K2 Автоперевезення

K2 Автоперевезення — це галузевий модуль у складі K2 ERP та K2 Cloud ERP, призначений для автоматизації транспортної логістики, управління заявками на перевезення, рейсами, маршрутами, водіями, автопарком, вантажами, клієнтами, тарифами, паливом, витратами, документами, фінансами та аналітикою перевезень.

Модуль може використовуватися транспортними компаніями, логістичними операторами, виробничими підприємствами з власним автопарком, торговими компаніями з доставкою, дистриб’юторами, службами доставки, аграрними компаніями, будівельними компаніями, сервісними організаціями та підприємствами, де транспорт є важливою частиною операційної діяльності.

Головна ідея. K2 Автоперевезення допомагає об’єднати заявки, рейси, маршрути, водіїв, автомобілі, вантажі, документи, витрати й фінансовий результат в єдину ERP-логіку.

Важливо. Автоперевезення — це не тільки “машина поїхала з точки А в точку Б”. Це заявка, клієнт, вантаж, маршрут, водій, авто, паливо, документи, оплата, витрати, контроль виконання й аналітика прибутковості рейсу.

Ризик старого підходу. Якщо заявки ведуться в месенджерах, рейси — в Excel, паливо — в окремій таблиці, а документи — в пошті, компанія не бачить реальної собівартості й прибутковості перевезень.

Що таке K2 Автоперевезення

K2 Автоперевезення — це модуль K2 ERP для керування транспортними процесами підприємства. Він може охоплювати весь цикл перевезення: від отримання заявки до планування маршруту, призначення водія й автомобіля, контролю виконання рейсу, формування документів, обліку витрат, розрахунку з клієнтом і аналізу прибутковості.

Модуль може використовуватися для:

вантажних автоперевезень;
міської доставки;
міжміських перевезень;
міжнародних перевезень;
доставки товарів клієнтам;
внутрішньої логістики підприємства;
доставки зі складу;
перевезення сировини;
перевезення готової продукції;
аграрної логістики;
будівельної логістики;
кур’єрської доставки;
сервісних виїздів;
управління власним автопарком;
роботи з найманим транспортом.

У K2 ERP автоперевезення можуть працювати разом із K2 CRM, Складський облік, Фінансовий облік, Управлінський облік, K2 Документообіг, K2 VDoc, K2 HelpDesk, K2 Каса, K2 Мобільний додаток iOS, Мобільний додаток Android, K2 ERP WMS та BI-аналітикою.

Архітектурний акцент. K2 Автоперевезення має бути не окремою таблицею рейсів, а частиною ERP-середовища, де транспорт пов’язаний із клієнтами, складом, фінансами, документами й аналітикою.

Навіщо потрібен модуль автоперевезень

У транспортній логістиці багато змінних: клієнти, адреси, вантажі, машини, водії, тарифи, паливо, ремонти, документи, строки, простої, повернення, додаткові витрати, оплати та претензії. Якщо ці дані розкидані між Excel, месенджерами, GPS-системою, бухгалтерією й поштою, управління перевезеннями стає непрозорим.

Типові проблеми без єдиної системи:

заявки губляться;
диспетчер не бачить повну завантаженість автопарку;
водій отримує маршрут у месенджері;
документи передаються із запізненням;
паливо списується приблизно;
витрати не прив’язані до рейсу;
клієнт питає статус, а менеджер уточнює вручну;
немає реальної собівартості рейсу;
важко порахувати прибутковість клієнта;
ремонти й ТО ведуться окремо;
штрафи, простої й додаткові послуги не аналізуються.

K2 Автоперевезення потрібен, щоб зробити транспортний процес контрольованим.

Практична користь. K2 Автоперевезення допомагає бачити повний шлях перевезення: заявка → маршрут → авто → водій → рейс → документи → витрати → оплата → прибутковість.

Основні можливості K2 Автоперевезення

Блок	Що робить	Навіщо потрібен
Заявки на перевезення	фіксує потребу клієнта або підрозділу	щоб не губити запити й планувати рейси
Рейси	об’єднує маршрут, авто, водія, вантаж і документи	для контролю виконання перевезення
Маршрути	описує точки завантаження, розвантаження й шлях	для планування часу, відстані й витрат
Автопарк	веде автомобілі, причепи, характеристики й стан	для управління транспортними ресурсами
Водії	веде працівників, документи, графіки, рейси	для відповідальності й планування
Паливо й витрати	обліковує пальне, ремонти, штрафи, платні дороги	для розрахунку собівартості рейсу
Документи	ТТН, заявки, акти, рахунки, договори	для юридичного й фінансового оформлення
Аналітика	показує дохід, витрати, маржу, завантаження	для управління прибутковістю

Заявка на перевезення

Заявка на перевезення — це початок транспортного процесу. Вона фіксує, що саме потрібно перевезти, звідки, куди, коли, для кого, на яких умовах і з якими вимогами.

