Взаєморозрахунки 1С

Взаєморозрахунки 1С — це один із ключових розділів обліку в системах 1С та BAS, який використовується для контролю боргів, оплат, авансів, договорів, рахунків, актів, накладних і фінансових відносин із контрагентами.

У практичному сенсі взаєморозрахунки показують, хто кому і скільки винен:

покупець винен компанії за відвантажений товар;
компанія винна постачальнику за отримані послуги;
клієнт зробив передоплату;
постачальнику перераховано аванс;
частина боргу закрита оплатою;
частина боргу зависла через неправильний договір, документ або валюту;
бухгалтеру потрібно сформувати акт звірки.

Головне. Взаєморозрахунки — це не просто список оплат. Це система зв’язків між контрагентами, договорами, рахунками, накладними, актами, банківськими виписками, касовими документами, авансами і боргами.

Для бізнесу. Правильні взаєморозрахунки дозволяють бачити реальну дебіторську та кредиторську заборгованість, контролювати прострочені борги, не втрачати аванси, швидко звірятися з контрагентами і приймати управлінські рішення.

Важливо щодо 1С та BAS. В Україні продукти екосистеми 1С і частина продуктів BAS пов’язані з санкційними та регуляторними обмеженнями. Тому при використанні, супроводі або міграції таких систем потрібно перевіряти актуальні рішення РНБО, укази Президента України, офіційні переліки забороненого програмного забезпечення та юридичні ризики для конкретної компанії.

Що таке взаєморозрахунки

Взаєморозрахунки — це облік фінансових зобов’язань між компанією та її контрагентами.

Контрагентами можуть бути:

покупці;
постачальники;
підрядники;
замовники;
орендодавці;
перевізники;
партнери;
фізичні особи;
пов’язані компанії;
філії або внутрішні організації групи.

У системах 1С та BAS взаєморозрахунки зазвичай формуються на основі документів. Користувач вводить рахунок, накладну, акт, оплату або повернення, а система на підставі цих документів розраховує борг.

Наприклад, якщо компанія відвантажила покупцю товар на 100 000 грн, але покупець оплатив лише 60 000 грн, то у взаєморозрахунках буде видно борг покупця 40 000 грн.

Якщо компанія перерахувала постачальнику аванс 25 000 грн, але товар ще не отримала, у взаєморозрахунках буде видно аванс постачальнику.

Навіщо потрібен облік взаєморозрахунків

Без нормального обліку взаєморозрахунків бізнес дуже швидко втрачає контроль над грошима.

Продажі можуть виглядати хорошими, але гроші не надходять. Постачальники можуть вимагати оплату, хоча частина рахунків уже оплачена. Клієнти можуть сперечатися щодо боргів. Бухгалтер може витрачати години на пошук, який документ яку оплату закрив.

Проблема. Якщо взаєморозрахунки ведуться неправильно, компанія може мати прибуток “на папері”, але не мати грошей на рахунку.

Взаєморозрахунки потрібні для того, щоб:

бачити дебіторську заборгованість;
бачити кредиторську заборгованість;
контролювати аванси;
розуміти, які документи оплачені, а які ні;
формувати акти звірки;
контролювати прострочені борги;
планувати платежі;
аналізувати платіжну дисципліну клієнтів;
контролювати роботу менеджерів;
готувати дані для управлінської звітності.

Основні об’єкти взаєморозрахунків

У системах 1С та BAS взаєморозрахунки зазвичай будуються навколо кількох ключових об’єктів.

Об’єкт	Що означає	Приклад
Контрагент	Юридична або фізична особа, з якою ведуться розрахунки	Покупець, постачальник, підрядник
Договір	Умови співпраці з контрагентом	Договір поставки, договір послуг, договір оренди
Документ реалізації	Документ, який створює борг покупця	Видаткова накладна, акт виконаних робіт
Документ надходження	Документ, який створює борг компанії перед постачальником	Прибуткова накладна, акт постачальника
Оплата	Грошовий документ, який закриває борг або створює аванс	Банківська виписка, касовий ордер
Аванс	Оплата, яка зроблена раніше, ніж оформлено постачання або реалізацію	Передоплата від покупця або передоплата постачальнику
Акт звірки	Документ для порівняння розрахунків із контрагентом	Звірка за місяць, квартал або рік

Дебіторська та кредиторська заборгованість

У взаєморозрахунках найчастіше аналізують два види заборгованості: дебіторську і кредиторську.

