Атестаційні завдання K2 ERP/Облік маленького підприємства

Атестаційне завдання K2 ERP — Облік маленького підприємства — це практична задача для перевірки навичок розробника або впроваджувача K2 ERP у створенні простого модуля управлінського обліку для малого бізнесу.

Модуль має забезпечувати базовий облік товарів, послуг, клієнтів, постачальників, продажів, витрат, оплат, боргів, складських залишків і простих фінансових звітів без складної бухгалтерської логіки.

Коротко. Потрібно реалізувати простий модуль для малого бізнесу: товари, послуги, контрагенти, продажі, витрати, оплати, склад, залишки, борги, рахунки, акти, мінімальні попередження і базові фінансові звіти.

Назва завдання

Базовий модуль обліку доходів, витрат, складу та контрагентів для малого бізнесу.

Мета завдання

Мета завдання — створити в K2 ERP простий і зрозумілий модуль для щоденного обліку малого підприємства.

Система повинна дозволяти:

• вести товари;
• вести послуги;
• вести клієнтів;
• вести постачальників;
• створювати продажі;
• створювати витрати;
• фіксувати оплати;
• бачити борги клієнтів;
• бачити борги перед постачальниками;
• вести базовий складський облік;
• автоматично списувати товар при продажі;
• оприбутковувати товар при закупівлі;
• контролювати мінімальні залишки;
• формувати рахунки;
• формувати акти або накладні, якщо потрібно;
• формувати прості звіти по доходах, витратах, прибутку, продажах і залишках.

Головний принцип. Модуль має бути простим: підприємець повинен швидко внести продаж, витрату або оплату і одразу побачити залишки, борги та прибуток.

Реальний бізнес-контекст

Маленьке підприємство може продавати товари, надавати послуги або поєднувати обидва види діяльності.

Приклади малого бізнесу:

• невеликий магазин;
• майстерня;
• сервісна компанія;
• інтернет-магазин;
• ФОП із товарами;
• ФОП із послугами;
• невеликий склад;
• торговий представник;
• локальний виробник;
• сімейний бізнес.

Такому бізнесу часто не потрібна складна бухгалтерія на першому етапі. Потрібен простий контроль:

• що продано;
• кому продано;
• хто оплатив;
• хто ще винен;
• що куплено;
• кому потрібно оплатити;
• скільки товару залишилось;
• які витрати були за місяць;
• який орієнтовний прибуток.

Основний бізнес-процес

Типовий процес роботи малого підприємства виглядає так:

1. підприємець створює товар або послугу;
2. створює клієнта або постачальника;
3. реєструє закупівлю товару або витрату;
4. товар потрапляє на склад;
5. створюється продаж клієнту;
6. товар автоматично списується зі складу;
7. формується рахунок або накладна;
8. клієнт оплачує повністю або частково;
9. система показує залишок боргу;
10. у звіті видно доходи, витрати й прибуток.

Основні об’єкти модуля

Об’єкт	Призначення
Товари	Матеріальні позиції, які продаються або зберігаються на складі
Послуги	Роботи або послуги без складського залишку
Контрагенти	Клієнти, постачальники або обидва типи одночасно
Продажі	Реалізація товарів або послуг клієнтам
Витрати	Закупівлі, оренда, зарплата, реклама та інші витрати
Оплати	Фактичні надходження або виплати коштів
Склад	Облік залишків товарів
Рахунки	Документи для оплати клієнтом
Акти / накладні	Документи виконання або відвантаження
Звіти	Доходи, витрати, прибуток, продажі, залишки, борги

Довідник «Товари/Послуги»

Довідник містить усе, що підприємство продає або використовує в роботі.

Типи позицій

• товар;
• послуга;
• матеріал;
• комплект;
• інше.

Поля товару або послуги

Поле	Опис
Назва	Назва товару або послуги
Тип	Товар або послуга
Одиниця виміру	шт., кг, л, год., послуга
Ціна продажу	Стандартна ціна для клієнта
Ціна закупівлі	Закупівельна ціна, якщо це товар
Артикул	Внутрішній код або артикул, опціонально
Штрихкод	Опціонально для швидкого продажу
Мінімальний залишок	Кількість, нижче якої потрібно поповнення
Статус	Активний або архівний

Довідник «Контрагенти»

Контрагенти — це клієнти, постачальники або компанії, які можуть бути одночасно і клієнтами, і постачальниками.