Картка заявки може містити:

номер заявки;
дату створення;
клієнта;
контактну особу;
вантаж;
вагу;
об’єм;
кількість місць;
адресу завантаження;
адресу розвантаження;
дату й час завантаження;
дату й час доставки;
тип транспорту;
температурний режим;
особливі умови;
тариф;
попередню вартість;
відповідального менеджера;
статус;
коментар;
файли;
пов’язані документи.

Перевага. Заявка на перевезення переводить усний або месенджерний запит у контрольований ERP-об’єкт із відповідальним, строками, статусом і документами.

Статуси заявки

Статуси допомагають бачити, що відбувається із заявкою.

Можливі статуси:

нова;
на уточненні;
прийнята;
очікує розрахунку;
очікує транспорту;
запланована;
передана в рейс;
виконується;
виконана;
скасована;
відхилена;
архів.

Важливо. Статус заявки має бути зрозумілим менеджеру, диспетчеру, клієнту, фінансисту й керівнику. Інакше всі знову уточнюють стан перевезення вручну.

Рейс

Рейс — це конкретне виконання перевезення. Він об’єднує заявку, маршрут, автомобіль, водія, вантаж, документи, витрати, статуси й результат.

Картка рейсу може містити:

номер рейсу;
дату створення;
заявку;
клієнта;
водія;
автомобіль;
причіп;
маршрут;
точки завантаження;
точки розвантаження;
вантаж;
планову відстань;
фактичну відстань;
плановий час;
фактичний час;
дохід;
витрати;
маржу;
паливо;
документи;
GPS-дані;
коментарі;
статус рейсу.

ERP-акцент. Рейс — це центр транспортного обліку. Саме до рейсу бажано прив’язувати авто, водія, паливо, документи, витрати, дохід і фінансовий результат.

Статуси рейсу

Можливі статуси рейсу:

чернетка;
заплановано;
очікує завантаження;
на завантаженні;
у дорозі;
прибув на розвантаження;
розвантажено;
очікує документи;
документи отримано;
закрито;
скасовано;
проблемний рейс;
архів.

Практична користь. Статуси рейсу дозволяють швидко відповісти клієнту: вантаж ще вантажиться, уже в дорозі, прибув, розвантажений або очікує документи.

Маршрути

Маршрут описує шлях перевезення: точки, послідовність, відстань, час, умови, обмеження й витрати.

Маршрут може містити:

початкову точку;
кінцеву точку;
проміжні точки;
адресу завантаження;
адресу розвантаження;
планову відстань;
плановий час;
дорожні обмеження;
платні дороги;
пункти контролю;
часові вікна;
коментар для водія;
географічні координати;
історію виконання.

Важливо. Маршрут має впливати на планування витрат. Відстань, час, платні дороги, простої й особливі умови прямо впливають на собівартість рейсу.

Точки завантаження та розвантаження

Перевезення може мати одну або кілька точок завантаження й розвантаження.

Для кожної точки можна зберігати:

назву;
адресу;
координати;
контактну особу;
телефон;
часове вікно;
правила в’їзду;
тип операції: завантаження або розвантаження;
плановий час;
фактичний час прибуття;
фактичний час виїзду;
коментар;
файли або фото.

Логістична перевага. Детальний облік точок допомагає бачити простої, затримки, проблемні склади й реальний час виконання доставки.

Вантаж

Вантаж — це те, що перевозиться. Його характеристики впливають на вибір транспорту, маршрут, тарифи, документи й витрати.

Картка вантажу може містити:

назву;
тип вантажу;
вагу;
об’єм;
кількість місць;
габарити;
упаковку;
вартість вантажу;
температурний режим;
небезпечність;
крихкість;
вимоги до кріплення;
супровідні документи;
фото;
коментар.

Типи вантажів:

палетований вантаж;
насипний вантаж;
наливний вантаж;
температурний вантаж;
негабарит;
збірний вантаж;
будівельні матеріали;
продукти харчування;
промислові товари;
сільськогосподарська продукція;
обладнання;
меблі;
документи або дрібні відправлення.

