ERP для клінінгової компанії

ERP для клінінгової компанії — це система управління клінінговим бізнесом, яка допомагає автоматизувати клієнтів, договори, об’єкти прибирання, заявки, графіки, бригади, персонал, інвентар, витратні матеріали, хімію, склад, закупівлі, акти, рахунки, оплати, контроль якості, рекламації, документообіг і аналітику.

Клінінгова компанія має багато операційних процесів: прийняти заявку, оцінити об’єкт, розрахувати вартість, укласти договір, призначити бригаду, видати матеріали, проконтролювати виконання, підписати акт, виставити рахунок, отримати оплату й оцінити прибутковість об’єкта або клієнта.

K2 ERP може використовуватися як українська ERP-платформа для клінінгової компанії: CRM, клієнти, договори, об’єкти, заявки, графіки, бригади, HRM, склад хімії та інвентарю, закупівлі, акти, рахунки, оплати, Service Desk, контроль якості, права доступу, аудит дій, API, інтеграції та Power BI.

Головне. ERP для клінінгової компанії має показувати повний цикл: клієнт, об’єкт, договір, заявка, графік, бригада, матеріали, виконання, контроль якості, акт, рахунок, оплата, собівартість і маржа.

Клінінг у K2 ERP. K2 ERP може об’єднати CRM, Service Desk, договори, графіки, персонал, бригади, склад матеріалів, закупівлі, фінанси, документообіг, погодження, права доступу та Power BI-аналітику.

Практичний принцип. Перед запуском ERP для клінінгу потрібно підготувати типи послуг, об’єкти, норми робіт, графіки, бригади, тарифи, матеріали, інвентар, договори, акти, статуси заявок, правила контролю якості й Power BI-звіти.

Що таке ERP для клінінгової компанії

ERP для клінінгової компанії — це система для автоматизації операційних, сервісних, складських, фінансових, кадрових і документальних процесів компанії, яка надає послуги прибирання.

ERP для клінінгу може охоплювати:

клієнтів;
CRM;
заявки;
комерційні пропозиції;
договори;
об’єкти прибирання;
графіки робіт;
разові послуги;
регулярне обслуговування;
бригади;
прибиральників;
супервайзерів;
інвентар;
клінінгову хімію;
витратні матеріали;
склади;
закупівлі;
акти;
рахунки;
оплати;
дебіторку;
контроль якості;
рекламації;
Power BI-аналітику.

Для чого потрібна ERP клінінговій компанії

ERP потрібна, щоб клінінгова компанія могла контролювати послуги, персонал, об’єкти, матеріали, фінанси й якість в одній системі.

ERP допомагає:

не втрачати заявки;
вести клієнтську базу;
контролювати договори;
бачити графік прибирань;
планувати бригади;
контролювати виконання робіт;
вести облік інвентарю;
списувати хімію та матеріали;
контролювати склад;
формувати акти;
виставляти рахунки;
контролювати оплати;
бачити дебіторку;
рахувати собівартість об’єктів;
аналізувати маржу;
будувати Power BI-звіти.

Коли клінінговій компанії потрібна ERP

ERP варто впроваджувати, якщо клінінгові процеси вже складно вести в Excel, месенджерах, паперових графіках або окремій CRM.

Типові ознаки:

заявки губляться;
графіки ведуться вручну;
бригади призначаються в месенджерах;
об’єкти не мають єдиної історії;
договори зберігаються в різних папках;
матеріали списуються із запізненням;
інвентар губиться;
склад не показує точні залишки;
закупівлі не пов’язані з потребами об’єктів;
акти формуються вручну;
оплати контролюються окремо;
рекламації губляться;
немає собівартості об’єкта;
керівництво не бачить маржу по клієнтах;
Power BI-звіти збираються вручну.

Для яких клінінгових компаній підходить ERP

ERP для клінінгової компанії може використовуватися в різних форматах бізнесу.

Типові напрями:

регулярне прибирання офісів;
прибирання торгових центрів;
прибирання бізнес-центрів;
прибирання ЖК;
прибирання виробничих приміщень;
генеральне прибирання;
післябудівельне прибирання;
прибирання складів;
прибирання медичних закладів;
прибирання навчальних закладів;
прибирання готелів;
миття вікон і фасадів;
хімчистка меблів;
дезінфекція;
клінінг для HoReCa;
B2B-клінінг;
B2C-клінінг;
мережі клінінгових філій.

