Співробітники 1С

Співробітники 1С — це довідник або набір об’єктів у 1С / BAS, які використовуються для обліку працівників компанії: кадрових даних, посад, підрозділів, графіків роботи, табелів, зарплати, нарахувань, утримань, відповідальних осіб, доступів, витрат на персонал і управлінської HR-аналітики.

У практиці довідник співробітників відповідає на прості питання: хто працює в компанії, де працює, на якій посаді, за яким графіком, яку зарплату отримує, за що відповідає і як його дані використовуються в документах, звітах, зарплаті та ERP.

Санкційне застереження щодо 1С/BAS. Програмні продукти 1С та окремі рішення BAS пов’язані з російським походженням програмної платформи та можуть підпадати під санкційні, регуляторні, кібербезпекові або закупівельні обмеження в Україні. Перед використанням, супроводом, закупівлею, оновленням або інтеграцією 1С/BAS потрібно перевіряти чинні рішення РНБО, укази Президента України, перелік забороненого програмного забезпечення Держспецзв’язку, вимоги для державного сектору, критичної інфраструктури та внутрішні політики інформаційної безпеки компанії.

K2 ERP. K2 ERP може приймати й аналізувати дані співробітників з 1С/BAS: фізичні особи, працівники, підрозділи, посади, графіки роботи, табелі, кадрові документи, зарплатні дані, відповідальні особи, витрати на персонал, HRM, Power BI, AI та API.

Головна ідея. Співробітник у 1С — це не просто ПІБ у довіднику. Це об’єкт, який пов’язує кадровий облік, зарплату, табелі, документи, підрозділи, відповідальність, витрати, доступи, управлінську аналітику й міграцію в нову ERP.

Що таке співробітники 1С

Співробітники 1С — це довідник працівників організації, який використовується в кадровому, зарплатному, бухгалтерському, управлінському та операційному обліку.

У різних конфігураціях 1С/BAS можуть окремо використовуватися:

Простий приклад

У компанії працює менеджер із продажів.

У 1С для нього можуть бути заповнені такі дані:

Поле	Приклад	Для чого потрібно
Фізична особа	Іваненко Марія Петрівна	персональні дані
Співробітник	Іваненко М.П., ТОВ «Компанія»	кадровий і зарплатний облік
Підрозділ	Відділ продажів	аналітика витрат і відповідальність
Посада	Менеджер з продажів	кадровий облік
Графік роботи	П’ятиденка	табель і зарплата
Оклад	35 000 грн	нарахування зарплати
Відповідальний за клієнтів	Так	CRM, продажі, дебіторка

Якщо один із цих елементів заповнений неправильно, проблеми можуть з’явитися в зарплаті, табелі, P&L, CRM, правах доступу або звітах.

Фізична особа і співробітник

У 1С часто є різниця між фізичною особою і співробітником.

Об’єкт	Що означає	Приклад
Фізична особа	реальна людина з персональними даними	Іваненко Марія Петрівна
Співробітник	працевлаштування фізичної особи в конкретній організації	Іваненко М.П. у ТОВ «Компанія»

Одна фізична особа може мати кілька записів співробітника, якщо вона працювала в різних організаціях, була звільнена й прийнята повторно або має внутрішнє сумісництво.

Живий приклад: дубль співробітника

Працівник звільнився у березні, а в червні його знову прийняли на роботу.

Оператор створив не новий кадровий запис, а дубль фізичної особи з трохи іншою назвою:

Іваненко Марія Петрівна;
Иваненко Мария Петровна;
Іваненко М.П.

Наслідки:

зарплатна історія розірвалася;
залишки відпусток рахуються неправильно;
звіти по персоналу показують двох різних людей;
податкові дані можуть не збігатися;
міграція в ERP переносить дубль.

Правильніше — мати одну фізичну особу і коректні кадрові документи по прийому, звільненню або повторному прийому.

Для чого потрібен довідник співробітників

Довідник співробітників потрібен для:

кадрового обліку;
зарплати;
табелів;
графіків роботи;
відпусток;
лікарняних;
премій;
утримань;
податків;
витрат на персонал;
управлінської аналітики;
відповідальних у документах;
CRM і продажів;
складу;
виробництва;
погодження документів;
прав доступу;
міграції в ERP.

