Каса 1С

Каса 1С — це розділ або механізм системи 1С, який використовується для обліку готівкових коштів, касових документів, прибуткових і видаткових касових ордерів, касової книги, розрахунків із підзвітними особами, надходження готівки, видачі готівки, інкасації, переміщення коштів між касами, валютної каси та контролю залишків готівки.

У практиці переходу з 1С на K2 ERP каса має особливе значення, тому що касові документи впливають на грошові залишки, бухгалтерські проводки, взаєморозрахунки, підзвітні суми, фінансову звітність, касову дисципліну, аудит і стартові залишки в новій системі.

Головне. Каса 1С — це облік готівки: скільки грошей отримано, кому видано, за яким документом, у якій валюті, з якої каси, з якою підставою і як це вплинуло на бухгалтерський та управлінський облік.

Важливо про 1С і BAS. 1С та частина продуктів BAS мають санкційні, юридичні й кібербезпекові ризики в Україні. Окремі продукти 1С і BAS внесені до відкритих переліків програмного забезпечення, забороненого до використання для окремих категорій організацій. Тому аналіз касового обліку 1С часто є підготовчим етапом до переходу на українську ERP-платформу, а не розвитком старої системи.

Підхід K2 ERP. Під час переходу з 1С касу потрібно переносити як фінансовий контур: довідник кас, касові документи або стартові залишки, валюти, підзвітні особи, взаєморозрахунки, проводки, касову книгу, відповідальних осіб і контрольні звірки.

Вступ

Каса — один із базових елементів фінансового обліку.

Через касу проходять операції з готівкою:

надходження грошей від покупців;
видача грошей постачальникам;
видача підзвітних сум працівникам;
повернення підзвітних сум;
внесення готівки в банк;
отримання готівки з банку;
інкасація;
переміщення між касами;
роздрібна виручка;
службові виплати;
валютні операції;
інші готівкові операції.

У 1С касовий облік зазвичай ведеться через касові документи, які після проведення формують рухи грошей і бухгалтерські проводки.

Що таке каса в 1С

Каса в 1С — це об’єкт обліку, який відображає місце зберігання готівкових коштів.

Каса може бути:

основна каса підприємства;
каса магазину;
каса філії;
каса підрозділу;
валютна каса;
каса відповідальної особи;
операційна каса;
тимчасова каса для окремого проєкту.

Приклад довідника кас:

Каса	Валюта	Відповідальний	Підрозділ
Основна каса	UAH	Касир	Центральний офіс
Каса магазину №1	UAH	Старший продавець	Магазин №1
Валютна каса USD	USD	Фінансовий менеджер	Центральний офіс

Простими словами. Каса 1С — це місце, де система обліковує готівку: гривню, валюту, надходження, видачі, залишки і відповідальних осіб.

Касові документи

Касові операції в 1С зазвичай оформлюються документами.

Основні документи:

прибутковий касовий ордер;
видатковий касовий ордер;
авансовий звіт;
переміщення грошових коштів;
інкасація;
надходження готівки з банку;
внесення готівки в банк;
касова зміна або роздрібний звіт;
інвентаризація каси;
коригування залишків каси.

У різних конфігураціях 1С назви документів можуть відрізнятися, але логіка залишається подібною.

Прибутковий касовий ордер

Прибутковий касовий ордер — це документ, який відображає надходження готівки в касу.

Типові причини надходження:

оплата від покупця;
повернення підзвітних сум;
отримання готівки з банку;
повернення позики;
внесок засновника;
інша готівкова виручка;
роздрібна виручка;
повернення від постачальника.

Приклад:

Поле	Значення
Документ	Прибутковий касовий ордер
Дата	15.05.2026
Каса	Основна каса
Контрагент	ТОВ “Клієнт”
Підстава	Оплата за рахунком №123
Сума	10 000 грн

Після проведення документ збільшує залишок готівки в касі.