K2 ERP як ERP для клінінгової компанії

K2 ERP може використовуватися як українська ERP-платформа для клінінгових компаній, сервісного бізнесу, компаній із виїзними бригадами, регулярними договорами та великим обсягом об’єктів.

K2 ERP може покривати такі напрями:

Основні функції ERP для клінінгової компанії

Функція	Що включає	Навіщо це потрібно
CRM	Клієнти, контакти, заявки, історія, комерційні пропозиції	Щоб керувати продажами й клієнтами
Об’єкти	Адреси, площі, графіки, умови, відповідальні, історія робіт	Щоб контролювати місця надання послуг
Заявки	Разові роботи, регулярні заявки, рекламації, статуси, виконавці	Щоб керувати операційним сервісом
Графіки	Прибирання, зміни, бригади, календар, повторювані роботи	Щоб планувати персонал і роботи
Персонал	Працівники, бригади, супервайзери, графіки, завантаження	Щоб керувати людськими ресурсами
Матеріали	Хімія, витратні матеріали, інвентар, спецодяг, списання	Щоб контролювати ресурси клінінгу
Склад	Залишки, переміщення, видача на об’єкти, інвентаризації	Щоб мати точний облік матеріалів
Фінанси	Акти, рахунки, оплати, дебіторка, витрати, маржа	Щоб бачити економіку клінінгу
Якість	Чек-листи, контроль, оцінки, рекламації, повторні проблеми	Щоб покращувати сервіс
Аналітика	Power BI, графіки, клієнти, об’єкти, витрати, прибутковість	Щоб керівництво бачило ефективність компанії

CRM для клінінгової компанії

CRM у клінінгу потрібна для обробки заявок, продажів, комунікацій, повторних замовлень і роботи з корпоративними клієнтами.

У K2 ERP можна вести:

лідів;
клієнтів;
контактних осіб;
джерела заявок;
історію комунікацій;
потреби клієнта;
об’єкти;
комерційні пропозиції;
договори;
відповідальних менеджерів;
повторні продажі;
рекламації;
оцінки якості;
Power BI-аналітику.

Пов’язана сторінка: CRM + ERP

Джерела заявок

Клінінгова компанія може отримувати заявки з різних каналів.

Можливі джерела:

сайт;
форма заявки;
телефон;
месенджери;
соціальні мережі;
email;
реклама;
рекомендації;
B2B-контакти;
тендери;
партнери;
повторні клієнти;
API-інтеграції.

Комерційні пропозиції

Комерційна пропозиція в клінінгу часто залежить від площі, типу приміщення, частоти робіт, кількості персоналу, матеріалів, нічних змін і спеціальних вимог.

У K2 ERP можна вести:

клієнта;
об’єкт;
тип послуги;
площу;
перелік робіт;
частоту прибирання;
потрібний персонал;
матеріали;
обладнання;
тариф;
знижку;
суму;
строк дії пропозиції;
статус;
погодження;
зв’язок із договором.

Клієнти клінінгової компанії

Картка клієнта має показувати не тільки контакти, а й об’єкти, договори, заявки, акти, оплати, борги й рекламації.

У K2 ERP можна вести:

юридичних осіб;
фізичних осіб;
контактних осіб;
сегменти клієнтів;
відповідальних менеджерів;
об’єкти прибирання;
договори;
графіки робіт;
заявки;
рахунки;
акти;
оплати;
дебіторку;
рекламації;
історію взаємодії.

Об’єкти прибирання

Об’єкт прибирання — ключовий об’єкт операційного обліку в клінінговій компанії. Саме до нього прив’язуються графіки, персонал, матеріали, акти, рекламації та витрати.

У K2 ERP можна вести:

назву об’єкта;
клієнта;
адресу;
тип приміщення;
площу;
поверхи;
зони прибирання;
графік робіт;
відповідального менеджера;
супервайзера;
бригаду;
перелік послуг;
матеріали;
інвентар;
документи;
історію робіт;
рекламації;
фінансову аналітику.

Типи об’єктів

Тип об’єкта впливає на норми робіт, персонал, матеріали й контроль якості.

Типові об’єкти:

офіс;
бізнес-центр;
торговий центр;
магазин;
склад;
виробниче приміщення;
житловий комплекс;
під’їзд;
медичний заклад;
навчальний заклад;
ресторан;
готель;
приватний будинок;
квартира;
будівельний майданчик;
фасад або вікна.