Основні реквізити співробітника

Типова картка співробітника може містити:

ПІБ;
дату народження;
ідентифікаційний код;
паспортні дані;
контактні дані;
організацію;
підрозділ;
посаду;
дату прийому;
дату звільнення;
графік роботи;
вид зайнятості;
оклад або тариф;
спосіб виплати;
банківський рахунок;
табельний номер;
відповідального;
статус;
коментар.

Приклад картки співробітника

Реквізит	Значення
ПІБ	Петренко Олег Сергійович
Організація	ТОВ «Приклад»
Підрозділ	Склад
Посада	Комірник
Табельний номер	000128
Графік роботи	Змінний 2/2
Дата прийому	01.02.2026
Відповідальність	Матеріально відповідальна особа

Такий співробітник може використовуватися в документах переміщення, інвентаризації, видачі матеріалів, табелі й зарплаті.

Співробітники і кадрові документи

Картка співробітника сама по собі не завжди означає повний кадровий облік.

Для коректної історії потрібні кадрові документи:

прийом на роботу;
кадрове переміщення;
зміна окладу;
зміна підрозділу;
зміна посади;
відпустка;
лікарняний;
відрядження;
звільнення;
повторний прийом;
сумісництво.

Приклад кадрової історії

Дата	Документ	Зміна
01.01.2025	Прийом на роботу	прийнято менеджером із продажів
01.06.2025	Кадрове переміщення	переведено у відділ ключових клієнтів
01.09.2025	Зміна оплати	оклад збільшено з 30 000 до 38 000 грн
31.12.2025	Звільнення	трудові відносини завершено

Така історія важлива для зарплати, звітності, HRM і міграції в ERP.

Співробітники і підрозділи

Підрозділи 1С показують, де працює співробітник.

Приклади підрозділів:

адміністрація;
бухгалтерія;
відділ продажів;
закупівлі;
склад;
виробництво;
сервіс;
логістика;
IT;
маркетинг;
юридичний відділ.

Підрозділ потрібен для:

зарплати;
витрат на персонал;
P&L;
бюджетування;
відповідальності;
маршрутизації документів;
прав доступу;
KPI.

Співробітники і посади

Посади 1С використовуються для кадрового обліку й організаційної структури.

Приклади посад:

директор;
головний бухгалтер;
менеджер з продажів;
закупівельник;
комірник;
виробничий майстер;
технолог;
водій;
лікар;
викладач;
інженер;
сервісний спеціаліст.

Посада допомагає формувати штатний розпис, кадрові накази, зарплатні правила та HR-аналітику.

Співробітники і графік роботи

Графік роботи 1С визначає норму робочого часу.

Приклади графіків:

п’ятиденний робочий тиждень;
шестиденний робочий тиждень;
змінний графік;
2/2;
доба через три;
неповний робочий день;
індивідуальний графік;
гнучкий графік.

Графік потрібен для табеля, окладу, погодинної оплати, відпусток, лікарняних і розрахунків зарплати.

Живий приклад: неправильний графік

Працівник працює за графіком 2/2, але в 1С йому випадково встановили стандартну п’ятиденку.

Наслідки:

табель рахує неправильну норму годин;
зарплата відрізняється від фактичної;
понаднормові можуть не рахуватися;
відпустка і лікарняні можуть бути некоректними;
звіт по фонду оплати праці спотворений.

Причина — неправильний графік у картці або кадровій історії співробітника.

Співробітники і табель

Табель 1С фіксує фактичний робочий час співробітника.

У табелі можуть бути:

робочі дні;
години;
нічні години;
понаднормові;
вихідні;
відпустки;
лікарняні;
відрядження;
прогули;
простої;
зміни.

Табель впливає на зарплату, виробничу аналітику, HR-звіти та витрати на персонал.

Співробітники і зарплата

Зарплата 1С використовує дані співробітників для розрахунку:

окладу;
погодинної оплати;
премій;
бонусів;
надбавок;
відпускних;
лікарняних;
компенсацій;
утримань;
податків;
ЄСВ;
ПДФО;
військового збору;
зарплатної заборгованості.

Приклад нарахування зарплати

Співробітник	Підрозділ	Оклад	Відпрацьовано	Нараховано
Петренко О.С.	Склад	28 000 грн	20 днів із 22	25 454,55 грн
Іваненко М.П.	Продажі	35 000 грн	22 дні з 22	35 000 грн

Якщо підрозділ або графік неправильний, зарплата може розрахуватися правильно по сумі, але потрапити не в той центр витрат.

