Основні засоби

Основні засоби — це матеріальні активи підприємства, які використовуються у господарській діяльності протягом тривалого часу та поступово переносять свою вартість на витрати через амортизацію.

До основних засобів можуть належати будівлі, споруди, обладнання, транспорт, комп’ютерна техніка, сервери, генератори, меблі, інструменти, офісна техніка та інші матеріальні активи, що використовуються підприємством для роботи, виробництва, торгівлі, надання послуг або адміністративних потреб.

У K2 ERP облік основних засобів може охоплювати повний життєвий цикл об’єкта: від придбання та введення в експлуатацію до нарахування амортизації, модернізації, переміщення, інвентаризації, списання та формування звітності.

Головне. Основний засіб — це не просто куплена річ. Це актив, який має вартість, відповідальну особу, місце використання, строк корисного використання, амортизацію, залишкову вартість і документальну історію.

Практичний сенс. Облік основних засобів потрібен не лише бухгалтеру, а й керівнику: він показує, де знаходиться майно компанії, хто за нього відповідає, скільки воно коштує, як зношується та коли потребує оновлення.

Суть основних засобів

Основні засоби використовуються підприємством не для одноразового перепродажу, а для забезпечення діяльності.

Наприклад:

ноутбук використовується працівником для роботи;
сервер забезпечує роботу інформаційних систем;
генератор забезпечує резервне живлення;
верстат використовується у виробництві;
автомобіль використовується для доставки;
офісні меблі забезпечують робочі місця;
складське обладнання допомагає зберігати та переміщувати товари.

На відміну від товарів, основні засоби не списуються у витрати одразу при купівлі. Їхня вартість поступово переноситься на витрати через амортизацію.

Основні ознаки основного засобу

Ознака	Опис
Матеріальна форма	об’єкт має фізичну форму: обладнання, техніка, меблі, транспорт тощо
Тривале використання	актив використовується більше одного операційного циклу або більше року
Використання в діяльності	об’єкт потрібен для виробництва, торгівлі, послуг, управління або інших бізнес-процесів
Не призначений для перепродажу	основний засіб купується для використання, а не як товар для продажу
Має первісну вартість	вартість формується при придбанні, створенні або отриманні об’єкта
Має строк корисного використання	підприємство визначає період, протягом якого об’єкт буде використовуватися
Амортизується	вартість поступово переноситься на витрати через амортизацію

Приклади основних засобів

Група	Приклади
Будівлі та споруди	офіси, склади, цехи, виробничі приміщення
Машини та обладнання	верстати, виробничі лінії, холодильне обладнання, генератори
Комп’ютерна техніка	ноутбуки, персональні комп’ютери, сервери, монітори
Мережеве обладнання	маршрутизатори, комутатори, firewall, точки доступу
Транспортні засоби	автомобілі, вантажівки, спецтехніка
Офісні меблі	столи, крісла, шафи, стелажі, переговорні столи
Офісна техніка	принтери, сканери, багатофункціональні пристрої, проєктори
Інструменти та інвентар	електроінструменти, вимірювальні прилади, складський інвентар

Основні засоби в K2 ERP

У K2 ERP основні засоби можуть вестися як окремий обліковий контур, пов’язаний з бухгалтерським, управлінським, складським, кадровим і фінансовим обліком.

Система може зберігати:

картки основних засобів;
групи основних засобів;
первісну вартість;
дату придбання;
дату введення в експлуатацію;
строк корисного використання;
метод амортизації;
місце використання;
матеріально відповідальну особу;
інвентарний номер;
серійний номер;
документи придбання;
документи введення в експлуатацію;
модернізації;
переміщення;
інвентаризації;
списання;
накопичену амортизацію;
залишкову вартість.

Перевага ERP. У K2 ERP основний засіб має не лише суму в обліку, а й повну історію: хто купив, коли ввели в експлуатацію, де використовується, хто відповідає, скільки нараховано амортизації та яка залишкова вартість.

Картка основного засобу

У картці основного засобу доцільно зберігати такі поля.