Договори в клінінгу

Договори визначають обсяг послуг, графік, тарифи, відповідальність, матеріали, SLA, якість і порядок оплати.

У K2 ERP можна вести:

договори з клієнтами;
регулярне обслуговування;
разові договори;
додаткові угоди;
об’єкти;
перелік послуг;
графіки;
тарифи;
ліміти;
умови оплати;
строки дії;
акти;
рахунки;
архів.

Пов’язана сторінка: Облік договорів

Типи клінінгових послуг

ERP має підтримувати різні типи послуг, бо вони мають різну собівартість, персонал, матеріали й графіки.

Типові послуги:

щоденне прибирання;
підтримувальне прибирання;
генеральне прибирання;
післяремонтне прибирання;
прибирання після будівництва;
миття вікон;
миття фасадів;
хімчистка меблів;
хімчистка килимів;
дезінфекція;
полірування підлоги;
прибирання території;
вивіз сміття;
сезонне прибирання;
клінінг після заходів.

Сервісні заявки

Заявка в клінінгу може бути разовим замовленням, плановою роботою, додатковою послугою, рекламацією або внутрішнім запитом.

У K2 ERP заявка може містити:

номер заявки;
дату створення;
клієнта;
об’єкт;
тип послуги;
опис робіт;
бажану дату;
пріоритет;
відповідального менеджера;
бригаду;
матеріали;
статус;
вартість;
акт;
рахунок;
оплату;
оцінку якості.

Пов’язана сторінка: Service Desk

Статуси заявок

Статуси допомагають контролювати шлях заявки від створення до закриття.

Типові статуси:

нова;
на оцінці;
очікує погодження;
погоджено;
заплановано;
призначено бригаду;
матеріали підготовлено;
в роботі;
виконано;
контроль якості;
акт підготовлено;
рахунок виставлено;
оплачено;
закрито;
скасовано;
рекламація.

Графіки прибирання

Графік прибирання — один із головних процесів клінінгової компанії. Він має враховувати об’єкти, персонал, зміни, повторюваність, вихідні, святкові дні та заміни.

У K2 ERP можна планувати:

об’єкти;
типи робіт;
дату;
час початку;
час завершення;
повторюваність;
бригади;
прибиральників;
супервайзерів;
матеріали;
інвентар;
статус виконання;
заміни;
перенесення;
контроль якості.

Регулярне обслуговування

Регулярне обслуговування потрібне для клієнтів, які мають постійний графік прибирання.

У K2 ERP можна вести:

договір;
об’єкт;
графік;
частоту робіт;
перелік послуг;
відповідальну бригаду;
матеріали;
норми витрат;
щомісячні акти;
рахунки;
оплату;
контроль якості;
план-факт витрат.

Разові замовлення

Разові замовлення можуть бути генеральним, післяремонтним, післябудівельним прибиранням або спеціальною послугою.

У K2 ERP можна вести:

заявку;
клієнта;
об’єкт;
оцінку робіт;
кошторис;
потрібний персонал;
матеріали;
обладнання;
дату виконання;
статус;
акт;
рахунок;
оплату;
результат.

Бригади і персонал

Клінінгова компанія залежить від персоналу: прибиральників, бригадирів, супервайзерів, менеджерів об’єктів, водіїв і складських працівників.

У K2 ERP можна вести:

працівників;
бригади;
бригадирів;
супервайзерів;
графіки;
зміни;
об’єкти;
навички;
допуски;
форму;
інвентар;
виконані роботи;
KPI;
заміни;
відпустки.

Пов’язана сторінка: HRM система

Зміни і табель

Для клінінгу важливо бачити, хто і коли працював на об’єкті.

У K2 ERP можна контролювати:

графік змін;
планову присутність;
фактичну присутність;
запізнення;
відсутність;
заміни;
кількість годин;
нічні зміни;
вихідні дні;
роботу на різних об’єктах;
зв’язок із собівартістю послуг.

Супервайзери

Супервайзери контролюють якість робіт, персонал, матеріали, інвентар і комунікацію з клієнтом.

У K2 ERP можна вести:

відповідального супервайзера;
об’єкти;
графіки перевірок;
чек-листи;
фото;
зауваження;
рекламації;
коригувальні дії;
оцінки якості;
KPI супервайзера;
Power BI-звіти.

Норми робіт

Норми робіт допомагають планувати персонал, час, матеріали й собівартість.

