Табель обліку робочого часу 1С

Кадровий облік 1С — це контур 1С та BAS, який використовується для ведення даних про працівників, фізичних осіб, прийняття на роботу, кадрові переміщення, звільнення, посади, підрозділи, штатний розпис, графіки роботи, табелі, відпустки, лікарняні, відрядження, кадрові накази та інші події трудової історії працівника.

Кадровий облік тісно пов’язаний із зарплатою, але це не одне й те саме. Кадровий облік відповідає на питання: хто працює, де працює, на якій посаді, з якої дати, за яким графіком і в якому статусі. Зарплатний облік відповідає на питання: скільки працівнику нарахувати, що утримати і скільки виплатити.

Головне. Кадровий облік 1С — це основа для зарплати. Якщо неправильно заведений працівник, дата прийняття, посада, підрозділ, графік або звільнення, зарплата, табель, відпустки, лікарняні й звітність можуть розраховуватися неправильно.

Проста аналогія. Кадровий облік — це трудова історія працівника в ERP: коли прийшов, куди прийшов, ким працює, куди переведений, коли був у відпустці, коли звільнився і які умови роботи мав у кожний період.

Важливо про 1С та BAS. В Україні продукти екосистеми 1С і частина продуктів BAS пов’язані з санкційними, юридичними, кібербезпековими та репутаційними ризиками. Указ Президента України №184/2020 ввів у дію рішення РНБО щодо санкцій, а Держспецзв’язку веде перелік забороненого до використання програмного забезпечення та комунікаційного обладнання, де згадуються продукти 1С/BAS, зокрема 1C:Підприємство 8 і BAS ERP. Перед підтримкою, використанням або міграцією таких систем потрібно перевіряти актуальні офіційні обмеження.

Що таке кадровий облік у 1С

Кадровий облік у 1С — це ведення структурованої інформації про працівників і кадрові події.

До кадрового обліку належать:

фізичні особи;
працівники;
прийняття на роботу;
кадрові переміщення;
зміна посади;
зміна підрозділу;
зміна графіка роботи;
зміна умов оплати;
звільнення;
штатний розпис;
посади;
підрозділи;
графіки роботи;
табелі;
відпустки;
лікарняні;
відрядження;
кадрові накази;
кадрова історія;
персональні дані;
кадрова звітність.

Кадровий облік створює базу для подальшого нарахування зарплати, розрахунку відпусток, лікарняних, компенсацій, податків, внесків і формування звітності.

Чим кадровий облік відрізняється від зарплати

Контур	За що відповідає	Приклад
Кадровий облік	Хто працює, де, ким, з якої дати, за яким графіком	Іваненко прийнятий менеджером з 01.05.2026
Зарплатний облік	Скільки нарахувати, утримати і виплатити	Іваненку нараховано 30 000 грн

Кадрові дані є підставою для зарплатного розрахунку. Якщо працівника не прийняли на роботу в системі, документ нарахування зарплати може його не побачити. Якщо працівника звільнили не тією датою, система може припинити або продовжити нарахування неправильно.

Основні об’єкти кадрового обліку

Об’єкт	Що означає	Приклад
Фізична особа	Людина як персональна сутність	Іваненко Іван Петрович
Працівник	Фізична особа в межах трудових відносин з організацією	Іваненко як працівник ТОВ “Компанія”
Організація	Юридична особа або компанія-роботодавець	ТОВ “Компанія”
Підрозділ	Структурна одиниця компанії	Відділ продажів
Посада	Посада працівника	Менеджер з продажу
Графік роботи	Норма і режим роботи	П’ятиденка, змінний графік
Кадровий документ	Подія в кадровій історії	Прийняття, переведення, звільнення

Фізична особа і працівник

У 1С/BAS часто розрізняються фізична особа і працівник.

Фізична особа — це людина як носій персональних даних: ПІБ, ІПН, дата народження, паспортні дані, адреса, контакти.

Працівник — це ця сама людина в межах конкретних трудових відносин з організацією.

Поняття	Дані	Приклад
Фізична особа	ПІБ, ІПН, дата народження, паспорт	Іваненко Іван Петрович
Працівник	Організація, дата прийняття, підрозділ, посада, графік	Іваненко — менеджер ТОВ “Компанія”

Одна фізична особа може мати кілька записів працівника:

основне місце роботи;
внутрішнє сумісництво;
зовнішнє сумісництво;
повторне прийняття після звільнення;
робота в різних організаціях однієї групи.

