Закупівлі 1С

Закупівлі 1С — це контур обліку та управління закупівлями в 1С / BAS, який охоплює постачальників, договори, заявки на закупівлю, замовлення постачальникам, рахунки, надходження товарів, ціни, умови поставки, залишки, склад, оплати, кредиторську заборгованість, повернення постачальникам і планування потреб.

Закупівлі в 1С впливають на складські залишки, собівартість, валовий прибуток, Cash Flow, кредиторку, роботу складу, продажі, виробництво, бюджетування, P&L і управлінську аналітику.

K2 ERP. K2 ERP може приймати й аналізувати дані закупівель з 1С/BAS: постачальники, договори, замовлення постачальникам, рахунки, надходження, ціни, залишки, склад, потреби, оплати, кредиторка, Power BI, AI, API та міграція закупівельного контуру в українську ERP.

Головна ідея. Закупівлі в 1С — це не тільки документ «Надходження товарів». Це повний процес: потреба → заявка → вибір постачальника → замовлення → рахунок → поставка → приймання → оплата → склад → собівартість → аналітика.

Що таке закупівлі 1С

Закупівлі 1С — це набір довідників, документів, звітів і процесів, які дозволяють компанії управляти придбанням товарів, матеріалів, послуг, обладнання, запчастин, сировини та інших ресурсів.

Закупівлі можуть включати:

Для чого потрібен контур закупівель

Контур закупівель потрібен, щоб компанія могла контролювати:

що потрібно купити;
хто ініціатор закупівлі;
який постачальник обраний;
які ціни погоджені;
які умови оплати;
коли очікується поставка;
що вже замовлено;
що вже надійшло;
що не доїхало;
що потрібно оплатити;
яка кредиторська заборгованість;
які товари або матеріали в дефіциті;
які закупівлі впливають на Cash Flow;
як закупівельні ціни впливають на собівартість і маржу.

Основні документи закупівель у 1С

Документ	Що фіксує	Для чого потрібен
Заявка на закупівлю	внутрішню потребу компанії	ініціація закупівлі й погодження потреби
Замовлення постачальнику	домовленість із постачальником	контроль очікуваної поставки, ціни, строків
Рахунок постачальника	суму до оплати	планування платежів і кредиторки
Надходження товарів	фактичне приймання	збільшення залишків і формування собівартості
Повернення постачальнику	повернення товару або матеріалу	коригування залишків і взаєморозрахунків
Акт виконаних робіт	отримані послуги	облік послуг, витрат і зобов’язань
Платіж постачальнику	оплату	закриття кредиторки й оновлення Cash Flow

Постачальники 1С

Постачальники 1С — це контрагенти, у яких компанія купує товари, матеріали, послуги, обладнання або роботи.

У картці постачальника можуть бути:

назва;
повна юридична назва;
код ЄДРПОУ;
ІПН;
контактні особи;
телефони;
email;
адреси;
банківські реквізити;
договори;
умови оплати;
валюта;
прайси;
історія поставок;
кредиторка;
претензії;
рейтинг постачальника.

Договори з постачальниками 1С

Договір з постачальником 1С визначає умови співпраці.

У договорі можуть бути:

постачальник;
номер договору;
дата;
строк дії;
валюта;
умови оплати;
відстрочка платежу;
умови поставки;
відповідальні;
ліміти;
прайс;
специфікації;
додаткові угоди;
статус.

Заявка на закупівлю 1С

Заявка на закупівлю 1С — це внутрішній документ, який фіксує потребу підрозділу або процесу.

Заявка може містити:

ініціатора;
підрозділ;
проєкт;
статтю бюджету;
номенклатуру;
кількість;
бажану дату;
обґрунтування;
пріоритет;
бюджет;
статус погодження;
відповідального закупівельника;
коментар керівника.

Замовлення постачальнику 1С

Замовлення постачальнику 1С — це документ, який фіксує, що компанія замовила у постачальника.

У замовленні постачальнику можна контролювати:

постачальника;
договір;
склад;
номенклатуру;
кількість;
ціну;
валюту;
ПДВ;
строк поставки;
умови оплати;
відповідального;
статус;
часткове надходження;
залишок до поставки.

Рахунок постачальника 1С

Рахунок постачальника 1С потрібен для планування оплат і контролю кредиторської заборгованості.