У K2 ERP можна налаштувати норми за:

типом об’єкта;
площею;
типом покриття;
видом робіт;
частотою прибирання;
рівнем забруднення;
кількістю працівників;
тривалістю;
матеріалами;
обладнанням.

Кошторис клінінгових робіт

Кошторис показує клієнту вартість послуг і допомагає компанії оцінити маржу.

У K2 ERP кошторис може включати:

площу;
тип робіт;
кількість персоналу;
час виконання;
матеріали;
інвентар;
обладнання;
транспорт;
підрядників;
знижку;
планову собівартість;
планову маржу;
підсумкову ціну.

Матеріали, хімія та інвентар

Клінінг потребує точного обліку хімії, витратних матеріалів, інвентарю, обладнання, спецодягу й засобів захисту.

У K2 ERP можна вести:

клінінгову хімію;
витратні матеріали;
серветки;
мішки;
паперову продукцію;
дозатори;
інвентар;
пилососи;
мийні машини;
спецодяг;
засоби захисту;
партії;
склади;
залишки;
видачу на об’єкти;
списання.

Склад клінінгової компанії

Склад має показувати точні залишки матеріалів, інвентарю, обладнання та витратних матеріалів.

У K2 ERP можна вести:

центральний склад;
склади філій;
склади на об’єктах;
склади бригад;
залишки;
мінімальні залишки;
надходження;
переміщення;
видачу;
списання;
повернення;
інвентаризації;
відповідальних;
WMS за потреби.

Пов’язані сторінки:

Видача матеріалів на об’єкт

Видача матеріалів має бути пов’язана з об’єктом, заявкою або регулярним графіком робіт.

У K2 ERP можна фіксувати:

об’єкт;
заявку;
бригаду;
матеріали;
кількість;
склад;
дату видачі;
відповідального;
норму;
факт;
повернення залишків;
списання;
відхилення;
собівартість.

Списання матеріалів

Списання матеріалів має показувати, скільки ресурсів витрачено на клієнта, об’єкт або конкретну заявку.

У K2 ERP можна списувати:

хімію;
витратні матеріали;
паперову продукцію;
мішки;
рукавички;
спецзасоби;
інші матеріали;
за нормою;
за фактом;
на об’єкт;
на заявку;
на договір;
на бригаду.

Облік обладнання

Клінінгова компанія може мати дороге обладнання: пилососи, підлогомийні машини, парогенератори, роторні машини, обладнання для фасадів.

У K2 ERP можна вести:

обладнання;
інвентарний номер;
серійний номер;
склад;
об’єкт;
відповідального;
стан;
графік використання;
ремонти;
ТО;
переміщення;
списання;
фінансову аналітику.

Ремонти обладнання

Обладнання для клінінгу потребує обслуговування і ремонту.

У K2 ERP можна вести:

ремонтні заявки;
дефекти;
обладнання;
відповідального;
підрядника;
запчастини;
витрати;
строки ремонту;
статус;
історію ремонтів;
недоступність обладнання;
Power BI-аналітику.

Пов’язана сторінка: TOIR система

Закупівлі для клінінгової компанії

Закупівлі мають забезпечувати об’єкти матеріалами, хімією, інвентарем, спецодягом і обладнанням.

У K2 ERP можна вести:

потреби в матеріалах;
мінімальні залишки;
заявки на закупівлю;
постачальників;
прайс-листи;
комерційні пропозиції;
замовлення постачальникам;
договори;
рахунки;
надходження;
заявки на оплату;
кредиторку;
аналіз цін.

Пов’язана сторінка: ERP для закупівель

Постачальники

Постачальники впливають на якість матеріалів, ціни, строки поставки й собівартість послуг.

У K2 ERP можна аналізувати:

постачальників;
умови закупівлі;
ціни;
строки поставки;
якість матеріалів;
сертифікати;
повернення;
рекламації;
умови оплати;
кредиторку;
рейтинг постачальника.

Логістика в клінінгу

Клінінгова компанія може доставляти персонал, інвентар, хімію та обладнання на об’єкти.

У K2 ERP можна вести:

маршрути;
транспорт;
водіїв;
адреси об’єктів;
доставку матеріалів;
переміщення обладнання;
виїзди бригад;
витрати на транспорт;
паливо;
графіки;
статуси доставки;
Power BI-аналітику.

Пов’язані сторінки:

Контроль якості прибирання

Якість у клінінгу є критичною, бо клієнт оцінює результат послуги щодня або після кожного виконання.

