Атестаційні завдання K2 ERP/Рекламне агентство

Атестаційне завдання K2 ERP — Рекламне агентство — це практична задача для перевірки навичок розробника або впроваджувача K2 ERP у створенні модуля обліку клієнтів, рекламних замовлень, кампаній, завдань, бюджетів, файлів, підрядників, рахунків і оплат.

Модуль має забезпечувати повний цикл роботи рекламного агентства: прийом брифу від клієнта, створення замовлення, планування рекламної кампанії, постановку завдань команді, контроль бюджету, роботу з макетами, виставлення рахунків, фіксацію оплат і формування управлінських звітів.

Коротко. Потрібно реалізувати модуль рекламного агентства: клієнти, брифи, замовлення, послуги, рекламні кампанії, медіаносії, завдання, виконавці, підрядники, бюджети, макети, рахунки, оплати, кабінет клієнта, календар кампаній і звіти.

Назва завдання

Модуль обліку клієнтських замовлень, рекламних кампаній, завдань і фінансів для рекламного агентства.

Мета завдання

Мета завдання — створити в K2 ERP модуль для автоматизації роботи рекламного агентства, digital-агентства, дизайн-студії, продакшн-компанії, SMM-команди або медіабаїнгового відділу.

Система повинна дозволяти:

• вести клієнтів;
• вести контактних осіб клієнтів;
• вести послуги агентства;
• вести типи рекламних носіїв;
• створювати клієнтські замовлення;
• додавати бриф або технічне завдання;
• планувати рекламні кампанії;
• розподіляти бюджет по кампаніях і носіях;
• створювати завдання для команди;
• призначати відповідальних співробітників;
• контролювати строки виконання;
• завантажувати макети, відео, тексти та інші файли;
• погоджувати матеріали з клієнтом;
• вести підрядників;
• обліковувати витрати по кампаніях;
• виставляти рахунки клієнтам;
• фіксувати часткові та повні оплати;
• бачити баланс замовлення;
• формувати акти виконаних робіт;
• формувати звіти по доходах, витратах, завантаженості й ефективності кампаній.

Головний принцип. Кожне клієнтське замовлення має пройти зрозумілий шлях: бриф → замовлення → кампанія → завдання → виконання → погодження → рахунок → оплата → звіт.

Реальний бізнес-контекст

Рекламне агентство працює з клієнтами, які замовляють створення та розміщення реклами. У межах одного замовлення може бути кілька напрямів: дизайн, копірайтинг, відео, SMM, таргетована реклама, SEO, зовнішня реклама, друк, медіарозміщення або комплексна рекламна кампанія.

У роботі агентства беруть участь:

• менеджери клієнтів;
• дизайнери;
• копірайтери;
• SMM-спеціалісти;
• таргетологи;
• медіапланери;
• відеопродакшн;
• підрядники;
• бухгалтери;
• керівники проєктів.

Для керівництва важливо бачити, які замовлення в роботі, які кампанії активні, де перевищено бюджет, які завдання прострочені, які клієнти не оплатили рахунки та які послуги приносять найбільший дохід.

Основний бізнес-процес

Типовий процес роботи рекламного агентства виглядає так:

1. клієнт надсилає запит або бриф;
2. менеджер створює клієнта в системі;
3. створюється замовлення;
4. до замовлення додається бриф, технічне завдання або файли;
5. менеджер формує перелік послуг;
6. створюється одна або кілька рекламних кампаній;
7. по кампаніях розподіляється бюджет;
8. створюються завдання для команди;
9. виконавці виконують завдання;
10. макети, тексти або відео завантажуються в систему;
11. матеріали погоджуються з клієнтом;
12. кампанія запускається або передається на розміщення;
13. клієнту виставляється рахунок;
14. фіксується оплата;
15. після завершення формується акт і звіт по кампанії.