Типова помилка. Замість одного запису фізичної особи створюють кілька дублів: “Іваненко Іван”, “Иваненко Иван”, “Іваненко І. П.”. Потім зарплата, звітність, відпустки й історія роз’їжджаються.

Довідник фізичних осіб

Довідник фізичних осіб зазвичай містить:

ПІБ;
ІПН / РНОКПП;
дату народження;
стать;
паспортні дані;
адресу реєстрації;
адресу проживання;
контактний телефон;
email;
банківські реквізити;
сімейний стан;
документи;
пільги;
інші персональні дані.

Цей довідник потребує особливого захисту, бо містить персональні дані.

Довідник працівників

Довідник працівників зберігає інформацію про трудові відносини.

У ньому можуть бути:

організація;
фізична особа;
табельний номер;
дата прийняття;
дата звільнення;
підрозділ;
посада;
графік;
вид зайнятості;
стан працівника;
основне місце роботи або сумісництво;
спосіб відображення зарплати;
відповідальний;
кадрова історія.

Працівник — це ключова сутність для зарплати, табелю, відпусток, лікарняних і кадрових звітів.

Табельний номер

Табельний номер — це унікальний внутрішній номер працівника.

Він потрібен для:

ідентифікації працівника;
табелю;
зарплати;
кадрових наказів;
інтеграції з банком;
інтеграції з HR-системою;
імпорту з іншої системи;
міграції;
Power BI.

При міграції табельний номер часто використовують як один із ключів зіставлення працівників.

Підрозділи

Підрозділи описують організаційну структуру компанії.

Приклади підрозділів:

адміністрація;
бухгалтерія;
відділ продажів;
склад;
виробництво;
сервісний відділ;
відділ закупівель;
IT-відділ;
HR-відділ.

Підрозділ впливає на:

кадрові звіти;
табель;
зарплатні витрати;
аналітику ФОП;
права доступу;
штатний розпис;
Power BI.

Посади

Посада визначає роль працівника в компанії.

Приклади посад:

директор;
головний бухгалтер;
бухгалтер;
менеджер з продажу;
комірник;
водій;
інженер;
оператор;
HR-менеджер.

Посада може використовуватися:

у кадрових наказах;
у штатному розписі;
у звітах;
у зарплаті;
у правах доступу;
у маршрутах погодження;
у посадових інструкціях.

Штатний розпис

Штатний розпис — це структура посад і ставок у компанії.

Він може містити:

організацію;
підрозділ;
посаду;
кількість штатних одиниць;
оклад;
тариф;
надбавки;
дату введення;
дату закриття;
зайнятість;
вакансії.

Приклад:

Підрозділ	Посада	Штатних одиниць	Оклад	Зайнято	Вакансій
Бухгалтерія	Бухгалтер	2	28 000 грн	1	1
Відділ продажів	Менеджер	5	30 000 грн	4	1

Штатний розпис допомагає контролювати, чи не прийнято більше працівників, ніж передбачено структурою.

Прийняття на роботу

Документ Прийняття на роботу фіксує початок трудових відносин.

Зазвичай у ньому вказують:

організацію;
працівника;
дату прийняття;
підрозділ;
посаду;
графік роботи;
вид зайнятості;
оклад або тариф;
випробувальний строк;
спосіб відображення зарплати;
табельний номер;
наказ;
коментар.

Приклад:

Поле	Значення
Працівник	Іваненко Іван
Дата прийняття	01.05.2026
Організація	ТОВ “Компанія”
Підрозділ	Відділ продажів
Посада	Менеджер з продажу
Графік	П’ятиденний
Оклад	30 000 грн

Кадрове переміщення

Кадрове переміщення використовується, коли змінюються умови роботи працівника.

Наприклад:

змінився підрозділ;
змінилася посада;
змінився оклад;
змінився графік;
працівника перевели на іншу ставку;
змінився спосіб відображення зарплати;
змінилася організаційна структура.

Приклад:

Було	Стало
Менеджер з продажу	Керівник групи продажів
Відділ продажів	Комерційний відділ
Оклад 30 000 грн	Оклад 40 000 грн

Кадрове переміщення має дату. Саме дата визначає, з якого моменту нові умови впливають на зарплату й табель.

