Розрахунок коригування

Розрахунок коригування — це документ, який складається до податкової накладної для виправлення помилок або відображення змін у господарській операції після складання податкової накладної.

У практиці обліку розрахунок коригування найчастіше використовується у сфері ПДВ і пов’язаний із податковою накладною. Він дозволяє змінити кількісні, вартісні або інші показники раніше складеної податкової накладної.

Важливо: розрахунок коригування не є самостійним первинним документом продажу. Він складається до конкретної податкової накладної та змінює або уточнює її показники.

Загальний опис

Розрахунок коригування використовується тоді, коли після складання податкової накладної виникає потреба змінити її дані. Це може бути пов’язано з поверненням товару, зміною ціни, зміною кількості, виправленням помилки, анулюванням помилково складеної податкової накладної або іншими підставами.

В Україні порядок складання розрахунку коригування пов’язаний із нормами Податкового кодексу України та порядком заповнення податкової накладної. ДПС у роз’ясненнях зазначає, що пункт 192.1 статті 192 ПКУ передбачає можливість складання розрахунку коригування у разі помилок у податковій накладній, у тому числі помилок, не пов’язаних зі зміною суми компенсації. ДПС також зазначає, що порядок складання розрахунку коригування та його реєстрації в ЄРПН загалом аналогічний порядку для податкових накладних.

Зверніть увагу: правила заповнення розрахунку коригування можуть залежати від причини коригування, типу податкової накладної, статусу покупця, напряму зміни суми та чинних вимог ДПС.

Для чого потрібен розрахунок коригування

Розрахунок коригування потрібен для того, щоб офіційно змінити дані податкової накладної після її складання або реєстрації.

Основні задачі розрахунку коригування:

виправлення помилок у податковій накладній;
зміна кількості товарів або послуг;
зміна ціни;
повернення товарів;
повернення авансу;
зміна номенклатури;
анулювання помилково складеної податкової накладної;
зменшення або збільшення суми компенсації;
коригування податкових зобов’язань;
коригування податкового кредиту;
узгодження даних між продавцем і покупцем.

Основні причини складання

Розрахунок коригування може складатися у таких випадках:

покупець повернув товар;
продавець повернув покупцю аванс;
сторони змінили ціну товару або послуги;
сторони змінили кількість товару або обсяг послуги;
у податковій накладній була помилка;
потрібно змінити номенклатуру;
податкова накладна була складена зайво;
потрібно виправити реквізити;
потрібно обнулити рядок податкової накладної;
потрібно додати новий рядок замість помилкового;
змінилася сума компенсації вартості товарів або послуг.

Практичне застосування: розрахунок коригування дозволяє не створювати нову податкову накладну для виправлення вже зареєстрованої операції, а внести зміни до існуючої податкової накладної.

Зв’язок із податковою накладною

Розрахунок коригування завжди пов’язується з конкретною податковою накладною. У ньому зазначаються дата і номер податкової накладної, до якої вносяться зміни.

У системі обліку це означає, що розрахунок коригування повинен мати зв’язок із початковим документом продажу або податковою накладною.

Типові зв’язки:

документ продажу;
податкова накладна;
розрахунок коригування;
документ повернення;
документ зміни ціни;
документ повернення авансу;
статус реєстрації в ЄРПН.

Види коригування

Коригування кількості

Коригування кількості використовується, коли змінюється кількість товару або обсяг послуги.

Приклади:

покупець повернув частину товару;
фактично поставлено менше товару;
було помилково вказано неправильну кількість;
частину позиції потрібно обнулити.

Коригування ціни

Коригування ціни використовується, коли змінюється ціна товару або послуги.

Приклади:

сторони погодили знижку після постачання;
ціна була вказана помилково;
змінилася договірна вартість;
потрібно відобразити донарахування.

Коригування номенклатури

Коригування номенклатури застосовується, коли потрібно змінити опис товару або послуги, код, одиницю виміру або інші дані рядка.

Зазвичай такий сценарій передбачає обнулення помилкового рядка і додавання нового правильного рядка.