Ризик. Якщо характеристики вантажу не зафіксовані, можна призначити неправильний транспорт, неправильно розрахувати тариф або отримати претензію від клієнта.

Автопарк

Автопарк — це набір транспортних засобів, які компанія використовує для перевезень.

Картка автомобіля може містити:

державний номер;
марку;
модель;
тип авто;
вантажопідйомність;
об’єм кузова;
тип кузова;
рік випуску;
VIN;
паливо;
середню норму витрати;
власника;
статус;
пробіг;
страхування;
техогляд;
документи;
водія за замовчуванням;
історію рейсів;
ремонти;
витрати;
фото.

Типи транспорту:

вантажний автомобіль;
фургон;
рефрижератор;
тент;
самоскид;
тягач;
причіп;
напівпричіп;
мікроавтобус;
легковий автомобіль для сервісу;
спецтехніка.

Перевага. Автопарк у K2 дозволяє бачити не просто список машин, а їхній стан, завантаження, витрати, документи, ремонти й прибутковість.

Статуси автомобіля

Можливі статуси автомобіля:

доступний;
у рейсі;
на завантаженні;
на розвантаженні;
на ремонті;
на техобслуговуванні;
заблокований;
очікує документів;
резерв;
списаний;
проданий;
архів.

Важливо. Автомобіль на ремонті або без документів не повинен випадково потрапляти в план рейсів.

Причепи та напівпричепи

Для вантажних перевезень важливо вести не тільки автомобілі, а й причепи або напівпричепи.

Картка причепа може містити:

державний номер;
тип;
вантажопідйомність;
об’єм;
тип кузова;
технічний стан;
документи;
страхування;
техогляд;
статус;
історію використання;
прив’язку до тягача в рейсі.

Водії

Водій — це ключовий учасник перевезення. Він відповідає за виконання рейсу, вантаж, документи, комунікацію й дотримання маршруту.

Картка водія може містити:

ПІБ;
телефон;
email;
категорії водійського посвідчення;
дату закінчення посвідчення;
медичні документи;
закріплений автомобіль;
графік роботи;
статус;
історію рейсів;
витрати;
штрафи;
документи;
коментарі;
рейтинг;
відповідального диспетчера.

Контроль. Водій у системі має бути пов’язаний із рейсами, документами, витратами, графіком, авто й історією виконання перевезень.

Графік водіїв

Графік водіїв допомагає планувати рейси з урахуванням зайнятості, відпочинку, відпусток, лікарняних і вже призначених перевезень.

Графік може показувати:

доступність водія;
активні рейси;
заплановані рейси;
вихідні;
відпустки;
відрядження;
простої;
повернення з рейсу;
перевантаження;
конфлікти планування.

Ризик. Якщо графік водіїв не враховується, диспетчер може призначити водія, який уже в рейсі, на відпочинку або недоступний.

Диспетчеризація

Диспетчеризація — це процес планування й контролю рейсів.

Диспетчер може:

приймати заявки;
призначати автомобіль;
призначати водія;
будувати маршрут;
контролювати статус рейсу;
бачити затримки;
отримувати повідомлення від водія;
фіксувати проблеми;
контролювати документи;
передавати інформацію клієнту;
закривати рейс після виконання.

Операційна користь. Диспетчер бачить не окремі повідомлення в чатах, а єдиний журнал заявок, рейсів, водіїв, авто, маршрутів і статусів.

Призначення авто й водія

Під час планування рейсу система має допомагати обрати відповідний транспорт і водія.

Вибір може враховувати:

тип вантажу;
вагу;
об’єм;
температурний режим;
доступність авто;
статус авто;
документи авто;
доступність водія;
категорії посвідчення;
місцезнаходження;
попередній рейс;
вартість виконання;
історію роботи з клієнтом;
обмеження маршруту.

Важливо. Планування рейсу має враховувати не лише “яка машина вільна”, а й чи підходить вона під вантаж, маршрут, водія, документи й економіку рейсу.

Найманий транспорт

Компанія може використовувати не тільки власний автопарк, а й найманий транспорт.

Для найманого транспорту можна вести:

перевізника;
контактну особу;
автомобіль;
водія;
тариф;
умови оплати;
документи;
історію рейсів;
якість виконання;
претензії;
заборгованість;
рейтинг перевізника.

