SAF-T UA

SAF-T UA — це українська версія стандартного аудиторського файлу, який використовується для електронного податкового аудиту. SAF-T UA є електронним файлом стандартизованої структури, що містить дані бухгалтерського обліку, господарських операцій, первинних документів, довідників, активів, зобов’язань та інших показників підприємства за визначений період.

SAF-T UA використовується для передавання структурованих облікових даних до ДПС у межах податкового контролю, електронного аудиту або тестування відповідного функціоналу.

Важливо: SAF-T UA — це не звичайний звіт і не декларація. Це стандартизований електронний файл з деталізованими даними бухгалтерського обліку, який може використовуватися ДПС для електронного аналізу операцій платника.

Загальний опис

SAF-T розшифровується як Standard Audit File for Tax, тобто стандартний аудиторський файл для податкових цілей. В Україні використовується адаптований формат SAF-T UA.

Файл SAF-T UA формується з даних облікової або ERP-системи підприємства. У ньому можуть міститися довідники, бухгалтерські проведення, інформація про документи, операції з контрагентами, рух коштів, операції з товарами, послугами, активами та іншими об’єктами обліку.

На офіційному вебпорталі ДПС для SAF-T UA розміщуються нормативно-правові акти, роз’яснення, питання-відповіді, повідомлення, XSD-схеми та детальний технічний опис елементів файлу.

Зверніть увагу: SAF-T UA потрібно формувати відповідно до актуальної XSD-схеми, опублікованої на вебпорталі ДПС. Якщо структура файлу не відповідає XSD, файл може не пройти технічну перевірку.

Для чого потрібен SAF-T UA

SAF-T UA потрібен для стандартизованого передавання облікових даних підприємства до податкових органів.

Основні задачі SAF-T UA:

надати ДПС структуровані дані бухгалтерського обліку;
автоматизувати частину податкового аудиту;
зменшити потребу в ручному збиранні документів;
прискорити аналіз господарських операцій;
забезпечити єдиний формат обміну обліковими даними;
підвищити прозорість податкового контролю;
зменшити кількість паперових документів;
спростити перевірку великих масивів операцій;
забезпечити технічну перевірку файлу за XSD-схемою;
інтегрувати ERP-системи з вимогами електронного аудиту.

Основні дані у SAF-T UA

Файл SAF-T UA може містити такі групи даних:

загальну інформацію про платника;
інформацію про облікову систему;
довідники;
план рахунків;
контрагентів;
товари, роботи та послуги;
бухгалтерські проведення;
первинні документи;
операції продажу;
операції закупівлі;
платежі;
залишки;
податкові показники;
інформацію про активи;
інформацію про зобов’язання;
інші дані бухгалтерського та податкового обліку.

Практичне застосування: SAF-T UA дозволяє передати не лише підсумкові цифри, а й деталізовану структуру облікових даних, за якими можна перевірити походження сум у звітності та документах.

Структура SAF-T UA

Структура SAF-T UA визначається XSD-схемою. У загальному вигляді файл може містити такі основні розділи:

Header;
MasterFiles;
GeneralLedgerEntries;
SourceDocuments.

Header — це заголовна частина файлу. Вона містить загальну інформацію про файл, платника, період, валюту, програмне забезпечення та інші службові дані.

У цьому розділі можуть зазначатися:

ідентифікатор файлу;
дата формування;
звітний період;
дані платника;
інформація про програмне забезпечення;
версія формату;
валюта;
службові реквізити.

MasterFiles

MasterFiles — це розділ довідників. Він містить базову інформацію, яка використовується в операціях і документах.

До MasterFiles можуть належати:

план рахунків;
контрагенти;
товари;
послуги;
податкові коди;
одиниці виміру;
склади;
працівники;
інші довідники, потрібні для розшифрування операцій.

GeneralLedgerEntries

GeneralLedgerEntries — це розділ бухгалтерських операцій. У ньому відображаються записи бухгалтерського обліку за визначений період.

У цьому розділі можуть міститися:

журнали операцій;
бухгалтерські проведення;
дебетові та кредитові рахунки;
суми;
валюти;
дати операцій;
посилання на документи;
аналітичні ознаки;
податкові показники.

SourceDocuments

SourceDocuments — це розділ документального забезпечення. Він може містити інформацію про первинні документи та операції, які підтверджують записи бухгалтерського обліку.

До SourceDocuments можуть належати:

рахунки;
акти;
накладні;
податкові накладні;
розрахунки коригування;
платіжні документи;
документи закупівлі;
документи продажу;
документи руху товарів;
інші документи, що підтверджують господарські операції.

Для облікової системи: ключове завдання — правильно зв’язати довідники, бухгалтерські проведення та первинні документи. Якщо в ERP немає якісних зв’язків між документами й проводками, сформувати коректний SAF-T UA буде складніше.

Формат файлу

SAF-T UA формується у форматі XML відповідно до XSD-схеми. XSD визначає структуру файлу, допустимі елементи, вкладеність, типи даних, обов’язкові поля та правила технічної перевірки.