Зміна окладу

Зміна окладу може оформлюватися кадровим переміщенням або окремим документом, залежно від конфігурації.

Важливо вказати:

працівника;
дату зміни;
старий оклад;
новий оклад;
підставу;
наказ;
коментар.

Якщо дата зміни окладу неправильна, зарплата за місяць може розрахуватися некоректно.

Зміна графіка роботи

Графік роботи визначає норму часу. Його зміна впливає на:

табель;
оклад;
погодинну оплату;
відпустки;
лікарняні;
нічні;
понаднормові;
зарплату.

Приклади:

п’ятиденний графік → змінний графік;
повний день → неповний день;
повний тиждень → неповний тиждень;
денна робота → нічні зміни.

Звільнення

Документ Звільнення фіксує завершення трудових відносин.

У ньому можуть бути:

працівник;
дата звільнення;
причина звільнення;
стаття або підстава;
наказ;
компенсація відпустки;
остаточний розрахунок;
дата виплати;
коментар.

Після звільнення працівник не повинен потрапляти в звичайне нарахування зарплати за наступні періоди, але його історія має зберігатися.

Типова помилка. Працівника фактично звільнили, але в 1С не провели документ звільнення. У результаті він продовжує потрапляти в табель, зарплату або звіти.

Повторне прийняття працівника

Якщо людина раніше працювала, була звільнена, а потім знову прийнята, важливо не створити дубль фізичної особи.

Правильний підхід:

знайти існуючу фізичну особу;
створити новий кадровий запис працівника або нову кадрову подію;
зберегти історію попереднього періоду роботи;
не змішувати старе звільнення і нове прийняття;
правильно перенести ІПН, документи, банківські реквізити.

Сумісництво

Сумісництво може бути:

внутрішнє;
зовнішнє.

У кадровому обліку потрібно правильно визначити:

основне місце роботи;
сумісництво;
ставку;
графік;
оклад;
табель;
оподаткування;
звітність.

Одна фізична особа може бути основним працівником на одній посаді і сумісником на іншій.

Цивільно-правові договори

У деяких конфігураціях окремо ведуться фізичні особи або виконавці за договорами ЦПХ.

Важливо не плутати:

штатного працівника;
сумісника;
виконавця за ЦПХ;
ФОП-постачальника;
контрагента.

Це різні облікові ролі, і вони можуть по-різному впливати на кадровий облік, зарплату, податки та звітність.

Графіки роботи

Графік роботи описує планову норму часу.

У графіку можуть бути:

робочі дні;
вихідні;
святкові дні;
кількість годин;
зміни;
нічні години;
скорочені дні;
неповний час;
індивідуальні графіки.

Приклади графіків:

Графік	Опис
П’ятиденка	Понеділок–п’ятниця, 8 годин
Змінний	Робота за змінами
Неповний день	Менше годин на день
Неповний тиждень	Менше робочих днів
Індивідуальний	Окремий графік для конкретного працівника

Табель кадрового обліку

Табель 1С відображає фактичну присутність або відсутність працівника.

У табелі можуть бути:

явка;
відпустка;
лікарняний;
відрядження;
прогул;
вихідний;
святковий день;
нічні години;
понаднормові;
простій;
неявка з невідомої причини.

Приклад:

Працівник	Норма	Явка	Відпустка	Лікарняний
Іваненко Іван	21 день	18 днів	3 дні	0
Петренко Олена	21 день	15 днів	0	6 днів

Табель напряму впливає на зарплату.

Відпустки в кадровому обліку

Відпустки 1С — це кадрові події, які фіксують відсутність працівника.

У документі відпустки можуть бути:

працівник;
вид відпустки;
дата початку;
дата завершення;
кількість днів;
період роботи;
наказ;
підстава;
ознака оплати;
залишок відпустки;
коментар.

Відпустка впливає на:

табель;
зарплату;
середній заробіток;
залишок днів відпустки;
компенсацію при звільненні;
кадрову історію.

Залишки відпусток

Залишки відпусток — важлива частина кадрового обліку.

Потрібно контролювати:

право на відпустку;
використані дні;
невикористані дні;
періоди роботи;
додаткові відпустки;
компенсації;
коригування залишків.

