

Наприклад:

плати;
двигуни;
дорогі вузли;
блоки керування;
обладнання;
модулі;
інструменти;
IT-компоненти;
гарантійні деталі.

Серійний облік дозволяє бачити:

де встановлена конкретна деталь;
коли куплена;
у кого куплена;
яка гарантія;
коли встановлена;
коли знята;
чи ремонтувалась;
яка історія використання.

Партійний облік запчастин

Партійний облік потрібен, коли важливо знати партію поставки.

Наприклад:

мастила;
хімічні матеріали;
фільтри;
витратні матеріали;
ущільнювачі;
деталі з контролем якості;
імпортні партії.

Партія може мати:

дату поставки;
постачальника;
сертифікат;
строк придатності;
номер партії;
країну походження;
митні документи.

Строк придатності запчастин і матеріалів

Не всі запчастини і матеріали можна зберігати безкінечно.

Строк придатності можуть мати:

мастила;
клеї;
герметики;
гумові ущільнювачі;
фільтри;
хімічні матеріали;
акумулятори;
деякі електронні компоненти;
витратні матеріали.

ERP повинна показувати:

строк придатності;
партії, що скоро закінчуються;
прострочені матеріали;
пріоритет використання.

Бо використовувати прострочений герметик у критичному вузлі — це спосіб заощадити сьогодні і отримати ремонт завтра.

Запчастини і планове ТО

Облік запчастин тісно пов’язаний із плановим технічним обслуговуванням.

Регламент ТО повинен показувати, які запчастини потрібні.

Приклад:

ТО компресора кожні 3 місяці:

фільтр повітряний — 1 шт;
фільтр масляний — 1 шт;
мастило — 2 л.

ERP може заздалегідь розрахувати потребу в запчастинах на найближчий місяць або квартал.

Якщо на складі недостатньо, система створює заявку на закупівлю.

Запчастини і аварійний ремонт

При аварійному ремонті швидкість дуже важлива.

ERP повинна допомагати швидко відповісти:

чи є потрібна запчастина;
де вона знаходиться;
чи є аналог;
чи можна зняти з іншого обладнання;
хто постачальник;
коли можна доставити;
яка ціна;
чи є б/в справна деталь;
чи є резерв.

Аварійний ремонт — це не той момент, коли хочеться дізнаватися, що запчастина є тільки в Excel, а фізично її давно використали.

Запчастини і сервісні заявки

У сервісних компаніях запчастини можуть списуватись на заявки клієнтів.

Наприклад:

ремонт обладнання клієнта;
гарантійний ремонт;
платний сервіс;
виїзний ремонт;
заміна модуля;
встановлення комплектуючих.

У сервісній заявці потрібно бачити:

які запчастини потрібні;
які видані інженеру;
які встановлені;
які повернуті;
які списані за гарантією;
які включені в рахунок клієнту;
які залишились у сервісного інженера.

Запчастини в автомобілі сервісного інженера

Для виїзного сервісу автомобіль інженера може бути окремим складом.

У ньому можуть зберігатися:

типові запчастини;
витратні матеріали;
інструмент;
гарантійні заміни;
аварійний запас.

ERP повинна показувати залишки не тільки на центральному складі, а й у кожного інженера.

Приклад:

Потрібна деталь є не на основному складі, а в машині інженера №3.

Якщо система це бачить, ремонт можна виконати швидше.

Запчастини і закупівлі

Облік запчастин повинен бути пов’язаний із закупівлями.

Процес може виглядати так:

Потреба в запчастині → Перевірка залишків → Заявка на закупівлю → Замовлення постачальнику → Поставка → Приймання → Склад

Потреба може виникати з:

мінімального залишку;
планового ТО;
аварійного ремонту;
сервісної заявки;
виробничого плану;
рішення головного інженера;
аналізу споживання;
нового обладнання.

Постачальники запчастин

Для запчастин важливо вести постачальників.