Видатковий касовий ордер

Видатковий касовий ордер — це документ, який відображає видачу готівки з каси.

Типові причини видачі:

оплата постачальнику;
видача підзвітній особі;
виплата зарплати;
внесення готівки в банк;
повернення покупцю;
видача позики;
господарські витрати;
службові виплати;
інкасація.

Приклад:

Поле	Значення
Документ	Видатковий касовий ордер
Дата	15.05.2026
Каса	Основна каса
Отримувач	Петренко П.П.
Підстава	Видача під звіт
Сума	3 000 грн

Після проведення документ зменшує залишок готівки в касі.

Касова книга

Касова книга — це звіт або форма, у якій відображаються касові операції за період.

Вона може містити:

дату;
номер документа;
вид операції;
надходження;
видаток;
залишок на початок дня;
залишок на кінець дня;
касу;
відповідального;
підставу;
кореспондуючий рахунок.

Приклад:

Дата	Документ	Надходження	Видаток	Залишок
15.05.2026	Залишок на початок	-	-	20 000 грн
15.05.2026	ПКО №15	10 000 грн	-	30 000 грн
15.05.2026	ВКО №8	-	3 000 грн	27 000 грн

Касові рахунки

У бухгалтерському обліку каса зазвичай пов’язана з рахунками грошових коштів.

Наприклад:

Рахунок	Значення
301	Готівка в національній валюті
302	Готівка в іноземній валюті

Конкретний план рахунків і субрахунки залежать від конфігурації, облікової політики та налаштувань компанії.

Типові проводки по касі

Касові документи можуть формувати бухгалтерські проводки.

Приклад надходження готівки від покупця:

Операція	Дт	Кт	Сума
Отримано оплату від покупця	301	361	10 000 грн

Приклад видачі підзвітній особі:

Операція	Дт	Кт	Сума
Видано кошти під звіт	372	301	3 000 грн

Приклад внесення готівки в банк:

Операція	Дт	Кт	Сума
Готівку внесено на банківський рахунок	311	301	15 000 грн

Каса і взаєморозрахунки

Касові документи часто впливають на взаєморозрахунки.

Наприклад:

покупець оплатив готівкою — зменшується дебіторська заборгованість;
постачальнику видано готівку — зменшується кредиторська заборгованість;
працівнику видано підзвітні кошти — виникає борг підзвітної особи;
працівник повернув залишок підзвітних коштів — борг зменшується.

Приклад:

Операція	Вплив
ПКО від покупця	Зменшує борг покупця
ВКО постачальнику	Зменшує борг перед постачальником
ВКО підзвітній особі	Збільшує борг працівника перед компанією
ПКО повернення підзвітних сум	Зменшує борг працівника

Каса і підзвітні особи

Підзвітні особи — частий сценарій роботи з касою.

Типовий процес:

Працівнику видають гроші з каси.
Працівник купує товари або послуги.
Працівник подає авансовий звіт.
Невикористаний залишок повертається в касу.
Перевитрата може бути відшкодована працівнику.

Приклад:

Етап	Документ	Сума
Видача під звіт	Видатковий касовий ордер	5 000 грн
Звіт про витрати	Авансовий звіт	4 200 грн
Повернення залишку	Прибутковий касовий ордер	800 грн

Каса і банк

Каса часто пов’язана з банківськими операціями.

Типові сценарії:

отримання готівки з банку;
внесення готівки в банк;
інкасація виручки;
конвертація;
переміщення коштів;
комісія банку.

Приклад внесення готівки в банк:

Документ	Каса	Банк	Сума
Видатковий касовий ордер	-10 000 грн	-	10 000 грн
Банківська виписка	-	+10 000 грн	10 000 грн

У міграції важливо не задвоїти такі операції: одна операція може бути відображена і в касі, і в банку.