При міграції залишки відпусток часто є одним із найскладніших блоків, бо вони залежать від історії прийняття, звільнення, відпусток, переведень і правил розрахунку.

Лікарняні в кадровому обліку

Лікарняні 1С фіксують період тимчасової непрацездатності.

У документі лікарняного можуть бути:

працівник;
номер лікарняного;
період;
причина;
страховий стаж;
дні за рахунок роботодавця;
дні за рахунок фонду або відповідного джерела;
вплив на табель;
вплив на зарплату;
коментар.

Лікарняний є і кадровою подією, і підставою для зарплатного розрахунку.

Відрядження

Відрядження також може бути кадровою подією.

У документі відрядження можуть бути:

працівник;
дата початку;
дата завершення;
місце;
мета;
наказ;
добові;
витрати;
зв’язок із авансовим звітом;
вплив на табель.

Відрядження може впливати на оплату часу і кадрову історію.

Кадрові накази

Кадрові документи часто формують друковані накази.

Приклади:

наказ про прийняття;
наказ про переведення;
наказ про звільнення;
наказ про відпустку;
наказ про відрядження;
наказ про зміну окладу;
наказ про сумісництво.

Друкована форма наказу має відповідати кадровим даним у системі. Якщо в документі помилка, вона потрапить і в наказ, і в облік.

Кадрова історія працівника

Кадрова історія показує, як змінювалися умови роботи працівника з часом.

Вона може містити:

прийняття;
переведення;
зміни посад;
зміни підрозділів;
зміни графіків;
зміни окладів;
відпустки;
лікарняні;
відрядження;
звільнення;
повторні прийняття.

Приклад:

Дата	Подія	Посада	Підрозділ
01.05.2024	Прийняття	Менеджер	Відділ продажів
01.01.2025	Переведення	Старший менеджер	Відділ продажів
01.06.2026	Переведення	Керівник групи	Комерційний відділ

Кадровий облік і зарплата

Кадровий облік напряму впливає на зарплату.

Зарплата залежить від:

дати прийняття;
дати звільнення;
окладу;
графіка;
ставки;
посади;
підрозділу;
табелю;
відпусток;
лікарняних;
кадрових переміщень;
сумісництва.

Якщо кадрові дані введені з помилкою, зарплатний розрахунок теж буде помилковим.

Кадровий облік і регістр розрахунків

Кадрові документи можуть впливати на регістри розрахунків через зарплатні нарахування.

Наприклад:

прийняття на роботу створює право на нарахування;
відпустка витісняє оклад за період відпустки;
лікарняний витісняє явку;
звільнення припиняє нарахування;
зміна окладу впливає на суму з певної дати.

Кадровий документ сам по собі може не створювати бухгалтерську проводку, але він визначає, як потім будуть працювати зарплатні регістри.

Кадровий облік і бухгалтерія

Кадрові дані впливають на бухгалтерський облік через зарплату.

Наприклад:

підрозділ визначає витрати;
посада може визначати рахунок витрат;
спосіб відображення зарплати визначає проводки;
кадрове переміщення може змінити рахунок витрат;
звільнення запускає остаточний розрахунок.

Приклад:

Працівник	Підрозділ	Посада	Рахунок витрат
Бухгалтер	Бухгалтерія	Бухгалтер	92
Менеджер	Відділ продажів	Менеджер	93
Робітник	Виробництво	Оператор	23

Кадровий облік і права доступу

Кадрові дані є чутливими.

Потрібно контролювати права на:

перегляд працівників;
перегляд персональних даних;
зміну паспортних даних;
зміну ІПН;
створення кадрових документів;
зміну окладів;
перегляд окладів;
звільнення працівників;
формування наказів;
експорт у Excel;
перегляд історії змін.

Критично. Кадровий облік містить персональні дані, документи, ІПН, оклади, історію роботи й іншу чутливу інформацію. Доступ має бути обмежений ролями, а зміни — логуватися.

Аудит кадрових змін

Для кадрового обліку важливо знати:

хто створив працівника;
хто змінив персональні дані;
хто змінив оклад;
хто створив прийняття;
хто провів звільнення;
хто змінив графік;
хто видалив або помітив документ;
коли це сталося;
яка була стара і нова інформація.