По кожному постачальнику можна зберігати:

які запчастини постачає;
ціни;
строки поставки;
мінімальне замовлення;
валюту;
умови оплати;
якість;
історію поставок;
гарантію;
документи;
рейтинг;
наявність аналогів.

Приклад:

Один постачальник дешевший, але везе 30 днів.

Другий дорожчий, але може доставити за 2 дні.

Для критичної запчастини другий може бути вигіднішим, якщо простій коштує дорого.

Імпорт запчастин

Імпортні запчастини мають додаткові особливості:

валюта;
курс;
митні платежі;
доставка;
строки;
сертифікація;
документи;
гарантія;
країна походження;
ризики затримки;
мінімальні партії;
аналоги на локальному ринку.

ERP повинна допомагати рахувати реальну собівартість імпортної запчастини.

Бо ціна постачальника — це ще не вся вартість.

До неї можуть додатися доставка, мито, брокер, комісії і нерви логіста. Останні в обліку не проводяться, але відчуваються.

Собівартість запчастини

Собівартість запчастини може включати:

закупівельну ціну;
доставку;
мито;
послуги брокера;
страхування;
валютні різниці;
банківські комісії;
внутрішню логістику;
інші витрати придбання.

Правильна собівартість потрібна для:

оцінки залишків;
списання;
вартості ремонту;
аналізу витрат;
ціноутворення в сервісі;
фінансової звітності.

Запчастини і собівартість ремонту

Коли запчастини списуються на ремонт, вони формують вартість ремонту.

Приклад:

Ремонт верстата:

підшипник — 2 шт × 800 грн = 1 600 грн;
ремінь — 1 шт × 1 200 грн = 1 200 грн;
мастило — 1 л × 300 грн = 300 грн;
робота механіка — 4 години × 250 грн = 1 000 грн.

Собівартість ремонту:

1 600 + 1 200 + 300 + 1 000 = 4 100 грн

Якщо запчастини не списувати правильно, вартість ремонту буде викривлена.

Запчастини і витрати по обладнанню

ERP може показувати, скільки запчастин використано на конкретне обладнання.

Наприклад:

Верстат №1 за рік:

запчастини — 120 000 грн;
роботи — 80 000 грн;
підрядники — 50 000 грн.

Разом витрати — 250 000 грн.

Верстат №2:

запчастини — 20 000 грн;
роботи — 15 000 грн.

Разом — 35 000 грн.

Такий аналіз допомагає зрозуміти, яке обладнання дороге в обслуговуванні.

Можливо, старий верстат уже не “ще попрацює”, а “тихо з’їдає бюджет ремонтами”.

Запчастини і основні засоби

Запчастини часто використовуються для ремонту основних засобів.

Потрібно розрізняти:

поточний ремонт;
планове ТО;
капітальний ремонт;
модернізацію;
заміну вузла;
поліпшення основного засобу.

Залежно від облікової політики, витрати можуть відображатися по-різному.

ERP повинна дозволяти прив’язувати списання запчастин до конкретного основного засобу або обладнання.

Запчастини і модернізація

Іноді запчастини використовуються не для ремонту, а для модернізації.

Наприклад:

встановили новий модуль керування;
замінили двигун на потужніший;
додали датчики;
встановили систему автоматизації;
модернізували вузол.

Модернізація може збільшувати вартість або можливості основного засобу.

Тому її потрібно відрізняти від звичайного списання на ремонт.

Інвентаризація запчастин

Інвентаризація запчастин потрібна для перевірки фактичних залишків.

Під час інвентаризації перевіряють:

кількість;
місце зберігання;
стан;
партії;
серійні номери;
придатність;
маркування;
відповідність обліку;
надлишки;
нестачі;
непридатні запчастини;
залежалі залишки.

Запчастини часто маленькі, схожі і можуть лежати в різних коморах.

Тому інвентаризація без нормального маркування і місць зберігання може бути довгою пригодою.