Основні об’єкти модуля

Об’єкт	Призначення
Клієнти	Компанії або фізичні особи, які замовляють рекламу
Контактні особи	Представники клієнта
Послуги агентства	Дизайн, SMM, SEO, відео, друк, розміщення тощо
Типи носіїв	Зовнішня реклама, друк, інтернет, радіо, телебачення
Замовлення клієнтів	Основний документ роботи з клієнтом
Брифи	Вхідні вимоги клієнта
Кампанії	Рекламні кампанії в межах замовлення
Завдання	Роботи для співробітників і підрядників
Файли і макети	Дизайни, відео, тексти, презентації, банери
Підрядники	Зовнішні виконавці або медіапартнери
Бюджети	Планові й фактичні суми по кампаніях
Рахунки	Документи на оплату
Оплати	Факт надходження коштів
Акти	Підтвердження виконаних робіт
Звіти	Аналітика по замовленнях, доходах, завданнях і кампаніях

Довідник «Клієнти»

Довідник клієнтів містить компанії або фізичних осіб, які замовляють рекламні послуги.

Поля клієнта

Поле	Опис
Назва компанії або ПІБ	Ім’я клієнта або назва організації
Тип клієнта	B2B, B2C, державний, внутрішній
Контактна особа	Основний представник клієнта
Телефон	Контактний номер
Email	Електронна адреса
Адреса	Юридична або фактична адреса
Відповідальний менеджер	Хто веде клієнта
Статус	Потенційний, активний, постійний, архівний

Довідник «Послуги агентства»

Послуги визначають, що саме агентство може виконувати для клієнтів.

Приклади послуг

• дизайн реклами;
• розробка логотипу;
• брендбук;
• копірайтинг;
• відеопродакшн;
• фотозйомка;
• SEO-просування;
• SMM;
• таргетована реклама;
• контекстна реклама;
• друкована реклама;
• зовнішня реклама;
• реклама на транспорті;
• медіапланування;
• PR-супровід.

Поля послуги

Поле	Опис
Назва послуги	Наприклад: Дизайн банера, SMM, Відеоролик
Категорія	Дизайн, digital, друк, розміщення, продакшн
Одиниця виміру	Послуга, година, макет, кампанія, місяць
Базова ціна	Стандартна ціна послуги
Погодинна ставка	Якщо послуга рахується по годинах
Опис	Коротке пояснення послуги
Активність	Чи доступна послуга для нових замовлень

Довідник «Типи носіїв»

Тип носія визначає канал розміщення реклами.

Приклади типів носіїв

• білборд;
• сітілайт;
• транспорт;
• газета;
• журнал;
• банер на сайті;
• соціальні мережі;
• YouTube;
• телебачення;
• радіо;
• email-розсилка;
• пошукова реклама;
• indoor-реклама.

Поля типу носія

Поле	Опис
Назва носія	Наприклад: білборд, Facebook Ads, журнал
Категорія	Зовнішня реклама, друк, інтернет, ТБ/радіо
Одиниця розрахунку	День, місяць, показ, клік, площа, випуск
Базова вартість	Орієнтовна ціна
Опис	Коментар або умови розміщення

Довідник «Співробітники»

Довідник співробітників використовується для постановки завдань і аналізу завантаженості.

Ролі співробітників

• менеджер;
• дизайнер;
• копірайтер;
• SMM-спеціаліст;
• таргетолог;
• медіапланер;
• монтажер;
• проєктний менеджер;
• бухгалтер;
• керівник.

Довідник «Підрядники»

Підрядники потрібні, якщо частина робіт або розміщень виконується зовнішніми партнерами.

Приклади підрядників

• друкарня;
• власник білбордів;
• відеостудія;
• фриланс-дизайнер;
• медіабаїнгова компанія;
• SMM-підрядник;
• продакшн-команда.

Поля підрядника

Поле	Опис
Назва підрядника	Компанія або фізична особа
Тип робіт	Друк, розміщення, дизайн, відео тощо
Контактна особа	Представник підрядника
Телефон	Контактний номер
Email	Електронна адреса
Умови оплати	Передоплата, післяплата, договірні умови

База «Замовлення клієнтів»

Замовлення клієнта є основним документом, з якого починається робота.