Логістичний акцент. Найманий транспорт має бути частиною обліку рейсу, щоб компанія бачила не тільки дохід від клієнта, а й витрати на перевізника.

Тарифи на перевезення

Тарифи можуть залежати від маршруту, відстані, ваги, об’єму, типу авто, часу очікування, терміновості, температурного режиму, кількості точок і домовленостей із клієнтом.

Можливі моделі тарифів:

фіксована ставка за рейс;
ставка за кілометр;
ставка за тонну;
ставка за палету;
ставка за годину;
ставка за точку доставки;
ставка за зону;
тариф за напрямом;
індивідуальний тариф клієнта;
тариф для найманого перевізника;
комбінований тариф.

Перевага. Системні тарифи допомагають уникати ручного розрахунку вартості кожного перевезення й зменшують ризик помилок у комерційних пропозиціях.

Паливо

Паливо — одна з головних статей витрат у перевезеннях. У K2 Автоперевезення паливні витрати бажано прив’язувати до автомобіля, водія, рейсу й маршруту.

Облік пального може включати:

норму витрати;
фактичну витрату;
заправки;
паливні картки;
чеки;
залишок у баку;
пробіг;
відстань;
перевитрати;
коментар водія;
підтвердження диспетчера;
звіт по паливу.

Критично. Паливо без прив’язки до рейсу й пробігу складно контролювати. Саме тут часто виникають перевитрати, помилки й приховані втрати.

Витрати рейсу

Кожен рейс має витрати. Щоб рахувати прибутковість, потрібно фіксувати їх у системі.

Типові витрати:

паливо;
зарплата або ставка водія;
найманий транспорт;
платні дороги;
паркування;
ремонт у дорозі;
мийка;
штрафи;
простої;
експедиторські витрати;
страхування;
митні платежі, якщо актуально;
добові;
проживання водія;
додаткові роботи;
навантаження й розвантаження.

Фінансова користь. Коли всі витрати прив’язані до рейсу, компанія бачить реальну маржу перевезення, а не тільки виручку.

Собівартість рейсу

Собівартість рейсу — це сума витрат, пов’язаних із виконанням конкретного перевезення.

Вона може включати:

пальне;
оплату водія;
найманий транспорт;
амортизацію;
ремонт;
шини;
платні дороги;
простої;
документи;
додаткові витрати;
адміністративні витрати, якщо вони розподіляються.

Управлінський сенс. Собівартість рейсу дозволяє зрозуміти, чи перевезення було прибутковим, збитковим або лише формально вигідним.

Дохід і маржа рейсу

Для кожного рейсу можна розраховувати:

дохід від клієнта;
планові витрати;
фактичні витрати;
планову маржу;
фактичну маржу;
відхилення;
рентабельність;
заборгованість клієнта;
заборгованість перед перевізником.

Головна цінність. K2 Автоперевезення має показувати не тільки кількість виконаних рейсів, а й те, які рейси, клієнти, маршрути й автомобілі приносять прибуток.

Документи перевезення

Автоперевезення супроводжуються документами. Вони потрібні для клієнта, водія, складу, бухгалтерії, контролю якості й юридичного підтвердження виконання.

Документи можуть включати:

заявку на перевезення;
договір;
рахунок;
акт виконаних робіт;
товарно-транспортну накладну;
маршрутний лист;
подорожній лист;
видаткову накладну;
пакувальний лист;
документи на вантаж;
документи водія;
документи автомобіля;
фото завантаження;
фото розвантаження;
претензії;
акти розбіжностей.

Важливо. Документи рейсу мають бути пов’язані з заявкою, клієнтом, вантажем, автомобілем, водієм і фінансовим результатом.

ТТН

Товарно-транспортна накладна — один із ключових документів у вантажних перевезеннях. Вона підтверджує переміщення вантажу й містить дані про вантаж, відправника, одержувача, транспорт і водія.

У K2 можна зберігати або формувати дані для ТТН:

номер;
дату;
відправника;
одержувача;
перевізника;
автомобіль;
водія;
вантаж;
кількість;
вагу;
маршрут;
супровідні документи;
підписи;
статус документа;
файл або скан.

Фотофіксація

Фотофіксація допомагає зменшити спори з клієнтами й підтвердити стан вантажу.

Фото можна додавати:

при завантаженні;
після завантаження;
при пломбуванні;
при прибутті;
при розвантаженні;
при пошкодженні;
при розбіжностях;
при простої;
при завершенні рейсу.