Каса і роздрібна торгівля

У роздрібній торгівлі каса може бути пов’язана з:

касовими змінами;
продажами через POS;
фіскальними чеками;
роздрібною виручкою;
поверненнями покупців;
інкасацією;
еквайрингом;
звітами касира;
касами магазинів;
змінами продавців.

Приклад:

Магазин	Готівкова виручка	Еквайринг	Інкасація
Магазин №1	25 000 грн	40 000 грн	20 000 грн

У K2 ERP такі сценарії краще розділяти на готівку, еквайринг, касові зміни, інкасацію і банківське надходження.

Валютна каса

У 1С може вестися валютна каса.

Наприклад:

каса USD;
каса EUR;
каса PLN.

Валютна каса потребує:

валюти;
курсу;
гривневого еквівалента;
переоцінки;
курсових різниць;
окремих рахунків обліку;
контролю залишків у валюті.

Приклад:

Каса	Валюта	Сума у валюті	Курс	Еквівалент UAH
Валютна каса USD	USD	1 000	40,00	40 000

Каса і курси валют

Якщо в касі є іноземна валюта, курси валют впливають на облік.

Потрібно контролювати:

курс на дату операції;
курс на дату переоцінки;
валютний залишок;
гривневий еквівалент;
курсові різниці;
валюти кас;
правильність кратності.

Каса і інвентаризація

Інвентаризація каси — це звірка фактичної готівки з обліковим залишком.

Приклад:

Каса	Обліковий залишок	Фактичний залишок	Різниця
Основна каса	27 000 грн	27 000 грн	0 грн
Каса магазину №1	15 500 грн	15 300 грн	-200 грн

Результати інвентаризації можуть призвести до:

оприбуткування надлишку;
списання нестачі;
службового розслідування;
коригування обліку;
зміни відповідального;
додаткової перевірки касових документів.

Каса і ліміт готівки

У касовому обліку може бути важливим контроль ліміту залишку готівки.

У системі можна контролювати:

залишок на кінець дня;
перевищення ліміту;
каси з найбільшими залишками;
дні без інкасації;
відповідальних осіб;
порушення касової дисципліни.

Приклад:

Каса	Ліміт	Залишок	Перевищення
Основна каса	50 000 грн	45 000 грн	Ні
Каса магазину №1	20 000 грн	28 000 грн	Так

Каса і документи без проведення

Касовий документ може бути створений, але не проведений.

Наприклад:

прибутковий касовий ордер є в журналі;
сума вказана;
друкована форма сформована;
але документ не проведений.

У такому випадку він зазвичай не впливає на залишок каси і проводки.

Перед міграцією потрібно окремо перевірити непроведені касові документи.

Каса і помічені на видалення документи

Касові документи, помічені на видалення, зазвичай не потрібно переносити.

Але перед цим потрібно перевірити:

чи не були вони проведені раніше;
чи не вплинули на касову книгу;
чи не дублюють інші документи;
чи немає по них друкованих форм;
чи не пов’язані вони з банком або авансовим звітом.

Каса і дублікати

Дублікати касових документів — небезпечна проблема.

Приклади:

одна оплата від покупця введена двічі;
один підзвіт виданий двома документами;
інкасація відображена і як ВКО, і як окремий рух без зв’язку;
внесення готівки в банк задвоєне касою і банківською випискою;
повернення готівки створене повторно.

Ознаки дубля:

однакова дата;
однакова сума;
однакова каса;
однаковий контрагент або працівник;
однакова підстава;
близькі номери документів;
однаковий коментар.

Каса і журнал документів

Касові документи зазвичай відображаються в журналі касових документів або загальному журналі документів.

Через журнал можна перевірити:

дату;
номер;
касу;
суму;
вид операції;
відповідального;
проведення;
помітку видалення;
контрагента;
підзвітну особу;
коментар.

Перед міграцією журнал касових документів потрібно використати для аналізу.

Каса і касові залишки

Касовий залишок — це сума готівки, яка має бути в касі за даними системи.