Колонки журналу замовлень

Колонка	Опис
Номер замовлення	Унікальний номер
Клієнт	Замовник робіт
Дата створення	Коли замовлення створено
Відповідальний менеджер	Хто веде замовлення
Послуги	Перелік замовлених послуг
Бюджет	Планова сума замовлення
Статус	Нове, в роботі, виконано, скасовано
Оплата	Не оплачено, частково оплачено, оплачено

Поля замовлення

Поле	Опис
Номер замовлення	Генерується автоматично
Клієнт	Для кого виконується робота
Контактна особа	Хто погоджує роботи
Опис проєкту	Короткий опис потреби клієнта
Бриф	Текст або файл з вимогами
Послуги	Що потрібно виконати
Бюджет	Планова сума
Дедлайн	Кінцева дата виконання
Відповідальний менеджер	Хто веде клієнта
Статус	Поточний стан замовлення

Статуси замовлення

Статус	Значення
Нове	Замовлення створене
Бриф отримано	Клієнт надав вхідні дані
Оцінюється	Команда рахує строки й бюджет
В роботі	Роботи виконуються
Очікує погодження	Матеріали передані клієнту
Виконано	Замовлення завершене
Скасовано	Замовлення скасоване
Архів	Замовлення збережене для історії

Бриф клієнта

Бриф містить вхідні вимоги клієнта.

У брифі можна зберігати

• мету кампанії;
• цільову аудиторію;
• продукт або послугу;
• географію реклами;
• бажані канали просування;
• бюджет;
• дедлайни;
• референси;
• обмеження;
• контактну особу для погодження;
• файли клієнта.

Кампанії

Кампанія — це рекламна активність у межах замовлення.

Поля кампанії

Поле	Опис
Назва кампанії	Наприклад: Весняна акція, Запуск бренду
Замовлення	До якого замовлення належить кампанія
Тип носія	Де розміщується реклама
Дата початку	Старт кампанії
Дата завершення	Завершення кампанії
Плановий бюджет	Запланована сума
Фактичні витрати	Реальні витрати
Відповідальний	Менеджер або медіапланер
Статус	Планується, активна, завершена, скасована

Статуси кампанії

Статус	Значення
Планується	Кампанія ще готується
На погодженні	План або матеріали погоджуються з клієнтом
Активна	Кампанія запущена
Призупинена	Кампанія тимчасово зупинена
Завершена	Кампанія завершена
Скасована	Кампанія не буде виконуватись

Завдання

Завдання використовуються для управління роботою команди.

Приклади завдань

• підготувати дизайн банера;
• написати рекламний текст;
• зняти відео;
• змонтувати ролик;
• налаштувати таргетинг;
• підготувати медіаплан;
• передати макет у друк;
• погодити матеріал із клієнтом;
• зібрати звіт по кампанії.

Поля завдання

Поле	Опис
Назва завдання	Що потрібно виконати
Замовлення	До якого замовлення належить
Кампанія	До якої кампанії належить
Виконавець	Хто відповідає
Дедлайн	Коли потрібно виконати
Пріоритет	Низький, середній, високий, критичний
Статус	Нове, в роботі, на перевірці, виконано, скасовано
Опис	Деталі задачі

Статуси завдань

Статус	Значення
Нове	Завдання створено
В роботі	Виконавець працює
Очікує матеріалів	Не вистачає даних або файлів
На перевірці	Результат переданий на перевірку
На погодженні з клієнтом	Матеріал чекає відповіді клієнта
Виконано	Завдання завершене
Скасовано	Завдання скасоване

Файли і макети

До замовлень, кампаній і завдань потрібно додавати файли.

Типи файлів

• бриф;
• логотип;
• брендбук;
• макет;
• банер;
• відео;
• текст;
• презентація;
• медіаплан;
• звіт;
• рахунок;
• акт.

Поля файлу

Поле	Опис
Назва файлу	Як файл відображається в системі
Тип файлу	Бриф, макет, звіт, рахунок тощо
Замовлення	До якого замовлення належить
Кампанія	До якої кампанії належить, якщо потрібно
Завдання	До якого завдання належить, якщо потрібно
Автор	Хто завантажив файл
Статус	Чернетка, на погодженні, погоджено, відхилено

Погодження матеріалів

Матеріали можуть проходити погодження з клієнтом.