Співробітники і витрати на персонал

Дані співробітників потрібні для аналізу витрат на персонал.

Управлінська аналітика може показувати:

фонд оплати праці;
зарплату по підрозділах;
зарплату по проєктах;
зарплату по посадах;
премії;
лікарняні;
відпустки;
понаднормові;
витрати на персонал у P&L;
план-факт зарплатного бюджету.

Співробітники і відповідальні особи

У 1С співробітники часто використовуються як відповідальні в документах.

Приклади:

відповідальний менеджер клієнта;
закупівельник у замовленні постачальнику;
комірник у складському документі;
касир у касовому документі;
майстер у виробничому завданні;
сервісний інженер у заявці;
бухгалтер у фінансовому документі;
погоджувач заявки на оплату.

Приклад відповідального менеджера

Клієнт закріплений за менеджером.

Клієнт	Менеджер	Що аналізує керівник
ТОВ «Клієнт A»	Іваненко М.П.	продажі, дебіторка, маржа
ТОВ «Клієнт B»	Сидоренко О.В.	продажі, прострочення, повторні замовлення

Якщо менеджер у довіднику дублюється або звільнений, CRM-аналітика може показувати неправильні продажі.

Співробітники і склад

На складі співробітники можуть бути:

комірниками;
матеріально відповідальними особами;
відповідальними за інвентаризацію;
отримувачами матеріалів;
авторами переміщень;
виконавцями відбору;
відповідальними за приймання.

Приклад:

У документі переміщення товарів 1С можна бачити, хто відпустив товар і хто його прийняв.

Співробітники і виробництво

У виробництві співробітники можуть бути пов’язані з:

виробничими змінами;
робочими центрами;
операціями;
майстрами;
бригадами;
нормами виробітку;
табелем;
відрядною оплатою;
браком;
виконаними роботами;
план-фактом виробництва.

Співробітники і CRM

У CRM співробітники можуть бути менеджерами, відповідальними за клієнтів, угоди, задачі й комунікації.

CRM-аналітика може показувати:

продажі по менеджерах;
маржу по менеджерах;
дебіторку по менеджерах;
конверсію;
кількість задач;
прострочені контакти;
ефективність роботи з клієнтами.

Співробітники і банківські рахунки

Для зарплатних виплат у картці співробітника або пов’язаних об’єктах можуть використовуватися банківські реквізити.

Потрібно контролювати:

банк;
IBAN;
картковий рахунок;
зарплатний проєкт;
валюту;
актуальність рахунку;
дату зміни реквізитів.

Помилка в банківських даних може призвести до невдалої виплати зарплати.

Співробітники і права доступу

У деяких конфігураціях співробітник пов’язаний із користувачем системи.

Це потрібно для:

авторизації;
ролей;
прав доступу;
погодження документів;
електронного документообігу;
маршрутизації задач;
аудиту дій;
відповідальності.

Важливо не плутати співробітника як кадровий об’єкт і користувача як технічний доступ до системи.

Співробітники і документообіг

У документообігу співробітники використовуються для:

погодження заявок;
підписання документів;
маршрутизації договорів;
постановки задач;
контролю виконання;
службових записок;
наказів;
внутрішніх погоджень.

Наприклад, заявка на оплату може йти за маршрутом: ініціатор → керівник підрозділу → фінансовий директор → бухгалтер.

Типові помилки в довіднику співробітників

Помилка	Наслідок	Як перевірити
Дублікати фізичних осіб	зарплатна історія і HR-звіти розбиті	перевірити ПІБ, ІПН, дату народження
Дублікати співробітників	табель, зарплата або відповідальність можуть дублюватися	звірити кадрові документи
Неправильний підрозділ	витрати потрапляють не в той центр відповідальності	перевірити кадрову історію
Неправильна посада	штатний розпис і HR-аналітика неправильні	звірити накази
Неправильний графік роботи	зарплата й табель рахуються некоректно	перевірити графіки
Не вказана дата звільнення	звільнений працівник залишається активним	перевірити статус працівника
Немає зв’язку з користувачем	погодження і доступи працюють неправильно	перевірити користувачів системи

Живий приклад: звільнений співробітник у документах

Працівник звільнився, але в 1С його не позначили як неактивного.