Перевага. Фото в картці рейсу допомагають швидко підтвердити виконання робіт, стан вантажу й причини претензій.

GPS і контроль місцезнаходження

K2 Автоперевезення може бути пов’язаний із GPS-моніторингом або зовнішніми системами трекінгу, якщо це передбачено інтеграцією.

GPS-сценарії:

поточне місцезнаходження авто;
історія маршруту;
відхилення від маршруту;
пробіг;
зупинки;
простої;
фактичний час прибуття;
контроль швидкості;
порівняння планового й фактичного маршруту;
підтвердження виконання рейсу.

Технічний акцент. GPS сам по собі показує, де авто. ERP має пояснювати бізнес-контекст: який це рейс, який клієнт, який вантаж, який статус і який фінансовий результат.

Мобільний доступ для водія

Водій може використовувати мобільний додаток або мобільний кабінет для роботи з рейсом.

Можливі дії водія:

переглянути рейс;
побачити маршрут;
відкрити контакти;
змінити статус;
додати фото;
додати коментар;
підтвердити завантаження;
підтвердити розвантаження;
додати витрати;
прикріпити чек;
повідомити про проблему;
переглянути документи.

Перевага мобільності. Водій може передавати інформацію в ERP під час виконання рейсу, а не після повернення й ручного заповнення документів.

Проблеми та інциденти в рейсі

У рейсі можуть виникати проблеми:

затримка на завантаженні;
затримка на розвантаженні;
поломка авто;
ДТП;
пошкодження вантажу;
відмова клієнта прийняти вантаж;
зміна маршруту;
нестача документів;
штраф;
простій;
погодні умови;
блокування дороги;
відсутність зв’язку.

Такі події бажано фіксувати в картці рейсу з датою, часом, відповідальним, фото, коментарем і впливом на витрати або строки.

Ризик. Якщо проблеми рейсу фіксуються тільки в телефонних дзвінках, компанія втрачає історію, докази й можливість аналізувати повторювані причини затримок.

Технічне обслуговування і ремонт

Автопарк потребує регулярного технічного обслуговування. Якщо ТО не контролювати, зростає ризик поломок, простоїв і аварійних витрат.

Можна вести:

планове ТО;
поточні ремонти;
заміну шин;
заміну мастила;
діагностику;
страхування;
техогляд;
ремонт після поломки;
витрати на запчастини;
сервісні акти;
історію робіт;
відповідального механіка.

Важливо. Ремонт і ТО мають бути пов’язані з автомобілем і витратами, щоб бачити реальну вартість утримання автопарку.

Шини, запчастини та склад

Для транспортної компанії важливо вести не тільки рейси, а й склад запчастин, шин, мастил і витратних матеріалів.

Склад може включати:

шини;
мастила;
фільтри;
запчастини;
інструменти;
витратні матеріали;
паливні картки;
пломби;
документи;
обладнання для авто.

Списання може прив’язуватися до автомобіля, ремонту, рейсу або відповідального.

K2 Автоперевезення і CRM

Зв’язок із K2 CRM дозволяє бачити транспортні заявки в контексті клієнта.

CRM може показувати:

історію перевезень клієнта;
маршрути клієнта;
тарифи;
договори;
заборгованість;
претензії;
якість виконання;
прибутковість клієнта;
повторні заявки;
відповідального менеджера.

CRM-перевага. Менеджер бачить не просто контакт клієнта, а повну історію перевезень, тарифів, проблем, оплат і маржі.

K2 Автоперевезення і склад

Для торгових, виробничих і дистриб’юторських компаній перевезення часто пов’язані зі складом.

Складський зв’язок може включати:

відвантаження товару;
завантаження зі складу;
контроль готовності замовлення;
маршрут доставки;
повернення товару;
переміщення між складами;
доставку клієнту;
документи відвантаження;
статус комплектування;
зв’язок із WMS.

ERP-зв’язок. Перевезення зі складу має бути пов’язане з замовленням, відвантаженням, товаром, клієнтом і документами.

K2 Автоперевезення і фінансовий облік

Фінансовий контур має бачити дохід і витрати перевезень.

У фінанси можуть передаватися:

дохід від рейсу;
рахунки клієнтам;
акти виконаних робіт;
витрати на паливо;
витрати на найманий транспорт;
зарплата водіїв;
ремонт;
штрафи;
простої;
платні дороги;
дебіторська заборгованість;
кредиторська заборгованість перевізникам;
маржа рейсів.