Аудит потрібен для безпеки, відповідальності, перевірок і розслідування помилок.

Типові помилки кадрового обліку

Помилка	Причина	Наслідок
Дубль фізичної особи	Одну людину завели кілька разів	Роз’їжджається історія, зарплата, звітність
Немає прийняття на роботу	Працівника створили в довіднику, але не оформили кадровий документ	Працівник не потрапляє в зарплату
Неправильна дата прийняття	Помилка користувача	Неправильний розрахунок зарплати за перший місяць
Неправильний графік	Не той режим роботи	Неправильна норма часу і зарплата
Не проведено звільнення	Документ не створили або не провели	Працівник продовжує потрапляти в розрахунки
Неправильний підрозділ	Не зробили кадрове переміщення	Витрати і звіти по ФОП неправильні
Неправильний залишок відпустки	Не перенесена історія або помилка в документах	Неправильна компенсація і планування відпусток

Помилка: працівник не потрапляє в зарплату

Якщо працівник не потрапляє в нарахування зарплати, потрібно перевірити:

Чи створена фізична особа.
Чи створений працівник.
Чи є документ прийняття.
Чи правильна дата прийняття.
Чи не звільнений працівник.
Чи правильна організація.
Чи правильний підрозділ.
Чи заданий графік.
Чи заданий оклад або вид оплати.
Чи заповнений табель.
Чи проведені кадрові документи.
Чи немає дублів працівника.

Помилка: неправильний залишок відпустки

Причини:

не перенесені старі відпустки;
неправильно вказана дата прийняття;
були звільнення і повторні прийняття;
не оформлено частину відпусток;
помилки в періодах роботи;
неправильний вид відпустки;
ручне коригування без пояснення;
міграція перенесла тільки поточний стан без історії.

Для виправлення потрібно аналізувати кадрову історію, періоди роботи, використані дні й правила розрахунку.

Помилка: дублікати працівників

Дублікати часто виникають під час:

ручного введення;
імпорту з Excel;
інтеграції з HR-системою;
міграції;
повторного прийняття;
зміни ПІБ;
помилок у ІПН.

Приклад дублів:

Іваненко Іван Петрович;
Іваненко І. П.;
Иваненко Иван Петрович;
Ivanenko Ivan.

Щоб уникнути дублів, потрібно використовувати надійні ключі:

ІПН / РНОКПП;
табельний номер;
дата народження;
документ;
внутрішній employee_id;
історичний код з 1С.

Кадровий облік і інтеграції

Кадрові дані можуть інтегруватися з:

зарплатним модулем;
банком;
HRM-системою;
системою контролю доступу;
табельною системою;
системою обліку робочого часу;
BI;
електронним документообігом;
порталом працівника;
CRM або ERP.

При інтеграціях важливо мати стабільні ідентифікатори працівників.

Приклад JSON для кадрової інтеграції

{
  "employee": {
    "external_id": "EMP-001",
    "person": {
      "full_name": "Іваненко Іван Петрович",
      "tax_id": "1234567890",
      "birth_date": "1990-05-15"
    },
    "employment": {
      "organization": "ТОВ Компанія",
      "hire_date": "2026-05-01",
      "department": "Відділ продажів",
      "position": "Менеджер з продажу",
      "work_schedule": "П'ятиденний",
      "employment_type": "Основне місце роботи"
    }
  }
}

Такий формат може використовуватися при міграції або інтеграції з HR-системою.

Кадровий облік і Power BI

У Power BI кадрові дані можна використовувати для аналітики:

кількість працівників;
динаміка найму;
динаміка звільнень;
плинність кадрів;
структура по підрозділах;
структура по посадах;
вакансії;
зайнятість штатного розпису;
відпустки;
лікарняні;
відсутності;
середній стаж;
ФОП по підрозділах;
план-факт чисельності.

Для якісної аналітики кадрові довідники мають бути чистими: без дублів, неправильних підрозділів, застарілих посад і неактуальних статусів.

Кадровий облік і міграція з 1С/BAS

Під час переходу з 1С або BAS у K2 ERP кадровий облік потрібно переносити дуже уважно.