Дебіторська заборгованість — це сума, яку винні компанії її покупці, замовники або інші контрагенти.

Наприклад:

компанія відвантажила товар;
покупець товар отримав;
оплата ще не надійшла;
у системі виникла дебіторська заборгованість.

Кредиторська заборгованість — це сума, яку сама компанія винна постачальникам, підрядникам або іншим контрагентам.

Наприклад:

постачальник надав послугу;
акт підписано;
компанія ще не оплатила рахунок;
у системі виникла кредиторська заборгованість.

Простими словами. Дебіторка — це коли винні вам. Кредиторка — це коли винні ви.

Приклад взаєморозрахунків із покупцем

Розглянемо простий приклад.

Компанія продала покупцю товар на 120 000 грн.

Покупець оплатив 80 000 грн.

У взаєморозрахунках буде така картина:

Подія	Документ	Сума	Вплив на борг
Відвантаження товару	Видаткова накладна	120 000 грн	Покупець винен 120 000 грн
Оплата від покупця	Банківська виписка	80 000 грн	Борг зменшився до 40 000 грн
Поточний залишок	Звіт взаєморозрахунків	40 000 грн	Покупець ще винен 40 000 грн

У такому випадку менеджер бачить, що клієнт оплатив не все. Бухгалтер може сформувати акт звірки. Керівник може оцінити реальний стан дебіторської заборгованості.

Приклад авансу від покупця

Інша ситуація — покупець спочатку платить, а товар буде відвантажено пізніше.

Покупець перерахував 50 000 грн передоплати.

Товар ще не відвантажено.

У взаєморозрахунках з’являється аванс покупця.

Подія	Документ	Сума	Результат
Отримано оплату	Банківська виписка	50 000 грн	Виник аванс покупця
Відвантажено товар	Видаткова накладна	50 000 грн	Аванс закрито реалізацією
Поточний залишок	Звіт взаєморозрахунків	0 грн	Заборгованість відсутня

Аванс важливо не загубити. Якщо оплата не прив’язана до правильного договору або документа, у звітах може одночасно висіти і борг, і аванс по одному й тому самому контрагенту.

Приклад взаєморозрахунків із постачальником

Компанія отримала від постачальника товар на 70 000 грн.

Оплату ще не зроблено.

У взаєморозрахунках виникає кредиторська заборгованість.

Подія	Документ	Сума	Вплив на борг
Отримано товар	Прибуткова накладна	70 000 грн	Компанія винна постачальнику 70 000 грн
Оплачено постачальнику	Банківська виписка	30 000 грн	Борг зменшився до 40 000 грн
Поточний залишок	Звіт взаєморозрахунків	40 000 грн	Компанія ще винна 40 000 грн

Такі звіти потрібні для планування платежів. Якщо компанія не бачить реальну кредиторку, вона може пропустити важливий платіж або двічі оплатити один і той самий рахунок.

Роль договорів у взаєморозрахунках

Одна з найчастіших причин помилок у взаєморозрахунках — неправильне використання договорів.

У багатьох конфігураціях 1С та BAS взаєморозрахунки ведуться не тільки по контрагенту, а й по договору.

Це означає, що один і той самий контрагент може мати кілька договорів:

договір поставки товарів;
договір послуг;
договір оренди;
валютний договір;
договір у гривні;
договір із передоплатою;
договір із післяплатою.

Якщо рахунок оформлено по одному договору, а оплату завантажено по іншому, система може показати дивну ситуацію:

по одному договору є борг;
по іншому договору є аванс;
загалом по контрагенту наче все правильно;
але акт звірки не сходиться.

Типова помилка. Документ реалізації створено за договором №1, а оплату завантажено за договором №2. У результаті система показує одночасно заборгованість і аванс.