Коригування суми компенсації

Коригування суми компенсації застосовується, якщо після постачання змінюється сума оплати або вартість товарів чи послуг.

Приклади:

повернення коштів;
доплата;
зменшення вартості;
збільшення вартості;
зміна умов договору.

Додатне і від’ємне коригування

Розрахунок коригування може збільшувати або зменшувати суму податкових зобов’язань і податкового кредиту.

Вид коригування	Що означає	Приклад
Додатне коригування	Збільшує суму операції або податкові зобов’язання	Донарахування вартості, збільшення кількості, доплата
Від’ємне коригування	Зменшує суму операції або податкові зобов’язання	Повернення товару, знижка, повернення авансу

Не плутати: додатне коригування збільшує показники податкової накладної, а від’ємне — зменшує. Від напряму коригування може залежати порядок реєстрації та відповідальна сторона.

Реєстрація в ЄРПН

Розрахунок коригування до податкової накладної підлягає реєстрації в Єдиному реєстрі податкових накладних.

Реєстрація потрібна для того, щоб зміни були відображені в податковому обліку продавця і покупця.

У системі обліку бажано контролювати:

дату складання розрахунку коригування;
номер розрахунку коригування;
податкову накладну, до якої він складений;
сторону, яка має зареєструвати документ;
статус відправлення;
статус прийняття;
квитанції;
помилки реєстрації;
дату реєстрації в ЄРПН.

Для облікової системи: розрахунок коригування бажано зберігати разом зі статусом реєстрації в ЄРПН, квитанціями, причиною коригування та зв’язком із первинною податковою накладною.

Хто складає розрахунок коригування

Зазвичай розрахунок коригування складає продавець, який склав податкову накладну. Проте порядок реєстрації може залежати від того, чи збільшує або зменшує такий розрахунок суму компенсації та податкові показники.

У бізнес-процесі важливо визначити:

хто створює документ;
хто перевіряє підставу для коригування;
хто підписує документ;
хто відправляє документ на реєстрацію;
хто контролює квитанції;
хто повідомляє контрагента;
хто виправляє помилки у разі відхилення.

Структура розрахунку коригування

Розрахунок коригування містить заголовну частину та табличну частину.

У заголовній частині можуть зазначатися:

дата документа;
номер документа;
дата і номер податкової накладної, що коригується;
дані продавця;
дані покупця;
податкові номери;
ознаки та типи причин;
інші реквізити залежно від форми документа.

У табличній частині зазначаються рядки, які змінюються:

номер рядка податкової накладної;
номенклатура;
код товару або послуги;
одиниця виміру;
кількість;
ціна;
база оподаткування;
ставка ПДВ;
сума ПДВ;
код причини коригування;
група коригування.

Коди причин коригування

У розрахунку коригування можуть використовуватися коди причин коригування. Вони допомагають визначити, чому саме змінюється податкова накладна.

Приклади причин:

зміна кількості;
зміна ціни;
повернення товару або авансу;
зміна номенклатури;
усунення неоднозначностей;
виправлення помилки;
анулювання зайво складеної податкової накладної.

Рекомендація: у K2 ERP бажано вести довідник причин коригування, щоб користувач вибирав причину зі списку, а система автоматично формувала правильну структуру рядків.

Типовий сценарій роботи

Типовий процес створення розрахунку коригування може виглядати так:

Користувач знаходить податкову накладну, яку потрібно скоригувати.
Система перевіряє статус податкової накладної.
Користувач обирає причину коригування.
Система створює розрахунок коригування.
Користувач змінює кількість, ціну, номенклатуру або інші показники.
Система розраховує нові суми.
Документ проходить перевірку.
Документ підписується електронним підписом.
Документ відправляється на реєстрацію в ЄРПН.
Система отримує квитанцію.
Статус розрахунку коригування оновлюється в обліковій системі.

Використання у K2 ERP

У системі K2 ERP розрахунок коригування може бути реалізований як окремий документ, пов’язаний із податковою накладною та первинним документом продажу.