Надлишки і нестачі запчастин

Після інвентаризації можуть бути надлишки або нестачі.

Причини нестач:

видали без документа;
списали пізніше;
переплутали номенклатуру;
перемістили без оформлення;
помилка приймання;
крадіжка;
неправильне місце зберігання.

Причини надлишків:

не оприбуткували;
повернули з ремонту, але не внесли;
дубль номенклатури;
неправильне списання;
знайшли старі залишки.

ERP повинна дозволяти оформити результати інвентаризації і проаналізувати причини.

Залежалі запчастини

Залежалі запчастини — це деталі, які довго не використовуються.

Вони можуть виникати через:

обладнання списали;
закупили надмірно;
змінився парк обладнання;
помилилися з сумісністю;
постачальник продав “про запас”;
деталь замінили новою версією;
немає інформації про використання;
дублювання номенклатури.

Залежалі запчастини — це заморожені гроші і зайняте місце.

Але не всі залежалі деталі потрібно списувати.

Деякі можуть бути критичними аварійними запасами.

Тому потрібно аналізувати не тільки рух, а й критичність.

Списання непридатних запчастин

Запчастини можуть стати непридатними.

Причини:

пошкодження;
корозія;
закінчився строк придатності;
втрата комплектності;
обладнання більше не використовується;
технічне старіння;
невдала закупівля;
виявлений брак;
неможливість використання.

Списання повинно оформлюватися документально.

Бажано вказувати:

причину;
відповідального;
комісію;
фото;
акт;
вартість;
рішення;
спосіб утилізації.

Запчастини і гарантійний ремонт

Для гарантійного ремонту запчастини потрібно обліковувати окремо.

Важливо знати:

чи запчастина гарантійна;
хто її надав;
чи буде компенсація від виробника;
на яке обладнання встановлена;
який серійний номер;
чи потрібно повернути стару деталь;
які документи потрібні;
чи виставляється рахунок клієнту.

У гарантійному ремонті запчастина може не включатися у вартість для клієнта, але для компанії вона все одно має облік і рух.

Запчастини і рекламації

Якщо запчастина виявилась неякісною, може виникнути рекламація постачальнику.

Потрібно фіксувати:

постачальника;
партію;
дату поставки;
дефект;
фото;
обладнання, де використано;
наслідки;
суму;
рішення постачальника;
заміну;
повернення;
компенсацію.

ERP допомагає бачити, які постачальники дають проблемні запчастини.

Запчастини і якість

Якість запчастин впливає на надійність обладнання.

Якщо запчастина низької якості, можуть виникати:

повторні ремонти;
простої;
брак продукції;
підвищений знос;
аварії;
втрата гарантії;
додаткові витрати.

Тому для критичних запчастин важливо контролювати:

виробника;
сертифікати;
партії;
результати використання;
рекламації;
аналоги;
історію поломок після встановлення.

Запчастини і безпека

Деякі запчастини впливають на безпеку.

Наприклад:

гальмівні елементи;
захисні блокування;
датчики аварії;
електричні компоненти;
клапани тиску;
троси;
запобіжники;
елементи пожежної безпеки;
деталі вантажопідйомного обладнання.

Для таких запчастин потрібно контролювати:

якість;
сертифікацію;
сумісність;
строк придатності;
правила встановлення;
виконавця;
історію заміни.

Економія на безпекових запчастинах — це не економія. Це відкладений ризик.

Запчастини і виробництво

У виробництві запчастини впливають на стабільність роботи обладнання.

Важливо бачити:

які запчастини потрібні для виробничих ліній;
які критичні для виконання плану;
які створюють ризик простою;
які часто виходять з ладу;
які запчастини потрібно мати перед запуском великого замовлення;
як ремонти впливають на собівартість;
як запчастини списуються на обладнання.

Наприклад:

Перед запуском сезонного виробництва потрібно перевірити, чи є критичні ремені, фільтри, підшипники і датчики.