Роль рахунків, накладних і актів

У взаєморозрахунках важливо розуміти різницю між рахунком, накладною та актом.

Рахунок часто є попереднім документом. Він показує, що компанія планує продати або купити, але сам по собі не завжди створює бухгалтерську заборгованість.

Видаткова накладна зазвичай підтверджує відвантаження товару покупцю і створює борг покупця.

Акт виконаних робіт підтверджує надання послуг і також може створювати заборгованість.

Прибуткова накладна або документ надходження створює борг компанії перед постачальником.

У реальному бізнесі користувачі часто плутають ці документи. Наприклад, менеджер вважає, що якщо рахунок виставлено, то клієнт уже винен гроші. Але в обліку борг може з’явитися тільки після реалізації або акта.

Оплати та закриття боргу

Оплати у взаєморозрахунках можуть надходити з різних джерел:

банківська виписка;
касовий ордер;
еквайринг;
платіжна система;
взаємозалік;
повернення коштів;
коригування боргу.

Щоб взаєморозрахунки були правильними, оплата має бути коректно прив’язана до:

контрагента;
договору;
рахунку або документа;
валюти;
організації;
статті руху коштів;
аналітики управлінського обліку.

Якщо ці реквізити заповнені неправильно, звіт може показувати помилкову заборгованість.

Акт звірки взаєморозрахунків

Акт звірки — це документ, який показує стан розрахунків між двома сторонами за певний період.

Зазвичай акт звірки містить:

початковий залишок;
документи реалізації;
документи надходження;
оплати;
повернення;
коригування;
кінцевий залишок.

Акт звірки потрібен для того, щоб компанія і контрагент підтвердили, що однаково бачать борг.

Наприклад, компанія вважає, що покупець винен 40 000 грн. Покупець вважає, що він винен лише 25 000 грн. Акт звірки допомагає знайти різницю: можливо, не враховано оплату, повернення товару або коригування.

Акт звірки — це не формальність. Це інструмент контролю грошей, документів і довіри між компанією та контрагентом.

Типові проблеми у взаєморозрахунках 1С

У практиці використання 1С та BAS часто зустрічаються типові проблеми.

Проблема	Причина	Наслідок
Одночасно висить борг і аванс	Оплата і документ оформлені по різних договорах або рахунках	Звіт показує неправильний залишок
Не сходиться акт звірки	Не всі документи введені або оплати рознесені неправильно	Суперечки з контрагентом
Борг показується не по тому контрагенту	Помилка при виборі контрагента або дубль у довіднику	Дані у звітах недостовірні
Не закривається аванс	Немає зв’язку між оплатою і реалізацією	Аванси накопичуються роками
Різниця у валюті	Неправильний курс або валютний договір	Помилки у сумових різницях
Різні залишки в бухгалтерському та управлінському обліку	Різні правила проведення документів	Керівник і бухгалтер бачать різні цифри

Дублі контрагентів

Окрема велика проблема — дублювання контрагентів.

Наприклад, у довіднику можуть бути записи:

ТОВ “Ромашка”;
ТОВ Ромашка;
Ромашка ТОВ;
Ромашка;
ТОВ “Ромашка Україна”.

Якщо документи оформляються на різні картки одного й того самого контрагента, взаєморозрахунки розбиваються. Частина боргу висить на одному записі, частина оплат — на іншому.

У результаті менеджер бачить, що клієнт нібито винен гроші, хоча оплата вже була. Або навпаки — клієнт має борг, але він захований на іншій картці.

Правило. Один реальний контрагент має відповідати одному коректному запису в довіднику. Дублі потрібно знаходити, об’єднувати або блокувати для використання.

Валютні взаєморозрахунки

Якщо компанія працює з іноземними постачальниками або покупцями, виникають валютні взаєморозрахунки.

Тут важливо враховувати:

валюту договору;
курс на дату документа;
курс на дату оплати;
курсові різниці;
часткові оплати;
аванси в іноземній валюті;
переоцінку заборгованості.