У K2 ERP можна контролювати:

чек-листи якості;
перевірки супервайзера;
фото до і після;
оцінки клієнта;
рекламації;
повторні зауваження;
причини проблем;
відповідальних;
коригувальні дії;
штрафи за внутрішніми правилами;
Power BI-аналітику.

Пов’язана сторінка: ERP для якості

Чек-листи прибирання

Чек-листи допомагають стандартизувати якість робіт.

У K2 ERP можна вести чек-листи для:

офісів;
санвузлів;
кухонь;
коридорів;
торгових залів;
складів;
виробничих зон;
фасадів;
вікон;
післяремонтного прибирання;
генерального прибирання;
дезінфекції.

Рекламації клієнтів

Рекламації допомагають бачити проблеми якості та реагувати на них системно.

У K2 ERP можна вести:

клієнта;
об’єкт;
заявку;
опис проблеми;
фото;
відповідального;
причину;
рішення;
повторне виконання робіт;
компенсацію;
статус;
фінансовий вплив;
CAPA за потреби;
Power BI-звіти.

Акти виконаних робіт

Акти підтверджують виконання послуг і є основою для рахунків та оплат.

У K2 ERP можна формувати акти на основі:

договору;
об’єкта;
графіка робіт;
виконаних заявок;
разового замовлення;
періоду;
тарифів;
додаткових робіт;
матеріалів;
підпису клієнта;
КЕП;
ЕДО.

Пов’язана сторінка: ERP для документообігу

Рахунки й оплати

ERP має пов’язувати послуги з рахунками, оплатами, дебіторкою й фінансовим результатом.

У K2 ERP можна контролювати:

рахунки клієнтам;
акти;
договори;
заявки;
суми;
строки оплати;
часткові оплати;
прострочення;
дебіторку;
передоплати;
регулярні платежі;
платіжний календар;
план-факт надходжень.

Пов’язані сторінки:

Собівартість клінінгових послуг

Собівартість показує, скільки компанії реально коштує обслуговування клієнта або об’єкта.

У K2 ERP можна враховувати:

оплату праці;
години персоналу;
хімію;
витратні матеріали;
інвентар;
обладнання;
транспорт;
підрядників;
спецодяг;
ремонти обладнання;
адміністративні витрати;
непрямі витрати;
маржу по об’єкту;
маржу по клієнту;
маржу по договору.

Фінанси клінінгової компанії

Фінансовий контур має показувати виручку, витрати, борги, бюджети, платежі й прибутковість.

У K2 ERP можна контролювати:

доходи по клієнтах;
доходи по об’єктах;
регулярну виручку;
разові замовлення;
витрати на персонал;
витрати на матеріали;
витрати на транспорт;
витрати на закупівлі;
витрати на підрядників;
дебіторку;
кредиторку;
заявки на оплату;
платіжний календар;
прибуток;
план-факт.

Пов’язані сторінки:

Бюджетування клінінгової компанії

Бюджетування допомагає планувати доходи, витрати, закупівлі, персонал, транспорт і грошові потоки.

У K2 ERP можна вести бюджети за:

клієнтами;
об’єктами;
філіями;
напрямами послуг;
статтями витрат;
матеріалами;
персоналом;
транспортом;
підрядниками;
періодами;
юридичними особами.

Документообіг клінінгової компанії

Клінінгова компанія має багато документів: договори, акти, рахунки, заявки, чек-листи, інструкції, сертифікати, документи персоналу, документи постачальників.

У K2 ERP можна вести:

договори;
додаткові угоди;
комерційні пропозиції;
акти;
рахунки;
заявки;
чек-листи;
фото;
сертифікати;
інструкції;
службові записки;
документи персоналу;
документи постачальників;
КЕП;
ЕДО;
електронний архів.

Пов’язана сторінка: ERP для документообігу

Service Desk для клінінгової компанії

Service Desk може бути єдиною точкою приймання заявок, рекламацій, внутрішніх звернень і запитів від клієнтів.

У K2 ERP можна вести:

заявки клієнтів;
разові замовлення;
рекламації;
внутрішні заявки;
заявки на матеріали;
заявки на інвентар;
заявки на ремонт обладнання;
категорії;
пріоритети;
відповідальних;
статуси;
SLA;
Power BI-аналітику.

Пов’язана сторінка: Service Desk

HRM для клінінгової компанії

HRM потрібен для управління персоналом, графіками, змінами, бригадами, навчанням і кадровими процесами.