Типи контрагентів

• клієнт;
• постачальник;
• клієнт і постачальник;
• інший.

Поля контрагента

Поле	Опис
Назва компанії або ПІБ	Ім’я контрагента
Тип	Клієнт, постачальник або обидва
Телефон	Контактний номер
Email	Електронна адреса
Адреса	Фактична або юридична адреса
Контактна особа	Для компаній
Коментар	Службова примітка
Статус	Активний або архівний

База «Продажі»

Продаж фіксує реалізацію товару або послуги клієнту.

Колонки журналу продажів

Колонка	Опис
Дата продажу	Коли створено продаж
Клієнт	Кому продано
Товар / послуга	Що продано
Кількість	Скільки продано
Ціна	Ціна за одиницю
Сума	Загальна сума
Оплачено	Скільки оплачено
Борг	Сума до оплати
Статус	Новий, частково оплачено, оплачено, скасовано

Поля продажу

Поле	Опис
Номер продажу	Унікальний номер
Дата	Дата продажу
Клієнт	Контрагент-покупець
Позиції продажу	Товари або послуги
Загальна сума	Підсумок продажу
Знижка	Опціонально
Сума до оплати	Сума після знижки
Оплачено	Скільки вже отримано
Борг	Залишок до оплати
Статус оплати	Не оплачено, частково оплачено, оплачено
Коментар	Додаткові примітки

Статуси продажу

Статус	Значення
Новий	Продаж створено
Очікує оплати	Рахунок виставлено, оплати ще немає
Частково оплачено	Клієнт оплатив частину
Оплачено	Продаж повністю оплачено
Скасовано	Продаж скасовано

База «Витрати»

Витрати фіксують закупівлі та інші платежі підприємства.

Категорії витрат

• закупівля товарів;
• оренда;
• зарплата;
• реклама;
• транспорт;
• зв’язок;
• комунальні послуги;
• інструменти;
• матеріали;
• податки;
• інші витрати.

Поля витрати

Поле	Опис
Дата витрати	Коли виникла витрата
Постачальник	Кому потрібно оплатити або кому оплачено
Категорія	Тип витрати
Товар або опис	Що куплено або за що сплачено
Кількість	Якщо витрата пов’язана з товаром
Сума	Загальна сума витрати
Оплачено	Скільки вже оплачено
Борг	Скільки залишилось оплатити
Статус оплати	Не оплачено, частково оплачено, оплачено
Коментар	Примітка

Оплати

Оплати фіксують реальний рух коштів.

Типи оплат

• надходження від клієнта;
• оплата постачальнику;
• часткова оплата;
• повернення клієнту;
• повернення від постачальника.

Способи оплати

• готівка;
• банківська картка;
• банківський переказ;
• інше.

Поля оплати

Поле	Опис
Дата оплати	Коли відбулась оплата
Контрагент	Клієнт або постачальник
Пов’язаний документ	Продаж або витрата
Тип оплати	Надходження або виплата
Спосіб оплати	Готівка, картка, переказ
Сума	Сума оплати
Коментар	Примітка

Облік боргів

Система повинна показувати:

• борги клієнтів перед підприємством;
• борги підприємства перед постачальниками;
• прострочені оплати, якщо вказано термін оплати;
• частково оплачені продажі;
• частково оплачені витрати.

Складський облік

Складський облік має бути простим і зрозумілим.

Що потрібно вести на складі

• товар;
• кількість;
• мінімальний залишок;
• закупівельну ціну;
• орієнтовну собівартість залишку;
• попередження про низький залишок.

Логіка складу

• при закупівлі товару залишок збільшується;
• при продажу товару залишок зменшується;
• послуги не мають складського залишку;
• якщо залишку недостатньо — система має показати попередження;
• якщо залишок нижче мінімального — система має показати товар у звіті поповнення.

Формула залишку

Залишок = Надходження товару - Продажі товару - Списання

Мінімальні залишки

Для кожного товару можна вказати мінімальний залишок.

Якщо фактична кількість менша або дорівнює мінімальному залишку, система повинна показувати попередження.

Рахунки, акти і накладні

Модуль може формувати прості документи.

Документи

• рахунок на оплату;
• акт виконаних робіт;
• видаткова накладна;
• прибуткова накладна;
• простий чек або квитанція.