Фінансовий акцент. Транспортний бізнес потрібно оцінювати не тільки за виручкою, а й за прибутковістю рейсів, маршрутів, клієнтів, автомобілів і водіїв.

K2 Автоперевезення і документообіг

Через K2 Документообіг і K2 VDoc можна зберігати й погоджувати документи, пов’язані з перевезеннями.

Документообіг може охоплювати:

договори з клієнтами;
договори з перевізниками;
заявки;
ТТН;
акти;
рахунки;
претензії;
страхові документи;
документи авто;
документи водія;
скани;
фото;
архів рейсів.

Важливо. Документи перевезення не повинні губитися в пошті водія, менеджера або диспетчера. Вони мають бути прив’язані до рейсу й доступні за правами.

Клієнтський кабінет для перевезень

Клієнтський кабінет може дозволити клієнту самостійно працювати із заявками та статусами перевезень.

Клієнт може:

створити заявку;
бачити статус заявки;
бачити статус рейсу;
переглядати документи;
завантажувати файли;
бачити історію перевезень;
отримувати рахунки;
бачити акти;
залишати коментарі;
створювати претензії;
повторювати попередню заявку.

Сервісна перевага. Клієнтський кабінет зменшує кількість дзвінків “де машина?” і дає клієнту прозорий доступ до статусів, документів та історії перевезень.

Аналітика автоперевезень

Аналітика допомагає керівнику бачити ефективність транспортного бізнесу.

Звіти можуть показувати:

кількість заявок;
кількість рейсів;
активні рейси;
завершені рейси;
дохід за період;
витрати за період;
маржу;
прибутковість клієнтів;
прибутковість маршрутів;
прибутковість авто;
прибутковість водіїв;
паливні витрати;
перевитрати пального;
простої;
проблемні рейси;
завантаження автопарку;
рейси найманого транспорту;
дебіторську заборгованість;
кредиторську заборгованість.

Управлінська користь. K2 Автоперевезення допомагає бачити, які маршрути, клієнти, автомобілі й водії створюють прибуток, а які — приховані витрати.

Основні показники автоперевезень

Показник	Що означає	Навіщо потрібен
Кількість рейсів	скільки перевезень виконано	для оцінки обсягу роботи
Дохід рейсу	сума, яку платить клієнт	для контролю виручки
Собівартість рейсу	витрати на виконання перевезення	для розрахунку маржі
Маржа рейсу	дохід мінус витрати	для оцінки прибутковості
Витрата пального	фактична або нормативна витрата	для контролю паливних витрат
Пробіг	кілометри за рейс або період	для планування ТО й витрат
Завантаження автопарку	частка часу або ресурсів у роботі	для управління транспортом
Простій	час очікування або затримки	для аналізу втрат
Рентабельність клієнта	прибутковість перевезень по клієнту	для комерційних рішень

Ролі користувачів

Роль	Що робить	Типові права
Менеджер	приймає заявки, працює з клієнтами, тарифами	заявки, клієнти, комерційні умови
Диспетчер	планує рейси, призначає авто й водіїв	рейси, маршрути, статуси, контроль виконання
Водій	виконує рейс, оновлює статуси, додає фото й витрати	власні рейси, документи, коментарі
Логіст	оптимізує маршрути й завантаження	планування, маршрути, аналітика
Механік	веде ремонти, ТО, стан автомобілів	автопарк, ремонти, технічні записи
Фінансист	контролює доходи, витрати, рахунки, маржу	фінансові документи й аналітика
Керівник	бачить KPI, прибутковість і проблемні місця	звіти, аналітика, контроль
Адміністратор	налаштовує довідники, ролі, доступи	технічні та адміністративні налаштування

Критично. Менеджер, диспетчер, водій, фінансист і керівник не повинні мати однакові права. У модулі є клієнтські тарифи, фінанси, витрати, документи й персональні дані.

Безпека даних

У транспортному модулі можуть зберігатися комерційні й персональні дані: клієнти, тарифи, маршрути, документи, водії, платежі, договори, витрати, GPS-дані й фінансова маржа.

Потрібно контролювати:

хто бачить тарифи клієнтів;
хто бачить маржу рейсу;
хто може редагувати витрати;
хто може закривати рейс;
хто може змінювати документи;
хто бачить GPS-дані;
хто може експортувати клієнтську базу;
хто може переглядати документи водіїв;
хто має доступ до фінансових звітів.