Залишок формується проведеними касовими документами.

Приклад:

Операція	Надходження	Видаток	Залишок
Початковий залишок	-	-	20 000
ПКО	10 000	-	30 000
ВКО	-	3 000	27 000

Каса і початкові залишки

Під час переходу в K2 ERP часто переносять не всю історію касових документів, а початкові залишки кас на дату переходу.

Приклад:

Дата переходу	Каса	Валюта	Залишок
01.06.2026	Основна каса	UAH	27 000
01.06.2026	Каса магазину №1	UAH	15 300
01.06.2026	Валютна каса USD	USD	1 000

Каса і міграція в K2 ERP

Під час переходу з 1С у K2 ERP потрібно вирішити, що переносити.

Можливі варіанти:

Варіант	Що переноситься	Коли доречно
Тільки залишки кас	Залишки на дату переходу	Найпрактичніший варіант
Залишки і відкриті підзвітні суми	Каси, підзвітні особи, борги	Якщо є активні підзвітні операції
Касові документи за період	ПКО, ВКО, авансові звіти за останній період	Якщо потрібна актуальна історія
Повна історія каси	Усі касові документи за багато років	Складний сценарій, потрібен рідко
Архів у 1С	Історія лишається в старій базі	Якщо потрібна тільки довідкова історія

Що переносити по касі

Для якісної міграції можуть бути потрібні:

довідник кас;
валюта каси;
відповідальна особа;
залишок на дату переходу;
касові документи за період;
підзвітні особи;
відкриті підзвітні суми;
взаєморозрахунки;
пов’язані банківські операції;
проводки;
касова книга;
коментарі;
зовнішні номери документів;
документи з вкладеннями;
історія інкасацій;
валютні курси для валютної каси.

Таблиця відповідності кас

Перед міграцією потрібно створити таблицю відповідності кас.

Каса в 1С	Каса в K2 ERP	Валюта	Коментар
Основная касса	Основна каса	UAH	Нормалізовано назву
Каса Магазин 1	Каса магазину №1	UAH	Активна каса
USD cash	Валютна каса USD	USD	Валютна каса

Приклад міграційного файлу касових залишків

CSV-файл:

date;cashbox;currency;amount;responsible
2026-06-01;Основна каса;UAH;27000.00;Касир
2026-06-01;Каса магазину №1;UAH;15300.00;Старший продавець
2026-06-01;Валютна каса USD;USD;1000.00;Фінансовий менеджер

JSON-приклад:

{
  "cash_balances": [
    {
      "date": "2026-06-01",
      "cashbox": "Основна каса",
      "currency": "UAH",
      "amount": 27000.00,
      "responsible": "Касир"
    }
  ]
}

XML-приклад:

<ЗалишкиКас Дата="2026-06-01">
    <Залишок>
        <Каса>Основна каса</Каса>
        <Валюта>UAH</Валюта>
        <Сума>27000.00</Сума>
        <Відповідальний>Касир</Відповідальний>
    </Залишок>
</ЗалишкиКас>

Контроль після міграції

Після перенесення каси потрібно звірити:

залишки по кожній касі;
залишки по валютах;
підзвітні суми;
відкриті авансові звіти;
касові документи за період;
пов’язані банківські операції;
касову книгу;
бухгалтерські рахунки 301/302;
відповідальних осіб;
дублікати.

Приклад звірки:

Показник	У 1С	У K2 ERP
Основна каса UAH	27 000	27 000
Каса магазину №1 UAH	15 300	15 300
Валютна каса USD	1 000	1 000
Підзвітні особи	12 500	12 500

Каса і API в K2 ERP

У K2 ERP касові операції можуть передаватися через API.