Поле	Призначення
Код ОЗ	внутрішній код об’єкта
Інвентарний номер	унікальний номер для інвентаризації
Найменування	назва основного засобу
Група ОЗ	група або класифікація об’єкта
Серійний номер	заводський або серійний номер обладнання
Постачальник	контрагент, у якого придбано об’єкт
Документ придбання	документ, на підставі якого об’єкт отримано
Первісна вартість	вартість зарахування об’єкта в облік
Ліквідаційна вартість	очікувана вартість після завершення використання
Вартість, що амортизується	первісна або переоцінена вартість мінус ліквідаційна вартість
Дата придбання	дата отримання або купівлі
Дата введення в експлуатацію	дата початку використання
Строк корисного використання	кількість місяців або років використання
Метод амортизації	прямолінійний, виробничий або інший метод
Матеріально відповідальна особа	співробітник, який відповідає за об’єкт
Місце використання	склад, офіс, цех, відділ, серверна тощо
Статус	придбано, в експлуатації, на модернізації, списано, продано

Групи основних засобів

У K2 ERP можна створити довідник груп основних засобів.

Код групи	Назва групи	Приклади	Типовий строк використання
OZ-BUILD	Будівлі та споруди	офіси, склади, цехи	120–240 місяців
OZ-EQUIP	Машини та обладнання	генератори, верстати, виробничі лінії	48–120 місяців
OZ-COMP	Комп’ютерна техніка	ноутбуки, ПК, сервери	24–60 місяців
OZ-NET	Мережеве обладнання	комутатори, роутери, firewall	36–60 місяців
OZ-FURN	Офісні меблі	столи, крісла, шафи	60–96 місяців
OZ-VEH	Транспорт	легкові авто, вантажівки	60–120 місяців
OZ-OFF	Офісна техніка	принтери, сканери, проєктори	24–60 місяців

Первісна вартість

Первісна вартість — це вартість, за якою основний засіб зараховується до обліку.

До первісної вартості можуть входити:

ціна придбання;
мито;
непрямі податки, які не відшкодовуються;
доставка;
монтаж;
налаштування;
страхування доставки;
реєстраційні платежі;
інші витрати, безпосередньо пов’язані з доведенням об’єкта до стану, придатного для використання.

Приклад:

Складова первісної вартості	Сума, грн
Ціна генератора	180 000,00
Доставка	5 000,00
Монтаж	12 000,00
Налаштування	3 000,00
Первісна вартість	200 000,00

Ліквідаційна вартість

Ліквідаційна вартість — це очікувана сума, яку підприємство може отримати від продажу або ліквідації об’єкта після завершення строку його корисного використання, за вирахуванням очікуваних витрат на продаж або ліквідацію.

У багатьох навчальних прикладах ліквідаційну вартість приймають рівною нулю.

Приклад:

Показник	Сума, грн
Первісна вартість	200 000,00
Ліквідаційна вартість	20 000,00
Вартість, що амортизується	180 000,00

Амортизація

Амортизація — це систематичний розподіл вартості основного засобу протягом строку його корисного використання.

Амортизація показує, як вартість об’єкта поступово переноситься на витрати підприємства.

У K2 ERP амортизація може нараховуватися щомісяця під час закриття місяця.

Методи амортизації

У бухгалтерському обліку можуть застосовуватися різні методи амортизації.

Метод	Суть	Приклад використання
Прямолінійний	однакова сума амортизації щомісяця	офісна техніка, меблі, сервери
Зменшення залишкової вартості	більша амортизація на початку використання	обладнання, що швидше втрачає цінність на старті
Прискорене зменшення залишкової вартості	прискорене списання вартості	техніка з високим темпом морального старіння
Кумулятивний	амортизація залежить від суми чисел років використання	обладнання з нерівномірною віддачею
Виробничий	амортизація залежить від обсягу виробництва або використання	верстати, транспорт, виробниче обладнання

Прямолінійний метод

Найпростіший метод для демонстрації — прямолінійний.

