K2 VDoc
K2 VDoc — це розділ документації, який описує роботу з файловими документами, версіями файлів, централізованим сховищем, правами доступу, історією змін, блокуванням документів, колективною роботою, резервним копіюванням та архівом документів.
Загальна логіка K2 VDoc
- Загальна концепція K2 VDoc
- Призначення системи
- Файлові документи
- Колективна робота з документами
- Контроль версій
- Життєвий цикл файлу
- Централізоване сховище документів
- Відмінність VDoc від класичного документообігу
Початкове налаштування
- Початкове налаштування K2 VDoc
- Створення сховища документів
- Налаштування структури папок
- Налаштування типів файлів
- Користувачі системи
- Групи користувачів
- Ролі доступу
- Права доступу до папок
- Права доступу до файлів
- Політика збереження версій
- Налаштування резервного копіювання
Файли і документи
- Огляд роботи з файлами
- Завантаження файлу
- Створення документа у сховищі
- Картка файлу
- Метадані файлу
- Опис файлу
- Теги файлу
- Категорії файлів
- Перейменування файлу
- Переміщення файлу
- Копіювання файлу
- Видалення файлу
- Відновлення файлу
- Архівування файлу
Версії документів
- Огляд версій документів
- Створення нової версії файлу
- Історія версій
- Перегляд попередньої версії
- Відновлення попередньої версії
- Порівняння версій
- Коментар до версії
- Автор версії
- Дата зміни версії
- Контроль актуальної версії
- Заборона зміни старих версій
Блокування і редагування файлів
- Огляд блокування файлів
- Взяти файл у роботу
- Повернути файл після редагування
- Check-out документа
- Check-in документа
- Як подивитися, хто працює з файлом
- Примусове розблокування файлу
- Конфлікт одночасного редагування
- Захист від випадкового перезапису
Папки і структура сховища
- Огляд папок
- Створення папки
- Дерево папок
- Проєктні папки
- Папки підрозділів
- Папки клієнтів
- Папки договорів
- Папки шаблонів
- Архівні папки
- Права доступу до папок
- Наслідування прав доступу
Права доступу і безпека
- Огляд безпеки
- Користувачі і групи
- Ролі доступу
- Право перегляду файлів
- Право додавання файлів
- Право редагування файлів
- Право видалення файлів
- Право завантаження файлів
- Обмеження копіювання файлів
- Доступ до історії версій
- Доступ до архіву
- Конфіденційні документи
- Журнал доступу до файлів
Історія змін і аудит
- Історія змін
- Хто змінював файл
- Коли змінювався файл
- Що змінилося у файлі
- Журнал дій користувачів
- Журнал завантажень
- Журнал видалень
- Журнал відновлень
- Аудит доступу
- Аудит версій
Пошук документів
- Огляд пошуку
- Пошук за назвою файлу
- Пошук за описом
- Пошук за тегами
- Пошук за автором
- Пошук за датою
- Пошук за типом файлу
- Пошук у папці
- Розширений пошук
- Фільтри документів
- Збережені пошуки
Шаблони документів
- Огляд шаблонів
- Створення шаблону
- Завантаження шаблону
- Версії шаблонів
- Папка шаблонів
- Права доступу до шаблонів
- Використання шаблону
- Оновлення шаблону
- Архів шаблонів
Резервне копіювання і відновлення
- Огляд резервного копіювання
- Політика резервного копіювання
- Резервне копіювання файлів
- Резервне копіювання бази даних
- Автоматичні резервні копії
- Ручне резервне копіювання
- Відновлення файлу
- Відновлення версії
- Відновлення сховища
- Перевірка резервних копій
Архів документів
- Огляд архіву
- Архівування документів
- Архівні папки
- Архівні версії
- Пошук в архіві
- Відновлення з архіву
- Термін зберігання документів
- Видалення з архіву
Колективна робота
- Огляд колективної роботи
- Спільна папка
- Спільний доступ до файлу
- Передача файлу іншому користувачу
- Коментарі до файлу
- Обговорення файлу
- Завдання по файлу
- Повідомлення про зміну файлу
- Сповіщення про нову версію
- Робота підрозділу з документами
Інтеграція з K2 ERP
- Огляд інтеграції з K2 ERP
- Зв’язок файлу з контрагентом
- Зв’язок файлу з договором
- Зв’язок файлу з клієнтом
- Зв’язок файлу з проєктом
- Зв’язок файлу із замовленням
- Зв’язок файлу з рахунком
- Зв’язок файлу із закупівлею
- Зв’язок файлу зі складським документом
- Зв’язок файлу з бухгалтерським документом
- Файли у картках ERP-об’єктів
Типові сценарії використання
- Зберігання договорів
- Зберігання рахунків і актів
- Зберігання сканів первинних документів
- Зберігання технічної документації
- Зберігання креслень
- Зберігання шаблонів
- Колективна робота з Excel-файлами
- Колективна робота з Word-документами
- Контроль версій комерційної пропозиції
- Контроль версій договору
- Архів проєктної документації
Адміністрування K2 VDoc
- Адміністрування K2 VDoc
- Налаштування сховища
- Налаштування файлових обмежень
- Налаштування типів файлів
- Налаштування розміру файлів
- Налаштування прав
- Налаштування журналів
- Налаштування резервного копіювання
- Моніторинг сховища
- Очищення сховища
- Перенесення сховища
Інтеграції
- Огляд інтеграцій
- Інтеграція з файловою системою
- Інтеграція з офісними документами
- Інтеграція з email
- Інтеграція з CRM
- Інтеграція з договорами
- Інтеграція з проєктами
- Інтеграція з бухгалтерією
- API K2 VDoc
Часті питання
- Часті питання по K2 VDoc
- Чим VDoc відрізняється від класичного документообігу
- Як завантажити файл
- Як створити нову версію
- Як відновити стару версію
- Як подивитися історію змін
- Як дізнатися, хто працює з файлом
- Як розблокувати файл
- Чому файл заблокований
- Чому не видно файл
- Чому немає доступу до папки
- Як налаштувати права доступу
- Як знайти документ
- Як відновити видалений файл