Статуси погодження

Статус	Значення
Чернетка	Матеріал ще готується
На погодженні	Передано клієнту
Погоджено	Клієнт прийняв матеріал
Потрібні правки	Клієнт просить внести зміни
Відхилено	Матеріал не прийнято

Бюджети кампаній

Система має дозволяти планувати й контролювати бюджети.

Бюджет може містити

• планову суму для клієнта;
• внутрішні витрати агентства;
• витрати на підрядників;
• витрати на медіарозміщення;
• маржу агентства;
• залишок бюджету.

Формула маржі

Маржа = Дохід від клієнта - Фактичні витрати

Формула залишку бюджету

Залишок бюджету = Плановий бюджет - Фактичні витрати

Калькулятор вартості реклами

Опціонально можна реалізувати калькулятор.

Приклади розрахунків

• білборд: кількість площин × кількість днів × ціна за день;
• друк: кількість одиниць × ціна друку;
• SMM: кількість місяців × ставка;
• таргетинг: рекламний бюджет + комісія агентства;
• дизайн: кількість макетів × ціна за макет;
• погодинні роботи: кількість годин × ставка.

Облік оплат

Система повинна підтримувати рахунки й оплати.

Рахунок клієнту може виставлятися

• за все замовлення;
• за окрему кампанію;
• за окрему послугу;
• як передоплата;
• як фінальний рахунок;
• частинами.

Поля рахунку

Поле	Опис
Номер рахунку	Унікальний номер
Клієнт	Кому виставлено рахунок
Замовлення	За яке замовлення рахунок
Кампанія	За яку кампанію, якщо потрібно
Сума	Сума до оплати
Статус	Виставлений, частково оплачений, оплачений, прострочений
Дата виставлення	Коли створено рахунок
Термін оплати	До якої дати потрібно оплатити

Статуси оплати

Статус	Значення
Не оплачено	Оплата ще не отримана
Частково оплачено	Оплачено частину суми
Оплачено	Сума сплачена повністю
Прострочено	Термін оплати минув
Повернення	Кошти повернено клієнту

Особистий кабінет клієнта

Кабінет клієнта є опціональним, але корисним для прозорої взаємодії.

Функції кабінету клієнта

Клієнт повинен мати можливість:

• переглядати свої замовлення;
• надсилати бриф;
• завантажувати файли;
• переглядати кампанії;
• погоджувати макети;
• залишати коментарі до матеріалів;
• завантажувати рахунки;
• бачити статус оплат;
• переглядати підсумкові звіти.

Сповіщення

Система має надсилати повідомлення учасникам процесу.

Події для сповіщень

• створено нове замовлення;
• отримано бриф;
• створено завдання;
• завдання прострочене;
• матеріал передано на погодження;
• клієнт залишив коментар;
• матеріал погоджено;
• кампанія стартувала;
• кампанія завершена;
• виставлено рахунок;
• рахунок прострочений;
• отримано оплату.

Звіт «Замовлення клієнтів»

Звіт показує стан клієнтських замовлень.

У звіті потрібно відображати:

• клієнта;
• номер замовлення;
• відповідального менеджера;
• бюджет;
• статус замовлення;
• статус оплати;
• дедлайн.

Звіт «Кампанії за період»

Звіт показує активність рекламних кампаній.

У звіті потрібно відображати:

• назву кампанії;
• клієнта;
• тип носія;
• дату початку;
• дату завершення;
• бюджет;
• фактичні витрати;
• статус.

Звіт «Завантаженість співробітників»

Звіт показує обсяг роботи команди.

У звіті потрібно відображати:

• співробітника;
• кількість завдань;
• кількість виконаних;
• кількість прострочених;
• середній час виконання.

Звіт «Фінанси замовлень»

Звіт показує фінансовий стан.

У звіті потрібно відображати:

• клієнта;
• замовлення;
• плановий бюджет;
• фактичні витрати;
• виставлено рахунків;
• оплачено;
• борг;
• маржу.

Звіт «Ефективність кампаній»

Звіт показує результат кампаній.

У звіті потрібно відображати:

• кампанію;
• канал;
• бюджет;
• охоплення або показники, якщо внесені вручну;
• кількість лідів, якщо інтегровано з CRM;
• вартість ліда, якщо дані доступні;
• статус.