Файл може бути великим, тому для передавання до ДПС може використовуватися ZIP-архів або група архівів.

Типовий процес технічної перевірки може включати:

формування XML-файлу;
перевірку на відповідність XSD;
архівування;
завантаження до Електронного кабінету;
розархівування;
автоматичну перевірку;
підписання електронним підписом;
надсилання до ДПС;
отримання результатів обробки.

XSD-схема

XSD-схема — це технічний опис структури XML-файлу SAF-T UA. Вона визначає, які елементи має містити файл, у якому порядку вони розташовуються, які поля є обов’язковими та які формати даних допустимі.

Для ERP-системи XSD-схема є основою для генерації та перевірки SAF-T UA.

Рекомендація: генератор SAF-T UA у K2 ERP має мати окремий механізм валідації XML за XSD до відправлення. Це дозволяє виявляти технічні помилки ще до завантаження файлу в Електронний кабінет.

Подання SAF-T UA

SAF-T UA може подаватися до ДПС через електронні канали, зокрема через Електронний кабінет. За повідомленнями ДПС, сформований файл SAF-T UA завантажується окремо за кожний звітний або податковий період, зазначений у запиті, у вигляді ZIP-архіву або групи архівів.

Після завантаження файл розархівовується і перевіряється на відповідність XSD-схемі. Якщо перевірку пройдено успішно, на файл накладається електронний підпис і він надсилається до ДПС для автоматизованої обробки.

Хто має формувати SAF-T UA

SAF-T UA насамперед пов’язаний із великими платниками податків та електронним податковим аудитом. Водночас вимоги, строки та коло платників можуть змінюватися залежно від чинного законодавства, рішень ДПС та етапів впровадження.

У межах підготовки до SAF-T UA підприємству важливо визначити:

чи належить воно до платників, яких стосується вимога;
за який період потрібно формувати файл;
які облікові системи є джерелами даних;
хто відповідає за формування файлу;
хто перевіряє дані;
хто підписує файл;
хто завантажує файл до Електронного кабінету;
хто контролює результати обробки.

Не плутати: SAF-T UA — це не податкова декларація і не звичайний бухгалтерський звіт. Це технічний файл для електронного аудиту, який містить деталізовані дані обліку у стандартизованому форматі.

Джерела даних для SAF-T UA

Для формування SAF-T UA можуть використовуватися дані з різних підсистем:

бухгалтерський облік;
податковий облік;
продажі;
закупівлі;
складський облік;
каса;
банк;
основні засоби;
зарплата;
виробництво;
CRM;
документообіг;
електронна звітність;
інтеграції з зовнішніми сервісами.

Якщо дані зберігаються в різних системах, потрібно організувати їх зведення в єдину структуру.

Підготовка даних

Перед формуванням SAF-T UA потрібно перевірити якість облікових даних.

Важливо перевірити:

коректність плану рахунків;
заповнення контрагентів;
податкові номери;
відповідність кодів товарів і послуг;
одиниці виміру;
дати документів;
номери документів;
зв’язки між документами і проводками;
відповідність сум;
валютні операції;
залишки;
закриття періоду;
дублікати документів;
помилки в аналітиці;
повноту первинних документів.

Інтеграційний акцент: SAF-T UA потребує не лише експорту даних, а й якісної моделі даних в ERP. Довідники, документи, проводки та аналітика мають бути пов’язані між собою.

Використання SAF-T UA у K2 ERP

У системі K2 ERP SAF-T UA може бути реалізований як окремий модуль формування стандартного аудиторського файлу.

Такий модуль може виконувати такі задачі:

збір даних з облікових регістрів;
збір даних з документів;
збір даних з довідників;
формування Header;
формування MasterFiles;
формування GeneralLedgerEntries;
формування SourceDocuments;
перетворення внутрішніх даних у структуру SAF-T UA;
перевірка обов’язкових полів;
перевірка зв’язків між документами;
формування XML-файлу;
валідація XML за XSD;
архівування файлу;
підписання електронним підписом;
передавання через Електронний кабінет або інтеграційний сервіс;
зберігання сформованих файлів;
зберігання статусів і повідомлень обробки.

Для K2 ERP: модуль SAF-T UA бажано будувати як окремий шар експорту даних. Він не повинен змінювати первинні документи, а має читати затверджені облікові дані, перетворювати їх у XML-структуру і перевіряти файл перед передаванням.

Типовий сценарій формування SAF-T UA

Типовий процес формування SAF-T UA у K2 ERP може виглядати так:

Користувач вибирає звітний період.
Система визначає компанію або платника.
Система збирає довідники.
Система збирає бухгалтерські проведення.
Система збирає первинні документи.
Система перевіряє обов’язкові реквізити.
Система формує структуру SAF-T UA.
Система генерує XML-файл.
XML перевіряється за XSD-схемою.
Файл архівується.
Файл підписується електронним підписом.
Файл завантажується до Електронного кабінету або передається через інтеграційний сервіс.
Система зберігає статус обробки та повідомлення.