Безпека. Транспортні дані — це комерційний актив. Неконтрольований доступ до тарифів, клієнтів, маршрутів і маржі створює бізнес-ризики.

Порівняння: Excel і K2 Автоперевезення

Критерій	Excel або ручний облік	K2 Автоперевезення
Заявки	Розкидані по таблицях і чатах	Єдиний журнал заявок
Рейси	Ведуться вручну	Рейси зі статусами, авто, водіями й документами
Маршрути	Описуються текстом	Точки, відстані, час, статуси, GPS за інтеграцією
Витрати	Часто рахуються окремо	Прив’язуються до рейсу
Паливо	Таблиці або чеки	Норми, фактичні витрати, перевитрати
Документи	Пошта, папки, месенджери	Прив’язка до рейсу й VDoc
Аналітика	Ручний підрахунок	Маржа, витрати, клієнти, авто, водії, маршрути

Порівняння: окрема TMS і K2 Автоперевезення в ERP

Критерій	Окрема TMS	K2 Автоперевезення у складі ERP
Заявки й рейси	Так	Так, із ERP-зв’язками
CRM	Через інтеграцію або вручну	Може працювати в одному середовищі
Склад	Часто окремий	Зв’язок із відвантаженнями й WMS
Фінанси	Потребують інтеграцій	Дохід, витрати, рахунки, акти й маржа в ERP
Документи	Часто окремий архів	K2 Документообіг і VDoc
Автопарк	Так	Так, плюс витрати, ремонти, фінанси
Аналітика	Транспортна	Транспортна + CRM + фінанси + склад + управлінський облік

Міграція з Excel, 1С/BAS або старої транспортної системи

Під час переходу на K2 Автоперевезення потрібно перенести або налаштувати:

клієнтів;
перевізників;
автомобілі;
причепи;
водіїв;
маршрути;
тарифи;
активні заявки;
відкриті рейси;
історію рейсів;
паливні норми;
залишки пального, якщо ведуться;
документи;
договори;
фінансові взаєморозрахунки;
довідники витрат;
ролі користувачів.

Важливо під час міграції. Не варто переносити старий хаос у нову ERP. Перед міграцією потрібно очистити клієнтів, автомобілі, водіїв, тарифи, маршрути й відкриті рейси.

Типові помилки впровадження

Перша помилка — впроваджувати модуль тільки як журнал рейсів.

Друга помилка — не пов’язувати рейс із витратами.

Третя помилка — не вести паливо по автомобілях і рейсах.

Четверта помилка — не контролювати документи рейсу.

П’ята помилка — не розділяти власний і найманий транспорт.

Шоста помилка — не рахувати маржу рейсу.

Сьома помилка — не пов’язувати транспорт зі складом.

Восьма помилка — не давати водіям мобільний сценарій роботи.

Дев’ята помилка — не вести технічний стан автомобілів.

Десята помилка — аналізувати тільки виручку, не бачачи витрат, простоїв, перевитрат пального й прибутковості клієнтів.

Критично. Модуль автоперевезень не працює повноцінно, якщо рейс є, але витрати, документи, паливо, статуси й фінансовий результат живуть окремо.

Як впроваджувати K2 Автоперевезення

Впровадження краще робити поетапно.

Описати транспортні процеси.
Завести клієнтів і перевізників.
Створити довідник автомобілів.
Створити довідник причепів.
Завести водіїв.
Описати типи вантажів.
Налаштувати заявки на перевезення.
Налаштувати статуси заявок.
Налаштувати рейси.
Налаштувати маршрути.
Налаштувати тарифи.
Налаштувати паливні норми.
Налаштувати витрати рейсу.
Налаштувати документи.
Налаштувати зв’язок зі складом, якщо потрібен.
Налаштувати фінансовий облік.
Налаштувати ролі й доступи.
Провести тестову заявку.
Провести тестовий рейс.
Перевірити документи, витрати й маржу.
Навчити менеджерів, диспетчерів, водіїв і фінансистів.

Правильний старт. Краще спочатку якісно запустити базовий цикл “заявка → рейс → авто → водій → документи → витрати → закриття”, ніж одразу автоматизувати всі складні логістичні сценарії без тестування.