AJAX-інтерактив

Інтерфейс має працювати швидко й без перезавантаження сторінки.

Через AJAX мають працювати:

• створення замовлення;
• додавання брифу;
• створення кампанії;
• створення завдання;
• зміна статусу завдання;
• завантаження файлів;
• погодження макетів;
• оновлення бюджету;
• створення рахунку;
• фіксація оплати;
• фільтрація звітів;
• оновлення календаря кампаній.

Логування змін

Модуль повинен фіксувати важливі дії.

Журнал змін має зберігати:

• хто створив клієнта;
• хто створив замовлення;
• хто додав або змінив бриф;
• хто створив кампанію;
• хто змінив бюджет;
• хто створив завдання;
• хто змінив статус завдання;
• хто завантажив файл;
• хто погодив або відхилив макет;
• хто виставив рахунок;
• хто зафіксував оплату;
• хто закрив кампанію;
• дату й час дії;
• старе та нове значення, якщо це можливо.

Права доступу

Модуль має підтримувати розмежування прав.

Роль	Можливості
Менеджер клієнта	Створює клієнтів, замовлення, кампанії, брифи, рахунки і контролює виконання
Виконавець	Бачить свої завдання, завантажує результати, змінює статус виконання
Дизайнер / копірайтер / SMM	Працює із завданнями та файлами у своїй зоні відповідальності
Медіапланер	Планує кампанії, носії, бюджети та строки розміщення
Бухгалтер	Веде рахунки, оплати, борги, акти й фінансові звіти
Клієнт	Переглядає свої замовлення, погоджує матеріали, завантажує рахунки
Керівник	Переглядає звіти по доходах, кампаніях, клієнтах і завантаженості
Адміністратор системи	Налаштовує довідники, права, послуги, носії, шаблони і службові параметри

Технічні вимоги

Параметр	Опис
Бекенд	K2 Cloud ERP на Python або PHP
База даних	PostgreSQL або MySQL
Фронтенд	HTML5, JavaScript
AJAX	Fetch API або Axios
UI-компоненти	DataTables для замовлень і завдань, Select2 для вибору клієнтів, послуг і носіїв, FullCalendar для графіка кампаній
Файли	Завантаження брифів, макетів, відео, текстів, звітів
Друк	PDF-рахунки, акти виконаних робіт, комерційні пропозиції
Інтеграції	Рекламні платформи, планувальники публікацій або CRM, опціонально
Експорт	Excel або PDF для звітів

Рекомендовані сутності бази даних

Для реалізації задачі доцільно передбачити такі сутності:

• клієнти;
• контактні особи;
• послуги агентства;
• типи носіїв;
• співробітники;
• підрядники;
• замовлення;
• брифи;
• кампанії;
• завдання;
• статуси завдань;
• файли;
• погодження матеріалів;
• бюджети;
• витрати;
• рахунки;
• оплати;
• акти;
• сповіщення;
• журнал змін;
• звіти;
• права доступу.

Практичне завдання

У межах атестації потрібно продемонструвати робочий сценарій.

Мінімальний сценарій:

1. створити клієнта;
2. створити послуги агентства;
3. створити типи рекламних носіїв;
4. створити підрядника;
5. створити замовлення клієнта;
6. додати бриф до замовлення;
7. додати кілька послуг до замовлення;
8. створити рекламну кампанію;
9. задати бюджет кампанії;
10. створити завдання для дизайнера;
11. створити завдання для копірайтера;
12. змінити статус завдання на «В роботі»;
13. завантажити макет або файл;
14. передати матеріал на погодження;
15. змінити статус матеріалу на «Погоджено»;
16. додати фактичні витрати;
17. сформувати рахунок клієнту;
18. зафіксувати часткову оплату;
19. зафіксувати повну оплату;
20. завершити кампанію;
21. сформувати акт виконаних робіт;
22. сформувати звіт замовлень;
23. сформувати звіт кампаній;
24. сформувати звіт завантаженості співробітників;
25. сформувати фінансовий звіт;
26. перевірити журнал змін.