У рахунку можна вести:

постачальника;
договір;
номер рахунку;
дату;
суму;
валюту;
ПДВ;
статтю витрат;
проєкт;
дату оплати;
статус погодження;
статус оплати;
зв’язок із замовленням;
зв’язок із надходженням.

Надходження товарів 1С

Надходження товарів 1С — це документ фактичного приймання товарів, матеріалів або послуг від постачальника.

Надходження впливає на:

складські залишки;
собівартість;
кредиторську заборгованість;
рух товарів;
партійний облік;
серійний облік;
взаєморозрахунки;
валовий прибуток;
P&L.

У надходженні важливо перевіряти кількість, ціну, склад, партію, серію, ПДВ, договір і зв’язок із замовленням.

Повернення постачальнику 1С

Повернення постачальнику 1С використовується, якщо товар потрібно повернути постачальнику.

Причини повернення:

брак;
невідповідність замовленню;
неправильна кількість;
неправильна комплектація;
пошкодження;
закінчення терміну придатності;
помилка закупівлі;
відмова від поставки;
рекламація.

Повернення коригує залишки, кредиторку, собівартість і документи взаєморозрахунків.

Ціни постачальників 1С

Ціни постачальників 1С потрібні для контролю закупівельних цін і вибору вигідних умов.

У цінах постачальників можна вести:

постачальника;
номенклатуру;
артикул постачальника;
ціну;
валюту;
дату дії;
мінімальну партію;
знижку;
умови поставки;
строк поставки;
історію змін;
відповідального.

Порівняння цін постачальників

ERP або 1С може допомагати порівнювати ціни різних постачальників.

Порівнюють:

базову ціну;
валюту;
знижку;
строк поставки;
мінімальну партію;
умови оплати;
якість;
історію претензій;
стабільність поставок;
логістичні витрати;
загальну вартість закупівлі.

Потреби в закупівлях 1С

Потреби в закупівлях 1С — це розрахунок того, що потрібно закупити для продажів, виробництва, складу, сервісу або проєктів.

Потреба може формуватися на основі:

залишків;
мінімальних залишків;
замовлень клієнтів;
виробничих замовлень;
специфікацій;
BOM;
прогнозу продажів;
заявок підрозділів;
сезонності;
плану виробництва;
резервів;
товарів у дорозі.

Планування закупівель 1С

Планування закупівель 1С допомагає не допустити дефіциту або надлишкових запасів.

План закупівель може враховувати:

прогноз попиту;
продажі минулих періодів;
відкриті замовлення;
залишки;
резерви;
строки поставки;
мінімальні партії;
бюджети;
Cash Flow;
кредиторку;
виробничі потреби;
сезонність.

Закупівлі для виробництва 1С

У виробництві закупівлі мають бути пов’язані з виробничими планами, специфікаціями та матеріальними потребами.

Потрібно контролювати:

сировину;
матеріали;
комплектуючі;
напівфабрикати;
інструмент;
запчастини;
підрядні роботи;
виробничі замовлення;
BOM;
норми витрат;
дефіцит;
строки поставки;
вплив на виробничий графік.

Закупівлі для торгівлі 1С

У торгівлі закупівлі залежать від продажів, залишків, сезонності й оборотності товарів.

Потрібно аналізувати:

оборотність;
дефіцит;
надлишки;
залежалі товари;
маржу;
закупівельну ціну;
продажну ціну;
постачальника;
строки поставки;
мінімальні залишки;
повернення;
акції.

Закупівлі послуг 1С

Закупівлі можуть стосуватися не тільки товарів, а й послуг.

Приклади послуг:

логістика;
оренда;
ремонт;
маркетинг;
юридичні послуги;
аудит;
IT-сервіси;
підрядні роботи;
консультації;
охорона;
клінінг;
сервісне обслуговування.

Послуги впливають на витрати, P&L, бюджетування і кредиторку.

Закупівлі основних засобів 1С

Закупівлі основних засобів 1С потрібні для обладнання, транспорту, техніки, меблів, інструментів та інших активів.

Потрібно контролювати:

постачальника;
рахунок;
оплату;
надходження;
введення в експлуатацію;
інвентарний номер;
відповідального;
місце експлуатації;
документи;
амортизацію;
зв’язок з EAM.

Закупівлі і склад 1С

Закупівлі напряму пов’язані зі складом.