Наприклад, компанія отримала рахунок на 10 000 євро. На дату документа курс був один, а на дату оплати — інший. У результаті в обліку можуть виникати курсові різниці.

Якщо валютні договори налаштовані неправильно, звіти по взаєморозрахунках можуть показувати некоректні залишки.

Взаємозалік

Взаємозалік — це ситуація, коли дві сторони мають зустрічні зобов’язання одна перед одною.

Наприклад:

компанія винна постачальнику 30 000 грн;
той самий контрагент як покупець винен компанії 30 000 грн;
сторони домовляються закрити борги без руху грошей.

У системі це оформлюється документом взаємозаліку або коригування боргу.

Взаємозаліки важливо оформлювати акуратно, тому що вони впливають не тільки на взаєморозрахунки, а й на бухгалтерський, податковий та управлінський облік.

Звіти по взаєморозрахунках

У 1С та BAS зазвичай використовуються різні звіти для контролю взаєморозрахунків.

Це можуть бути:

оборотно-сальдова відомість по рахунках;
відомість по взаєморозрахунках із контрагентами;
заборгованість покупців;
заборгованість постачальникам;
звіт по авансах;
аналіз субконто;
акт звірки;
управлінський звіт по дебіторці;
звіт по простроченій заборгованості.

Для керівника важливо мати не просто бухгалтерський звіт, а зрозумілу управлінську картину:

хто винен найбільше;
скільки боргу прострочено;
які менеджери мають проблемну дебіторку;
які клієнти регулярно затримують оплату;
які постачальники отримали аванси, але ще не поставили товар.

Прострочена заборгованість

Прострочена заборгованість — це борг, який не погашено у встановлений договором строк.

Наприклад, за договором покупець має оплатити товар протягом 14 днів після відвантаження. Якщо минуло 20 днів, а оплата не надійшла, борг стає простроченим.

Для контролю простроченої дебіторки потрібні:

дата виникнення боргу;
умови оплати;
дата планового платежу;
відповідальний менеджер;
сума боргу;
кількість днів прострочення;
історія комунікації з клієнтом.

Управлінський ризик. Продаж без контролю оплати — це не завжди прибуток. Іноді це просто збільшення дебіторської заборгованості.

Взаєморозрахунки і CRM

У сучасній ERP взаєморозрахунки мають бути пов’язані не тільки з бухгалтерією, а й з CRM.

Менеджер із продажів повинен бачити:

чи є борг у клієнта;
чи можна відвантажувати нове замовлення;
чи є прострочена заборгованість;
чи були аванси;
чи є кредитний ліміт;
коли очікується наступна оплата.

Якщо CRM не бачить взаєморозрахунків, менеджер може продовжувати продавати клієнту, який уже давно не платить.

Взаєморозрахунки і склад

Взаєморозрахунки пов’язані також зі складським обліком.

Продаж товару створює не тільки фінансовий борг покупця, а й рух товару на складі. Надходження товару від постачальника створює і складський залишок, і кредиторську заборгованість.

Тому в ERP важливо, щоб документи були пов’язані між собою:

замовлення покупця;
резерв товару;
відвантаження;
рахунок;
оплата;
акт звірки;
повернення.

Якщо склад живе окремо, а бухгалтерія окремо, компанія втрачає цілісну картину.

Взаєморозрахунки і управлінський облік

Бухгалтерський облік і управлінський облік можуть дивитися на взаєморозрахунки по-різному.

Бухгалтерії важливі рахунки обліку, податкові документи, проводки, регламентовані форми.

Керівнику важливо інше:

скільки грошей реально мають заплатити клієнти;
які платежі потрібно зробити постачальникам;
який прогноз грошового потоку;
де зависли аванси;
які борги ризикові;
які продажі ще не перетворилися на гроші.

ERP-підхід. Взаєморозрахунки повинні бути зрозумілі не тільки бухгалтеру, а й власнику, фінансовому директору, менеджеру та керівнику підрозділу.

Санкції та ризики використання 1С і BAS в Україні

При підготовці статей про 1С та BAS в українському контексті важливо окремо згадувати санкційні та регуляторні ризики.