Якщо їх немає, сезон може початися з закупівельного марафону.

Запчастини і планування виробництва

Якщо планується велике виробниче навантаження, потрібно перевірити готовність обладнання і запасів запчастин.

ERP може показати:

які лінії будуть завантажені;
яке ТО планується;
які запчастини потрібні;
чи є вони на складі;
чи є ризик простою;
чи потрібно перенести ТО;
чи потрібно закупити аварійний запас.

Це допомагає планувати не тільки матеріали для продукції, а й технічну готовність виробництва.

Запчастини і сервісний бізнес

Для сервісних компаній запчастини можуть бути частиною продажу послуги.

Наприклад:

Клієнт звернувся з ремонтом обладнання.

Сервісна компанія використовує:

роботу інженера;
запчастини;
виїзд;
діагностику.

У рахунок клієнту можуть входити:

запчастини;
роботи;
доставка;
гарантія.

ERP повинна дозволяти списати запчастину на сервісну заявку і, якщо потрібно, включити її у вартість для клієнта.

Запчастини і ціноутворення в сервісі

У сервісі запчастини можуть продаватися клієнту з націнкою.

Приклад:

Запчастина куплена за 1 000 грн.

Сервіс продає її клієнту за 1 300 грн.

Маржа — 300 грн.

Але для гарантійного ремонту запчастина може не продаватися клієнту, а списуватись на гарантійні витрати.

ERP повинна підтримувати різні сценарії:

платний ремонт;
гарантійний ремонт;
внутрішній ремонт;
ремонт за сервісним контрактом;
заміна за рахунок постачальника.

Запчастини і мобільний облік

Для ремонтних бригад і сервісних інженерів корисний мобільний облік.

Через мобільний додаток можна:

бачити залишки;
сканувати запчастину;
списувати на заявку;
фіксувати встановлення;
додавати фото;
повертати невикористані деталі;
дивитися аналоги;
бачити сумісність;
працювати на об’єкті клієнта.

Це зменшує ручну роботу і затримки в обліку.

Запчастини і права доступу

До обліку запчастин потрібні права доступу.

Наприклад:

склад бачить і редагує залишки;
механік створює заявки і списує видані деталі;
головний інженер затверджує критичні списання;
закупівельник бачить потребу і постачальників;
фінанси бачать вартість;
керівник бачить аналітику;
сервісний інженер бачить свій склад;
адміністратор налаштовує довідники.

Права потрібні, щоб уникнути хаосу, випадкових списань і зайвого доступу до фінансової інформації.

Запчастини і погодження

Деякі операції із запчастинами можуть потребувати погодження.

Наприклад:

закупівля дорогої запчастини;
списання дорогого вузла;
використання аналога;
встановлення неоригінальної деталі;
списання непридатних запчастин;
передача підряднику;
переміщення критичного запасу;
зняття деталі з іншого обладнання;
списання за гарантією.

Маршрут погодження може залежати від:

суми;
критичності;
типу обладнання;
підрозділу;
постачальника;
статусу гарантії.

Запчастини і фінансовий контроль

Запчастини впливають на фінанси через:

закупівлі;
залишки на складі;
списання;
ремонти;
ТО;
собівартість;
сервісні продажі;
залежалі запаси;
аварійні витрати;
імпорт;
курсові різниці.

Фінансовий відділ повинен бачити:

вартість запасів;
витрати по обладнанню;
вартість ремонтів;
залежалі залишки;
рух дорогих деталей;
планові закупівлі;
вплив на платіжний календар.

Запчастини і платіжний календар

Закупівля запчастин створює майбутні платежі.

Тому потреба в запчастинах повинна бути пов’язана з платіжним календарем.

Приклад:

Через місяць планується ТО на 200 000 грн запчастин.

ERP повинна показати цю майбутню потребу фінансам.