Чек-лист запуску

Клієнти заведені.
Перевізники заведені.
Автомобілі заведені.
Причепи заведені.
Водії заведені.
Типи вантажів описані.
Маршрути налаштовані.
Заявки створюються.
Рейси створюються.
Статуси працюють.
Авто й водії призначаються.
Паливні норми перевірені.
Витрати рейсу фіксуються.
Документи прикріплюються.
Фінансові показники перевірені.
Маржа рейсу розраховується.
Ролі й доступи налаштовані.
Тестовий рейс виконаний.
Диспетчери й водії навчені.
Відповідальний за підтримку визначений.

Як зрозуміти, що K2 Автоперевезення працює правильно

K2 Автоперевезення працює правильно, якщо компанія бачить не тільки список рейсів, а повну транспортну картину: заявки, клієнтів, авто, водіїв, маршрути, вантажі, статуси, документи, паливо, витрати, доходи й маржу.

Ознаки якісного впровадження:

заявки не губляться;
рейси мають статуси;
авто й водії призначаються контрольовано;
документи прив’язані до рейсів;
паливо фіксується по рейсах;
витрати не губляться;
клієнти бачать статуси або отримують актуальну інформацію;
фінанси бачать дохід і витрати;
диспетчер не веде паралельний Excel;
водії мають зрозумілий сценарій роботи;
керівник бачить прибутковість клієнтів, маршрутів і автомобілів.

Ознака успіху. Коли керівник відкриває рейс, він бачить усе: клієнта, вантаж, маршрут, авто, водія, документи, паливо, витрати, дохід, маржу й проблеми виконання.

Поширені запитання

Що таке K2 Автоперевезення?

K2 Автоперевезення — це модуль K2 ERP для управління транспортною логістикою: заявки на перевезення, рейси, маршрути, водії, автопарк, вантажі, паливо, документи, витрати, фінанси й аналітика.

Чи можна вести заявки на перевезення?

Так. Заявка може містити клієнта, вантаж, адреси, дати, вимоги до транспорту, тариф, статус, відповідального й документи.

Чи можна планувати рейси?

Так. Рейс може об’єднувати заявку, маршрут, авто, водія, вантаж, документи, витрати, статуси й фінансовий результат.

Чи можна вести автопарк?

Так. У модулі можна вести автомобілі, причепи, характеристики, статуси, документи, пробіг, ремонти, ТО й витрати.

Чи можна контролювати паливо?

Так. Паливо можна обліковувати через норми витрат, фактичні заправки, пробіг, паливні картки, чеки, перевитрати й прив’язку до рейсів.

Чи можна рахувати прибутковість рейсу?

Так. Якщо до рейсу прив’язані доходи й витрати, система може показувати планову й фактичну маржу перевезення.

Чи можна працювати з найманим транспортом?

Так. Можна вести перевізників, наймані авто, тарифи, умови оплати, документи, витрати й якість виконання.

Чим K2 Автоперевезення відрізняється від Excel?

Excel зберігає таблиці. K2 Автоперевезення веде повний ERP-процес: заявка, рейс, маршрут, авто, водій, документи, паливо, витрати, фінанси, CRM і аналітика пов’язані між собою.

Пов’язані сторінки

SEO-призначення сторінки

Сторінка K2 Автоперевезення має допомагати користувачам і пошуковим системам зрозуміти, як у K2 ERP може працювати модуль транспортної логістики: заявки на перевезення, рейси, маршрути, водії, автопарк, вантажі, тарифи, паливо, документи, ТТН, GPS, диспетчеризація, найманий транспорт, фінанси, склад, CRM, аналітика, ролі та доступи.

Вона покриває запити: “K2 Автоперевезення”, “K2 ERP транспорт”, “транспортна логістика K2”, “модуль автоперевезення K2”, “ERP для транспортної компанії”, “управління автопарком ERP”, “заявки на перевезення”, “рейси маршрути водії”, “облік пального в транспорті”, “прибутковість рейсу”, “CRM для перевізника”, “українська ERP для логістики”.

Коротко

K2 Автоперевезення — це модуль K2 ERP для управління транспортними процесами: заявки, рейси, маршрути, автомобілі, водії, вантажі, документи, паливо, витрати, дохід, маржа й аналітика.

Його головна цінність — інтеграція з ERP. Перевезення не існує окремо: воно пов’язане з клієнтом, CRM, складом, фінансами, документами, автопарком, водієм, витратами й управлінською аналітикою.

Головний висновок. K2 Автоперевезення перетворює транспортну логістику з набору таблиць, дзвінків і чатів на єдиний цифровий процес. Заявка, рейс, авто, водій, маршрут, вантаж, документи, паливо, витрати й прибутковість працюють як один керований контур.

Див. також