Через місяць оператор випадково вибрав його відповідальним у документах продажу.

Наслідки:

продажі потрапили на звільненого менеджера;
KPI активного менеджера занижений;
дебіторка прив’язана до неправильного відповідального;
керівник бачить некоректний звіт;
у міграції в ERP звільнений працівник потрапляє як активний.

Як перевірити довідник співробітників

Потрібно перевірити:

Дублікати фізичних осіб.
Дублікати співробітників.
ІПН або ідентифікаційні коди.
Дати прийому.
Дати звільнення.
Підрозділи.
Посади.
Графіки роботи.
Оклади.
Табельні номери.
Банківські реквізити.
Активних і неактивних працівників.
Відповідальних осіб.
Зв’язок із користувачами.
Кадрову історію.
Зарплатні залишки.
Залишки відпусток.

Співробітники перед міграцією в ERP

Перед переходом з 1С/BAS у K2 ERP потрібно вирішити, які дані співробітників переносити.

Можливі варіанти:

Варіант	Що переноситься	Коли підходить
Тільки активні співробітники	поточний штат	якщо історія не потрібна
Активні + звільнені за період	працівники поточного року	для зарплати, HR і звітів
Повна кадрова історія	всі прийоми, переміщення, звільнення	для HRM і аудиту
Зарплатна історія	нарахування, утримання, відпустки, лікарняні	для зарплатного контуру
Тільки відповідальні особи	працівники, які використовуються в документах	для CRM, складу, погоджень і ERP-процесів

Завантаження співробітників у K2 ERP

Завантаження даних 1С для співробітників може включати:

фізичних осіб;
співробітників;
ПІБ;
ІПН;
дату народження;
контактні дані;
організацію;
підрозділ;
посаду;
дату прийому;
дату звільнення;
графік роботи;
табельний номер;
оклад;
банківські реквізити;
кадрові документи;
табелі;
зарплатні дані;
залишки відпусток;
відповідальних осіб;
зв’язок із користувачами.

Мапінг співробітників 1С і K2 ERP

Поле 1С	Поле K2 ERP	Коментар
ФизическоеЛицо	Фізична особа	важливо не створити дубль
Сотрудник	Співробітник	запис працевлаштування
Подразделение	Підрозділ	потрібен мапінг оргструктури
Должность	Посада	потрібна для HRM і штатного розпису
ГрафикРаботы	Графік роботи	впливає на табель і зарплату
ДатаПриема	Дата прийому	потрібна для кадрової історії
ДатаУвольнения	Дата звільнення	потрібна для статусу активності
БанковскийСчет	Банківські реквізити	потрібні для зарплатних виплат

Обмін співробітниками 1С і ERP

Обмін даними 1С може передавати дані співробітників між 1С, K2 ERP, HRM, бухгалтерією, банком, документообігом, CRM, WMS, MES або Power BI.

Обмін може включати:

працівників;
підрозділи;
посади;
графіки;
табелі;
зарплатні дані;
відповідальних;
користувачів;
статуси;
банківські реквізити;
кадрові зміни;
витрати на персонал.

Співробітники і Power BI

Power BI може аналізувати дані співробітників з 1С/BAS або K2 ERP.

Можна бачити:

кількість співробітників;
штат по підрозділах;
фонд оплати праці;
зарплату по підрозділах;
плинність персоналу;
прийоми й звільнення;
лікарняні;
відпустки;
понаднормові;
витрати на персонал;
KPI по менеджерах;
продажі по відповідальних;
дебіторку по менеджерах.

AI для аналізу співробітників

AI в ERP може допомагати знаходити помилки в кадрових і зарплатних даних.

AI може:

знаходити дублікати фізичних осіб;
знаходити співробітників без підрозділу;
знаходити працівників без графіка;
виявляти звільнених працівників у документах;
знаходити аномальні нарахування;
пояснювати зростання фонду оплати праці;
аналізувати плинність персоналу;
перевіряти відповідальних у CRM;
знаходити помилки в табелі;
формувати короткий звіт для HR або CFO.