Потрібно вирішити, що переносити:

фізичних осіб;
працівників;
кадрову історію;
поточний кадровий стан;
підрозділи;
посади;
штатний розпис;
графіки;
табельні номери;
залишки відпусток;
відкриті лікарняні;
звільнених працівників;
сумісників;
документи;
банківські реквізити;
дані для зарплати;
дані для Power BI.

Практичний принцип міграції. Кадрові дані не можна переносити як простий список ПІБ. Потрібно зберегти зв’язок: фізична особа → працівник → організація → підрозділ → посада → графік → кадрова історія → зарплата.

Що перевірити перед міграцією кадрового обліку

Перед міграцією потрібно перевірити:

дублікати фізичних осіб;
дублікати працівників;
ІПН;
табельні номери;
активних працівників;
звільнених працівників;
сумісників;
повторні прийняття;
поточні посади;
поточні підрозділи;
графіки;
залишки відпусток;
відкриті лікарняні;
кадрову історію;
штатний розпис;
зв’язок із зарплатою;
права доступу до персональних даних.

Варіанти перенесення кадрових даних у K2 ERP

Варіант	Що переноситься	Коли підходить
Тільки поточний стан	Активні працівники, посади, підрозділи, графіки	Для швидкого старту нової ERP
Поточний стан + залишки	Активні працівники, залишки відпусток, відкриті лікарняні	Для запуску зарплати в новій системі
Повна кадрова історія	Усі прийняття, переведення, звільнення	Для HR-аудиту і повної історії
Архівний шар	Історія для перегляду без активного використання	Якщо старі дані потрібні тільки як довідка
BI-історія	Агреговані кадрові дані	Для аналітики в Power BI

Карта міграції кадрових даних

Дані 1С/BAS	Що означає	Дані K2 ERP	Контроль
Фізична особа	Людина	Person	ІПН, ПІБ, дата народження
Працівник	Трудові відносини	Employee	Організація, статус, табельний номер
Прийняття	Початок роботи	Hire event	Дата, посада, підрозділ
Кадрове переміщення	Зміна умов роботи	Employment change	Дата, старі/нові умови
Звільнення	Завершення роботи	Termination event	Дата, причина
Підрозділ	Організаційна структура	Department	Ієрархія
Посада	Роль працівника	Position	Назва, штат
Графік	Режим роботи	Work schedule	Норма часу
Залишок відпустки	Невикористані дні	Vacation balance	Перевірка по працівниках

Контрольні суми при міграції кадрового обліку

Після перенесення потрібно звірити:

кількість фізичних осіб;
кількість працівників;
кількість активних працівників;
кількість звільнених;
кількість сумісників;
кількість підрозділів;
кількість посад;
кількість штатних одиниць;
кількість вакансій;
залишки відпусток;
кількість відкритих лікарняних;
кількість працівників без ІПН;
кількість працівників без графіка;
кількість працівників без підрозділу;
вибіркову кадрову історію по ключових працівниках.

Реплікатор K2 і кадровий облік 1С

Реплікатор K2 може допомогти при перенесенні кадрових даних із 1С або BAS у K2 ERP.

Він може використовуватися для:

вивантаження фізичних осіб;
вивантаження працівників;
пошуку дублікатів;
вивантаження кадрової історії;
вивантаження підрозділів;
вивантаження посад;
вивантаження штатного розпису;
вивантаження графіків;
вивантаження залишків відпусток;
підготовки контрольних сум;
підготовки JSON для імпорту;
підготовки даних для Power BI;
паралельного запуску 1С/BAS і K2 ERP.

Кадровий облік у сучасній ERP

У сучасній ERP кадровий облік має бути пов’язаний із:

HRM;
payroll;
табелем;
відпустками;
лікарняними;
штатним розписом;
банківськими виплатами;
електронним документообігом;
правами доступу;
аудитом;
BI;
API;
порталом працівника.

У K2 ERP кадровий облік може бути реалізований через довідники працівників, фізичних осіб, організаційну структуру, посади, графіки, кадрові події, документи, права доступу, інтеграції й аналітику.

Безпека персональних даних

Кадровий облік містить персональні дані.

Потрібно контролювати:

хто бачить персональні дані;
хто бачить ІПН;
хто бачить паспортні дані;
хто бачить оклади;
хто може змінювати кадрові документи;
хто може експортувати списки працівників;
хто має доступ до звільнених працівників;
як логуються зміни;
як зберігаються резервні копії;
як працюють інтеграції.