Типова реалізація може включати:

створення розрахунку коригування на підставі податкової накладної;
автоматичне заповнення реквізитів продавця і покупця;
автоматичне завантаження рядків податкової накладної;
вибір причини коригування;
обнулення рядків;
додавання нових рядків;
перерахунок бази оподаткування;
перерахунок ПДВ;
формування XML-файлу;
підписання електронним підписом;
відправлення на реєстрацію;
отримання квитанцій;
зберігання статусів;
зв’язок із документами повернення, доплати або зміни ціни.

Для K2 ERP: розрахунок коригування бажано формувати не вручну з нуля, а на підставі податкової накладної. Це зменшує ризик помилок у реквізитах, рядках, сумах, кодах причин і зв’язках між документами.

Дані, які бажано зберігати в ERP

Для контролю розрахунків коригування в ERP бажано зберігати:

номер розрахунку коригування;
дату розрахунку коригування;
податкову накладну, до якої він складений;
причину коригування;
тип коригування;
контрагента;
суму коригування;
суму ПДВ;
статус документа;
статус реєстрації в ЄРПН;
дату відправлення;
дату реєстрації;
квитанції;
повідомлення про помилки;
користувача, який створив документ;
користувача, який підписав документ;
файл XML;
файл підпису або контейнер підписаного документа.

Інтеграція з ЕДО

Розрахунок коригування може бути частиною електронного документообігу. У такому випадку ERP формує документ, підписує його електронним підписом і передає через сервіс електронного документообігу або податкову інтеграцію.

Можливі інтеграції:

відправлення до ЄРПН;
отримання квитанцій;
обмін із контрагентом;
зберігання підписаних файлів;
перевірка статусів;
журналювання дій;
прив’язка до податкової накладної;
архівування документа.

Можливі помилки

Під час роботи з розрахунком коригування можуть виникати такі помилки:

неправильно вибрана податкова накладна;
податкова накладна ще не зареєстрована;
помилкова дата документа;
неправильний код причини коригування;
некоректна група коригування;
невірно обнулений рядок;
сума коригування не відповідає первинним документам;
неправильна ставка ПДВ;
невірний ІПН покупця;
помилка XML-файлу;
помилка електронного підпису;
документ не прийнято в ЄРПН;
квитанція не отримана;
статус у ERP не оновився.

Рекомендація: система повинна перевіряти розрахунок коригування до відправлення: реквізити, зв’язок із податковою накладною, рядки, суми, ставку ПДВ, причину коригування та статус початкової податкової накладної.

Переваги автоматизації

Автоматизація розрахунків коригування в ERP дає такі переваги:

менше ручного введення;
менше помилок у реквізитах;
автоматичний зв’язок із податковою накладною;
контроль причин коригування;
автоматичний перерахунок сум;
зберігання XML-файлів;
контроль реєстрації в ЄРПН;
зберігання квитанцій;
швидкий пошук документів;
прозорий журнал дій користувачів.

Висновок

Розрахунок коригування — це важливий документ податкового обліку, який використовується для зміни або виправлення даних податкової накладної.

Він застосовується при поверненні товарів, зміні ціни, зміні кількості, виправленні помилок, анулюванні зайво складених податкових накладних та інших ситуаціях. У K2 ERP розрахунок коригування доцільно реалізовувати як пов’язаний документ із податковою накладною, підтримкою причин коригування, автоматичним формуванням рядків, підписанням, відправленням до ЄРПН і зберіганням квитанцій.

Джерела

Див. також

ЕДО

Технічне завдання: Передача звітності з K2 ERP до Електронного кабінету ДПС

Технічне завдання: передача документів для звітності в податкову через Вчасно для Python

Технічне завдання: передача документів для звітності в податкову через Медок для Python

Технічне завдання: передача документів для звітності в податкову через Edin для Python

Накладення електронного підпису за допомогою Дія в Python

Уніфіковане накладання електронного підпису різних сервісних центрів України

SaaS