Приклад AI-підказки

AI-підказка. Перед міграцією знайдено 18 дублів фізичних осіб, 7 активних співробітників без графіка роботи, 4 звільнених менеджери у документах продажу та 12 працівників без підрозділу. Рекомендується очистити довідник, закрити кадрову історію й повторити тестове завантаження в ERP.

Типові задачі зі співробітниками

Задача	Що потрібно зробити
Прийняти працівника	створити фізичну особу, співробітника і кадровий документ
Змінити підрозділ	оформити кадрове переміщення
Змінити оклад	оформити зміну умов оплати
Розрахувати зарплату	перевірити графік, табель, нарахування й утримання
Звільнити працівника	оформити документ звільнення і закрити активність
Підготувати міграцію	очистити дублікати, перевірити кадрову історію і мапінг

Що не варто переносити без перевірки

У нову ERP не варто автоматично переносити:

дублікати фізичних осіб;
дублікати співробітників;
звільнених працівників як активних;
співробітників без підрозділу;
співробітників без графіка;
старі технічні записи;
помилкові табельні номери;
застарілі посади;
неправильні банківські реквізити;
користувачів без актуальної ролі;
хаотичну кадрову історію без очищення.

Контрольний список перед переходом з 1С

Перед перенесенням співробітників у K2 ERP потрібно перевірити:

фізичних осіб;
співробітників;
дублікати;
ІПН;
табельні номери;
організації;
підрозділи;
посади;
графіки роботи;
кадрові документи;
дати прийому;
дати звільнення;
оклади;
табелі;
відпустки;
лікарняні;
зарплатні залишки;
банківські реквізити;
відповідальних осіб;
користувачів;
тестове завантаження.

Мінімальний старт у ERP

Перший етап:

фізичні особи;
активні співробітники;
підрозділи;
посади;
графіки роботи;
табельні номери;
відповідальні особи;
базові кадрові дані.

Другий етап:

кадрова історія;
табелі;
відпустки;
лікарняні;
зарплатні дані;
банківські реквізити;
HRM;
Power BI;
витрати на персонал.

Третій етап:

AI-аналіз кадрових даних;
автоматичний пошук дублікатів;
план-факт фонду оплати праці;
прогноз плинності;
інтеграція з банком;
інтеграція з документообігом;
API-обмін;
повна заміна 1С/BAS.

Коротко

Питання	Відповідь
Що таке співробітники 1С?	Це довідник працівників, який використовується для кадрового обліку, зарплати, табелів, графіків, відповідальних осіб, документів і управлінської аналітики.
Чим співробітник відрізняється від фізичної особи?	Фізична особа — це людина, а співробітник — її працевлаштування в конкретній організації або на конкретних умовах.
Які дані найважливіші?	ПІБ, ІПН, організація, підрозділ, посада, графік роботи, дата прийому, дата звільнення, табельний номер, оклад, банківські реквізити й статус активності.
Які типові помилки?	Дублікати фізичних осіб, неправильний підрозділ, неправильний графік, відсутня дата звільнення, старі відповідальні, дублікати співробітників і помилки в банківських реквізитах.
Чи можна перенести співробітників з 1С у K2 ERP?	Так. K2 ERP може приймати фізичних осіб, співробітників, підрозділи, посади, графіки, кадрові документи, зарплатні дані, відповідальних осіб і користувачів з 1С/BAS.

Висновок

Співробітники 1С — це один із ключових довідників для кадрового, зарплатного, бухгалтерського, управлінського й операційного обліку. Через нього працюють табелі, графіки, зарплата, відпустки, лікарняні, підрозділи, посади, відповідальні особи, склад, CRM, документообіг і витрати на персонал.

K2 ERP може використовувати дані співробітників під час переходу з 1С/BAS: для HRM, зарплати, табелів, документообігу, CRM, складу, виробництва, Power BI, AI, API та управлінської аналітики.

Правильна міграція співробітників — це не просто перенесення ПІБ. Потрібно очистити дублікати фізичних осіб, перевірити кадрову історію, підрозділи, посади, графіки, табельні номери, дати прийому й звільнення, банківські реквізити, відповідальних осіб, користувачів і зарплатні дані.

Головний результат. Коректний довідник співробітників дозволяє запустити K2 ERP без хаосу в HR, зарплаті, відповідальності, погодженнях, CRM, складі, виробництві, P&L, Power BI та управлінській аналітиці.

Див. також

Зовнішні посилання