Формула:

Місячна амортизація = Вартість, що амортизується / Строк корисного використання в місяцях

Приклад:

Показник	Значення
Первісна вартість	120 000,00 грн
Ліквідаційна вартість	0,00 грн
Вартість, що амортизується	120 000,00 грн
Строк корисного використання	48 місяців
Місячна амортизація	120 000,00 / 48 = 2 500,00 грн

Життєвий цикл основного засобу

У K2 ERP життєвий цикл основного засобу може виглядати так:

Придбання або створення об’єкта.
Формування первісної вартості.
Створення картки основного засобу.
Присвоєння інвентарного номера.
Введення в експлуатацію.
Закріплення за відповідальною особою.
Нарахування амортизації.
Переміщення між підрозділами.
Модернізація або ремонт.
Інвентаризація.
Часткове списання.
Повне списання або продаж.
Формування звітів.

Документи основних засобів у K2 ERP

Документ	Призначення
Придбання основного засобу	фіксація купівлі або отримання об’єкта
Формування первісної вартості	включення доставки, монтажу, налаштування та інших витрат
Введення в експлуатацію	початок використання об’єкта
Переміщення основного засобу	зміна місця використання або відповідальної особи
Нарахування амортизації	щомісячний розрахунок амортизації
Модернізація	збільшення вартості або можливостей об’єкта
Ремонт	облік витрат на підтримання робочого стану
Інвентаризація	перевірка фактичної наявності об’єктів
Часткова ліквідація	списання частини об’єкта
Списання	виведення об’єкта з експлуатації
Продаж основного засобу	реалізація об’єкта іншому контрагенту

Введення в експлуатацію

Введення в експлуатацію — це документальне підтвердження того, що основний засіб готовий до використання та починає працювати в діяльності підприємства.

У документі введення в експлуатацію потрібно зазначити:

об’єкт основного засобу;
дату введення;
первісну вартість;
строк корисного використання;
метод амортизації;
місце використання;
матеріально відповідальну особу;
рахунок обліку;
рахунок амортизації;
статтю витрат для амортизації.

Модернізація основного засобу

Модернізація — це поліпшення об’єкта, яке збільшує майбутні економічні вигоди від його використання.

Приклади модернізації:

збільшення потужності сервера;
встановлення додаткових SSD-дисків;
дообладнання генератора автоматичним вводом резерву;
модернізація виробничої лінії;
добудова або реконструкція приміщення;
встановлення нового модуля керування обладнанням.

Якщо витрати приводять до збільшення майбутніх економічних вигід, вони можуть збільшувати первісну вартість об’єкта.

Ремонт основного засобу

Ремонт — це витрати на підтримання об’єкта у робочому стані.

Приклади ремонту:

заміна витратних матеріалів;
поточний ремонт принтера;
обслуговування генератора;
ремонт офісних меблів;
заміна несправного блока живлення;
технічне обслуговування автомобіля.

На відміну від модернізації, ремонт зазвичай не збільшує майбутні економічні вигоди, а лише підтримує об’єкт у працездатному стані.

Переміщення основного засобу

Основний засіб може змінювати місце використання або відповідальну особу.

Приклади:

ноутбук передано від одного працівника іншому;
сервер перенесено до іншої серверної;
принтер передано з бухгалтерії до відділу продажів;
генератор переміщено зі складу в офіс;
обладнання передано в інший цех.

У K2 ERP для цього використовується документ Переміщення основного засобу.

Інвентаризація основних засобів

Інвентаризація — це перевірка фактичної наявності основних засобів і порівняння її з даними обліку.

Під час інвентаризації перевіряється:

чи існує об’єкт фізично;
чи відповідає інвентарний номер;
чи правильна відповідальна особа;
чи правильне місце використання;
чи не потребує об’єкт ремонту;
чи не потрібно списати або модернізувати об’єкт;
чи відповідає стан об’єкта даним у системі.

Списання основного засобу

Списання — це виведення основного засобу з обліку.

Причини списання:

фізичний знос;
моральне старіння;
поломка;
втрата;
крадіжка;
продаж;
ліквідація;
неможливість подальшого використання.

Під час списання потрібно визначити:

первісну вартість;
накопичену амортизацію;
залишкову вартість;
причину списання;
документальну підставу;
відповідальну особу;
фінансовий результат від списання або продажу.