У K2 ERP можна вести:

працівників;
посади;
філії;
бригади;
графіки;
зміни;
табель;
навчання;
інструктажі;
допуски;
спецодяг;
кадрові заявки;
відпустки;
лікарняні;
KPI;
HR-аналітику.

Пов’язана сторінка: HRM система

Погодження в ERP для клінінгової компанії

Погодження потрібні для знижок, договорів, закупівель, оплат, списань, рекламацій, компенсацій і нестандартних умов.

У K2 ERP можна погоджувати:

комерційні пропозиції;
нестандартні знижки;
договори;
додаткові угоди;
заявки на закупівлю;
заявки на оплату;
списання матеріалів;
списання інвентарю;
компенсації клієнту;
рекламації;
закупівлю обладнання;
службові записки.

Пов’язана сторінка: Погодження

Права доступу в ERP для клінінгової компанії

ERP для клінінгу містить клієнтські, фінансові, складські, кадрові, договірні й операційні дані, тому доступи потрібно налаштовувати уважно.

Типові ролі:

власник;
директор;
керівник операцій;
менеджер клієнта;
диспетчер;
супервайзер;
бригадир;
прибиральник;
комірник;
закупівельник;
логіст;
фінансист;
бухгалтер;
HR;
аналітик;
адміністратор ERP.

У K2 ERP можна обмежувати доступ за:

ролями;
філіями;
клієнтами;
об’єктами;
договорами;
заявками;
складами;
матеріалами;
бригадами;
фінансовими даними;
персональними даними;
сумами;
статусами;
правом експорту;
адміністративними діями.

Пов’язана сторінка: Права доступу в ERP

Аудит дій у клінінговій ERP

Аудит дій потрібен, щоб бачити, хто створив заявку, змінив графік, призначив бригаду, списав матеріали, закрив роботу або змінив фінансові дані.

У K2 ERP можна фіксувати:

створення клієнта;
зміну об’єкта;
створення заявки;
зміну статусу;
зміну графіка;
призначення бригади;
зміну виконавця;
видачу матеріалів;
списання матеріалів;
створення акта;
створення рахунку;
проведення оплати;
створення рекламації;
погодження документа;
експорт даних;
зміну прав доступу.

Пов’язана сторінка: Аудит дій

Інтеграції ERP для клінінгової компанії

ERP для клінінгової компанії може інтегруватися з сайтом, формами заявок, CRM, телефонією, месенджерами, GPS, банками, ЕДО, WMS, HRM і Power BI.

Можливі інтеграції:

Пов’язана сторінка: Всі інтеграції

API для клінінгової компанії

API потрібен для інтеграції ERP із сайтом, особистим кабінетом клієнта, мобільним застосунком, формами заявок або зовнішніми сервісами.

У K2 ERP через API можна інтегрувати:

заявки;
клієнтів;
об’єкти;
договори;
графіки;
статуси робіт;
бригади;
матеріали;
акти;
рахунки;
оплати;
рекламації;
аналітичні дані.

Пов’язана сторінка: API K2 ERP

Power BI для клінінгової компанії

Power BI допомагає власнику, директору, операційному керівнику, фінансисту й менеджерам бачити реальний стан бізнесу.

Power BI може показувати:

кількість заявок;
виконані роботи;
прострочені роботи;
графіки прибирання;
завантаження бригад;
завантаження персоналу;
об’єкти в роботі;
доходи по клієнтах;
доходи по об’єктах;
витрати по об’єктах;
використання матеріалів;
списання хімії;
складські залишки;
закупівлі;
рекламації;
оцінки якості;
дебіторку;
кредиторку;
маржу по об’єктах;
маржу по клієнтах;
прибутковість послуг;
KPI супервайзерів;
KPI бригад.

Пов’язані сторінки:

ERP для B2B-клінінгу

B2B-клінінг часто працює з довгостроковими договорами, великими об’єктами, графіками, актами за період і жорстким контролем якості.

У K2 ERP можна вести:

корпоративних клієнтів;
об’єкти;
договори;
графіки;
бригади;
супервайзерів;
регулярні акти;
рахунки;
дебіторку;
матеріали;
контроль якості;
Power BI.

ERP для B2C-клінінгу

B2C-клінінг потребує швидкої обробки заявок, розрахунку вартості, календаря доступності, оплати й повторних продажів.