Поля рахунку

Поле	Опис
Номер рахунку	Унікальний номер
Дата	Дата створення
Клієнт	Кому виставлено рахунок
Позиції	Товари або послуги
Сума	Загальна сума
Статус	Виставлено, частково оплачено, оплачено, скасовано

Звіт «Доходи, витрати і прибуток»

У звіті потрібно відображати:

• період;
• суму доходів;
• суму витрат;
• чистий прибуток;
• кількість продажів;
• кількість витрат.

Формула прибутку

Прибуток = Доходи - Витрати

Звіт «Продажі по товарах і послугах»

У звіті потрібно відображати:

• товар або послугу;
• кількість продажів;
• суму продажів;
• середню ціну;
• частку в загальному обороті.

Звіт «Залишки товарів»

У звіті потрібно відображати:

• товар;
• одиницю виміру;
• поточний залишок;
• мінімальний залишок;
• статус поповнення;
• орієнтовну вартість залишку.

Звіт «Борги клієнтів»

У звіті потрібно відображати:

• клієнта;
• продаж;
• суму продажу;
• оплачено;
• борг;
• дату продажу;
• термін оплати, якщо є.

Звіт «Борги перед постачальниками»

У звіті потрібно відображати:

• постачальника;
• витрату або закупівлю;
• суму;
• оплачено;
• залишок боргу;
• дату.

Звіт «Витрати по категоріях»

У звіті потрібно відображати:

• категорію витрат;
• суму витрат;
• кількість операцій;
• частку в загальних витратах.

AJAX-інтерактив

Інтерфейс має бути максимально швидким.

Через AJAX мають працювати:

• пошук товарів;
• пошук послуг;
• пошук контрагентів;
• створення продажу;
• додавання позицій у продаж;
• розрахунок суми продажу;
• фіксація оплати;
• створення витрати;
• оновлення залишку;
• перевірка мінімального залишку;
• фільтрація звітів.

Простота інтерфейсу

Оскільки модуль призначений для малого бізнесу, інтерфейс має бути простим.

Обов’язкові принципи UX

• мінімум полів у формах;
• швидкий пошук товару або клієнта;
• зрозумілі статуси оплат;
• помітне відображення боргів;
• помітне відображення низьких залишків;
• прості звіти без складної термінології;
• можливість швидко створити товар або клієнта прямо під час продажу.

Логування змін

Модуль повинен фіксувати важливі дії.

Журнал змін має зберігати:

• хто створив товар;
• хто змінив ціну;
• хто створив контрагента;
• хто створив продаж;
• хто скасував продаж;
• хто створив витрату;
• хто зафіксував оплату;
• хто змінив залишок;
• хто сформував документ;
• хто експортував звіт;
• дату й час дії;
• старе та нове значення, якщо це можливо.

Права доступу

Модуль має підтримувати просту рольову модель.

Роль	Можливості
Власник	Бачить усі продажі, витрати, прибуток, борги, склад і звіти
Менеджер	Створює продажі, клієнтів, рахунки, бачить залишки
Комірник	Веде залишки, закупівлі, оприбуткування і списання
Касир	Приймає оплати і створює продажі
Бухгалтер	Переглядає оплати, витрати, борги і фінансові звіти
Адміністратор	Налаштовує довідники, права і службові параметри

Технічні вимоги

Параметр	Опис
Бекенд	K2 Cloud ERP на Python або PHP
База даних	PostgreSQL або MySQL
Фронтенд	HTML5, JavaScript
AJAX	Fetch API або Axios
UI-компоненти	DataTables для таблиць продажів, витрат і складу; Select2 для пошуку товарів і контрагентів
Друк	PDF-рахунки, акти, накладні або квитанції
Експорт	Excel або PDF для звітів

Рекомендовані сутності бази даних

Для реалізації задачі доцільно передбачити такі сутності:

• товари;
• послуги;
• одиниці виміру;
• контрагенти;
• категорії витрат;
• продажі;
• позиції продажів;
• витрати;
• позиції витрат;
• оплати;
• склади;
• залишки;
• рахунки;
• акти;
• накладні;
• журнал змін;
• звіти;
• права доступу.

Практичне завдання

У межах атестації потрібно продемонструвати робочий сценарій.