Приклад обліку основного засобу

Компанія придбала генератор резервного живлення.

Показник	Значення
Об’єкт	Генератор дизельний 12 кВт
Дата придбання	10.01.2026
Ціна придбання	180 000,00 грн
Доставка	5 000,00 грн
Монтаж	15 000,00 грн
Первісна вартість	200 000,00 грн
Ліквідаційна вартість	20 000,00 грн
Вартість, що амортизується	180 000,00 грн
Строк корисного використання	48 місяців
Метод амортизації	прямолінійний
Місячна амортизація	3 750,00 грн

Формула:

180 000,00 / 48 = 3 750,00 грн

Приклад амортизації за кілька місяців

Місяць	Амортизація за місяць	Накопичена амортизація	Залишкова вартість
Лютий 2026	3 750,00	3 750,00	196 250,00
Березень 2026	3 750,00	7 500,00	192 500,00
Квітень 2026	3 750,00	11 250,00	188 750,00
Травень 2026	3 750,00	15 000,00	185 000,00
Червень 2026	3 750,00	18 750,00	181 250,00

Облік основних засобів для IT-компанії

Для IT-компанії основні засоби мають особливе значення, бо вони забезпечують роботу команди, інфраструктури та розробки.

Типові основні засоби IT-компанії:

ноутбуки розробників;
робочі станції;
монітори;
сервери;
системи зберігання даних;
мережеве обладнання;
UPS;
генератори;
офісні меблі;
обладнання переговорних кімнат;
тестові мобільні пристрої.

У K2 ERP такі об’єкти можна закріплювати за спеціалістами, відділами, проєктами або місцями використання.

Основні засоби для резидента Дія.City

Для компанії-резидента Дія.City основні засоби можуть бути важливою частиною управлінського та бухгалтерського обліку.

Особливо це стосується:

ноутбуків для гіг-спеціалістів;
серверів для тестового середовища;
мережевого обладнання;
резервного живлення;
офісної інфраструктури;
обладнання для розробки та тестування.

Управлінський облік основних засобів дозволяє IT-компанії бачити, скільки коштів інвестовано в інфраструктуру, яка техніка використовується, які об’єкти амортизуються та коли потрібно планувати оновлення.

Типові проводки

У навчальному прикладі можна використовувати такі умовні бухгалтерські проводки.

Операція	Дебет	Кредит	Коментар
Придбання основного засобу	152	631	отримано об’єкт або витрати на його придбання
Введення в експлуатацію	10	152	об’єкт зараховано до складу основних засобів
Нарахування амортизації	91 / 92 / 93	131	амортизація віднесена на витрати
Модернізація	152	631	накопичення витрат на поліпшення
Збільшення вартості після модернізації	10	152	модернізація включена до вартості ОЗ
Списання накопиченої амортизації	131	10	списання зносу
Списання залишкової вартості	976	10	списання залишкової вартості

Звіти по основних засобах

У K2 ERP для основних засобів доцільно формувати такі звіти.

Звіт	Що показує
Відомість основних засобів	перелік об’єктів, первісна вартість, амортизація, залишкова вартість
Амортизація за період	суми амортизації по місяцях, групах, підрозділах
ОЗ за відповідальними особами	які об’єкти закріплені за кожним працівником
ОЗ за місцями використання	об’єкти по офісах, складах, цехах, серверних
Рух основних засобів	придбання, введення, переміщення, списання
Модернізації ОЗ	об’єкти, по яких були поліпшення
Списання ОЗ	списані об’єкти, причини, залишкова вартість
Інвентаризаційна відомість	фактична наявність і відхилення від обліку

Дашборд основних засобів

Для керівника або бухгалтера в K2 ERP можна створити дашборд основних засобів.