Інакше технічна служба скаже “треба купити”, а фінанси скажуть “у цьому місяці вже зарплата, податки і кредит”. І всі будуть праві, але виробництву від цього не легше.

Запчастини і бюджетування

Для запчастин можна планувати бюджети.

Наприклад:

бюджет ремонтної служби;
бюджет ТО;
бюджет аварійних ремонтів;
бюджет запчастин по цехах;
бюджет сервісу;
бюджет транспорту;
бюджет IT-обладнання.

ERP може порівнювати:

планові витрати;
фактичні витрати;
відхилення;
причини перевитрат;
витрати по обладнанню;
витрати по підрозділах.

Аналітика обліку запчастин

Корисні звіти:

залишки запчастин;
залишки по складах;
критичні запчастини;
запчастини нижче мінімального залишку;
залежалі запчастини;
рух запчастин;
списання по обладнанню;
витрати по ремонтах;
витрати по ТО;
споживання по періодах;
рейтинг постачальників;
закупівельні ціни;
аналоги;
запчастини без руху;
прострочені матеріали;
серійні запчастини в експлуатації;
запчастини, зарезервовані під роботи.

KPI обліку запчастин

Для контролю можна використовувати показники:

точність залишків;
оборотність запчастин;
частка залежалих запасів;
кількість аварійних закупівель;
відсоток виконання ТО з наявними запчастинами;
кількість простоїв через відсутність деталей;
витрати на запчастини по обладнанню;
частка критичних запчастин із достатнім запасом;
середній строк поставки;
кількість дублювань номенклатури;
частка списань без прив’язки до обладнання.

Типові помилки в обліку запчастин

Найпоширеніші помилки:

запчастини не мають нормальних назв;
немає артикулів;
немає фото;
немає сумісності з обладнанням;
немає мінімальних залишків;
немає критичності;
не ведуться аналоги;
запчастини списуються без заявки;
списання не прив’язане до обладнання;
немає резервування;
немає інвентаризації;
є дублікати номенклатури;
склад ведеться в Excel;
запчастини лежать без місць зберігання;
немає історії використання;
не видно залежалих залишків;
закупівлі робляться терміново і дорого;
технічна служба і склад ведуть різні обліки.

Окрема класика — “ця деталь десь була”.

У нормальній ERP “десь” має перетворюватися на конкретний склад, стелаж, полицю і кількість.

Дублікати запчастин

Дублікати — велика проблема.

Одна і та сама деталь може бути заведена як:

Підшипник 6205;
Підшипник 6205 2RS;
6205-2RS;
SKF 6205;
Підшипник SKF;
Підшипник до лінії №2.

У результаті система може показувати дефіцит, хоча деталь є під іншою назвою.

Щоб уникати дублікатів, потрібно:

використовувати артикули;
вести виробника;
вести характеристики;
використовувати фото;
контролювати створення номенклатури;
налаштувати правила назв;
регулярно чистити довідник.

Excel в обліку запчастин

Excel часто використовується для обліку запчастин.

На старті це може працювати.

Але з ростом компанії виникають проблеми:

різні версії файлів;
ручні помилки;
немає актуальних залишків;
немає резервів;
немає зв’язку з ремонтами;
немає зв’язку з ТО;
немає складів і місць зберігання;
немає історії списання;
немає автоматичної потреби;
немає контролю мінімальних залишків;
немає зв’язку із закупівлями;
немає прав доступу;
складно робити інвентаризацію.

Типовий файл:

Запчастини_склад_оновлений_після_інвентаризації_фінал_версія_6.xlsx

Якщо цей файл є головним джерелом правди, то правда може залежати від того, хто останнім редагував таблицю і чи не відсортував один стовпець окремо від інших. Так, це боляче. І так, це трапляється.

Автоматизація обліку запчастин в ERP

ERP дозволяє зробити облік запчастин системним.