У K2 ERP можна вести:

заявки фізичних осіб;
адреси;
типи послуг;
кошториси;
календар;
виконавців;
статуси;
оплати;
оцінки;
повторні замовлення;
промокоди за потреби;
Power BI.

ERP для мережі клінінгових філій

Для мережі клінінгових філій важливо керувати філіями, складами, персоналом, об’єктами, клієнтами, касами й правами доступу.

У K2 ERP можна вести:

філії;
склади;
бригади;
супервайзерів;
клієнтів;
об’єкти;
графіки;
матеріали;
переміщення;
акти;
рахунки;
оплати;
права доступу;
консолідовану Power BI-аналітику.

Впровадження ERP для клінінгової компанії

Впровадження ERP для клінінгу потрібно починати з опису операційної моделі: клієнти, об’єкти, графіки, персонал, матеріали, фінанси й якість.

Основні етапи:

аудит поточних процесів;
аналіз клієнтів;
аналіз об’єктів;
аналіз договорів;
аналіз заявок;
аналіз графіків;
аналіз персоналу;
аналіз складів;
аналіз матеріалів;
аналіз закупівель;
аналіз актів і рахунків;
аналіз оплат;
аналіз рекламацій;
опис цільової моделі;
очищення довідників;
налаштування K2 ERP;
налаштування CRM;
налаштування об’єктів;
налаштування графіків;
налаштування складу;
налаштування фінансів;
налаштування HRM;
налаштування документообігу;
налаштування прав доступу;
налаштування аудиту дій;
налаштування інтеграцій;
побудова Power BI;
навчання користувачів;
пілотний запуск;
масштабування.

Що підготувати перед запуском ERP для клінінгової компанії

Перед запуском потрібно підготувати:

клієнтів;
контактних осіб;
об’єкти;
типи об’єктів;
типи послуг;
тарифи;
договори;
графіки робіт;
працівників;
бригади;
супервайзерів;
склади;
матеріали;
інвентар;
обладнання;
норми списання;
постачальників;
статуси заявок;
чек-листи якості;
шаблони актів;
правила рахунків;
права доступу;
контрольні звіти;
Power BI-дашборди.

Міграція даних у K2 ERP

Якщо клінінгова компанія раніше працювала в Excel, CRM, 1С, BAS, Google Sheets або самописній системі, потрібно визначити, які дані переносити.

Зазвичай переносять:

клієнтів;
контактних осіб;
об’єкти;
договори;
активні заявки;
регулярні графіки;
працівників;
бригади;
склади;
матеріали;
залишки;
інвентар;
обладнання;
постачальників;
відкриті рахунки;
акти;
оплати;
дебіторку;
фінансові аналітики;
історію для Power BI.

Пов’язана сторінка: Міграція даних з 1С

Що не варто переносити

Не варто переносити старий хаос у нову ERP.

Краще не переносити без аналізу:

дублікати клієнтів;
неактуальні контакти;
старі об’єкти без договорів;
закриті заявки без аналітичної цінності;
хаотичні статуси;
неактуальні договори;
помилкові графіки;
матеріали без залишків і руху;
старий інвентар без відповідальних;
тестові записи;
помилкову дебіторку;
зайві права доступу;
непотрібні Excel-реєстри;
архіви без бізнес-цінності.

Реплікатор K2 для переходу на ERP клінінгової компанії

Реплікатор K2 може використовуватися для перенесення та синхронізації даних зі старих систем у K2 ERP.

Для клінінгової компанії Реплікатор K2 може бути корисним для перенесення:

клієнтів;
контактних осіб;
об’єктів;
договорів;
заявок;
графіків;
працівників;
бригад;
складів;
матеріалів;
залишків;
інвентарю;
актів;
рахунків;
оплат;
дебіторки;
фінансових даних;
історії для Power BI.

Типові помилки впровадження ERP для клінінгової компанії

Поширені помилки:

запускати ERP без довідника об’єктів;
не описати типи послуг;
не налаштувати графіки;
не пов’язати бригади з об’єктами;
не вести склад матеріалів;
не списувати матеріали на об’єкти;
не контролювати інвентар;
не рахувати собівартість об’єкта;
не налаштувати контроль якості;
не аналізувати рекламації;
не пов’язати акти з графіком робіт;
не контролювати дебіторку;
не налаштувати права доступу;
не увімкнути аудит дій;
не підготувати Power BI-звіти.