Приклад надходження готівки:

{
  "document_type": "cash_receipt",
  "date": "2026-06-01",
  "cashbox": "Основна каса",
  "currency": "UAH",
  "amount": 10000.00,
  "counterparty": "ТОВ Клієнт",
  "purpose": "Оплата за рахунком №123"
}

Приклад видачі підзвітній особі:

{
  "document_type": "cash_expense",
  "date": "2026-06-01",
  "cashbox": "Основна каса",
  "currency": "UAH",
  "amount": 3000.00,
  "employee": "Петренко П.П.",
  "purpose": "Видача під звіт"
}

Каса і права доступу

Каса — фінансово чутливий розділ.

Права потрібно обмежувати для:

створення касових документів;
проведення касових документів;
скасування проведення;
зміни старих документів;
перегляду залишків;
перегляду валютної каси;
видачі підзвітних сум;
інкасації;
коригування залишків;
друку касових форм;
доступу до касової книги.

Каса і логіювання

Зміни в касових документах потрібно логіювати.

Бажано фіксувати:

хто створив документ;
хто провів;
хто змінив;
хто скасував проведення;
стару суму;
нову суму;
касу;
валюту;
дату;
підставу;
пов’язаний документ;
причину зміни.

Типові проблеми каси 1С

У старих базах 1С часто зустрічаються проблеми:

касові документи не проведені;
є документи з поміткою видалення;
залишки кас не збігаються з фактом;
дублікати ПКО або ВКО;
неправильні підзвітні особи;
неправильні контрагенти;
каса і банк задвоїли одну операцію;
валютна каса має неправильний курс;
касова книга не збігається з рахунком 301;
старі каси не закриті;
відповідальні особи неактуальні;
документи створені заднім числом;
є ручні бухгалтерські операції по касі;
не проведена інвентаризація каси.

Каса і ручні бухгалтерські операції

Іноді касу коригували не касовими документами, а ручними бухгалтерськими операціями.

Наприклад:

Дт 301 Кт 719;
Дт 949 Кт 301;
Дт 301 Кт 372;
Дт 372 Кт 301.

Такі операції потрібно перевіряти окремо, бо вони можуть впливати на бухгалтерський залишок каси, але не завжди відображатися в касовій книзі так, як очікує користувач.

Каса і дата переходу

Перед міграцією потрібно визначити дату переходу.

Наприклад:

до 31.05.2026 каса ведеться в 1С;
на 01.06.2026 формується залишок кас;
з 01.06.2026 нові касові документи вводяться тільки в K2 ERP.

Потрібно заборонити створення нових касових документів у старій 1С після дати переходу, інакше залишки розійдуться.

Як не треба робити

Погані підходи:

переносити касу без звірки фактичної готівки;
переносити тільки документи без залишків;
переносити залишки без підзвітних сум;
не перевіряти валютну касу;
не перевіряти дублікати;
не звіряти касу з банком;
не враховувати ручні операції;
не переносити відповідальних осіб;
не логіювати зміни;
залишити 1С активною для каси після запуску K2 ERP.

Найгірший сценарій. Компанія переносить касові залишки в K2 ERP без інвентаризації, не перевіряє підзвітні суми, валютну касу, дублікати й ручні операції. У результаті нова система стартує з неправильними грошовими залишками.

Як правильно працювати з касою перед міграцією

Правильний порядок:

Сформувати список усіх кас.
Відокремити активні каси від архівних.
Перевірити валюту кожної каси.
Перевірити відповідальних осіб.
Сформувати залишки на дату переходу.
Провести інвентаризацію фактичної готівки.
Звірити касову книгу.
Звірити рахунки 301 і 302.
Перевірити непроведені касові документи.
Перевірити документи з поміткою видалення.
Перевірити дублікати.
Перевірити підзвітні суми.
Перевірити зв’язок каси з банком.
Перевірити валютну касу і курси.
Перевірити ручні бухгалтерські операції.
Підготувати таблицю відповідності кас.
Виконати тестове перенесення в K2 ERP.
Звірити залишки після міграції.
Зафіксувати результат у протоколі.