Закупівельний процес має відповідати на питання:

що замовлено;
що очікується;
що вже прийнято;
що прийнято частково;
що не відповідає замовленню;
які залишки зросли;
які товари в дорозі;
які позиції ще в дефіциті;
що треба повернути постачальнику.

Закупівлі і залишки 1С

Залишки 1С потрібні для розрахунку закупівель.

Якщо залишки неправильні, закупівлі теж будуть неправильними.

Типові проблеми:

товар є фізично, але не в обліку;
товар є в обліку, але відсутній фізично;
товар на іншому складі;
резерви неактуальні;
є мінусові залишки;
номенклатура дублюється;
одиниці виміру неправильні;
переміщення не закриті.

Закупівлі і кредиторка 1С

Кредиторка 1С показує, скільки компанія винна постачальникам.

Кредиторку можна аналізувати:

по постачальниках;
по договорах;
по рахунках;
по строках оплати;
по валютах;
по простроченні;
по проєктах;
по статтях витрат;
по підрозділах;
по відповідальних.

Закупівлі і Cash Flow

Cash Flow залежить від графіка оплат постачальникам.

Закупівлі впливають на:

майбутні платежі;
платіжний календар;
кредиторку;
касові розриви;
потребу в оборотному капіталі;
валютні ризики;
аванси постачальникам;
відстрочки платежів;
закупівельний бюджет.

Закупівлі і P&L

P&L показує, як закупівлі впливають на прибутковість компанії.

Закупівлі можуть впливати на:

собівартість реалізації;
валовий прибуток;
маржу;
операційні витрати;
адміністративні витрати;
виробничі витрати;
логістику;
списання;
брак;
сервісні витрати;
прибутковість проєктів.

Закупівлі і собівартість 1С

Собівартість 1С залежить від закупівельних цін, додаткових витрат, валют, партій і правильності документів надходження.

На собівартість впливають:

ціна постачальника;
валюта;
курс;
доставка;
митні платежі;
страхування;
комісії;
знижки;
повернення;
партії;
додаткові витрати;
закриття місяця.

Закупівлі і валовий прибуток 1С

Валовий прибуток 1С залежить від закупівельної собівартості.

Якщо закупівельні ціни помилкові, то:

маржа буде неправильною;
продажі можуть виглядати прибутковими помилково;
товари нижче собівартості можуть бути непомітні;
P&L буде неточним;
менеджери отримають неправильну аналітику;
керівник прийме неправильні рішення.

Закупівлі і бюджетування

Бюджетування допомагає контролювати закупівельні витрати.

Бюджет закупівель може вестися:

по підрозділах;
по проєктах;
по статтях витрат;
по постачальниках;
по категоріях товарів;
по місяцях;
по договорах;
по валютах;
по центрах фінансової відповідальності.

Закупівлі і погодження

У багатьох компаніях закупівлі мають погоджуватися.

Маршрут погодження може залежати від:

суми;
статті бюджету;
підрозділу;
проєкту;
постачальника;
типу закупівлі;
валюти;
терміновості;
перевищення бюджету;
статусу договору.

Закупівлі і BPM

BPM система може автоматизувати закупівельний процес.

Приклад процесу:

Ініціатор створює заявку.
Керівник підрозділу погоджує потребу.
Фінанси перевіряють бюджет.
Закупівельник обирає постачальника.
Юрист перевіряє договір.
Керівник погоджує суму.
ERP формує замовлення постачальнику.
Склад приймає товар.
Фінанси оплачують рахунок.
Закупівля закривається.

Закупівлі і SRM

SRM система допомагає керувати постачальниками.

SRM може включати:

базу постачальників;
кваліфікацію постачальників;
рейтинг;
тендери;
комерційні пропозиції;
порівняння цін;
претензії;
оцінку якості;
строки поставки;
договори;
ризики залежності від одного постачальника.

Закупівлі і тендери

У частині компаній закупівлі проходять через тендер або запит комерційних пропозицій.

ERP може контролювати:

предмет закупівлі;
постачальників-учасників;
пропозиції;
ціни;
строки;
умови оплати;
критерії оцінки;
рішення комісії;
переможця;
договір;
історію вибору.

Закупівлі і документообіг

Документообіг закупівель охоплює заявки, договори, рахунки, акти, накладні, сертифікати, гарантійні документи, претензії та листування з постачальниками.