Переваги ERP для клінінгової компанії в K2 ERP

ERP для клінінгової компанії в K2 ERP може дати такі переваги:

єдина база клієнтів;
CRM;
об’єкти прибирання;
договори;
заявки;
Service Desk;
графіки робіт;
планування бригад;
контроль персоналу;
HRM;
склад матеріалів;
облік хімії;
облік інвентарю;
закупівлі;
видача матеріалів на об’єкти;
списання матеріалів;
контроль якості;
чек-листи;
рекламації;
акти;
рахунки;
оплати;
дебіторка;
собівартість об’єктів;
маржа по клієнтах;
документообіг;
погодження;
права доступу;
аудит дій;
API;
інтеграції;
Power BI;
менше Excel;
прозора операційна робота.

Пов’язані сторінки

FAQ

Що таке ERP для клінінгової компанії?

ERP для клінінгової компанії — це система для управління клієнтами, договорами, об’єктами прибирання, заявками, графіками, бригадами, персоналом, матеріалами, складом, актами, рахунками, оплатами й аналітикою.

Чи може K2 ERP використовуватися для клінінгу?

Так. K2 ERP може використовуватися як українська ERP-платформа для клінінгової компанії: CRM, об’єкти, заявки, графіки, бригади, склад матеріалів, закупівлі, фінанси, документообіг, права доступу, аудит дій і Power BI.

Що має бути в ERP для клінінгової компанії?

У системі мають бути клієнти, об’єкти, договори, заявки, графіки, бригади, персонал, склад хімії та інвентарю, закупівлі, акти, рахунки, оплати, контроль якості й Power BI.

Чи можна планувати графіки прибирання?

Так. У K2 ERP можна планувати регулярні та разові роботи, дати, час, повторюваність, об’єкти, бригади, супервайзерів, матеріали, статуси, заміни й контроль виконання.

Чи можна вести склад клінінгової хімії та інвентарю?

Так. У K2 ERP можна вести склади, залишки, надходження, переміщення, видачу на об’єкти, списання, повернення, інвентаризації, мінімальні залишки, обладнання й відповідальних.

Чи можна рахувати собівартість об’єкта?

Так. У K2 ERP можна рахувати собівартість об’єкта з урахуванням персоналу, годин, матеріалів, хімії, інвентарю, обладнання, транспорту, підрядників, непрямих витрат і маржі.

Чи можна контролювати якість прибирання?

Так. У K2 ERP можна вести чек-листи, перевірки супервайзерів, фото, оцінки клієнтів, рекламації, повторні проблеми, відповідальних, коригувальні дії та Power BI-звіти.

Які звіти потрібні клінінговій компанії?

Потрібні звіти по заявках, графіках, виконаних роботах, об’єктах, бригадах, персоналу, матеріалах, складу, закупівлях, рекламаціях, якості, дебіторці, собівартості й маржі.

Що потрібно підготувати перед запуском ERP для клінінгової компанії?

Потрібно підготувати клієнтів, об’єкти, договори, типи послуг, тарифи, графіки, бригади, персонал, склади, матеріали, інвентар, норми списання, чек-листи, права доступу й Power BI-звіти.

Яка українська ERP підходить для клінінгової компанії?

K2 ERP може використовуватися як українська ERP-система для клінінгової компанії, сервісного бізнесу, CRM, графіків, складу матеріалів, фінансів, документообігу, інтеграцій і Power BI-аналітики.

Коротко

Питання	Відповідь
Що таке ERP для клінінгової компанії?	Система для клієнтів, договорів, об’єктів, заявок, графіків, бригад, матеріалів, складу, актів, оплат і аналітики.
Для чого потрібна?	Щоб контролювати послуги, графіки, персонал, матеріали, якість, документи, оплату, собівартість і маржу.
Що має бути в системі?	CRM, об’єкти, договори, заявки, графіки, бригади, HRM, склад хімії, інвентар, закупівлі, акти, фінанси й Power BI.
Яка українська ERP підходить?	K2 ERP може використовуватися як українська ERP-платформа для клінінгової компанії.
З чим пов’язується об’єкт?	З клієнтом, договором, графіком, бригадою, матеріалами, заявками, актами, рекламаціями, витратами й Power BI.
Що переносити зі старої системи?	Клієнтів, об’єкти, договори, активні заявки, графіки, працівників, бригади, склади, матеріали, залишки, акти, оплати й борги.
Який результат впровадження?	Менше Excel, прозорі графіки, контроль бригад і матеріалів, точні акти, контроль якості, собівартість об’єктів і Power BI-аналітика.