Каса і K2 ERP

У K2 ERP касовий облік може включати:

довідник кас;
касові документи;
прибуткові касові операції;
видаткові касові операції;
валютні каси;
підзвітних осіб;
авансові звіти;
інкасацію;
переміщення коштів;
касову книгу;
контроль залишків;
інвентаризацію каси;
права доступу;
логіювання;
API;
BI-аналітику.

Каса і BI-аналітика

Касові дані можуть використовуватися в BI.

Аналітика може показувати:

залишки готівки;
рух готівки;
надходження по касах;
видатки по касах;
підзвітні суми;
прострочені підзвітні борги;
інкасацію;
перевищення лімітів;
каси з відхиленнями;
валютні залишки;
роздрібну виручку;
динаміку готівкових операцій.

Каса і цифрова незалежність

Аналіз каси 1С — це частина підготовки до виходу зі старої ризикової системи.

Компанія повинна:

забрати касові залишки;
звірити фактичну готівку;
зберегти касові документи або архів;
перенести підзвітні суми;
перевірити валютну касу;
не переносити дублікати і хаос;
перейти на українську ERP;
зменшити залежність від 1С і BAS.

Цифрова незалежність. Каса — це частина фінансової відповідальності бізнесу. Під час переходу з 1С важливо перенести не просто документи, а достовірні грошові залишки, підзвітні суми, валютні дані й контроль касової дисципліни.

Коротко

Питання	Відповідь
Що таке каса 1С?	Це механізм обліку готівкових коштів, касових документів, касової книги, підзвітних сум і залишків готівки.
Які основні касові документи?	Прибутковий касовий ордер, видатковий касовий ордер, авансовий звіт, інкасація, переміщення грошових коштів.
Що таке прибутковий касовий ордер?	Документ, який відображає надходження готівки в касу.
Що таке видатковий касовий ордер?	Документ, який відображає видачу готівки з каси.
Що перевірити перед міграцією?	Каси, залишки, валюту, підзвітні суми, непроведені документи, дублікати, касову книгу, рахунки 301/302.
Чи потрібно переносити всю історію каси?	Не завжди. Часто достатньо перенести залишки на дату переходу, відкриті підзвітні суми та залишити стару базу як архів.
Яка головна помилка?	Перенести касові залишки без інвентаризації фактичної готівки і звірки з касовою книгою.
Чи є санкційні ризики у 1С і BAS?	Так. Окремі продукти 1С і BAS внесені до переліків забороненого програмного забезпечення для окремих категорій організацій в Україні.

Висновок

Каса 1С — це важливий механізм фінансового обліку, який відповідає за готівкові кошти, прибуткові та видаткові касові ордери, касову книгу, підзвітні суми, інкасацію, валютну касу, проводки й залишки.

Під час переходу на K2 ERP касу не можна переносити формально.

Потрібно:

визначити всі активні каси;
перевірити залишки;
провести інвентаризацію фактичної готівки;
звірити касову книгу;
перевірити підзвітні суми;
перевірити валютну касу;
перевірити дублікати;
врахувати ручні бухгалтерські операції;
перенести залишки або потрібну історію;
налаштувати права доступу і логіювання.

Правильний підхід. Касу 1С потрібно переносити не як набір старих документів, а як перевірений фінансовий залишок і контрольований процес роботи з готівкою в K2 ERP.

З урахуванням санкційних, юридичних і кібербезпекових ризиків 1С та BAS, аналіз касового обліку старої системи має бути частиною ширшої стратегії переходу на українське програмне забезпечення, цифрову незалежність і сучасну ERP-архітектуру.

K2 ERP у цьому процесі може стати новою платформою для контрольованого касового обліку, готівкових операцій, підзвітних сум, валютної каси, касової книги, API, BI-аналітики, логіювання, прав доступу і подальшого розвитку фінансової автоматизації бізнесу.

Див. також

Зовнішні посилання