K2 ERP може зберігати й погоджувати:

заявки на закупівлю;
договори;
додаткові угоди;
рахунки;
видаткові накладні постачальника;
акти;
сертифікати;
специфікації;
гарантії;
претензії;
акти розбіжностей.

Закупівлі і якість

Закупівлі мають бути пов’язані з якістю поставок.

Потрібно контролювати:

вхідний контроль;
брак від постачальника;
невідповідність кількості;
невідповідність якості;
сертифікати;
претензії;
повернення;
CAPA;
рейтинг постачальника;
вплив якості на виробництво або продажі.

Закупівлі і логістика

Закупівельна логістика впливає на строки, собівартість і доступність товарів.

Потрібно враховувати:

умови поставки;
транспорт;
перевізника;
вартість доставки;
дату відправлення;
дату прибуття;
митницю;
страхування;
товари в дорозі;
затримки;
вплив на склад і виробництво.

Закупівлі в K2 ERP

K2 ERP може автоматизувати закупівельний контур як частину єдиної ERP.

K2 ERP може охоплювати:

постачальників;
договори;
заявки на закупівлю;
погодження;
замовлення постачальникам;
рахунки;
надходження;
оплати;
кредиторку;
склад;
залишки;
потреби;
ціни постачальників;
бюджетування;
Cash Flow;
P&L;
Power BI;
AI;
API;
інтеграції.

Міграція закупівель з 1С у K2 ERP

Під час переходу з 1С/BAS на K2 ERP потрібно визначити, які закупівельні дані переносити.

Зазвичай переносять:

постачальників;
договори;
номенклатуру;
ціни постачальників;
відкриті замовлення постачальникам;
незакриті рахунки;
незакриті надходження;
кредиторку;
залишки;
склади;
історію закупівель для аналітики;
статті витрат;
проєкти;
відповідальних.

Завантаження закупівель з 1С

Завантаження даних 1С для закупівель може включати:

постачальників;
договори;
рахунки постачальників;
замовлення постачальникам;
надходження товарів;
акти послуг;
повернення постачальникам;
оплати;
кредиторку;
ціни постачальників;
склади;
номенклатуру;
аналітики.

Перед завантаженням потрібно очистити постачальників, договори, номенклатуру й звірити кредиторку.

Обмін закупівлями 1С і ERP

Обмін даними 1С може передавати закупівельні документи між 1С, K2 ERP, складом, банком, Power BI або іншими системами.

Обмін може включати:

постачальників;
замовлення постачальникам;
рахунки;
надходження;
повернення;
оплати;
кредиторку;
залишки;
статуси;
ціни;
документи;
аналітики.

Power BI для закупівель 1С

Power BI може будувати закупівельну аналітику на основі даних 1С/BAS або K2 ERP.

У Power BI можна аналізувати:

обсяг закупівель;
закупівлі по постачальниках;
закупівлі по категоріях;
динаміку цін;
строки поставки;
прострочені поставки;
кредиторку;
оплати;
Cash Flow;
надлишкові закупівлі;
дефіцит;
залежність від постачальників;
план-факт бюджету.

AI для закупівель

AI в ERP може допомагати закупівельнику, фінансисту, керівнику складу і директору.

AI може:

прогнозувати потребу в закупівлях;
знаходити дефіцит;
виявляти надлишкові запаси;
порівнювати ціни постачальників;
знаходити аномальні закупівельні ціни;
прогнозувати затримки поставок;
аналізувати кредиторку;
прогнозувати вплив закупівель на Cash Flow;
рекомендувати постачальника;
пояснювати зростання собівартості;
формувати короткий звіт по закупівлях.

Приклад AI-підказки

AI-підказка. За останні 30 днів закупівельна ціна по групі «Комплектуючі B» зросла на 11%. Основні причини — зміна постачальника по трьох позиціях, закупівля малими партіями та термінова доставка. Рекомендується об’єднати потреби в одну закупівлю, перевірити альтернативних постачальників і погодити нові мінімальні партії.