Критерії оцінювання

Критерій	Бали	Що перевіряється
Реалізація бази клієнтів, замовлень і кампаній	20	Клієнти, послуги, типи носіїв, замовлення, брифи, кампанії
Управління завданнями і контроль виконання	20	Завдання, виконавці, дедлайни, статуси, файли, погодження матеріалів
Планування бюджетів і облік оплат	20	Бюджети, фактичні витрати, рахунки, часткові оплати, повні оплати, маржа
Звіти про доходи, завантаженість і ефективність кампаній	20	Замовлення, кампанії, завантаженість співробітників, фінанси, ефективність кампаній
Інтерактивність через AJAX і зручність інтерфейсу	20	AJAX-створення завдань, зміна статусів, файли, погодження, календар кампаній, фільтрація звітів
Разом	100	Максимальна оцінка

Шкала оцінювання

Бали	Рівень	Опис
90–100	Відмінно	Модуль повністю працює: клієнти, брифи, замовлення, кампанії, завдання, файли, бюджети, рахунки, оплати, звіти й AJAX реалізовані коректно
75–89	Добре	Основна логіка працює, є незначні недоліки, які не руйнують процес управління рекламними замовленнями
60–74	Зараховано	Базовий сценарій працює, але частина функцій реалізована неповно або потребує доопрацювання
0–59	Не зараховано	Відсутня критична логіка: клієнти, замовлення, кампанії, завдання, рахунки або звіти

Критичні помилки

Критичними помилками вважаються ситуації, коли:

• неможливо створити клієнта;
• неможливо створити послугу агентства;
• неможливо створити замовлення;
• замовлення не прив’язується до клієнта;
• неможливо додати бриф;
• неможливо створити кампанію;
• кампанія не прив’язується до замовлення;
• неможливо створити завдання;
• завдання не має виконавця або дедлайну;
• статуси завдань не змінюються;
• файли не прив’язуються до замовлення або завдання;
• неможливо сформувати рахунок;
• оплата не прив’язується до рахунку;
• фактичні витрати не враховуються у фінансовому звіті;
• маржа рахується неправильно;
• звіти не відповідають фактичним замовленням, завданням і оплатам;
• зміни замовлень, кампаній, завдань, файлів і оплат не логуються.

Умова складання. Завдання не може бути зараховане, якщо система не дозволяє пройти базовий цикл рекламного агентства: клієнт → бриф → замовлення → кампанія → завдання → погодження → рахунок → оплата → звіт.

Очікуваний результат

У результаті виконання атестаційного завдання має бути створений модуль рекламного агентства в K2 ERP.

Модуль має підтримувати клієнтів, контактних осіб, послуги агентства, типи рекламних носіїв, підрядників, замовлення, брифи, рекламні кампанії, завдання, файли, погодження матеріалів, бюджети, витрати, рахунки, оплати, акти, кабінет клієнта, сповіщення, звіти, AJAX-інтерактив і логування змін.

Примітка

ERP для рекламного агентства допомагає централізовано управляти замовленнями, кампаніями, командами, файлами, бюджетами та фінансами.

Такий модуль зменшує хаос у комунікації, допомагає не губити брифи й макети, контролює строки завдань, показує реальну маржу і дає керівнику прозору картину роботи агентства.

Коротко

Питання	Відповідь
Що потрібно створити?	Модуль управління рекламним агентством
Які довідники потрібні?	Клієнти, послуги агентства, типи носіїв, співробітники, підрядники
Який головний процес?	Бриф, замовлення, кампанія, завдання, погодження, рахунок, оплата
Що має містити кампанія?	Носій, строки, бюджет, витрати, відповідального і статус
Що має містити завдання?	Виконавця, дедлайн, опис, статус і зв’язок із кампанією
Які фінанси потрібні?	Бюджет, витрати, рахунки, оплати, борги, маржа
Які звіти потрібні?	Замовлення, кампанії, завантаженість, фінанси, ефективність кампаній
Що є критичною вимогою?	Замовлення має мати кампанії, завдання, рахунки й контроль оплат

Див. також

• K2 ERP
• K2 ERP
• Атестаційні завдання K2 ERP
• CRM
• Управління задачами
• Багтрекер
• Каса
• Рахунок на оплату
• Рекламна кампанія
• Бриф
• Маркетинг
• Звітність
• AJAX