Система може забезпечити:

довідник запчастин;
артикули;
характеристики;
фото;
склади;
місця зберігання;
партії;
серійні номери;
сумісність з обладнанням;
аналоги;
мінімальні залишки;
критичність;
резервування;
заявки на закупівлю;
замовлення постачальникам;
приймання;
переміщення;
видачу;
списання;
повернення;
інвентаризацію;
зв’язок із ТО;
зв’язок із ремонтами;
зв’язок із сервісом;
витрати по обладнанню;
аналітику.

ERP не просто показує, що лежить на складі.

Вона показує, для чого це потрібно, коли знадобиться, хто використав і скільки це коштує.

Як K2 ERP допомагає з обліком запчастин

K2 ERP може використовуватися для автоматизації обліку запчастин у виробництві, сервісі, технічному обслуговуванні, складській логістиці, транспорті, IT та інших напрямах.

Система може охоплювати:

довідник запчастин;
номенклатуру;
артикули;
штрихкоди;
QR-коди;
характеристики запчастин;
фото;
склади;
місця зберігання;
партійний облік;
серійний облік;
аналоги;
сумісність з обладнанням;
критичні запчастини;
мінімальні залишки;
резервування;
заявки на закупівлю;
замовлення постачальникам;
приймання;
переміщення;
видачу в ремонт;
списання на ТО;
списання на обладнання;
повернення невикористаних деталей;
інвентаризацію;
сервісні заявки;
гарантійний ремонт;
витрати по обладнанню;
планове ТО;
ремонти;
платіжний календар;
аналітику.

Для малого бізнесу це може бути простий склад запчастин із залишками і списанням.

Для середнього бізнесу — склади, ремонти, ТО, закупівлі, резерви, інвентаризація і аналітика витрат.

Для великого бізнесу — повноцінна система управління запчастинами з серійним обліком, сумісністю, аналогами, сервісними складами, мобільними сценаріями, QR-кодами, бюджетами, фінансовим контролем і глибокою аналітикою.

Приклад процесу в K2 ERP

Приклад процесу для планового ТО:

інженер налаштовує регламент ТО для обладнання;
ERP визначає, які запчастини потрібні;
система перевіряє залишки на складі;
потрібні запчастини резервуються;
якщо залишків недостатньо, створюється заявка на закупівлю;
закупівельник замовляє деталі;
склад приймає запчастини;
механік отримує заявку на ТО;
запчастини видаються зі складу;
після виконання роботи фактично використані запчастини списуються;
невикористані повертаються;
витрати потрапляють на конкретне обладнання;
історія ТО оновлюється.

Приклад процесу аварійного ремонту:

оператор створює заявку на ремонт;
механік визначає потрібну запчастину;
ERP показує залишки, місце зберігання і аналоги;
склад видає деталь;
ремонт виконується;
запчастина списується на обладнання;
стара деталь списується, передається на ремонт або повертається як б/в;
керівник бачить вартість ремонту.

Що потрібно описати перед впровадженням обліку запчастин

Перед автоматизацією обліку запчастин потрібно відповісти на питання:

які запчастини обліковуються;
які склади використовуються;
чи потрібні місця зберігання;
які артикули використовуються;
чи потрібні штрихкоди або QR-коди;
які характеристики важливі;
чи потрібна сумісність з обладнанням;
чи потрібні аналоги;
які запчастини критичні;
які мінімальні залишки;
чи потрібне резервування;
як оформлюється видача;
як оформлюється списання;
як оформлюється повернення;
чи є серійний облік;
чи є партійний облік;
чи є б/в запчастини;
як пов’язати запчастини з ТО;
як пов’язати запчастини з ремонтами;
хто відповідає за довідник;
хто відповідає за склад;
які звіти потрібні керівнику.

Чим краще описані правила, тим менше буде хаосу на складі і в ремонтах.

Ролі в обліку запчастин

У процесі обліку запчастин беруть участь різні ролі.