Мінімальний сценарій:

1. створити товар;
2. створити послугу;
3. створити клієнта;
4. створити постачальника;
5. створити закупівлю товару;
6. перевірити збільшення залишку;
7. створити продаж товару клієнту;
8. перевірити списання товару зі складу;
9. створити продаж послуги;
10. сформувати рахунок;
11. зафіксувати часткову оплату;
12. перевірити борг клієнта;
13. зафіксувати повну оплату;
14. створити витрату по категорії;
15. зафіксувати оплату постачальнику;
16. перевірити мінімальний залишок;
17. сформувати звіт доходів, витрат і прибутку;
18. сформувати звіт продажів по товарах і послугах;
19. сформувати звіт залишків;
20. сформувати звіт боргів клієнтів;
21. перевірити журнал змін.

Критерії оцінювання

Критерій	Бали	Що перевіряється
Реалізація бази товарів, контрагентів, продажів і витрат	20	Товари, послуги, клієнти, постачальники, продажі, витрати, категорії
Облік залишків на складі	20	Надходження, списання при продажі, мінімальні залишки, попередження
Формування звітів по фінансах	20	Доходи, витрати, прибуток, борги, продажі по товарах, залишки
Інтерактивність через AJAX і зручність обліку	20	Швидкий пошук, створення продажів, оплат, витрат і фільтрація звітів без перезавантаження
Мінімальна складність і висока зручність використання	20	Простий інтерфейс, зрозумілі форми, мінімум зайвих полів, швидка робота
Разом	100	Максимальна оцінка

Шкала оцінювання

Бали	Рівень	Опис
90–100	Відмінно	Модуль повністю працює: товари, послуги, контрагенти, продажі, витрати, оплати, склад, борги, документи, звіти й AJAX реалізовані коректно
75–89	Добре	Основна логіка працює, є незначні недоліки, які не руйнують облік малого бізнесу
60–74	Зараховано	Базовий сценарій працює, але частина функцій реалізована неповно або потребує доопрацювання
0–59	Не зараховано	Відсутня критична логіка: товари, продажі, витрати, оплати, склад або звіти

Критичні помилки

Критичними помилками вважаються ситуації, коли:

• неможливо створити товар;
• неможливо створити послугу;
• неможливо створити контрагента;
• неможливо створити продаж;
• продаж не рахує загальну суму;
• продаж товару не зменшує залишок;
• закупівля товару не збільшує залишок;
• система дозволяє продати товар із недостатнім залишком без попередження;
• неможливо створити витрату;
• неможливо зафіксувати оплату;
• часткова оплата не змінює борг;
• звіт прибутку не враховує доходи або витрати;
• звіт залишків не відповідає рухам товару;
• зміни продажів, оплат і залишків не логуються.

Умова складання. Завдання не може бути зараховане, якщо система не дозволяє пройти базовий цикл малого бізнесу: товар або послуга → контрагент → продаж → оплата → склад → витрата → прибуток → звіт.

Очікуваний результат

У результаті виконання атестаційного завдання має бути створений базовий модуль обліку маленького підприємства в K2 ERP.

Модуль має підтримувати товари, послуги, контрагентів, продажі, витрати, оплати, борги, складські залишки, мінімальні залишки, рахунки, акти, накладні, прості фінансові звіти, AJAX-інтерактив і логування змін.

Примітка

ERP для маленького бізнесу має бути простою, швидкою і зрозумілою. Її головне завдання — не створювати зайву бюрократію, а дати підприємцю щоденний контроль над грошима, товарами, клієнтами, боргами і прибутком.

Менше зайвих налаштувань — більше практичної користі для бізнесу.

Коротко

Питання	Відповідь
Що потрібно створити?	Простий модуль обліку малого підприємства
Які довідники потрібні?	Товари, послуги, контрагенти, категорії витрат
Який головний процес?	Продаж товару або послуги з фіксацією оплати
Що має робити склад?	Збільшувати залишки при закупівлі і зменшувати при продажі
Що потрібно бачити по фінансах?	Доходи, витрати, прибуток, борги клієнтів і борги постачальникам
Які звіти потрібні?	Прибуток і витрати, продажі, залишки, борги, витрати по категоріях
Що є критичною вимогою?	Продаж, оплата і склад мають змінювати фактичні залишки та борги
Що головне в інтерфейсі?	Простота, швидкість і мінімум зайвих полів

Див. також

• K2 ERP
• K2 ERP
• Атестаційні завдання K2 ERP
• Складський облік
• Каса
• CRM
• Продажі
• Витрати
• Контрагенти
• Рахунок на оплату
• Залишки товарів
• Фінансовий звіт
• AJAX