1С історично є російською програмною екосистемою. Після початку російської агресії проти України питання використання російського програмного забезпечення стало не тільки технічним або бухгалтерським, а й безпековим, юридичним та репутаційним.

В Україні санкції щодо пов’язаних із 1С суб’єктів запроваджувалися рішеннями РНБО, які вводилися в дію указами Президента України. Зокрема, Указ Президента України №184/2020 від 14 травня 2020 року ввів у дію рішення РНБО щодо застосування, скасування і внесення змін до персональних спеціальних економічних та інших обмежувальних заходів.

Окремо в Україні діють переліки програмного забезпечення та комунікаційного обладнання, забороненого до використання в певних сферах. У таких переліках згадуються продукти лінійки BAS, зокрема BAS ERP.

Важливо. Питання використання 1С та BAS не можна розглядати лише як питання зручності обліку. Для українського бізнесу це також питання санкцій, кібербезпеки, походження програмного забезпечення, оновлень, підтримки, доступу до даних і цифрової незалежності.

Для компаній це означає, що потрібно оцінювати:

чи не потрапляє постачальник або правовласник під санкції;
чи дозволено використовувати конкретний програмний продукт у конкретній сфері;
чи є ризики державних закупівель або роботи з державними підприємствами;
чи є безпечні та легальні оновлення;
хто має доступ до супроводу системи;
чи можна мігрувати дані на українську або міжнародну ERP-платформу;
чи є план відмови від застарілого та ризикового програмного забезпечення.

Чому бізнес переходить з 1С/BAS на інші ERP-системи

Причини переходу можуть бути різними.

Для одних компаній головна причина — санкції та ризики використання російського програмного забезпечення.

Для інших — технологічна застарілість, складність підтримки, залежність від вузьких спеціалістів, проблеми з інтеграціями, складність роботи у вебі, мобільності або хмарі.

Ще одна причина — потреба в сучасній архітектурі:

веб-інтерфейс;
API;
інтеграція з сайтами та маркетплейсами;
мобільні додатки;
BI-аналітика;
робота з файлами;
бізнес-процеси;
хмарне розгортання;
відкриті технології;
підтримка штучного інтелекту.

Міграція — це не просто перенесення довідників. При переході з 1С або BAS потрібно переносити не тільки контрагентів і товари, а й залишки, борги, аванси, договори, історію оплат, акти звірки та правила взаєморозрахунків.

Міграція взаєморозрахунків з 1С/BAS

Міграція взаєморозрахунків — одна з найвідповідальніших частин переходу на нову ERP-систему.

Недостатньо просто перенести список контрагентів. Потрібно правильно перенести фінансові залишки.

Зазвичай при міграції аналізують:

контрагентів;
договори;
валюти;
залишки дебіторської заборгованості;
залишки кредиторської заборгованості;
аванси отримані;
аванси видані;
відкриті рахунки;
незакриті реалізації;
незакриті надходження;
акти звірки;
взаємозаліки;
історію оплат.

Найкращий підхід — перед міграцією зробити звірку з ключовими контрагентами. Якщо в старій системі вже є хаос, нова система не повинна просто успадкувати цей хаос.

Приклад підготовки до міграції

Перед переходом з 1С або BAS на іншу ERP-систему можна виконати такі кроки:

Крок	Що зробити	Навіщо
1	Очистити дублі контрагентів	Щоб борги не розбивалися між кількома картками
2	Перевірити договори	Щоб оплати й документи були прив’язані правильно
3	Сформувати акти звірки	Щоб підтвердити реальні залишки
4	Розділити борги й аванси	Щоб не змішувати різні типи заборгованості
5	Перевірити валютні залишки	Щоб уникнути помилок у курсах і сумах
6	Зафіксувати дату переходу	Щоб мати чітку межу між старою і новою системою
7	Перенести залишки в нову ERP	Щоб почати роботу з правильними даними

Взаєморозрахунки в сучасній ERP

У сучасній ERP взаєморозрахунки не повинні бути ізольованим бухгалтерським звітом.

Вони мають бути частиною єдиної системи управління бізнесом.