Блок дашборда	Що показує
Первісна вартість ОЗ	загальна вартість активів
Накопичена амортизація	скільки вартості вже перенесено на витрати
Залишкова вартість	поточна балансова вартість
Амортизація за місяцями	динаміка витрат на амортизацію
ОЗ за групами	структура активів: техніка, меблі, обладнання, транспорт
ОЗ за відповідальними особами	контроль майна за працівниками
ОЗ на модернізації	об’єкти, які тимчасово не використовуються або поліпшуються
ОЗ до списання	об’єкти з високим зносом або нульовою залишковою вартістю

Типові помилки при обліку основних засобів

Помилка	Наслідок	Як уникнути
Не створено картку ОЗ	немає повної історії об’єкта	створювати картку для кожного об’єкта
Немає інвентарного номера	складно провести інвентаризацію	присвоювати унікальний номер
Не визначено відповідальну особу	незрозуміло, хто відповідає за майно	закріплювати ОЗ за працівником або підрозділом
Неправильно сформована первісна вартість	викривлення амортизації та залишкової вартості	включати всі необхідні витрати до первісної вартості
Амортизація не нараховується	заниження витрат	налаштувати автоматичне закриття місяця
Ремонт помилково віднесено на модернізацію	завищення вартості активу	розділяти ремонт і поліпшення
Не списуються старі об’єкти	баланс містить неактуальні активи	проводити регулярну інвентаризацію

Контрольні питання для бухгалтера

Перед закриттям місяця бухгалтеру варто перевірити:

чи всі придбані об’єкти класифіковані правильно;
чи створені картки основних засобів;
чи всі об’єкти введені в експлуатацію;
чи вказані строки корисного використання;
чи налаштовано метод амортизації;
чи є відповідальні особи;
чи правильно сформована первісна вартість;
чи не було модернізацій;
чи не було списань;
чи нарахована амортизація за місяць;
чи сформована відомість ОЗ;
чи відповідають залишки обліку фактичній наявності.

Сценарій демонстрації в K2 ERP

Для демонстрації роботи з основними засобами в K2 ERP можна виконати такий сценарій:

Створити групи основних засобів.
Створити матеріально відповідальних осіб.
Внести документи придбання основних засобів.
Додати витрати на доставку, монтаж і налаштування.
Сформувати первісну вартість.
Створити картки основних засобів.
Присвоїти інвентарні номери.
Ввести об’єкти в експлуатацію.
Налаштувати метод амортизації.
Нарахувати амортизацію за місяць.
Провести переміщення об’єкта між підрозділами.
Провести модернізацію одного об’єкта.
Провести інвентаризацію.
Списати застарілий об’єкт.
Сформувати звіти.
Відкрити дашборд основних засобів.

Коротко

Питання	Відповідь
Що таке основні засоби?	Матеріальні активи, які підприємство використовує у діяльності протягом тривалого часу.
Чим ОЗ відрізняються від товарів?	Товари купують для продажу, а основні засоби — для використання у діяльності.
Що таке первісна вартість?	Вартість, за якою об’єкт зараховується в облік.
Що таке амортизація?	Поступове перенесення вартості основного засобу на витрати.
Що таке залишкова вартість?	Первісна або переоцінена вартість мінус накопичена амортизація.
Що таке введення в експлуатацію?	Документальне підтвердження початку використання об’єкта.
Що таке модернізація?	Поліпшення об’єкта, яке збільшує майбутні економічні вигоди.
Чи можна вести основні засоби в K2 ERP?	Так. K2 ERP може вести картки ОЗ, амортизацію, модернізації, переміщення, списання, інвентаризацію, звіти та дашборди.

Висновок

Основні засоби — це важлива частина активів підприємства. Вони забезпечують роботу бізнесу, створюють виробничу, офісну, складську, торгову або IT-інфраструктуру та потребують системного обліку.

Правильний облік основних засобів дозволяє:

бачити реальну вартість активів;
контролювати відповідальних осіб;
нараховувати амортизацію;
планувати оновлення обладнання;
відокремлювати ремонт від модернізації;
проводити інвентаризацію;
списувати застарілі об’єкти;
формувати бухгалтерську та управлінську звітність.

Головний результат. K2 ERP дозволяє автоматизувати повний цикл обліку основних засобів: від придбання та введення в експлуатацію до амортизації, модернізації, інвентаризації, списання, звітів і дашбордів.

Див. також

Зовнішні посилання