Роль	Що робить
Комірник	Приймає, зберігає, видає, переміщує, інвентаризує і контролює залишки запчастин.
Механік	Створює потребу, отримує запчастини, використовує в ремонтах і ТО, повертає невикористані.
Головний інженер	Визначає критичні запчастини, регламенти, мінімальні залишки і правила використання.
Закупівельник	Закуповує запчастини, контролює постачальників, ціни, строки і аналоги.
Бухгалтерія	Контролює документи, оцінку запасів, списання, інвентаризацію і фінансове відображення.
Фінансовий відділ	Аналізує витрати, бюджети, залежалі залишки і вплив закупівель на cash flow.
Сервісний інженер	Використовує запчастини у сервісних заявках, виїздах, гарантійних і платних ремонтах.
Керівник виробництва	Контролює наявність критичних деталей для безперервної роботи обладнання.
ERP-адміністратор	Налаштовує довідники, права, склади, характеристики, статуси, маршрути і звіти.

Коротко

Питання	Відповідь
Що таке облік запчастин?	Це контроль запасних частин, вузлів, комплектуючих і витратних матеріалів, які використовуються для ремонту, ТО, сервісу та експлуатації обладнання.
Для чого він потрібен?	Щоб знати залишки, місце зберігання, сумісність, резерви, потребу, списання, витрати і критичні запаси.
Чим запчастини відрізняються від товарів?	Запчастини важливі не тільки як складський залишок, а як ресурс для ремонту, ТО, сервісу і безперервної роботи обладнання.
Що таке сумісність запчастини?	Це інформація про те, для якого обладнання або моделей підходить конкретна запчастина.
Навіщо потрібні аналоги?	Щоб швидко знайти допустиму заміну, якщо основної запчастини немає або вона недоступна.
Що таке критична запчастина?	Це деталь, відсутність якої може зупинити важливе обладнання або процес.
Навіщо потрібен мінімальний залишок?	Щоб система попереджала про потребу закупівлі до того, як запчастина закінчиться.
Як запчастини пов’язані з ТО?	Регламенти ТО визначають, які запчастини потрібні, а ERP може резервувати їх і формувати потребу в закупівлі.
Як запчастини списуються?	На конкретне обладнання, заявку на ремонт, планове ТО, сервісну заявку, підрозділ або центр витрат.
Чому Excel незручний для обліку запчастин?	Через ручні помилки, дублікати, відсутність актуальних залишків, резервів, сумісності, історії списань і зв’язку з ремонтами.
Як ERP допомагає?	ERP автоматизує залишки, склади, місця зберігання, сумісність, аналоги, резерви, закупівлі, списання, інвентаризацію і витрати.
Як K2 ERP може допомогти?	K2 ERP може автоматизувати облік запчастин, склади, ТО, ремонти, сервіс, закупівлі, QR-коди, серійний облік, аналоги, резервування і аналітику.

Висновок

Облік запчастин — це важлива частина управління обладнанням, ремонтами, плановим технічним обслуговуванням, сервісом, складом і фінансами.

Запчастини можуть здаватися дрібницею, доки через одну відсутню деталь не зупиниться виробнича лінія, складський навантажувач, компресор, сервер або сервісний об’єкт клієнта.

Якісний облік запчастин дозволяє бачити:

що є на складі;
де саме лежить;
для якого обладнання підходить;
які є аналоги;
які деталі критичні;
що потрібно закупити;
що зарезервовано;
що списано;
на яке обладнання списано;
скільки коштують ремонти;
які запчастини залежалі;
які постачальники надійні;
які витрати створює кожен об’єкт.

K2 ERP може допомогти зробити облік запчастин частиною єдиної системи управління підприємством: від складу до ремонту, від ТО до закупівлі, від QR-коду до списання, від сервісної заявки до фінансової аналітики.

Запчастини — це не просто деталі.

Це технічна страховка бізнесу.

І якщо ця страховка не облікована, не знайдена, не зарезервована і не закуплена вчасно, то в критичний момент вона дуже схожа на її відсутність.