Сучасна система повинна показувати:

борги покупців;
борги постачальникам;
аванси;
прострочену дебіторку;
кредитні ліміти;
планові платежі;
зв’язок із замовленнями;
зв’язок зі складом;
зв’язок із CRM;
історію комунікацій;
документи і файли;
акти звірки;
аналітику по менеджерах;
прогноз грошового потоку.

Саме такий підхід дозволяє перейти від простого “ведення обліку” до управління грошима, ризиками і відносинами з контрагентами.

K2 ERP як альтернатива 1С/BAS для взаєморозрахунків

K2 ERP може розглядатися як сучасна українська ERP-платформа для заміни застарілих і санкційно ризикових систем 1С та BAS.

Для обліку взаєморозрахунків важливо, щоб система підтримувала:

контрагентів;
договори;
рахунки;
документи реалізації;
документи надходження;
банківські та касові операції;
акти звірки;
аванси;
взаємозаліки;
управлінську аналітику;
звіти;
інтеграції;
файли до документів;
права доступу;
історію змін.

Перевага сучасної ERP. Взаєморозрахунки мають бути не просто залишками по рахунках, а живою картиною відносин із клієнтами, постачальниками і партнерами.

У K2 ERP взаєморозрахунки можуть бути пов’язані з іншими частинами системи: CRM, складом, договорами, файлами, BI-звітами, дашбордами, бізнес-процесами, інтеграціями та управлінською аналітикою.

Коротко

Питання	Відповідь
Що таке взаєморозрахунки?	Облік боргів, оплат, авансів і фінансових зобов’язань між компанією та контрагентами.
Для чого вони потрібні?	Щоб бачити, хто кому і скільки винен, контролювати платежі, аванси, борги та акти звірки.
Що таке дебіторська заборгованість?	Сума, яку покупці або інші контрагенти винні компанії.
Що таке кредиторська заборгованість?	Сума, яку компанія винна постачальникам або іншим контрагентам.
Чому виникають помилки?	Через неправильні договори, дублікати контрагентів, нерознесені оплати, валютні різниці або некоректні документи.
Що таке акт звірки?	Документ, який показує стан розрахунків між компанією і контрагентом за певний період.
Чому важливо згадувати санкції щодо 1С/BAS?	Тому що в Україні використання російського та пов’язаного програмного забезпечення має юридичні, безпекові й репутаційні ризики.
Що важливо при міграції?	Перенести не тільки довідники, а й борги, аванси, договори, залишки, акти звірки та історію оплат.
Якою має бути сучасна альтернатива?	Веб-орієнтованою, інтегрованою, безпечною, відкритою до API, BI, CRM, мобільності та управлінської аналітики.

Висновок

Взаєморозрахунки в 1С та BAS — це одна з найважливіших частин обліку, бо саме тут видно реальний фінансовий стан відносин із покупцями, постачальниками і партнерами.

Якщо взаєморозрахунки ведуться правильно, компанія бачить свої борги, аванси, платежі, прострочення і ризики. Якщо неправильно — у звітах з’являється хаос: одночасно борги й аванси, дублікати контрагентів, неправильні договори, незакриті документи і проблеми з актами звірки.

Взаєморозрахунки — це фінансова пам’ять компанії. Вони показують, де гроші вже отримані, де ще очікуються, кому потрібно заплатити і які зобов’язання залишаються відкритими.

Для українського бізнесу тема взаєморозрахунків у 1С та BAS має ще один важливий вимір — санкційний і безпековий. Тому при роботі з такими системами потрібно не тільки розуміти механіку обліку, а й оцінювати ризики використання російського або пов’язаного програмного забезпечення.

Майбутнє обліку взаєморозрахунків — у сучасних ERP-платформах, які поєднують бухгалтерію, управлінський облік, CRM, склад, документообіг, BI, API, мобільність, файли, бізнес-процеси та аналітику в єдиній системі.

K2 ERP може бути одним із таких українських шляхів розвитку: не просто заміною старої системи, а платформою для побудови сучасного, безпечного і керованого обліку.

Див. також

Зовнішні посилання