Важливо. Кадрові дані — це не просто довідники. Це персональні дані людей, тому доступ до них має бути обмежений, контрольований і зафіксований у журналі дій.

Санкції та ризики використання 1С/BAS в Україні

При описі механізмів 1С і BAS в українському контексті потрібно згадувати санкційні та безпекові ризики.

1С історично є російською програмною екосистемою. Після початку російської агресії проти України використання такого програмного забезпечення стало питанням не тільки бухгалтерії, а й кібербезпеки, комплаєнсу, репутації та цифрової незалежності.

Указ Президента України №184/2020 ввів у дію рішення РНБО від 14 травня 2020 року щодо застосування, скасування і внесення змін до персональних спеціальних економічних та інших обмежувальних заходів. Держспецзв’язку також веде офіційний перелік забороненого до використання програмного забезпечення та комунікаційного обладнання; у цьому переліку згадуються продукти 1С/BAS, зокрема 1C:Підприємство 8 і BAS ERP.

Важливо. Кадровий облік містить персональні дані, ІПН, паспортні дані, кадрову історію, посади, оклади, графіки, відпустки й лікарняні. Якщо ці дані зберігаються або обробляються в ризиковому чи підсанкційному ПЗ, компанії потрібно оцінити юридичні, технічні та кібербезпекові ризики і планувати перехід на безпечну ERP-платформу.

Типові питання

Що таке кадровий облік 1С?

Кадровий облік 1С — це ведення даних про фізичних осіб, працівників, прийняття, переведення, звільнення, посади, підрозділи, графіки, відпустки, лікарняні й кадрову історію.

Чим кадровий облік відрізняється від зарплати?

Кадровий облік описує трудову історію і умови роботи працівника. Зарплата розраховує суми нарахувань, утримань, податків і виплат на основі кадрових даних.

Чому працівник не потрапляє в зарплату?

Можливо, немає проведеного прийняття на роботу, неправильна дата, не заданий графік, працівник звільнений або створений дубль.

Чому важливо не створювати дублікати фізичних осіб?

Дублі розривають кадрову історію, зарплатні дані, ІПН, відпустки, лікарняні й звітність.

Що важливо при міграції кадрового обліку в K2 ERP?

Потрібно перенести не тільки ПІБ, а й зв’язки між фізичною особою, працівником, організацією, підрозділом, посадою, графіком, кадровою історією і зарплатою.

Коротко

Питання	Відповідь
Що таке кадровий облік 1С?	Контур для ведення працівників, фізичних осіб, кадрових документів, посад, підрозділів, графіків і кадрової історії.
Для чого потрібен?	Для правильного табелю, зарплати, відпусток, лікарняних, звітності й HR-аналітики.
Що таке фізична особа?	Людина як носій персональних даних.
Що таке працівник?	Фізична особа в межах трудових відносин з організацією.
Що найчастіше ламається?	Дублі фізичних осіб, неправильні дати, графіки, підрозділи, звільнення, залишки відпусток.
Що важливо при міграції?	Зберегти кадрову історію, поточний стан, графіки, залишки відпусток і зв’язок із зарплатою.

Висновок

Кадровий облік 1С — це фундамент зарплатного та HR-контурів. Він визначає, хто працює в компанії, з якої дати, на якій посаді, у якому підрозділі, за яким графіком, які кадрові події відбувалися і в якому стані перебуває працівник.

Якщо кадрові дані неправильні, помилки переходять далі: у табель, зарплату, відпустки, лікарняні, податки, проводки, звітність і Power BI. Тому кадровий облік потрібно вести не як формальний список працівників, а як точну історію трудових подій.

Кадровий облік — це хронологія трудового життя працівника в ERP.

При переході з 1С або BAS у K2 ERP кадрові дані потрібно переносити особливо обережно: очистити дублікати, звірити ІПН, табельні номери, активних і звільнених працівників, підрозділи, посади, графіки, залишки відпусток, відкриті лікарняні та зв’язок із зарплатою.

Правильна міграція кадрового обліку дозволяє новій ERP стартувати зі звіреною структурою працівників, без дублів, неправильних залишків відпусток і розривів між кадрами та зарплатою.

Див. також

Зовнішні посилання