Типові помилки закупівель 1С

Помилка	Наслідок	Як перевірити
Дублікати постачальників	кредиторка і закупівлі розбиті між кількома картками	очистити довідник контрагентів
Дублікати номенклатури	потреби й залишки рахуються неправильно	нормалізувати номенклатуру
Неправильні одиниці виміру	кількість, ціна і собівартість спотворені	перевірити одиниці виміру
Надходження без замовлення	немає контролю план-факту поставки	пов’язувати надходження із замовленнями
Рахунок не пов’язаний із надходженням	кредиторка і Cash Flow неточні	перевірити зв’язки документів
Не звірена кредиторка	платежі плануються неправильно	провести звірку з постачальниками
Не враховані додаткові витрати	собівартість занижена	включати логістику, митницю, комісії

Як перевірити закупівлі в 1С

Потрібно перевірити:

Чи очищені постачальники.
Чи немає дублікатів номенклатури.
Чи правильні одиниці виміру.
Чи актуальні договори.
Чи замовлення пов’язані з надходженнями.
Чи рахунки пов’язані з оплатами.
Чи звірена кредиторка.
Чи враховані додаткові витрати.
Чи правильні закупівельні ціни.
Чи немає прострочених поставок.
Чи немає надлишкових закупівель.
Чи правильно формуються залишки.

Контрольний список перед переходом з 1С

Перед перенесенням закупівель у K2 ERP потрібно перевірити:

постачальників;
договори;
номенклатуру;
одиниці виміру;
склади;
відкриті замовлення постачальникам;
незакриті рахунки;
незакриті надходження;
кредиторку;
оплати;
ціни постачальників;
статті витрат;
проєкти;
бюджети;
мапінг полів;
дату зрізу;
тестове завантаження.

Мінімальний старт закупівель у ERP

Перший етап:

постачальники;
договори;
номенклатура;
склади;
заявки на закупівлю;
замовлення постачальникам;
рахунки постачальників;
надходження;
оплати;
кредиторка;
базові звіти.

Другий етап:

ціни постачальників;
планування потреб;
погодження закупівель;
бюджетування;
додаткові витрати;
претензії;
рейтинг постачальників;
Power BI;
Cash Flow.

Третій етап:

SRM;
тендери;
AI-прогноз потреб;
AI-аналіз цін;
інтеграція з WMS;
інтеграція з MES;
інтеграція з банком;
API;
повна заміна 1С/BAS.

Коротко

Питання	Відповідь
Що таке закупівлі 1С?	Це контур управління постачальниками, заявками, замовленнями, рахунками, надходженнями, оплатами, кредиторкою, залишками й цінами закупівлі.
Які документи головні?	Заявка на закупівлю, замовлення постачальнику, рахунок постачальника, надходження товарів, акт послуг, повернення постачальнику й оплата.
Чому закупівлі можуть бути неправильними?	Через дублікати постачальників, дублікати номенклатури, неправильні одиниці виміру, незвірену кредиторку, відсутність зв’язку між рахунками, надходженнями й оплатами.
Чи можна перенести закупівлі з 1С у K2 ERP?	Так. K2 ERP може приймати постачальників, договори, замовлення, рахунки, надходження, оплати, кредиторку, ціни, залишки й аналітики з 1С/BAS.
З чого почати?	З очищення постачальників і номенклатури, звірки кредиторки, перевірки відкритих замовлень, рахунків, надходжень, оплат і підготовки тестового завантаження.

Висновок

Закупівлі 1С — це важливий контур управління бізнесом, який впливає на склад, собівартість, валовий прибуток, Cash Flow, кредиторку, виробництво, продажі, бюджетування і P&L. Якщо закупівельні дані в 1С неточні, компанія може мати дефіцит, надлишки, неправильну собівартість, помилкову маржу й некоректний платіжний календар.

K2 ERP може допомогти побудувати сучасний контур закупівель після 1С/BAS: постачальники, заявки, погодження, замовлення постачальникам, рахунки, надходження, оплати, кредиторка, потреби, склад, ціни постачальників, бюджетування, Power BI, AI, API та інтеграції.

Правильний перехід із 1С — це не копіювання всіх закупівельних документів без перевірки. Це аудит постачальників, очищення номенклатури, звірка кредиторки, перевірка відкритих замовлень, мапінг договорів, тестове завантаження й запуск K2 ERP з перевіреними закупівельними даними.

Головний результат. Управління закупівлями дозволяє керівнику бачити, що потрібно купити, у кого купувати, за якою ціною, коли буде поставка, що вже надійшло, що потрібно оплатити, які постачальники затримують поставки, де є дефіцит, де надлишок і як закупівлі впливають на Cash Flow, собівартість і P&L.

Див. також

Зовнішні посилання