Дані, які бажано зберігати в ERP

Для контролю формування SAF-T UA в ERP бажано зберігати:

період формування;
компанію;
версію XSD;
дату формування файлу;
користувача, який сформував файл;
джерела даних;
статус перевірки;
список помилок;
XML-файл;
ZIP-архів;
електронний підпис;
статус передавання;
повідомлення обробки;
дату завантаження;
дату прийняття або відхилення;
журнал технічних дій;
версію модуля формування.

Типові помилки під час формування

Під час формування SAF-T UA можуть виникати такі помилки:

не заповнені обов’язкові поля;
неправильний формат дати;
неправильний формат числового поля;
відсутній податковий номер контрагента;
некоректний код товару або послуги;
відсутній зв’язок документа з проводкою;
неправильна валюта;
не збігаються суми документів і проводок;
дублюються ідентифікатори;
не відповідає структура XML;
файл не проходить XSD-валідацію;
архів має неправильну структуру;
файл занадто великий для одного архіву;
помилка електронного підпису;
помилка завантаження до Електронного кабінету.

Рекомендація: перед формуванням SAF-T UA бажано запускати попередню перевірку даних: контрагенти, документи, проводки, рахунки, податкові коди, валюти, зв’язки та обов’язкові реквізити.

Контроль якості даних

SAF-T UA сильно залежить від якості облікових даних. Якщо в ERP є помилки у довідниках, документах або проводках, вони можуть перейти у файл і спричинити відхилення або додаткові питання під час аналізу.

Для контролю якості потрібно перевіряти:

повноту довідників;
дублювання контрагентів;
коректність кодів ЄДРПОУ та ІПН;
коректність рахунків;
відповідність аналітики;
заповнення первинних документів;
послідовність дат;
відповідність сум;
наявність закриття періоду;
відсутність незавершених документів;
повноту зв’язків між операціями.

Безпека SAF-T UA

Файл SAF-T UA може містити значний обсяг чутливої фінансової та господарської інформації. Тому важливо забезпечити контроль доступу до формування, перегляду, підписання та передавання файлу.

Для безпеки потрібно контролювати:

права користувачів;
доступ до фінансових даних;
доступ до XML-файлів;
доступ до архівів;
електронні підписи;
журнал дій;
місце зберігання файлів;
шифрування передавання;
резервне копіювання;
видалення тимчасових файлів;
обмеження доступу до технічних логів.

Переваги автоматизації SAF-T UA

Автоматизація формування SAF-T UA в ERP дає такі переваги:

менше ручної підготовки даних;
менше помилок у структурі файлу;
автоматичне формування XML;
перевірка за XSD;
зберігання історії файлів;
контроль версій;
прозорий журнал дій;
можливість повторного формування;
контроль повноти даних;
швидша підготовка до податкового аудиту;
зменшення навантаження на бухгалтерію.

Обмеження та ризики

Під час впровадження SAF-T UA потрібно враховувати такі ризики:

складність структури файлу;
потреба у якісних облікових даних;
потреба у зіставленні внутрішньої моделі ERP зі структурою SAF-T UA;
зміни XSD-схем;
великий обсяг даних;
ризик технічних помилок XML;
потреба в тестуванні;
потреба в контролі доступу;
потреба в навчанні користувачів;
потреба в окремому журналі помилок і перевірок.

Не плутати: сформувати XML-файл — це лише частина задачі. Для коректного SAF-T UA потрібно забезпечити якість обліку, правильні довідники, зв’язки між документами, відповідність XSD і контроль результатів обробки.

Висновок

SAF-T UA — це стандартизований електронний аудиторський файл для податкових цілей, який містить деталізовані дані бухгалтерського обліку та господарських операцій підприємства.

Для бізнесу SAF-T UA означає перехід до більш структурованого електронного податкового аудиту. Для ERP-системи це потребує окремого модуля, який збирає дані з обліку, формує XML відповідно до XSD, перевіряє файл, архівує його, забезпечує підписання, передавання та зберігання результатів.

У K2 ERP модуль SAF-T UA доцільно реалізовувати як окремий інструмент підготовки аудиторського файлу, пов’язаний із бухгалтерським обліком, первинними документами, довідниками, електронним підписом, ЕДО та інтеграцією з ДПС.

Джерела

Див. також

ДПС

ЕДО

Розрахунок коригування

SaaS

Технічне завдання: Передача звітності з K2 ERP до Електронного кабінету ДПС

Технічне завдання: передача документів для звітності в податкову через Вчасно для Python

Технічне завдання: передача документів для звітності в податкову через Медок для Python

Технічне завдання: передача документів для звітності в податкову через Edin для Python

Накладення електронного підпису за допомогою Дія в Python

Уніфіковане накладання електронного підпису різних сервісних центрів України